Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013

De algemeen directeur van de Rijksgebouwendienst;

gelet op het Organisatiebesluit BZK 2012 en het Mandaatbesluit BZK 2012;

mede gelet op de Algemene wet bestuursrecht;

mede gelet op de Comptabiliteitswet 2011 en het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996;

Besluit vast te stellen het navolgende Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013:

Artikel 1 – Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. functionaris:

natuurlijk persoon bij de Rijksgebouwendienst tewerkgesteld;

b. afdelingshoofd:

rechtstreeks onder een directeur ressorterende leidinggevende;

c. clusterhoofd:

rechtstreeks onder een afdelingshoofd ressorterende leidinggevende;

d. projectbevoegde:

functionaris die bij een besluit overeenkomstig bijlage 4 t/m 6 van dit besluit door de algemeen directeur of een directeur is benoemd als verantwoordelijke voor de uitvoering van een project bij de Rijksgebouwendienst;

e. werkterrein:

het werkterrein van het desbetreffende organisatieonderdeel zoals opgenomen in bijlage 2 en het werkterrein zoals schriftelijk is vastgelegd in projectopdrachten.

Artikel 2 – Uitzonderingen mandaat

• 1. Geen mandaat wordt verleend met betrekking tot de bevoegdheid tot:

  • a. het verlenen van ondermandaat;

  • b. het benoemen van een projectbevoegde die wordt voorzien van bijzondere bevoegdheden;

  • c. het vaststellen van vaststellingsovereenkomsten;

  • d. het beslissen omtrent het verlenen van subsidie;

  • e. het beslissen over het aangaan van (juridische) verplichtingen ten aanzien van functionarissen die erop gericht zijn de medewerker aanspraak te verlenen op enige financiële tegemoetkoming, schadeloosstelling, schadevergoeding vanaf € 2.500 of overigens enige geldelijke bijdrage te verlenen anders dan waar personeelsleden volgens vast gebruik aanspraak op kunnen maken;

  • f. het beslissen over het aanhangig maken van juridische procedures;

  • g. het beslissen omtrent het vertegenwoordigen van de minister of de Staat in juridische procedures waarbij het dienstonderdeel is betrokken; de desbetreffende functionaris wordt benoemd bij een besluit overeenkomstig bijlage 8 van dit besluit;

  • h. het beslissen omtrent deelname aan buitenlandse dienstreizen door functionarissen van de Rijksgebouwendienst;

  • i. het inhuren van externen op het terrein van interim-management, organisatie- en formatieadvies, communicatieadvies en beleidsadvies.

• 2. Mandaat met betrekking tot het inschakelen van de Landsadvocaat wordt uitsluitend verleend aan de directeur Bedrijfs- en Bestuurszaken en het hoofd Juridische Advisering.

Artikel 3 – Mandaat directeuren

Aan een directeur wordt op grond van artikel 5.5 van het Mandaatbesluit BZK 2012 mandaat verleend ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van de directeur en die redelijkerwijs niet behoren te worden voorgelegd aan een hoger bevoegd gezag. Hoofdstuk 6 van het Mandaatbesluit BZK is van toepassing.

Artikel 4 – Mandaat afdelingshoofden

In afwijking van artikel 6.10 van het Mandaatbesluit BZK 2012 wordt aan de rechtstreeks onder de directeur ressorterende leidinggevenden mandaat verleend ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van de bedoelde functionaris en die redelijkerwijs niet behoren te worden voorgelegd aan een hoger bevoegd gezag.

Artikel 5 – Mandaat clusterhoofden

Aan een rechtstreeks onder het afdelingshoofd ressorterende leidinggevende, die bij een besluit overeenkomstig bijlage 3 van dit besluit door de desbetreffende directeur in overeenstemming met de algemeen directeur is benoemd, wordt mandaat verleend ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van de bedoelde functionaris en die redelijkerwijs niet behoren te worden voorgelegd aan een hoger bevoegd gezag.

Artikel 6 – Mandaat projectbevoegden

Aan een projectbevoegde, die met een besluit overeenkomstig bijlage 4 t/m 6 van dit besluit door de algemeen directeur of de desbetreffende directeur is benoemd, wordt mandaat verleend ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van de bedoelde functionaris en die redelijkerwijs niet behoren te worden voorgelegd aan een hoger bevoegd gezag.

Artikel 7 – Begrenzing mandaat

• 1. Op de bevoegdheden van de in artikel 4 t/m 6 genoemde functionarissen is een per functie vastgestelde begrenzing in financieel belang als genoemd in bijlage 1 van toepassing.

• 2. De in artikel 4 t/m 6 genoemde functionarissen zijn niet bevoegd tot het inhuren van externen.

• 3. De in artikel 4 t/m 6 genoemde functionarissen zijn niet bevoegd bestuursrechtelijke, waaronder personele, besluiten te nemen.

• 4. Een gemandateerde is niet bevoegd een besluit te nemen of een (rechts)handeling te verrichten met betrekking tot zichzelf. Tot het uitoefenen van de in de vorige volzin bedoelde bevoegdheden is uitsluitend een in hiërarchie hoger geplaatste functionaris bevoegd.

Artikel 8 – Mandaat bij afwezigheid directeuren en afdelingshoofden

Deaanwijzing van een plaatsvervangend directeur of een plaatsvervangend afdelingshoofd geschiedt door de directeur, in overeenstemming met de algemeen directeur en bij een besluit overeenkomstig bijlage 7 van dit besluit.

