Circulaire benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester

Aan: De commissarissen van de Koningin. De gemeenteraden

Onderwerp: Circulaire benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester

Doelstelling: Bekendmaken van beleid

Juridische grondslag: Artikelen 61 en 61a van de Gemeentewet

Relaties met andere circulaires: De circulaires Procedureregels benoeming burgemeester van 4 november 2005, kenmerk 2005-0000278431, en Procedureregels herbenoeming burgemeester van 21 november 2001, kenmerk BK01/96074, worden ingetrokken

Ingangsdatum: 15 juli 2012

Geldig tot: Nader bericht

Datum: 10 juli 2012

Kenmerk: 2012-0000404807

Procedure voor benoeming van een burgemeester

I. De profielschets

• 1. De commissaris van de Koningin overlegt met de gemeenteraad over de eisen die aan de te benoemen burgemeester worden gesteld. Dit gebeurt in de profielschetsvergadering, die openbaar is. Het profiel wordt bij voorkeur op basis van de bestuurscompetenties vastgesteld.

• 2. Als het overleg niet tot overeenstemming leidt, geeft de commissaris van de Koningin in de profielschetsvergadering aan welke eisen hij, in afwijking van de gemeenteraad, hanteert bij zijn beoordeling van de kandidaten.

• 3. De profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering worden samen met de overige informatie over de vacature en de procedure door het kabinet van de commissaris van de Koningin beschikbaar gesteld, zodra de vacature is opengesteld.

• 4. De profielschets wijdt voldoende aandacht aan de taken en gewenste competenties van de nieuw te benoemen burgemeester op het gebied van openbare orde en veiligheid. Het is daarom van belang dat suggesties van de korpschef of districtschef worden betrokken bij de opstelling van de profielschets op dit punt.

Toelichting

In de blokken is toelichting opgenomen.

De profielschets

De profielschets geeft kandidaten zicht op de gemeente en de gezochte burgemeester en dient als basis voor het selectieproces. Dat vraagt om een breed door de gemeenteraad gedragen profiel. Aan de andere kant moet de scherpte in het profiel behouden blijven en moet dit onderscheidend zijn ten opzichte van de profielen van andere gemeenten. In de praktijk is één profiel nu vaak zo breed dat het gemakkelijk op meer gemeenten van toepassing is. Het is van belang om het profiel toe te spitsen op de gemeentelijke situatie en daarbij ook in te gaan op problemen die spelen. Een profielschets is niet alleen een advertentie, het is ook een taakomschrijving. Door externe begeleiding bij de opstelling van het profiel kan een te groot compromiskarakter van de profielschets worden voorkomen. Het verdient aanbeveling bij opstelling van de schets ook een afvaardiging uit het college te betrekken, evenals de gemeentesecretaris en de directeur van de veiligheidsregio en het Openbaar Ministerie te consulteren. De gemeenteraad kan zich aldus ook goed laten informeren over de eventuele eigen portefeuille van de burgemeester.

Met een scherp omschreven profiel wordt een ‘zoeken naar een schaap met vijf poten’ vermeden. Het biedt ook houvast in de feedback aan kandidaten die afvallen en helpt informanten bij wie inlichtingen worden ingewonnen door de commissaris van de Koningin. Bestuurscompetenties geven een objectief kader voor, en daarmee structuur aan, de beoordeling van de kandidaten. Dit heeft een effectieve gespreksvoering tot gevolg. Een goede voorbereiding kost tijd, maar levert tijdwinst op aan de achterkant van het proces. In die voorbereiding is het profiel vitaal. Te meer daar het profiel ook de basis is voor functioneringsgesprekken en de beoordeling van de burgemeester in de herbenoemingsprocedure. Een hulpmiddel bij het schetsen van een profiel is de ‘Handreiking benoemingsproces burgemeester’ op www.rijksoverheid.nl (in de zoekfunctie intypen: Handreiking benoemingsproces burgemeester).

Start van de procedure

De stijl en regievoering bij (her)benoemingsprocessen verschilt per provincie. Desalniettemin is er een algemene lijn. Die wordt hieronder beschreven.

De commissaris van de Koningin/kabinetschef licht in een gesprek de te volgen procedure aan de raadsgriffier en een beoogd lid of, indien bekend, de beoogd voorzitter van de vertrouwenscommissie toe. Gesprekspunten kunnen onder meer zijn:

– Het globale tijdschema: vaststellen profielschets, openstelling vacature, bekend maken van selectie door commissaris van de Koningin, uitnodigen kandidaten door vertrouwenscommissie, ontvangst sollicitanten, uitbrengen verslag van bevindingen, vaststellen aanbeveling, verzending aanbeveling aan minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en streefdatum waarop benoeming ingaat. Overigens wordt de tijdsplanning over het algemeen door de kabinetschef van de commissaris van de Koningin kenbaar gemaakt aan, of in bijzondere gevallen: overlegd met, de afdeling Politieke Ambtsdragers van het ministerie van BZK.

