Comptabiliteitsbesluit SER 2011

Het dagelijks bestuur van de Sociaal-Economische Raad,

Gelet op artikel 51 en mede gelet op de artikelen 46, eerste lid, en 52, eerste lid, van de Wet op de bedrijfsorganisatie;

Besluit:

§ 1 Beheersdaden voorbehouden aan het dagelijks bestuur

Artikel 1

Met inachtneming van de in artikel 51 van de wet neergelegde beheerstaak, en voor zover niet anders is bepaald, neemt het dagelijks bestuur alle beslissingen die betrekking hebben op:

• a. het aangaan van overeenkomsten en het verrichten van andere rechtshandelingen, waardoor een recht of een verplichting van de Raad ontstaat;

• b. te voeren processen, het onderwerpen van een bestaand geschil aan arbitrage en het inwinnen van bindend advies ter beslechting van een bestaand geschil, alsmede het leggen van conservatoire beslagen en het nemen van andere processuele maatregelen tot het behoud van rechten van de Raad. In spoedeisende gevallen beslist de voorzitter;

• c. het bezwaren van zaken van de Raad met pand of hypotheek;

• d. het afboeken van oninbare vorderingen;

• e. het verlenen van kwijtschelding of op andere wijze afstand doen van rechten, het aangaan van dadingen of vaststellingsovereenkomsten en het toestemmen in een akkoord in geval van faillissement of surséance van betaling.

§ 2 Taken en bevoegdheden algemeen secretaris

Artikel 2 Voorbereiding van de begroting

• 1. De algemeen secretaris zorgt dat jaarlijks een voorontwerp van een begroting van baten en lasten van de Raad ten behoeve van het komende kalenderjaar aan het dagelijks bestuur wordt aangeboden. Het voorontwerp wordt voorzien van een toelichting en de benodigde bescheiden, waaronder de bijbehorende ontwerpheffingsverordeningen. Het aanbieden geschiedt op een zodanig tijdstip dat het dagelijks bestuur voldoende tijd heeft voor zijn beraadslagingen en vervolgens de ontwerpbegroting voor de wettelijke termijn van 1 oktober kan aanbieden aan de Raad.

• 2. De algemeen secretaris zorgt voor de openbare kennisgeving, openbaarmaking, nederlegging en verkrijgbaarstelling van heffingsverordeningen, de begroting en de ontwerpen daarvan, bedoeld in artikel 38, eerste en derde lid, en artikel 46, tweede en derde lid, van de Wet op de bedrijfsorganisatie.

• 3. De algemeen secretaris zorgt er voor dat de door de Raad vastgestelde begroting en heffingsverordeningen voor de wettelijke termijn van 15 november ter goedkeuring worden aangeboden aan de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Indien de begroting niet voor het einde van het jaar, waarvoor zij moet dienen, is goedgekeurd, treft de algemeen secretaris de benodigde maatregelen ten bevoeve van het verkrijgen van een machtiging als bedoeld in artikel 48, tweede lid, van de Wet op de bedrijfsorganisatie.

Artikel 3 Uitvoering van de begroting

• 1. De algemeen secretaris neemt namens het dagelijks bestuur deel aan het bestuur en de besluitvorming van de werkgeversvereniging PBO, en is uit dien hoofde bevoegd in te stemmen met de door de werkgeversvereniging af te sluiten collectieve arbeidsovereenkomst.

• 2. Met inachtneming van de Kaderverordening arbeidsvoorwaarden SER van 21 maart 2003 is de algemeen secretaris bevoegd te beslissen omtrent aanstelling, bevordering en ontslag van de medewerkers van het secretariaat en de vaststelling van hun salarissen.

• 3. De algemeen secretaris is bevoegd tot het aanschaffen van de goederen en diensten die benodigd zijn voor de vervulling van de taken van de Raad, voor zover dit in overeenstemming is met de begroting.

• 4. De algemeen secretaris is bevoegd om, in overeenstemming met de begroting en de toepasselijke regelingen en overeenkomsten, beschikkingen tot subsidieverlening en subsidievaststelling te nemen.

Artikel 4 Het doen van niet-begrote uitgaven

De algemeen secretaris is bevoegd de benodigde niet-begrote uitgaven te doen tot een bedrag van tien procent van de bedragen die in de desbetreffende begrotingsrubrieken zijn opgenomen. Deze uitgaven mogen gecumuleerd niet hoger zijn dan twee procent van de totale, voor dat jaar begrote lasten. Voor grotere begrotingsoverschrijdingen is voorafgaande goedkeuring van het dagelijks bestuur nodig.

