Nadere voorschriften inzake de werkwijze van de ledengroep accountants in business (Nadere voorschriften ledengroep accountants in business)

Het bestuur van de Nederlandse beroepsorganisatie van accountants maakt, gelet op artikel 23, eerste lid, van de Wet op het accountantsberoep, onderstaande nadere voorschriften bekend, welke door de ledengroep van accountants in business op 25 september 2013 zijn vastgesteld.

De ledengroep accountants in business;

Gelet op artikelen 17 en 20 van de Wet op het accountantsberoep en het bepaalde in de Verordening op de ledengroepen;

Stelt de volgende nadere voorschriften vast:

HOOFDSTUK 1 BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1

In deze nadere voorschriften wordt verstaan onder:

– leden:

de leden van de ledengroep;

– ledengroep:

de ledengroep accountants in business;

– ledengroepbestuur:

het bestuur van de ledengroep;

– ledengroepvergadering:

de vergadering van leden van de ledengroep;

– verordening:

de Verordening op de ledengroepen;

– (plaatsvervangend) voorzitter:

de (plaatsvervangend) voorzitter van het ledengroepbestuur.

HOOFDSTUK 2 BIJEENROEPEN VAN DE VERGADERING EN AGENDA

Artikel 2

• 1. Het ledengroepbestuur draagt er zorg voor dat de volgende punten ieder jaar ten minste één maal geagendeerd worden voor een ledengroepvergadering:

  • a. vaststelling van de notulen van de vorige ledengroepvergadering;

  • b. het plan van voorgenomen activiteiten;

  • c. benoeming van de leden van het ledengroepbestuur;

  • d. benoeming van een voorzitter, alsmede van een plaatsvervangende voorzitter;

  • e. rooster van aftreden.

• 2. Indien omtrent enig geagendeerd onderwerp genoemd in het eerste lid geen besluit kan worden genomen in de desbetreffende de ledengroepvergadering, wordt dit agendapunt behandeld op de eerstvolgende ledengroepvergadering en kan hierover rechtsgeldig worden besloten.

Artikel 3

• 1. Indien het ledengroepbestuur een verzoek, als bedoeld in artikel 4, eerste lid, van de verordening ontvangt, bepaalt het binnen dertig dagen na ontvangst van het verzoek wanneer de ledengroepvergadering zal plaatsvinden en doet het hiervan mededeling aan de leden.

• 2. Het verzoek, bedoeld in het eerste lid, wordt schriftelijk gedaan en ondertekend door diegenen die het indienen.

Artikel 4

In het geval benoemingen, in ieder geval die als bedoeld in artikel 2, eerste lid, door de ledengroep moeten geschieden, meldt het ledengroepbestuur dit ten minste zes weken voor de datum van de desbetreffende ledengroepvergadering aan de leden.

Artikel 5

• 1. Bij de oproeping voor de ledengroepvergadering worden de leden erop gewezen dat bij volmacht kan worden gestemd.

• 2. Voor een volmachtverlening worden door het ledengroepbestuur vast te stellen formulieren verstrekt. Een volmacht dient uiterlijk op de derde werkdag voor de ledengroepvergadering te zijn ingediend.

• 3. Indien blijkt dat een volmacht niet voldoet aan in de artikel 8, tweede lid, van de verordening gestelde eisen, doet het ledengroepbestuur daarvan zo spoedig mogelijk mededeling aan de volmachtgever.

HOOFDSTUK 3 VERGADERORDE

Artikel 6

In een ledengroepvergadering kunnen geen besluiten worden genomen over onderwerpen die niet op de agenda zijn vermeld.

Artikel 7

• 1. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter berust de leiding van de ledengroepvergadering bij de plaatsvervangend voorzitter.

• 2. Indien ook de plaatsvervangend voorzitter niet in de gelegenheid is de vergadering te leiden, berust de leiding bij een ander lid van het ledengroepbestuur, dat daartoe op voorstel van het ledengroepbestuur door de ledengroepvergadering wordt aangewezen.

Artikel 8

• 1. Tenzij de voorzitter van de vergadering op grond van bijzondere omstandigheden anders besluit, worden leden tot vijftien minuten na de opening van de ledengroepvergadering in de gelegenheid gesteld zich te melden voor de presentielijst, waarna deze wordt vastgesteld en het aantal aanwezige of vertegenwoordigde stemgerechtigden wordt meegedeeld.

• 2. Nadat de presentielijst is vastgesteld, geldt deze als presentielijst van de vergadering ongeacht of er tijdens de vergadering leden nog binnenkomen dan wel de vergadering verlaten.