– De datum van de profielschetsvergadering, ook van belang voor het bepalen van de datum waarop de vacature wordt opengesteld.

– Het opstellen van de profielschets. De conceptprofielschets wordt voorafgaand aan de profielschetsvergadering aan de (kabinetschef van de) commissaris van de Koningin gestuurd. De profielschets moet vanzelfsprekend voldoen aan de wettelijke vereisten. Zo mag bijvoorbeeld geen voorkeur worden uitgesproken voor geloof of leeftijd. Er kan worden besloten burgers en instellingen te betrekken bij opstelling van het profiel, bijvoorbeeld door middel van een enquête.

– Het opstellen van de verordening op de vertrouwenscommissie. De conceptverordening wordt voorafgaand aan de profielschetsvergadering aan de (kabinetschef van de) commissaris van de Koningin gestuurd.

– De communicatie van de vertrouwenscommissie met de commissaris van de Koningin.

Hierbij wordt de wenselijkheid besproken van een tweede gesprek tussen de vertrouwenscommissie en de commissaris van de Koningin, nadat de vertrouwenscommissie haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten heeft bepaald, doch voordat zij schriftelijk verslag uitbrengt aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koningin. In sommige provincies vindt dit standaard plaats.

– De mogelijkheid om bij bepaalde kandidaten een assessment af te laten nemen. Zie verder Assessment in de toelichting bij paragraaf V.

– Het aanleveren van informatiemappen door de gemeente ten behoeve van de sollicitanten met daarin bijvoorbeeld: een profiel van de gemeente, inzicht in de financiële positie van de gemeente en informatie over relevante, actuele beleidsstukken. Dat kan digitaal, bijvoorbeeld door een verwijzing naar een website. De ervaring leert dat USB-sticks bij verzending goed moeten worden verpakt om diefstal te voorkomen. Het is aan te raden om de samenstelling van de informatie af te stemmen met de kabinetschef van de commissaris van de Koningin.

– Hoe om te gaan met mensen die rechtstreeks solliciteren bij de gemeente.

– De huisvesting van de nieuwe burgemeester! Denk aan vragen als: Is er een ambtswoning? Kan de gemeente eventueel zorgen voor een ambtswoning? Etc.

– Het belang van het respecteren van geheimhoudingsplicht en procedureregels.

– Het moment van openstellen van de vacature. Deze wordt pas opengesteld als aan de zittende burgemeester ontslag is verleend. Uiteraard kan dit ontslag per latere datum ingaan. Bijvoorbeeld: op 15 juli tekent de Koningin het Koninklijk besluit waarin aan burgemeester X met ingang van 1 januari van het jaar daarop ontslag wordt verleend. Na 15 juli kan de vacature al worden opengesteld. De periode zonder burgemeester wordt daardoor bekort.

De profielschetsvergadering

De profielschetsvergadering vindt plaats voordat de vacature wordt opengesteld.

In de vergadering komen onder andere de volgende onderwerpen aan de orde:

– Het vaststellen van een al voorbereide verordening op de vertrouwenscommissie en de samenstelling van de vertrouwenscommissie.

– De inhoud van het profiel van de nieuwe burgemeester.

– De procedure en het tijdschema.

– De wenselijkheid om in de openstellingsadvertentie de mogelijkheid tot het afnemen van een assessment open te houden.

– Eventuele bovenlokale factoren die de commissaris van de Koningin bij zijn selectie een rol laat spelen, zoals de benoeming van (ex-)burgemeesters die met een herindeling zijn of worden geconfronteerd.

– Sancties indien de bepalingen rondom de geheimhouding worden geschonden.

II. De instelling van de vertrouwenscommissie

• 1. De gemeenteraad stelt uit zijn midden een vertrouwenscommissie in. De gemeenteraad kan bepalen dat aan de vertrouwenscommissie één of meer wethouders als adviseur worden toegevoegd. Een adviseur is geen lid van de vertrouwenscommissie en heeft geen stemrecht. Voor zover ambtelijke bijstand gewenst wordt geacht, wordt de raadsgriffier daarmee belast.

• 2. De gemeenteraad regelt in een verordening op de vertrouwenscommissie de taak, samenstelling en werkwijze van de vertrouwenscommissie en stelt de commissaris van de Koningin daarvan in kennis.

