Verordening accountantsorganisaties

De ledenvergadering van de Nederlandse beroepsorganisatie van accountants;

Gelet op artikel 19, tweede lid, onderdeel b, van de Wet op het accountantsberoep;

Overwegende dat het wenselijk is de bestaande regels inzake de onafhankelijkheid, het stelsel van kwaliteitsbeheersing en de integere bedrijfsvoering van accountantsorganisaties te herzien,

Overwegende dat het in dat kader allereerst wenselijk is de onafhankelijkheidsregels in deze verordening te laten aansluiten bij de op 1 januari 2014 in werking getreden Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten,

Overwegende dat het bestuur van de NBA voornemens is om zo spoedig mogelijk een wijzigingsvoorstel te doen met betrekking tot het stelsel van kwaliteitsbeheersing en de integere bedrijfsvoering en zo spoedig mogelijk daarna aan te passen, waarbij zij de evaluatie van de Wta en de implementatie van nieuwe Europese regels in ogenschouw zal nemen,

Stelt de volgende verordening vast:

HOOFDSTUK 1. DEFINITIES

Artikel 1

In deze verordening en daarop berustende bepalingen wordt, voor zover niet anders is bepaald, verstaan onder:

• accountantsorganisatie: accountantsorganisatie als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a, van de wet;

• assurance-team: assurance-team als bedoeld in artikel 1 van de ViO;

• beroepsorganisatie: beroepsorganisatie als bedoeld in artikel 1 van de Wab;

• besluit: Besluit toezicht accountantsorganisaties;

• bestuur: bestuur van de beroepsorganisatie;

• compliance officer: persoon als bedoeld in artikel 23, eerste lid, van het besluit;

• controlecliënt: controlecliënt als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel e, van de wet;

• externe accountant: externe accountant als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel f, van de wet;

• intern kwaliteitsonderzoek: procedures opgezet door de accountantsorganisatie gericht op het vaststellen dat afgeronde wettelijke controles voldoen aan de daaraan gestelde eisen;

• medewerker: medewerker als bedoeld in artikel 1 van het besluit;

• netwerk: netwerk als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel j, van de wet;

• organisatie van openbaar belang: organisatie van openbaar belang als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel l, van de wet;

• stelsel van kwaliteitsbeheersing: stelsel van kwaliteitsbeheersing als bedoeld in artikel 8 van het besluit;

• verbonden derde: verbonden derde als bedoeld in artikel 1 van de ViO;

• Wab: Wet op het accountantsberoep;

• wet: Wet toezicht accountantsorganisaties;

• wettelijke controle: wettelijke controle als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel p, van de wet.

HOOFDSTUK 2. STELSEL VAN KWALITEITSBEHEERSING

§ 2.1. De interne organisatie van de accountantsorganisatie

Artikel 2

De accountantsorganisatie besteedt in haar kwaliteitsbeleid en het daarop gebaseerde stelsel van kwaliteitsbeheersing ten minste aandacht aan:

• a. de verantwoordelijkheid van de personen die het dagelijks beleid van de accountantsorganisatie bepalen voor het kwaliteitsbeleid en het daarop gebaseerde stelsel van kwaliteitsbeheersing;

• b. de gedragsregels;

• c. het aanvaarden en voortzetten van de relatie met een controlecliënt en van een specifieke opdracht;

• d. het personeelsbeleid;

• e. de uitvoering van de wettelijke controle;

• f. de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeheersing;

• g. de continuïteit van de beroepsuitoefening;

• h. de onafhankelijkheid.

§ 2.2. De verantwoordelijkheid van de personen die het dagelijks beleid van de accountantsorganisatie bepalen

Artikel 3

De personen die het dagelijks beleid van de accountantsorganisatie bepalen zorgen ervoor dat het kwaliteitsbeleid van de accountantsorganisatie leidt tot een bedrijfscultuur waarin wettelijke controles worden uitgevoerd overeenkomstig vooraf vastgestelde kwaliteitseisen.

