Besluit verlening mandaat, volmacht en machtiging algemene aangelegenheden Kadaster 2014

Het bestuur van de Dienst voor het kadaster en de openbare registers,

Gelet op artikel 7 van de Organisatiewet Kadaster en de artikelen 10:3 en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

Besluit:

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

• 1. In dit besluit wordt verstaan onder:

  a. de Dienst:

  de Dienst voor het kadaster en de openbare registers, bedoeld in artikel 2, eerste lid, van de Organisatiewet Kadaster;

  b. het bestuur:

  het bestuur van de Dienst;

  c. directeur:

  de directeur bedoeld in artikel 1, tweede lid, van het Reglement inrichting organisatie Kadaster alsmede, voor zover van toepassing, het lid van het bestuur, belast met het leiding geven aan een directie, bedoeld in artikel 2, tweede lid en artikel 3, tweede lid, besluit taakverdeling Raad van bestuur Kadaster;

  d. de raad van toezicht:

  de raad van toezicht van de Dienst.

Artikel 2 Verlening van mandaat, volmacht en machtiging aan directeuren

Onverminderd het Besluit verlening mandaat, volmacht en machtiging personele aangelegenheden Kadaster 2014,de Regeling archiefbeheer Kadaster en het elders in dit besluit bepaalde, wordt met betrekking tot aan het bestuur bij wettelijk voorschrift toegekende bevoegdheden tot het nemen van besluiten, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling, mandaat, volmacht en machtiging verleend aan elk van de directeuren ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot zijn werkterrein en naar aard of inhoud niet een zodanig gewicht hebben dat zij behoren te worden afgedaan door het bestuur.

Artikel 3 Van mandaat uitgesloten bevoegdheden

Aan het bestuur blijft exclusief voorbehouden de bevoegdheid tot:

• a. het nemen van beslissingen die op grond van artikel 13 van de Organisatiewet Kadaster onderworpen zijn aan de goedkeuring dan wel instemming van de raad van toezicht;

• b. het nemen van besluiten van algemene strekking, waaronder het vaststellen van beleidsregels;

• c. het op grond van artikel 110 van de Kadasterwet nemen van een besluit op verzoeken tot vrijstelling, vermindering of teruggaaf van kadastraal recht, waarvoor geen beleidsregel of door het bestuur geaccordeerde gedragsregel bestaat;

• d. het nemen van beslissingen op bezwaarschriften.

Artikel 4 Overige uitgesloten bevoegdheden en begrenzing mandaat, volmacht en machtiging

• 1. Een directeur is niet bevoegd een besluit te nemen, noch om een privaatrechtelijke rechtshandeling of een andere handeling dan een besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten met betrekking tot hemzelf.

• 2. Een directeur is niet bevoegd een besluit met een mogelijke precedentwerking te nemen. Een directeur legt een besluit als bedoeld in de eerste zin steeds aan het bestuur ter beslissing voor. De eerste en tweede zin zijn van overeenkomstige toepassing op een privaatrechtelijke rechtshandeling en een andere handeling dan een besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling.

• 3. Een directeur oefent zijn mandaat, volmacht en machtiging uit binnen de grenzen van de voor zijn eenheid vastgestelde taken en zijn functieomschrijving, alsmede met inachtneming van het ter zake geldende recht, de door het bestuur vastgestelde kaders zoals beleids- en uitvoeringsregels, de bestendige uitvoeringspraktijk van de Dienst en de bepalingen vermeld in dit besluit.

• 4. Het nemen van besluiten of het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen door een directeur met (mogelijke) financiële gevolgen geschiedt met inachtneming van de aan hem toegekende budgetten op basis van het geldende jaarplan. Daarbij is een directeur bevoegd tot het aangaan van verplichtingen tot een bedrag van maximaal € 500.000, inclusief BTW zo die verschuldigd is, per verplichting, voor zover niet anders is bepaald met betrekking tot specifieke kosten dan wel investeringen.

Artikel 5 Aanwijzingen

• 1. Met betrekking tot de uitoefening van het mandaat, de volmacht en de machtiging door een directeur kan het bestuur algemene en bijzondere aanwijzingen geven.

• 2. Een directeur is, indien het eerste lid toepassing heeft gevonden, gehouden de algemene en bijzondere aanwijzingen van het bestuur op te volgen.

Artikel 6 Ondervolmacht en ondermachtiging

• 1. Een directeur is bevoegd aan functionarissen die onder hem ressorteren, ondervolmacht en ondermachtiging te verlenen ten aanzien van de bevoegdheden die aan hem zijn toevertrouwd op grond van artikel 2.

