Werkwijze Communicatie Commissariaat voor de Media

§ 1. Algemene uitgangspunten

• 1. Het Commissariaat voor de Media (hierna: het Commissariaat) is zo transparant mogelijk bij de uitvoering van zijn taken.

• 2. Het Commissariaat geeft via zijn website (www.cvdm.nl), via de digitale nieuwsbrief, via Twitter en via persberichten voorlichting over de werkzaamheden die het verricht en over de besluiten die het neemt, tenzij bijzondere belangen zich hiertegen verzetten. Deze belangen kunnen onder meer zijn een lopend onderzoek of (bedrijfs)vertrouwelijkheid.

• 3. Het Commissariaat geeft evenmin voorlichting over zijn werkzaamheden en besluiten indien dit naar zijn oordeel het doel van de aan hem opgedragen taken zou belemmeren.

• 4. Het Commissariaat verstrekt informatie die feitelijk van aard en zakelijk van toon is.

• 5. Het Commissariaat doet in beginsel geen uitspraken over lopende onderzoeken.

• 6. Het verschaffen van informatie door het Commissariaat blijft achterwege voor zover artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur zich daartegen verzet.

• 7. De website bevat gerichte informatie voor onder andere media-instellingen, producenten, uitgevers, boekverkopers en kijkers/luisteraars. De website bevat onder meer besluiten, wetgeving, beleidsregels, nieuwsberichten, rapporten en adviezen.

• 8. Het Commissariaat hanteert deze Werkwijze met inachtneming van het geldende juridische kader.

§ 2. Voorlichting

Persberichten en nieuwsberichten

• 9. Het Commissariaat kan een persbericht of nieuwsbericht uitbrengen over besluiten, rechterlijke uitspraken, onderzoeksresultaten en andere werkzaamheden of activiteiten.

• 10. Een persbericht wordt gepubliceerd op de website van het Commissariaat en, voor zover relevant, gezonden naar specifieke media.

• 11. Een nieuwsbericht wordt alleen gepubliceerd op de website van het Commissariaat.

Woordvoering

• 12. Het Commissariaat beantwoordt vragen van de pers via zijn woordvoerders.

• 13. De woordvoerders zijn tijdens kantooruren telefonisch en per e-mail bereikbaar. Buiten kantoortijden zijn de woordvoerders bereikbaar via het piketnummer. De bereikbaarheidsgegevens staan op de website van het Commissariaat onder ‘contact’ en onder ‘pers’.

Voorlichting media-instellingen

• 14. Het Commissariaat heeft elke dag tussen 11.00 uur en 12.00 uur een telefonisch vragenuur voor media-instellingen die vragen hebben buiten de reguliere zaakbehandeling (035 – 773 70 00). Buiten dit vragenuur kunnen de vragen gesteld worden via cvdm@cvdm.nl.

Publieksvoorlichting

• 15. Het Commissariaat beantwoordt vragen en klachten van kijkers/luisteraars via het contactformulier op de website, onder ‘contact’. Daarnaast kunnen vragen gesteld worden via cvdm@cvdm.nl. Het Commissariaat beantwoordt geen vragen via Twitter.

• 16. Het Commissariaat bepaalt op welke manier er opvolging aan een klacht gegeven wordt. De klager wordt, indien deze direct belanghebbende in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht is, op de hoogte gehouden van eventuele vervolgstappen. Indien het onderzoek leidt tot een besluit, dan wordt dit besluit op de website gepubliceerd.

Overige informatie

• 17. Het Commissariaat geeft desgevraagd feitelijke informatie over, en een toelichting op, de werkzaamheden van het Commissariaat, tenzij de wettelijke (geheimhoudings-)bepalingen of de betrokken belangen, zoals het belang van het lopende onderzoek of het belang van een betrokken media-instelling of persoon, zich hiertegen verzetten.

• 18. Het Commissariaat kan in bijzondere omstandigheden mededelingen doen over een lopend onderzoek in een individueel dossier. Het Commissariaat maakt hierbij een afweging van alle betrokken belangen, waaronder die van de betrokken media-instelling of persoon.