• 3. In de verordening wordt aandacht besteed aan de geheimhoudingsplicht.

De geheimhoudingsplicht vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet en blijft ook na ontbinding van de vertrouwenscommissie van kracht. Hij geldt voor de leden van de vertrouwenscommissie, de adviseur en de ambtelijke bijstand. Elk overleg met niet-leden van de vertrouwenscommissie, en dus ook met de overige raadsleden en eventuele oud-leden van de vertrouwenscommissie, is uitgesloten, dit op straffe van schending van het ambtsgeheim.

• 4. In de verordening wordt vermeld dat, anders dan door tussenkomst van de commissaris van de Koningin, geen inlichtingen - schriftelijk of mondeling - kunnen worden ingewonnen over de sollicitanten. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet.

• 5. De gemeenteraad regelt de werkwijze van de vertrouwenscommissie zo dat vóór, tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden door de vertrouwenscommissie volstrekte geheimhouding is gegarandeerd. In de verordening wordt ervoor zorg gedragen dat de gesprekken met en de oordeelsvorming over de sollicitanten plaatsvindt in aanwezigheid van en door de leden van de vertrouwenscommissie en wordt een voorziening getroffen met betrekking tot de wijze waarop de privacybelangen van de sollicitant worden beschermd, bijvoorbeeld bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken en bij het voeren van correspondentie.

• 6. Besteedt de gemeenteraad of de vertrouwenscommissie naar het oordeel van de commissaris van de Koningin onvoldoende zorg aan de procedureregels of geheimhoudingsplicht, dan informeert de commissaris van de Koningin de minister van BZK hierover. De minister van BZK bepaalt, na overleg met de commissaris van de Koningin, hoe verder wordt gehandeld. Dit kan uiteindelijk leiden tot het stopzetten van de procedure.

Training

Training van de leden van de vertrouwenscommissie in het gebruik van bestuurscompetenties en het voeren van gesprekken met sollicitanten verhoogt de kwaliteit van het selectieproces. Dit leert de ervaring. Het is ook een investering in de teamvorming binnen de vertrouwenscommissie. Het is de overweging waard om de training al te starten bij het opstellen van het profiel. Als de vertrouwenscommissie in dezelfde samenstelling ook de functioneringsgesprekken voert en de herbenoemingsprocedure doet, levert de trainingsinspanning nog meer resultaat op.

Geheimhouding

De geheimhoudingsplicht zoals die voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet geldt voor al diegenen die uit hoofde van hun functie van de stukken en de beraadslagingen kennis hebben kunnen nemen. Schending van de geheimhoudingsplicht is strafbaar gesteld in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Omdat de zorg voor de geheimhouding primair bij de gemeenteraad berust, kan het zijn dat de gemeente in voorkomende gevallen zelf het initiatief neemt tot aangifte van schending van de geheimhouding. Doel van de geheimhouding is te voorkomen dat sollicitanten (imago)schade oplopen.

Technisch voorzitter

Nu alle leden van de vertrouwenscommissie uit de gemeenteraad komen, kan er geen sprake zijn van een technisch voorzitterschap door een niet-raadslid.

Adviseur

Het is aan te raden een of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie toe te voegen in verband met de vaardigheden en kwaliteiten die de burgemeester nodig heeft bij uitvoering van het dagelijks bestuur. Het is niet de bedoeling dat het hele college als adviseur aan de vertrouwenscommissie wordt toegevoegd. Over het al dan niet toevoegen van een adviseur aan de vertrouwenscommissie wordt bij de instelling van de vertrouwenscommissie een beslissing genomen. De gemeentesecretaris en de raadsgriffier kunnen geen formele adviespositie krijgen in de vertrouwenscommissie. De gemeentesecretaris en de raadsgriffier hebben een bijzondere functie als ondersteuner van het college respectievelijk de gemeenteraad. Het college benoemt de secretaris en de gemeenteraad de raadsgriffier. In deze relatie past niet dat de gemeentesecretaris respectievelijk de raadsgriffier zou adviseren over de (her)benoeming van de voorzitter van het college respectievelijk de gemeenteraad, de burgemeester. De raadsgriffier wordt in principe toegevoegd als secretaris. In de praktijk ziet men wel dat, indien aan een plaatsvervangend ambtelijk ondersteuner behoefte bestaat, de gemeentesecretaris deze rol wordt toebedeeld.

Modelverordening op de vertrouwenscommissie

Voor het opstellen van de verordening op de vertrouwenscommissie kan desgewenst gebruik worden gemaakt van de modelverordening achterin deze circulaire.

