Convenant Kopieoplossing Handelsregister tussen Belastingdienst, CBS, Dienst Justis, KvK en het Ministerie van Economische Zaken

Partijen,

1. De Kamer van Koophandel Nederland, te dezen vertegenwoordigd door de voorzitter transitiebestuur Kamer van Koophandel, C. Zuiderwijk-Jacobs, hierna te noemen: KvK;

2. De Minister van Financiën, te dezen vertegenwoordigd door de directeur-generaal Belastingdienst, P.W.A. Veld, hierna te noemen: Belastingdienst;

3. De Minister van Veiligheid en Justitie, te dezen vertegenwoordigd door de algemeen directeur van de Dienst Justis, C.A.J.F. Verheij, hierna te noemen: Justis;

4. Het Centraal Bureau voor de Statistiek, te dezen vertegenwoordigd door de directeur-generaal, G. van der Veen, hierna te noemen: CBS;

5. De Minister van Economische Zaken, te dezen vertegenwoordigd door de directeur-generaal Bedrijfsleven en Innovatie, B. Leeftink, hierna te noemen: EZ,

Overwegen het volgende, dat

• EZ een handelsregister van ondernemingen en rechtspersonen heeft ingesteld onder meer voor het registreren van alle ondernemingen en rechtspersonen als onderdeel van de gegevenshuishouding die bijdraagt aan het efficiënt functioneren van de overheid (artikel 2, onder c, van de Handelsregisterwet 2007);

• het handelsregister wordt gehouden door de KvK en dat de KvK zorgdraagt voor een goede beschikbaarheid, werking en beveiliging van het handelsregister (artikel 4, tweede lid, van de Handelsregisterwet 2007);

• CBS tot taak heeft het van overheidswege verrichten van statistisch onderzoek ten behoeve van praktijk, beleid en wetenschap op grond van artikel 3 van de Wet op het Centraal bureau voor de statistiek en beschikt over gegevens uit het handelsregister op grond van artikel 33, eerste lid, van deze wet;

• Justis tot taak heeft aan bestuursorganen advies uit te brengen op basis van artikel 9 van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (bibob), rechtspersonen controleert op basis van artikel 2, eerste lid, van de Wet controle op rechtspersonen, verklaringen omtrent het gedrag omtrent een rechtspersoon afgeeft op basis van artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens en gedragsverklaringen aanbesteden afgeeft op basis van artikel 4.1. van de Aanbestedingswet 2012 en daarom respectievelijk beschikt over gegevens uit het handelsregister op basis van artikel 12, tweede lid, aanhef en onder a, van de Wet bibob, artikel 3, eerste lid, onder a, van de Wet controle op rechtspersonen, artikel 36, tweede lid, van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens en artikel 21 en 28 van de Handelsregisterwet 2007;

• Belastingdienst tot taak heeft het uitvoeren van verschillende belastingwetten en beschikt over gegevens uit het handelsregister op basis van verschillende belastingwetten;

• de verstrekking van gegevens uit het handelsregister door de KvK aan Belastingdienst en Justis een beperking kent op grond van artikel 28 van de Handelsregisterwet 2007;

• partijen van oordeel zijn dat het noodzakelijk is dat Belastingdienst, CBS en Justis op een technisch efficiënte wijze kunnen beschikken over de gegevens uit het handelsregister vooral dat zij kunnen beschikken over een fysieke kopiedatabase met actuele gegevens uit het handelsregister, binnen wettelijke kaders ten behoeve van de uitvoering van aan hen opgedragen wettelijke taken;

• partijen dat alleen kunnen bewerkstelligen als zij daarover gezamenlijke (financiële en beheers-)afspraken maken en vastleggen;

• partijen de ontwikkeling van de kopieoplossing hebben gebaseerd op een programmaplan, een project initiatiedocument, een beschrijving van de informatieoplossing van het Datamodel V1.0 van de kopieoplossing, de overall en projectstart architectuur van de kopieoplossing en een Service Level Agreement (hierna: SLA) en dat het Programma van eisen Gebruikersraad Handelsregister onverkort van toepassing is;

• partijen daarom een samenwerkingsverband overeen wensen te komen, waarbinnen zij door gezamenlijke inspanningen tot de exploitatie en het beheer van een actuele kopieoplossing van het handelsregister komen;

Spreken het volgende af,

Artikel 1. Definities

In dit convenant wordt verstaan onder:

a. Handelsregister:

het handelsregister, bedoeld in artikel 2 van de Handelsregisterwet;

b. kopieoplossing:

een relationele database waarin vanuit het handelsregister een voor CBS, Justis en Belastingdienst binnen de wettelijke kaders toereikende set van actuele, historische en beëindigde identificerende gegevens van in Nederland gevestigde bedrijven en instellingen is opgenomen.