Artikel 9 – Ondertekening

• 1. Een document waarmee een besluit inzake de rijkshuisvesting door een daartoe op grond van dit besluit bevoegde functionaris wordt vastgelegd vermeldt aan het slot:

  De minister voor Wonen en Rijksdienst,

  namens deze,

  (handtekening, naam en functieaanduiding van de betrokken functionaris)

• 2. Een document waarmee een besluit, anders dan bedoeld in het eerste lid, wordt vastgelegd door een daartoe op grond van dit besluit bevoegde functionaris vermeldt aan het slot:

  De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

  namens deze,

  (handtekening, naam en functieaanduiding van de betrokken functionaris)

• 3. De ondertekening van een document waarmee een privaatrechtelijke rechtshandeling inzake de rijkshuisvesting wordt vastgelegd wordt voorafgegaan door:

  Namens de Staat der Nederlanden,

  de minister voor Wonen en Rijksdienst,

  namens deze,

  (handtekening, naam en functieaanduiding van de betrokken functionaris)

• 4. De ondertekening van een document waarmee een privaatrechtelijke rechtshandeling, anders dan bedoeld in het derde lid, wordt vastgelegd wordt voorafgegaan door:

  Namens de Staat der Nederlanden,

  de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

  namens deze,

  (handtekening, naam en functieaanduiding van de betrokken functionaris)

• 5. De ondertekening van een document waarin geen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling wordt vastgelegd wordt voorafgegaan door:

  Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

  (handtekening, naam en functieaanduiding van de betrokken functionaris)

• 6. Bij ondertekening van documenten door een plaatsvervanger wordt de handtekening voorafgegaan door: b/a.

Artikel 10 – Overgangsbepaling

Het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013 is tevens van toepassing op functionarissen die bevoegd zijn krachtens een benoeming waartoe vóór de inwerkingtreding van dit besluit is besloten.

Artikel 11 – Inzage

• 1. De besluiten tot benoeming van clusterhoofden en projectbevoegden, tot vertegenwoordiging in juridische procedure alsmede de aanwijzingen van functionarissen als plaatsvervanger liggen ter inzage in het centrale competentieregister van de Rijksgebouwendienst.

• 2. De besluiten tot intrekking van de benoeming van de clusterhoofden en projectbevoegden alsmede de intrekking van de aanwijzingen van functionarissen als plaatsvervanger – bij een besluit overeenkomstig bijlage 9 bij dit besluit – liggen eveneens ter inzage in het centrale competentieregister van de Rijksgebouwendienst.

• 3. Het centrale competentieregister van de Rijksgebouwendienst is openbaar en ligt ter inzage bij de afdeling Concerncontrol.

• 4. Op verzoek wordt door de controller onder wiens controlebereik een functionaris valt, aan derden een schriftelijke verklaring omtrent de bevoegdheid van die functionaris verstrekt.

Artikel 12 - Inwerkingtreding

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 26 juli 2012.

• 2. Ingetrokken worden:

  • het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Rijksgebouwendienst 2009;

  • het Besluit doorverlenen mandaat, volmacht en machtiging in geval van afwezigheid van de directeur-generaal Rijksgebouwendienst van 14 juli 2010;

  • het Besluit mandaat, volmacht en machtiging voormalige FO-taken van 2 november 2011;

  • het Besluit doorverlenen mandaat, volmacht en machtiging in geval van afwezigheid van de algemeen directeur Rijksgebouwendienst van 10 april 2012;

  • alle individuele besluiten ter verlening van mandaat, volmacht en machtiging die door de directeur-generaal Rijksgebouwendienst zijn genomen naar aanleiding van de reorganisatie van de Rijksgebouwendienst in 2011.

Artikel 13 - Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de minister voor Wonen en Rijksdienst, namens deze: E.M. Klein Schiphorst, algemeen directeur Rijksgebouwendienst.

BIJLAGE 1 BIJ MANDAATBESLUIT RIJKSGEBOUWENDIENST 2013

Begrenzing volmacht en machtiging aan de hand van het financieel belang

Tot de in artikel 7 genoemde begrenzingen van de bevoegdheden behoort een begrenzing aan de hand van het financieel belang dat met de desbetreffende (rechts)handeling gemoeid is. Als grens aan de bevoegdheid van een op grond van artikel 4 t/m 6 bevoegde functionaris om bedoelde (rechts-)handelingen te verrichten is een absoluut bedrag opgenomen, exclusief btw. Deze grens is afhankelijk van de functie, van de vraag of de (rechts)handeling verricht wordt op het terrein van werken of van leveringen en diensten en in enkele gevallen van de directie of de stafafdeling waar men te werk is gesteld. De directeuren, afdelingshoofden, clusterhoofden en projectbevoegden maken van de aan hen verleende bevoegdheden uitsluitend gebruik voor zover het aangelegenheden betreft die behoren tot hun werkterrein.

Bij beantwoording van de vraag of een bepaalde (rechts)handeling betrekking heeft op het terrein van werken, leveringen dan wel diensten dient in het algemeen aangesloten te worden bij de definities die in de vigerende regelgeving worden gehanteerd. Voor de toepassing van dit besluit geldt een ruimere definitie van het begrip ‘werk’ en gaat het ook om koop en ontwikkeling van vastgoed, zoals bijvoorbeeld huur, huurkoop en lease. In deze laatste gevallen moet als financieel belang van de rechtshandeling worden gezien de financiële verplichtingen over de hele duur van de overeenkomst. Het financiële belang van het aangaan van een huurovereenkomst is op deze wijze op te vatten als de totale huur (jaarhuur maal het aantal jaren) over de hele periode waarvoor de overeenkomst wordt aangegaan. Ook de rechtshandeling die leidt tot het ontstaan van een optie tot koop of huur moet op deze wijze worden opgevat.

Afdelingshoofd/clusterhoofd

Een afdelingshoofd of een clusterhoofd is ge(vol)machtigd om (rechts-) handelingen te verrichten op het terrein van werken, die strekken tot een financieel belang van € 5.000.000. Voor diensten en leveringen is de hier bedoelde functionaris ge(vol)machtigd tot een financieel belang van € 130.000.

Projectbevoegde A (directie Projecten)

Een projectbevoegde A is ge(vol)machtigd om (rechts)handelingen te verrichten op het terrein van werken, die strekken tot een financieel belang van € 600.000. Voor diensten en leveringen is de hier bedoelde projectbevoegde ge(vol)machtigd tot een financieel belang van € 75.000.

