Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 22 januari 2013, 2012-0000031660, tot digitale vervanging van archiefbescheiden van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (Regeling digitale vervanging archiefbescheiden Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid)

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995;

Na machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 20 december 2012, kenmerk: NA/12/11037,

Besluit:

Artikel 1

Over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid:

• a. die:

  • 1°. zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de werking van dit besluit, en zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan; of

  • 2°. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na inwerkingtreding van dit besluit.

• b. volgens de specificaties, vastgesteld in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid d.d. 29 november 2012 behorende bij dit besluit;

• c. overeenkomstig de eisen, opgenomen in de bijlage van de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden (Stcrt. 2008, 21);

• d. met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk d, van het Archiefbesluit 1995, alsmede wat daarover is bepaald in artikel 4, tweede en derde lid, van de Beleidsregel digitale archiefbescheiden (Stcrt. 2008, 21).

Artikel 2

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van afgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 3

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling digitale vervanging archiefbescheiden Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Deze regeling zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid d.d. 29 november 2012 dat ter inzage wordt gelegd bij de bibliotheek van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Den Haag, 22 januari 2013

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze: H.J.I.M. de Rooij, plv. Secretaris-generaal.

TOELICHTING

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is voornemens de papieren archivering te vervangen door een digitale archivering. Om te voorkomen dat hierdoor papieren en digitale archiefbescheiden door en naast elkaar bestaan worden door middel van dit besluit routinematig alle inkomende en uitgaande papieren documenten vervangen door digitale reproducties en worden de originele papieren archiefstukken vernietigd.

De digitale vervanging van archiefbescheiden heeft betrekking op de archiefbescheiden die zijn ontvangen en opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit, en zaken die nog niet zijn afgedaan of zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding van dit besluit.

Deze regeling is van toepassing op alle organisatieonderdelen van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid die met het systeem Digidoc2 werken. Alle documenten die worden vervangen door digitale reproducties zullen in Digidoc2 worden opgenomen. Digidoc2 is een door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ontwikkeld documentmanagement- en workflowsysteem.

De vervanging vindt plaats door scanning en verwerking in het systeem Digidoc2, conform het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, d.d. 29 november 2012. In dit handboek worden alle elementen van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging beschreven overeenkomstig de eisen, opgenomen in de bijlage van de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Stcrt. 2008, 21).

Het handboek behandelt de documenten die door gescande digitale reproducties zullen worden vervangen, welke op grond van de voor het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid geldende selectielijsten voor bewaring in aanmerking komen. Hierbij is rekening gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens en voor historisch onderzoek zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d van het Archiefbesluit 1995, alsmede wat daarover is bepaald in artikel 4, tweede en derde lid, van de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden (Stcrt. 2008, 21).

Dit heeft er toe geleid dat een aantal categorieën van documenten niet voor vernietiging in aanmerking komen en deze documenten zullen in de originele vorm bewaard blijven. Dit betreft het in het Handboek vermelde overzicht van documenten die niet digitaal zullen worden vervangen.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze: H.J.I.M. de Rooij, plv. Secretaris-generaal.