Regeling reiskosten buitenland voor schrijvers en vertalers

De Stichting Nederlands Letterenfonds,

gelet op de Algemene wet bestuursrecht,

gelet op artikel 10, vierde lid, van de Wet op het specifiek cultuurbeleid,

gelet op het Algemeen reglement,

besluit:

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

1. bestuur:

het bestuur van het Letterenfonds;

2. buitenland:

het grondgebied buiten het Europese deel van Nederland;

3. buitenlandse organisatie:

een in het buitenland gevestigde literaire of culturele organisatie met volledige rechtsbevoegdheid die mede tot doel heeft de totstandkoming, verspreiding of promotie van internationale literatuur;

4. het Letterenfonds:

Stichting Nederlands Letterenfonds;

5. publicatie:

een literair werk in boekvorm;

6. promotiereis:

een reis in het kader van promotionele activiteiten door een schrijver van oorspronkelijk Nederlands- of Friestalig, literair werk ten behoeve van zijn in vertaling gepubliceerde werk in het buitenland;

7. studiereis:

een reis van een Nederlands- of Friestalige schrijver of vertaler ten behoeve van research of deelname aan activiteiten die aantoonbaar te maken hebben met een voorgenomen, door hem te vervaardigen, in boekvorm te verschijnen literair werk;

8. uitgave-overeenkomst:

een overeenkomst tussen auteur en uitgeverij betreffende de exploitatierechten op de publicatie waarin minimaal de bepalingen over het royalty-percentage en de licentie zijn overeengekomen, zoals geregeld in het Modelcontract GAU/VvL voor de uitgave van oorspronkelijk Nederlandstalig literair werk respectievelijk de uitgave van een Nederlandstalige literaire vertaling;

9. uitgeverij:

een rechtspersoon die op continue basis bedrijfsactiviteiten ontplooit met als doel onder meer de uitgave van literaire boekwerken.

Artikel 2. Toepasselijkheid

Deze regeling is van toepassing op projectsubsidies die het bestuur verstrekt voor promotiereizen, studiereizen en reizen ten behoeve van een writer-in-residence buitenlandprogramma.

Artikel 3. Vereisten aanvrager

• 1. Een aanvraag voor een subsidie voor een promotiereis wordt ingediend door een buitenlandse uitgeverij of een buitenlandse organisatie.

• 2. Een aanvraag voor een subsidie voor een studiereis of ten behoeve van een writer-in-residence buitenlandprogramma wordt ingediend door een natuurlijk persoon die oorspronkelijk Nederlands- of Friestalig literair werk schrijft zoals proza (fictie en non-fictie), poëzie, drama en/of kinder- en jeugdliteratuur of door een natuurlijk persoon die niet-Nederlands of Friestalig literair werk in het Nederlands of Fries vertaalt.

Artikel 4. Aanvraag

• 1. Een aanvraag wordt uitsluitend ingediend met gebruikmaking van een door het Letterenfonds ter beschikking gesteld aanvraagformulier.

• 2. Het aanvraagformulier is naar waarheid, volledig en volgens de in de toelichting bij het aanvraagformulier richtlijnen ingevuld en voorzien van alle bijlagen.

• 3. Aanvraagformulieren zijn digitaal beschikbaar via de website www.letterenfonds.nl.

• 4. Aanvragen kunnen het gehele jaar door worden ingediend.

• 5. Een aanvraag voor een subsidie voor een promotiereis of voor een studiereis wordt uiterlijk twee maanden voor de aanvang van de betreffende reis ingediend. De aanvraag voor een subsidie voor een writer-in-residence programma wordt uiterlijk drie maanden voor de aanvang van het betreffende programma ingediend.

• 6. De aanvraag bevat een omschrijving van de betrokken activiteiten, de data en duur van het voorgenomen verblijf, een gespecificeerde begroting van reis- of logieskosten en een overzicht van reeds door de aanvrager gepubliceerd werk.

• 7. Aanvragen kunnen, na een afwijzend besluit niet meer opnieuw worden ingediend.

• 8. Een subsidie-aanvraag voor een promotiereis heeft betrekking op niet meer dan drie auteurs.

• 9. Een aanvraag kan uitsluitend bij ofwel het Letterenfonds ofwel het Vlaams Fonds voor de Letteren worden ingediend.

