Besluit van het bestuur van de Dienst voor het kadaster en de openbare registers, houdende regels voor de Raad van Bestuur (Reglement Raad van Bestuur Kadaster 2014)

Het bestuur van de Dienst voor het kadaster en de openbare registers,

Gelet op artikel 11 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen en op artikel 9 van de Organisatiewet Kadaster;

Besluit:

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 1. In dit besluit wordt verstaan onder:

  a. directeuren:

  directeuren als bedoeld in artikel 1, tweede lid, van het Reglement inrichting organisatie Kadaster 2014;

  b. directies:

  de organisatieonderdelen als bedoeld in artikel 1, eerste lid, van het Reglement inrichting organisatie Kadaster 2014;

  c. gebruikersraad:

  gebruikersraad als bedoeld in artikel 16 van de Organisatiewet Kadaster;

  d. secretaris:

  secretaris als bedoeld in artikel 2, derde lid;

  e. voorzitter:

  voorzitter als bedoeld in artikel 2, tweede lid, en

  f. directieraad:

  directieraad als bedoeld in artikel 3, eerste lid, bestaande uit het bestuur en de directeuren.

• 2. De begripsomschrijvingen, opgenomen in artikel 1 van de Organisatiewet Kadaster, gelden ook voor het onderhavige besluit.

• 3. Onder belet wordt in dit reglement verstaan:

  • a. schorsing;

  • b. ziekte; of

  • c. onbereikbaarheid

  van een lid van het bestuur. In geval van ziekte of onbereikbaarheid is sprake van belet wanneer gedurende een termijn van 3 dagen geen mogelijkheid van contact tussen het bestuurslid en de Dienst heeft bestaan, tenzij het bestuur in een voorkomend geval een andere termijn vaststelt.

HOOFDSTUK 2. HET BESTUUR, VERGADERINGEN EN BESLUITVORMING

Artikel 2 Samenstelling en verdeling van taken

• 1. Er is een Raad van Bestuur, in deze regeling te noemen: het bestuur, gebaseerd op artikel 3 van de Organisatiewet Kadaster.

• 2. Het bestuur bestaat uit tenminste een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 3. Het bestuur wordt ondersteund door een secretaris, die tevens hoofd van de afdeling Bestuurszaken is.

• 4. Het bestuur stelt een verdeling van zijn taken onder zijn leden vast, welke verdeling niet afdoet aan het beginsel van collegiaal bestuur.

• 5. Het bestuur regelt de vervanging van een bestuurslid bij diens belet, onverminderd het in artikel 2 van de Regeling sturing van en toezicht op het Kadaster bepaalde omtrent ontstentenis.

• 6. Het bestuur neemt met inachtneming van de verdeling van taken en de vervangingsregeling een besluit tot verlening van mandaat en machtiging aan elk bestuurslid.

Artikel 3 Vergaderingen

• 1. De directieraad vergadert zo vaak als nodig is voor een goede uitoefening van zijn taak, maar in elk geval één keer per maand, op de wijze zoals bepaald in artikel 7.

• 2. Het bestuur kan zonder de directeuren vergaderen, indien het onderwerp en/of de omstandigheden van het geval zulks vereisen. Het oordeel om zonder de directeuren te vergaderen, berust uitsluitend bij het bestuur.

• 3. Vergaderingen worden geleid door de voorzitter en zijn niet openbaar, tenzij het bestuur anders bepaalt. De besluiten die in de vergaderingen van de directieraad worden genomen alsook de besluiten in de vergaderingen van het bestuur worden opgenomen in een besluitenlijst als bedoeld in het zesde lid. Van het verdere verloop van vergaderingen wordt voorzover nodig een verslag gemaakt.

• 4. De voorzitter kan besluiten dat aan vergaderingen kan worden deelgenomen door middel van videoconferentie of een ander, vergelijkbaar elektronisch communicatiemiddel. De voorzitter zorgt voor passende voorzieningen zodat de elektronische communicatie op een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke manier plaatsvindt.

