Convenant gegevensuitwisseling gemeente Amstelveen en Woningstichting Eigen Haard

De ondergetekenden:

• 1. Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Amstelveen vertegenwoordigd door: drs. J.P.W. Groot, wethouder (hierna te noemen: de gemeente) en

• 2. Woningstichting Eigen haard, gevestigd en kantoorhoudende te Amsterdam, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door dhr. N. Nieman, voorzitter Raad van Bestuur (hierna te noemen: woningcorporatie)

Overwegende

• a) dat ten aanzien van de systematische gegevensverstrekking uit de basisadministratie persoonsgegevens, gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en het gemeentelijk privacyreglement, een convenant moet worden gesloten;

• b) dat het nodig is om aan genoemde woningcorporatie een raadpleegfunctie toe te staan in een subset van gegevens afkomstig uit de gemeentelijke basisadministratie;

• c) dat partijen gezamenlijk hebben besloten om doorstroming en een transparante en eerlijke woonruimteverdeling te bevorderen, door onrechtmatige bewoning tegen te gaan, door het toewijzingsproces van de woningen te versnellen en door maatwerk te bieden voor oudere huurders met een verhuiswens;

• d) dat de bestrijding van onrechtmatige bewoning bijdraagt aan een eerlijke woonruimteverdeling, zie het Besluit Beheer Sociale Huursector, specifiek artikel 11f: de toegelaten instelling neemt bij haar werkzaamheden het in de betrokken gemeenten geldende volkshuisvestingbeleid in acht;

• e) dat de bestrijding van onrechtmatige bewoning bijdraagt aan de verhoging van de leefbaarheid in wijken;

• f) dat de bestrijding van onrechtmatige woonsituaties tevens kan leiden tot voorkoming en/of bestrijding van uitkeringsfraude

• g) dat gegevensuitwisseling bijdraagt aan de juistheid en volledigheid van de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA)

• h) dat partijen door samenwerking met elkaar de dienstverlening aan (aspirant)-huurders willen verbeteren;

Komen het volgende overeen:

Definities

Gebruiker:

Geautoriseerde medewerker van de woningcorporatie die toegang heeft tot een afgeschermd deel van de GBA en die de adreswijziging bij verhuizing doorstuurt aan de gemeente

Contactpersoon:

Functionaris binnen de woningcorporatie die verantwoordelijk is voor alle contacten tussen de gemeente en de woningcorporatie inzake de toegang tot de GBA

Documentatie:

Alle documentatie waarin de werkwijze wordt beschreven m.b.t. de gegevensuitwisseling en de toegang van de woningcorporatie tot het afgeschermde gedeelte van de GBA

Wbp:

Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2000, 302)

Subset:

Het afgeschermde deel van de GBA waar de geautoriseerde gebruikers toegang toe krijgen

HOOFDSTUK 1: DE INRICHTING VAN DE SUBSET

Artikel 1 Middelen die de gemeente ter beschikking stelt

• 1. De gemeente geeft de woningcorporatie toegang tot een beperkte en afgeschermde set van gegevens in de GBA.

• 2. De gemeente stelt aan de woningcorporatie documentatie ter beschikking met de procedure voor gebruikers, de handreiking voor contactpersonen en de systeem- en inrichtingseisen.

• 3. De gemeente voert voor buurtgericht onderzoek (geautomatiseerde) bestandsvergelijkingen uit, waar dit mogelijk is. Voorwaarde hiervoor is dat de bestanden van de woningcorporatie geboortedata en Burgerservicenummer (BSN) bevatten.

Artikel 2 Middelen die de woningcorporatie ter beschikking stelt

• 1. De woningcorporatie zorgt voor het benodigde personeel om subset van de GBA te raadplegen.

• 2. De woningcorporatie zorgt ervoor dat wordt voldaan aan de door de gemeente gestelde systeem- en inrichtingseisen.

• 3. De woningcorporatie stelt minimaal één contactpersoon aan.

Artikel 3 Toegang tot de gegevens

• 1. De toegang tot de subset is alleen toegestaan aan daartoe door de woningcorporatie aangewezen gebruikers.

• 2. De gemeente verstrekt slechts autorisaties voor het raadplegen van de subset aan die medewerkers die door de woningcorporatie zijn aangemeld met o.a. een ondertekende geheimhoudingsverklaring, zoals genoemd in artikel 9 lid 2.

