Regeling van de Minister van Infrastructuur en Milieu, van 8 november 2013, nr. IENM/BSK-2013/263406 Digitale vervanging Personeels-Dossiers Ministerie van Infrastructuur en Milieu

De Minister van Infrastructuur en Milieu,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995,

Besluit:

Ten behoeve van het ministerie van Infrastructuur en Milieu.

Artikel 1

De originele papieren personele archiefbescheiden die volgens de vastgestelde selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen van het ministerie van Infrastructuur en Milieu, worden overeenkomstig de artikelen 2, 3, 4 en 5 digitaal vervangen.

Artikel 2

De gegevens uit de originele papieren personele archiefbescheiden van het ministerie van Infrastructuur en Milieu die voor vernietiging in aanmerking komen, bedoeld in artikel 1, worden op een juiste en volledige wijze opgenomen in het elektronische systeem Record Management Applicatie (cRMA).

Artikel 3

De oorspronkelijke papieren personele archiefbescheiden worden vernietigd.

Artikel 4

Het Handboek digitale vervanging P-dossiers bij het Ministerie van Infrastructuur en Milieu bevat de nadere voorschriften met betrekking tot de uitvoering van deze regeling.

Artikel 5

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt gepubliceerd.

Artikel 6

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling digitale vervanging personeelsdossiers Ministerie van Infrastructuur en Milieu.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Infrastructuur en Milieu, namens deze: De Directeur Human Resourrces Management, M.E.T. van den Broek.

TOELICHTING

Sinds 1 januari 2006 is bij P-Direkt het content Recordmanagementapplicatie (cRMA) operationeel. Deze maakt het mogelijk dat de archivering van de originele papieren personele archiefbescheiden die voor vernietiging vatbaar zijn van het ministerie van Infrastructuur en Milieu door vervanging volledig elektronisch kan plaatsvinden.

Het besluit heeft betrekking op archiefbescheiden vanaf 1 januari 2006.

Van de vervanging van records wordt een door het hoofd van een archiefvormend orgaan ondertekende verklaring opgesteld, die ten minste een specificatie van de vervangen records bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied. Een exemplaar van de verklaring wordt gearchiveerd.

De categorieën archiefbescheiden, registratie, scanprocedure, technische inrichting, eisen aan kwaliteit van de scans, kwaliteitsprocedures en vernietigingsprocedure zijn vastgelegd in het Handboek digitale vervanging P-dossiers bij het Ministerie van Infrastructuur en Milieu.

Bij vervanging is vernietiging van het origineel wettelijk verplicht.

Bij het nemen van het besluit tot vervanging heeft een afweging plaatsgevonden over het aspect culturele waarde en over het belang van de informatie die in de archiefbescheiden voorkomt voor overheidsorganen, voor personen die recht of bewijs zoeken en voor historici. Hierbij is vastgesteld dat de culturele waarde en het belang van de informatie die in de archiefbescheiden voorkomt, niet wordt geschaad.

De vervanging vindt plaats door scanning en verwerking in het cRMA, conform:

• het Handboek digitale vervanging P-dossiers bij het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, oktober 2013 (IENM/BSK-2012/223079)

• IM Procedure Kwaliteitscontrole scanproces P-dossiers, oktober 2013 (IENM/BSK-2011/147722)

Het handboek en de procedure liggen ter inzage bij SSO/R&I/IM van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu en is raadpleegbaar via de website.