• 5. Het bestuur kan in dringende gevallen, zulks ter beoordeling van de voorzitter, ook buiten vergaderingen schriftelijke besluiten nemen. De voorzitter bepaalt in die gevallen de wijze waarop het besluit wordt genomen. Van een buiten vergadering genomen schriftelijk besluit wordt door de voorzitter mededeling gedaan in de eerstvolgende vergadering van de directieraad. De op dat besluit betrekking hebbende stukken worden gevoegd bij de agenda van die vergadering.

• 6. De secretaris zorgt ervoor dat een lijst van de door het bestuur genomen besluiten wordt opgesteld en namens de voorzitter wordt toegezonden aan de bestuursleden en de directeuren.

Artikel 4 Oproeping en agenda

• 1. De oproeping voor vergaderingen geschiedt door of namens de voorzitter. De voorzitter bepaalt plaats en tijd van vergaderingen, alsmede de wijze van oproeping.

• 2. Zowel bestuursleden als directeuren kunnen agendapunten indienen bij de secretaris. Agendapunten en daarbij behorende stukken worden uiterlijk drie werkdagen voor een vergadering bij de secretaris ingediend. Stukken dienen zoveel mogelijk te zijn voorzien van een daartoe bestemd aanbiedingsformulier, dat is ingevuld en ondertekend. De secretaris gaat na of de stukken volledig zijn en toetst tevens marginaal of zij rijp zijn voor behandeling.

• 3. De secretaris maakt een conceptagenda en legt die voor aan de voorzitter. De voorzitter stelt de agenda vast.

• 4. De secretaris zorgt ervoor dat de agenda met bijbehorende stukken uiterlijk twee werkdagen voor een vergadering bij de bestuursleden en de directeuren is.

• 5. De agenda bevat in ieder geval de volgende punten:

  • a. bespreking van het conceptverslag van de voorgaande vergadering en de vaststelling van het verslag van die vergadering;

  • b. terugkoppeling van overleggen met de minister, raad van toezicht en gebruikersraad, alsmede van bestuurlijke overleggen met stakeholders;

  • c. conceptagenda’s voor overleggen met de Minister, raad van toezicht en gebruikersraad;

  • d. besluitenlijst, en

  • e. een periodieke verantwoording per directie.

Artikel 5 Besluitvorming

• 1. Uitgangspunt bij de besluitvorming door het bestuur is dat voorzover mogelijk met inachtneming van de standpunten van de leden van de directieraad naar consensus wordt gestreefd alvorens het bestuur zijn besluiten neemt.

• 2. Indien geen of naar het oordeel van het bestuur niet tijdig consensus wordt bereikt, neemt het bestuur zijn besluit op basis van alle naar het oordeel van het bestuur relevante gegevens. Daarbij neemt het bestuur ook in ogenschouw hetgeen in de beraadslagingen in de directieraad naar voren is gekomen.

• 3. Het bestuur neemt zijn besluiten bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, dan wordt het desbetreffende agendapunt aangehouden tot een volgende vergadering. In de tussentijd kan het bestuur de voorzitter van de raad van toezicht raadplegen.

• 4. In een vergadering van de directieraad kan besluitvorming plaatsvinden wanneer ten minste een bestuurslid en ten minste de helft van de directeuren aanwezig zijn. Indien echter naar het oordeel van de voorzitter het belang van de Dienst uitstel van de besluitvorming niet toestaat, deelt de voorzitter dit onder opgave van redenen mee waarna het beslispunt in stemming kan worden gebracht.

• 5. Bestuursleden onthouden zich van het beraadslagen en medestemmen over zaken welke henzelf, hun echtgenoten of hun bloed- en aanverwanten tot in de derde graad persoonlijk aangaan.

Artikel 6 Positie raad van toezicht in besluitvorming

• 1. De voorzitter gaat tijdig voor de agendering na of het te nemen besluit betreft een beslissing waarvoor het bestuur de voorafgaande instemming van de raad van toezicht nodig heeft waarbij het gaat om:

  • a. beslissingen als bedoeld in artikel 13, tweede lid, van de Organisatiewet Kadaster, te weten besluiten met betrekking tot de reglementen, bedoeld in de artikelen 9, 16 en 17 van die wet, en belangrijke reorganisaties, en

  • b. beslissingen tot het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening als bedoeld in artikel 7, derde lid, tweede zin, van de Regeling sturing van en toezicht op het Kadaster.

