Regeling van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 26 juni 2013, nr. 2013-0000349785, houdende regels vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen en de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen BZK (Regeling vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen en Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen BZK)

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Gelet op artikel 9:14 van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 3, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenwet, artikel 8, eerste lid, van het Besluit melden vermoeden van misstand bij Rijk en Politie en de artikelen 4 en 6 van de Klachtenregeling seksuele intimidatie burgerlijk rijkspersoneel;

Gehoord de Groepsondernemingsraad van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

Besluit:

§ 1 Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. de minister:

de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

b. het ministerie:

het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

c. de AIVD:

de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst;

d. medewerker:

degene die werkzaamheden verricht of heeft verricht bij het ministerie, ingeval van het melden van het vermoeden van een misstand als ambtenaar in de zin van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

e. het Besluit:

het Besluit melden vermoeden van misstand bij Rijk en Politie;

f. ongewenste omgangsvormen:

factoren van direct of indirect onderscheid in de arbeidssituatie die stress teweeg brengen, met inbegrip van intimidatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten;

g. de melding:

het zich wenden tot de vertrouwenspersoon in verband met ongewenste omgangsvormen;

h. de melder:

de medewerker die zich in verband met ongewenste omgangsvormen tot de vertrouwenspersoon heeft gewend;

i. klacht:

schriftelijke klacht over ongewenste omgangsvormen;

j. klachtencommissie:

de in artikel 8 bedoelde commissie.

§ 2 Werkingsgebied

Artikel 2

• 1. De medewerker die een misstand vermoedt kan zich wenden tot een vertrouwenspersoon.

• 2. De medewerker die wordt of is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen kan zich wenden tot een vertrouwenspersoon of tot de klachtencommissie.

§ 3 Vertrouwenspersoon integriteit en ongewenste omgangsvormen

Artikel 3

• 1. Er zijn een of meer vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen.

• 2. De vertrouwenspersoon ressorteert als zodanig rechtstreeks onder de secretaris-generaal, met dien verstande dat de vertrouwenspersoon die is aangewezen voor de AIVD als zodanig rechtstreeks onder het hoofd van de AIVD ressorteert.

Artikel 4

• 1. De vertrouwenspersoon wordt aangewezen en van zijn taak ontheven door de minister.

• 2. Aanwijzing vindt, behoudens tussentijdse taakontheffing, plaats voor de duur van vijf jaar en kan telkens voor vijf jaar worden verlengd.

Artikel 5

De vertrouwenspersoon heeft op het gebied van integriteit de taak die is omschreven in artikel 8, tweede lid, van het Besluit.

Artikel 6

De vertrouwenspersoon heeft op het gebied van ongewenste omgangsvormen in ieder geval de volgende taken en bevoegdheden:

• a. het opvangen, begeleiden en van advies dienen van de melder en het zo nodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie of hulpverlener;

• b. het inwinnen van inlichtingen die noodzakelijk zijn om tot een goed inzicht te komen over de melding en de mogelijkheden om te komen tot een oplossing;

• c. het door middel van het inschakelen van een deskundige, bemiddelaar of mediator trachten tot een oplossing te komen;

• d. het adviseren over eventueel verder te nemen stappen en het behulpzaam zijn van de melder bij eventueel verder te nemen stappen;

• e. het ondersteunen en begeleiden van de melder bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie en bij het horen door die commissie;

• f. het verlenen van nazorg aan de melder;

• g. het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid, het verstrekken van inlichtingen over de mogelijkheden tot voorkoming en bestrijding van ongewenste omgangsvormen in de organisatie en het geven van gevraagd of ongevraagd advies op dit gebied aan de secretaris-generaal respectievelijk aan het hoofd van de AIVD als het die dienst betreft;

• h. het geven van voorlichting op het gebied van ongewenste omgangsvormen.

Artikel 7

• 1. De vertrouwenspersoon of -personen brengen jaarlijks voor 1 mei gezamenlijk een verslag uit aan de secretaris-generaal respectievelijk aan het hoofd van de AIVD als de vertrouwenspersoon of -personen voor de AIVD is of zijn aangewezen.

• 2. Het verslag bevat een geanonimiseerd overzicht van zijn of hun werkzaamheden in het voorgaande kalenderjaar.

§ 4 Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen BZK

Artikel 8

Er is een Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen BZK.

