Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 1 december 2014, nr. WJZ/687894 (10524), houdende vaststelling van regels over de verstrekking van gegevens door openbare bibliotheekvoorzieningen ten behoeve van beleidsontwikkeling (Regeling gegevenslevering openbare bibliotheekvoorzieningen)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 11, vierde lid, van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen

Besluit:

Artikel 1. Gegevenslevering door lokale bibliotheken

• 1. Ten behoeve van de beleidsontwikkeling door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap levert een lokale bibliotheek jaarlijks gegevens over het voorgaande kalenderjaar aan.

• 2. De aan te leveren gegevens staan vermeld in de bij deze regeling gevoegde bijlage I en zijn onderverdeeld in de volgende categorieën:

  • a. voorzieningen;

  • b. collectie;

  • c. uitleningen;

  • d. lidmaatschap en bezoek;

  • e. personeel;

  • f. baten en lasten.

Artikel 2. Gegevenslevering landelijke digitale bibliotheek

• 1. Ten behoeve van de beleidsontwikkeling door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap levert de Koninklijke Bibliotheek jaarlijks gegevens over de landelijke digitale bibliotheek over het voorgaande kalenderjaar aan.

• 2. De aan te leveren gegevens staan vermeld in de bij deze regeling gevoegde bijlage II en zijn onderverdeeld in de volgende categorieën:

  • a. collectie;

  • b. gebruik;

  • c. lidmaatschap.

Artikel 3. Gegevenslevering provinciale ondersteuningsinstellingen

• 1. Ten behoeve van de beleidsontwikkeling door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap levert een provinciale ondersteuningsinstelling jaarlijks gegevens over het voorgaande kalenderjaar aan.

• 2. De aan te leveren gegevens staan vermeld in de bij deze regeling gevoegde bijlage III en zijn onderverdeeld in de volgende categorieën:

  • a. voorzieningen;

  • b. interbibliothecaire leenverkeer;

  • c. overige ondersteuningsactiviteiten.

Artikel 4. Aanleverdatum

• 1. De lokale bibliotheken, provinciale ondersteuningsinstellingen en de Koninklijke Bibliotheek leveren de gegevens jaarlijks voor 1 mei aan.

• 2. De eerste aanlevering van de gegevens door de lokale bibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek vindt plaats in het jaar 2016 en de eerste aanlevering door de provinciale ondersteuningsinstellingen vindt plaats in 2017.

Artikel 5. Wijze van aanlevering

De gegevens worden digitaal aangeleverd op een daartoe bestemde wijze op de website van de Koninklijke Bibliotheek.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2015.

Artikel 7. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling gegevenslevering openbare bibliotheekvoorzieningen.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

BIJLAGE I: LOKALE BIBLIOTHEKEN

De volgende gegevens worden aangeleverd door lokale bibliotheken. Voor zover niet anders vermeld gaat het bij aantallen om de stand op 31 december van het jaar waarover de gegevens worden aangeleverd.

a. Voorzieningen

Aantal gemeente(n) in verzorgingsgebied

Gemeente(n) in het verzorgingsgebied waaraan bibliotheekdiensten worden geleverd

Aantal publieke PC's met toegang tot internet

Beschikbaarheid WIFI in bibliotheek voor bezoekers

Aantal publieke PC's met toegang tot het Basispakket Digitale Content

Aantal informatiepunten in bibliotheek, naar type

b. Collectie

Bezit: boeken jeugd (fictie)

Bezit: boeken jeugd (non-fictie, inclusief naslag)

Bezit: boeken volwassenen (fictie)

Bezit: boeken volwassenen (non-fictie, inclusief naslag)

Bezit: overig, naar type

Aanschaf: boeken jeugd (fictie)

Aanschaf: boeken jeugd (non-fictie, inclusief naslag)

Aanschaf: boeken volwassenen (fictie)

Aanschaf: boeken volwassenen (non-fictie, inclusief naslag)

Aanschaf: overig, naar type

c. Uitleningen

Uitleningen: boeken jeugd (fictie; exclusief verlenging)

Uitleningen: boeken jeugd (non-fictie, inclusief naslag; exclusief verlenging)

Uitleningen: boeken jeugd via Bibliotheek op school; (fictie; exclusief verlening)

Uitleningen: boeken jeugd via Bibliotheek op school; (non-fictie; exclusief verlening)

Uitleningen: volwassenen (fictie; exclusief verlenging)

Uitleningen: volwassenen (non-fictie, inclusief naslag; exclusief verlenging)

Uitleningen: overig, naar type (exclusief verlenging).

