Besluit van de Minister van Veiligheid en Justitie tot beperking van de openbaarheid van het naar het Nationaal Archief over te brengen archief ‘Vreemdelingendossiers van de Immigratie- en Naturalisatiedienst, 1973–2005’ (Besluit beperking openbaarheid)

Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) te Rijswijk

Overwegende dat het archief ‘Vreemdelingendossiers van de Immigratie- en Naturalisatiedienst, 1973–2005’ in de komende jaren in gedeelten (een meer jarenblok over de periode 1973–1975 en jaarblokken voor de overige jaren) naar het Nationaal Archief zal worden overgebracht, waarbij voor elk (meer)jarenblok een afzonderlijke verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9, lid 3, van het Archiefbesluit 1995 zal worden opgemaakt;

Overwegende dat het aanbeveling verdient de openbaarheid van het volledige archief eenmalig en op een eenduidige manier te regelen;

Overwegende dat de dossiers in het bestand bijzondere persoonsgegevens bevatten als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens;

Gelet op artikel 15, lid 1, onder a, van de Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995;

Gehoord de Algemene Rijksarchivaris (zie: Advies van de Algemene Rijksarchivaris dd. 26 augustus 2013, met kenmerk Na/2013/12429),

Besluit:

Artikel 1

Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokken personen zijn alle dossiers uit het archief ‘Vreemdelingendossiers van de Immigratie- en Naturalisatiedienst, 1973–2005’ na overbrenging naar het Algemeen Rijksarchief beperkt openbaar. De beperking geldt tot 100 jaar na geboortedatum van de persoon op wie het dossier betrekking heeft, dan wel, in geval van het ontbreken van een geboortedatum, tot 85 jaar na het beginjaar van het dossier. Indien is aangetoond dat de persoon op wie het dossier betrekking heeft is overleden, vervalt de beperking.

Artikel 2

De beperkingen als bedoeld in artikel 1 zullen voor ieder (meer)jarenblok nader worden gespecificeerd (met per inventarisnummer een vermelding van het jaar waarin het betreffende dossier volledig openbaar wordt) in de bijlage (toegang) die bij elk van de verklaringen van overbrenging zal worden gevoegd.

Artikel 3

Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden genoemd in artikel 1, is binnen de termijn waarvoor de beperkingen zijn gesteld uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 4

Het vervaardigen van reproducties van documenten uit de dossiers in het archief als genoemd in artikel 1, is binnen de termijn waarvoor de beperkingen zijn gesteld uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 5

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst. Dit besluit wordt als bijlage gevoegd bij de afzonderlijke ‘Verklaringen van Overbrenging van IND Vreemdelingendossiers’ die zullen worden opgemaakt bij overbrenging van een (meer)jarenblok.

Rijswijk, 13 november 2013

De Minister van Veiligheid en Justitie, Voor deze: De plaatsvervangend Hoofddirecteur van de Immigratie- en Naturalisatiedienst, C. Postma.

Een belanghebbende kan tegen dit besluit bezwaar maken op grond van artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht. Dit kan door een bezwaarschrift in te dienen bij de desbetreffende bezwaarinstantie.

TOELICHTING BIJ HET BESLUIT VAN DE MINISTER VAN VEILIGHEID EN JUSTITIE TOT BEPERKING VAN DE OPENBAARHEID VAN HET NAAR HET NATIONAAL ARCHIEF OVER TE BRENGEN ARCHIEF VREEMDELINGENDOSSIERS VAN DE IMMIGRATIE- EN NATURALISATIEDIENST, 1973–2005

Beperkt openbaar op grond van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Het archief ‘Vreemdelingendossiers van de Immigratie- en Naturalisatiedienst, 1973–2005’ met een geschatte omvang van ca. 15 strekkende kilometer zal in de komende jaren (2013–2018) in gedeelten naar het Nationaal Archief worden overgebracht.

Na overbrenging zijn de bescheiden uit het archief met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer beperkt openbaar. Deze beperkingen gelden voor alle over te brengen dossiers.

De beperking van de openbaarheid met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer betreft in eerste instantie nog levende personen. Dit verklaart ook de termijn waarvoor de beperking van de openbaarheid geldt: tot honderd jaar na geboortedatum van de persoon op wie het dossier betrekking heeft. Onder de huidige omstandigheden kan men ervan uitgaan dat het overgrote merendeel van de personen op wie de dossiers betrekking hebben 100 jaar na geboortedatum niet meer in leven is.

Omdat de Immigratie- en Naturalisatiedienst en – na overbrenging – het Nationaal Archief – niet op de hoogte kunnen zijn van de overlijdensdata van de personen op wie de dossiers betrekking hebben (er is geen automatische koppeling met de gegevens van de burgerlijke stand), is het direct laten vervallen van de beperking op het moment van overlijden van de betrokken persoon niet mogelijk.

In een enkel geval bevat een dossier niet de geboortedatum van de persoon op wie het dossier betrekking heeft. In dat geval wordt om het eindjaar van de termijn van beperking van de openbaarheid te bepalen een ander uitgangspunt gehanteerd: ervan uitgaande dat een asielzoeker op het moment van aanmelding bij de IND tenminste 15 jaar oud is, wordt bij het beginjaar van het dossier 85 jaar opgeteld. Daarmee wordt materieel gezien hetzelfde bereikt als met de hierboven genoemde 100-jaar termijn: het dossier wordt pas volledig openbaar als de persoon op wie het betrekking heeft vrijwel zeker is overleden.

Beperkingen aan de openbaarheid gelden overigens niet wanneer een persoon inzage vraagt in zijn eigen dossier. Beperkingen aan de openbaarheid vervallen op het moment dat een verzoeker kan aantonen dat de persoon op wie het dossier betrekking heeft is overleden.

Een beperking van de openbaarheid als in dit besluit bedoeld houdt in dat onder bepaalde voorwaarden inzage in archiefbescheiden kan worden gegeven. De algemene rijksarchivaris beslist hierover.

Bijzondere persoonsgegevens

Omdat vrijwel alle ‘vreemdelingendossiers’ bijzondere persoonsgegevens als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens bevatten (gegevens die betrekking hebben op ras en/of geloof, politieke overtuiging, seksuele geaardheid, gezondheid, strafrechtelijk verleden), gelden strenge voorwaarden voor inzage. Een verzoeker moet een schriftelijk gemotiveerde aanvraag daartoe indienen, waarin hij/zij aantoont dat:

• degene wiens bijzondere persoonsgegevens men wil raadplegen is overleden, of

• men de uitdrukkelijke toestemming tot raadpleging van zijn/haar dossier heeft van de betrokkene (de persoon op wie het dossier betrekking heeft), of

• raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of

• raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan een volkenrechtelijke verplichting, of

• raadpleging plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek.

In dit laatste geval gelden er ook nog aanvullende voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen. De aanvrager moet:

• aantonen dat het onderzoek een algemeen belang dient, of

• aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is, of

• berichten van overlijden of een uitdrukkelijke toestemming overhandigen (alleen wanneer de onderzoeker kan aantonen dat het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, vervalt deze eis)

• aantonen dat bij de uitvoering in zodanige waarborgen is voorzien dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n) niet wordt geschaad.

De beperkingsgrond eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer eindigt bij het overlijden van de betrokkene.