• 2. Indien instemming als bedoeld in het eerste lid vereist is, gaat de voorzitter niet over tot besluitvorming dan nadat is vastgesteld dat het bestuur de schriftelijke bevestiging van de verkregen voorafgaande instemming van de raad van toezicht heeft ontvangen.

• 3. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ingeval het bestuur voor het nemen van beslissingen een verklaring van geen bedenkingen van de raad van toezicht nodig heeft waarbij het gaat om beslissingen tot het verrichten van werkzaamheden als bedoeld in artikel 2, derde lid, van de Organisatiewet Kadaster en voor beslissingen als bedoeld in artikel 7, eerste lid, juncto derde lid van de Regeling sturing van en toezicht op het Kadaster.

• 4. In geval een van de bestuursleden zich overeenkomstig artikel 5, vijfde lid, dient te onthouden van beraadslagen en medestemmen, overlegt het resterende bestuurslid of de resterende leden met de voorzitter van de raad van toezicht, waarna besluitvorming plaatsvindt langs de lijn van het plaatsvervangend voorzitterschap dan wel overeenkomstig het besluit verlening mandaat en machtiging leden Raad van Bestuur Kadaster 2014.

Artikel 7 Directeuren

• 1. In vergaderingen van de directieraad nemen de directeuren deel aan de beraadslagingen en hebben zij in die vergaderingen voor wat betreft de besluitvorming een adviserende stem.

• 2. In vergaderingen van de directieraad wordt naar consensus gestreefd als bedoeld in artikel 5, eerste lid, in elk geval over de sturing van de Dienst, waaronder:

  • a. vraagstukken die bijdragen aan de integrale sturing van de Dienst;

  • b. vraagstukken die de taken van een directie overstijgen althans raakvlakken hebben met de taken van een andere directie;

  • c. vraagstukken ten aanzien waarvan besluiten moeten worden genomen die de bevoegdheden van een directeur dan wel, in geval een bestuurslid met het leiding geven aan een directie is belast, van dat bestuurslid overstijgen althans de bevoegdheden van meerdere leidinggevenden als hier in dit onderdeel bedoeld raken;

  • d. vraagstukken die de strategie van de Dienst raken, en

  • e. vraagstukken die van politiek gevoelige of anderszins zwaarwegende aard zijn.

• 3. De directeuren onthouden zich van het beraadslagen en het uitbrengen van een adviserende stem over zaken welke henzelf, hun echtgenoten of hun bloed- en aanverwanten tot in de derde graad persoonlijk aangaan.

Artikel 8 Verslaglegging van vergaderingen

• 1. De secretaris draagt zorg voor een conceptverslag, dat een zakelijke weergave van het besprokene bevat. Het conceptverslag wordt meegezonden met de stukken voor de eerstvolgende vergadering.

• 2. De secretaris draagt zorg voor een actiepuntenlijst. Deze lijst bevat de acties die door de bestuursleden en de directeuren dienen te worden ondernomen en een planning voor die acties.

• 3. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 9 Melden nevenfuncties

Het voornemen tot het aanvaarden van een nevenfunctie anders dan uit hoofde van zijn functie door een bestuurslid wordt door het betrokken lid gemeld aan de raad van toezicht, onverminderd de melding aan de minister op grond van artikel 13, tweede lid, van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen.

HOOFDSTUK 3. SLOTBEPALINGEN

Artikel 10 Evaluatie

Het bestuur draagt zorg voor de evaluatie van dit reglement twee jaar na inwerkingtreding van dit reglement.

Artikel 11 Intrekking eerdere reglement

Het Reglement Raad van Bestuur 2006 wordt ingetrokken.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Artikel 13 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Reglement Raad van Bestuur Kadaster 2014.

Dit besluit zal met de toelichting worden bekendgemaakt in de Staatscourant.