Aantal reserveringen

Aangevraagde materialen bij andere organisaties

Aangevraagde materialen door andere organisaties

d. Lidmaatschap en bezoek

Totaal aantal jeugdleden (leeftijd t/m 17 jaar)

Totaal aantal volwassen leden (leeftijd 18 jaar en ouder)

Aantal nieuwe jeugdleden (leeftijd t/m 17 jaar)

Aantal nieuwe volwassen leden (leeftijd 18 jaar en ouder)

Aantal vervallen jeugdleden (leeftijd t/m 17 jaar)

Aantal vervallen volwassen leden (leeftijd 18 jaar en ouder)

Aantal drempeloverschrijdingen

Aantal bezoekers op website

Leeftijd tot waarop jeugdleden (t/m 17 jaar) gratis mogen lenen

e. Personeel

Aantal personeelsleden betaald (vast dienstverband in loondienst: fulltimers)

Aantal personeelsleden betaald (vast dienstverband in loondienst: parttimers)

Omvang personeelsbestand betaald in fte (vast dienstverband in loondienst)

Aantal personeelsleden betaald (tijdelijk dienstverband in loondienst: fulltimers)

Aantal personeelsleden betaald (tijdelijk dienstverband in loondienst: parttimers)

Omvang personeelsbestand betaald in fte (tijdelijk dienstverband in loondienst)

Aantal personeelsleden in loondienst van het mannelijke geslacht

Aantal personeelsleden in loondienst van het vrouwelijke geslacht

Aantal personeelsleden niet in loondienst (fulltimers, exclusief vrijwilligers)

Aantal personeelsleden niet in loondienst (parttimers, exclusief vrijwilligers

Omvang personeelsbestand betaald in fte (niet in loondienst, exclusief vrijwilligers)

Aantal vrijwilligers

Totaal aantal uren per week ingezet door vrijwilligers

Opbouw personeelsbestand, naar leeftijdscategorie

f. Baten en lasten

Inkomsten gebruikers

Inkomsten specifieke dienstverlening

Inkomsten specifieke dienstverlening: mobiele diensten

Inkomsten diverse baten

Inkomsten interest

Overige baten

Subsidie: exploitatiesubsidie gemeente

Subsidie: overige gemeentelijke subsidies

Subsidie: provinciale subsidie

Subsidie: overig

Kosten Bestuur & Organisatie

Huisvestingskosten

Kosten personeel in loondienst

Kosten personeel niet in loondienst.

Kosten met betrekking tot studie en deskundigheidsbevordering

Administratiekosten

Transportkosten

Automatiseringskosten

Kosten collectie en media

Specifieke kosten / Overige kosten

Saldo boekjaar

Onttrekking reserves en voorzieningen

Toevoeging reserves en voorzieningen

Dotatie algemene reserve

BIJLAGE II: LANDELIJKE DIGITALE BIBLIOTHEEK

De volgende gegevens worden aangeleverd door de Koninklijke Bibliotheek. Voor zover niet anders vermeld gaat het bij aantallen om de stand op 31 december van het jaar waarover de gegevens worden aangeleverd.

a. Collectie

Bezit: e-boeken jeugd (fictie)

Bezit: e-boeken jeugd (non-fictie, inclusief naslag)

Bezit: e-boeken volwassenen (fictie)

Bezit: e-boeken volwassenen (non-fictie, inclusief naslag)

Bezit: overig, naar type

Aanschaf: e-boeken jeugd (fictie)

Aanschaf: e-boeken jeugd (non-fictie, inclusief naslag)

Aanschaf: e-boeken volwassenen (fictie)

Aanschaf: e-boeken volwassenen (non-fictie, inclusief naslag)

Aanschaf: overig, naar type

Overlap met fysieke collectie

b. Gebruik

Uitleningen: e-boeken jeugd (fictie; exclusief verlenging)