Artikel 4

• 1. De personen die het dagelijks beleid van de accountantsorganisatie bepalen kunnen personen benoemen aan wie uitvoerende taken in het kader van het stelsel van kwaliteitsbeheersing worden opgedragen.

• 2. Voor benoeming komen in aanmerking personen die:

  • a. beschikken over toereikende ervaring en deskundigheid;

  • b. beschikken over de noodzakelijke bevoegdheid;

  • c. voldoende gezag hebben.

§ 2.3. Het personeelsbeleid

Artikel 5

• 1. De accountantsorganisatie zorgt ervoor dat zij over voldoende medewerkers beschikt om de aan de accountantsorganisatie verleende opdrachten tot het verrichten van een wettelijke controle uit te voeren in overeenstemming met de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

• 2. De accountantsorganisatie zorgt ervoor dat de in het eerste lid bedoelde medewerkers beschikken over de vereiste capaciteiten en zich houden aan het bepaalde bij of krachtens de VGBA en de ViO.

Artikel 6

De accountantsorganisatie zorgt ervoor dat:

• a. de naam van de voor de uitvoering van een wettelijke controle aangewezen externe accountant wordt bekendgemaakt aan het leidinggevende orgaan en het toezichthoudende orgaan van de controlecliënt;

• b. de aangewezen externe accountant over de voor de uitvoering van de aan hem toegewezen wettelijke controle vereiste vakbekwaamheid beschikt;

• c. de taken en bevoegdheden van de aangewezen externe accountant met hem worden besproken en vastgelegd.

§ 2.4. De uitvoering van de wettelijke controle

Artikel 7

• 1. De accountantsorganisatie stelt regels vast ter zake van het behandelen en het oplossen van een bij de uitvoering van een wettelijke controle gerezen verschil van inzicht tussen bij de uitvoering van deze wettelijke controle betrokken medewerkers of tussen de bij de uitvoering van deze wettelijke controle betrokken externe accountant en de personen bij wie ter zake van deze controle advies is ingewonnen.

• 2. De bereikte conclusies ter zake van de oplossing van een verschil van inzicht worden vastgelegd en overgenomen.

• 3. De accountantsorganisatie zorgt ervoor dat de externe accountant zijn accountantsverklaring niet eerder afgeeft dan nadat het verschil van inzicht is opgelost.

§ 2.5. De naleving van het stelsel van kwaliteitsbeheersing

Artikel 8

• 1. De accountantsorganisatie die wettelijke controles verricht bij organisaties van openbaar belang stelt een compliance-regeling vast.

• 2. De compliance-regeling beschrijft op welke wijze de compliance officer toeziet op de naleving van de bij of krachtens de artikelen 13 tot en met 24b van de wet gestelde regels.

Artikel 9

De accountantsorganisatie stelt regels vast ter zake van de uitvoering van periodiek intern kwaliteitsonderzoek van afgeronde opdrachten tot het verrichten van een wettelijke controle.

Artikel 10

• 1. De accountantsorganisatie maakt ten minste eenmaal per jaar de uitkomsten van de in artikel 22, tweede lid, van het besluit bedoelde evaluatie bekend aan de bij haar werkzame of aan haar verbonden externe accountants en aan de overige medewerkers waarvoor deze informatie relevant is, teneinde deze personen in staat te stellen de geëigende acties te ondernemen.

• 2. De bekendmaking omvat ten minste:

  • a. een beschrijving van het uitgevoerde periodiek intern kwaliteitsonderzoek, bedoeld in artikel 9;

  • b. een beschrijving van de uitgevoerde evaluatie;

  • c. het eindoordeel dat naar aanleiding van de evaluatie is gevormd;

  • d. een beschrijving van de uit de evaluatie gebleken relevante systematische, zich herhalende of andere belangrijke onvolkomenheden en de maatregelen die zijn getroffen om deze onvolkomenheden op te lossen.

• 3. De accountantsorganisatie bewaart de in het tweede lid bedoelde informatie gedurende ten minste zeven jaren.

