Convenant Gegevensuitwisseling Gemeente Maassluis en Stichting Maasdelta Groep – Maasdelta Maassluis

22 februari 2012

Inleiding

Op basis van Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wgba) is iedere burger verplicht aangifte te doen van verblijf en adres of van verhuizing in de gemeente van vestiging (zogenaamde rechtmatige bewoning). De gemeente registreert deze gegevens in het Gemeentelijk Basis Administratie (GBA-) systeem. De gemeente kan verlangen dat de burger de aangifte ondersteunt met bewijsstukken, bijvoorbeeld een verklaring van de verhuurder of een huur- of koopcontract.

Vanuit het Rijk wordt aangedrongen op het voorkomen en bestrijden van woonfraude. Onder het verzamelbegrip woonfraude wordt verstaan: onrechtmatige bewoning, onrechtmatige doorverhuur, onrechtmatig gebruik en bewoning door illegalen. Onrechtmatige bewoning tast de leefbaarheid in wijken aan. Bij aanpak van woonfraude speelt het adres dat is opgenomen in de GBA een cruciale rol. Onrechtmatige bewoning kan sneller worden opgespoord en beter bestreden worden door samenwerking tussen afdelingen binnen de gemeente en met anderen, zoals woningcorporaties.

Indien de geraadpleegde gegevens in de GBA afwijken van de gegevens in de administratie van de woningstichting, zou dit kunnen wijzen op onrechtmatige bewoning. Dit convenant maakt het mogelijk dat de woningstichting de gemeente hiervan op de hoogte stelt. Overigens is er bij een afwijking niet altijd sprake van onrechtmatige bewoning. Er kan ook sprake zijn van ‘vervuiling’ van het niet ‘up-to-date’ zijn van de GBA. De gegevensuitwisseling kan bijdragen aan het opschonen van deze vervuiling.

Convenant Gegevensuitwisseling gemeente Maassluis en Stichting Maasdelta Groep – Maasdelta Maassluis

Partijen

  • 1. Gemeente Maassluis:

    Afdeling Dienstverlening

  • 2. Gemeente Maassluis

    Afdeling Ruimtelijke Ordening, Verkeer en Milieu

  • 3. Stichting Maasdelta Groep - Maasdelta Maassluis

verder gezamenlijk te noemen ‘Partijen’.

Nemen het volgende in aanmerking

Partijen streven er na woonfraude te voorkomen en te bestrijden. De bestrijding van onrechtmatige bewoning draagt bij tot een betere doorstroming op de huurwoningmarkt, een transparante en eerlijke woonruimte verdeling en een verhoging van de leefbaarheid in wijken. Daarvoor is het nodig en gewenst onderling gegevens uit te wisselen. Bij de aanpak van woonfraude speelt het adres in de gemeentelijke basisadministratie persoongegevens (GBA) een cruciale rol. Onrechtmatige bewoning kan sneller worden opgespoord en beter worden bestreden door samenwerking tussen afdelingen binnen de gemeente en met andere, zoals woningbouwcorporaties.

Door het ondertekenen van dit convenant wordt gestart met ‘het aanpakken van woonfraude’. Voorlopig is er sprake van een drie-partijen convenant. Door deze kleinschalige aanpak, is er sprake van een beperkte gegevensuitwisseling. Desondanks is de verwachting dat resultaat zal worden geboekt op het gebied van het voorkomen en bestrijden van woonfraude. Het is de wens om in de toekomst de samenwerking uit te breiden met andere partijen.

Partijen hebben afspraken gemaakt over de samenwerking en over de uitwisseling van persoonsgegevens van betrokkenen. Partijen leggen de door hen afgesproken vorm en inhoud van de uitwisseling en de daarbij behorende samenwerking, in dit convenant vast en verbinden zich jegens elkaar om in overeenstemming met hetgeen in dit convenant is bepaald, te handelen.

De vergelijking van verschillende gegevensbestanden, waaronder de gegevens die worden bijgehouden in de Gemeentelijke basisadministratie (GBA) is een belangrijk onderdeel van de aanpak van onrechtmatige bewoning. De verstrekking van de verschillende gegevensbestanden vindt plaatst, conform artikel 96 Wet Gemeentelijke basisadministratie Persoonsgegevens, artikel 5 Verordening gemeentelijke basis administratie persoonsgegevens 2010, de bijlage bij de verordening Gemeentelijke basis administratie persoonsgegevens en de Wet bescherming persoonsgegevens, zoals vastgelegd in dit Convenant.