Artikel 9

• 1. De commissie heeft tot taak het verrichten van onderzoek naar elke bij haar ingediende klacht en het uitbrengen van een rapport van bevindingen, vergezeld van een advies en eventuele aanbevelingen, aan de minister respectievelijk aan het hoofd van de AIVD ingeval de klacht is ingediend door een medewerker van de AIVD.

• 2. Als tijdens het onderzoek naar de klacht zowel klager als de aangeklaagde bereid blijken tot bemiddeling of mediation schort de commissie de behandeling van de klacht op.

• 3. Afdeling 9.1.3 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing.

Artikel 10

• 1. De commissie bestaat uit:

  • a. een voorzitter, tevens lid, niet werkzaam onder de verantwoordelijkheid van de minister;

  • b. ten minste twee overige leden.

• 2. De leden van de commissie hebben plaatsvervangers.

• 3. Bij afwezigheid van de voorzitter treedt een van de andere leden of een plaatsvervangend lid op als voorzitter.

• 4. De leden en de plaatsvervangend leden worden benoemd en ontslagen door de minister. De benoeming geldt, behoudens tussentijds ontslag, voor vijf jaar en kan telkens voor vijf jaar worden verlengd. Ingeval van tussentijds ontslag vindt tussentijdse benoeming plaats van een nieuw of plaatsvervangend lid voor de resterende periode.

Artikel 11

De commissie wordt bijgestaan door een secretaris die wordt aangewezen door de Manager van het Cluster Advies van het Expertisecentrum Organisatie en Personeel van de Werkmaatschappij.

Artikel 12

• 1. De bij de behandeling van een klacht betrokken leden van de commissie stellen het rapport en het advies bij meerderheid van stemmen vast. Geen van de leden onthoudt zich van stemming.

• 2. De bij de behandeling van een klacht betrokken fungerend voorzitter en leden ondertekenen het rapport, het advies en de eventuele aanbevelingen.

• 3. De secretaris draagt zorg voor de verzending van het rapport, het advies en de eventuele aanbevelingen.

Artikel 13

De commissie kan van de minister en van het hoofd van de AIVD de medewerking verlangen die zij nodig acht voor de behandeling van de klacht.

Artikel 14

• 1. De commissie registreert alle schriftelijk ingediende klachten.

• 2. De commissie brengt jaarlijks voor 1 mei een verslag uit aan de minister.

• 3. Het verslag bevat een geanonimiseerd overzicht van het aantal en de aard van de klachten in het voorgaande kalenderjaar en de strekking van de adviezen die daarover zijn uitgebracht. Het verslag kan aanbevelingen van algemene aard bevatten.

Artikel 15

• 1. De commissie draagt zorg dat de op klachten betrekking hebbende dossiers die door de commissie zijn aangelegd worden overgedragen aan de directeur Personeel en Organisatie respectievelijk aan het hoofd van de AIVD voor zover de dossiers betrekking hebben op klachten die zijn ingediend door medewerkers van de AIVD.

• 2. De directeur Personeel en Organisatie respectievelijk het hoofd van de AIVD ziet namens de minister toe op de zorgvuldige bewaring van de overgedragen dossiers en draagt zorg voor de vernietiging hiervan. Vernietiging vindt plaats uiterlijk twee jaar nadat de termijn voor het instellen van rechtsmiddelen tegen beslissingen met betrekking tot de klacht is verlopen.

§ 5 Rechtspositie

Artikel 16

• 1. Een lid of gewezen lid van de klachtencommissie respectievelijk een vertrouwenspersoon of gewezen vertrouwenspersoon ondervindt in zijn positie als medewerker geen nadeel van zijn activiteiten in het kader van voorkoming en bestrijding van ongewenste omgangsvormen.

• 2. Een klager ondervindt in zijn positie als medewerker geen nadeel van het te goeder trouw indienen van een klacht.

§ 6 Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 17

Voor de eerste maal worden als vertrouwenspersonen en commissieleden aangewezen de personen die als zodanig waren aangewezen ingevolge de in artikel 18 genoemde regelingen en besluiten.

Artikel 18

Ingetrokken worden:

• a. de Regeling vertrouwenspersonen en klachtencommissie seksuele intimidatie en rassendiscriminatie Binnenlandse Zaken;

• b. de Klachtenregeling rassendiscriminatie Binnenlandse Zaken;

• c. de Regeling vertrouwenspersonen en klachtencommissie seksuele intimidatie en rassendiscriminatie Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst;

• d. de Regeling vertrouwenspersonen en klachtencommissie seksuele intimidatie en rassendiscriminatie Rijks Bedrijfsgezondheids en Bedrijfsveiligheidsdienst en

• e. het Besluit vertrouwenspersonen integriteit BZK.