Artikel 5 Overige beheersdaden

• 1. De algemeen secretaris is bevoegd tot het aangaan, wijzigen en verlengen van huurovereenkomsten die betrekking hebben op die delen van het SER-gebouwencomplex die niet nodig zijn voor het vergaderproces van de Raad en zijn commissies en werkgroepen, alsmede voor de huisvesting van het SER-secretariaat.

• 2. De algemeen secretaris is verantwoordelijk voor het behoud en het onderhoud van de gebouwen en andere eigendommen van de Raad, en treft de daarvoor benodigde voorzieningen.

• 3. De algemeen secretaris is verantwoordelijk voor het beheer van de kasgelden, de gelden op de betalingsrekeningen van de Raad en de gelden welke niet direct benodigd zijn voor de uitgaven van de Raad. De laatstbedoelde gelden worden beheerd met inachtneming van de overeenkomst van 4 december 2009 tussen de SER en het Agentschap van de Generale Thesaurie van het Ministerie van Financiën betreffende het schatkistbankieren.

• 4. De algemeen secretaris is bevoegd de in artikel 1, onder d en e, bedoelde beslissingen te nemen, tenzij de betrokken belangen of de omvang van de bedragen naar zijn oordeel tot gevolg moeten hebben dat het dagelijks bestuur de desbetreffende beslissing neemt.

• 5. De algemeen secretaris is bevoegd alle niet uitdrukkelijk in dit besluit genoemde beheersdaden te verrichten, tot ten hoogste een bedrag van vijfentwintigduizend euro.

Artikel 6 Financiële administratie en betalingen

• 1. De algemeen secretaris wijst de medewerkers aan die zijn belast met het voeren van de financiële administratie. Hij stelt daarbij de eisen vast die ten aanzien van de inrichting en het bijhouden van de boekhouding in acht genomen moeten worden.

• 2. De algemeen secretaris wijst de medewerkers aan die zijn belast met het verrichten van betalingen. Betalingen mogen slechts worden verricht indien

  • deze door posten in de begroting zijn gedekt,

  • de Raad rechtens tot betaling is gehouden, en

  • de verschuldigdheid blijkt uit goedgekeurde bescheiden, met dien verstande dat in uitzonderingsgevallen betalingen van minder dan honderd euro kunnen geschieden zonder dat de verschuldigdheid uit bescheiden blijkt.

• 3. Indien op grond van het bepaalde in het voorgaande lid een betaling niet door de betrokken medewerker kan worden verricht, beslist de algemeen secretaris.

Artikel 7 Jaarrekening en tussentijdse financiële verslaglegging

• 1. De algemeen secretaris zorgt dat de financiële administratie van de Raad zodanig is ingericht dat omtrent de budgettaire verantwoording van de baten en lasten en omtrent de vermogenspositie van de Raad te allen tijde een volledig inzicht kan worden verkregen.

• 2. De algemeen secretaris verstrekt aan het dagelijks bestuur binnen zes weken na dato een voorlopig overzicht van de baten en de lasten naar de toestand per 31 maart, 30 juni, 30 september en 31 december van ieder jaar.

• 3. Het dagelijks bestuur wijst een accountant aan, als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, die de jaarrekening van de Raad en de daarop betrekking hebbende boeken en bescheiden controleert en aan het dagelijks bestuur schriftelijk verslag doet van zijn bevindingen.

• 4. De algemeen secretaris zorgt dat jaarlijks een voorontwerp van de jaarrekening en verantwoording van het beheer over het afgelopen kalenderjaar aan het dagelijks bestuur wordt aangeboden. De jaarrekening wordt voorzien van een toelichting en de benodigde bescheiden. Hij wordt uiterlijk in april aan het dagelijks bestuur toegezonden, opdat deze de jaarrekening voor de wettelijke termijn van 1 juli kan aanbieden aan de Raad.

• 5. De algemeen secretaris zorgt voor de nederlegging, verkrijgbaarstelling en openbare kennisgeving, bedoeld in artikel 52, tweede lid, tweede en derde volzin, van de Wet op de bedrijfsorganisatie.

Artikel 8 Grondslagen begroting en jaarrekening

De jaarrekening wordt zoveel mogelijk opgesteld in overeenstemming met Richtlijn 640 van de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving van de Raad voor de Jaarverslaggeving. De begroting wordt zodanig ingericht en opgesteld dat begrote baten en lasten per rubriek vergelijkbaar zijn met gerealiseerde baten en lasten in de jaarrekening.