Projectbevoegde B

Een projectbevoegde B is ge(vol)machtigd om (rechts)handelingen te verrichten op het terrein van werken, die strekken tot een financieel belang van € 50.000. Voor diensten en leveringen is de hier bedoelde projectbevoegde ge(vol)machtigd tot een financieel belang van € 25.000.

Projectbevoegde C

Een projectbevoegde C is ge(vol)machtigd om (rechts)handelingen te verrichten op het terrein van werken, diensten en leveringen, die strekken tot een financieel belang van € 5.000.

Projectbevoegde D (uitsluitend bij de afdeling Concerncontrol)

Een projectbevoegde D is ge(vol)machtigd voor het verstrekken van betaalopdrachten. Aan deze volmacht is geen financiële begrenzing gesteld.

BIJLAGE 2 BIJ MANDAATBESLUIT RIJKSGEBOUWENDIENST 2013

Omschrijving van de werkterreinen van de organisatieonderdelen van de Rijksgebouwendienst, bedoeld in artikel 1 sub e.

Directie Vastgoed

De directie Vastgoed realiseert doelmatige huisvestingsoplossingen door het bij elkaar brengen van de eisen van gebruikers en de mogelijkheden die de Rgd-voorraad en de vastgoedmarkt bieden.

Onderdelen:

• portfoliomanagement

• assetmanagement

• projectontwikkeling

• control en bedrijfsvoering

Directie Projecten

De directie Projecten realiseert huisvesting voor rijksoverheden met maximale uitbesteding naar de markt, aanbesteed op juridisch correcte wijze en op de economisch meest verantwoorde wijze.

Onderdelen:

• project- en procesmanagement

• contractmanagement

• aanbestedings-, beleids- en financieel advies

• control en bedrijfsvoering

Directie Beheer

De directie Beheer zorgt ervoor dat de klanten ongestoord gebruiksgenot en functioneel hoogwaardige huisvesting hebben in de panden die de Rijksgebouwendienst in eigendom heeft of huurt.

Onderdelen:

• kaderstelling, inkoop en klantbeheer

• werkvoorbereiding en kwaliteit

• realisatie

• control en bedrijfsvoering

Directie Advies en Architecten

De directie Advies en Architecten geeft technisch-inhoudelijke adviezen aan stakeholders en vooral aan andere directies.

Onderdelen:

• technische, functionele, ruimtelijke, architectonische en financiële adviezen in alle fasen van het huisvestingsproces.

• adviezen over de vertaling van klantvraag naar marktvraag en over de optimale kwaliteit van de geboden huisvestingsoplossingen.

• adviezen over de vertaling van beleid naar praktijk en vice versa.

Directie Bedrijfs- en Bestuurszaken

De directie Bedrijfs- en Bestuurszaken is de dienstverlenende directie voor de dienstleiding en de andere onderdelen van de Rijksgebouwendienst.

Onderdelen:

• facilitaire zaken

• communicatie

• bestuursadvisering

• concerncontrol

• human resources management

• juridische advisering

• informatievoorziening

• informatiemanagement

Atelier Rijksbouwmeester

De Rijksbouwmeester adviseert het kabinet en de algemeen directeur Rijksgebouwendienst op het gebied van stedenbouw, monumenten, architectuur(beleid) en beeldende kunst. Met de Rijksadviseur voor Landschap en Water en de Rijksadviseur voor Infrastructuur en Stad vormt hij het College van Rijksadviseurs, dat individueel en in collegeverband vanuit een onafhankelijke positie adviseert. Het Atelier Rijksbouwmeester ondersteunt de Rijksbouwmeester bij zijn adviestaak en verzorgt het secretariaat van het College van Rijksadviseurs.

Algemeen

Naast bovenstaande specifieke werkterreinen heeft elke directie een eigen taak op het gebied van apparaatszorg, waarvoor afzonderlijke budgetten beschikbaar zijn. Dit betreft: salariskosten, incidentele beloning, externe inzet, opleidingskosten, overige personele lasten, communicatie/ voorlichting, materiële kosten, huisvesting en automatisering.

Enkele specifieke onderdelen hiervan zijn exclusief toebedeeld aan de directie BBZ: voorlichting, juridisch advies, ARBO, automatisering, huisvesting en materiële kosten (zoals kantoorbenodigdheden, druk- en verzendkosten, concernkosten, gemeenschappelijke diensten, overig materieel, doorbelaste kosten en telefonie).

BIJLAGE 3 BIJ MANDAATBESLUIT RIJKSGEBOUWENDIENST 2013

Besluit benoeming tot clusterhoofd

De directeur ............ van de Rijksgebouwendienst,

gelet op het Mandaatbesluit BZK 2012;

gelet op het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013;

besluit

te benoemen tot: clusterhoofd

de heer/mevrouw*: ...........

werkzaam in de functie van: ...........

werkzaam bij de directie: ...........

Doorverlening mandaat: is niet toegestaan

Aanwijzingen/voorwaarden:

• het clusterhoofd neemt de beperkingen en begrenzingen in acht als opgenomen in het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013, waaronder de begrenzing als opgenomen in bijlage 1, onderdeel ‘Clusterhoofd’.

• het clusterhoofd wordt aangestuurd door en legt verantwoording af aan het afdelingshoofd ............ /de directeur ............*

Het besluit treedt in werking na ondertekening (alternatieve aanvulling: en werkt terug tot en met .............. (datum)).

's-Gravenhage, .................................. (datum)

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

namens deze,

.................................. (handtekening)

.................................. (naam)

directeur ...........

* verwijderen of doorstrepen wat niet van toepassing is.

Het clusterhoofd:

handtekening ..................................

paraaf ..................................

naam ..................................