Partijen zijn zich ervan bewust dat zij bij het uitwisselen van gegevens gehouden zijn aan wet- en regelgeving met betrekking tot onder meer privacy en het beroepsgeheim en aan verplichtingen die voortvloeien uit beroepscodes; zij realiseren zich dat gezocht moet worden naar een evenwicht tussen het belang bij gegevensuitwisseling en het belang van de betrokkene bij zijn of haar persoonlijke levenssfeer. De Partijen gaan over tot uitvoering van het convenant nadat de onderhavige gegevensverwerking bij het CBP is gemeld.

Partijen verklaren het volgende te zijn overeengekomen:

Artikel 1 Algemene bepalingen

In dit convenant wordt verstaan onder:

1.1 GBA:

Gemeentelijke Basisadministratie;

1.2 Samenwerkingsverband Woonfraude Maassluis:

gegevensuitwisseling ten behoeven van het voorkomen en bestrijden van woonfraude doormiddel van het voorkomen of oplossen van onjuiste inschrijvingen in de GBA en/of onjuistheden in de bestanden van Partijen;

1.3 Partij:

organisatie/ instantie aangesloten bij het convenant (zoals hierboven genoemd);

1.4 Betrokkene:

degene wiens persoonsgegevens worden verwerkt;

1.5 Gegevensmagazijn:

Het geheel van gegevens afkomstig uit de basisregistraties dat gebruikt wordt ten behoeve van het Samenwerkingsverband Woonfraude Maassluis;

1.6 NCCW:

Nationaal Computer Centrum Woningcorporaties NCCW; het informatiesysteem van Maasdelta Maassluis, dat gebruikt wordt ten behoeve van het Samenwerkingsverband Woonfraude Maassluis;

1.7 Verantwoordelijke:

het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt, zijnde het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maassluis en een ieder voor zover het zijn/haar bevoegdheden betreft;

1.8 Regisseur:

medewerker van de afdeling Afdeling Ruimtelijke Ordening, Verkeer en Milieu van de Gemeente Maassluis, die onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders belast is met de toezicht op het verstrekken en ontvangen van de persoonsgegevens van de Betrokkenen en die als coördinator fungeert voor het Samenwerkingsverband Woonfraude Maassluis en zorg draagt voor afstemming tussen Partijen onderling;

1.9 Verwerking van persoonsgegevens:

elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, zoals het verschaffen van toegang tot persoonsgegevens door middel van online koppeling en of gegevensvergelijking, samenbrengen , met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens;

1.10 Woonfraude:

onrechtmatige bewoning, onrechtmatige doorverhuur, onrechtmatig gebruik en bewoning door illegalen.

Artikel 2 Organisatievorm van de samenwerking

  • 2.1 Het doel van de samenwerking tussen Partijen is het voorkomen of oplossen van onjuiste inschrijvingen in de GBA en/of onjuistheden in de bestanden van Partijen om Woonfraude te voorkomen en te bestrijden.

  • 2.2 De Partijen die actief deelnemen aan het Samenwerkingverband:

    • • Gemeente Maassluis, afdeling Dienstverlening

    • • Gemeente Maassluis, afdeling Ruimtelijke Ordening, Verkeer en Milieu

    • • Woningstichting Maasdelta Maassluis.

  • 2.3 De Partijen komen periodiek bij elkaar in het overleg op verzoek van de regisseur.

Artikel 3 Het Overleg en het gegevensmagazijn

De Partijen wisselen via de Regisseur, het gegevensmagazijn en het NCCW gegevens uit over de Betrokkenen. Zij handelen daarbij conform de bepalingen van dit Convenant.