• 3. Leden die zich na de vaststelling van de presentielijst ter vergadering melden, kunnen niet stemmen. Aan hen verstrekte volmachten kunnen niet meer worden uitgeoefend.

Artikel 9

De voorzitter van de vergadering is verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen de vergadering. Hij is bevoegd de orde van de vergadering te bepalen en kan maatregelen nemen die noodzakelijk zijn om te komen tot een ordentelijk verloop van de vergadering.

Artikel 10

• 1. De voorzitter van de vergadering kan de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen.

• 2. Indien de vergadering door omstandigheden niet kan worden voortgezet, kan de voorzitter van de vergadering haar sluiten terwijl nog niet alle agendapunten zijn behandeld. De voorzitter gaat hiertoe slechts over na een schorsing van de vergadering en overleg met het ledengroepbestuur.

Artikel 11

• 1. Leden voeren slechts het woord na verkregen goedkeuring van de voorzitter van de vergadering. De voorzitter van de vergadering kan aan een lid het woord ontnemen.

• 2. De voorzitter van de vergadering kan de spreektijd die leden hebben beperken.

• 3. De voorzitter van de vergadering kan toestaan dat anderen dan leden ter vergadering het woord voeren.

Artikel 12

De voorzitter van de vergadering kan interrupties toelaten. Deze dienen te bestaan uit korte opmerkingen of vragen zonder inleiding.

Artikel 13

Indien een spreker van het onderwerp in beraadslaging afwijkt, kan de voorzitter van de vergadering hem tot de behandeling van het onderwerp terugroepen.

Artikel 14

Een lid voert over hetzelfde onderwerp niet meer dan twee maal, of als de behandeling in termijnen geschiedt in elke termijn niet meer dan twee maal, het woord, tenzij de voorzitter van de vergadering hem hiertoe verlof geeft.

Artikel 15

• 1. Een lid dat het woord voert kan daarbij een motie over het in behandeling zijnde onderwerp indienen. Een motie is kort, duidelijk geformuleerd en op schrift gesteld. De tekst van de motie wordt door de indiener voorgelezen.

• 2. Een motie heeft de strekking het gevoelen van de vergadering over een bepaald onderwerp aan het ledengroepbestuur kenbaar te maken.

• 3. Een motie kan alleen in behandeling komen indien zij door ten minste tien leden ondertekend is.

• 4. De behandeling van moties vindt plaats tijdens de beraadslaging over het in behandeling zijnde onderwerp, tenzij de voorzitter van de vergadering besluit haar later te doen geschieden.

HOOFDSTUK 4 STEMMINGEN OVER ZAKEN EN PERSONEN

Artikel 16

Indien een schriftelijke stemming plaatsvindt, wordt door het ledengroepbestuur uit de aanwezige leden een stembureau aangewezen, dat op het verloop van de stemming toezicht houdt.

Artikel 17

Het vaststellen van de uitslag van een stemming geschiedt door de voorzitter van de vergadering.

Artikel 18

Nadat de beraadslaging over een onderwerp door de voorzitter is gesloten, gaat de vergadering zo nodig over tot het nemen van een besluit. Wanneer bij het nemen van een beslissing over zaken geen van de leden om stemming verzoekt, is het voorstel aangenomen en stelt de voorzitter van de vergadering vast dat het besluit zonder stemming is aangenomen.

Artikel 19

• 1. Indien om stemming is gevraagd, wordt gestemd door middel van hiervoor door het ledengroepbestuur beschikbaar gestelde stemfaciliteiten.

• 2. In geval de stemming bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, wordt hoofdelijk gestemd.

• 3. Bij hoofdelijke stemming brengt ieder lid mondeling zijn stem, en in geval van machtiging de stemmen waarvoor hij gemachtigd is, uit met ‘voor’, ‘tegen’ of ‘blanco’. Ook kan gesteld worden dat het lid zich van stemming onthoudt.

• 4. Indien een lid zich bij een hoofdelijke stemming bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing herstellen voordat het volgende lid heeft gestemd.

Artikel 20

• 1. Indien bij een stemming over personen niemand de meerderheid heeft behaald, vindt een herstemming plaats. Indien ook bij deze stemming niemand de meerderheid behaalt, wordt opnieuw gestemd tussen de twee personen, die in deze stemming de meeste stemmen verkregen.

• 2. In het geval met toepassing van het eerste lid, tweede volzin meer dan twee personen in aanmerking komen voor de tweede herstemming, dan beslist het lot over deelname aan de tweede herstemming door diegenen die een gelijk aantal stemmen op zich hebben verenigd.

