Besluit van de Secretaris-generaal van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 06-07-2015, nr. 2015-0000362715 houdende het verlenen van ondermandaat en machtiging aan de Chief Information Officer (CIO) van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, in verband met de uitvoering van het bepaalde in de Archiefwet en het Archiefbesluit met betrekking tot archiefbescheiden die door zorgdragers zijn ondergebracht bij de baten-lastendienst P-direkt (Besluit ondermandaat archieven P-direkt)

De Secretaris-generaal van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 3.2, onder l, 3.4 en 3.5 van het Mandaatbesluit BZK 2012;

Gezien de onderscheidenlijke kennisgevingen van besluiten tot mandaatverlening en machtiging van de Algemene Rekenkamer, de Nationale ombudsman, de Kanselarij der Nederlandse Orden en van het Kabinet van de Koning;

Mede gezien de onderscheidenlijke besluiten tot mandaatverlening en machtiging van de ministers van Algemene Zaken, van Buitenlandse Zaken, van Veiligheid en Justitie, van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van Financiën, van Infrastructuur en Milieu, van Economische Zaken, van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, en van Volksgezondheid, Welzijn en Sport;

BESLUIT:

Artikel 1

Aan de CIO wordt mandaat en machtiging verleend voor het nemen van besluiten en het verrichten van overige handelingen die verband houden met het vaststellen, wijzigen en intrekken van selectielijst(en) als bedoeld in artikel 5, tweede lid, onderdeel b, van de Archiefwet 1995 met betrekking tot de personeelsdossiers van medewerkers van de voornoemde (onderdelen van) ministeries en Hoge Colleges van Staat, en al datgene te doen wat noodzakelijk is om te komen tot vaststelling van de onderscheidenlijke selectielijsten ten behoeve van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de overige zorgdragers.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst, en werkt terug tot en met 1 mei 2015.

Artikel 3

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit ondermandaat archieven P-direkt.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Secretaris-generaal, R. van Zwol

TOELICHTING

P-Direkt, het shared-service-centrum van het Rijk voor personeelsdossiers, maakt bij de bedrijfsprocessen gebruik van vastgestelde selectielijsten voor het archiefbeheer van de personeelsdossiers van de deelnemende zorgdragers, de ministeries en de Hoge College van Staat. De selectielijsten voor de ministeries en Hoge Colleges van Staat zijn in 2007, in een uitgebreid afstemmingsproces, inhoudelijk identiek gemaakt en gecombineerd in een gemeenschappelijke gestandaardiseerde lijst. Met deze gebundelde vastgestelde selectielijsten kan P-Direkt de bedrijfsprocessen rondom het bewaar- en vernietigingsproces van de p-dossiers efficiënt inrichten. Het is daarbij niet nodig verschillende termijnen van verschillende zorgdragers apart te behandelen. De handelingen en bewaartermijnen zijn voor alle zorgdragers immers identiek.

In vervolg op deze standaardisatieslag heeft het Rijk het streven opgevat om ook het beheer van de gecombineerde lijst efficiënter in te richten, door het vaststellingsproces centraal te beleggen. Deze stap is nodig omdat anders op grond van het Archiefbesluit voor elke selectielijst een apart Strategisch Informatieoverleg nodig zou zijn, terwijl het telkens om identieke handelingen en bewaartermijnen gaat. De gekozen oplossing voor dit efficiëntere beheer is machtiging en mandatering, in casu: de mandatering van de Secretaris-generaal van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voor het nemen van besluiten en het verrichten van overige handelingen die verband houden met het vaststellen, wijzigen en intrekken van de bedoelde selectielijst(en). De Secretaris-generaal van het ministerie kan aldus met een enkel Strategisch Informatieoverleg, gesteund door de partijen die hun machtiging en mandaat hebben verleend, efficiënt een kleine of grote actualisatie van de verschillende gestandaardiseerde selectielijsten vaststellen. Dit is in overeenstemming met de efficiency- en de standaardisatiegedachte van een shared-service-centrum.

Bij deze opzet hoort dat de procedure voor de mandatering voor de Hoge Colleges iets anders is ingericht dan de procedure voor de ministeries. Op grond van artikel 5 van de Archiefwet worden selectielijsten voor de Hoge Colleges van Staat vastgesteld bij koninklijk besluit op voordracht van de minister van OCW, in overeenstemming met het betrokken overheidsorgaan. De Hoge Colleges van Staat hebben mandaat gegeven aan de Secretaris-generaal van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties om namens hen de selectielijst voor P-Direkt vast te stellen. Zij hebben de Algemeen Rijksarchivaris op de hoogte gesteld van het aan de Secretaris-generaal verleende mandaat. Aangegeven is dat de indiening door de Secretaris-generaal van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschouwd kan worden als indiening namens het Hoge College van Staat.

In lijn met de opzet van het Archiefbesluit alsook de gebruikelijke rol en positie van een CIO ten aanzien van informatievoorziening en archief binnen een ministerie, verleent de Secretaris-generaal met dit Besluit ondermandaat en machtiging aan de CIO van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, om gevolg te geven aan het centraal gepositioneerde vaststellingsproces zoals hierboven benoemd.

De Secretaris-generaal, R. van Zwol