• 2. De uitoefening van de in het eerste lid genoemde bevoegdheid geschiedt met inachtneming van de door het bestuur gegeven aanwijzingen.

• 3. Een directeur kan aan de in het eerste lid genoemde functionarissen met betrekking tot de uitoefening van de ondervolmacht en ondermachtiging algemene en bijzondere aanwijzingen geven.

• 4. De directeur is gehouden toe te zien op de naleving van dit besluit en van de algemene en bijzondere aanwijzingen, bedoeld in artikel 5 en het derde lid van dit artikel, door degene aan wie hij ondervolmacht en ondermachtiging heeft verleend.

• 5. De directeur die ondervolmacht en ondermachtiging verleent, doet dit schriftelijk. Hij draagt zorg voor bekendmaking van het verlenen van ondervolmacht en ondermachtiging door publicatie in de Staatscourant.

• 6. De directeur kan een register aanleggen met betrekking tot door hem verleende ondervolmachten en ondermachtigingen.

Artikel 7 Vervangingsregeling

• 1. Directeuren kunnen bij belet worden vervangen door een mededirecteur of een rechtstreeks onder de directeur ressorterende functionaris.

• 2. De mededirecteur of rechtstreeks onder de directeur ressorterende functionaris bedoeld in het eerste lid, kan met goedkeuring van het bestuur de bevoegdheden toekomend aan de te vervangen directeur uitoefenen.

Artikel 8 Intrekking eerdere regeling

Het Besluit verlening mandaat, volmacht en machtiging niet-personele aangelegenheden Kadaster 2008 wordt ingetrokken.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Artikel 10 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit verlening mandaat, volmacht en machtiging algemene aangelegenheden Kadaster 2014

Dit besluit zal met de toelichting worden bekendgemaakt in de Staatscourant.

Apeldoorn, 2 december 2014

Raad van Bestuur, Th.A.J. Burmanje

F.L.V.P.L. Tierolff

Bezwaarclausule

Tegen dit besluit kan degene wiens belang rechtstreeks bij dit besluit is betrokken binnen zes weken na de dag van dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst, een bezwaarschrift indienen bij de Raad van Bestuur van het Kadaster postbus 9046, 7300 GH Apeldoorn. Het bezwaarschrift moet van een datum en van uw naam en adres zijn voorzien. U moet duidelijk aangeven waarom en tegen welk besluit u bezwaar maakt en zo mogelijk een kopie van het besluit meezenden. Op het bezwaar zal een besluit worden genomen door de Raad van Bestuur van het Kadaster.

TOELICHTING

• 1. In artikel 2 is bepaald dat de directeuren mandaat, volmacht en machtiging wordt verleend met betrekking tot de bevoegdheden die aan het bestuur zijn toegekend. Dat is bijvoorbeeld een volmacht tot het sluiten van een overeenkomst in het kader van de levering van informatieproducten.

  Er is sprake van maximaal mandaat van de bestuursbevoegdheden naar de directeuren, mits de bevoegdheid ligt binnen het werkterrein van de directeur en niet zodanig zwaar is dat deze door het bestuur behoort te worden uitgeoefend.

• 2. Het is de Raad van bestuur die een beslissing op een bezwaarschrift neemt en deze bevoegdheid wordt niet gemandateerd. Dit is vastgelegd in artikel 3.

• 3. In artikel 4 is mandaat, volmacht en machtiging tevens begrensd. Bij kaders, beleids- en uitvoeringsregels kan gedacht worden aan het register tekeningsbevoegdheden voor het verrichten van financiële handelingen (deze laatste term is gelijk te stellen met privaatrechtelijke rechtshandelingen) en andere regels in het kader van administratieve organisatie en interne beheersing. In het vierde lid wordt als kader genoemd de budgetten op basis van het jaarplan.

  Met betrekking tot het aangaan van verplichtingen met (mogelijke) financiële gevolgen is expliciet een bovengrens opgenomen. Op deze wijze kunnen derden kennis nemen van de grenzen van deze bevoegdheid en kan overschrijding ervan hun in beginsel worden tegengeworpen.

  De bestendige praktijk (bijvoorbeeld die van het behandelen van de verzoeken tot vrijstelling, vermindering of teruggaaf van kadastraal recht) wordt gecontinueerd. Zo kunnen verzoeken voor vrijstelling van kadastraal recht in het kader van historisch onderzoek worden afgedaan door de betrokken directeur. Het nemen van besluiten die van niet-routinematige aard zijn en waar precedentwerking van kan uitgaan, blijven voorbehouden aan de Raad van Bestuur.