§ 2.6. De continuïteit van de beroepsuitoefening

Artikel 11

• 1. De accountantsorganisatie zorgt ervoor dat zij ter zake van het risico van beroepsaansprakelijkheid van haarzelf en van de bij haar werkzame of aan haar verbonden medewerkers en andere personen in redelijke mate is verzekerd.

• 2. Het bestuur is bevoegd op een schriftelijk en gemotiveerd verzoek van de accountantsorganisatie ontheffing te verlenen van het bepaalde in het eerste lid op grond van het feit dat de personen die het dagelijks beleid van de accountantsorganisatie bepalen erkende gemoedsbezwaren hebben tegen elke vorm van verzekering. Het bestuur kan aan deze ontheffing voorwaarden verbinden.

Artikel 12

• 1. De op grond van het bepaalde in artikel 11, eerste lid, te sluiten verzekering voor de beroepsaansprakelijkheid van een accountantsorganisatie en van de bij haar werkzame of aan haar verbonden medewerkers en andere personen voldoet ten minste aan de volgende eisen:

  • a. de verzekering wordt aangegaan met een verzekeraar van wie het aannemelijk is dat deze voldoet aan redelijkerwijs te stellen eisen van solvabiliteit;

  • b. de verzekering biedt jaarlijks dekking voor ten minste tweemaal het verzekerd bedrag per aanspraak;

  • c. het verzekerd bedrag per aanspraak bedraagt:

    • bij een jaaromzet tot € 500.000,– ten minste € 300.000,–;

    • bij een jaaromzet van € 500.000,– tot € 1.000.000,– ten minste € 500.000,–;

    • bij een jaaromzet van € 1.000.000,– tot € 2.500.000,– ten minste € 1.250.000,–;

    • bij een jaaromzet van € 2.500.000,– of meer, ten minste € 3.000.000,–.

  • d. boven de in onderdeel c genoemde minimumbedragen bepaalt de accountantsorganisatie de wijze waarop financiële risico's kunnen worden opgevangen en de hoogte van de dekking van de verzekering, met dien verstande dat sprake is van een redelijke dekking van de risico's;

  • e. het eigen risico per aanspraak is zodanig vastgesteld dat de solvabiliteit van de accountantsorganisatie niet in gevaar komt. Daartoe bedraagt het eigen risico bij een jaaromzet tot € 2.500.000,– maximaal € 25.000,–. Bij een jaaromzet van meer dan € 2.500.000,– bepaalt de accountantsorganisatie zelf de hoogte van het eigen risico;

  • f. onder de dekking van de verzekering vallen alle werkzaamheden die door de accountantsorganisatie worden verricht, ongeacht door wie de claim wordt ingediend;

  • g. de verzekering heeft ten minste Europa als dekkingsgebied;

  • h. de accountantsorganisatie zorgt ervoor dat haar inloop- en uitlooprisico's gedurende ten minste twee jaren zijn gedekt;

  • i. de verzekering dekt tevens de beroepsaansprakelijkheid van de accountantsorganisatie voor de personen die onder haar verantwoordelijkheid werkzaam zijn, voor de personen die haar werkzaamheden of de werkzaamheden van medewerkers van de accountantsorganisatie waarnemen en voor derden die betrokken zijn bij de werkzaamheden die door de accountantsorganisatie worden verricht;

  • j. de verzekering dekt de kosten van benodigde juridische bijstand in het kader van het in procedures te voeren verweer.

• 2. De accountantsorganisatie beoordeelt te allen tijde of er specifieke omstandigheden zijn die het noodzakelijk maken naar boven toe af te wijken van de minimumeisen, bedoeld in het eerste lid.

Artikel 13

• 1. De accountantsorganisatie regelt op adequate wijze de waarneming van de uitvoering van een wettelijke controle in geval van ontstentenis, belet of langdurige arbeidsongeschiktheid van een bij haar werkzame of aan haar verbonden externe accountant.

• 2. Waarneming kan uitsluitend geschieden door een andere externe accountant die werkzaam is bij of verbonden is aan dezelfde accountantsorganisatie.

Artikel 14

De accountantsorganisatie treft zodanige voorzieningen dat in geval van het overlijden van een bij haar werkzame of aan haar verbonden externe accountant een juiste afwikkeling van de beroepsuitoefening is gewaarborgd.