Artikel 5. Vereisten promotiereis

Subsidie voor de reiskosten van een promotiereis kan slechts worden verstrekt indien naar het oordeel van het bestuur:

• a. de schrijver op het moment van het indienen van de aanvraag minimaal één Nederlands- of Friestalig literair werk zelfstandig heeft geschreven dat in boekvorm is uitgegeven door een uitgeverij;

• b. dit eerdere werk van overtuigende literaire kwaliteit is, bij welk oordeel de beoordelingscriteria zoals vastgelegd in de Regeling projectwerkbeurzen schrijvers worden betrokken;

• c. op het moment van de aanvraag een vertaling beschikbaar is van door de betreffende schrijver geschreven oorspronkelijk Nederlands- of Friestalig literair werk dat in boekvorm is uitgegeven door een buitenlandse uitgeverij;

• d. de taal van de uitgave als bedoeld onder c, in het land van de reisbestemming gangbaar is;

• e. kan worden aangetoond dat de aanwezigheid van de betreffende schrijver is vereist voor de uitvoering van de promotionele activiteiten;

• f. de promotionele activiteiten openbaar zijn en plaatsvinden op toonaangevende buitenlandse podia of festivals;

• g. de schrijver voor de betreffende promotionele activiteiten een redelijk honorarium ontvangt;

• h. het bestuur de reis van belang acht voor de beeldvorming van de Nederlands- en Friestalige literatuur en cultuur in het algemeen en voor de presentatie van het vertaalde eigen werk van de schrijver in het bijzonder.

Artikel 6. Vereisten studiereis

Subsidie voor reis en logieskosten van een studiereis kan slechts worden verstrekt indien naar het oordeel van het bestuur:

• a. de aanvrager op het moment van het indienen van de aanvraag minimaal één Nederlands- of Friestalig literair werk zelfstandig heeft geschreven of naar het Nederlands heeft vertaald, dat in boekvorm is uitgegeven door een uitgeverij;

• b. dit eerdere werk van overtuigende literaire kwaliteit is, bij welk oordeel de beoordelingscriteria zoals vastgelegd in de Regeling projectwerkbeurzen schrijvers respectievelijk de Regeling projectwerkbeurzen vertalers worden betrokken;

• c. de aanvrager van een subsidie voor een studiereis met betrekking tot het voorgenomen literair werk een afschrift van een uitgave-overeenkomst dan wel een intentieverklaring van een uitgeverij overlegt, waarin is vastgelegd dat een dergelijke uitgave-overeenkomst zal worden gesloten;

• d. de uitgever zich verplicht tot de uitgave van het nieuwe werk in een minimumoplage;

• e. de aanvrager aannemelijk heeft gemaakt dat de reis van essentieel belang is voor de totstandkoming van het nieuwe werk;

• f. een bijdrage van het Letterenfonds noodzakelijk is.

Artikel 7. Vereisten reis ten behoeve van een writer-in residence buitenlandprogramma

Subsidie voor reis- en projectkosten van een reis ten behoeve van het writer-in residence buitenlandprogramma kan slechts worden verstrekt indien naar het oordeel van het bestuur:

• a. de aanvrager op het moment van het indienen van de aanvraag minimaal één Nederlands- of Friestalig literair werk zelfstandig heeft geschreven of vertaald, dat in boekvorm is uitgegeven door een uitgeverij;

• b. dit eerdere werk van overtuigende literaire kwaliteit is, bij welk oordeel de beoordelingscriteria zoals vastgelegd in de Regeling projectwerkbeurzen schrijvers respectievelijk de Regeling projectwerkbeurzen vertalers worden betrokken;

• c. het writer-in residencebuitenlandprogramma plaatsvindt in één van de door het bestuur nader te bepalen buitenlandse residenties;

• d. de aanvrager voldoet aan de selectiecriteria zoals vastgesteld door de buitenlandse organisatie die de residentie beheert.

Artikel 8. Subsidieplafond en hoogte van de subsidies

• 1. Het bestuur kan binnen deze regeling afzonderlijke subsidieplafonds vaststellen.

• 2. De hoogte van een subsidie kan door het bestuur per geval worden bepaald aan de hand van richtbedragen die worden gepubliceerd op de website van het Letterenfonds.

• 3. Het besluit hiertoe wordt bekendgemaakt via de website van het Letterenfonds.

Artikel 9. Adviseurs

Het bestuur kan zich over de beoordeling van de aanvraag laten adviseren door leden van de raad van advies of door externe adviseurs zoals bedoeld in het Huishoudelijk reglement van het Letterenfonds. Het bestuur betrekt bij zijn besluit over de aanvraag het eventuele advies van de adviseur.

Artikel 10. Verplichtingen subsidieontvanger

• 1. De subsidie wordt door de subsidieontvanger besteed aan de uitvoering van de in de aanvraag beschreven reis of het in de aanvraag beschreven programma.

• 2. De subsidieontvanger doet onverwijld mededeling aan het Letterenfonds van ingrijpende wijzigingen in de bij de aanvraag overgelegde gegevens.