Apeldoorn, 2 december 2014

Raad van Bestuur, Th.A.J. Burmanje

F.L.V.P.L. Tierolff

TOELICHTING

Algemeen

• 1. In 2005 heeft de Dienst voor het kadaster en de openbare registers te Apeldoorn (hierna: het Kadaster) met het ‘Fundament voor de toekomst’ een ontwikkeltraject ingezet met als doel om de organisatie beter toe te rusten op het realiseren van zijn ambities. De uitdaging was om het Kadaster om te vormen tot een plattere organisatie, met een betere managementfocus op de diverse processen, één gezicht naar buiten en een integrale visie op zijn brede pakket aan dienstverlening. Een belangrijk kenmerk daarbij was de centralisatie van productie en ondersteuning.

• 2. Als vervolg op de ontwikkeling van zijn interne organisatie heeft het Kadaster eveneens zijn topstructuur aangepast. Deze aanpassing is in lijn met de strategische doelstellingen van het Kadaster en met de ontwikkelingen in de markt. Met de aanpassing van zijn topstructuur streeft het Kadaster naar een compacte toplaag die in staat is om slagvaardig en doortastend op te treden en waarbij bestuurlijk-strategische keuzes en uitvoeringsvraagstukken in hun onderlinge samenhang kunnen worden afgewogen.

  De topstructuur betreft in zijn werking één laag bestaande uit de bestuurders en de directeuren die leiding geven aan de verschillende directies van het Kadaster. Ingevolge artikel 1 van het Reglement inrichting organisatie Kadaster 2014 gaat het daarbij om de directie Bestuur en Strategie, de directie Organisatie en HRM, de directie Control en Financiën, de directie IT, de directie Landregistratie en Geografie en de directie Geo- en Vastgoedinformatie en Advies.

  De bestuurders vormen samen het wettelijk bepaalde bestuur (tevens het zelfstandige bestuursorgaan in eigenlijke zin) dat ten minste bestaat uit een bestuursvoorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. Conform het Reglement inrichting organisatie Kadaster 2014 kent het Kadaster zes directies en kunnen er in beginsel dus zes directeuren zijn. Maar dit reglement laat de ruimte om bij taakverdeling van de bestuurders te bepalen dat een bestuurder zelf met het leiding geven aan een directie kan worden belast. Het is dan ook niet uitgesloten dat naast de directeuren ook de voorzitter en de plaatsvervangende voorzitter van de Raad van Bestuur (hierna verder te noemen: ‘bestuur’) leiding gaan geven aan één of meer van de genoemde organisatieonderdelen.

• 3. Wat betreft het uitgangspunt dat aan de nieuwe topstructuur ten grondslag ligt, te weten dat bestuurders en directeuren (zo veel mogelijk) als één geheel functioneren, wordt nog het volgende opgemerkt. Het bestuur vormt het bestuursorgaan in de zin van artikel 3 juncto artikel 1, onder a, van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen (hierna ook te noemen: Kaderwet) en artikel 1:1 van de Algemene wet bestuursrecht. De verantwoordelijkheden van het bestuur zijn vastgelegd in de Organisatiewet Kadaster. Op grond van de Organisatiewet Kadaster is het bestuur belast met het besturen van het Kadaster. Het bestuur beschikt dus vanuit de Organisatiewet Kadaster maar ook vanuit andere wettelijke voorschriften zoals de Kadasterwet over alle publiek- en privaatrechtelijke bevoegdheden die nodig zijn om de bestuurstaken en de wettelijke taken van het Kadaster te kunnen uitvoeren.

  De directeuren en andere functionarissen van het Kadaster kunnen slechts namens het bestuurorgaan optreden en de rechtspersoon Kadaster vertegenwoordigen, indien aan hen daartoe door het bestuur mandaat en machtiging onderscheidenlijk volmacht is verleend.

  In de setting van de nieuwe topstructuur wordt het meer dan voorheen mogelijk om slagvaardig en doortastend op te treden. Mogelijkheden daartoe worden namelijk geboden door het feit dat het hoofdregel is dat het bestuur vergadert in aanwezigheid van de directeuren (artikel 3, eerste lid). Ook draagt daartoe in sterke mate bij dat het bestuur en de directeuren gezamenlijk beraadslagen over de sturing van het Kadaster waarbij – kort samengevat – bestuurlijk-strategische keuzes en uitvoeringsvraagstukken in hun onderlinge samenhang kunnen worden afgewogen (zie voor nadere bijzonderheden artikel 7, tweede lid). Ten slotte wordt de draagkracht van genomen besluiten sterk vergroot doordat de directeuren niet alleen aan de beraadslagingen mogen deelnemen, maar ook aan het besluitvormingsproces waarin aan hen een adviserende stem is toegekend. Een en ander bevordert ook een daadkrachtige en juiste uitvoering van genomen besluiten.

