Regeling van de Minister van Veiligheid en Justitie van 27 november 2012, nr. 307297, houdende voorschriften ten aanzien van de accountantscontrole van de jaarrekening van het Instituut Fysieke Veiligheid (Regeling accountantscontrole IFV)

De Minister van Veiligheid en Justitie,

Gelet op artikel 6, tweede lid, van het Besluit rijksbijdragen IFV;

Besluit:

Artikel 1

In deze regeling en de daarbij behorende bijlage wordt verstaan onder:

a. accountant:

de door het bestuur van het Instituut Fysieke Veiligheid aangewezen accountant

b. Instituut:

het Instituut Fysieke Veiligheid

Artikel 2

De accountant verricht zijn werkzaamheden met inachtneming van hetgeen is bepaald in het Controleprotocol dat als bijlage bij deze regeling is gevoegd.

Artikel 3

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2013.

Artikel 4

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling accountantscontrole IFV.

Deze regeling zal in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Veiligheid en Justitie, I.W. Opstelten

BIJLAGE, BEHORENDE BIJ ARTIKEL 2 VAN DE REGELING ACCOUNTANTSCONTROLE IFV

Controleprotocol voor de jaarrekening van het IFV

1. Accountantscontrole

In het kader van de controle beoordeelt de accountant de getrouwheid van de gegevens zoals die zijn opgenomen in de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven en de rechtmatigheid van het gevoerde financiële beheer. Daarnaast beziet hij of de administratieve organisatie, het financieel beheer en de administratie die ten behoeve van dat beheer en de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven wordt gevoerd, voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid.

De accountant richt zijn dossiers op een zodanige wijze in dat op efficiënte wijze een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de grondslagen, de uitvoering en de resultaten van de controle. Onderdeel van zijn dossiers vormen, indien van toepassing, de resultaten van onderzoeken die hij bij derden in het kader van de controle heeft gedaan.

1.1. Reikwijdte van de controle

1.1.1. Getrouwheid

De rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven is getrouw indien deze is opgesteld overeenkomstig de normen en beginselen die op het gebied van de externe financiële verslaggeving in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd. Deze zijn van overeenkomstige toepassing op de financiële informatievoorziening van het Instituut.

1.1.2. Rechtmatigheid

In het kader van de controle op de rechtmatigheid van het verantwoorde beheer beziet de accountant of het beheer en de verantwoording daarover tot stand zijn gekomen overeenkomstig de relevante regelgeving en voorts of het beheer ordelijk en controleerbaar is. Dat houdt in dat de inkomsten en uitgaven in overeenstemming moeten zijn met de goedgekeurde begroting (begrotingsrechtmatigheid), met de interne regelingen, bevoegdheden en voorschriften (beheersrechtmatigheid) en met de overige regelingen, waaronder met name de relevante bepalingen in de Wet veiligheidsregio’s en dit besluit, die de bestedingsrichting van en de voorwaarden met betrekking tot de bijdragen bepalen (bestuursrechtmatigheid).

1.1.3. Doelmatigheid

Het doelmatigheidsonderzoek wordt ingedeeld in onderzoek naar de doelmatigheid van de organisatie (structuren, procedures en werkmethoden) en het beheer (economisch verantwoorde middelenverwerving en financiële beheersdaden van het bestuur). Het richt zich met name op de maatregelen die het bestuur heeft getroffen ter bevordering van een efficiënt beheer.

1.2. Tolerantie van de controle

Bij zijn oordeelsvorming over de jaarrekening streeft de accountant naar zekerheid, die is uitgedrukt in de volgende goedkeuringstoleranties:

• a. ten aanzien van de fouten in de jaarrekening 1% van de omvangsbasis en

• b. ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de omvangsbasis.

De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van het Instituut.

Deze foutfractie dient door de accountant gehanteerd te worden op het niveau van de te onderscheiden geldstromen. Opgemerkt wordt dat fouten in absolute zin moeten worden opgevat en saldering van fouten niet is toegestaan.

1.3. Mate van aandacht van de controle

De rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven dient, zoals gebruikelijk is, met normale aandacht te worden gecontroleerd. Dat wil zeggen dat de controle wordt verricht in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlegrondslagen.