Uitleningen: e-boeken jeugd (non-fictie, inclusief naslag; exclusief verlenging)

Uitleningen: e-boeken volwassenen (fictie; exclusief verlenging)

Uitleningen: e-boeken volwassenen (non-fictie, inclusief naslag; exclusief verlenging)

Uitleningen: overig, naar type (exclusief verlenging)

Aantal websitebezoeken

Gebruik aangeboden diensten, naar type

c. Lidmaatschap

Aantal accounts jeugd (t/m 17 jaar)

Aantal accounts volwassenen

Aantal actieve accounts jeugd (t/m 17 jaar)

Aantal actieve accounts volwassenen

Aantal nieuwe accounts jeugd (t/m 17 jaar)

Aantal nieuwe accounts volwassenen

Aantal vervallen accounts jeugd (t/m 17 jaar)

Aantal vervallen accounts volwassenen

TOELICHTING

Algemeen deel

1. Inleiding

Met ingang van 1 januari 2015 treedt de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen in werking. Op grond van artikel 11, tweede lid, van die wet verstrekken lokale bibliotheken, de provinciale ondersteuningsinstellingen en de Koninklijke Bibliotheek (KB) aan de Minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschap (minister van OCW) gegevens ten behoeve van de beleidsontwikkeling. Op grond van het vierde lid stelt de minister van OCW de aard van deze gegevens nader vast en worden regels gesteld over het tijdstip en de wijze waarop de gegevens worden verstrekt. Met deze regeling is hier uitvoering aan gegeven.

2. Doel van de gegevenslevering

De context waarin de openbare bibliotheek haar taken uitvoert is de afgelopen jaren sterk veranderd. Digitalisering, veranderingen in de tijdsbesteding en lokale bezuinigingen zorgen dat de bibliotheken zich moeten ontwikkelen en aanpassen. De minister van OCW heeft een stelselverantwoordelijkheid voor het openbare bibliotheekwerk in Nederland. Voor de vorming van beleid hieromtrent zijn gegevens van de bibliotheekorganisaties noodzakelijk. Daarom rust de plicht op de bibliotheekorganisaties om jaarlijks gegevens over de voorzieningen aan te leveren. De minister van OCW zal de gegevens van bibliotheken gebruiken om de ontwikkelingen in het landschap te volgen en na te gaan of er geen lacunes in het bibliotheekstelsel ontstaan. Ook vormen de gegevens een kwantitatieve basis om de werking van de wet te monitoren en deze na vijf jaar te evalueren.

Vanwege de snelle veranderingen in het veld en de zorg van de Tweede en Eerste Kamer over het effect hiervan op het bibliotheekwerk, heeft de minister in de Eerste Kamer toegezegd na twee jaar een midterm-review naar de beide Kamers te sturen. De hier gevraagde gegevens zullen ook als basis voor deze review worden gebruikt.

3. Soort gegevens

Aan de bibliotheekorganisaties worden verschillende soorten gegevens gevraagd. Het gaat daarbij om kwantitatieve gegevens die vooral zien op de omvang van het openbare bibliotheekwerk in Nederland en het gebruik daarvan. De gegevens die aangeleverd moeten worden zijn opgedeeld in categorieën. De categorieën verschillen voor de lokale bibliotheken, provinciale ondersteuningsinstellingen en de KB en zijn afgestemd op de specifieke taken die deze organisaties in het stelsel hebben. De daadwerkelijk aan te leveren gegevens zijn opgenomen in de bijlage bij deze regeling.

De uitvraag aan de lokale bibliotheken betreft gegevens over aantallen organisaties en locaties; omvang en samenstelling van de collectie; aantal uitleningen naar materiaalsoort en genre; aantal bezoeken; aantal jeugd- en volwassen leden; aantal personeelsleden en vrijwilligers en inkomsten en uitgaven. In een later stadium zal de uitvraag worden uitgebreid, zodat alle vijf wettelijke functies worden gemonitord. Ook zullen er indicatoren over de samenwerking met het onderwijs worden ontwikkeld.