• 4. Evenals dat het geval was met het Reglement Raad van Bestuur 2006, beoogt ook het nieuwe reglement mede uitvoering te geven aan de principes van ‘good governance’ (de beginselen van transparantie, decentralisatie, flexibiliteit en accountability).

• 5. In artikel 9 van de Organisatiewet Kadaster is bepaald dat het bestuur een bestuursreglement vaststelt. Het ontwerp Reglement Raad van Bestuur Kadaster 2014 is in overleg met de verschillende belanghebbenden tot stand gekomen en besproken met de raad van toezicht in zijn vergadering van 30 januari 2014. Het Reglement is conform artikel 11, eerste lid, van de Kaderwet op 25 juni 2014 goedgekeurd door de minister.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

In het derde lid is nader omschreven wat onder belet van een bestuurslid moet worden verstaan. Dit ter onderscheiding van de situatie dat sprake is van ontstentenis. Bij ontstentenis van een bestuurslid regelt artikel 2 van de Regeling sturing van en toezicht op het Kadaster namelijk dat de Minister een voorziening dient te treffen. Onder belet als bedoeld onder sub c (onbereikbaarheid) kan ook vakantie worden begrepen.

Artikel 2

De leden van het bestuur worden conform artikel 12 van de Kaderwet benoemd door de Minister van Infrastructuur en Milieu (hierna ook genoemd: de Minister). De nieuwe bestuursstructuur van het Kadaster bestaat, zoals hierboven in de algemene toelichting is uiteengezet, uit één toplaag waartoe de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van het bestuur en de directeuren behoren. Het bestuur bestaat uit ten minste een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. Het staat de Minister vrij om meer bestuursleden te benoemen.

De secretaris, die het bestuur ondersteunt (derde lid), maakt geen deel uit van het bestuur.

Het in het vierde lid genoemde besluit van het bestuur voor wat betreft de taakverdeling, betreft het Besluit taakverdeling Raad van Bestuur Kadaster 2014.

De regeling met betrekking tot vervanging in geval van belet is vastgelegd in het Besluit verlening mandaat en machtiging leden bestuur Kadaster 2014, zoals bedoeld in het zesde lid.

Artikelen 3 – 8

In de artikelen 3 – 8 zijn de hoofdlijnen gegeven met betrekking tot de samenstelling en verdeling van de taken van het bestuur, zijn vergaderingen en de besluitvorming door het bestuur. Een belangrijke rode draad die daarbij zichtbaar is, is dat het bestuur en de directeuren gezamenlijk beraadslagen over de sturing van het Kadaster. Men zie nader hetgeen hiervoor bij Algemeen onder 3 daarover is opgemerkt.

Artikel 3

Eerste lid

In dit lid is het leidend criterium verwoord voor de vergaderfrequentie: zo vaak als nodig is voor een goede uitoefening van zijn taak. Toepassing van dit criterium zal er in beginsel toe leiden dat de frequentie van vergaderen in de praktijk hoger zal zijn.

Tweede lid

Hoofdregel is dat het bestuur vergadert in aanwezigheid van de directeuren. Vergaderingen waarin het bestuur of een bestuurslid vergadert met de directeuren worden aangeduid als de vergadering van de directieraad. Dit ter onderscheiding van de vergaderingen waarin alleen de bestuursleden aanwezig zijn.

Derde lid

Ingevolge artikel 134, tweede lid, van de Grondwet moet bij wet o.a. de openbaarheid van de vergadering van het bestuur van een openbaar lichaam worden geregeld. In de Organisatiewet Kadaster is dit alleen geregeld voor de raad van toezicht (zie artikel 14, tweede lid). Daarin staat dat de raad van toezicht bij reglement onder meer de openbaarheid van zijn vergaderingen regelt, hetgeen geschied is in artikel 9, eerste lid van het reglement raad van toezicht van het Kadaster.