Afschrift te zenden aan belanghebbenden en afdeling Concerncontrol (ten behoeve van het competentieregister).

Binnen zes weken na de verzenddatum van dit besluit kunt u daartegen per brief bezwaar maken bij de algemeen directeur van de Rijksgebouwendienst, Postbus 20952, 2500 EA Den Haag. Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend, voorzien zijn van een datum alsmede de naam en het adres van de indiener en dient vergezeld te gaan van de gronden waarop het bezwaar berust en, zo mogelijk, een afschrift van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.

BIJLAGE 4 BIJ MANDAATBESLUIT RIJKSGEBOUWENDIENST 2013

Besluit benoeming tot projectbevoegde A/B*

De directeur ............ van de Rijksgebouwendienst,

gelet op het Mandaatbesluit BZK 2012;

gelet op het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013;

besluit

te benoemen tot: projectbevoegde A/B*

de heer/mevrouw*: ...........

werkzaam in de functie van: ...........

werkzaam bij de directie: ...........

Doorverlening mandaat: is niet toegestaan

Aanwijzingen/voorwaarden:

• het mandaat betreft uitsluitend het project / de projecten* als omschreven op de meest recente door het bevoegd gezag vastgestelde lijst aanwijzing projecten Rijksgebouwendienst onder de naam van de heer / mevrouw* ........... voornoemd¹;

• de projectbevoegde neemt de beperkingen en begrenzingen in acht als opgenomen in het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013, waaronder de begrenzing als opgenomen in bijlage 1, onderdeel ‘Projectbevoegde A/B*’.

• de projectbevoegde wordt aangestuurd door en legt verantwoording af aan het afdelingshoofd ............ /de directeur ............*

• als aanvullende instructies gelden de instructies als omschreven op de meest recente door het bevoegd gezag vastgestelde lijst aanwijzing projecten Rijksgebouwendienst².

Het besluit treedt in werking met ingang van de datum als vermeld op de meest recente door het bevoegd gezag vastgestelde lijst aanwijzing projecten Rijksgebouwendienst³.

's-Gravenhage, .................................. (datum)

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

namens deze,

.................................. (handtekening)

.................................. (naam)

directeur ...........

* verwijderen of doorstrepen wat niet van toepassing is.

De projectbevoegde:

handtekening ..................................

paraaf ..................................

naam ..................................

Afschrift te zenden aan belanghebbenden en afdeling Concerncontrol (ten behoeve van het competentieregister).

Binnen zes weken na de verzenddatum van dit besluit kunt u daartegen per brief bezwaar maken bij de algemeen directeur van de Rijksgebouwendienst, Postbus 20952, 2500 EA Den Haag. Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend, voorzien zijn van een datum alsmede de naam en het adres van de indiener en dient vergezeld te gaan van de gronden waarop het bezwaar berust en, zo mogelijk, een afschrift van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.

BIJLAGE 5 BIJ MANDAATBESLUIT RIJKSGEBOUWENDIENST 2013

Besluit benoeming tot projectbevoegde C/D*

De directeur ............ van de Rijksgebouwendienst,

gelet op het Mandaatbesluit BZK 2012;

gelet op het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013;

besluit

te benoemen tot: projectbevoegde C/D*

de heer/mevrouw*: ...........

werkzaam in de functie van: ...........

werkzaam bij de directie: ...........

Doorverlening mandaat: is niet toegestaan

Aanwijzingen/voorwaarden:

• de projectbevoegde neemt de beperkingen en begrenzingen in acht als opgenomen in het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013, waaronder de begrenzing als opgenomen in bijlage 1, onderdeel ‘Projectbevoegde C/D*’.

• de projectbevoegde wordt aangestuurd door en legt verantwoording af aan het afdelingshoofd ............ /de directeur ............*

Het besluit treedt in werking na ondertekening (alternatieve aanvulling: en werkt terug tot en met .............. (datum)).

's-Gravenhage, .................................. (datum)

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

namens deze,

.................................. (handtekening)

.................................. (naam)

directeur ...........

* verwijderen of doorstrepen wat niet van toepassing is.

De projectbevoegde:

handtekening ..................................

paraaf ..................................

naam ..................................

Afschrift te zenden aan belanghebbenden en afdeling Concerncontrol (ten behoeve van het competentieregister).

Binnen zes weken na de verzenddatum van dit besluit kunt u daartegen per brief bezwaar maken bij de algemeen directeur van de Rijksgebouwendienst, Postbus 20952, 2500 EA Den Haag. Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend, voorzien zijn van een datum alsmede de naam en het adres van de indiener en dient vergezeld te gaan van de gronden waarop het bezwaar berust en, zo mogelijk, een afschrift van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.

BIJLAGE 6 BIJ MANDAATBESLUIT RIJKSGEBOUWENDIENST 2013

Besluit benoeming tot projectbevoegde met bijzondere bevoegdheden

De algemeen directeur van de Rijksgebouwendienst,

gelet op het Mandaatbesluit BZK 2012;

gelet op het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013;

besluit

te benoemen tot: projectbevoegde met bijzondere bevoegdheden

de heer/mevrouw*: ...........

werkzaam in de functie van: ...........

werkzaam bij de directie: ...........

Doorverlening mandaat: is niet toegestaan

Aanwijzingen/voorwaarden:

• het mandaat betreft uitsluitend het project / de projecten* genoemd in de bijlage bij dit besluit.

• de projectbevoegde neemt de beperkingen en begrenzingen in acht als opgenomen in het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013.

• als aanvullende instructies gelden de instructies als omschreven in de bijlage.

• de projectbevoegde wordt aangestuurd door en legt verantwoording af aan de algemeen directeur/de directeur ............*

Het besluit treedt in werking na ondertekening (alternatieve aanvulling: en werkt terug tot en met .............. (datum)).

's-Gravenhage, .................................. (datum)

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

namens deze,

.................................. (handtekening)

.................................. (naam)

algemeen directeur

* verwijderen of doorstrepen wat niet van toepassing is.