• 3. De gemeente vermeldt in de documentatie op welke tijden de subset beschikbaar is voor gebruik door de woningcorporatie.

Artikel 4 Ondersteuning

• 1. De gemeente zorgt voor technische en inhoudelijke ondersteuning van de inzagemogelijkheid in de subset.

• 2. De gemeente vermeldt in de documentatie aan wie, op welke wijze en op welke tijden de ondersteuning, bedoeld in het eerste lid, wordt verleend.

• 3. De gemeente wijst minimaal één functionaris aan, welke geraadpleegd kan worden over het systeem.

Artikel 5 Onderhoud en distributie

• 1. De gemeente zorgt voor onderhoud en distributie van de beschikbaar gestelde middelen als bedoeld in artikel 1.

• 2. Onderhoud van de beschikbaar gestelde middelen gebeurt na consultatie van de contactpersoon en functionaris van de gemeente.

• 3. De meest recente versie van de documentatie wordt tijdig beschikbaar gesteld door de gemeente.

Artikel 6 Kosten

• 1. De gemeente brengt de woningcorporatie geen kosten in rekening voor het inrichten en onderhouden van de subset binnen de gemeente, noch voor het gebruik en de ondersteuning daarbij door de woningcorporatie, tenzij blijkt dat de gemeente extra licenties moet aanschaffen. Bij gelijktijdig gebruik door meer dan 5 medewerkers van de woningcorporatie samen is er een kans dat het aantal licenties uitgebreid moet worden en zullen de extra benodigde licenties worden doorberekend aan de woningcorporatie.

• 2. De woningcorporatie betaalt de kosten die te maken hebben met de invoering en het gebruik van het systeem binnen haar eigen organisatie. Als de gemeente de inlogmogelijkheid moet komen installeren, zal de gemeente daarvoor kosten in rekening brengen.

• 3. De woningcorporatie brengt de gemeente geen kosten in rekening voor de verrichte werkzaamheden en de inrichting van de balie.

HOOFDSTUK 2: BESCHERMING VAN DE PERSOONSGEGEVENS

Artikel 7 Gegevensuitwisseling en privacybescherming

• 1. De gemeente is met het bieden van een raadpleegfunctie in de subset de verantwoordelijke in de zin van de Wbp

• 2. De gemeente heeft de gegevensverstrekking in het gemeentelijke privacyreglement opgenomen.

• 3. De woningcorporatie is voor zijn publieke taak als woonruimteverdeler een derde in de zin van de Wbp. De rechtmatige grondslag voor de gegevensverwerking door de woningcorporatie is te vinden in art. 8 Wbp:

  • Art. 8b: noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (de huurovereenkomst),

  • Art. 8c: noodzakelijk voor het nakomen van de wettelijke verplichtingen zoals die zijn opgenomen in de Woningwet, Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH) en de Huisvestingsverordening.

  De woningcorporatie is op grond van de Woningwet ‘toegelaten instelling’. Zij heeft hierbij een publieke taak toebedeeld gekregen: zij dient toe te zien op de naleving en handhaving van het systeem van toewijzing van woonruimten (art. 70c Woningwet).

• 4. Op basis van artikel 64 lid 1 Wet Werk en Bijstand is de gemeente bevoegd gegevens op te vragen als dat noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de Wet Werk en Bijstand.

• 5. De woningcorporatie mag de GBA-gegevens inzien met als doel om aan de hand van de gegevens van Amstelveense aspirant-huurders te controleren of zij voldoen aan de voorwaarden die aan de betreffende woning zijn gesteld.

• 6. De woningcorporatie mag de gegevens van uitsluitend het eigen woningbestand inzien met als doel om onrechtmatige bewoning op te sporen en te bestrijden en voor het project van Groot naar Beter.

• 7. De woningcorporatie zal de gegevens behoorlijk en zorgvuldig en altijd overeenkomstig de Wbp en het gemeentelijke privacyreglement verwerken. De gemeente zal laatstgenoemde reglement verstrekken.

• 8. De woningcorporatie zal de huurder vragen om bij het tekenen van het huurcontract het verhuisformulier van de gemeente in te vullen en stuurt deze samen met een kopie van een identiteitsbewijs van de huurder door aan de gemeente.