HOOFDSTUK 3. ONAFHANKELIJKHEID

§ 3.1 Algemene bepalingen onafhankelijkheid

Artikel 15

De accountantsorganisatie baseert zich bij het naleven van dit hoofdstuk op:

• a. hetgeen een objectieve, redelijke en geïnformeerde derde aanvaardbaar en toereikend acht; en

• b. de omstandigheden die zij weet of behoort te weten.

Artikel 16

Dit hoofdstuk is niet van toepassing op betrekkingen tussen een in het buitenland gevestigd onderdeel van het netwerk of een daaraan verbonden persoon en:

• a. een in het buitenland gevestigde verbonden derde;

• b. een persoon verbonden aan een in het buitenland gevestigde verbonden derde, als de externe accountant vaststelt dat identificatie en beoordeling van een bedreiging als gevolg van die betrekkingen en het nemen van een maatregel plaatsvindt aan de hand van regels die ten minste gelijkwaardig zijn aan de Code of Ethics van the International Ethics Standards Board for Accountants.

Artikel 17

De accountantsorganisatie waarborgt dat een bij haar werkzame of aan haar verbonden externe accountant een wettelijke controle niet uitvoert als sprake is van:

• a. een specifieke omstandigheid als bedoeld in artikel 6, tweede lid, van de ViO;

• b. een omstandigheid als bedoeld in artikel 6, derde lid, van de ViO.

Artikel 18

• 1. De accountantsorganisatie heeft een functionaris die toezicht houdt op de naleving van de bij of krachtens de wet of de Wab gestelde regels aan onafhankelijkheid.

• 2. De in het eerste lid bedoelde functionaris legt aan de personen die het dagelijks beleid van de accountantsorganisatie bepalen verantwoording af over zijn werkzaamheden en de uitkomsten daarvan.

• 3. In geval de in het eerste lid bedoelde functionaris niet de compliance officer is kan de in het tweede lid bedoelde verantwoording worden afgelegd aan de compliance officer.

Artikel 19

• 1. De accountantsorganisatie zorgt ervoor dat haar medewerkers:

  • a. worden geïnformeerd over de regels inzake onafhankelijkheid;

  • b. tijdig informatie die van belang is voor de naleving van de bij of krachtens de wet of de Wab gestelde regels aan onafhankelijkheid bekend maken aan de in artikel 18, eerste lid, bedoelde functionaris;

  • c. periodiek worden opgeleid ter zake van de bij of krachtens de wet of de Wab gestelde regels aan onafhankelijkheid.

• 2. De accountantsorganisatie maakt de haar ter beschikking gestelde informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, tijdig aan haar medewerkers bekend, voor zover de informatie voor de naleving van de bij of krachtens de wet of de Wab gestelde regels van belang is.

Artikel 20

De accountantsorganisatie waarborgt een tijdige melding, behandeling en afhandeling van overtredingen van bij of krachtens de wet of de Wab gestelde regels aan onafhankelijkheid door haar medewerkers.

Artikel 21

• 1. De accountantsorganisatie die op grond van een zwaarwegend maatschappelijk belang een wettelijke controle continueert in een situatie waarin zij door een uitzonderlijke omstandigheid niet langer voldoet aan bij of krachtens de wet of de Wab gestelde regels aan onafhankelijkheid, wordt geacht de onafhankelijke uitvoering van de wettelijke controle te waarborgen als:

  • a. de met governance belaste personen, bedoeld in artikel 1 van de ViO, het continueren van de wettelijke controle schriftelijk bevestigen;

  • b. zij met de Autoriteit Financiële Markten onverwijld schriftelijk overeenstemming bereikt over de te nemen maatregel; en

  • c. de overeengekomen maatregel wordt genomen.

• 2. De accountantsorganisatie ziet er op toe dat de op grond van het eerste lid verkregen bevestiging en overeenstemming in overeenstemming met artikel 15 van de ViO wordt gedocumenteerd.