De projectbevoegde:

handtekening ..................................

paraaf ..................................

naam ..................................

Afschrift te zenden aan belanghebbenden en afdeling Concerncontrol (ten behoeve van het competentieregister).

Binnen zes weken na de verzenddatum van dit besluit kunt u daartegen per brief bezwaar maken bij de algemeen directeur van de Rijksgebouwendienst, Postbus 20952, 2500 EA Den Haag. Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend, voorzien zijn van een datum alsmede de naam en het adres van de indiener en dient vergezeld te gaan van de gronden waarop het bezwaar berust en, zo mogelijk, een afschrift van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.

BIJLAGE 7 BIJ MANDAATBESLUIT RIJKSGEBOUWENDIENST 2013

Besluit aanwijzing plaatsvervanger

De directeur ........... van de Rijksgebouwendienst,

gelet op het Mandaatbesluit BZK 2012;

gelet op het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013;

besluit

tot het aanwijzen van: ........... (functie of naam + functie)

werkzaam bij de directie: ...........

als plaatsvervanger van de/het: ........... (te vervangen functie¹)

directie: ...........

teneinde bij tijdelijke afwezigheid

of verhindering van de/het ........... (te vervangen functie)

diens mandaat volledig uit te oefenen.

Aanwijzingen/voorwaarden:

• de plaatsvervanger neemt de beperkingen en begrenzingen in acht als opgenomen in het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013.

• de plaatsvervanger wordt aangestuurd door en legt verantwoording af aan de algemeen directeur/de directeur ............ ²

Het besluit treedt in werking na ondertekening (alternatieve aanvulling: en werkt terug tot en met .............. (datum)).

's-Gravenhage, .................................. (datum)

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

namens deze,

.................................. (handtekening)

.................................. (naam)

directeur ...........

* verwijderen of doorstrepen wat niet van toepassing is.

Paraaf naasthoger gezag voor akkoord: naam: .................................. functie: algemeen directeur datum: ..................................

De plaatsvervanger:

handtekening ..................................

paraaf ..................................

naam ..................................

Afschrift te zenden aan belanghebbenden en afdeling Concerncontrol (ten behoeve van het competentieregister).

Binnen zes weken na de verzenddatum van dit besluit kunt u daartegen per brief bezwaar maken bij de algemeen directeur van de Rijksgebouwendienst, Postbus 20952, 2500 EA Den Haag. Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend, voorzien zijn van een datum alsmede de naam en het adres van de indiener en dient vergezeld te gaan van de gronden waarop het bezwaar berust en, zo mogelijk, een afschrift van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.

BIJLAGE 8 BIJ MANDAATBESLUIT RIJKSGEBOUWENDIENST 2013

Besluit vertegenwoordiging in juridische procedure

De algemeen directeur van de Rijksgebouwendienst,

gelet op het Mandaatbesluit BZK 2012;

gelet op het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013;

besluit

ten behoeve van de behandeling op: ...........

van het verzoek/beroep* van: ...........

tegen de Staat der Nederlanden (ministerie van Binnenlandse

Zaken en Koninkrijksrelaties, Rijksgebouwendienst)

met betrekking tot: ...........

te machtigen de heer/mevrouw*: ...........

werkzaam in de functie van: ...........

werkzaam bij de directie: ...........

als gemachtigde van de Staat der Nederlanden (ministerie van

Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Rijksgebouwendienst)

op te treden bij de behandeling door: ........... (rechterlijke instantie)

van bovenvermeld verzoek/beroep.

Doorverlening mandaat: is niet toegestaan

Aanwijzingen/voorwaarden:

's-Gravenhage, .................................. (datum)

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

namens deze,

.................................. (handtekening)

.................................. (naam)

algemeen directeur

* verwijderen of doorstrepen wat niet van toepassing is.

De gemachtigde:

handtekening ..................................

paraaf ..................................

naam ..................................

Afschrift te zenden aan belanghebbenden en afdeling Concerncontrol (ten behoeve van het competentieregister).

Binnen zes weken na de verzenddatum van dit besluit kunt u daartegen per brief bezwaar maken bij de algemeen directeur van de Rijksgebouwendienst, Postbus 20952, 2500 EA Den Haag. Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend, voorzien zijn van een datum alsmede de naam en het adres van de indiener en dient vergezeld te gaan van de gronden waarop het bezwaar berust en, zo mogelijk, een afschrift van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.

BIJLAGE 9 BIJ MANDAATBESLUIT RIJKSGEBOUWENDIENST 2013

Besluit intrekking benoeming/intrekking aanwijzing plaatsvervanger*

De algemeen directeur/directeur ............ van de Rijksgebouwendienst,

gelet op het Mandaatbesluit BZK 2012;

gelet op het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013;

besluit

in te trekken de benoeming van: clusterhoofd/projectbevoegde A/B/C/D/met bijzondere bevoegdheden*

de heer/mevrouw*: ...........

werkzaam in de functie van: ...........

werkzaam bij de directie: ...........

of:

in te trekken de aanwijzing van: ........... (functie of naam + functie)

werkzaam bij de directie: ...........

als plaatsvervanger van de/het: ........... (te vervangen functie)

directie: ...........

Het besluit treedt in werking na ondertekening (alternatieve aanvulling: en werkt terug tot en met .............. (datum)).

's-Gravenhage, .................................. (datum)

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

namens deze,

.................................. (handtekening)

.................................. (naam)

algemeen directeur/directeur...........

* verwijderen of doorstrepen wat niet van toepassing is.

Het clusterhoofd/de projectbevoegde/de plaatsvervanger*:

handtekening ..................................

paraaf ..................................

naam ..................................

Afschrift te zenden aan belanghebbenden en afdeling Concerncontrol (ten behoeve van het competentieregister).