• 9. Als de geraadpleegde gegevens in de GBA afwijken van de gegevens in de administratie van de woningcorporatie of als de woningcorporatie een kennelijke fout of onduidelijkheid signaleert, stelt de woningcorporatie de gemeente hiervan op de hoogte volgens de in de documentatie beschreven procedure.

• 10. Als de gemeente woonfraude vermoedt, stelt zij de woningcorporatie daarvan op de hoogte.

• 11. De woningcorporatie verbindt zich om de persoonsgegevens niet op een andere wijze, of met een ander doel in te zien of te verwerken. Gegevens worden niet zonder toestemming van de verstrekker overgedragen of ter beschikking gesteld aan derden en zijn niet raadpleegbaar door derden.

• 12. De woningcorporatie staat ervoor in dat haar medewerkers zich houden aan de voorschriften van de Wbp, de werkwijze zoals beschreven in de documentatie en het gestelde in dit convenant en ziet hier actief op toe.

• 13. De woningcorporatie houdt een register bij van geautoriseerde medewerkers en geeft wijzigingen hierop terstond door aan de gemeente.

• 14. De woningcorporatie zorgt dat de toegang tot de subset wordt gebruikt conform de werkinstructies en de beveiligingsmaatregelen uit de documentatie.

• 15. Partijen nemen de wettelijke bewaartermijn van de persoonsgegevens in acht.

Artikel 8 Beveiliging

• 1. De woningcorporatie zal ervoor zorg dragen dat (de uitvoering van) zijn beveiligingsbeleid ten minste voldoet aan het criterium van een ‘passend beveiligingsniveau’.

• 2. De woningcorporatie zal zich maximaal inspannen om de ter raadpleging beschikbare persoonsgegevens te beveiligen en beveiligd te houden.

• 3. Indien de woningcorporatie merkt dat (een onderdeel van) de door de gemeente ingestelde beveiliging niet werkt, zal de woningcorporatie dit direct bij de gemeente melden.

• 4. De raadpleegmogelijkheid in de subset wordt ingericht volgens de door de gemeente gestelde systeem- en inrichtingseisen uit de documentatie.

• 5. De woningcorporatie zal de gemeente een schriftelijk plan overhandigen hoe zij uitvoering gaat geven aan het gestelde in lid 1 t/m 4.

Artikel 9 Geheimhouding

• 1. De woningcorporatie is gehouden tot geheimhouding van alle persoonsgegevens en informatie die zij als uitvloeisel van dit convenant verwerkt.

• 2. De woningcorporatie verplicht de gebruikers en contactpersoon tot geheimhouding van de persoonsgegevens, waarvan zij kennis nemen en staat er jegens de gemeente voor in dat deze geheimhoudingsplicht wordt nageleefd. In ieder geval overlegt de corporatie daartoe voorafgaand aan de autorisatie, als bedoeld in artikel 3 lid 2 van dit convenant, een door de gebruiker ondertekende geheimhoudingsverklaring aan de gemeente. De geheimhoudingsverklaring is voorzien van de naam en geboortedatum van de betreffende medewerker alsmede een kopie van haar/zijn legitimatiebewijs.

• 3. Na beëindiging van dit convenant zal de geheimhoudingsplicht uit hoofde van dit artikel blijven bestaan.

• 4. De woningcorporatie verstrekt geen persoonsgegevens aan wie dan ook, tenzij dit noodzakelijk is voor de in dit convenant opgenomen doelen en met uitzondering van aan medewerkers GBA van de gemeente. Voor het overige is en blijft het verstrekken van persoonsgegevens een taak van de gemeente en een dergelijk verzoek zal derhalve doorgestuurd worden aan de gemeente.

Artikel 10 Controle

• 1. De gemeente is te allen tijde gerechtigd de verwerking van persoonsgegevens bij de woningcorporatie te controleren. De woningcorporatie zal hiertoe alle medewerking verlenen.

• 2. De woningcorporatie voorziet de gemeente periodiek van een rooster waarin aangegeven wordt welke medewerkers op welke tijdstippen de GBA moeten kunnen raadplegen.

Artikel 11 Afsluiten toegang tot de subset

• 1. De gemeente kan, bij toerekenbare tekortkoming door de woningcorporatie van het bepaalde in artikel 8 en 9, de toegang tot de subset intrekken.