Artikel 4 Geheimhoudingsplicht

Voor zover de Partijen daartoe niet al verplicht zijn, leggen zij aan die medewerkers die inzage hebben of – in overeenstemming met het bepaalde in dit convenant – op andere wijze persoonsgegevens verkrijgen bedoeld in dit convenant, een plicht tot geheimhouding op. Deze plicht strekt tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan de medewerkers kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 5 Doelbinding

  • 5.1 De gegevensuitwisseling tussen partijen heeft tot doel het voorkomen en bestrijden van woonfraude (doormiddel van het voorkomen of oplossen van onjuiste inschrijvingen in de GBA en/of onjuistheden in de bestanden van Partijen).

  • 5.2 De Partijen verwerken de persoonsgegevens van de Betrokkenen uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de doeleinden van dit convenant.

  • 5.3 De Partijen kunnen de uitgewisselde persoonsgegevens van de Betrokkenen verder verwerken, uitsluitend voor zover die verdere verwerking verenigbaar is met de doeleinden van genoemd in artikel 5.1.

Artikel 6 Gegevens

  • 6.1 De Partijen wisselen via de regisseur, het gegevensmagazijn en het NCCW uitsluitend persoonsgegevens uit die rechtmatig en in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke regelingen zijn verwerkt, waaronder in ieder geval begrepen de geheimhoudingplichten die voor de Partijen gelden.

  • 6.2 Afdeling Dienstverlening wisselt in het kader van dit convenant de in artikel 6.4 genoemde gegevens uitsluitend uit met de regisseur conform artikel 96 Wet GBA juncto artikel 5 erordening GBA Maassluis 2010 en bijlage bij de verordening.

  • 6.3 Maasdelta Maassluis wisselt in het kader van dit convenant uitsluitend gegevens uit met Partijen, zoals opgenomen in de Bijlagen bij dit Convenant.

  • 6.4 In het gegevensmagazijn worden uitsluitend de categorie van persoonsgegevens betreffende de Betrokkene vastgelegd, zoals opgenomen in de bijlagen van dit Convenant (welke overeenkomstig is aan de Bijlagen bij de Verordening GBA Maassluis 2010).

  • 6.5 De gegevens van de Betrokkene (die betrekking hebben op de genoemde categorie (zie artikel 6.3 en 6.4)), die worden verstrekt zijn conform de inhoud van de melding aan het College bescherming persoonsgegevens.

  • 6.6 De Partijen dienen zich er van bewust te zijn dat ook de mondelinge gegevensuitwisseling gebonden is aan de privacy wet- en regelgeving.

Artikel 7 Verstrekking van gegevens aan derden

De gegevens die zijn uitgewisseld via/vastgelegd door de regisseur, het gegevensmagazijn en het NCCW worden uitsluitend aan de Partijen verstrekt.

Iedere andere verstrekking vindt uitsluitend plaats:

  • (a) wanneer dit verenigbaar is met de oorspronkelijke doeleinden (bepaling 5.1); en

  • (b) als de Betrokkene en/of diens wettelijk vertegenwoordiger uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft gegeven; of

  • (c) wanneer de verstrekking aan een derde noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen die rust op de desbetreffende Partij; of

  • (d) wanneer de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt;of

  • (e) wanneer de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de Verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de Betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

Artikel 8 Verantwoordelijke gegevensuitwisseling

De Verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens van de Betrokkenen is het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maassluis en een ieder voor zover bevoegd.. Uiteraard is elke Partij verantwoordelijk voor de verwerking van de ‘eigen’ gegevensverwerking.

Artikel 9 Beveiliging en rechtstreekse toegang

  • 9.1 De Verantwoordelijke beveiligt de persoonsgegevens van de Betrokkenen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. De Verantwoordelijke treft daarvoor de nodige passende technische en organisatorische maatregelen. Die maatregelen betreffen onder meer maar niet uitsluitend maatregelen met betrekking tot de toegang tot persoonsgegevens die zijn opgenomen in het gegevensmagazijn, de lees- en schrijfbevoegdheden (autorisatie) van de Partijen en het vereiste niveau van beveiliging.

  • 9.2 De Verantwoordelijke kan personeel dat onder zijn leiding staat (on) beperkt toegang geven tot het gegevensmagazijn respectievelijk het NCCW.

  • 9.3 De Verantwoordelijke geeft een autorisatie aan partijen ten behoeve van het opvragen en verifiëren van gegevens uit het gegevensmagazijn respectievelijk het NCCW.

