Regeling van de Minister van Financiën van 28 april 2015, houdende wijziging van de Regeling kasbeheer 2012

De Minister van Financiën,

Gelet op artikel 3, eerste lid, van het Besluit kasbeheer van 1 januari 2012;

Na overleg met de Algemene Rekenkamer (brief van 23 april 2015, nr. 15001176 R);

Besluit:

ARTIKEL I

De Regeling kasbeheer 2012 wordt als volgt gewijzigd:

Artikel 3, wordt als volgt gewijzigd:

1. Het vierde lid komt te luiden:

• 4. In afwijking van het derde lid, aanhef en onder c, kan voor privaatrechtelijke betalingen tot hoogstens het grensbedrag, bedoeld in het vijfde lid, het vaststellen of de prestatie door de wederpartij is geleverd achterwege blijven, mits:

  • a. op basis van risico-inschatting in de administratieve organisatie is vastgelegd bij welke categorieën privaatrechtelijke betalingen en bij welk bedrag het achterwege laten van de prestatieverklaringen is toegestaan;

  • b. de levering van de prestaties voor de betalingen, bedoeld onder a, na het verrichten van de betaling steekproefsgewijs worden vastgesteld;

  • c. de inrichting, de omvang, de periodiciteit, de criteria en de evaluatie van de steekproef in de administratieve organisatie zijn vastgelegd;

  • d. de risico-inschatting periodiek wordt geëvalueerd.

2. Onder vernummering van het vijfde en het zesde lid tot zesde en zevende lid wordt een lid ingevoegd, luidende:

• 5. Onze Minister van Financiën schrijft het grensbedrag voor privaatrechtelijke betalingen, voor.

ARTIKEL II

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2015.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Financiën, J.R.V.A. Dijsselbloem

TOELICHTING

Algemeen

Het doel van de wijziging van de Regeling kasbeheer 2012 is het behalen van efficiencywinst binnen de departementale betaalprocessen en het verminderen van de administratieve- en controlelasten. Hiertoe wordt een vereenvoudiging van het zogenaamde lichte verificatieregime, bedoeld in artikel 3, vierde lid, van de regeling bewerkstelligd.

Deze wijziging vervangt het huidige lichte verificatieregime. Samengevat houdt de wijziging in dat privaatrechtelijke betalingen tot een bepaald grensbedrag – onder voorwaarden – kunnen worden betaald zonder dat daarvoor wordt vastgesteld of de prestatie is geleverd. Het vaststellen of de prestatie daadwerkelijk is geleverd, is alleen aan de orde indien de betreffende betaling in de achteraf te trekken steekproef valt.

Artikelsgewijs

Artikel I

Op basis van dit lid kan een licht betalingsregime worden toegepast. Een dergelijk regime houdt in dat het vaststellen of de prestatie voor privaatrechtelijke betalingen tot het bepaalde grensbedrag met behulp van een zogenaamde prestatieverklaring is geleverd – onder bepaalde voorwaarden – geheel achterwege kan worden gelaten. Een prestatieverklaring houdt in het algemeen in dat de ontvanger (daartoe bevoegde functionaris) verklaart dat goederen of diensten conform de orderverlening (afgesproken voorwaarden, aantallen, kwaliteit etc.) juist en volledig zijn geleverd.

Een van de voorwaarden voor de toepassing van het lichte betalingsregime, is dat er op basis van risicoanalyse in de beschrijving van de administratieve organisatie en interne beheersing (ao/ib) wordt vastgelegd bij welke categorieën betalingen de stap van het vaststellen van de prestatie in het betaalproces wordt geschrapt. Dit houdt in dat er vooraf wordt gedefinieerd en wordt vastgelegd om welke categorieën betalingen het zal gaan. De vastlegging hiervan is van belang, omdat deze werkwijze in opzet en werking voldoende zekerheid dient te bieden voor een rechtmatige en doelmatige uitvoering.

De definiëring van de betalingen kan plaatsvinden op basis van de gehanteerde kostensoorten of inkoopcategorie per departement of soort betalingsverplichting, zoals huur, voorschot nota’s energieleveringen, etc.

Op grond van het vijfde lid, wordt de hoogte van het grensbedrag door de Minister van Financiën bepaald. Uiteraard kan er om interne redenen ook worden besloten om een lager grensbedrag te hanteren. Dit lagere bedrag, dat afwijkt van het grensbedrag dat de Minister van Financiën voorschrijft, wordt dan ook in de administratieve organisatie en interne beheersing (ao/ib) vastgelegd. Het hanteren van een hoger grensbedrag is echter niet toegestaan.

Tevens dient in de administratieve organisatie te worden vastgelegd hoe de achteraf te trekken steekproef naar de levering van de prestatie voor de gekozen categorieën betalingen moet worden ingericht. Dit betreft in elk geval de vastlegging van de periodiciteit, de omvang, de criteria, de evaluatie en de inrichting van de steekproef.

Daarnaast is het van belang dat er niet teveel tijd zit tussen het verrichten van de betaling en de uitvoering van de steekproef waarbij wordt vastgesteld of de prestatie is geleverd. Bij een te groot tijdsverschil is het lastig om de levering van de prestatie adequaat te kunnen vaststellen.

Verder wordt er in dit lid voorgeschreven dat de risicoanalyses periodiek worden geëvalueerd.

Een dergelijke periodieke evaluatie van de risicoanalyse is een belangrijk instrument om de risico’s die mogelijk bij het gebruik van het lichte betalingsregime zouden kunnen ontstaan adequaat te beheersen. Op basis van de evaluaties kan worden besloten om het lichte betalingsregime aan te passen.

Het is aan te raden om zowel de opzet en periodiciteit van de risicoanalyses als de uitwerking van de voorwaarden met de controller van de directie Financieel Economische Zaken van het betreffende departement en de controleur van de Auditdienst Rijk af te stemmen voordat deze zaken in de administratieve organisatie worden vastgelegd. De controller kan beoordelen of het beheersysteem van het betreffende departement in opzet voldoende waarborgen biedt. Hierbij kan de controller zich door de Auditdienst Rijk laten adviseren. Een dergelijke afstemming is onder andere van belang om te kunnen toetsen of de aard en omvang van de steekproef zodanig is dat daarmee voldaan kan worden aan de vereisten die voortvloeien uit de geldende rapporteringstoleranties.

Het lichte betalingsregime houdt in dat de levering van de prestatie van privaatrechtelijke betalingen tot het bepaald grensbedrag alleen hoeft te worden vastgesteld als de betreffende betaling in de achteraf te trekken steekproef valt.

Hierbij wordt nadrukkelijk opgemerkt dat de keuze voor een licht betalingsregime aan de departementen zelf is. Om die reden wordt het vierde lid als een ‘kan-bepaling’ geformuleerd.

Het vijfde lid regelt dat de Minister van Financiën voor het lichte betalingsregime het grensbedrag voor privaatrechtelijke betalingen voorschrijft. Dit grensbedrag wordt in de bijlage A, van de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften opgenomen en is gebaseerd op een inventarisatie naar de facturenstroom van de departementen.

Artikel II

Deze regeling werkt terug tot en met 1 januari 2015. Daarmee wordt bereikt dat de departementen voor het boekjaar 2015 een rechtmatigheidsgrondslag krijgen voor het gewijzigde lichte betalingsregime.