Het derde lid van artikel 3 van het onderhavige reglement beoogt in vorenbedoeld hiaat te voorzien en bepaalt dat, in navolging van de reglementen van de raad van toezicht en de gebruikersraad, de vergaderingen van het bestuur niet openbaar zijn.

Vierde lid

Het vierde lid geeft de voorzitter de bevoegdheid om per videoconferentie te vergaderen. Van deze bevoegdheid kan de voorzitter gebruikmaken zowel ingeval het bestuur met als zonder de directeuren vergadert. Toepassing van dit lid geschiedt per vergadering en zal op een behoorlijke wijze tijdig moeten worden gecommuniceerd met de deelnemers aan de vergadering, uiterlijk in de oproeping tot de te houden vergadering.

Het kan daarbij gaan om een puur virtuele vergadering, maar ook om een vergadering die op een locatie wordt gehouden en waarbij slechts één of enkele deelnemers gebruik maken van de mogelijkheid om per videoconferentie deel te nemen aan de vergadering.

Onder ‘deelnemen aan een vergadering’ moet bij toepassing van dit lid ook worden verstaan het voeren van het woord, het deelnemen aan de beraadslagingen en het uitbrengen van zijn (adviserende) stem.

Vijfde lid

In dit lid is een voorziening opgenomen die het mogelijk maakt dat in dringende gevallen besluitvorming buiten vergadering en zonder advies van de directeuren plaatsvindt. In de praktijk zal ‘een dringend geval’ zich weliswaar niet zo snel voordoen. Het is niettemin voorstelbaar dat in voorkomende gevallen toch snel een besluit moet kunnen worden genomen als de noodzaak daartoe zich aandient maar het houden van een extra vergadering niet mogelijk blijkt. Dat sprake is van ‘een dringend geval’, dient door de voorzitter van het bestuur te worden vastgesteld.

Indien in een dringend geval een besluit moet worden genomen, dient dit ‘schriftelijk’ te worden genomen. De voorzitter dient alsdan nader te bepalen op welke wijze ‘schriftelijk’ het besluit wordt genomen. Daarbij valt niet alleen te denken aan de klassieke wijze van schriftelijk besluiten, maar ook aan de moderne varianten van schriftelijk besluiten, zoals het verzenden van een brief per e-mail.

Ten slotte bevat dit lid een voorziening voor de vastlegging en documentatie van buiten vergadering genomen schriftelijke besluiten.

Artikel 4

Vijfde lid

In de onderdelen b en c wordt onder ‘overleggen met de Minister’ zowel het reguliere, bestuurlijke overleg met die minister begrepen als ook incidentele overleggen.

Bij ‘overleggen met stakeholders’ kan worden gedacht aan de overleggen met de ondernemingsraad, het Georganiseerd Overleg Arbeidsvoorwaardelijke Aangelegenheden Kadaster (GOAAK), afdeling Organisatie, Governance en Toezicht van de directie Bedrijfsvoering, Organisatie en Informatiebeleid (ministerie van Infrastructuur en Milieu) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

Artikel 5

Eerste en tweede lid

• 1. Uitgangspunt bij de besluitvorming door het bestuur is dat voorzover mogelijk met inachtneming van de standpunten van alle leden van de directieraad naar consensus wordt gestreefd voordat het bestuur tot besluitvorming overgaat. Echter wanneer geen consensus wordt bereikt of deze wordt niet tijdig bereikt, dan neemt het bestuur zijn besluit op basis van alle relevante gegevens die op dat moment voorhanden zijn zoals bijvoorbeeld de informatie die tijdens de beraadslagingen in de directieraad naar voren is gekomen. Het bestuur vormt immers het bestuursorgaan en kan dit dus doen onafhankelijk van de directeuren.

  Indien bij een stemming tussen de bestuursleden (als gevolg van een meningsverschil) de stemmen staken, dan geeft het tweede lid een voorziening voor de verdere procedure.

  Het Besluit verlening mandaat en machtiging leden bestuur Kadaster regelt overigens dat een bestuurder, in afwijking van hetgeen in artikel 5, eerste lid is geregeld, zelfstandig besluiten kan nemen voor wat betreft aangelegenheden die in het kader van de normale bedrijfsvoering of de dagelijkse gang van zaken binnen de organisatie noodzakelijk zijn en die binnen zijn takenpakket vallen.