De KB levert bovengenoemde gegevens, voor zover van toepassing van de digitale bibliotheek. Zo kan in beeld worden gebracht hoe de fysieke en digitale bibliotheek zich tot elkaar verhouden. Bepaalde gegevens over de digitale bibliotheek zijn in dit kader niet nodig omdat de minister van OCW deze al op andere wijze ontvangt, zoals via de algehele verantwoording door de KB.

De provinciale ondersteuningsinstellingen leveren vanaf 2017 gegevens met betrekking tot hun rol en taken in de wet. Deze gegevens hebben in ieder geval betrekking op het interbibliothecair leenverkeer en op de ondersteuning van de fysieke bibliotheek. Nadere verkenning van de feitelijke inrichting van deze activiteiten is nodig, voordat hiervoor bruikbare en betrouwbare indicatoren kunnen worden vastgesteld. Deze zullen in een later stadium in een bijlage bij de regeling worden opgenomen.

4. Aanlevering van de gegevens

De bibliotheken verzamelen vanaf de inwerkingtreding van de wet de gevraagde gegevens. Vervolgens leveren zij jaarlijks voor 1 mei de gegevens over het voorafgaande jaar digitaal aan. De eerste aanlevering van gegevens zal zodoende in 2016 plaatsvinden. De eerste aanlevering van gegevens door provinciale ondersteuningsinstellingen zal in 2017 plaatsvinden. Op de website van de KB zal worden vermeld hoe de gegevens moeten worden aangeleverd. Een deel van de gegevens kan daarbij automatisch worden doorgegeven, bijvoorbeeld via het daarvoor ontwikkelde datawarehouse. Voor de indicatoren waarvan de aanlevering (nog) niet volledig geautomatiseerd verloopt, staat op de website van de KB vermeld hoe de aanlevering precies dient te geschieden.

5. Administratieve lasten

Bij de voorbereiding van deze regeling is nagegaan of sprake is van administratieve lasten.

Onder administratieve lasten wordt verstaan: de kosten om te voldoen aan informatieverplichtingen aan de overheid, voortvloeiend uit wet- en regelgeving van de overheid. Het gaat om het verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van informatie. De kosten zijn berekend volgens het standaardkostenmodel (SKM) voor de administratieve lasten, dat is opgesteld door het ministerie van Financiën. Hierbij dient vermeld te worden dat het om een grove schatting gaat. Er is uitgegaan van het tarief dat voor OCW-instellingen geldt, te weten 45 euro per uur.

• De wijziging in de structurele administratieve lasten voor bibliotheekvoorzieningen na implementatie van deze regeling worden geraamd op + 145.800 euro vanaf 2015.

• de wijziging in de structurele administratieve lasten voor de KB na implementatie van deze regeling worden geraamd op + 405 euro vanaf 2015.

Lokale bibliotheken

Tot en met 2014 leverden lokale bibliotheken jaarlijks vrijwillig gegevens aan de Vereniging Openbare Bibliotheken (VOB). Deze regeling gaat uit van grotendeels dezelfde gegevensverzameling, verminderd met de indicatoren die niet meer actueel zijn of op gespannen voet staan met privacywetgeving. Gemiddeld duurt het verzamelen en aanleveren van de gegevens per organisatie 20 uur per jaar. Dit betekent een totale last van 162 bibliotheekorganisatie x 20uur x 45 euro= 145.800 euro per jaar. Omdat deze kosten in de huidige situatie al vrijwillig worden gemaakt, leveren de regels in de praktijk geen extra kosten op. Omdat de gegevens maar een deel laten zien van wat de openbare bibliotheek doet, zullen er in samenspraak met de brancheorganisatie, de KB, VNG, IPO, SPN en het CBS indicatoren worden ontwikkeld die een goed beeld geven van het brede scala aan activiteiten dat de openbare bibliotheek aanbiedt. Deze zullen op een later moment worden toegevoegd aan de regeling.

KB

De digitale bibliotheek is nieuw en heeft dus nog geen historie met betrekking tot gegevenslevering. Alle benodigde gegevens worden digitaal geregistreerd. Het presenteren en aanleveren van de gegevens kost 9 uur x 45 euro = 405 euro per jaar.

