Regeling van de Minister van Veiligheid en Justitie van 1 november 2013, houdende de vaststelling van het controleprotocol voor de jaarrekening van de politie (Controleprotocol voor de jaarrekening politie)

De Minister van Veiligheid en Justitie,

Gelet op de artikel 14, tweede lid, van de Regeling financieel beheer politie;

Besluit:

Artikel 1

De accountant verricht zijn werkzaamheden met inachtneming van hetgeen is bepaald in het Controleprotocol dat als bijlagen bij deze regeling is gevoegd.

Artikel 2

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2013.

Artikel 3

Deze regeling wordt aangehaald als: Controleprotocol voor de jaarrekening politie.

De Minister van Veiligheid en Justitie, I.W. Opstelten.

BIJLAGE I BIJ HET CONTROLEPROTOCOL VOOR DE JAARREKENING POLITIE

Hoofdstuk 1: Algemene inleiding

1.1 Inleiding

Hoofdstuk 5 van de Regeling financieel beheer politie regelt de verantwoording over de besteding van rijksbijdragen en overige baten door de politie. Dit controleprotocol geeft invulling aan het tweede lid van artikel 14 van deze regeling, waarmee de Minister van Veiligheid en Justitie nadere regels stelt aan de reikwijdte van de controle, de jaarrekening en de financiële onderdelen van het jaarverslag en aan de inhoud van de controleverklaring die de accountant naar aanleiding van zijn controle moet afgeven.

1.2 Doelstelling

Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren materialiteit voor de controle van de jaarrekening van de politie.

De accountant gaat bij zijn controle uit van hetgeen gebruikelijk is bij de controle van een jaarrekening. De accountant stelt vast of de jaarrekening voldoet aan de eisen zoals gesteld in de Regeling financieel beheer politie.

Bij het jaarverslag toetst de accountant eveneens, voor zover hij dat kan beoordelen, of deze verenigbaar is met de jaarrekening. De accountant volgt bij het vaststellen van de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening de aanwijzingen uit Standaard 720 ‘De verantwoordelijkheid van de accountant met betrekking tot andere informatie in documenten waarin gecontroleerde financiële overzichten zijn opgenomen’.

1.3 Dossiervorming

De accountant hanteert bij de documentatie van verrichte controlewerkzaamheden, de bevindingen en de conclusie de eisen zoals opgenomen in Standaard 230 ‘Controledocumentatie’.

De Minister is bevoegd inzage te vorderen in de controledossiers van de accountant om te bepalen of hij kan steunen op de door de accountant uitgevoerde controle (artikelen 43 en 43a van de Comptabiliteitswet 2001). De Minister kan hiervoor de Auditdienst Rijk, een onderdeel van het Ministerie van Financiën, vragen een review uit te voeren om een verantwoord oordeel te vormen over de grondslagen, de uitvoering en de resultaten van de accountantscontrole.

Hoofdstuk 2: Controleaanpak

2.1 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

De accountant richt zijn controle zodanig in dat hij met een betrouwbaarheid van 95% de uitspraak kan doen dat in de verantwoording geen afwijkingen (fouten c.q. onzekerheden) voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven materialiteit. De accountant rapporteert over de uitkomst van zijn controle door middel van de controleverklaring en in een verslag van bevindingen (het controleverslag). Voor de strekking van de controleverklaring is de volgende materialiteit van toepassing:

Materialiteit % van de ontvangen rijksbijdragen	Goedkeurend	Met beperking	Oordeelonthouding	Afkeurend
Fouten in de verantwoording	< 1%	> 1% en <3%	N.v.t.	> 3%
Onzekerheden in de controle	< 3%	> 3% en <10%	> 10%	N.v.t.

Fouten die de 1%-tolerantiegrens of onzekerheden die de 3%- tolerantiegrens voor de goedkeuring overschrijden, zijn van invloed op de strekking van de controleverklaring.