• 3. Indien de subsidieontvanger er naar verwachting niet in slaagt om de in de aanvraag omschreven reis dan wel programma te maken respectievelijk te voltooien binnen het in de aanvraag vermelde tijdstip van afronding, maakt hij de redenen hiervoor onverwijld kenbaar aan het bestuur.

• 4. Indien een subsidieontvanger subsidies of geldelijke middelen van derde partijen voor het maken van de reis of het uitvoeren van het programma ontvangt, dient hij het bestuur hiervan onverwijld in kennis te stellen.

• 5. De subsidieontvanger van een subsidie voor een studiereis verplicht zich de publicatie direct na verschijnen toe te (laten) zenden aan het Letterenfonds.

• 6. Het Nederlands Letterenfonds wordt in de publicatie vermeld als subsidieverstrekker op een door het Letterenfonds aangegeven wijze.

• 7. Indien bij de aanvraag een intentieverklaring van de uitgever is overgelegd, wordt de uitgave-overeenkomst tussen de uitgever en de aanvrager uiterlijk binnen één maand na de uitgave van de publicatie overgelegd.

Artikel 11. Subsidieverlening en -vaststelling

Bij het verlenen van de subsidie geeft het bestuur direct een beschikking tot subsidievaststelling.

Artikel 12. Intrekkings- en wijzigingsgronden subsidievaststelling

• 1. Het bestuur kan de subsidievaststelling intrekken of wijzigen als deze niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

• 2. Als het bestuur constateert dat substantiële wijzigingen zijn opgetreden ten opzichte van de bij de aanvraag overgelegde gegevens die aan het Letterenfonds zijn verstrekt, kan het bestuur de subsidievaststelling intrekken of wijzigen.

• 3. Het bestuur is bevoegd de subsidievaststelling te wijzigen dan wel in te trekken wanneer de termijn zoals bedoeld in artikel 10, derde lid, is overschreden en de aanvrager naar het oordeel van het bestuur hiervoor geen gegronde redenen heeft kunnen aandragen.

• 4. Het bestuur is bevoegd de subsidievaststelling te wijzigen dan wel in te trekken op grond van het overlijden van de betrokken schrijver of vertaler.

• 5. De intrekking of wijziging werkt terug tot en met het tijdstip waarop de subsidie is vastgesteld, tenzij bij de intrekking of wijziging anders is bepaald.

Artikel 13. Overgangs- en slotbepalingen

• 1. In alle gevallen waarin dit regeling niet voorziet, beslist het bestuur.

• 2. Het bestuur kan om zwaarwegende redenen afwijken van deze regeling.

• 3. Deze regeling is vastgesteld op 13 december 2012 door het op die datum vigerende bestuur.

• 4. Deze regeling treedt onmiddellijk in werking met ingang van 1 januari 2013.

• 5. De Regeling reisbeurzen en verblijfsbeurzen is met ingang van 1 januari 2013 ingetrokken.

• 6. In afwijking van het vorige lid blijft de Regeling reisbeurzen en verblijfsbeurzen van toepassing ten aanzien van voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling tijdig ingestelde bezwaar- en beroepsschriften.

• 7. Deze regeling wordt aangehaald als Regeling reiskosten buitenland.

Het bestuur van het Nederlands Letterenfonds, voor deze, P. Steinz, directeur

Deze regeling wordt bekendgemaakt door kennisgeving ervan in de Staatscourant en op de website van het Letterenfonds (www.letterenfonds.nl).

TOELICHTING

Algemene toelichting

Wijzigingen in het budget van het Letterenfonds en aanpassingen aan het Uniform subsidiekader zijn aanleiding geweest om de regelingen van het Letterenfonds te hergroeperen en de uitvoering ervan te vereenvoudigen.

Deze regeling komt in de plaats van het Schrijversprogramma Buitenland en de Regeling reisbeurzen en verblijfsbeurzen die hierbij worden ingetrokken.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 (definities)

Een uitgever is een rechtspersoon die op continue basis bedrijfsactiviteiten ontplooit met onder meer als doel de uitgave van literaire werken. Dat een uitgever deze bedrijfsactiviteiten op continue basis ontplooit houdt allereerst in dat hij over een onafhankelijke redactie beschikt die de schrijver of vertaler begeleidt bij de totstandkoming van de publicatie. Dit brengt met zich mee dat de uitgever op regelmatige basis aanbiedingen van door hem uit te geven en/of uitgegeven publicaties aan de boekhandel verzorgt, zijn publicaties van een ISBN-nummer voorziet, de gebruikelijke leveringsvoorwaarden hanteert en minstens één keer per jaar een fondslijst maakt. Titels waarvoor de auteur zelf in de productie-, promotie- of distributiekosten participeert of waarvan de auteur een bepaald aantal exemplaren afneemt tegen betaling, komen niet in aanmerking voor een subsidie op grond van deze regeling.

