Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 12 december 2013, HDPO/AR-464/13 tot het verlenen van machtiging aan P-Direkt

De Minister van Buitenlandse Zaken,

  • – handelend in overeenstemming met het Kabinetsbesluit van 4 juli 2003 tot oprichting van een Shared Service Center HRM voor Personeelsregistratie en Salarisadministratie;

  • – gelet op artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

Besluit:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. minister:

de Minister van Buitenlandse Zaken;

b. ministerie:

het Ministerie van Buitenlandse Zaken;

c. P-Direkt:

de baten-lastendienst, ingesteld bij besluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Minister van Financiën van 11 februari 2009;

d. machtiging:

de bevoegdheid om in naam van de minister handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 2

  • 1. De directeur P-Direkt wordt gemachtigd tot het verrichten van feitelijke handelingen die verband houden met de dienstverlening van P-Direkt aan het ministerie.

  • 2. Met betrekking tot de Wet bescherming persoonsgegevens wordt de directeur P-Direkt gemachtigd om in het kader van de dienstverlening aan het ministerie verwerkingen van persoonsgegevens uit te voeren als bewerker in de zin van artikel 1, eerste lid, onder e, van de Wet bescherming persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats overeenkomstig het Normenkader Informatiebeveiliging. De machtiging wordt geacht te gelden als bewerkersovereenkomst in de zin van artikel 14, tweede lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens. De directeur P-Direkt heeft geen machtiging tot uitvoering van artikel 36 van de Wet bescherming persoonsgegevens dan na een besluit van of namens de minister.

  • 3. Met betrekking tot de Archiefwet 1995 wordt de directeur van P-Direkt gemachtigd:

    • a. om op basis van het daartoe strekkende besluit van de minister papieren documenten door reproducties te vervangen teneinde de aldus vervangen papieren documenten te vernietigen, overeenkomstig artikel 7 van de Archiefwet 1995;

    • b. om papieren documenten te scannen en de gescande documenten aan het digitale dossier toe te voegen, waarbij de originele papieren documenten worden bewaard totdat vervanging als bedoeld in het derde lid, onder a, is toegestaan;

    • c. om op basis van een daartoe strekkend besluit van of namens de minister de archiefbescheiden te vernietigen overeenkomstig artikel 3 van de Archiefwet 1995.

  • 4. Voor de toepassing van artikel 4 van de Wet openbaarheid van bestuur worden documenten die berusten bij P-Direkt geacht te berusten bij het ministerie. De directeur P-Direkt heeft geen machtiging namens de minister verzoeken in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur zonder tussenkomst van of namens de minister af te handelen.

Artikel 3

De uitoefening van de machtiging, bedoeld in artikel 2, geschiedt met inachtneming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en richtlijnen.

Artikel 4

De directeur P-Direkt kan met betrekking tot zijn bevoegdheden, bedoeld in artikel 2, machtiging verlenen aan één of meer onder hem ressorterende functionarissen.

Artikel 5

  • 1. De machtiging geldt voor de duur van de dienstverlening van P-Direkt aan het ministerie.

  • 2. De uitoefening van de machtiging vindt plaats vanaf de datum waarop het ministerie gebruik maakt van de dienstverlening van P-Direkt.

Artikel 6

Eerdere aan P-Direkt of zijn rechtsvoorganger verleende machtigingen tot het verrichten van feitelijke handelingen op het gebied van personeels- en salarisadministratie worden ingetrokken per datum van inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 7

  • 1. Dit besluit zal in de Staatscourant worden gepubliceerd.

  • 2. Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Den Haag, 12 december 2013

De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze: De plv. Secretaris-Generaal, R. van Roeden

TOELICHTING

Algemeen

P-Direkt is een baten-lastendienst die ondergebracht is bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Staatscourant 4 maart 2009, nr. 43). Het is het Shared Service Centrum op het gebied van personeels- en salarisadministratie (P&S) en andere e-hrm diensten voor de ministeries (exclusief het Ministerie van Defensie). Tot de werkzaamheden van P-Direkt behoren o.a. de verwerking en het beheer van (personeels)gegevens inzake:

  • • salarissen, inclusief aanverwante personele regelingen;

  • • overige financiële vergoedingen aan personeel (zoals declaraties voor reis- en studiekosten);

  • • verlof;

  • • ziekteverzuim;

  • • aanstellingen;

  • • formatie- en organisatie.

Verder levert P-Direkt:

  • • actuele informatie over (rijksbrede) P&S-gerelateerde wet- en regelgeving en arbeidsvoorwaarden;

  • • management- en beleidsondersteunende informatie binnen het aandachtsgebied P&S.