• 19. Een mededeling over een lopend onderzoek in een individueel dossier is terughoudend en neutraal van aard. De mededeling geeft uitsluitend een algemene omschrijving en geeft de status van het onderzoek weer zonder specifiek in te gaan op inhoudelijke aspecten, zoals mogelijke concrete vermoedens of bevindingen.

§ 3. Openbaarmaking besluiten

• 20. Het Commissariaat maakt besluiten, na bekendmaking ervan aan de direct belanghebbende, openbaar, tenzij het Commissariaat op zwaarwichtige gronden anders beslist.

• 21. Het besluit tot openbaarmaking wordt gelijktijdig met het inhoudelijke besluit bekend gemaakt aan de direct belanghebbende daarvan. De direct belanghebbende wordt vervolgens een termijn van tien kalenderdagen gegund om schriftelijk en gemotiveerd aan het Commissariaat mede te delen welke onderdelen van besluit hij als (bedrijfs-)vertrouwelijk aanmerkt of waarom openbaarmaking tot onevenredige benadeling leidt. Indien het Commissariaat in een dergelijk geval beslist om het besluit toch (onverkort) openbaar te maken, stelt het Commissariaat de direct belanghebbende hiervan binnen vijf werkdagen op de hoogte. Het Commissariaat biedt de direct belanghebbende daarbij de mogelijkheid binnen vijf werkdagen bij de voorzieningenrechter een verzoek in te dienen om bij wijze van voorlopige voorziening de openbaarmaking van het besluit te schorsen.

• 22. De openbaarmaking van het besluit geschiedt niet eerder dan nadat veertien kalenderdagen zijn verstreken na de dag waarop de openbare versie van het besluit ter kennisgeving is toegezonden aan de direct betrokkene, tenzij de direct betrokkene het besluit eerder zelf openbaar heeft gemaakt, heeft doen openbaar maken of heeft aangegeven geen bedenkingen te hebben tegen openbaarmaking.

• 23. Bij openbaarmaking vermeldt het Commissariaat de datum van het door hem genomen besluit. Ook geeft het Commissariaat in het besluit aan welke vervolgstappen er mogelijk zijn, bijvoorbeeld bezwaar of beroep. Indien er bezwaar of beroep aangetekend is, wordt dit ook vermeld.

• 24. In bijzondere gevallen kan het Commissariaat waarschuwingen openbaar maken.

§ 4. Openbaarmaking rapporten en adviezen

• 25. Het Commissariaat brengt periodiek adviezen uit aan de bewindspersoon van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Daarnaast kan het Commissariaat in bijzondere kwesties een advies of rapport uitbrengen aan de bewindspersoon van OCW of een ander ministerie.

• 26. Het Commissariaat brengt jaarlijks in de vorm van de Mediamonitor verslag uit van de stand van zaken op de Nederlandse mediamarkt.

• 27. Het Commissariaat houdt metatoezicht op het NICAM en brengt hier jaarlijks een advies over uit.

• 28. Het Commissariaat maakt de door hem uitgebrachte adviezen en rapporten openbaar, tenzij het Commissariaat op zwaarwichtige gronden anders beslist.

• 29. Een direct belanghebbende wordt, voorafgaand aan de openbaarmaking, door het Commissariaat een termijn van tien kalenderdagen gegund om schriftelijk en gemotiveerd mede te delen welke onderdelen van het advies of het rapport hij als (bedrijfs-) vertrouwelijk aanmerkt of welke feiten onjuist zijn. Indien het Commissariaat in een dergelijk geval beslist om het advies of rapport toch (onverkort) openbaar te maken, stelt het Commissariaat de direct belanghebbende hiervan binnen vijf werkdagen op de hoogte. Het Commissariaat biedt de direct belanghebbende daarbij de mogelijkheid binnen vijf werkdagen bij de voorzieningenrechter een verzoek in te dienen om bij wijze van voorlopige voorziening de openbaarmaking van het advies of rapport te schorsen.