Voor de rapportage geldt per post een tolerantie van 30% van elk van de goedkeuringstoleranties van fouten en onzekerheden. Tevens vindt een nadere uiteenzetting hiervan plaats in het verslag van bevindingen

De accountant vermeldt in het verslag van bevindingen de geconstateerde fouten per post groter dan 30% van de goedkeuringstolerantie. De goedkeuringstolerantiegrens is bepalend voor de controlewerkzaamheden, het vermelden van deze fouten is een resultante hiervan en leidt niet tot aanvullende controlewerkzaamheden.

2.2 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidsverantwoording

De korpschef legt aan de Minister verantwoording af over de financiële rechtmatigheid en stelt in dat kader de financiële rechtmatigheidsverantwoording op die onderdeel uitmaakt van de bedrijfvoeringsparagraaf. De bedrijfsvoeringsparagraaf maakt onderdeel uit van de jaarrekening en maakt daarmee eveneens onderdeel uit van het controleobject van de accountant. De korpschef neemt de hierboven vastgelegde rapporterings-toleranties als percentage van de ontvangen rijksbijdragen in acht bij de opstelling van de in de bedrijfvoeringsparagraaf opgenomen rapportage over de financiële rechtmatigheid.

De bedrijfvoeringsparagraaf bestaat voor de politie uit de onderdelen financiële rechtmatigheid (inclusief getrouwe weergave), financieel- en materieel beheer en overige aspecten van de bedrijfsvoering. Alle onderdelen worden afzonderlijk identificeerbaar opgenomen in de bedrijfvoeringsparagraaf.

Voor het onderdeel rechtmatigheid geldt dat hieronder de financiële rechtmatigheid wordt verstaan, oftewel het in overeenstemming zijn met de begroting en met de regelingen zoals opgenomen in het kader financiële rechtmatigheid (zie bijlage II). Dit geldt uitsluitend voor zover deze regelingen de uitkomst van de in de jaarrekening opgenomen financiële transacties (baten, lasten en balansmutaties) beïnvloeden.

De accountant moet ten aanzien van de financiële rechtmatigheid vaststellen dat indien de in de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften vastgelegde rapporteringstoleranties wordt overschreden, het bedrag en de aard van de fouten en onzekerheden getrouw in de financiële rechtmatigheids-verantwoording worden gerapporteerd.

De accountant zal de in de bedrijfsvoeringsparagraaf onvermeld gebleven fouten en onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid beschouwen als een getrouwe weergavefout die dient te worden meegewogen bij het bepalen van het soort oordeel in de af te geven controleverklaring.

De accountant neemt in de controleverklaring een paragraaf ter benadrukking van aangelegenheden op ten aanzien van de rechtmatigheid conform bijlage III.

Hoofdstuk 3: Accountantsproducten

3.1 Controleverklaring bij de jaarrekening

De voorgeschreven controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over:

• Een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen ultimo het verslagjaar en van het resultaat over het verslagjaar van de politie;

• Een getrouw beeld van de financiële rechtmatigheid als onderdeel van de bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarrekening

• De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) heeft een modeltekst¹ uitgebracht die als uitgangspunt gebruikt moet worden voor de controleverklaring bij de jaarrekening van de politie. Voor de actuele versie van deze verklaring wordt verwezen naar de betreffende themapagina’s op www.nba.nl.

In de controleverklaring neemt de accountant aanvullend op dat de controle heeft plaatsgevonden met inachtneming van het controleprotocol en dat de verslaglegging, mits daaraan voldaan is, in overeenstemming is met de Regeling financieel beheer politie.

In bijlage III is een modelverklaring opgenomen.

3.2 Verslag van bevindingen

Het verslag van bevindingen (artikel 14, lid 3 Regeling financieel beheer politie) bevat minimaal de volgende aspecten:

• Een tabel met geconstateerde fouten en onzekerheden per post groter dan 30% van de goedkeuringstolerantie, alsmede de onderbouwing van een eventueel niet goedkeurend oordeel. In de jaarrekening dient de ontvangst en de besteding van rijksbijdragen op zichtbare wijze verantwoord te zijn. Bestedingsvoorwaarden, op basis waarvan wordt afgerekend, zijn beschreven in relevante wet- en regelgeving (zie bijlage II), in specifieke bepalingen, in toekenningbrieven, in voorgaande circulaires en/of in de jaaraanschrijving.