• 3. Een lid van het stembureau verricht de loting bedoeld in het tweede lid.

HOOFDSTUK 5 SLOTBEPALINGEN EN CITEERWIJZE

Artikel 21

• 1. Deze nadere voorschriften treden in werking op 1 januari 2014.

• 2. Deze nadere voorschriften worden aangehaald als: Nadere voorschriften ledengroep accountants in business.

TOELICHTING

Algemeen

In de Verordening op de ledengroepen is globaal de werkwijze van een ledengroepvergadering beschreven. Artikel 20 van de Wet op het accountantsberoep kent aan een ledengroep echter de bevoegdheid toe nadere voorschriften te stellen over haar werkwijze, voor zover daarin niet bij of krachtens een ander wettelijk voorschrift is voorzien. Met deze nadere voorschriften wordt van die bevoegdheid gebruik gemaakt door de ledengroep accountants in business.

Artikelsgewijs

Artikel 1

Dit artikel bevat de definities van de gebruikte begrippen.

Artikel 2

Dit artikel stelt zeker dat een aantal door de ledengroep te nemen beslissingen jaarlijks door het ledengroepbestuur op de agenda worden geplaatst.

Artikel 3

Dit artikel geeft aan hoe het ledengroepbestuur een verzoek tot bijeenroeping van de ledengroepvergadering door de leden moet afhandelen. In artikel 4 van de Verordening op de ledengroepen is bepaald dat het ledengroepbestuur de ledengroepvergadering bijeenroept zo dikwijls het dat nodig oordeelt en voorts indien ten minste één procent van de leden van de ledengroep (of, indien dit lager is, 50 leden van de ledengroep) om haar bijeenroeping verzoeken. Om het verzoek tot bijeenroeping voor het ledengroepbestuur controleerbaar te laten zijn, is vereist dat het verzoek schriftelijk wordt gedaan en dat dit door de verzoekers is ondertekend.

Artikel 4

Omdat kandidaten voor vacatures voor het ledengroepbestuur niet alleen door het ledengroepbestuur, maar ook door ten minste één procent van de leden van de ledengroep (of, indien dit lager is, 50 leden van de ledengroep) kunnen worden voorgedragen, wordt in dit artikel aan het ledengroepbestuur de verplichting opgelegd om ruim voor de stemming over deze personen aan te kondigen dat er vacatures zijn. Dit geeft de leden de gelegenheid om invulling te geven aan hun recht tot kandidaatstelling.

Artikel 5

Artikel 8, tweede lid, van de Verordening op de ledengroepen maakt het mogelijk voor leden om zich op de ledengroepvergadering door een ander lid te laten vertegenwoordigen.

Dit artikel garandeert dat leden van dit feit op de hoogte zijn. Om uniformiteit van volmachten te bevorderen en zo de verwerking bij de vergadering sneller te laten verlopen, wordt het ledengroepbestuur in artikel 8, tweede lid verplicht om te zorgen voor volmachtformulieren. Om te voorkomen dat onvoldoende stemfaciliteiten beschikbaar zijn ter vergadering, is aan de mogelijkheid van volmachtverlening een termijn gesteld. Twee werkdagen geeft het ondersteunend apparaat de gelegenheid om – waar nodig – toereikende voorzieningen te treffen. Het ledengroepbestuur is er ook voor verantwoordelijk dat een volmachtgever wiens volmacht niet aan de vereisten voldoet (een lid verleent een volmacht aan iemand die al drie volmachten heeft of aan een lid van het ledengroepbestuur) van dit feit zo spoedig mogelijk op de hoogte wordt gesteld zodat hij als hij dat wil voor een andere, geldige volmacht kan zorgen en zijn stem niet verloren gaat.

Artikel 6

Dit artikel voorkomt dat leden die bekend zijn met de agenda en op basis daarvan besloten hebben niet ter vergadering aanwezig te zijn of zich niet te laten vertegenwoordigen, achteraf geconfronteerd worden met besluiten waar zij, hadden ze geweten dat deze besluiten genomen zouden worden, wel bij betrokken hadden willen zijn.

Artikel 7

Op grond van artikel 16, tweede lid van de Verordening op de ledengroepen, zit de voorzitter van een ledengroepbestuur de ledengroepvergadering voor. Artikel 7 van deze nadere voorschriften treft een regeling voor het voorzitterschap van de vergadering bij ontstentenis van de (plaatsvervangend) voorzitter van het ledengroepbestuur.

Artikel 8

In artikel 6, eerste lid, van de Verordening op de ledengroepen is bepaald dat een stemming in de bijeenkomst van de ledengroepvergadering ongeldig is indien niet ten minste de helft van de ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde stemmen is uitgebracht. Deze bepaling impliceert het bestaan van een presentielijst en ook dat deze voor er stemmingen plaatsvinden, moet zijn vastgesteld. Artikel 8 van deze nadere voorschriften garandeert dit. Leden die zich na de vaststelling van de presentielijst ter vergadering melden, kunnen wel aan de vergadering deelnemen maar hebben geen stemrecht. Anders heeft de vaststelling van de presentielijst geen waarde.

Artikel 9 tot en met 14

Deze artikelen zijn van belang in verband met het handhaven van de vergaderorde door de voorzitter van de vergadering.

Artikel 15

Een motie maakt een wens van de ledengroepvergadering aan het ledengroepbestuur duidelijk. Moties vormen een vast bestanddeel van de relatie tussen een vertegenwoordigend orgaan en bestuurders. Omdat het vertegenwoordigend orgaan de gewenste handeling meestal niet zelf kan uitvoeren, moet zij de mogelijkheid hebben aan het bestuur te vragen dit te doen. Een lid kan aan de ledengroepvergadering vragen het gevoelen van de vergadering te uiten door het aannemen van de motie. Als de ledengroepvergadering de motie heeft aangenomen, is bekend aan het ledengroepbestuur wat de ledengroepvergadering van hem verlangt. Het bestuur zal zelf besluiten of hij de motie kan en wil uitvoeren en langs welke weg. Over deze beslissing kan het bestuur in een volgende vergadering verantwoording afleggen.

Omdat een motie – doorgaans – geen onderdeel van de vergaderstukken vormt, is vereist dat de indiener van de motie deze aan de vergadering voorleest. Om voor iedereen inzichtelijk te houden waarover gestemd dient te worden moet een motie kort en duidelijk zijn. De motie dient om te kunnen worden behandeld reeds een zekere steun te bezitten. Dit moet blijken uit ondertekening van tien leden.

Artikel 16

Teneinde de objectiviteit van de stemmingen te waarborgen, en deze ordentelijk te laten verlopen, is het ledengroepbestuur verplicht personen aan te wijzen die samen een stembureau vormen dat toezicht houdt op het verloop van de stemmingen.

Artikel 17

Dit artikel waarborgt dat geen onduidelijkheid blijft bestaan over de uitslag van de stemming. Deze wordt door de voorzitter van de vergadering vastgesteld.

Artikel 18

Dit artikel legt vast wanneer een besluit wordt genomen en regelt dat de voorzitter van de vergadering vaststelt dat een besluit zonder stemming is aangenomen als niet om een stemming is verzocht. Dit is ook van belang voor de notulen van de vergadering. Een stemming over personen dient echter te allen tijde geheim te blijven (artikel 6, derde lid, van de Verordening op de ledengroepen). In geval een lid om stemming vraagt, is dit vereiste niet langer gewaarborgd. Derhalve kan van deze uitzondering in geval van een stemming over personen geen gebruik worden gemaakt en dient altijd een (geheime) stemming plaats te vinden.

Artikel 19

Bij het begrip stemfaciliteiten in het eerste lid van dit artikel kan worden gedacht aan stemkastjes. Met opzet is gekozen voor een neutrale term.

Lid 2 bepaalt wat moet worden gedaan als stemming met de beschikbaar gestelde stemfaciliteiten niet mogelijk is. In dat geval vindt hoofdelijke stemming plaats. Hoofdelijke stemming is tijdrovend omdat iedere stem achter elkaar moet worden uitgebracht, maar heeft de voorkeur gekregen boven stemming door middel van handopsteken in verband het maximale aantal van vier stemmen dat een lid kan uitbrengen.

Artikel 20

In artikel 6, derde lid, van de Verordening op de ledengroepen is bepaald dat stemming over personen schriftelijk moet plaatsvinden. In artikel 8, eerste lid, van de Verordening op de ledengroepen staat dat voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming de meerderheid van de uitgebrachte stemmen is vereist. Opgemerkt wordt dat het hierbij gaat om de absolute meerderheid van stemmen. Artikel 20 van deze nadere voorschriften regelt welke stappen moeten worden gevolgd als in eerste instantie bij een stemming over (meer dan twee) personen geen meerderheid is behaald. In artikel 8, tweede lid, van de Verordening op de ledengroepen is vastgelegd dat bij staking van stemmen over personen het lot beslist.

Artikel 21

Dit artikel regelt de inwerkingtreding van de verordening en de citeertitel.