III. Openstellen of niet-openstellen van een burgemeestersvacature

• 1. De minister van BZK stelt na de profielschetsvergadering de vacature open in de Staatscourant. In de vacaturetekst wordt vermeld dat een assessment onderdeel kan zijn van het selectieproces, indien de gemeenteraad deze mogelijkheid heeft opengehouden.

• 2. Voor gemeenten die bij een gemeentelijke herindeling zijn betrokken of waar een bestuurskrachtonderzoek loopt, geldt het volgende.

  • 2.1 De minister van BZK kan beslissen dat een vacature voorlopig niet wordt opengesteld als de gemeente, blijkens een herindelingsontwerp als bedoeld in artikel 1 van de Wet algemene regels herindeling, voor opheffing in aanmerking komt.

  • 2.2 De minister van BZK kan op voorstel van of na overleg met de commissaris van de Koningin, die daarover gedeputeerde staten raadpleegt, beslissen dat een vacature in een gemeente voorlopig niet wordt opengesteld, indien:

    • A. het college van burgemeester en wethouders op grond van de Wet algemene regels herindeling is uitgenodigd tot het voeren van overleg over een wijziging van de gemeentelijke indeling.

    • B. aannemelijk is dat binnen een jaar het college van burgemeester en wethouders tot het overleg, als bedoeld onder A, zal worden uitgenodigd.

    • C. aannemelijk is dat binnen twee jaar de gemeenteraad van de betrokken gemeente, samen met de gemeenteraad c.q. -raden van een of meer andere gemeente(n), met toepassing van artikel 5 van de Wet algemene regels herindeling een herindelingsontwerp zal vaststellen.

  • 2.3 De beslissing tot het voorlopig niet-openstellen van de vacature in de situatie, als bedoeld in 2.2 onder B, geldt voor een jaar en kan eenmaal voor een jaar worden verlengd.

  • 2.4 De minister van BZK kan alleen besluiten tot het voorlopig niet-openstellen van een burgemeestersvacature in de gevallen bedoeld in 2.2, onder B. en C., en 2.3 als de betreffende gemeenteraad zich daar niet tegen verzet, tenzij er een bestuurskrachtonderzoek loopt. In laatstgenoemd geval dienen gedeputeerde staten binnen een jaar na de start van het bestuurskrachtonderzoek het voornemen te hebben uitgesproken om tot herindeling te komen.

De openstelling

De openstellingstermijn van een burgemeestersvacature is in beginsel drie weken. Afwijking is mogelijk, bijvoorbeeld als de vacature wordt opengesteld in of vlak voor een vakantieperiode. De officiële publicatie vindt plaats in de Staatscourant. De minister van BZK attendeert de ABD, Binnenlands Bestuur en VNG-magazine op de vacature en publiceert de vacature op de internetsite van het ministerie van BZK (www.rijksoverheid.nl). De gemeente kan op eigen kosten in andere media potentiële kandidaten attenderen op de openstelling onder verwijzing naar de officiële vacaturetekst in de Staatscourant.

Sollicitanten

De sollicitatiebrief wordt gericht aan Hare Majesteit de Koningin en binnen de in de vacaturetekst gestelde termijn verzonden aan de betreffende commissaris van de Koningin. De commissaris van de Koningin bepaalt voorafgaand aan de openstelling van de vacature of sollicitatiebrieven ook per e-mail kunnen worden toegezonden. Is dat het geval, dan wordt het e-mailadres waar de sollicitaties naar toe kunnen worden gezonden in de openstellingstekst vermeld. Sollicitanten ontvangen van de commissaris van de Koningin een ontvangstbevestiging. De profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering, (digitale) informatie over de gemeente, een tijdschema en een afschrift van deze circulaire worden aan hen beschikbaar gesteld. Sollicitanten van wie de commissaris van de Koningin overweegt ze op te nemen in zijn selectie van in beginsel geschikt geachte kandidaten ontvangen op grond van artikel 28 van het Besluit justitiële gegevens van de commissaris van de Koningin tevens het verzoek een verklaring te ondertekenen, waarmee zij toestemming geven voor de verstrekking van justitiële gegevens. Na sluiting van de sollicitatietermijn kan de commissaris van de Koningin een persbericht uitbrengen met een overzicht van het aantal sollicitanten, de man-vrouwverhouding, hun politieke kleur en globale achtergrond, indien dit naar zijn oordeel niet teveel licht werpt op individuele sollicitanten.