• De accountant geeft aan of bij de besteding van bijdragen voldaan is aan eventuele gestelde voorwaarden. Indien de bestedingsvoorwaarden niet of niet geheel zijn nagekomen, maakt de accountant daarvan melding in zijn verslag van bevindingen. Bij overschrijding van de materialiteit kan dit van invloed zijn op de strekking van de controleverklaring.

• In de jaaraanschrijving (die in jaar T verschijnt ten behoeve van de begroting voor het jaar T+2 worden eventuele aanvullende aanwijzingen voor de jaarrekening (jaar T+1 e/o aanvullende richtlijnen voor de jaarrekeningcontrole van dat jaar opgenomen. Indien van toepassing, zal in de jaaraanschrijving aan de accountant gevraagd worden om over specifieke elementen te rapporteren.

BIJLAGE II BIJ HET CONTROLEPROTOCOL VOOR DE JAARREKENING POLITIE

Normenkader

Algemene wet- en regelgeving

De jaarrekening voldoet aan de volgende wet- en regelgeving:

Wet- en regelgeving	Relevante artikelen
Politiewet 2012 [stb. 2012, 315 en 660]	Art. 30 lid 1 Art. 35
Ministeriële regeling financieel beheer politie [stb. 2012] of rechtsopvolgers	Art. 3: jaaraanschrijving Hfd. 4: Bijdragen (art. 9 t/m art. 13) Hfd. 5: De jaarrekening (art. 14 t/m art. 18) Art. 19 lid 5: Treasurystatuut Art. 22: overgangsbepaling t.a.v. activeringsregels Art. 23: Bestemmingsreserves
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)	Paragraaf 2 Paragraaf 4 Artikel 5.2

Kader financiële rechtmatigheid

Uiteraard zijn alleen internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen van belang die bepalingen bevatten over financieel en materieel beheer.

Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt. De korpschef is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving.

De wet- en regelgeving of rechtsopvolgers, welke voor de politie van toepassing is (voor 2013 is dit een limitatieve opsomming):

• Algemene verbindende voorschriften van de EU, zoals de Europese aanbestedingsrichtlijnen, als ook besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten;

• Wet- en regelgeving waarin nadere voorschriften zijn opgenomen op het gebied van specifieke uitkeringen en subsidies vanuit de EU, het Rijk en andere subsidieverstrekkende instanties;

• Ministeriële regeling financieel beheer politie.

• Van belang hierbij is de mogelijkheid van de Minister om bijdragen – bij niet voldoen aan de voorwaarden – terug te vorderen. De voorwaarden zijn te vinden in de jaaraanschrijving, voorgaande circulaires en in de toekenningsbrieven.

• Fiscale en sociale wet- en regelgeving relevant voor de politie;

• Cao-akkoorden politie;

• Besluit algemene rechtspositie politie;

• Besluit bezoldiging politie;

• Besluit reis-,verblijf- en verhuiskosten politie;

• Regeling landelijk sociaal statuut politieregeling teveel en te weinig gewerkte uren politie.

• Besluit bovenwettelijke werkloosheidsuitkering politie

• Regeling bijzondere ontslaguitkering politie

• Besluit rechtspositie vrijwillige politie, hoofdstuk III: financiële rechtspositie

• Besluit suppletieregeling gedeeltelijk arbeidsongeschikten sector politie

• Regeling compensatie inkomensgevolgen WIA sector Politie

• ABP pensioenreglement 2013

• Besluit melden vermoeden van misstand bij Rijk en Politie, hoofdstuk 4: Financiële tegemoetkoming

BIJLAGE III BIJ HET CONTROLEPROTOCOL VOOR DE JAARREKENING POLITIE

Voorbeeld goedkeurende controleverklaring in de publieke sector met een expliciete financiële rechtmatigheidsverantwoording door de korpschef