Artikel 2. Doel

Het doel van het convenant is om afspraken vast te leggen over de exploitatie en het beheer van een actuele kopieoplossing van het handelsregister ten behoeve van de uitvoering van de wettelijke taken door CBS, Justis en Belastingdienst op grond van de hiervoor in de overwegingen genoemde desbetreffende wettelijke grondslagen.

Artikel 3. Afspraken

• 1. De gegevens in de kopieoplossing worden door de KvK automatisch bijgewerkt vanuit het handelsregister.

• 2. Belastingdienst, CBS en Justis (de afnemers) verkrijgen en gebruiken uitsluitend de gegevens vanuit de kopieoplossing binnen de wettelijke kaders.

Artikel 4. Financiële verplichtingen

Partijen, met uitzondering van de KvK, leveren een financiële bijdrage aan de KvK voor het ontwikkelen en het beheren van de kopieoplossing. Afspraken hierover zijn uitgewerkt in het document betreffende financiële afspraken. Daarin is tevens vastgelegd de wijze waarop de afnemer-specifieke kosten die voortvloeien uit de dienstverlening tussen partijen worden verrekend. De KvK heeft haar inspanning en bijdrage geleverd in het inrichten en in productie nemen van Digilevering en Terugmelden.

Artikel 5. KvK

• 1. De KvK heeft de volgende taken:

  • a. het voeren van het operationele en tactisch beheer van de door haar ontwikkelde kopieoplossing;

  • b. verrichten van werkzaamheden in het kader van de exploitatie;

  • c. het onderhouden van de geautomatiseerde koppeling tussen de kopieoplossing en het handelsregister;

  • d. het bijwerken van het datamodel van de kopieoplossing en het aanpassen van de kopieoplossing naar aanleiding van wijzigingen in wet- en regelgeving, binnen het kader van de aan de KvK opgedragen en wettelijke taken;

  • e. de borging van de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de gegevens;

  • f. het oplossen van gegevenstechnische problemen;

  • g. de evaluatie van de werking van de kopieoplossing, de vastlegging daarvan in een verslag en de aanbieding daarvan aan het gebruikersoverleg met een advies.

• 2. De taken, bedoeld in het eerste lid zijn nader uitgewerkt in de SLA.

• 3. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen partijen met de KvK afspraken maken over het uitvoeren van extra specifieke werkzaamheden.

Artikel 6. Gebruikersoverleg

• 1. Er is een gebruikersoverleg waarin inhoudelijk overleg wordt gevoerd over het gebruik van de kopieoplossing tussen de Service Delivery Manager van de KvK en de Servicemanagers van de andere partijen.

• 2. Partijen benoemen de voorzitter van het gebruikersoverleg.

• 3. De taken van het gebruikersoverleg zijn:

  • a. het coördineren van het releasebeheer van de kopieoplossing;

  • b. het doen van voorstellen met betrekking tot de kopieoplossing evenals de afstemming terzake met partijen;

  • c. het houden van toezicht op de uitvoering van de afspraken met de KvK en het evalueren van de dienstverlening;

  • d. het coördineren en waarborgen van afspraken over de beveiliging van de gegevensuitwisseling tegen inbreuken op de beschikbaarheid, de integriteit en de vertrouwelijkheid;

  • e. het signaleren van knelpunten in de uitvoering en het aangeven van verbeterwensen ten aanzien van de functionaliteit van de kopieoplossing.

• 4. Het gebruikersoverleg bepaalt zijn eigen werkwijze.

Artikel 7. Het bestuurlijk overleg

• 1. Er is een bestuurlijk overleg waarin overleg wordt gevoerd over de samenwerking tussen partijen ten behoeve van de kopieoplossing.

• 2. Ieder der partijen levert een lid voor het bestuurlijk overleg. Het bestuurlijk overleg kiest een voorzitter uit zijn midden.

• 3. De leden van het bestuurlijk overleg zijn eindverantwoordelijk voor de technische constructie en de financiering van de kopieoplossing.

• 4. De KvK organiseert jaarlijks en wanneer een van de partijen daarom verzoekt een bijeenkomst van het bestuurlijk overleg.

• 5. De taken van het bestuurlijk overleg zijn:

  • a. het beoordelen van de evaluatie van de dienstverlening door de KvK en van de werking van de kopieoplossing;

  • b. het maken van de noodzakelijke bestuurlijke afspraken;

  • c. het overleggen over een oplossing voor een eventueel geschil zoals beschreven in artikel 12.