• 4. In artikel 5 is geregeld dat het bestuur aanwijzingen kan geven aan een directeur met betrekking tot de uitoefening van het mandaat, de volmacht en de machtiging. Instructies kunnen worden gegeven zowel bij algemene aanwijzing voor een hele reeks van gevallen als bij bijzondere aanwijzing per afzonderlijk concreet geval. Al deze instructies kunnen vormvrij worden gegeven. Zo kunnen algemene instructies de vorm hebben van (naar buiten werkende) beleidsregels die bekend gemaakt moeten worden door publicatie in de Staatscourant. Maar deze algemene instructies kunnen ook een volledig intern karakter hebben. Zij hebben dan het karakter van een gedragslijn.

• 5. In artikel 6 is bepaald dat een directeur ondervolmacht en ondermachtiging mag verlenen en op welke wijze hij dat dient te doen. Van deze bevoegdheid hebben de directeuren gebruik gemaakt in het besluit Ondervolmacht directeuren aan functionarissen (algemene aangelegenheden).

  Het verlenen van ondermandaat door de directeuren wordt niet mogelijk gemaakt. Het op een lager niveau in de organisatie leggen van gemandateerde bevoegdheden wordt namelijk niet wenselijk geoordeeld waar het gaat om bevoegdheden van het bestuur tot het nemen van besluiten als bedoeld in artikel 105 tweede lid van de Kadasterwet en in de artikelen 36, tweede lid, en 37, tweede lid, van de Kadasterwet).

  In het eerste lid wordt in ruime zin gesproken over functionarissen die onder de directeur ressorteren. In artikel 2 van het Ondermandaatbesluit directeuren aan functionarissen worden deze functionarissen met name genoemd. Het gaat om afdelingshoofden, managers, team- en districtmanagers, senior-projectleiders, coördinatoren, teamleiders etcetera.

  In het vijfde lid is bepaald dat de directeur zorg draagt voor bekendmaking van besluiten tot verlening van ondervolmacht en ondermachtiging. Dit besluit moet worden gezien als een besluit dat volgens de regels van artikel 3:42 van de Algemene wet bestuursrecht moet worden bekendgemaakt wil het zijn gelding krijgen. Deze bekendmaking dient te geschieden door:

  • a. toezending of uitreiking van het besluit aan de betrokken functionaris én

  • b. door publicatie in de Staatscourant

  Lid 6 bepaalt dat de inhoud van de besluiten tot verlening van ondervolmacht en ondermachtiging gebundeld kan worden neergelegd in een register. Dat register is een toegankelijk overzicht bedoeld voor intern gebruik. Een dergelijk register heeft geen juridische status en kan dus niet in de plaats treden van de formele mandaatbesluiten.

• 6. In artikel 7 is de vervangingsregeling opgenomen. Bij afwezigheid van een directeur moet soms de besluitvorming toch doorgang vinden waar het betreft bevoegdheden die aan de directeur gemandateerd (of gevolmachtigd) maar niet ondergevolmachtigd zijn. Het besluit kan dan, in de gevallen waarin geen ondervolmacht is verleend, worden genomen door het bestuur (dat na het verlenen van volmacht ook zelf daartoe bevoegd blijft) of door het lid van het bestuur (op grond van het besluit ‘mandaat bestuur aan leden’).

  In artikel 7 geeft het mandaatbesluit daarnaast de mogelijkheid tot vervanging van een directeur voor situaties waarin dat wenselijk wordt geacht. Vervanging kan plaatsvinden zowel voor feitelijk optreden, bijvoorbeeld in vergaderingen van de directieraad en ander intern handelen, als voor het uitoefenen van formele, gemandateerde bevoegdheden zoals het tekenen van verplichtingen. Voor dat laatste is een besluit nodig van de Raad van bestuur waarin de vervanger wordt aangewezen.

  Aangewezen zijn als vervanger is niet hetzelfde als ‘tijdelijk waarnemen van een functie’ en er is geen waarnemingstoelage aan verbonden.

  Het begrip belet betekent afwezigheid en wordt gebruikt in de situatie dat een functionaris tijdelijk zijn of haar functie niet kan uitoefenen, bijvoorbeeld door vakantie of ziekte.

  Indien een vervanger ondertekent dient dit vermeld te worden in het besluit door vermelding van ‘b.a.’ voorafgaand aan de handtekening.

Raad van Bestuur, Th.A.J. Burmanje

F.L.V.P.L. Tierolff