Het benoemen van waarnemend burgemeesters

Het kan zijn dat tussen het vertrek van de voormalige burgemeester en het aantreden van de nieuwe burgemeester een periode zonder Kroonbenoemde burgemeester zit. De commissaris van de Koningin kan op grond van zijn bevoegdheid in artikel 78 van de Gemeentewet voor die periode een waarnemend burgemeester benoemen, indien hij dit in het belang van de gemeente nodig oordeelt. Daartoe overlegt hij vooraf met de gemeenteraad, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Sommige commissarissen van de Koningin benoemen altijd een waarnemend burgemeester, ingeval de verwachte ontstentenis of afwezigheid van een Kroonbenoemde burgemeester langer dan een bepaald aantal maanden duurt ter waarborging van de continuïteit van het openbaar bestuur.

Herindelingsontwerp als bedoeld in artikel 1 van de Wet algemene regels herindeling

Hieronder wordt overeenkomstig artikel 1 van de Wet algemene regels herindeling verstaan: een ontwerp van een herindelingsadvies (een met toepassing van de Wet algemene regels herindeling voorbereid advies aan de minister BZK over wijziging van gemeentelijke of provinciale grenzen) of van een herindelingsregeling (een wet, een algemene maatregel van bestuur of een besluit als bedoeld in de artikelen 3 en 13 van de Wet algemene regels herindeling tot wijziging van de gemeentelijke of de provinciale indeling of tot grenscorrectie alsmede een samenstel van gelijkluidende besluiten als bedoeld in artikel 3 van genoemde wet tot het vaststellen van een grenscorrectie).

IV. De selectie door de commissaris van de Koningin en het inwinnen van inlichtingen

• 1. De commissaris van de Koningin selecteert de kandidaten die hij in beginsel geschikt acht voor benoeming. Hij toetst of de geselecteerde kandidaten voldoen aan het in artikel 63 van de Gemeentewet voor benoembaarheid vereiste Nederlanderschap en wint justitiële gegevens in.

• 2. De commissaris van de Koningin wint de informatie over sollicitanten in, die hij nodig acht voor zijn selectie. De commissaris van de Koningin wint tevens de informatie over sollicitanten in, die de vertrouwenscommissie nodig acht. Bestuursorganen zijn verplicht de gevraagde inlichtingen te verstrekken. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet. De commissaris van de Koningin wint referenties slechts in met toestemming van de sollicitant, die hiervoor referenten aandraagt. De commissaris van de Koningin stelt eventuele ten behoeve van de vertrouwenscommissie ingewonnen referenties ter beschikking van de vertrouwenscommissie, tenzij de betreffende sollicitant heeft laten weten daar bezwaar tegen te hebben.

• 3. De commissaris van de Koningin verstrekt de vertrouwenscommissie een opgave in alfabetische volgorde van alle sollicitanten vergezeld van zijn oordeel over, en de sollicitatiebrieven van, de geselecteerde kandidaten. Desgevraagd informeert hij de vertrouwenscommissie over de criteria die hij heeft gehanteerd bij zijn selectie en over zijn oordeel over andere kandidaten en desgevraagd verstrekt hij de sollicitatiebrieven van andere kandidaten.

• 4. De commissaris van de Koningin informeert de geselecteerde sollicitanten over het feit dat zij door hem zijn geselecteerd en dat hij hun namen aan de vertrouwenscommissie heeft doorgegeven. De commissaris van de Koningin stelt tegelijkertijd de niet-geselecteerde sollicitanten schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij niet tot zijn selectie behoren.

De selectie van de commissaris van de Koningin

De commissaris van de Koningin bepaalt welke sollicitanten hij uitnodigt voor een gesprek. Indien de commissaris van de Koningin een kandidaat recent nog heeft gesproken in het kader van bijvoorbeeld een andere vacature, kan de commissaris van de Koningin ervan afzien om de kandidaat nogmaals voor een gesprek uit te nodigen. De commissaris van de Koningin slaat bij de beoordeling van de sollicitanten acht op het opgestelde profiel en, als dit in de profielschetsvergadering is aangegeven, bovenlokale factoren. Na afloop van het gesprek met de commissaris van de Koningin ontvangt de sollicitant een declaratieformulier om zijn reiskosten bij het ministerie van BZK te declareren. De vergoeding voor reiskosten is vastgelegd in het Rechtspositiebesluit burgemeesters en de Regeling rechtspositie burgemeesters. Het declaratieformulier wordt door de kabinetschef van de commissaris van de Koningin geparafeerd ter bevestiging dat de vermelde reizen hebben plaatsgevonden in het kader van de op het formulier vermelde sollicitatieprocedure en wordt vervolgens door de kandidaat bij BZK ingediend.