Artikel 8. Monitoring en verslaglegging

De werking van dit convenant en de SLA worden minstens eenmaal per jaar door de KvK geïnventariseerd, vastgelegd in een verslag en met een advies via het gebruikersoverleg aan het bestuurlijk overleg aangeboden.

Artikel 9. Wijziging

• 1. Elke partij kan de andere partijen schriftelijk verzoeken het convenant te wijzigen. De wijziging behoeft schriftelijke toestemming van alle partijen.

• 2. De partijen treden in overleg binnen twaalf weken nadat een partij de wens daartoe aan de andere partijen schriftelijk heeft medegedeeld.

• 3. De wijziging en de verklaringen tot instemming worden in afschrift als bijlage aan het convenant gehecht.

• 4. De wijziging wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

Artikel 10. Opzegging

• 1. Elke partij kan het convenant met inachtneming van een opzegtermijn van een jaar schriftelijk opzeggen, indien een zodanige verandering van omstandigheden is opgetreden, dat dit convenant billijkheidshalve op korte termijn behoort te eindigen. Onder een zodanige verandering van omstandigheden worden mede begrepen door het kabinet vastgestelde substantiële bezuinigingen. De opzegging moet de verandering in omstandigheden vermelden.

• 2. Wanneer een partij het convenant opzegt, blijft het convenant voor de overige partijen in stand voor zover de inhoud en de strekking ervan zich daartegen niet verzetten.

• 3. Ingeval het convenant eindigt krachtens opzegging is de schaderegeling van toepassing zoals nader uitgewerkt in het document betreffende financiële afspraken.

Artikel 11. Afdwingbaarheid

Partijen zien met betrekking tot convenant af van afdwingbaarheid in rechte.

Artikel 12. Escalatieregeling

• 1. Een partij die meent dat een geschil bestaat, deelt dat schriftelijk aan de andere partijen mee. De mededeling bevat een aanduiding van het geschil.

• 2. Binnen zes weken na de dagtekening van de in het eerste lid bedoelde mededeling zendt elke partij zijn zienswijze over het geschil, evenals een voorstel voor een oplossing daarvan, aan de andere partijen.

• 3. Binnen drie maanden na afloop van de in het tweede lid genoemde termijn overlegt het bestuurlijk overleg over een oplossing van het geschil.

• 4. Elke partij draagt de eigen kosten, voortvloeiend uit de procedure van het eerste tot en met het derde lid.

Artikel 13 Ongeldigheid

Indien een bepaling van dit convenant in enige mate als nietig, vernietigbaar, ongeldig, onwettig of anderszins als niet-bindend moet worden beschouwd, zal die bepaling, voor zover nodig, uit dit convenant worden verwijderd en worden vervangen door een bepaling die wel bindend en rechtsgeldig is en die de inhoud van de niet-geldige bepaling zoveel mogelijk benadert. Het overige deel van het convenant blijft in een dergelijke situatie ongewijzigd.

Artikel 14. Inwerkingtreding en looptijd

Dit convenant treedt in werking met ingang van 1 januari 2014 en wordt voor onbepaalde tijd aangegaan.

Artikel 15. Geheimhouding

Partijen verbinden zich over en weer, de in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst uitgewisselde dan wel uit te wisselen informatie geheim te houden en dit geheel noch gedeeltelijk aan enige derde bekend te maken, behoudens voor zover een verplichting tot openbaarmaking voortvloeit uit de wet, een rechterlijke uitspraak of dit convenant.

Artikel 16. Toepasselijk recht

Op dit convenant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Artikel 17. Publicatie in Staatscourant

Binnen twee weken na inwerkingtreding van dit convenant wordt de tekst daarvan gepubliceerd in de Staatscourant.

Aldus overeengekomen,in vijfvoud opgemaakt en ondertekend te Den Haag, 21 augustus 2013

De Minister van Economische Zaken, namens deze: B. Leeftink, directeur-generaal van Bedrijfsleven en Innovatie.

De Minister van Financiën, namens deze: P.W.A. Veld, directeur-generaal Belastingdienst.

De Minister van Veiligheid en Justitie, namens deze: C.A.J.F. Verheij, algemeen directeur van de Dienst Justis.

Het Centraal Bureau voor de Statistiek, G. van der Veen, directeur-generaal.

Kamer van Koophandel Nederland, C. Zuiderwijk-Jacobs, Voorzitter transitiebestuur Kamer van Koophandel.