  • 9.4 De Verantwoordelijke en de Partijen zijn verplicht te handelen in overeenstemming met de beveiligings- en toegangsrichtlijnen als opgesteld door de Verantwoordelijke.

Artikel 10 Bewaren en verwijderen van opgenomen persoonsgegevens

  • 10.1 De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking genoemd in artikel 5.1.

  • 10.2 In afwijking van artikel 10.1 kunnen de gegevens langer worden bewaard in een vorm waarbij de Betrokkene niet meer geïdentificeerd kan worden. De persoonsgegevens mogen daarenboven voor onder meer statistische of wetenschappelijke doeleinden langer worden bewaard, mits de Verantwoordelijke de nodige voorzieningen heeft getroffen om te verzekeren dat de gegevens uitsluitend voor die specifieke doeleinden worden gebruikt. De Verantwoordelijke beslist of de gegevens voor deze doeleinden langer worden bewaard. De Verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de gegevens uitsluitend voor deze doeleinden worden gebruikt en treft daarvoor de nodige voorzieningen.

Artikel 11 De Verantwoordelijk en De regisseur

  • 11.1 De Verantwoordelijketreft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens.

  • 11.2 De regisseur is onder verantwoordelijkheid en gezag van het college van burgemeester en wethouders belast met de toezicht op het verstrekken en ontvangen van de persoonsgegevens van de Betrokkenen inzake het gegevensmagazijn.

  • 11.3 De regisseur en diens administratieve ondersteuning hebben geheimhoudingsplicht jegens de gegevens die de Partijen verstrekken.

Artikel 12 Informatieplicht

  • 12.1 De Verantwoordelijke verstrekt de volgende informatie schriftelijk aan de Betrokkene;

    • (a) De doeleinden van de gegevensuitwisseling;

    • (b) De identiteit van de Verantwoordelijke.

  • 12.2 Deze informatie wordt verstrekt vóór het moment waarop Verantwoordelijke de persoonsgegevens die in het bestand vastgelegd kunnen worden, van de Betrokkene verkrijgt.

  • 12.3 Indien een Verantwoordelijke de persoonsgegevens buiten de Betrokkene om verkrijgt, informeert hij de Betrokkene op het moment van eerste vastlegging van de persoonsgegevens verstrekt door een Partij.

  • 12.4 De Verantwoordelijke wijst de Betrokkene bij de informatieverstrekking op de mogelijkheden van rechtsbescherming en toezicht en op de rol daarin van het College bescherming persoonsgegevens.

  • 12.5 Indien de Betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaar nog niet heeft bereikt, wordt ook de wettelijke vertegenwoordiger geïnformeerd.

Artikel 13 Rechten van de Betrokkene

  • 13.1 De betrokkene kan aan de Verantwoordelijke verzoeken

    • (a) informatie te verschaffen over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens;

    • (b) inzage te geven in zijn of haar persoonsgegevens

    • (c) zijn of haar persoonsgegevens te corrigeren (verbeteren, aanvullen, verwijderen en/of afschermen).

  • 13.2 De Betrokkene kan verzet aantekenen (het recht van verzet) tegen de verwerking van hem of haar betreffende persoonsgegevens.

  • 13.3 De wijze waarop de Betrokkene de in dit artikel genoemde rechten kan uitoefenen is in de volgende bepalingen omschreven.

  • 13.4 Aan het uitoefenen van deze rechten zijn voor de Betrokkene geen kosten verbonden.

Artikel 14 Recht op inzage

  • 14.1 De betrokkene richt zijn of haar verzoek om inzage aan de Verantwoordelijke.

  • 14.2 De Verantwoordelijke beantwoordt het verzoek zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek. Dit antwoord is schriftelijk.

  • 14.3 Het antwoord omvat in elk geval een volledig overzicht met informatie over

    • (a) de doeleinden van de samenwerking en het bestand (artikel 5.1);

    • (b) de gegevens en categorieën van gegevens die in het bestand worden vastgelegd;

    • (c) de ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens;

    • (d) de herkomst van de gegevens; en

    • (e) indien de verzoeker dat wenst- informatie over de (elektronische) systematiek van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

  • 14.4 De Verantwoordelijke kan in het belang van de Betrokkene het verzoek in een andere dan schriftelijke vorm beantwoorden.

