Besluit van de minister van Algemene Zaken van 26 juni 2013, nr. 3705022, tot instelling van het Audit Committee van het ministerie van Algemene Zaken (Instellingsbesluit Audit Committee ministerie van Algemene Zaken 2013)

De minister van Algemene Zaken,

Gelet op de Regeling Audit Committees 2012;

Besluit:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Audit Committee:

het Audit Committee van het ministerie van Algemene Zaken;

b. Minister:

de minister-president, minister van Algemene Zaken.

Artikel 2 Instelling

Er is een Audit Committee waarop de Regeling Audit Committees 2012 van toepassing is.

Artikel 3 Taak

Het Audit Committee vervult een kritische regierol gericht op beheersingsaspecten van de bedrijfsvoering en het primaire proces. Het Audit Committee adviseert hiertoe het departementale management ten minste inzake het borgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering, inclusief de financiële vastlegging, de regie op het auditbeleid en het risicomanagementbeleid en de uitkomsten daarvan.

Artikel 4 Samenstelling

Aan het Audit Committee nemen deel:

  • a. De secretaris-generaal, tevens voorzitter;

  • b. De plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeur-generaal van de Rijksvoorlichtingsdienst, de plaatsvervangend directeur-generaal van de Rijksvoorlichtingsdienst, de directeur van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid, de directeur van de Dienst Publiek en Communicatie, de directeur Bedrijfsvoering, de directeur Concerncontrol, de (directeur en/of clustermanager van de) Auditdienst Rijk en de door de minister benoemde onafhankelijke externe leden;

  • c. Als agendalid: (een vertegenwoordiger van) de Algemene Rekenkamer.

Artikel 5 Secretariaat

Het secretariaat van het Audit Committee berust bij de directie Concerncontrol.

Artikel 6 Werkwijze

  • 1. Het Audit Committee komt in beginsel drie keer per jaar bijeen in de in artikel 4 genoemde samenstelling.

  • 2. Het Audit Committee beraadslaagt jaarlijks over de inhoud van een departementaal auditplan voor de bedrijfsvoering.

  • 3. De Auditdienst Rijk coördineert de opstelling van een voorstel voor het jaarlijkse auditplan.

  • 4. De secretaris-generaal stelt het door de Auditdienst Rijk opgestelde auditplan vast.

  • 5. De (directeur van de) Auditdienst Rijk rapporteert in elke vergadering aan het Audit Committee over de voortgang van de uitvoering van het auditplan en over de tussentijdse bevindingen. Aan de hand hiervan beraadslaagt het Audit Committee en beslist de secretaris-generaal over eventuele bijstellingen van het auditplan.

Artikel 7 Onafhankelijke externe leden

  • 1. De zittingsduur van de externe leden is in beginsel drie jaren. De zittingsduur kan worden verlengd.

  • 2. De door de minister benoemde onafhankelijke externe leden van het Audit Committee, bedoeld in artikel 4, ontvangen voor het bijwonen van de door het Audit Committee georganiseerde vergaderingen en het op andere wijze invulling geven aan hun lidmaatschap van het Audit Committee, een maandelijkse vergoeding ter hoogte van 3% van het maximum van salarisschaal 18 van bijlage B van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.

Artikel 8 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Audit Committee ministerie van Algemene Zaken 2013.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2013.

Den Haag, 26 juni 2013

De minister-president, minister van Algemene Zaken, M. Rutte

TOELICHTING

Algemeen

Het Instellingsbesluit Audit Committee ministerie van Algemene Zaken 2013 is opgesteld met inachtneming van de Regeling Audit Committees 2012. Overeenkomstig deze Regeling maken ten minste twee onafhankelijke externe leden deel uit van het Audit Committee van het ministerie van Algemene Zaken. De aanstelling van deze onafhankelijke externe leden geschiedt per ministerieel besluit.

Artikelsgewijs

Artikel 3 Taak

Bij de regie op de kwaliteit van de bedrijfsvoering gaat het om de onafhankelijke blik op de bedrijfsvoering, borging van de kwaliteit van bedrijfsprocessen, risicomanagement en het Audit Committee als platform voor het bespreken van besturings- en beheersingsvraagstukken Governance. Bij de regie op het auditbeleid gaat het om advisering over het auditbeleid en de betrokkenheid van het Audit Committee bij de programmering, evaluatie en follow-up van audits. Bij risicomanagement gaat het om een overzicht van de strategische risico’s. Het Audit Committee dient op het gebied van risicomanagement een regierol te vervullen door proactief risicomanagementbeleid te voeren. Hierbij gaat het om actief potentiële risico’s op te sporen en de nodige beheersingsmaatregelen te nemen.

Artikel 6 Werkwijze

Eerste lid

In verband met de schaalgrootte van het ministerie van Algemene Zaken en de omvang van de onderwerpen die (kunnen) spelen binnen (het Audit Committee van) het ministerie, komt het Audit Committee in beginsel drie keer per jaar bijeen.

Derde lid

Het auditplan bevat een voorstel voor de uit te voeren audits, op basis van een risicoanalyse. De audits betreffen onder meer financiële audits, operational audits en IT-audits. Bij de risicoanalyse wordt rekening gehouden met conclusies en aanbevelingen uit eerdere controles en audits en uit onderzoeken van de Algemene Rekenkamer en de toezichtactiviteiten van het ministerie van Financiën.

De minister-president, minister van Algemene Zaken, M. Rutte

Naar boven