Derde lid

In het derde lid is een procedure opgenomen voor besluitvorming ingeval de stemmen staken. Daarbij is leidraad geweest het uitgangspunt van collegiaal bestuur als bedoeld in artikel 2, vierde lid. Dit uitgangspunt brengt mee dat voor vergaderingen van het bestuur onderwerpen geagendeerd worden waarover collegiale besluitvorming na collegiaal beraad wenselijk is.

In het tweede lid wordt dan ook in het licht van het voorgaande – kort samengevat – bepaald, dat bij staking van stemmen het desbetreffende agendapunt wordt aangehouden tot een volgende vergadering. Dit stelt de bestuurders in staat om advies in te winnen. Ook kan in voorkomende gevallen in overleg worden getreden met de voorzitter van de raad van toezicht. Aan diens prudentie kan worden overgelaten of hij het onderwerp bij andere leden van de raad van toezicht aansnijdt.

Een niet-formele en een niet verplicht voorgeschreven consultatie komt in dezen als meest praktisch voor. Ook omdat als het gaat om meer belangrijke onderwerpen waarover de stemmen staakten, beslissingen over die onderwerpen kunnen vallen onder het toepassingbereik van artikel 13, eerste, tweede dan wel derde lid, van de Organisatiewet Kadaster en onder dat van artikel 32 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen. Dat brengt dan in de regel en in concreto mee dat er al contact is of wordt opgenomen met de raad van toezicht en/of de Minister en dus wegen open staan om bij belangrijke besluiten uit een mogelijke patstelling te komen.

Vierde lid

Het bestuur kan geen besluiten nemen dan in een vergadering waarin beide leden van het bestuur aanwezig zijn. Is een lid afwezig dan kan er geen sprake zijn van een vergadering van het bestuur. Voor de gevallen waarin sprake is van belet van een van de bestuurders en de besluitvorming in die gevallen niet kan wachten, zal besluitvorming voor aangelegenheden die tot de taken van de afwezige bestuurder moet plaatsvinden doorgang vinden langs de lijn van het plaatsvervangend voorzitterschap dan wel de vervangingsregeling als bedoeld in artikel 2, vijfde lid, juncto artikel 2 eerste lid, Besluit verlening mandaat en machtiging leden bestuur Kadaster 2014.

Het vierde lid voegt daaraan toe dat in een vergadering van de directieraad het bestuur slechts besluiten kan nemen bij aanwezigheid van in ieder geval de helft van de directeuren. Met deze bepaling wordt gewaarborgd dat de besluitvorming door het bestuur niet plaatsvindt dan na beraadslaging met de directeuren die ook een adviserende stem hebben om hun (finale) oordeel over voorstellen tot uitdrukking te brengen.

Het vierde lid houdt rekening met het geval het niet wenselijk is, dat de besluitvorming wordt opgehouden omdat het ‘quorum aan directeuren’ niet ter vergadering aanwezig is. Immers, indien het dienstbelang geen uitstel van besluitvorming gedoogt, dan moet die plaatsvinden. Of zo’n geval aan de orde is, kan aan de beoordeling van de voorzitter van het bestuur worden overgelaten.

Vijfde lid

Een lid van het bestuur dient zich te onthouden van het beraadslagen en medestemmen wanneer het een zaak betreft welke hemzelf, danwel zijn echtgenoot of een bloed- of aanverwant tot in de derde graad aangaat. Overeenkomstig het vierde lid van artikel 6, zal het resterende bestuurslid of -leden, nadat de directeuren hun adviserende stem hebben uitgebracht, de voorzitter van de raad van toezicht consulteren. In een dergelijke situatie kan de besluitvorming voor aangelegenheden die tot de taken van de niet-stemmende bestuurder behoren, vervolgens doorgang vinden langs de lijn van het plaatsvervangend voorzitterschap dan wel de vervangingsregeling als bedoeld in artikel 2, vijfde lid, juncto het besluit tot verlening van mandaat en machtiging aan leden van de Raad. Het ligt in de rede dat wanneer het besluit vervolgens in de vergadering zal worden genomen, de niet-stemmende bestuurder op dat moment niet aanwezig zal zijn.