In feite gaat het om de gehele administratieve en registratieve functie op P&S-gebied.

Om deze dienstverlening mogelijk te maken, maakt P-Direkt gebruik van een aantal geavanceerde ICT-systemen, zoals SAP-portaal (P-Direkt-portaal), SAP HR, SAP Payroll en Documentum (een centrale record management applicatie (cRMA), waarin personeelsdossiers digitaal zijn opgeslagen). Tevens onderhoudt P-Direkt de content van de HRM-informatie op Rijksweb. De activiteiten van P-Direkt werden voorheen op de departementen uitgevoerd door departementale medewerkers met gebruikmaking van departementale systemen.

De dienstverlening door P-Direkt brengt met zich mee dat door P-Direkt een groot aantal feitelijke uitvoeringshandelingen wordt verricht:

  • • handelingen die voortvloeien uit en samenhangen met een concreet besluit cq. concrete actie van een departementale manager of medewerker via het P-Direkt-portaal, bijvoorbeeld nabewerking van mutaties;

  • • handelingen die niet (rechtstreeks) voortvloeien uit het P-Direkt-portaal maar wel verband houden met personeels- en salarisadministratie, bijvoorbeeld betalingen en inhoudingen, informatieverstrekking aan departementen en derden, uitvoeren collectieve mutaties (bijvoorbeeld naar aanleiding van wijziging arbeidsvoorwaarden), uitvoeren spaarloon en levensloop, deblokkeren spaarloon, aanvragen WIA-uitkeringen, verstrekken werkgeversverklaringen, verstrekken verklaringen ten behoeve van de sociale verzekeringsbank (SVB), indienen van claims op basis van verhaalswet ongevallen ambtenaren (indienen bij loyalis), aanvragen en verwerken vangnetsituaties (UWV);

  • • handelingen die erop gericht zijn om zogenaamde mergefiles te vervaardigen, op basis waarvan ministeries schriftelijke documenten kunnen genereren in die gevallen waarin (nog) een schriftelijk besluit is vereist;

  • • inzien van (daarvoor in aanmerking komende) stukken in de cRMA, ondermeer ten behoeve van de beantwoording van vragen van medewerkers;

  • • toevoegen van stukken aan de cRMA, hetzij langs elektronische weg, hetzij langs fysieke weg (via scannen), bijvoorbeeld kopieën van aanvragen van vergoedingen op basis van de Ziektewet (vangnetters) of op basis van de Wet arbeid en zorg;

  • • vernietigen van papieren stukken die door P-Direkt (volgens de daarvoor geldende standaard) worden gedigitaliseerd en aan de cRMA worden toegevoegd;

  • • beheren van het interdepartementaal vastgestelde basisselectiedocument (BSD), waarin bewaar- en vernietigingstermijnen zijn vastgelegd;

  • • vernietigen van in de cRMA opgeslagen stukken aan de hand van het BSD.

Tot het verrichten van deze feitelijke handelingen dient P-Direkt gemachtigd te worden door de opdrachtgevers, temeer die opdrachtgevers ook eigenaar van de data blijven. Het onderhavige besluit voorziet daarin voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken (hierna: het ministerie) en voorkomt dat telkens om een (deel)machtiging moet worden verzocht, hetgeen weinig doelmatig zou zijn.

Tot op heden had dit vraagstuk voor het ministerie slechts weinig relevantie omdat het uitsluitend gebruik maakt van een zeer beperkt deel van de dienstverlening (met name salarisverwerking) waarvoor eerder een machtiging is afgegeven door de hoofddirecteur Personeel en Organisatie van het ministerie d.d. 18 juni 2009. Per 1 januari 2014 zal het ministerie echter gebruik gaan maken van de volledige dienstverlening van P-Direkt waardoor P-Direkt ook andere feitelijke handelingen zoals bovenvermeld gaat uitvoeren voor het ministerie, reden om onder intrekking van voorgaande machtiging alsnog een machtiging als deze te verlenen.

In voorkomende gevallen zal P-Direkt overigens wel expliciet toestemming vragen bij voorgenomen handelingen, bijvoorbeeld indien:

  • • P-Direkt voornemens is om tot vernietiging over te gaan van digitale documenten die op grond van het BSD daarvoor in aanmerking komen; P-Direkt zal, alvorens het tot daadwerkelijke vernietiging overgaat, een zogenaamde vernietigingslijst ter verificatie en goedkeuring aan het ministerie sturen.