Artikel 4 (aanvraag)

Het bestuur verleent de subsidies voor studiereizen met prioriteit aan schrijvers en vertalers die niet eerder in het betreffende kalenderjaar een dergelijke subsidie hebben ontvangen.

Ter uitvoering van artikel 2 van het Verdrag inzake de Nederlandse Taalunie hebben het Letterenfonds en het Vlaams Fonds voor de Letteren een samenwerkingsverband. Uit oogpunt van doelmatigheid kan een aanvraag uitsluitend bij ofwel het Letterenfonds ofwel het Vlaams Fonds voor de Letteren worden ingediend. Om diezelfde reden worden in Nederland woonachtige schrijvers en vertalers geacht bij het Letterenfonds aan te vragen en in Vlaanderen woonachtige schrijvers en vertalers bij het Vlaams Fonds voor de Letteren. Een tweede aanvraag die dezelfde reis of hetzelfde programma betreft wordt afgewezen. Gegevens over bij de fondsen ingediende aanvragen worden uitgewisseld.

Artikel 5, 6 en 7 (vereisten promotie-, studiereis en reis ten behoeve van een writer in residence buitenlandprogramma)

Een aanvraag voor een promotie- of studiereis dan wel voor deelname aan een writer in residence buitenlandprogramma kan ook worden ingediend door een niet-Nederlandstalige schrijver die gedebuteerd is met een Nederlandstalige literaire vertaling in boekvorm, mits het tot stand te brengen werk als eerste in de Nederlandse taal verschijnt en de schrijver de intentie heeft zelf in het Nederlands te gaan schrijven.

Subsidie voor een promotiereis wordt slechts verstrekt indien het bestuur dit belangrijk acht voor de beeldvorming van de Nederlands- en Friestalige literatuur en cultuur in het land van de reisbestemming. De buitenlandse uitgeverij of de buitenlandse organisatie verschaft de schrijver voor zijn promotionele activiteiten een redelijk honorarium. Bij aanvragen voor subsidie van promotiereizen voor poëzie kan worden afgeweken van onderdeel c.

De oplage van het voorgenomen oorspronkelijk literaire werk bedraagt tenminste 500 exemplaren met uitzondering van poëziebundels en Friestalige werken waarvoor een minimum geldt van 300 exemplaren en Friestalige poëzie waarvoor een minimum van 200 exemplaren geldt.

Het bestuur bepaalt met welke buitenlandse organisaties een writer-in residence buitenlandprogramma wordt uitgevoerd en publiceert de lijst van deze organisaties op de website van het Letterenfonds. De aanvrager dient te voldoen aan de selectiecriteria die de betreffende buitenlandse organisatie met betrekking tot de residentie hanteert en daarnaast bereid zijn aan de bijbehorende verplichtingen te voldoen. Zowel de selectiecriteria als de verplichtingen zijn gerelateerd aan de doelstelling van de specifieke residentie, de aard van de residentie en het doel van het samenwerkingsverband van de buitenlandse organisatie met het Letterenfonds. In 2013 zijn aangewezen: Het Ledig House (USA), BANFF (Canada) en Het Beschrijf (Brussel/Vollezele).

Artikel 8 (subsidieplafond & hoogte van de subsidie)

De hoogte van de subsidie voor een promotiereis is nooit meer dan het totaal van de redelijkerwijs noodzakelijke reiskosten, eventueel aangevuld met een bijdrage aan voor de promotiereis te maken vertaalkosten. Bij een promotiereis zijn kosten voor logies en séjours niet subsidiabel.

De hoogte van de subsidie voor studiereizen ten behoeve van nieuw werk is nooit meer dan het totaal van de redelijkerwijs noodzakelijke reis- en logieskosten. Séjourkosten zijn niet subsidiabel.

De hoogte van de subsidie voor deelname aan een writer-in-residence buitenlandprogramma is nooit meer dan het totaal van de met de betreffende buitenlandse organisatie overeengekomen projectkosten, aangevuld met de te maken reiskosten.

Reiskosten worden vergoed op basis van economy class vliegtickets, tweedeklas treinreizen, en een nadere door het bestuur vast te stellen kilometervergoeding. Bij subsidiëring van logieskosten baseert het Letterenfonds zich op de maximumbedragen vermeld in de UNDP Daily Subsistence Allowance (DSA).