Aan de Minister van Veiligheid en Justitie

Verklaring betreffende de jaarrekening

Wij hebben de jaarrekening 20XX van de politie te Den Haag gecontroleerd². Deze jaarrekening bestaat uit de balans en de gegevens ten aanzien van het vermogen per 31 december 20XX, de exploitatierekening en kasstroomoverzicht over 20XX en de financiële rechtmatigheidsverantwoording over 20XX met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

Verantwoordelijkheid van de korpschef

De korpschef legt aan de Minister verantwoording af over de financiële rechtmatigheid en stelt in dat kader de financiële rechtmatigheidsverantwoording op die onderdeel uitmaakt van de bedrijfvoeringsparagraaf. De bedrijfsvoeringsparagraaf maakt onderdeel uit van de jaarrekening waarop de accountant zijn controlewerkzaamheden baseert. De jaarrekening geeft het vermogen, het resultaat en de financiële rechtmatigheid getrouw weer en wordt tevens als het jaarverslag, opgesteld in overeenstemming met de Regeling financieel beheer politie.³

Daarnaast legt de korpschef verantwoording af over het voldoen aan de eisen zoals gesteld in paragraaf 4 van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector.

De korpschef is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als hij noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Verantwoordelijkheid van de accountant

Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol voor de jaarrekening politie. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de politie⁴. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving⁵ en van de redelijkheid van de door de korpschef gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.

Oordeel betreffende de jaarrekening

Naar ons oordeel⁶ geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van de politie per 31 december 20XX en van het resultaat en van de financiële rechtmatigheid over 20XX in overeenstemming met Regeling financieel beheer politie en met paragraaf 4 van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector.

Benadrukking van de financiële rechtmatigheidsverantwoording⁷

Wij vestigen de aandacht op de financiële rechtmatigheidsverantwoording in de bedrijfsvoeringparagraaf in de jaarrekening (blz. XX e.v.), waarin de bevindingen betreffende de financiële rechtmatigheid nader uiteengezet zijn. Hieruit is af te leiden dat op grond van de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, voor zover in het controleprotocol politie toetsing wordt verlangd, voor € XX aan bestedingen onrechtmatig zijn aangemerkt. De rechtmatigheidsfout betreft XX⁸.

Dit doet geen afbreuk aan ons oordeel omtrent het getrouw beeld van de financiële rechtmatigheid over 20XX.

Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen

Verder vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.

Plaats en datum

... (naam accountantspraktijk)

... (naam accountant)

---

1 Verklaring 10.1: Basis voorbeeldtekst goedkeurende controleverklaring in de publieke sector bij een enkelvoudige jaarrekening, met een expliciete financiële rechtmatigheidsverantwoording door het bestuur.

2 Als de jaarrekening onderdeel is van het jaarverslag, dan luidt de eerste zin als volgt: Wij hebben de in dit jaarverslag opgenomen jaarrekening 20XX van de politie te Den Haag gecontroleerd.

3 Deze verslaggevingcriteria hebben ook betrekking op de verantwoording van de financiële rechtmatigheid.

4 Als de accountant tevens verantwoordelijk is voor het geven van een oordeel over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem in samenhang met de controle van de jaarrekening, komt deze laatste zin te vervallen.

5 Dit is inclusief de verantwoordingsrichtlijnen voor de financiële rechtmatigheidsverantwoording.

6 Indien niet wordt voldaan aan paragraaf 4 WNT vervalt de optie van een goedkeurend getrouwheidsoordeel, waarbij in de onderbouwing het relevante bedrag wordt meegenomen (zie ook voorbeeldtekst 1.9.1 en Praktijkhandreiking 1115).

7 Indien geen sprake is van onrechtmatigheden vervalt deze paragraaf

8 Korte uiteenzetting, bijvoorbeeld ‘het niet voldoen aan de aanbestedingsregels zoals opgenomen in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten’