Regeling tot mandaat, volmacht en machtiging Hoofd iCOV Wet bescherming persoonsgegevens 2013

De ondergetekenden,

Gelet op:

De artikelen 10:3, 10:9, eerste lid, en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

Artikel 12 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

Artikel 6, tweede lid, onder b, van het Convenant iCOV 2013;

Artikel 1, onder a, van het Protocol gegevensverwerking iCOV Productie 2013;

Artikel 1, onder a, van het Protocol gegevensverwerking iCOV Research and Development 2013.

Besluiten als volgt:

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. gedeeld verantwoordelijken:

de bestuursorganen vermeld in bijlage I bij het Protocol gegevensverwerking iCOV Productie 2013 en de bestuursorganen vermeld in bijlage I bij het Protocol gegevensverwerking iCOV Research and Development 2013;

b. Wbp-beheerder:

degene die namens de gedeeld verantwoordelijken zorg draagt voor naleving van de wet, te weten het Hoofd iCOV als bedoeld in artikel 5, derde lid, onder f, van het Convenant iCOV 2013;

c. iCOV:

de gemeenschappelijke organisatie, zoals opgericht bij het Convenant iCOV 2013;

d. mandaat:

de bevoegdheid om in naam van de deelnemende organisaties besluiten te nemen;

e. volmacht:

de bevoegdheid om in naam van de deelnemende organisaties privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

f. machtiging:

de bevoegdheid om namens de deelnemende organisaties handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

g. leverancier:

degene die de persoonsgegevens daadwerkelijk aan de gedeeld verantwoordelijken verstrekt;

h. persoonsgegeven, verwerking van persoonsgegevens, verantwoordelijke, bewerker, betrokkene en verstrekken:

hetgeen daaronder verstaan wordt in de wet;

i. wet:

Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 2 Bevoegdheden

• 1. Aan het Hoofd iCOV wordt als Wbp-beheerder mandaat, volmacht en machtiging verleend ten aanzien van de tot de verantwoordelijkheid van de gedeeld verantwoordelijken behorende aangelegenheden betreffende de taken en werkzaamheden van iCOV verband houdende met de verwerking van persoonsgegevens, met uitzondering van de bevoegdheid tot het nemen van besluiten of andere handelingen die zijn neergelegd in een document, gericht tot:

  • a. de Koning;

  • b. de raad van ministers van het Koninkrijk, de ministerraad of een daaruit gevormde onderraad of commissie;

  • c. de voorzitter van de Eerste of Tweede Kamer der Staten-Generaal of van een uit die Kamer gevormde commissie;

  • d. de vice-president van de Raad van State van het Koninkrijk of de vice-president van de Raad van State;

  • e. de president van de Algemene Rekenkamer;

  • f. de Nationale ombudsman, indien de strekking daarvan is dat aan een aanbeveling van de Nationale ombudsman geen gevolg wordt gegeven; of

  • g. het behandelen van verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur.

• 2. de in het eerste lid uitgezonderde besluiten of andere handelingen zijn voorbehouden aan de ministers van Veiligheid en Justitie en van Financiën gezamenlijk.

Artikel 3 Ondermandaat

Het Hoofd iCOV wordt toegestaan ondermandaat te verlenen aan medewerkers van iCOV, in welk geval het ondermandaat aanvaard dient te worden.

Artikel 4 Taken en werkzaamheden

De verlening van mandaat, volmacht en machtiging is in het bijzonder gericht op de volgende taken en werkzaamheden:

• a. het beheer van de gegevensbestanden waarvoor de deelnemende organisaties gedeeld verantwoordelijken zijn;

• b. het, gehoord de deelnemende organisaties, opstellen van rechtmatigheidsbeoordelingen;

• c. het namens de gedeeld verantwoordelijken zorg dragen voor naleving van de wet in verband met voornoemde bestanden, in het bijzonder:

  • i. het sluiten van privaatrechtelijke overeenkomsten met bewerkers;

  • ii. het stellen van voorschriften en procesbeschrijvingen ter invulling van of ter aanvulling op de verschillende protocollen gegevensverwerking;

  • iii. het behandelen van verzoeken van betrokkenen op grond van de wet;

  • iv. het doen van meldingen en het aanvragen van voorafgaand onderzoek op grond van de wet;

• d. het maken van leveringsafspraken met (nieuwe) leveranciers en het verzoeken om persoonsgegevens aan (nieuwe) leveranciers;

• e. het doen of laten doen van terugmeldingen ingeval er gerede twijfel is aan de juistheid van een als authentiek aangewezen gegeven.

Artikel 5 Vertegenwoordiging

Aan het Hoofd iCOV wordt machtiging verleend iCOV te vertegenwoordigen bij gerechtelijke procedures.

Artikel 6 Vervangingsregeling

Het Hoofd iCOV kan een medewerker van iCOV als vervanger aanwijzen ter vervanging bij afwezigheid of ontstentenis van het Hoofd iCOV.

Artikel 7 Coördinatie van klachten

Het Hoofd iCOV treedt op als klachtcoördinator als bedoeld in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 8 Ondertekening documenten

De ondertekening van documenten door het Hoofd iCOV krachtens het in deze regeling verleende mandaat, volmacht en machtiging, geschiedt als volgt:

De gedeeld verantwoordelijken voor de gegevensverwerking door de gemeenschappelijke organisatie iCOV,

voor de gedeeld verantwoordelijken voor de gegevensverwerking door de gemeenschappelijke organisatie iCOV,

Het Hoofd iCOV,

(Gevolgd door de handtekening en de naam van het Hoofd).

Artikel 9 Slotbepalingen

• 1. Deze regeling en iedere wijziging worden gepubliceerd in de Staatscourant. Het Hoofd iCOV draagt zorg voor publicatie.

• 2. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van ondertekening door alle gedeeld verantwoordelijken.

• 3. Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling tot mandaat, volmacht en machtiging Hoofd iCOV Wet bescherming persoonsgegevens 2013.

Aldus ondertekend

De procureur-generaal van het Openbaar Ministerie M.C.W.M. van Nimwegen

Datum: 16 mei 2013

De plaatsvervangend Korpschef van de Nationale Politie R.G.C. Bik

Datum: 16 mei 2013

De directeur-generaal Belastingdienst P.W.A. Veld

Datum: 21 mei 2013

De algemeen directeur Douane W.A.J.M. Rovers

Datum: 21 mei 2013

De directeur Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst - Economische controledienst (FIOD) J. van der Vlist

Datum: 21 mei 2013

Het Hoofd van de Financial Intelligence Unit Nederland H.M. Verbeek-Kusters

Datum: 23 mei 2013

Voor aanvaarding door het Hoofd iCOV G.P.M. Grootscholten

Datum: 25 mei 2013