Binnen zes weken na de verzenddatum van dit besluit kunt u daartegen per brief bezwaar maken bij de algemeen directeur van de Rijksgebouwendienst, Postbus 20952, 2500 EA Den Haag. Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend, voorzien zijn van een datum alsmede de naam en het adres van de indiener en dient vergezeld te gaan van de gronden waarop het bezwaar berust en, zo mogelijk, een afschrift van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.

TOELICHTING

Algemeen

In dit Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013 is de toekenning van bevoegdheden binnen de Rijksgebouwendienst geregeld. Dit besluit vervangt het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Rijksgebouwendienst 2009.

Een nieuw mandaatbesluit voor de Rijksgebouwendienst was om verschillende redenen noodzakelijk. In de eerste plaats vanwege de departementale herindeling waarmee in oktober 2010 verschillende onderdelen van andere ministeries, waaronder de Rijksgebouwendienst, bij het ministerie van BZK zijn ondergebracht. Deze herindeling noopte het ministerie van BZK tot een nieuw Organisatiebesluit BZK en een nieuw Mandaatbesluit BZK.

Met het Mandaatbesluit BZK 2012 kent de minister van BZK bevoegdheden toe aan de secretaris-generaal, de directeuren-generaal, de algemeen directeuren, de directeuren en – zeer beperkt – aan de afdelingshoofden. Dit mandaatbesluit kent dus ook bevoegdheden toe aan de algemeen directeur, de directeuren en – zeer beperkt – de afdelingshoofden van de Rijksgebouwendienst. De Rijksgebouwendienst is een uitvoerende dienst waar met name veel privaatrechtelijke rechtshandelingen worden verricht. Deze rechtshandelingen worden voornamelijk verricht door directeuren en onder hun gezag functionerende afdelings- en clusterhoofden en als projectbevoegde benoemde project-, proces- en assetmanagers. Om te voorzien in de toekenning van dit soort bevoegdheden aan de hier bedoelde functionarissen, is het onderhavige Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013 opgesteld. Dit beschrijft slechts waar wordt afgeweken van het Mandaatbesluit BZK 2012 en is dus niet zelfstandig leesbaar.

Ter toelichting geldt voorts dat het Mandaatbesluit BZK 2012 in artikel 4.12 de diensthoofden, waaronder de CEO RVB, in artikel 5.5 de algemeen directeur van de Rijksgebouwendienst, en in artikel 6.8 de directeuren in staat stelt om bevoegdheden door middel van mandaat, volmacht en machtiging door te geven aan personen die onder hun verantwoordelijkheid werkzaam zijn. De Algemene wet bestuursrecht schrijft in artikel 10:9 voor dat de mogelijkheid voor het toestaan van ondermandaat uitdrukkelijk moet zijn verleend. In dit licht bezien staat het Mandaatbesluit BZK 2012 niet toe dat andere functionarissen dan het diensthoofd, de algemeen directeur en de directeuren bevoegdheden doormandateren. In het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013 is in artikel 2, lid 1, sub a ook de bevoegdheid van directeuren tot het verlenen van ondermandaat uitgezonderd. Met andere woorden: een directeur, afdelingshoofd, clusterhoofd of projectbevoegde mag de bevoegdheden die hij van de minister of de algemeen directeur heeft gekregen niet doorgeven aan – onder zijn gezag werkzame – functionarissen.

Ingevolge artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht is de regeling van mandaat in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht of machtiging verleent.

Met het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013 is overigens zo veel mogelijk aangesloten bij de systematiek van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Rijksgebouwendienst 2009. De algemeen directeur van de Rijksgebouwendienst geeft de aan hem toegekende bevoegdheden door middel van mandaat, volmacht en machtiging door aan de onder zijn gezag werkzame functionarissen, waarbij ten aanzien van een aantal met name genoemde bevoegdheden een voorbehoud wordt gemaakt. Het op deze wijze doorgeven van bevoegdheden aan de genoemde functionarissen laat onverlet de algemene bevoegdheid van de mandaatgever om, op grond van artikel 10:6 van de Algemene wet bestuursrecht, de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies te geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden. Daarnaast blijft de mandaatgever op grond van artikel 10:7 van de Algemene wet bestuursrecht bevoegd om de gemandateerde bevoegdheden zelf uit te oefenen en heeft hij de bevoegdheid om op grond van artikel 10:8 van de Algemene wet bestuursrecht het mandaat te allen tijde te beëindigen.

Benadrukt wordt dat het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013 slechts voorschriften bevat met betrekking tot de toedeling van bevoegdheden. De toedeling van taken binnen de Rijksgebouwendienst volgt uit de vastgestelde werkterreinen en functieomschrijvingen vanuit het organisatie- en formatierapport, aangevuld met de taken die volgen uit de jaar- en werkplannen.

Artikelsgewijs

Artikel 1

onderdeel a Door als definitie van ‘functionaris’ op te nemen ‘een natuurlijk persoon bij de Rijksgebouwendienst tewerkgesteld’ wordt bewerkstelligd dat in beginsel ook aan externen bevoegdheden kunnen worden toegekend.

onderdeel c Bij verschillende directies zijn binnen de afdelingen clusterhoofden belast met een specifieke taak. Zij worden benoemd door de directeur bij een besluit overeenkomstig bijlage 3 van dit besluit.

onderdeel d Door het gebruik van de term "projectbevoegde" wordt duidelijk onderscheid gemaakt tussen een functionaris aan wie bevoegdheden toegekend zijn vanuit het onderhavige besluit en een functionaris die vanuit de Methode Projectmanagement als "projectverantwoordelijke" betiteld wordt.

onderdeel e Vanzelfsprekend moet bij de uitoefening van verleende bevoegdheden altijd gehandeld worden binnen de externe en interne vigerende regelgeving en de binnen de Rijksgebouwendienst gemaakte afspraken. Wanneer een beslissing wordt genomen die consequenties heeft voor andere directies, vindt vooraf overleg plaats.

