Besluit van de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie van 10 juli 2013, nr. 407207 tot vaststelling van een reglement inzake de organisatie en het beheer van het archief van de commissie Samson (Reglement archief commissie Samson)

De Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie,

Besluit:

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Onze Minister:

Onze Minister van Veiligheid en Justitie;

b. archief:

het archief dat door de commissie Samson is overgedragen aan Onze Minister;

c. melder:

degene die bij de commissie Samson een melding heeft gedaan van seksueel misbruik en waarvan de melding in het archief is opgenomen;

d. melding:

de gegevens in het archief die betrekking hebben op hetgeen een melder aan de commissie Samson heeft verklaard;

e. feitelijk beheerder van het archief:

het Dienstencentrum afdeling Productie binnen het ministerie van Veiligheid en Justitie;

f. beoordelaar archiefverzoeken:

het hoofd van de afdeling Juridische en Internationale Zaken van het directoraat-generaal Jeugd en Sanctietoepassing binnen het ministerie van Veiligheid en Justitie;

g. anonimiseren:

het verwijderen van gegevens die het, afzonderlijk of in onderlinge samenhang, mogelijk maken om een individuele melder te identificeren.

Artikel 2

• 1. Het archief bestaat uit een openbaar deel en een niet-openbaar deel.

• 2. Alle meldingen, alsmede de stukken waarin persoonsgegevens zijn opgenomen die tot een individuele melder zijn te herleiden, behoren tot het niet-openbare deel.

Artikel 3

De Archiefwet 1995 en de Wet bescherming persoonsgegevens zijn onverkort op dit reglement van toepassing.

Artikel 4

• 1. Stukken die behoren tot het niet-openbare deel van het archief, worden met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid behandeld.

• 2. Onze Minister anonimiseert onverwijld alle meldingen met ingang van 1 januari 2016.

• 3. In afwijking van het tweede lid, besluit Onze Minister tot eerdere anonimisering van een melding na een daartoe strekkend verzoek van de melder, mits dit verzoek, gelet op de in het tweede lid genoemde datum, voor 1 oktober 2015 is ontvangen.

• 4. In afwijking van het tweede lid wordt een melding niet geanonimiseerd indien een melder dat schriftelijk aan Onze Minister verzoekt.

• 5. Het verzoek tot anonimisering wordt gericht aan de beoordelaar archiefverzoeken.

• 6. Onze Minister besluit tot anonimisering van een melding zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van een daartoe strekkend verzoek als bedoeld in het derde lid.

• 7. De beoordelaar archiefverzoeken zendt een afschrift van het besluit om de melding te anonimiseren aan de feitelijk beheerder van het archief met het verzoek hieraan uitvoering te geven.

Artikel 5

• 1. Zolang een melding niet is geanonimiseerd wordt alleen inzage in of een afschrift van deze melding verstrekt aan de melder zelf, of aan degene die daartoe door de melder zelf uitdrukkelijk schriftelijk is gemachtigd.

• 2. Verzoeken om inzage in of een afschrift van een melding, worden ingediend bij de beoordelaar archiefverzoeken.

• 3. Onze Minister beslist op een verzoek als bedoeld in het vorige lid zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoekschrift.

• 4. Indien de beoordelaar archiefverzoeken een verzoek ingevolge het eerste lid geheel of gedeeltelijk inwilligt, dan zendt hij een afschrift van deze beslissing aan de feitelijk beheerder van het archief met het verzoek hieraan uitvoering te geven.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 7

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement archief commissie Samson.

Dit reglement zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie, F. Teeven

TOELICHTING

Het archief van de Commissie Samson is per 1 januari 2013 overgedragen aan de Minister van Veiligheid en Justitie, die vanaf dat moment verantwoordelijk is voor dit archief.