• 30. De openbaarmaking van het advies of het rapport geschiedt in beginsel veertien kalenderdagen na de dag waarop de openbare versie van het advies of het rapport aan de direct belanghebbende is toegezonden. Mocht een direct belanghebbende het advies of het rapport zelf openbaar maken, doen openbaar maken of aangeven geen bedenkingen te hebben tegen openbaarmaking, dan kan de openbaarmaking binnen een kortere termijn plaatsvinden

§ 6. Slot

• 31. Deze Werkwijze Communicatie wordt bekend gemaakt in de Staatscourant en op de website www.cvdm.nl.

Algemene toelichting op Werkwijze Communicatie Commissariaat voor de Media (Commissariaat)

Deze werkwijze geeft inzicht in de manier waarop het Commissariaat met de buitenwereld communiceert over de toezicht- en adviespraktijk. Het Commissariaat zet communicatie in om zijn missie te bereiken: vrijheid van informatie die breed toegankelijk is, onafhankelijk en pluriform media-aanbod, bescherming van minderjarige kijkers, eerlijke concurrentieverhoudingen en rechtmatige besteding van publiek geld. Communicatie levert een bijdrage aan de naleving van de wettelijke regels en het voorlichten van het publiek en de media-instellingen daarover, en is ondersteunend aan de verantwoording die het Commissariaat aflegt over de wijze waarop hij zijn wettelijke taken uitoefent en zijn beleid in de praktijk brengt.

Deze Werkwijze Communicatie geeft duidelijkheid over de wijze waarop het Commissariaat met enkele belangrijke communicatie-instrumenten omgaat. Het Commissariaat zal de Werkwijze aanpassen als het communicatiebeleid en/of de relevante wet- en regelgeving verandert. Ook kan de Werkwijze later worden aangevuld met nieuwe onderwerpen.

Wettelijk kader

Als onafhankelijk toezichthouder wil het Commissariaat voor de Media zo transparant mogelijk zijn over zijn taakuitoefening, uiteraard binnen de mogelijkheden en beperkingen die de wet hiervoor biedt.

Doelstellingen

Het Commissariaat onderkent de maatschappelijke behoefte om zoveel mogelijk openheid te geven en verantwoording af te leggen over zijn taakuitoefening. Tegelijkertijd moeten media-instellingen onder het toezicht van het Commissariaat belangrijke vertrouwelijke en vaak gevoelige informatie kunnen delen, zonder dat zij bang hoeven te zijn dat deze gegevens naar buiten komen.

Communicatie kan worden ingezet voor:

• Normoverdracht; laten zien wat wel en niet mag en hoe het Commissariaat de wet uitlegt en toepast.

• Waarschuwing; zodat omroepen een juiste beslissing kunnen nemen.

• Uitspreken verwachtingen en verantwoording afleggen.

Afweging

Hoewel het Commissariaat transparantie over zijn toezicht van groot belang vindt, is het terughoudend met het geven van informatie over bijvoorbeeld onderzoeken die worden gestart. Het Commissariaat moet zorgvuldig zijn in al zijn communicatie en dus steeds alle betrokken belangen tegen elkaar afwegen.

Bij deze afweging kan bijvoorbeeld relevant zijn of onderzoeksbelangen van het Commissariaat zich verzetten tegen externe communicatie over lopende onderzoeken. Ook het privacybelang van onderzochte media-instellingen weegt uiteraard zwaar, maar is niet altijd doorslaggevend. Maatschappelijke onrust of sterke speculaties rondom bepaalde onderzoeken van het Commissariaat kunnen er bijvoorbeeld toe leiden dat het Commissariaat juist wel communiceert.

Bij de afweging kan ook de informatie die de betrokken media-instelling zelf verspreidt, relevant zijn. Onjuiste informatie over de activiteiten van het Commissariaat kan aanleiding zijn om de juiste feiten weer te geven. Wanneer het Commissariaat communiceert over lopende onderzoeken, geeft het daarbij slechts in neutrale zin aan dat het nog om een onderzoek gaat waarvan de uitkomsten nog niet bekend zijn.

Meer informatie

Als u vragen heeft over deze Werkwijze, kunt u contact opnemen met de afdeling

Externe Betrekkingen en Advisering via pers@cvdm.nl of 035 – 773 77 00.