Artikel 2

lid 1 In de artikelen 2.1, 2.2, 4.10, 5.3 en 6.6 van het Mandaatbesluit BZK 2012 worden de beperkingen aangegeven van het mandaat van de verschillende functionarissen. In afwijking hiervan wordt in artikel 2 lid 1 van het Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst 2013 een aantal met name genoemde bevoegdheden aan de algemeen directeur voorbehouden. De algemeen directeur kan zich uiteraard alleen bevoegdheden voorbehouden die hem door het Mandaatbesluit BZK 2012 zijn toegekend.

onderdeel a in afwijking van artikel 6.8 van het mandaatbesluit BZK 2012 mag een directeur, afdelingshoofd, clusterhoofd of projectbevoegde zijn bevoegdheden niet doorgeven aan – onder zijn gezag werkzame – functionarissen.

onderdeel f en g De algemeen directeur oefent deze bevoegdheden uit na consultatie van het hoofd Juridische Advisering. Onder juridische procedures dienen in dit verband begrepen te worden alle bestuurs-, straf-, civiel-, fiscaal- en arbeidsrechtelijke procedures alsook bezwarenprocedures op grond van de Algemene wet bestuursrecht, arbitrage en andere vormen van alternatieve geschillenbeslechting en/of conflictbemiddeling.

Vertegenwoordiging in rechte omvat alle (rechts)handelingen die in het kader van een gerechtelijke procedure verricht worden. Het betreft zowel de inbreng van stukken als de inbreng bij gelegenheid van de mondelinge behandeling van een procedure.

Artikel 4

Artikel 6.10 van het Mandaatbesluit BZK 2012 regelt het mandaat van afdelingshoofden. Dit betreft slechts een aantal bevoegdheden op personeel terrein. Voor het functioneren van een uitvoeringsorganisatie als de Rijksgebouwendienst is het van belang dat zij ook beschikken over de bevoegdheid om namens de minister voor de Staat privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten (volmacht) en om namens de minister handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (machtiging). Dit geldt temeer daar de hiërarchisch onder hen gestelde clusterhoofden en projectbevoegden eveneens worden voorzien van deze bevoegdheden.

Artikel 5

Naar analogie van artikel 4 worden ook de clusterhoofden voorzien van volmacht en machtiging. Omdat 'clusterhoofd' geen formele functie is, bepaalt een directeur door middel van een besluit overeenkomstig bijlage 3 van dit besluit welke functionaris deze bevoegdheden krijgt.

Directeuren kunnen het clusterhoofd instructies meegeven. Deze instructies kunnen evenwel géén betrekking hebben op de inhoud en/of de omvang van de bevoegdheden. Het ondermandaat voor deze bevoegdheden wordt immers door middel van het onderhavige Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst verleend door de algemeen directeur. Directeuren kunnen wel instructies opnemen met betrekking tot de wijze waarop met de verleende bevoegdheden dient te worden omgegaan. Te denken valt aan instructies met betrekking tot de informatievoorziening over de voortgang van hun taak, over afstemming en over verantwoording.

Artikel 6

Projectbevoegden waarvan de bevoegdheden in dit besluit zijn beschreven kunnen worden benoemd door de algemeen directeur of een directeur door middel van een besluit overeenkomstig bijlage 4 of 5 van dit besluit. De bevoegdheid tot het benoemen van projectbevoegden die worden voorzien van bijzondere bevoegdheden is voorbehouden aan de algemeen directeur. Daarbij gaat het veelal om functionarissen die voor het welslagen van de aan hen opgedragen werkzaamheden voorzien moeten worden van bevoegdheden die afwijken van de in dit besluit in algemene zin aan projectbevoegden toegekende bevoegdheden. Hierbij valt te denken aan project- en programmadirecteuren. De benoeming van de hier bedoelde categorie projectbevoegden geschiedt door middel van een besluit overeenkomstig bijlage 6 van dit besluit en voor de beschrijving van de bevoegdheden wordt aangesloten bij de systematiek van dit besluit.

Directeuren kunnen de projectbevoegde instructies meegeven. Deze instructies kunnen evenwel géén betrekking hebben op de inhoud en/of de omvang van de bevoegdheden. Het ondermandaat voor deze bevoegdheden wordt immers door middel van het onderhavige Mandaatbesluit Rijksgebouwendienst verleend door de algemeen directeur. Directeuren kunnen wel instructies opnemen met betrekking tot de wijze waarop met de verleende bevoegdheden dient te worden omgegaan. Te denken valt aan instructies met betrekking tot de informatievoorziening over de voortgang van het project, over afstemming en over verantwoording.

Essentieel is dat het project goed wordt omschreven. Dit in verband met een goede afbakening van de bevoegdheden van de projectbevoegde. Er mag geen misverstand bestaan over de reikwijdte van de bevoegdheden van de projectbevoegde.

Artikel 7

lid 1 In bijlage 1 van het besluit is de specifieke begrenzing van bevoegdheden van de functionarissen als genoemd in de artikelen 4 t/m 6 aangegeven, afgemeten aan het financiële belang dat met de desbetreffende (rechts)handeling is gemoeid. Dit besluit kent een viertal gedefinieerde projectbevoegdheden (A, B, C en D). Daardoor wordt bereikt dat een functionaris kan worden voorzien van bevoegdheden die passend zijn bij de aan hem of haar opgedragen werkzaamheden. De projectbevoegdheid als bedoeld in artikel 2, onderdeel b, is in dit besluit niet nader gedefinieerd omdat de invulling daarvan in het benoemingsbesluit wordt geformuleerd.

Als grens aan de bevoegdheden van afdelingshoofden, clusterhoofden en projectbevoegden om (rechts)handelingen te verrichten is een absoluut bedrag gekozen in euro’s, exclusief btw.