Om de noodzakelijke lasten zoveel mogelijk te beperken zijn bij de vormgeving alternatieven overwogen en is, gegeven de noodzaak om een informatieverplichting op te leggen, voor het minst belastende alternatief gekozen. Om de administratieve lasten niet te verzwaren zal het proces zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Daarbij zullen indicatoren zo worden ontwikkeld, dat de data bruikbaar is voor de bibliotheken zelf, beleidsmakers en subsidiegevers en dat de uitvoerings- en toezichtslasten minimaal zijn gegeven het doel van het beleid. De regeling is intern voorgelegd voor toetsing op administratieve lasten.

6. Uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid

De KB verzamelt als deel van haar stelseltaken de gegevens van zowel de fysieke en digitale bibliotheek als de provinciale ondersteuningsinstellingen en zorgt voor de doorlevering aan de minister van OCW. Dit past binnen de stelseltaken die de KB volgens de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen uitvoert. De KB acht de verzameling en doorlevering van de gegevens uitvoerbaar.

Bij het opstellen van de regeling is gekeken naar de handhaafbaarheid. Omdat de gegevensverzameling grotendeels automatisch zal gaan zijn er geen bijzonderheden te melden met betrekking tot de handhaafbaarheid.

Artikelsgewijs deel

Artikel 1. Gegevenslevering door lokale bibliotheken

Voor de beleidsontwikkeling door de minister van OCW leveren lokale bibliotheken gegevens aan. Deze gegevens zijn opgedeeld in categorieën en uitgewerkt in bijlage I. De gegevens hebben telkens betrekking op het voorafgaande jaar. Bij gegevens die aantallen betreffen wordt als peildatum 31 december van dat jaar genomen (bijvoorbeeld bij aantal leden, aantal boeken, etc.). De gekozen categorieën volgen grotendeels de gegevens die de lokale bibliotheken op dit moment aan de branchevereniging aanleveren. Het gaat om gegevens die in de algemene bedrijfsvoering van de bibliotheek worden bijgehouden.

Artikel 2. Gegevenslevering landelijke digitale bibliotheek

De Koninklijke Bibliotheek levert als verantwoordelijke de gegevens over de landelijke digitale bibliotheek. Deze gegevens komen grotendeels overeen met de soorten gegevens die de lokale bibliotheken moeten leveren. Over financiën, personeel en organisatie hoeven geen gegevens aangeleverd te worden. De KB is een zelfstandig bestuursorgaan en levert deze informatie al op andere wijze aan de minister van OCW.

Artikel 3. Gegevenslevering provinciale ondersteuningsinstellingen

De provinciale ondersteuningsinstellingen zullen ook gegevens gaan aanleveren. Omdat hier nog geen goede indicatoren voor zijn en de gekozen indicatoren een goed beeld moeten geven over de omvang van de activiteiten van de provinciale ondersteuningsinstellingen, worden de aan te leveren gegevens later aangevuld door wijziging van deze regeling. Dit betekent dat de provinciale ondersteuningsinstellingen voor het eerst over het jaar 2016 gegevens zullen aanleveren. Voor een nadere uitleg hierover wordt verwezen naar het algemeen deel van deze toelichting.

Artikel 4. Aanleverdatum

De gegevens worden telkens voor 1 mei van het opvolgende jaar aangeleverd. Deze regeling gaat in per 1 januari 2015 en dit betekent dat de eerste aanlevering over het kalenderjaar 2015 plaatsvindt en dus voor 1 mei 2016 voor de eerste keer moet hebben plaatsgevonden. Voor de provinciale ondersteuningsinstellingen worden de gegevens in 2015 vastgesteld en zal voor het eerst over het kalenderjaar 2016 gegevens worden aangeleverd.

Artikel 5. Wijze van aanlevering

Omdat de KB de digitale infrastructuur voor het bibliotheeknetwerk gaat beheren, zal de aanlevering van de gegevens technisch via de website van de KB plaatsvinden. Op de website van de KB zal worden aangegeven hoe de aanlevering dient plaats te vinden.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2015. De termijn tussen publicatie en inwerkingtreding is beperkt. Dit is echter geen probleem omdat de eerste levering van gegevens pas in 2016 plaatsvindt. Daarbij gaat het om gegevens die bibliotheekvoorzieningen zelf al genereren, er zijn geen nieuwe gegevens die zij moeten gaan verzamelen.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker