Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 16 april 2013, nr. PO/B&S/2013-482749, houdende wijziging van de Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC in verband met het aanpassen van termijnen voor gegevenslevering door scholen en door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 178a, derde lid, van de Wet op het primair onderwijs en artikel 164a, derde lid, van de Wet op de expertisecentra;

Besluit:

ARTIKEL I

De Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC wordt als volgt gewijzigd:

A

Artikel 1 komt te luiden:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. de minister:

de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

b. WEC:

Wet op de expertisecentra;

c. WPO:

Wet op het primair onderwijs;

d. bevoegd gezag:

het bevoegd gezag bedoeld in artikel 1 van de WPO dan wel artikel 1 van de WEC.

B

Artikel 2 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het eerste tot en met vierde lid wordt ‘de Minister’ telkens vervangen door: de minister.

2. In het derde lid wordt ‘Wet op de expertisecentra’ vervangen door ‘WEC’ en wordt ‘Wet op het primair onderwijs’ vervangen door: WPO.

C

In artikel 3, eerste en tweede lid, wordt ‘de Minister’ telkens vervangen door: de minister.

D

Artikel 4 wordt als volgt gewijzigd:

1. Aan het slot van het eerste lid, wordt een volzin toegevoegd, luidende: In afwijking van de eerste volzin verstrekt het bevoegd gezag de datum van in- of uitschrijving, bedoeld in artikel 178a, tweede lid, onderdeel b, van de WPO of artikel 164a, tweede lid, onderdeel b, van de WEC, met het persoonsgebonden nummer van de desbetreffende leerling binnen 7 dagen nadat deze in de administratie van de school is verwerkt als bedoeld in artikel 40b, vijfde lid, van de WPO of artikel 42a, vijfde lid, van de WEC .

2. In het vierde lid wordt ‘de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap’ vervangen door: de minister.

E

In artikel 4a wordt ‘de Minister’ vervangen door: de minister.

F

In artikel 5 wordt ‘twee weken’ vervangen door ‘7 dagen’ en wordt ‘de Minister’ vervangen door: de minister.

ARTIKEL II

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2013.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, S. Dekker.

TOELICHTING

Algemeen

Onderhavige wijzigingsregeling tot wijziging van de Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC verkort de termijn waarbinnen scholen in het primair onderwijs (hierna: po) en (voortgezet) speciaal onderwijs (hierna: (v)so) de datum van in- en uitschrijving van leerlingen dienen te leveren aan het basisregister onderwijs (hierna: bron), van 14 dagen naar 7 dagen. Daarnaast wordt de termijn waarbinnen de minister deze en andere leerlinggegevens terugkoppelt aan het bevoegd gezag, gewijzigd van 14 dagen naar 7 dagen. Ten slotte is van de gelegenheid gebruik gemaakt om enkele redactionele verbeteringen in de Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC aan te brengen.

Termijn voor het leveren door scholen

In de Wet van 18 juli 2009 tot wijziging van de Leerplichtwet 1969, de Wet educatie en beroepsonderwijs, de Wet op de expertisecentra, de Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank en de Wet op het voortgezet onderwijs in verband met onder meer het vereenvoudigen van de procedure voor verzuimmelding (Stb. 2009, 334) is een bepaling opgenomen die ertoe strekt ten aanzien van scholen en instellingen die zijn aangesloten op het bron de plicht uit de Leerplichtwet 1969 (hierna: Lpw) tot het rechtstreeks melden van in- en uitschrijvingen van leerlingen bij gemeenten, te laten vervallen (artikel I, onderdeel B). De reden voor het vervallen van de plicht uit de Lpw is dat de gegevens over in- en uitschrijvingen via het bron aan de gemeenten doorgegeven kunnen worden. Daardoor is er voor scholen in po en (v)so een dubbele plicht ontstaan; de plicht tot het leveren van gegevens over in- en uitschrijvingen aan het bron binnen 14 dagen, en de plicht tot het rechtstreeks melding doen van in- en uitschrijvingen bij gemeenten binnen 7 dagen.

Per 1 juli 2013 zal de bepaling die de rechtstreekse meldplicht uit de Leerplichtwet 1969 laat vervallen in werking treden, en zal voor scholen in het po alleen nog de plicht bestaan de data van in- en uitschrijvingen te leveren aan het bron. Met onderhavige wijzigingsregeling wordt de termijn waarbinnen die levering moet plaatsvinden aangepast naar 7 dagen, om zo in de nieuwe situatie dezelfde tijdigheid te behouden als het geval was met de rechtstreekse meldplicht op basis van de Leerplichtwet 1969. Deze tijdigheid is van belang voor de bestrijding van absoluut verzuim. Wijziging of toevoeging van andere leerlinggegevens dan de in- of uitschrijfdatum zal het bevoegd gezag net als voorheen binnen een termijn van 14 dagen aan het bron moeten leveren.

Op grond van de wijzigingsregeling zal, op het moment dat een leerling zich in- of uitschrijft bij een school, de datum van in- of uitschrijving samen met het persoonsgebonden nummer van de desbetreffende leerling, na registratie in het Leerlingadministratiesysteem (LAS) van de school, binnen 7 dagen moeten worden geleverd aan het bron. Hierbij is het uitgangspunt dat het LAS actueel is, dat wil zeggen dat de in- of uitschrijving zo spoedig mogelijk wordt geregistreerd nadat deze bekend is geworden bij de school. De administratie moet in elk geval zodanig actueel zijn dat in- en uitschrijvingen aan het bron kunnen worden geleverd binnen 7 dagen nadat ze bekend zijn geworden bij de school.

Termijn voor terugkoppeling gegevens door de minister

Onderhavige wijzigingsregeling wijzigt tevens de termijn waarbinnen de minister de door de scholen aangeleverde gegevens dient te verwerken. De gegevens zullen in plaats van binnen 14 dagen, binnen 7 dagen moeten worden verwerkt. De wijziging zorgt ervoor dat de minister de betreffende (woon-)gemeenten tijdig van deze voor de verzuimbestrijding van belang zijnde informatie voorziet.

Administratieve lasten

De administratieve lasten voor scholen blijven gelijk. Alleen de termijn waarbinnen scholen de datum van in- of uitschrijving moeten leveren verandert; niet de hoeveelheid gegevens die zij moeten leveren of de manier waarop dit moet gebeuren.

Uitvoerings- en handhaafbaarheidstoets

De Dienst Uitvoering Onderwijs (hierna: DUO) heeft de regeling getoetst en is van oordeel dat de regeling uitvoerbaar en handhaafbaar is. Wel merkt DUO ten aanzien van de uitvoerbaarheid op dat zij voor een tijdige levering van gegevens aan de woongemeenten afhankelijk blijft van een juiste en tijdige gegevenslevering door de scholen. Er zijn geen technische mogelijkheden om de verwerkingssnelheid voor de verwerking van gegevens door DUO te verhogen, omdat zij met betrekking tot de noodzakelijke persoonsidentificatie mede afhankelijk is van de gemeentelijke basisadministratie en omdat het herstellen van problematische identificaties een handmatige procedure is. Bij de uitvoerings- en handhaafbaarheidstoets is ook het oordeel van de Inspectie van het Onderwijs betrokken; ook de Inspectie merkt op dat het van belang is dat scholen hun administratie actueel houden.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, S. Dekker.