Bij beantwoording van de vraag of een bepaalde (rechts)handeling betrekking heeft op het terrein van werken, leveringen dan wel diensten dient in het algemeen aangesloten te worden bij de definities die in de vigerende regelgeving worden gehanteerd. Voor de toepassing van dit besluit geldt een ruimere definitie van het begrip ‘werk’ en gaat het ook om koop en ontwikkeling van vastgoed, zoals bijvoorbeeld huur, huurkoop en lease. In deze laatste gevallen moet als financieel belang van de rechtshandeling worden gezien de financiële verplichtingen over de hele duur van de overeenkomst. Het financiële belang van het aangaan van een huurovereenkomst is op deze wijze op te vatten als de totale huur (jaarhuur maal het aantal jaren) over de hele periode waarvoor de overeenkomst wordt aangegaan. Ook de rechtshandeling die leidt tot het ontstaan van een optie tot koop of huur moet op deze wijze worden opgevat.

Bij beantwoording van de vraag tot welk maximaal financieel belang een op grond van dit besluit in beginsel bevoegde functionaris bevoegd is (rechts)handelingen te verrichten, is naast de functie van de functionaris in enkele gevallen ook van belang de directie of de afdeling waar de functionaris te werk is gesteld. Ingeval bijvoorbeeld ten aanzien van een project binnen de Rijksgebouwendienst een rechtshandeling dient te worden verricht met een groter financieel belang dan waartoe de projectbevoegde ingevolge bijlage 1 bevoegd is dan dient hij de bevoegde functionaris voor die rechtshandeling te zoeken –afhankelijk van het financiële belang dat met de rechtshandeling gemoeid is – bij zijn clusterhoofd, afdelingshoofd of zijn directeur.

Ten aanzien van de bevoegdheid tot het uitbrengen van offertes aan klanten van de Rijksgebouwendienst binnen de rijksoverheid en de bevoegdheid tot het vaststelling van de interne verhuurovereenkomsten is iets anders aan de hand. Hiervoor geldt dat deze noch als besluiten noch als privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn te kwalificeren. Dit laatste omdat tussen organen van één rechtspersoon (de Staat der Nederlanden) niet rechtsgeldig gecontracteerd kan worden. Dit brengt met zich mee dat de genoemde functionarissen de bevoegdheid tot het vaststellen van offertes en interne verhuurovereenkomsten niet ontlenen aan de juridische figuur van volmacht, maar aan de juridische figuur van machtiging.

lid 2 Door deze begrenzing aan de bevoegdheid van de afdelingshoofden, clusterhoofden en projectbevoegden hebben alleen de directeuren de bevoegdheid tot het verrichten van rechtshandelingen waarmee externen worden ingehuurd. Uiteraard is hiertoe ook altijd de algemeen directeur als mandaatgever bevoegd. Het betreft hier externen die ingehuurd worden op reguliere functies binnen de Rijksgebouwendienst. Het betreft hier niet de in het kader van het primaire proces van de Rijksgebouwendienst binnen een project ingehuurde externen, zoals architecten, constructeurs, technisch adviseurs en dergelijke.

lid 3 Afdelingshoofden, clusterhoofden en projectbevoegden zijn door deze bepaling niet bevoegd om bestuursrechtelijke besluiten te nemen. In de praktijk van de Rijksgebouwendienst gaat het bij besluiten voornamelijk om personele besluiten. De bevoegdheid om personele besluiten te nemen binnen de Rijksgebouwendienst is daarmee voorbehouden aan de algemeen directeur en de directeuren.

Artikel 9

Als geen plaatsvervanger is aangewezen dient de bevoegde functionaris gezocht te worden in de functionaris onder wie de afwezige functionaris rechtstreeks ressorteert. Van clusterhoofden en projectbevoegden worden nooit plaatsvervangers aangewezen, zodat bij hun afwezigheid de bevoegde functionaris altijd gezocht te worden in de functionaris onder wie de afwezige functionaris rechtstreeks ressorteert.

Artikel 11

De competentieregisters vormen het equivalent van de registers die met betrekking tot het bedrijfsleven worden bijgehouden bij de Kamers van Koophandel en Fabrieken. Gelet op de bepaling in artikel 31 van de Comptabiliteitswet 2001 is het zowel voor de Rijksgebouwendienst als voor derden die met de Staat / de Rijksgebouwendienst een privaatrechtelijke rechtshandeling willen aangaan, van belang dat in concrete gevallen zekerheid kan worden verkregen over de bevoegdheid van de personen die namens de Staat / de Rijksgebouwendienst de rechtshandeling zullen verrichten.

Het competentieregister wordt bijgehouden door de afdeling Concerncontrol. Het competentieregister zal ter inzage liggen voor eenieder met een redelijk belang en bevat een verwijzing naar dit besluit en de namen, handtekeningen en parafen van alle gemandateerden. Op verzoek van bedoelde belanghebbende wordt door de controller onder wiens controlebereik de bevoegde valt een schriftelijke verklaring omtrent de bevoegdheid van de desbetreffende functionaris verstrekt.

---

1 ingeval geen lijst aanwijzing projecten Rijksgebouwendienst door het bevoegd gezag is vastgesteld dient hier omschreven te worden welk(e) project(en) het mandaat betreft.

2 ingeval geen lijst aanwijzing projecten Rijksgebouwendienst door het bevoegd gezag is vastgesteld dienen de eventuele aanvullende instructies hier omschreven te worden.

3 ingeval geen lijst aanwijzing projecten Rijksgebouwendienst door het bevoegd gezag is vastgesteld: ‘Het besluit treedt in werking na ondertekening (alternatieve aanvulling: en werkt terug tot en met ............. (datum))’.

1 uitsluitend van directeuren en afdelingshoofden kunnen plaatsvervangers worden aangewezen.

2 een plaatsvervangend directeur wordt aangestuurd door en legt verantwoording af aan de algemeen directeur, een plaatsvervangend afdelingshoofd aan de directeur waaronder de desbetreffende afdeling valt