• 2. Van de in het eerste lid bedoelde bevoegdheid wordt slechts gebruik gemaakt, ingeval overleg met de woningcorporatie niet leidt tot het alsnog nakomen door haar van de in artikel 8 bedoelde verplichtingen.

• 3. De woningcorporatie kan uit hoofde van artikel 8 aan het terecht beëindigen van de aansluiting geen enkel recht ontlenen tot schadevergoeding, uit welke hoofde dan ook.

HOOFDSTUK 3: OVERIGE AFSPRAKEN

Artikel 12 Aansprakelijkheid

• 1. De gemeente is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens in de GBA.

• 2. De gemeente is jegens de woningcorporatie niet aansprakelijk voor directe en indirecte schade voortvloeiend uit het optreden van technische storingen, tenzij sprake is van grove schuld of nalatigheid van de zijde van de gemeente.

• 3. Indien de woningcorporatie niet voldoet aan de gestelde systeem- en inrichtingseisen, is de gemeente niet aansprakelijk voor hieruit voortvloeiende directe en indirecte schade.

Artikel 13 Inwerkingtreding en looptijd

• 1. Dit convenant treedt in werking als alle partijen het hebben ondertekend en vervangt vanaf die dag het Convenant Gegevensuitwisseling gemeente Amstelveen en woningcorporaties Woongroep Holland en Woningstichting Eigen Haard van 22 september 2008.

• 2. Dit convenant wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en wordt na het verstrijken van deze termijn met stilzwijgen van partijen verlengd met telkens een jaar.

• 3. In afwijking van het tweede lid, vervalt dit convenant van rechtswege op het moment dat een wettelijke regeling van kracht wordt, waarmee dit convenant in strijd is. Wanneer dit het geval is zullen partijen contact opnemen om te zien of en hoe het convenant aangepast kan worden om de regeling voort te zetten.

Artikel 14 Publicatie

Binnen 1 maand na inwerkingtreding van dit convenant wordt de tekst daarvan gepubliceerd in de Staatscourant en op de gemeentelijke website.

Artikel 15 Beëindiging

• 1. De woningcorporatie en de gemeente zijn gerechtigd dit convenant te allen tijde eenzijdig per aangetekend schrijven op te zeggen, met in achtneming van een opzegtermijn van 2 maanden.

• 2. leder der partijen is gerechtigd dit convenant door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, indien de andere partij, na schriftelijke ingebrekestelling, niet aan zijn verplichtingen uit dit convenant voldoet.

• 3. In geval van beëindiging van dit convenant zijn beide partijen verplicht tot volledige medewerking bij de afronding, zoals het weer teruggeven van de ter beschikking gestelde middelen.

• 4. Na beëindiging van dit convenant zal de geheimhoudingsplicht uit artikel 9, derde lid, blijven bestaan.

Artikel 16 Overmacht

• 1. Indien een partij door overmacht niet aan haar verplichtingen jegens de andere partij kan voldoen, wordt de andere partij onverwijld op de hoogte gesteld.

Artikel 17 Wijziging

• 1. Elke partij kan de andere partij schriftelijk verzoeken het convenant te wijzigen. De wijziging behoeft de schriftelijke instemming van beide partijen.

• 2. De wijziging en de verklaring tot instemming worden in afschrift als bijlage aan het convenant gehecht.

Artikel 18 Overige bepalingen

• 1. De gehele of gedeeltelijke ongeldigheid van een of meer bepalingen van dit convenant brengt niet de nietigheid of vernietigbaarheid van het gehele convenant met zich mee. Voor zover de bedoelde ongeldigheid betrekking heeft op een wezenlijk onderdeel van de relatie tussen partijen, zullen partijen in overleg vaststellen welke wijzigingen in het convenant noodzakelijk uit die ongeldigheid voortvloeien, waarbij zoveel mogelijk aansluiting gezocht zal worden bij de bedoeling van partijen zoals die uit dit convenant blijkt.

• 2. De rechten en plichten uit dit convenant zijn niet overdraagbaar.

Aldus overeengekomen en in drievoud ondertekend te Amstelveen, 1 februari 2012

J.P.W. Groot, wethouder.