  • 14.5 De Verantwoordelijke kan weigeren aan een verzoek om inzage te voldoen, indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:

    • (a) de veiligheid van de staat;

    • (b) de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;

    • (c) gewichtige economische en financiële belangen van de staat en openbare lichamen;

    • (d) het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de belangen, bedoeld onder b en c; of

    • (e) de bescherming van Betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

Artikel 15 Recht op correctie (verbetering, aanvulling verwijdering en/of afscherming)

  • 15.1 De Betrokkene richt zijn of haar verzoek om correctie aan de Verantwoordelijke.

    De Betrokkene geeft in het verzoek aan welke correcties hij of zij uitgevoerd wil zien.

  • 15.2 De Verantwoordelijke voldoet zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, aan het verzoek, indien en voor zover de persoonsgegevens betreffende de Betrokkene:

    • (a) feitelijk onjuist zijn;

    • (b) voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn; of

    • (c) anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.

  • 15.3 De Verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming in ieder geval uiterlijk binnen vier weken na deze beslissing wordt uitgevoerd.

  • 15.4 De Verantwoordelijke motiveert in het eventuele geval zijn of haar beslissing om niet of niet geheel aan het verzoek te voldoen. De Verantwoordelijke bericht dit zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, aan de Betrokkene. Dit bericht is schriftelijk.

Artikel 16 Recht van verzet

  • 16.1 De Betrokkene kan bij de Verantwoordelijke te allen tijde verzet aantekenen tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens in het bestand in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden.

  • 16.2 Binnen vier weken na ontvangst van het verzet beoordeelt de Verantwoordelijke of dit verzet gerechtvaardigd is.

Artikel 17 Wijzigingen en aanvullingen van het convenant

  • 17.1 Wijzigingen in de doeleinden van de verwerkingen als bedoeld in dit convenant en wijzigingen in het gebruik en de wijze van verkrijging van de persoonsgegevens, dienen te leiden tot wijziging dan wel aanvulling van dit convenant.

  • 17.2 Wijzigingen en aanvullingen van dit convenant behoeven de instemming van alle Partijen. De wijziging treedt één maand na vaststelling van de wijziging in werking.

  • 17.3 Indien een Partij niet instemt met de wijziging dan heeft deze de gelegenheid de samenwerking te beëindigen.

  • 17.4 Wijzigingen in de gegevensverwerking die plaatsvinden op basis van dit convenant dienen ook mogelijk te leiden tot wijziging(en) in de melding bij het College bescherming persoonsgegevens.

Artikel 18 Geschillen

  • 18.1 De Partijen verplichten zich geschillen inzake uitvoering van het convenant te allen tijde eerst onderling, zonder tussenkomst van de rechter, te beslechten.

  • 18.2 Wanneer de Partijen er niet uitkomen is de rechtbank te Rotterdam bevoegd kennis te nemen van geschillen tussen partijen.

Artikel 19 Evaluatie

Het Convenant zal jaarlijks worden geëvalueerd. Deze evaluatie zal plaatsvinden in het laatste kwartaal van het betreffende kalenderjaar tijdens het periodieke overleg van partijen.

Artikel 20 Looptijd

Het Convenant heeft een looptijd voor onbepaalde tijd vanaf datum ondertekening.

Partijen kunnen te allen tijde in gezamenlijk overleg of eenzijdig besluiten het Convenant te beëindigen.

Artikel 21 Datum inwerkingtreding

Dit Convenant treedt in werking op de dag na de datum van wederzijdse ondertekening.

Artikel 22 Citeertitel

Dit Convenant wordt aangehaald als: het convenant Gegevensuitwisseling Gemeente Maassluis en Stichting Maasdelta Groep – Maasdelta Maassluis.

Artikel 23 Publicatie

Binnen een maand na ondertekening van dit convenant vindt er publicatie in de Staatcourant plaats.

Aldus overeengekomen te Maassluis, 22 februari 2012

Gemeente Maassluis, Burgemeester, J.A. Karssen.

Maasdelta Maassluis Vestigingsmanager, F.J.G. van der Plas.

Naar boven