§ 3.2 Aanvullende bepalingen onafhankelijkheid

Artikel 22

De accountantsorganisatie die heeft besloten een lopende wettelijke controle tussentijds te beëindigen vanwege een juridische procedure als bedoeld in artikel 45, tweede lid, van de ViO:

• a. overlegt alvorens zij de opdracht beëindigt met de Autoriteit Financiële Markten over het moment en de wijze waarop de overgang van de wettelijke controle naar een andere accountantsorganisatie wordt gerealiseerd;

• b. bepaalt of zij gedurende het overleg werkzaamheden uitvoert met betrekking tot die wettelijke controle, waarbij ze artikel 21 van de VAO in acht neemt.

Artikel 23

Een accountantsorganisatie voert geen wettelijke controle uit ten behoeve van een eigenaar van de accountantsorganisatie.

Artikel 24

Bij het beoordelen of belonen van een lid van het assurance-team neemt de accountantsorganisatie artikel 46 van de ViO in acht.

Artikel 24a

De accountantsorganisatie waarborgt dat een externe accountant die bij een wettelijke controle gebruik maakt van de werkzaamheden van interne auditors van de controlecliënt dit doet op de manier zoals genoemd in Standaard 610, paragraaf 1, sub a, NV COS.

Artikel 25

De accountantsorganisatie wijst één of meerdere functionarissen aan als bedoeld in artikel 27, tweede lid, onderdeel b, van de ViO en artikel 28, tweede lid, onderdeel b, van de ViO en beschrijft de bevoegdheden en verplichtingen van deze functionaris of functionarissen met betrekking tot daar bedoelde meldingen.

HOOFDSTUK 4. INTEGERE BEDRIJFSVOERING

Artikel 26

De accountantsorganisatie maakt de bij of krachtens de Wab gestelde regels ter zake van de integere bedrijfsvoering bekend aan haar medewerkers.

Artikel 27

• 1. De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.

• 2. De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.

Artikel 28

De personen die het dagelijks beleid van de accountantsorganisatie bepalen zorgen ervoor dat vanaf het moment dat de accountantsorganisatie ophoudt te bestaan:

• a. de gegevens die de accountantsorganisatie op grond van het bepaalde bij of krachtens de wet of de Wab moet bewaren, bewaard blijven gedurende de in die regelingen voorgeschreven periode;

• b. de vertrouwelijkheid van de in artikelen 20 en 26, eerste lid, van de wet bedoelde gegevens gewaarborgd blijft.

HOOFDSTUK 5. WIJZIGING EN INTREKKING VAN REGELINGEN

Artikel 29

• 1. De Verordening accountantsorganisaties, vastgesteld door de ledenvergadering van de Nederlandse Orde van Accountants-Administratieconsulenten, wordt ingetrokken.

• 2. De Verordening accountantsorganisaties, vastgesteld door de ledenvergadering van het Nederlands Instituut van Registeraccountants, wordt ingetrokken.

HOOFDSTUK 6: SLOTBEPALINGEN

Artikel 29a

Artikel 24a is van toepassing op een wettelijke controle die betrekking heeft op een boekjaar dat aanvangt op of na 1 januari 2015.

Artikel 30

Een ontheffing die voor de inwerkingtreding van deze verordening is verleend op grond van artikel 11, tweede lid, van de Verordening accountantsorganisaties, vastgesteld door de ledenvergadering van de Nederlandse Orde van Accountants-Administratieconsulenten respectievelijk de ledenvergadering van het Nederlands Instituut van Registeraccountants, wordt vanaf de inwerkingtreding geacht te zijn verleend op grond van artikel 11, tweede lid, van deze verordening.

Artikel 31

Het bestuur kan nadere voorschriften vaststellen aangaande de onafhankelijkheid, het stelsel van kwaliteitsbeheersing en de integere bedrijfsvoering van een accountantsorganisatie.

Artikel 32

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2015.

Artikel 33

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening accountantsorganisaties, bij afkorting VAO.

Goedgekeurd bij besluit van de Mnister van Financiën van 15 juli 2014 (FM/2014/1157 M).