Besluit digitale vervanging Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Datum 27 augustus 2014

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Gelet op artikel 6 eerste lid van het archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009 besluit over te gaan tot digitale vervanging van papieren archiefbescheiden van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Besluit

Artikel 1

• 1. De digitale vervanging heeft betrekking op alle archiefbescheiden van het ministerie, die:

  • a. deel uitmaken van de werkprocessen van de bewindspersonen van het ministerie en die, op grond van de geldende selectielijsten voor de daaronder ressorterende organisatieonderdelen, voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen; en

  • b. die zijn ontvangen en opgemaakt in de periode 2003–2014; dan wel

  • c. die zullen worden ontvangen en opgemaakt in de periode tot en met tien jaar na de inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 2

• 1. De digitale vervanging heeft betrekking op archiefbescheiden die na vervanging worden opgenomen in een document-management-systeem, waarbij;

  • a. aan de bepalingen zoals die zijn opgenomen in de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden (stcrt 2008, 21) wordt voldaan;

  • b. een handboek digitale vervanging is opgesteld dat ter goedkeuring is voorgelegd aan de Chief Information Officer van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 3

• 1. De vervangen archiefbescheiden zullen na een periode van 180 dagen daadwerkelijk worden vernietigd;

• 2. Het bepaalde in het eerste lid is niet van toepassing op de in de bijlage van de Beheerregeling documentaire informatievoorziening Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 2014 beschreven categorieën van archiefbescheiden die na vervanging niet zullen worden vernietigd.

Artikel 4

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van afgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.H.A. Plasterk

TOELICHTING BESLUIT OVER TE GAAN TOT DIGITALE VERVANGING VAN PAPIEREN ARCHIEFBESCHEIDEN VAN HET MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 vormen het wettelijke kader voor het waarborgen van de zorg voor archiefbescheiden. Het hoofdbeginsel van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 is de verplichting voor alle overheidsorganen om de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, evenals zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Deze verplichting geldt voor alle archiefbescheiden, ongeacht hun vorm.

Het regeringsbeleid is erop gericht om vanaf 2015 digitaal werken leidend te laten zijn bij de departementen. Dit besluit geeft invulling aan het regeringsbeleid. Belangrijk is wel dat met de inwerkingtreding van dit besluit niet alle papieren documenten verdwijnen.

Voor een aantal documenten (zie artikel 3, tweede lid) geldt dat deze niet voor vernietiging in aanmerking komen. Naast juridische redenen is ook de cultuur-historische waarde bepalend voor het al dan niet vernietigen van het oorspronkelijke document. Tot slot kan ook de uiterlijke verschijningsvorm van het originele document een reden zijn om niet tot vernietiging over te gaan. In onderstaand overzicht zijn de documenten opgenomen die op basis van de genoemde argumenten niet vernietigd zullen worden.

Categorie	Toelichting	Opmerkingen
Internationale correspondentie, verdragen etc. (internationaal recht)	– Alle processtukken (i.c. het procesdossier) van zaken bij het Europees Hof voor de Rechten van de Mens of bij de verschillende VN-mensenrechtentribunalen. – Verdragen, maar ook volmachten en akten van bekrachtiging, goedkeuring, aanvaarding en toetreding. – Processen-verbaal behorend bij de depositaire verdragen, alle gewaarmerkte afschriften van multilaterale verdragen en zeekaarten die behoren bij verdragen.
Europese correspondentie, inkomende stukken Europees hof, etc. (Europees recht)	Alle inkomende stukken van het Hof van Justitie van de Europese Unie en de processtukken van hofzaken die bij Hof van Justitie van de Europese Unie worden gevoerd.
Ondertekende wetten, AMvB, ministeriële regelingen etc.	Door Koningin, Minister en Staatssecretaris ondertekende wetten, algemene maatregelen van bestuur, ministeriële regelingen en (benoeming) besluiten.	Het betreft zaken waarbij de Minister van BZK ondertekenaar is (actor).
(koop- en huur) contracten	De feitelijke contracten plus eventueel addendum van (on)roerende goederen (zaken). Geldt ook voor producten en diensten.	Koop- en huurcontracten die een bedrag van € 50.000 te boven gaan en een looptijd hebben van meer dan 1 jaar.
Convenanten		Indien voorzien van een zogenaamde natte handtekening.
Europese aanbesteding	Indieningsprocedure gebonden aan strikte regels.	Behandeling vindt wel digitaal plaats.
Schikkingstukken en/of claims	Het is op voorhand niet in te schatten welke zaken zullen leiden tot een schikkingtraject of claims. Indien de schikkingstukken of claims wel analoog bewaard gaan worden dan ontstaat een analoog en digitaal gedeelte.	Het betreft alleen de originele documenten van de schikking of claim. De correspondentie daarover wordt niet analoog bewaard (tenzij vallend onder categorie Zaaksdossiers advocaat in loondienst).
Processtukken Beroep en bezwaar	Documenten in het kader van bezwaar- en beroepsprocedures in het bestuursrecht, waaronder ondertekende processen-verbaal en boeterapporten. Zie ook toelichting schikkingstukken.	Geldt ook voor civiel- (en straf)rechtelijke zaken.
Zaaksdossiers advocaat in loondienst[1]	Dit omvat het gehele dossier inclusief correspondentie, stukken, processtukken, aantekeningen, etc.
Expertiserapporten	Onderzoek (expertise) verricht door derden en niet in opdracht van ministerie.	In verband met auteursrecht analoog bewaren.
Correspondentie met Staten Generaal	Schriftelijke communicatie tussen Minister en parlement, Minister en de Raad van State/andere bewindspersonen en uitvoering.
Documenten met een bijzondere symbolische waarde	Hieronder vallen bv. geloofsbrieven, bepaalde ondertekende condoleancebrieven e.d.

1 Ingevolge de Richtlijnen van de Nederlandse Orde van Advocaten inzake archivering.

De in het overzicht opgenomen documenten zullen wel worden vervangen door een digitaal exemplaar. Hiermee wordt een situatie bewerkstelligd waarmee de af- en/of behandeling digitaal kan plaatsvinden. Uiteraard worden de originele analoge documenten via de gangbare procedures gearchiveerd en worden zij indien noodzakelijk op termijn, op basis van de geldende selectievoorschriften, overgebracht naar het Nationaal Archief.

In de beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden zijn de randvoorwaarden vastgelegd waaraan de omzetting van een analoog document in een digitaal document moet voldoen, onder andere ten aanzien van Dpi’s en bitdiepte en het formaat waarin omgezet mag worden. Bij de goedkeuring van een handboek door de Chief Information Officer BZK zal het voldoen aan deze randvoorwaarden worden beoordeeld.

De Beheerregeling documentaire informatievoorziening BZK 2014 beschrijft de wijze waarop het ministerie omgaat met documenten. Dit heeft betrekking op de analoge en digitale bewerking. Daarnaast zijn de verantwoordelijkheden van de verschillende actoren benoemd.