Besluit tot vervanging archief Havenbedrijf Rotterdam N.V. en Divisie Havenmeester

Het Havenbedrijf Rotterdam, alsmede de divisie Havenmeester hebben besloten om per 1 juli 2013 over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van alle nieuw aangeboden fysieke archiefbescheiden, welke ingevolge de HbR selectielijst en handelingenlijst voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, en deze na reproductie te vernietigen:

• in aanmerking komen voor permanente bewaring of vernietiging op basis van de selectielijst en handelingenlijst

• zijn ontvangen of opgesteld voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit

• zullen worden ontvangen of opgesteld tot en met 1 juli 2018 na inwerking treding van dit besluit.

Waarborging van belangen

• 1. Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, omdat de volgende voorzorgen in acht zijn genomen: de fysieke archiefbescheiden worden gedigitaliseerd door middel van scanning en opgeslagen in PDF/A-formaat in het daarvoor aangewezen digitaal beheersysteem, het Document Management-systeem (DMS) met specifieke software, waardoor de toegankelijkheid, authenticiteit en beveiliging van archiefbescheiden gegarandeerd is.

• 2. Digitale reproductie van desbetreffende analoge archiefbescheiden is noodzakelijk vanuit het oogpunt van digitaal werken, digitaal archiveren, een efficiënte informatievoorziening en ruimte-besparing.

• 3. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde Handboek vervanging archiefbescheiden Havenbedrijf Rotterdam N.V. 2013.

  In dit Handboek is een 'Procedure Change Management' opgenomen. Het doel van deze procedure is om het Havenbedrijf Rotterdam de regie te laten voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving. De procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting binnen? het Havenbedrijf Rotterdam en de divisie Havenmeester niet tot verminderde resultaten leiden, c.q. blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

• 4. Het belang van de gegevens voor het Havenbedrijf Rotterdam N.V. en de divisie Havenmeester is als volgt gewaarborgd: door het selecteren van analoge archiefbescheiden voor vervanging conform de in het Handboek beschreven ‘Inrichting scan- en vervangingsproces – selectie ' worden de juiste documenten geselecteerd, die voor vervanging in aanmerking komen. Vervolgens worden deze archiefbescheiden op een dusdanige wijze gescand, geregistreerd en gecontroleerd dat er geen verlies van gegevens voor komt. Daarnaast worden er steekproeven gehouden op de gescande documenten en metadata in het DMS en het vervangingsproces om de kwaliteit daarvan te waarborgen. Ook worden er jaarlijks audits gehouden (minimaal 1) op het vervangingsproces, de technische inrichting van het DMS en de algemene IT-beheersmaatregelen.

• 5. De vervangen analoge documenten worden periodiek (per kwartaal) vernietigd. De procedure hiervan is beschreven in het Handboek vervanging archiefbescheiden Havenbedrijf Rotterdam N.V. 2013

• 6. De taken, verantwoordelijkheden en processen ten aanzien van het archief staan beschreven in de beheersregeling 2013 Havenbedrijf Rotterdam N.V.

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 juli 2013 aldus besloten op 25 september 2013 namens de directie van het Havenbedrijf Rotterdam N.V., F.A.C. Borsboom (Hoofd Facilities) en de divisie Havenmeester, R.J. de Vries (Havenmeester van Rotterdam).