Bespreking van de voorgenomen selectie met de vertrouwenscommissie

De vertrouwenscommissie krijgt van de commissaris van de Koningin inzicht in alle sollicitanten. Dit gebeurt, naar keuze van de commissaris van de Koningin, mondeling of schriftelijk, in het laatste geval uitsluitend ter inzage. De bespreking tussen de commissaris van de Koningin en de vertrouwenscommissie kan ertoe leiden dat de selectie wordt aangevuld of aangepast. Het verdient daarom aanbeveling de vertrouwenscommissie tijdens dit gesprek inzage te verlenen in de brieven en curricula vitae van de beoogde selectie, zodat een in beginsel geselecteerde kandidaat niet door de commissaris van de Koningin in de uiteindelijke selectie wordt opgenomen als de vertrouwenscommissie in de brief van die kandidaat aanleiding ziet hem of haar niet uit te nodigen. Dit scheelt werk en de plek in de selectie kan desgewenst worden opgevuld door een andere kandidaat. De commissaris van de Koningin besluit op basis van het besprokene over eventuele aanvulling of aanpassing van zijn selectie. De selectie staat aan het eind van dit gesprek vast. De vertrouwenscommissie krijgt uitsluitend de namen en gegevens mee van de geselecteerde kandidaten en van eventuele niet-geselecteerde sollicitanten die de commissie toch wil uitnodigen voor een gesprek.

Niet-geselecteerde kandidaten

Niet-geselecteerde kandidaten kunnen mondeling over hun afwijzing informatie inwinnen bij de kabinetschef van de commissaris van de Koningin. Een enkele keer komt het voor dat een niet-geselecteerde sollicitant zich rechtstreeks tot de vertrouwenscommissie wendt met het verzoek om door haar te worden uitgenodigd. De vertrouwenscommissie beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek en stelt verzoeker en de commissaris van de Koningin schriftelijk op de hoogte van haar beslissing.

Het inwinnen van inlichtingen/Assessmentrapporten

Met de belangen van de sollicitant moet zeer zorgvuldig worden omgegaan. Elke informatieverzameling dient voorafgegaan te worden door een afweging tussen een reële, te motiveren informatiebehoefte en de belangen van de sollicitant. De commissaris van de Koningin ziet toe op het goede verloop van de procedure en dus ook op dit aspect. Niet alleen de commissaris van de Koningin en de vertrouwenscommissie, maar ook degenen die de informatie verstrekken moeten deze afweging met zorg maken. Voor bestuursorganen geldt echter dat zij verplicht zijn de gevraagde informatie te verstrekken.

In toenemende mate worden in sommige provincies sollicitanten tijdens de procedure aan een assessment onderworpen of is over de sollicitant een assessmentrapport beschikbaar, bijvoorbeeld van een potentieelassessment. Deze rapportage gaat ook naar de vertrouwenscommissie.

Justitiële gegevens

De commissaris van de Koningin heeft de bevoegdheid tot het opvragen van justitiële gegevens op basis van artikel 30 van het Besluit justitiële gegevens. Sollicitanten van wie de commissaris van de Koningin overweegt ze op te nemen in zijn selectie ontvangen een verklaring ter ondertekening waarmee zij toestemming geven voor de verstrekking van justitiële gegevens. Dat geldt ook voor sollicitanten die door de vertrouwenscommissie zelf in de beoordeling worden betrokken. Het is de vertrouwenscommissie niet toegestaan zelf justitiële gegevens over personen op te vragen. Wanneer de justitiële gegevens daartoe aanleiding geven, zal de commissaris van de Koningin, indien de selectie inmiddels aan de vertrouwenscommissie bekend is, de vertrouwenscommissie direct in kennis stellen van het feit dat een kandidaat zijns inziens niet langer benoembaar is. Indien de resultaten daartoe aanleiding geven, pleegt de commissaris van de Koningin overleg met de minister van BZK. De commissaris van de Koningin stelt de justitiële gegevens niet aan de vertrouwenscommissie beschikbaar.

V. De bevindingen van de vertrouwenscommissie

• 1. De vertrouwenscommissie voert gesprekken met de geselecteerde kandidaten.

• 2. Indien het overleg over de selectie van de commissaris van de Koningin met de vertrouwenscommissie niet geheel tot overeenstemming heeft geleid, kan de vertrouwenscommissie ook gesprekken voeren met een of meer niet-geselecteerde kandidaten. Als de vertrouwenscommissie besluit een niet-geselecteerde kandidaat toch uit te nodigen voor een gesprek, doet zij daarvan mededeling aan de commissaris van de Koningin, die voor zoveel nodig zijn oordeel over deze sollicitant ter kennis brengt van de vertrouwenscommissie. Als de commissie besluit een geselecteerde kandidaat niet te ontvangen, worden de commissaris van de Koningin en de kandidaat door haar schriftelijk, met vermelding van de redenen van de beslissing, op de hoogte gesteld.