Artikel 9 Ondermandaat

• 1. De algemeen secretaris is bevoegd, onder het stellen van regels inzake uitvoering en toezicht, medewerkers van de Raad aan te wijzen die bevoegd zijn tot het verrichten van door hem bepaalde handelingen als bedoeld in de artikelen 3, 4 en 5.

• 2. De algemeen secretaris is bevoegd, onder het stellen van regels inzake uitvoering en toezicht, medewerkers van de Raad aan te wijzen die bevoegd zijn nota's en declaraties wegens het leveren van goederen en het verrichten van diensten door derden goed te keuren.

• 3. De ondermandaten en nadere regels ter uitvoering van dit besluit worden vastgelegd in een uitvoeringsbesluit van de algemeen secretaris. Het uitvoeringsbesluit wordt ter kennisneming aan het dagelijks bestuur voorgelegd.

§ 3 Slotbepalingen

Artikel 10

Het Comptabiliteitsbesluit 2008 wordt ingetrokken.

Artikel 11

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van het Verordeningenblad Bedrijfsorganisatie waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2011. Het besluit wordt eveneens gepubliceerd in de Staatscourant.

• 2. Dit besluit is van toepassing op het boekjaar 2011 en volgende boekjaren.

Artikel 12

Dit besluit wordt aangehaald als Comptabiliteitsbesluit SER 2011.

Den Haag, 16 december 2011

voorzitter.

algemeen secretaris.

TOELICHTING

Algemeen

In artikel 51 van de Wet op de bedrijfsorganisatie (Wbo) is bepaald dat het dagelijks bestuur het vermogen en de inkomsten en uitgaven van de Raad beheert, met dien verstande dat de Raad ter zake bij verordening regelen kan stellen. De Raad heeft hiervan geen gebruik gemaakt.

In de artikelen 46 en 52 Wbo wordt het dagelijks bestuur opgedragen jaarlijks een ontwerpbegroting en een ontwerpjaarrekening op te stellen en ter vaststelling voor te leggen aan de Raad.

Het dagelijks bestuur mandateert door middel van onderhavig besluit de algemeen secretaris van de Raad tot uitvoering van financiële beheerstaken en geeft aanwijzingen voor de uitvoering hiervan. De hoofdlijn is dat de algemeen secretaris volledig bevoegd is tot het doen van uitgaven binnen de begrotingsruimte. Voor niet begrote uitgaven en begrotingsoverschrijdingen geldt een limiet. Bij overschrijding daarvan dient het dagelijks bestuur te beslissen over het al dan niet doen van deze uitgaven.

In het voorliggende besluit is ten slotte bepaald dat de algemeen secretaris bevoegd is op zijn beurt medewerkers te mandateren en aanwijzingen te geven. Dit is gedaan in het Uitvoeringsbesluit comptabiliteit SER 2011.

Opgemerkt zij verder dat in het besluit en in deze toelichting, als het gaat om de algemeen secretaris, louter om praktische redenen de mannelijke persoonsvorm wordt gebruikt.

Artikelsgewijs

Artikel 1

In dit artikel is tot uitdrukking gebracht dat bijzondere beheersdaden zijn voorbehouden aan het dagelijks bestuur, voor zover daarmee binnen het kader wordt gebleven van artikel 51 Wbo, en tenzij deze geheel of gedeeltelijk elders zijn neergelegd, met name door middel van onderhavig besluit bij de algemeen secretaris.

Artikel 2

Hier is tot uitdrukking gebracht dat de reguliere beheersdaden zoals die zijn voorzien in de jaarlijks vast te stellen begroting zijn gemandateerd aan de algemeen secretaris van de Raad.

De interne begrotingsvoorbereiding start jaarlijks in mei en mondt uit in een voorontwerp voor de begroting (hoofdlijnen- en beslispuntennotitie) ten behoeve van de augustusvergadering van het dagelijks bestuur. Vervolgens worden de ontwerp-begroting en bijbehorende heffingsverordeningen vastgesteld in de db-vergadering van september en vóór 1 oktober aangeboden aan de Raad, in principe ten behoeve van de Raadsvergadering van oktober. Zodra de begroting is aangeboden aan de Raad, is deze openbaar.

De Raad dient de begroting en heffingsverordeningen te behandelen en vast te stellen in een openbare vergadering.