Artikel 6

De raad van toezicht oefent onafhankelijk van bestuur en minister toezicht uit. De bevoegdheden van de raad van toezicht zijn vastgelegd in de Organisatiewet Kadaster, de Regeling sturing van en toezicht op het Kadaster en de Beleidsregels sturing van en toezicht op de Dienst voor het kadaster en de openbare registers, bedoeld in artikel 2 van de Organisatiewet Kadaster. In artikel 14, tweede lid Organisatiewet Kadaster is bepaald dat de raad van toezicht bij reglement zijn werkwijze regelt. Naast de wettelijke regelingen en het reglement van de raad van toezicht wordt in artikel 6 van het onderhavige reglement geregeld wat de bevoegdheden zijn van de raad van toezicht bij de besluitvorming door het bestuur. Artikel 6 moet dan ook in samenhang met de wettelijke regelingen en het reglement van de raad van toezicht worden gelezen.

Eerste tot en met het derde lid

De voorzitter moet tijdig voor de agendering nagaan of het te nemen besluit voorafgaande instemming behoeft van de raad van toezicht. In het eerste lid is aangegeven voor welke beslissingen voorafgaande instemming nodig is. In het tweede lid staat dat niet tot besluitvorming kan worden overgegaan voordat is vastgesteld dat de voorafgaande instemming schriftelijk is bevestigd. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing voor beslissingen van het bestuur waarvoor de raad van toezicht een verklaring van geen bedenkingen dient af te geven. Dit is vastgelegd in het derde lid.

Vierde lid

Zie nader hetgeen bij artikel 5, vierde lid van deze toelichting is opgemerkt.

Artikel 7

Eerste tot en met het derde lid

Zoals bij Algemeen onder 3 daarover is opgemerkt is, is het uitgangspunt van de nieuwe topstructuur dat het bestuur en de directeuren zo veel mogelijk als één geheel functioneren. Dit houdt onder meer in dat het bestuur in aanwezigheid van de directeuren vergadert. De directeuren nemen deel aan de beraadslagingen en hebben voor wat betreft de besluitvorming een adviserende stem. In dergelijke vergaderingen streeft het bestuur in zijn beraadslagingen met de directeuren naar consensus over de sturing van de Dienst. Daarbij kunnen bestuurlijk-strategische keuzes en uitvoeringsvraagstukken in hun onderlinge samenhang worden afgewogen.

Op basis van artikel 7 Organisatiewet Kadaster en de artikelen 10:3 en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht wordt door het bestuur aan elke directeur mandaat, volmacht en machtiging verleend om met betrekking tot algemene en personele aangelegenheden besluiten te nemen of privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten, danwel andere handelingen, niet zijnde een besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot zijn werkterrein en naar aard of inhoud niet een zodanig gewicht hebben dat zij behoren te worden afgedaan door het bestuur. Dit mandaat en deze volmacht en machtiging worden geregeld in aparte daartoe bestemde besluiten van het bestuur die na vaststelling bekend gemaakt worden in de Staatscourant.

Artikel 8

Eerste tot en met het derde lid

Dit artikel regelt de wijze van verslaglegging van vergaderingen en in het derde lid dat in de eerstvolgende vergadering het verslag wordt vastgesteld. In de lijn van artikel 5 zal formeel het bestuur het verslag vaststellen.

Artikel 9

Het voornemen van een bestuurslid om een nevenfunctie te aanvaarden dient aan de minister gemeld te worden overeenkomstig artikel 13, tweede lid van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen. Het ligt in de reden dat zulke voornemens van een bestuurslid ook aan de raad van toezicht worden gemeld. Dit volgt tevens uit artikel 2 van de Regeling sturing van en toezicht op het Kadaster. Bij de overwegingen tot het aanvaarden van een nevenfunctie zal het betreffende bestuurslid het gestelde in artikel 13, eerste lid van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen mee moeten laten wegen.

Raad van Bestuur, Th.A.J. Burmanje

F.L.V.P.L. Tierolff