1.3.1. Bijzondere aandacht

Onder bijzondere aandacht wordt verstaan: de controle die verder strekt dan de controle die normaal bij de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven wordt uitgeoefend.

De accountant verricht op onderdelen de controle met bijzondere aandacht voor de hiernavolgende onderwerpen, hetgeen in casu betekent dat hij beziet of:

• a. de bijdrage, bedoeld in artikel 74, eerste lid, onderdeel a, van de Wet veiligheidsregio's, is besteed aan de taken van het Instituut, bedoeld in artikel 68, eerste lid, de onderdelen a, e, f, g en h, van die wet;

• b. de incidentele bijdrage, bedoeld in artikel 3, eerste lid, van dit besluit, is besteed aan het doel waarvoor en onder de voorwaarden waaronder deze is verstrekt;

• c. wordt voldaan aan het gestelde in artikel 74, tweede, derde en vierde lid, van de Wet veiligheidsregio's.

1.3.2. Procedurele aandacht

Onder procedurele aandacht wordt verstaan: het erop toezien dat procedures zijn ontwikkeld die waarborgen dat aan de desbetreffende administratieve en organisatorische voorschriften wordt voldaan en dat de werking van deze procedures en voorschriften is verzekerd. Een inhoudelijke toetsing kan achterwege blijven.

De accountant geeft bij zijn controle procedurele aandacht door beoordeling van de opzet en de werking van het stelsel van maatregelen gericht op de doelmatigheid, waaronder het management control systeem en de maatregelen ten behoeve van een economische verantwoorde middelenverwerving. Tevens geeft hij op een door hem als professional noodzakelijk geachte wijze invulling aan zijn adviesfunctie op bedrijfseconomisch en -organisatorisch gebied.

2. Rapporteren door de accountant

De accountant rapporteert over de resultaten van zijn controle door middel van zijn verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid en het verslag van zijn bevindingen.

2.1. Verklaring

Voor de verklaring van de accountant gelden de volgende bepalingen.

• a. Hij heeft een oordeel over de getrouwheid van de gegevens die in de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven zijn opgenomen, alsmede over de rechtmatigheid van het daarin verantwoorde financiële beheer.

• b. Indien de foutfractie, bedoeld onder 1.2, hoger is dan 1 procent, maakt hij hiervan melding.

• c. Hij geeft aan of de administratieve organisatie en het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid.

• d. Indien hij van oordeel is dat de informatie die is opgenomen in de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven, niet toereikend is voor een verantwoorde oordeelsvorming, doet hij hiervan mededeling onder opneming van de toereikende informatie.

• e. Hij geeft de resultaten van de controle weer naar de onderwerpen, genoemd onder 1.3.2, die procedurele aandacht vereisen.

• f. De accountant geeft in zijn verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid aan dat hij zijn controle heeft verricht met inachtneming van hetgeen is bepaald in deze bijlage.

2.2. Verslag van bevindingen

De bedragen voor de rapporteringstoleranties die de accountant hanteert ten behoeve van de rapportering in het verslag van bevindingen zijn de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties.

Indien de accountant kwalitatieve gebreken van noemenswaardig belang constateert, meldt hij deze in het verslag van bevindingen, ook indien deze gebreken niet leiden tot het onthouden van een goedkeurende accountantsverklaring.

2.3. Goedkeuringstoleranties en strekking accountantsverklaringen

Bij de oordeelsvorming over de jaarrekening spelen de goedkeuringstoleranties een belangrijke rol. De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven.

Als één der of beide goedkeuringstolerantie(s) worden overschreden, zal één van de drie hieronder aangegeven oordelen worden verstrekt door de accountant.

Soort verklaring

	goedkeurend	met beperking	oordeel onthouding	afkeurend
Fouten in jaarrekening	≤ 1%	> 1% < 3%	–	≥ 3%
Onzekerheden in de controle	≤ 3%	> 3% < 10%	≥ 10%	–

Op grond van zijn deskundigheid kan de accountant ook besluiten dat er kwalitatieve gebreken zijn van dusdanige aard, dat de goedkeuring wordt onthouden.