Van het voornemen van de Raad tot behandeling en vaststelling van de begroting wordt (overeenkomstig het Reglement van Orde van de Raad) openbare kennisgeving gedaan zowel in het Mededelingenblad PBO als in de Staatscourant. Deze kennisgeving geschiedt nadat het db de ontwerp-begroting heeft vastgesteld en ten minste 2 weken vóór de desbetreffende raadsvergadering (artikel 46, derde lid, Wbo).

Heffingsverordeningen dienen ten minste 4 weken voor de desbetreffende raadsvergadering te worden gepubliceerd. In artikel 38 Wbo is terzake van de publicatieverplichtingen van de Raad bepaald dat

de bekendmaking van de ontwerpen van verordeningen welke algemeen bindende regelen inhouden moet geschieden door middel van publicatie in het Mededelingenblad Bedrijfsorganisatie, en dat

belanghebbenden een termijn van vier weken hebben voor het indienen van schriftelijke bedenkingen tegen de ontwerp-verordening.

De openbare kennisgevingen van ontwerp-heffingsverordeningen in het Mededelingenblad moeten dus geschieden ten minste vier weken plus één dag vóór de desbetreffende raadsvergadering.

In de wet is bepaald dat de begroting vóór 15 november ter goedkeuring aan de Minister van SZW moet worden aangeboden. Zodra de ministeriële goedkeuring van de begroting en van de heffingsverordeningen is verkregen, worden de begrotingsverordening en heffingsverordeningen met de desbetreffende goedkeuringsbesluiten gepubliceerd in het Verordeningenblad PBO.

Onder omstandigheden kan het nodig zijn dat de Raad een beroep doet op de voorziening in artikel 48, tweede lid, Wbo. De ministeriële goedkeuring van de begroting ontbreekt dan bij aanvang van het jaar waarop deze betrekking heeft. In dat geval moet de minister van SZW worden gevraagd de SER te machtigen ‘tot het doen van uitgaven en innen van inkomsten waartegen bij de minister van SZW geen bedenking bestaat’. Deze machtiging ontslaat de Raad overigens niet van de wettelijke verplichting om de desbetreffende begroting in een openbare raadsvergadering te behandelen en vast te stellen (artikel 38, tweede lid, Wbo).

Artikel 3

Het dagelijks bestuur machtigt in dit artikel de algemeen secretaris tot het doen van de uitgaven zoals die in de begroting zijn voorzien. Voor niet-begrote uitgaven en begrotingsoverschrijdingen geldt de machtiging tot de in artikel 4 bepaalde limiet.

De personeelskosten vormen ongeveer tweederde deel van de totale lasten van de SER. Het is een kerntaak van de algemeen secretaris om een kwalitatief hoogwaardig secretariaat in stand te houden van voldoende omvang om de wettelijke taken van de SER te kunnen vervullen. Jaarlijks wordt in de begroting de omvang van de personeelsformatie vastgesteld en gespecificeerd, welke nodig is voor een adequate vervulling van de taken en activiteiten van de SER.

De Collectieve arbeidsovereenkomst voor de PBO-sector wordt gesloten door de Werkgeversvereniging PBO, waarvan de SER lid is. De SER wordt in de Werkgeversvereniging PBO vertegenwoordigd door de algemeen secretaris. Deze is daarmee tevens bevoegd om aan het bestuur van de werkgeversvereniging voorgelegde cao-afspraken te accorderen. De algemeen secretaris informeert het dagelijks bestuur over ontwikkelingen in arbeidsvoorwaarden, met name rondom nieuwe cao’s.

Op grond van het vierde lid heeft de algemeen secretaris de bevoegdheid om de subsidiebeschikkingen van de SER te nemen. Besluiten tot subsidieverlening en subsidievaststelling worden derhalve door hem ondertekend. Het gaat hier om subsidies die ten hoogste de in de begroting vastgestelde omvang kunnen verkrijgen, mits door de subsidie-ontvanger aan de gestelde voorwaarden is voldaan. Op grond van het Subsidiebesluit SER van 19 december 2003 is de algemeen secretaris tevens aangewezen als toezichthouder op de subsidies, als bedoeld in artikel 4:59 van de Algemene wet bestuursrecht. Het gaat daarbij om het toezicht op de naleving van de aan de ontvanger van een subsidie opgelegde verplichtingen. De algemeen secretaris kan medewerkers van de SER mandateren namens hem als toezichthouder op te treden.

