Besluit digitale vervanging archief

12 augustus 2015

Nr. 2015-6631

Ministerie van Financiën/Cluster Secretaris Generaal/Directie Bedrijfsvoering/Eenheid Informatisering

De Minister van Financiën,

Gelet op:

artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995 en

artikel 26b van de Archiefregeling,

besluit: de papieren archivering en documentatie te vervangen door digitale archivering en digitale documentatie, teneinde de blijvend te bewaren en de op termijn te vernietigen papieren archiefbescheiden en documentatie te vervangen door digitale reproducties. Dit besluit behelst tevens het besluit tot vernietiging van de papieren archiefbescheiden en documentatie. De digitale reproducties nemen aldus volledig de plaats in van de oorspronkelijke papieren archiefbescheiden en documentatie.

Artikel 1

• 1. De digitale vervanging heeft betrekking op de documenten van de organisatieonderdelen die vallen onder het verzorgingsgebied van de minister van Financiën voor zover gevestigd aan het Korte Voorhout 7 te Den Haag, die werken met het documentmanagement systeem Digidoc en die:

  • a. deel uitmaken van de werkprocessen van de bewindspersonen van het ministerie en die, op grond van de geldende selectielijsten voor de daaronder ressorterende organisatieonderdelen, voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen, en

  • b. worden ontvangen en opgemaakt in de periode vanaf de inwerkingtreding van dit besluit tot en met tien jaar na de inwerkingtreding van dit besluit.

• 2. De vervanging heeft tevens betrekking op alle archiefbescheiden die worden opgenomen in het documentmanagement systeem Digidoc en zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit, alsmede op alle documenten die op het moment van de inwerkingtreding van dit besluit zijn opgenomen in het documentmanagement systeem Digidoc en nog niet zijn afgedaan.

• 3. De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de eisen van artikel 26b van de Archiefregeling en met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c, onderscheidenlijk onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995.

Artikel 2

• 1. De digitale vervanging heeft betrekking op papieren archiefbescheiden en documentatie die na vervanging worden opgenomen in het documentmanagement systeem Digidoc, waarbij

  • a. aan de bepalingen zoals die zijn opgenomen in de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden (Staatscourant 2008, 21) wordt voldaan;

  • b. een Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Financiën is opgesteld en goedgekeurd door de Chief Information Officer (CIO) van het bestuursdepartement van het ministerie van Financiën.

• 2. De digitale vervanging heeft geen betrekking op documenten die zijn gerubriceerd. Stukken met een hogere vertrouwelijkheidsgraad dan ‘Departementaal Vertrouwelijk’, worden niet in het documentmanagement systeem Digidoc opgenomen.

Artikel 3

• 1. De vervangen papieren archiefbescheiden en documentatie zullen na een periode van 90 dagen na vervanging daadwerkelijk worden vernietigd;

• 2. Het bepaalde in het eerste lid is niet van toepassing op de in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Financiënad 2.3 beschreven uitzonderingen van papieren archiefbescheiden en documenten die na vervanging niet zullen worden vernietigd:

  • a. documenten van mogelijk aanzienlijk juridisch, financieel of historisch belang (convenanten, overeenkomsten met aanzienlijke financiële component, memoranda of understanding). Deze documenten worden geregistreerd en gescand (werkkopie), maar niet vervangen;

  • b. documenten met unieke of bijzondere kenmerken, zoals zegels, muntontwerpen, bankbiljetten, bankpasjes en usb sticks;

  • c. documenten van afwijkende vorm of formaat waardoor digitalisering binnen het scanproces niet mogelijk of niet praktisch is. Deze documenten worden alleen geregistreerd en niet gedigitaliseerd;

  • d. documenten die in het internationale rechtsverkeer in digitale vorm geen algemeen geaccepteerde rechtsgeldige status hebben:

    • i. verdragen, maar ook volmachten en akten van bekrachtiging, goedkeuring, aanvaarding en toetreding;

    • ii. Processen-verbaal behorend bij depositaire verdragen, alle gewaarmerkte afschriften en multilaterale verdragen en bijlagen bij die verdragen;

  • e. documenten met een bijzondere symbolische waarde. Hieronder vallen bv. geloofsbrieven, bepaalde ondertekende condoleancebrieven en dergelijke;

  • f. zaakdossiers van advoca(a)t(en) in Loondienst.

• 3. De in het tweede lid opgenomen lijst van uitzonderingen is niet limitatief maar richtinggevend. In geval van twijfel beslist de inhoudelijk behandelend ambtenaar of een document na vervanging moet worden vernietigd.

Artikel 4

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van afgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Den Haag, 12 augustus 2015

De Minister van Financiën, J.R.V.A. Dijsselbloem