Artikel 19

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatcourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 20

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen en Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen BZK.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 26 juni 2013

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.H.A. Plasterk.

TOELICHTING

Algemeen

In 1995 zijn de Regeling vertrouwenspersonen en klachtencommissie seksuele intimidatie en rassendiscriminatie Binnenlandse Zaken, de Klachtenregeling rassendiscriminatie Binnenlandse Zaken, de Regeling vertrouwenspersonen en klachtencommissie seksuele intimidatie en rassendiscriminatie Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst en de Regeling vertrouwenspersonen en klachtencommissie seksuele intimidatie en rassendiscriminatie Rijks Bedrijfsgezondheids en Bedrijfsveiligheidsdienst van kracht geworden. In deze regelingen was onder meer de aanwijzing van vertrouwenspersonen op het gebied van seksuele intimidatie en rassendiscriminatie geregeld. In 1999 is het Besluit vertrouwenspersonen integriteit BZK tot stand gebracht, dat voorzag in het aanwijzen van een of meer vertrouwenspersonen integriteit.

Met ingang van 1 januari 2010 is voorts het Besluit melden vermoeden van misstand bij Rijk en Politie (hierna: het Besluit) in werking getreden. Bij het vermoeden van een misstand gaat het om een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een schending van wettelijke voorschriften of beleidsregels, een gevaar voor de gezondheid, veiligheid of het milieu of een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten die een gevaar vormt voor het goed functioneren van de openbare dienst. Per saldo gaat het derhalve om een vermoeden van inbreuk op de integriteit. In artikel 8, eerste lid, van dat besluit is voorzien in het aanwijzen van een of meer vertrouwenspersonen bij de organisatie.

Mede door de ontwikkelingen in de samenleving is het taakgebied van de vertrouwenspersonen seksuele intimidatie en rassendiscriminatie in de praktijk verbreed naar andere ongewenste omgangsvormen, zoals agressie en geweld, pesten, treiteren, roddelen, stalking, geruchtenverspreiding en discriminatie op het werk. De genoemde regelingen uit de jaren negentig zijn inmiddels dan ook gedateerd. Daarnaast blijkt dat voor de medewerkers de rollen van de vertrouwenspersonen integriteit respectievelijk ongewenste omgangsvormen niet zo duidelijk te onderscheiden zijn. Er bestaat de behoefte om bij één en dezelfde vertrouwenspersoon terecht te kunnen en niet naar een andere vertrouwenspersoon te worden doorverwezen. De rollen van vertrouwenspersonen op beide terreinen liggen feitelijk in elkaars verlengde.

In verband met een en ander is besloten de onderhavige regeling tot stand te brengen, onder gelijktijdige intrekking van voornoemde regelingen en besluiten van BZK. Daarbij is tevens voorzien in het instellen van één Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen BZK in plaats van de verschillende klachtencommissies voor seksuele intimidatie en rassendiscriminatie.

De regeling biedt de basis voor de aanwijzing van vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen. De verbreding van het taakgebied van seksuele intimidatie en rassendiscriminatie tot ongewenste omgangsvormen strookt met artikel 3, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenwet, waarin de werkgever wordt verplicht tot het voeren van een beleid dat is gericht op de voorkoming en als dat niet mogelijk is beperking van psychosociale arbeidsbelasting.

Aangezien de procedure bij het behandelen van het vermoeden van een misstand reeds is opgenomen in hoofdstuk 3 van het Besluit zijn hierover geen bepalingen opgenomen.

Anders dan voorheen is er voor gekozen geen aparte regeling voor de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (hierna: AIVD) meer tot stand te brengen. De onderhavige regeling bevat op een aantal plaatsen bepalingen waarbij rekening is gehouden met de bijzondere positie van die dienst.

Artikelen

Artikel 1

In dit artikel zijn de begripsomschrijvingen opgenomen. Bij de omschrijving van ongewenste omgangsvormen is als uitgangspunt de begripsomschrijving van psychosociale arbeidsbelasting in artikel 1 van de Arbeidsomstandighedenwet genomen, met uitzondering van het daarin genoemde element werkdruk, dat niet valt te kwalificeren als ongewenste omgangsvorm. Het gaat om de factoren van direct of indirect onderscheid in de arbeidssituatie die stress teweeg brengen, met inbegrip van intimidatie, seksuele intimidatie, agressie en geweld en pesten. Onder stress wordt in dit verband verstaan: een toestand die als negatief ervaren lichamelijke, psychische of sociale gevolgen heeft.