• 3. De beraadslagingen in de vertrouwenscommissie vinden plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61, vierde lid, juncto artikel 61c, eerste lid, van de Gemeentewet. Ten aanzien van de beraadslagingen in de vertrouwenscommissie en de stukken die door de vertrouwenscommissie aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c, tweede lid, van de Gemeentewet.

• 4. De vertrouwenscommissie verschaft zich uitsluitend door tussenkomst van de commissaris van de Koningin informatie over kandidaten. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet.

• 5. De vertrouwenscommissie bepaalt beargumenteerd of een of meer kandidaten zullen worden onderworpen aan een assessment.

• 6. Zodra de vertrouwenscommissie haar advies over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten heeft afgerond, brengt zij verslag uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koningin.

  Het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad gaat vergezeld van een conceptaanbeveling van twee kandidaten, in beredeneerde volgorde, die naar haar oordeel voor benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt in het verslag van bevindingen ten aanzien van iedere kandidaat de overwegingen die tot haar oordeel hebben geleid. Ieder commissielid heeft één stem. In het verslag kunnen leden van de vertrouwenscommissie van minderheidsstandpunten blijk geven.

Google

Informatie over de kandidaten mag uitsluitend worden ingewonnen door tussenkomst van de commissaris van de Koningin. Informatie inwinnen op internet via zoekmachines kan wel.

Dat verdient twee kanttekeningen. Voorzichtigheid is geboden nu sprake kan zijn van niet-geautoriseerd materiaal. Daarnaast moet worden voorkomen dat kan worden achterhaald naar welke personen is gezocht (meekijken, zoekgeschiedenis).

Assessment

De gemeenteraad kan de mogelijkheid openhouden om bij bepaalde kandidaten een assessment af te laten nemen. Als dit het geval is, wordt daartoe in de profielschetsvergadering besloten en wordt dit in de vacaturetekst vermeld. De vertrouwenscommissie bepaalt of kandidaten daadwerkelijk aan een assessment worden onderworpen. Is dit het geval, dan vindt een assessment plaats op één of enkele selectiecriteria. Het heeft als oogmerk de vertrouwenscommissie over aanvullende informatie te laten beschikken bij de afronding van het advies. Het gebruik van het instrument assessment moet zorgvuldig worden afgewogen. De selectie van de kandidaten is bij uitstek een bestuurlijk proces op een wettelijke basis geschoeid en kan op geen enkele wijze worden uitbesteed aan derden. Het uitvoeren van een assessment kan alleen met instemming van de betreffende sollicitant. Het assessment wordt bekostigd door de gemeente. De gemeente is dus de opdrachtgever. De commissaris van de Koningin kan adviseren over een bureau. Per provincie verschilt wie contact onderhoudt met het assessmentbureau, de vertrouwenscommissie of de kabinetschef van de commissaris van de Koningin. De commissaris van de Koningin, die in de procedure verantwoordelijk is voor de verwerving van informatie, ziet toe op de kwaliteit van de inzet van het instrument en op de zorg voor de geheimhouding. Met het assessmentbureau worden zeer secure afspraken gemaakt over de geheimhouding. Kandidaten mogen elkaar bijvoorbeeld niet tegenkomen binnen het bureau. Kandidaten worden als eerste geïnformeerd over de uitkomst van hun assessment. Een kandidaat bepaalt vervolgens zelf of de rapportage over de uitkomst (afhankelijk van de provincie: door tussenkomst van de kabinetschef van de commissaris van de Koningin) aan de vertrouwenscommissie wordt gezonden. Is dit niet het geval, dan kan de vertrouwenscommissie daaraan de gevolgen verbinden die zij geraden acht.

Gewogen stemming

Voorop staat het belang van brede steun binnen de vertrouwenscommissie voor en bij voorkeur unanimiteit over de conceptaanbeveling. Juridisch geldt het principe one (wo)man, one vote. Gewogen stemming – naar rato van het aantal vertegenwoordigde zetels – is niet toegestaan. Dit is met name van belang als een meerderheid in de VC een minderheid in de gemeenteraad vertegenwoordigt.

Verslag van bevindingen

Een voorbeeld van de mogelijke opbouw van het verslag van bevindingen staat in de toelichting bij artikel 11 van de modelverordening.

