Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 21 april 2015, 2015-0000087816, tot Besluit digitale vervanging archiefbescheiden Agentschap SZW systeem Diane

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009,

Besluit:

Artikel 1

De originele papieren archiefbescheiden die volgens de vastgestelde selectielijst voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen van het Agentschap van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid voor het systeem Diane, worden overeenkomstig de artikelen 2, 3, 4, 5 en 6 digitaal vervangen.

Artikel 2

De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de eisen van artikel 26b van de Archiefregeling en met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995.

Artikel 3

De digitale vervanging geschiedt volgens de specificaties vastgesteld in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Agentschap SZW systeem Diane.

Artikel 4

De digitale vervanging betreft archiefbescheiden die betrekking hebben op subsidieprocessen en worden opgenomen in het systeem Diane.

Artikel 5

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt gepubliceerd.

Artikel 6

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling digitale vervanging archiefbescheiden Agentschap SZW systeem Diane.

Deze regeling zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Agentschap SZW systeem Diane dat ter inzage wordt gelegd bij het Service- en Informatiecentrum van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Den Haag, 21 april 2015

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze, I.D. Nijboer, plv. Secretaris-generaal

TOELICHTING

Bij het Agentschap SZW wordt gebruik gemaakt van het document managementsysteem Diane.

Dit systeem maakt het mogelijk dat de archivering van de originele papieren archiefbescheiden die betrekking hebben op de subsidieprocessen van het Agentschap SZW, die voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen, door vervanging volledig digitaal kan plaatsvinden.

De vervanging betreft de volgende papieren documenten:

• 1. Inkomende papieren documenten: deze documenten worden gescand en opgenomen in Diane. Het papieren exemplaar wordt hiermee vervangen door de digitale reproductie en na een maand vernietigd.

• 2. Uitgaande fysieke ondertekende papieren documenten ten behoeve van verzending: deze documenten worden na ondertekening gescand en opgenomen in Diane. Het getekende fysieke papieren exemplaar wordt daarna verzonden aan de geadresseerde.

De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de eisen van artikel 26b van de Archiefregeling en met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995.

Bij het nemen van het besluit tot vervanging heeft een afweging plaatsgevonden over het aspect culturele waarde en over het belang van de informatie die in de archiefbescheiden voorkomt voor overheidsorganen, voor personen die recht of bewijs zoeken en voor historici. Hierbij is vastgesteld dat de culturele waarde en het belang van de informatie die in de archiefbescheiden voorkomt, niet wordt geschaad.

Dit heeft er toe geleid dat een aantal categorieën van documenten niet voor vernietiging in aanmerking komt. In het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Agentschap SZW systeem Diane is een overzicht opgenomen van documenten die zijn uitgesloten van digitale vervanging. De documenten op deze lijst zullen, in welk systeem dan ook, altijd op papier bewaard blijven.

Van de vervanging van archiefbescheiden wordt een door het hoofd van het archiefvormende orgaan ondertekende verklaring opgesteld, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied. Een exemplaar van de verklaring wordt gearchiveerd.

De categorieën archiefbescheiden, registratie, scanprocedure, technische inrichting, eisen aan de kwaliteit van de scans, kwaliteit- en vernietigingsprocedures zijn vastgelegd in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Agentschap SZW systeem Diane.

De vervanging vindt plaats door scanning en verwerking in het systeem Diane, conform het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Agentschap SZW systeem Diane.