Met de omschrijving ‘direct of indirect onderscheid’ is aangesloten bij verschillende gelijke behandelingswetten, waarin onder direct respectievelijk indirect onderscheid wordt verstaan dat iemand op een andere wijze wordt behandeld dan een ander in een vergelijkbare situatie wordt, is of zou worden behandeld, op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid, burgerlijke staat, leeftijd, handicap of chronische ziekte, respectievelijk dat een ogenschijnlijk neutrale bepaling, maatstaf of handelwijze personen van een bepaalde godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat, leeftijd dan wel een hetero- of homoseksuele gerichtheid of met een handicap of chronische ziekte bijzonder treft. De term discriminatie wordt in dit kader niet gebruikt.

Intimidatie is gedrag dat met direct onderscheid verband houdt en dat tot doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast en dat een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd.

Bij seksuele intimidatie wordt gedoeld op enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.

Bij agressie en geweld gaat het om voorvallen waarbij een werknemer verbaal, psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid.

Pesten betreft alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter van een of meer medewerkers gericht tegen een medewerker of een groep van medewerkers die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag, zoals treiteren, roddelen, stalking en geruchtenverspreiding op het werk.

Deze regeling biedt een ieder die werkzaam is of is geweest bij BZK die een misstand vermoedt de mogelijkheid zich te wenden tot een vertrouwenspersoon. Degene die met ongewenste omgangsvormen te maken krijgt of te maken heeft gehad kan zich wenden tot een vertrouwenspersoon of tot de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen BZK.

De regeling is, waar het gaat om ongewenste omgangsvormen, niet alleen bedoeld voor medewerkers met een ambtelijke aanstelling, maar ook voor anderen die werkzaamheden verrichten of hebben verricht bij of voor BZK, zoals gedetacheerd en ingehuurd personeel, uitzendkrachten en stagiaires. Dit is tot uitdrukking gebracht in onderdeel d, waar de medewerker wordt omschreven als: degene die werkzaamheden verricht of heeft verricht bij het ministerie, ingeval van het melden van het vermoeden van een misstand als ambtenaar in de zin van het Algemeen Rijksambtenarenreglement. De reden voor de beperking in het laatste zinsdeel is dat bij een vermoeden van een misstand ingevolge het Besluit alleen de (gewezen) ambtenaar in de zin van het Algemeen Rijksambtenarenreglement zich tot een vertrouwenspersoon kan wenden.

Artikelen 3 tot en met 7

In deze artikelen zijn de aanwijzing, taakontheffing en de taken en bevoegdheden van de vertrouwenspersonen geregeld. Aanwijzing vindt, behoudens tussentijdse taakontheffing, plaats voor de duur van vijf jaar. Aanleiding voor tussentijdse taakontheffing kan bijvoorbeeld zijn dat de vertrouwenspersoon, om welke reden dan ook, daarom verzoekt of omdat hij de dienst verlaat (artikel 4).

De taak op het gebied van integriteit is omschreven in artikel 8, tweede lid, van het Besluit. Derhalve is in artikel 5 naar deze bepaling verwezen. De taak is omschreven als:

• a. een ambtenaar op diens verzoek adviseren over een melding;

• b. de hoogste ambtelijke leidinggevende te informeren over een melding en

• c. het bevoegd gezag en de hoogste ambtelijke leidinggevende te adviseren over vermoedens van misstanden.

De in artikel 6 genoemde taken en bevoegdheden op het gebied van ongewenste omgangsvormen komen grotendeels overeen met die van artikel 5 van de Klachtenregeling rassendiscriminatie Binnenlandse Zaken en van artikel 5 van de Klachtenregeling seksuele intimidatie burgerlijk rijkspersoneel. Conform de praktijk zijn daar nog de onder b, c, g en h opgesomde onderwerpen aan toegevoegd, zoals het – voor de hand liggende – inwinnen van inlichtingen die noodzakelijk zijn om tot een goed inzicht te komen over de melding en de mogelijkheden om te komen tot een oplossing. Niet uit te sluiten valt dat er gaandeweg behoefte blijkt aan een verdere aanvulling van deze taken en bevoegdheden. Daarin is voorzien door in de aanhef van het eerste lid ‘in ieder geval’ op te nemen.