  • • P-Direkt voornemens is om over te gaan tot niet-reguliere informatieverstrekking.

P-Direkt zal overigens geen papieren documenten die het onder zich heeft vanwege artikel 2, derde lid, onder b, vernietigen voordat een besluit als bedoeld in artikel 2, derde lid, onder a, is genomen.

Voorts zal P-Direkt waar nodig vooraf afstemmen met betrokken (inter)departementale onderdelen of gremia. Denk bijvoorbeeld aan bureau Staatschuld en Schatkistbankieren van het Ministerie van Financiën, waar het gaat om wijziging van rekeningnummers.

Artikelsgewijs

Artikel 2

Lid 1

In het eerste lid is bepaald dat de machtiging wordt verleend aan de directeur van P-Direkt en zich uitstrekt tot het verrichten van feitelijke handelingen, voor zover die handelingen verband houden met de dienstverlening aan het ministerie door P-Direkt.

Er wordt een indicatieve en geen limitatieve opsomming van de feitelijke handelingen gegeven. Gezien de veelheid en diversiteit van de te verrichten feitelijke handelingen is het niet doenlijk om die allemaal op te sommen en in een regel te vatten. Daar komt bij dat een limitatieve opsomming het risico heeft dat een bepaalde handeling ‘buiten de boot valt’, waardoor die alsnog aan de opsomming moet worden toegevoegd. Dit heeft als nadeel dat iedere aanpassing van de opsomming een wijziging van de machtiging vergt.

Om deze redenen wordt volstaan met het stellen van de voorwaarde dat de feitelijke handelingen verband moeten houden met de dienstverlening aan het ministerie door P-Direkt, daaronder begrepen wijzigingen of aanvullingen die voortvloeien uit nieuwe of aanvullende afspraken met de gezamenlijke of individuele opdrachtgevers. Bij dit laatste kan gedacht worden aan specifieke dienstverlening (meerwerk) die in het kader van het afsluiten van een zogenaamd overdrachtsprotocol eventueel kan worden overeengekomen en wordt vastgelegd in een addendum op de Producten-Diensten Gids (PDG) van P-Direkt.

Lid 2
Onder a

Het tweede lid heeft betrekking op de machtiging tot het verwerken van persoonsgegevens waarop de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing is. De uitvoering van de dienstverlening aan het ministerie brengt namelijk met zich mee, dat P-Direkt persoonsgegevens van medewerkers van dat ministerie verwerkt als bewerker in de zin van artikel 1, eerste lid, onder e, van de Wbp. Daarbij wordt gehandeld overeenkomstig het Normenkader Informatiebeveiliging, dat door de opdrachtgevers is vastgesteld en aangeeft hoe P-Direkt bij de verwerking van persoonsgegevens invulling geeft aan de informatiebeveiliging.

Bij bewerkerschap schrijft artikel 14, tweede lid, van de Wbp voor dat de uitvoering van de verwerkingen door de bewerker wordt geregeld in een overeenkomst of een andere rechtshandeling, waardoor een verbintenis ontstaat tussen de bewerker en de minister als verantwoordelijke in de zin van de Wbp. Hiertoe wordt geen aparte bewerkersovereenkomst aangegaan. De onderhavige machtiging aan P-Direkt tot het verwerken van persoonsgegevens geeft duidelijk aan dat P-Direkt de persoonsgegevens uitsluitend verwerkt in het kader van de dienstverlening aan het ministerie. Daarbij dient P-Direkt te voldoen aan de technische en organisatorische beveiligingsvoorschriften, zoals vastgelegd in het Normenkader Informatiebeveiliging. Hiermee wordt de verhouding tussen de minister als verantwoordelijke en P-Direkt als bewerker in de zin van de Wbp afdoende geregeld. Om deze reden is bepaald dat de machtiging tot verwerking van persoonsgegevens door P-Direkt wordt geacht te gelden als een bewerkersovereenkomst in de zin van artikel 14, tweede lid, van de Wbp.

Onder b

Op grond van artikel 36 van de Wbp kan de betrokkene correctie verzoeken indien de gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het derde lid verplicht de verantwoordelijke de verbeteringen aan te brengen.

Het vierde lid van de Wbp voorziet in dit opzicht in een bijzondere regeling. Sommige gegevens worden verwerkt op gegevensdragers die technisch geen wijzigingen toelaten, bijvoorbeeld op microfiche of CD-ROM. De betrokkene kan echter niet van zijn rechten worden ontbloot louter op grond van de beslissing van de verantwoordelijke inzake de door hem te gebruiken techniek.