Gelet op de zeer gevoelige persoonsgegevens die zijn opgenomen in de stukken behorende tot het archief, is een deel van het archief niet-openbaar. Stukken uit dit niet-openbare deel worden met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid behandeld. Het niet-openbare deel van het archief is slechts toegankelijk voor enkele speciaal gescreende en geautoriseerde medewerkers die werkzaam zijn bij het Dienstencentrum afdeling Productie binnen het ministerie van Veiligheid en Justitie. Om toegang tot de stukken te krijgen, zijn speciale veiligheidsmaatregelen getroffen. Voor dit archief is op grond van het Besluit voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst 2007 de rubricering Vertrouwelijk gegeven.

Met het onderhavige reglement wordt inzichtelijk gemaakt hoe de vertrouwelijkheid wordt geborgd van de documenten die in het niet-openbare deel van het archief zijn opgenomen. Het meest gevoelige onderdeel van het archief betreft de meldingen die door individuele slachtoffers van seksueel misbruik zijn gedaan bij de Commissie Samson.

Voorop staat het belang van de melders dat hun gegevens met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid worden behandeld. Daarnaast is vanuit de lotgenotenorganisaties aangegeven dat het voor de melders van groot belang is dat zij hun eigen melding kunnen gebruiken als bewijs ten behoeve van een toekomstige aanvraag om financiële tegemoetkoming bij het Schadefonds Geweldsmisdrijven (hierna: Schadefonds). Dat kan bewijs betreffen ter onderbouwing van de eigen aanvraag van de melder, maar ook de mogelijkheid voor de melder om te bepalen dat zijn melding kan worden gebruikt als steunbewijs ten behoeve van aanvragen van anderen. Van zodanig steunbewijs kan sprake zijn indien meerdere meldingen en/of aanvragen betrekking hebben op dezelfde mogelijke dader of dezelfde instelling.

In dit reglement is rekening gehouden met beide wensen, maar primair is gekozen voor het borgen van de vertrouwelijkheid.

De privacy wordt geborgd doordat derden geen inzage in of afschrift van een melding krijgen zolang deze nog niet is geanonimiseerd, doordat alle meldingen worden geanonimiseerd zodra de looptijd van de financiële regelingen is verstreken en doordat een melder te allen tijde kan verzoeken om zijn melding wel direct te anonimiseren. Doordat de meldingen zijn opgenomen in het geheim archief van het ministerie waar alleen speciaal gescreende archiefmedewerkers toegang toe hebben, wordt de vertrouwelijkheid ook daadwerkelijk geborgd.

De meldingen worden niet direct, maar pas na 1 januari 2016 geanonimiseerd omdat er tot die datum nog een aanvraag om een financiële tegemoetkoming bij het Schadefonds kan worden ingediend. Hierdoor worden melders niet beperkt in hun mogelijkheden om hun melding te kunnen gebruiken als bewijsmiddel ter onderbouwing van een aanvraag om financiële tegemoetkoming. Het uitgangspunt hierbij is wel dat de meldingen zolang zij nog niet zijn geanonimiseerd, strikt vertrouwelijk zijn en alleen ter inzage worden gegeven of in afschrift worden verstrekt indien dit geschiedt op uitdrukkelijk schriftelijk en voorafgaand verzoek van de melder zelf of diens wettelijk vertegenwoordiger of gemachtigde.

Verzoeken om inzage in of een afschrift van een melding moeten worden ingediend bij de beoordelaar archiefverzoeken, namelijk het Hoofd van de afdeling Juridische en Internationale Zaken van het directoraat-generaal Jeugd en Sanctietoepassing. Bij een positief besluit zal de beoordelaar archiefverzoeken dit ter verdere uitvoering in afschrift verstrekken aan de afdeling waarvan de gescreende medewerkers feitelijk toegang hebben tot het archief, namelijk het Dienstencentrum afdeling Productie. Daarmee is er een strikte scheiding tussen de afdeling die namens de minister van Veiligheid en Justitie beslist op de verzoeken, en de zorgvuldig gescreende archiefmedewerkers die feitelijk toegang hebben tot het archief.