Artikelen 8, 10 en 11

Met deze artikelen is voorzien in de instelling van de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen BZK, de samenstelling van de commissie, de benoemingsperiode van haar leden en plaatsvervangende leden en het secretariaat van de commissie.

De Manager van het Cluster Advies van het Expertisecentrum Organisatie en Personeel van de Werkmaatschappij wijst op grond van artikel 11 de secretaris van de commissie aan, vanwege de binnen die dienst beschikbare expertise op dit terrein.

Artikelen 9 en 12

In deze artikelen zijn de taken en enige algemene instructies over de werkwijze van de commissie opgenomen. De commissie is ingesteld op grond van artikel 9:14 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Ingevolge artikel 9, tweede lid, is afdeling 9.1.3 van de Awb van toepassing. Het is niet nodig in de onderhavige regeling bepalingen op te nemen over de te volgen procedure bij de behandeling van klachten omdat dat al is geregeld in afdeling 9.1.2, waarop afdeling 9.1.3 een aanvulling is.

Artikel 13

Ingevolge artikel 13 kan de commissie van de minister en van het hoofd van de AIVD de medewerking verlangen die zij nodig acht voor de behandeling van een klacht. Het gaat daarbij om zaken die nodig zijn om tot een juiste oordeelsvorming te kunnen komen, zoals het vragen van inlichtingen aan daarvoor in aanmerking komende derden, het instellen of doen instellen van een onderzoek op de werkplek – bijvoorbeeld als de commissie zich door het verhandelde tijdens de hoorzitting niet voldoende geïnformeerd acht –, of het zich door deskundigen van advies en bijstand laten dienen.

Uiteraard vindt de verplichting om medewerking te verlenen plaats binnen wettelijke grenzen. Zo zal het hoofd van de AIVD geen inlichtingen behoeven te verstrekken als daardoor de nationale veiligheid of andere gewichtige belangen van de staat zouden kunnen worden geschaad.

Artikelen 14 en 15

Op grond van artikel 9:12a van de Awb draagt het bestuursorgaan zorg voor registratie van de bij hem ingediende schriftelijke klachten en publiceert jaarlijks een verslag over deze klachten (geanonimiseerd). Aangezien met de onderhavige regeling de medewerker zich rechtstreeks tot de klachtencommissie kan wenden ligt het in de rede de registratie aldaar te laten plaatsvinden.

In artikel 15 is de overdracht van de op klachten betrekking hebbende dossiers aan respectievelijk de directeur Personeel en Organisatie en het hoofd van de AIVD geregeld.

Een dergelijke bepaling was ook opgenomen in zowel artikel 13 van de Regeling vertrouwenspersonen en klachtencommissie seksuele intimidatie en rassendiscriminatie BiZa als in artikel 13 van de Regeling vertrouwenspersonen en klachtencommissie seksuele intimidatie en rassendiscriminatie Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst.

Artikel 16

In het eerste lid van dit artikel is vastgelegd dat medewerkers die lid zijn of zijn geweest van de klachtencommissie respectievelijk vertrouwenspersoon zijn of zijn geweest geen nadeel in hun rechtspositie ondervinden van hun activiteiten in het kader van voorkoming en bestrijding van ongewenste omgangsvormen. Te denken valt bijvoorbeeld aan minder goede promotiekansen, verslechtering van de werkomstandigheden, een slechte beoordeling of ontslag.

Met het tweede lid wordt een klager die te goeder trouw een klacht heeft ingediend dezelfde bescherming geboden. Hiermee wordt beoogd de drempel om een klacht in te dienen te verlagen. Dat laat onverlet dat er aanleiding kan zijn om een passende maatregel te nemen wanneer blijkt dat de klager ten onrechte een klacht heeft ingediend. Het niet te goeder trouw zijn van de klager zal echter niet snel worden aangenomen.

De rechtsbescherming van de melder van een vermoedelijke misstand en van de vertrouwenspersoon op het gebied van de integriteit is vastgelegd in artikel 2 van het Besluit en behoeft derhalve geen regeling.

Artikel 17

Met artikel 18 is een aantal regelingen en besluiten ingetrokken. Daarmee ontvalt de grondslag aan de benoeming van de vertrouwenspersonen en de leden van de respectieve klachtencommissies. In artikel 17 is daarom een overgangsbepaling opgenomen met de strekking te voorkomen dat er op dat punt een vacuüm ontstaat.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.H.A. Plasterk.