Artikel 4

Omdat de hoogte van de begrote lasten met onzekerheden is omgeven en het voor beperkte overschrijdingen niet doelmatig is om hiervoor tevoren aan het dagelijks bestuur toestemming te vragen, is de algemeen secretaris tot de in dit artikel bepaalde limiet bevoegd tot begrotingsoverschrijdingen en niet-begrote uitgaven. De limiet van 2 procent van het totaal van de begrote lasten komt anno 2011 overeen met een bedrag van ongeveer 300.000 euro per jaar. In het verleden is gebleken dat begrotingsoverschrijdingen meestal ruim binnen deze grens blijven.

Indien de limiet toch wordt overschreden is voor de uitgaven toestemming van het dagelijks bestuur vereist. Het dagelijks bestuur beslist in dat geval tevens of een aanvullende begroting moet worden voorgelegd aan de Raad en vervolgens aan de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Artikel 5

Op 20 maart 2009 heeft het dagelijks bestuur besloten tot wijziging van het financierings- en vermogensbeleid van de SER, waarbij het doel was om voor de SER lagere liquiditeitsreserves aan te houden dan tot dusver gebruikelijk was: maximaal 10 procent van de begrote jaarlasten in plaats van maximaal 60 procent. Om dit op een verantwoorde manier te kunnen realiseren, heeft het dagelijks bestuur voorgesteld over te gaan op het zogenaamde ‘schatkistbankieren’, waarbij alle geldmiddelen worden aangehouden op (deposito-)rekeningen van de SER bij het Agentschap van de Generale Thesaurie van het Ministerie van Financiën. Dit voorgenomen besluit heeft op 17 april 2009 de instemming van de Raad gekregen. De desbetreffende overeenkomst tussen de SER en het Agentschap van de Generale Thesaurie van het Ministerie van Financiën is op 4 december 2009 gesloten. Op grond van deze overeenkomst worden gelden die niet direct benodigd zijn voor de uitgaven van de Raad dagelijks ondergebracht op betaal- en depositorekeningen bij het Ministerie van Financiën. Bij deze overeenkomst is bepaald dat de SER enkele bestaande obligatiebeleggingen voorlopig nog mag continueren. Onderdeel van de overeenkomst is dat het de SER, onder garantstelling door de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, toegestaan is om op deze rekeningen tijdelijk en tot een bepaalde limiet ‘rood’ te staan. Met name deze faciliteit maakte het voor de SER mogelijk om de norm voor de aan te houden liquidititeitsreserve drastisch te verlagen.

Artikel 6

In dit artikel is geregeld dat de algemeen secretaris medewerkers kan aanwijzen die belast zijn met het voeren van de administratie en het doen van betalingen, en dat de algemeen secretaris eisen kan stellen aan de uitvoering.

Artikel 7

Van het voornemen van de Raad tot behandeling en vaststelling van de jaarrekening wordt (overeenkomstig het Reglement van Orde van de Raad) openbare kennisgeving gedaan in het Mededelingenblad PBO en in de Staatscourant. Deze kennisgeving geschiedt nádat het dagelijks bestuur de ontwerp-jaarrekening heeft vastgesteld en ten minste 2 weken vóór de desbetreffende raadsvergadering (artikel 52, tweede lid, Wbo).

De jaarrekening behoeft de instemming van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Na de raadsvergadering waarin de jaarrekening is vastgesteld, worden twee verzoeken aan de minister voorgelegd: (1) een verzoek tot instemming met de jaarrekening en (2) een verzoek tot goedkeuring van de aanvullende begrotingsverordening, waarmee de begroting achteraf in overeenstemming wordt gebracht met de gerealiseerde uitgaven.

Artikel 8

De jaarrekening wordt opgesteld in overeenstemming met Richtlijn 640 van de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving van de Raad voor de Jaarverslaggeving. Deze richtlijn geldt voor organisaties zonder winststreven. De begroting wordt zoveel mogelijk op overeenkomstige wijze opgesteld, zodat deze helder inzicht biedt in de mate waarin de per rubriek begrote baten en lasten zijn gerealiseerd.

Artikel 9

De in het derde lid bedoelde vastlegging van ondermandaten en nadere regels ter uitvoering van het Comptabiliteitsbesluit 2011 is geschied in het Uitvoeringsbesluit comptabiliteit 2011.

Artikel 11

Uit het oogpunt van transparantie en verantwoording wordt het Comptabiliteitsbesluit, behalve in het Verordeningenblad Bedrijfsorganisatie, eveneens gepubliceerd in de Staatscourant. Evenals overige relevante interne regelgeving wordt het besluit tevens op de website van de SER geplaatst.

voorzitter.

algemeen secretaris.