Een beslissing met betrekking tot het anonimiseren van een melding of het verstrekken van een afschrift daarvan geldt op grond van artikel 45 in samenhang met artikel 36 van de Wet bescherming persoonsgegevens als een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht waartegen bezwaar en beroep op de bestuursrechter open staat. De beslissing wordt schriftelijk aan de aanvrager bekend gemaakt, waarbij wordt aangegeven waar en op welke wijze de aanvrager tegen deze beslissing in bezwaar kan.

In het reglement is geen bepaling opgenomen over de bewaartermijn en de datum waarop archiefstukken worden vernietigd. Dit wordt geregeld bij en krachtens de Archiefwet 1995. Op grond van de zogenaamde Selectielijst Jeugdzorg die berust op de Archiefwet 1995, dient het rapport van de commissie Samson inclusief het onderzoeksmateriaal blijvend te worden bewaard. Maar de meldingen zullen, zoals hiervoor al is aangegeven, na 1 januari 2016 worden geanonimiseerd waardoor de meldingen vanaf dat moment niet meer kunnen worden herleid tot individuele personen.

Artikelsgewijs

Artikel 1

Dit artikel omvat een aantal begripsbepalingen. Begripsbepalingen die al in andere relevante wetgeving zijn vastgelegd, zoals in de Archiefwet 1995, worden hier niet herhaald.

Artikel 2

Alle persoonsgegevens die herleidbaar zijn tot een concrete melder, zijn in het niet-openbare deel van het archief opgenomen. In het openbare deel zijn onder meer de verslagen van de vergaderingen van de Commissie Samson opgenomen, alsmede verschillende deelonderzoeken en verslagen van gesprekken met het veld.

Artikel 3

In deze bepaling is neergelegd dat de Archiefwet 1995 en de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing is bij de uitvoering van dit reglement. Zo zal de inhoudelijke beoordeling van verzoeken om toegang tot het archief worden getoetst aan deze wetten.

Artikel 4

De gegevens van de melders zijn buitengewoon vertrouwelijk en worden geanonimiseerd zodra de melder daar zelf om verzoekt, dan wel onverwijld nadat de looptijd van de financiële regelingen is verstreken, namelijk per 1 januari 2016. Indien een melder verzoekt om zijn melding voordien al te anonimiseren, dan wel juist niet te anonimiseren, zal dit verzoek worden gehonoreerd. Immers, de melder zal voor zichzelf de afweging hebben gemaakt tussen de belangen van privacy en bijvoorbeeld de mogelijkheid om de eigen melding te kunnen gebruiken als bewijs voor een aanvraag om financiële tegemoetkoming. Bij de beoordeling van zodanig verzoek dient alleen nog te worden vastgesteld dat het verzoek daadwerkelijk van de melder afkomstig is.

Artikel 5

Zolang een melding niet is geanonimiseerd, wordt alleen inzage in deze melding of een afschrift daarvan verstrekt aan de melder zelf, diens wettelijk vertegenwoordiger of aan iemand die daartoe door de melder uitdrukkelijk en schriftelijk is gemachtigd. Naar verwachting zal dit in veel gevallen gaan om een machtiging die door een melder aan het Schadefonds is afgegeven om ter onderbouwing van een aanvraag om financiële compensatie een afschrift van de melding op te vragen zodat dit als bewijsmateriaal bij de beoordeling van de aanvraag kan worden meegenomen.

Zonder voorafgaande toestemming van de melder zelf, worden de gegevens niet verstrekt of ter inzage gegeven, tenzij de minister daartoe door een wettelijk voorschrift verplicht is. Deze strikte beperking van de openbaarheid is noodzakelijk om de vertrouwelijkheid waarin deze gegevens door betrokkene zijn verstrekt recht te doen. Dit heeft echter wel tot gevolg dat deze gegevens niet zonder toestemming van de melder zelf kunnen worden gebruikt om te zoeken naar steunbewijs door andere slachtoffers.

De Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie, F. Teeven