De handelingen die genoemd worden in het derde en vierde lid van artikel 36 Wbp zijn zodanig specifiek dat een algemene machtiging aan P-Direkt hierin niet voldoet, maar een gerichte specifieke opdracht moet leiden tot de feitelijke handelingen.

Lid 3
Onder a

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 geeft de minister de bevoegdheid om papieren documenten te digitaliseren of scannen, waarna de oorspronkelijke papieren documenten vernietigd mogen worden. De digitale of gescande documenten vervangen dan de papieren documenten. Dit geldt voor zowel op termijn vernietigbare stukken als stukken die voor permanente bewaring in aanmerking komen. Als de minister tot vervanging van papieren documenten wil overgaan, moet hij volgens artikel 7 van de Archiefwet 1995 een besluit daartoe nemen. In het derde lid, onder a, is bepaald dat P-Direkt pas tot vervanging en vernietiging van de papieren documenten zal overgaan als de minister daartoe een besluit heeft genomen.

Onder b

Het derde lid, onder b, bevat de machtiging aan P-Direkt om papieren documenten wel te scannen, maar niet te vernietigen zolang de minister nog geen besluit tot vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 heeft genomen. Door deze machtiging kan het beheer van de personeels- en salarisadministratie door P-Direkt zich richten op de gescande documenten.

Onder c

Het derde lid, onder c, voorziet in de machtiging aan P-Direkt om archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verlopen te vernietigen.

Lid 4

Artikel 3, eerste lid, van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bepaalt, dat een ieder een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid kan richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf.

In artikel 4 van de Wob is bepaald, dat indien het verzoek betrekking heeft op gegevens in documenten die berusten bij een ander bestuursorgaan dan dat waarbij het verzoek is ingediend, de verzoeker zo nodig naar dat orgaan wordt verwezen. Is het verzoek schriftelijk gedaan, dan wordt het doorgezonden onder mededeling van de doorzending aan de verzoeker.

Hieruit kan worden afgeleid dat P-Direkt zelf kan worden aangesproken te reageren op een Wob-verzoek. Dat is minder wenselijk en wordt dan ook door het vierde lid uitgesloten.

Artikel 3

Voor de uitvoering van de feitelijke handelingen waarvoor machtiging is verleend, gelden regels en voorschriften. Benadrukt wordt dat de uitoefening van de machtiging aan P-Direkt plaatsvindt met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving en richtlijnen. In dit verband wordt genoemd het Normenkader Informatiebeveiliging, dat door de opdrachtgevers is vastgesteld en aangeeft hoe P-Direkt bij de verwerking van persoonsgegevens invulling geeft aan de informatiebeveiliging. Bij de uitoefening van de machtiging handelt P-Direkt conform dat normenkader. Tevens is P-Direkt gehouden aan de afspraken die jaarlijks interdepartementaal worden gemaakt in het kader van het zogenaamde informatiestatuut, aan de hand waarvan departementen informatie ter beschikking stellen aan BZK als sectorwerkgever ten behoeve van beleidsvoorbereiding en rapportage in het sociaal jaarverslag Rijk 2009.

Artikel 4

Dit artikel bepaalt dat de directeur P-Direkt de onder hem ressorterende functionarissen kan machtigen de feitelijke handelingen te verrichten. Daaronder vallen niet alleen ambtenaren werkzaam bij P-Direkt, maar ook personen die werkzaam zijn op basis van een uitzendovereenkomst, detachering, opdracht en stage. De bevoegdheid tot het verrichten van de feitelijke handelingen vloeit voort uit de aanstelling, de uitzendovereenkomst, detacheringsovereenkomst, opdracht of stageovereenkomst en omvat alle feitelijke handelingen die uit hoofde daarvan worden verricht. Hiermee wordt ook de situatie afgedekt waarin bijvoorbeeld handelingen worden uitgevoerd door bij P-Direkt gedetacheerde medewerkers of externen die in opdracht van P-Direkt werken.

Artikel 5

De machtiging heeft betrekking op het verrichten van feitelijke handelingen die voortkomen uit de dienstverlening die P-Direkt aan het ministerie levert. Hoever de machtiging zich uitstrekt, is dus afhankelijk van de duur en de omvang van de dienstverlening die het ministerie met P-Direkt is overeengekomen. De uitoefening van de machtiging aan P-Direkt vindt plaats vanaf het moment dat het ministerie gebruik maakt van de dienstverlening van P-Direkt.

Naar boven