Besluit van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 15 augustus 2012, nr. FEZ/BV/2012/10759, tot instelling van het Audit Committee van het Ministerie van SZW (Instellingsbesluit SZW 2012).

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op artikel 2, eerste lid, van de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies;

Besluit:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Audit Committee:

het Audit Committee van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

b. minister:

de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Artikel 2 Instelling

Er is een Audit Committee waarop de Regeling Audit Committees 2012 van toepassing is.

Artikel 3 Samenstelling

Het Audit Committee wordt voorgezeten door de Secretaris-generaal en bestaat verder uit de plaatsvervangend Secretaris-generaal, de Directeuren-generaal, de Inspecteur-generaal, de Algemeen directeur Auditdienst Rijk, de Directeur Financieel Economische Zaken, de Directeur Bedrijfsvoering en de door de minister benoemde onafhankelijke externe leden.

Artikel 4 Secretariaat

Het secretariaat van het Audit Committee berust bij de directie Financieel Economische Zaken.

Artikel 5 Werkwijze

• 1. Het Audit Committee beraadslaagt jaarlijks over de inhoud van een departementaal auditplan voor de bedrijfsvoering van SZW.

• 2. De Auditdienst Rijk coördineert de opstelling van een voorstel voor dit jaarlijkse auditplan. Het auditplan bevat een voorstel voor de uit te voeren audits, op basis van risicoanalyse van relevante SZW-brede en directiespecifieke activiteiten en processen. De audits betreffen onder meer financiële audits, operational audits en IT-audits.

• 3. Bij de risicoanalyse wordt rekening gehouden met conclusies en aanbevelingen uit eerdere controles en audits en uit onderzoeken van de Algemene Rekenkamer en de toezichtactiviteiten van het Ministerie van Financiën.

• 4. De Secretaris-generaal stelt het door de Auditdienst Rijk opgestelde auditplan vast, na de beraadslaging in het Audit Committee en adviseert de minister hierover.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1. De Algemeen directeur van de Auditdienst Rijk rapporteert in elke vergadering aan het Audit Committee over de voortgang van de uitvoering van het auditplan en over de tussentijdse bevindingen. Aan de hand hiervan beraadslaagt het Audit Committee en beslist de Secretaris-generaal over eventuele bijstellingen van het auditplan.

• 2. Van de vergaderingen van het Audit Committee worden verslagen gemaakt. Afschriften van de verslagen en van de behandelde stukken worden gezonden aan de Directie Coördinatie Auditbeleid Departementen van het Ministerie van Financiën.

Artikel 7 Bezoldiging onafhankelijke externe leden

• 1. De door de minister benoemde onafhankelijke externe leden, bedoeld in artikel 3, ontvangen voor het bijwonen van een door het Audit Committee georganiseerde vergadering per maand een vergoeding ter hoogte van 3% van het maximum van salarisschaal 18 van bijlage B van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.

• 2. Aan onafhankelijke externe leden als bedoeld in het eerste lid die naast het bijwonen van door het Audit Committee georganiseerde vergaderingen andere werkzaamheden ten behoeve van het Audit Committee verrichten, wordt een vaste vergoeding per maand toegekend, waarbij de salarisschaal wordt vastgesteld op schaal 18 van bijlage B van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984 en de arbeidsduurfactor wordt vastgesteld aan de hand van de vast te stellen omvang van de werkzaamheden.

Artikel 8 Benoeming onafhankelijke leden

De benoeming van de onafhankelijke externe leden op basis van het Instellingsbesluit Audit Committee SZW 2007 wordt geacht te hebben plaatsgevonden op grond van dit besluit.

Artikel 9 Intrekking

Het Instellingsbesluit Audit Committee SZW 2007 wordt ingetrokken.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin in het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 mei 2012.

Artikel 11 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Audit Committee SZW 2012.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 15 augustus 2012

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, H.G.J. Kamp.

TOELICHTING

De invoering van de Regeling Audit Committees 2012 maakt het noodzakelijk dat het Instellingsbesluit Audit Committee SZW 2007 op diverse punten wordt aangepast. Immers, de Regeling Audit Committees 2012 beoogt het functioneren van Audit Committees bij de rijksoverheid te uniformeren. De departementen moeten per 1 mei 2012 voldoen aan deze Regeling. Een aantal bepalingen in het Instellingsbesluit Audit Committee SZW 2007 is overbodig geworden, omdat deze bepalingen, soms in iets andere bewoordingen, zijn opgenomen in de Regeling Audit Committees 2012. Daarnaast moeten enkele artikelen worden aangepast omdat zij niet aansluiten bij de bepalingen in de Regeling Audit Committees 2012. Verder dient de aanduiding van het hoofd van de Auditdienst aangepast te worden vanwege de overgang van de departementale Auditdiensten in de Auditdienst Rijk. Tot slot is het op grond van de Regeling Audit Committees 2012 mogelijk om bepalingen over organisatorische aangelegenheden van het Audit Committee vast te leggen in een huishoudelijk reglement.

Vanwege het aantal wijzigingen is het gewenst om een integraal Instellingsbesluit Audit Committee SZW 2012 op te stellen. Tegelijkertijd wordt het Instellingsbesluit Audit Committee SZW 2007 ingetrokken.

Overeenkomstig de Regeling Audit Committees 2012 maken ten minste twee onafhankelijke externe leden deel uit van het Audit Committee van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De werving en selectie van onafhankelijke externe leden vindt, gelet op de Regeling Audit Committees 2012, plaats op basis van een vooraf opgestelde profielschets waarin wordt ingegaan op de gewenste deskundigheid, achtergrond, ervaring en geheimhouding. Deze profielschets wordt in de bijlage van het huishoudelijk reglement van het Audit Committee opgenomen.

In het huishoudelijk reglement is opgenomen dat de zittingsduur van de leden is gekoppeld aan hun functie. De zittingsduur van de onafhankelijke externe leden is bepaald in het ministeriële besluit waarin zij zijn benoemd. Verder is de selectie- en benoemingsprocedure van de onafhankelijke externe leden in het huishoudelijk opgenomen.

De gebruikelijke maandelijkse vergoeding van externe leden voor het bijwonen van vergaderingen van het Audit Committee is gerelateerd aan het maximum van de ambtelijke salarisschaal 18 (artikel 7, eerste lid). Als een onafhankelijk extern lid daarnaast ook andere werkzaamheden verricht ten behoeve van het Audit Committee wordt een vaste vergoeding verstrekt (artikel 7, tweede lid).

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, H.G.J. Kamp.