De verhouding gemeenteraad-vertrouwenscommissie

De gemeenteraad stelt het profiel vast en stelt de vertrouwenscommissie in, die namens de gemeenteraad de selectie doet. De vertrouwenscommissie gaat vervolgens aan de slag: zij verneemt de namen van de kandidaten van de commissaris van de Koningin en gaat met hen de diepte in. De vertrouwenscommissie sluit het selectieproces af met een verslag van bevindingen aan de gemeenteraad over de haar toevertrouwde werkzaamheden met een onderbouwde conceptaanbeveling. De gemeenteraad stelt op basis daarvan de uiteindelijke aanbeveling vast. Met andere woorden, het advies van de vertrouwenscommissie is het kader voor de besluitvorming door de gemeenteraad. De vertrouwenscommissie is immers een wettelijk onderdeel van de benoemingsprocedure. De vertrouwenscommissie moet niet alleen in vertrouwen opereren, de commissie moet ook het volste vertrouwen van de gemeenteraad hebben. Achtergrond is tevens dat de namen van de sollicitanten zo slechts in zeer kleine kring bekend blijven.

VI. De aanbeveling van de gemeenteraad

• 1. De beraadslagingen in de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en de stemming over de aanbeveling vinden plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61, vierde lid, juncto artikel 61c, eerste lid, van de Gemeentewet. Er vindt hoofdelijke stemming plaats. De stemverhouding blijft geheim. Ten aanzien van de beraadslagingen in de gemeenteraad over het verslag van de vertrouwenscommissie en de stukken die door de gemeenteraad aan de commissaris van de Koningin en de minister van BZK worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c, tweede lid, van de Gemeentewet.

• 2. De aanbeveling omvat twee personen. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61, vijfde lid, van de Gemeentewet.

• 3. In bijzondere, door de gemeenteraad te motiveren gevallen, kan worden volstaan met een aanbeveling waarop één persoon staat vermeld. Van een bijzonder geval kan, gezien de totstandkomingsgeschiedenis van de wet op dit punt, slechts sprake zijn in de volgende gevallen:

  • bij de eerste benoeming na herindeling,

  • als er maar één door de commissaris van de Koningin benoembaar geachte sollicitant is,

  • als er maar één kandidaat heeft gesolliciteerd,

  • in andere aan overmacht grenzende situaties.

    In geen geval mag op grond van politieke, beleidsmatige of bestuurlijke overwegingen worden afgeweken van het wettelijke vereiste dat de aanbeveling twee personen omvat. De minister van BZK slaat geen acht op een enkelvoudige aanbeveling, indien naar zijn oordeel geen sprake is van een bijzonder geval. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61, zesde lid, van de Gemeentewet.

• 4. De aanbeveling is uitsluitend openbaar, voor zover het de eerste kandidaat op de aanbeveling betreft. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c, derde lid, van de Gemeentewet.

• 5. De gemeenteraad stuurt de aanbeveling binnen vier maanden na openstelling van de vacature aan de minister van BZK. Dit is bepaald in artikel 61, vijfde lid, van de Gemeentewet.

• 6. De gemeenteraad verstrekt bij zijn aanbeveling in onderstaande volgorde:

  • de verordening op de vertrouwenscommissie,

  • de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering,

  • de sollicitatiebrieven en curricula vitae van de twee aanbevolen kandidaten,

  • het verslag van bevindingen van de vertrouwenscommissie,

  • het raadsvoorstel/raadsbesluit inzake de aanbeveling,

  • het verslag van de besloten raadsvergadering waarin de aanbeveling is vastgesteld,

  • het verslag van het openbare gedeelte van de raadsvergadering, waarin van de eerste naam op de aanbeveling is kennisgegeven,

  • eventuele overige voor de beoordeling van de aanbeveling relevante informatie.

• 7. De gemeenteraad stelt elke op de aanbeveling geplaatste kandidaat op de hoogte van het feit dat hij of zij op de aanbeveling staat. De gemeenteraad stelt de andere door de vertrouwenscommissie ontvangen sollicitanten schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij niet op de aanbeveling staan.

Besloten raadsvergadering

Het geniet de voorkeur om in de besloten raadsvergadering waarin over de bevindingen van de vertrouwenscommissie wordt beraadslaagt meteen de meervoudige aanbeveling vast te stellen. Artikel 31 van de Gemeentewet bepaalt dat stemmingen over personen voor het doen van aanbevelingen geheim zijn. De onderhavige procedure is echter uitputtend in de Gemeentewet geregeld. Artikel 31 van de Gemeentewet is daarom niet van toepassing. Raadsleden kennen als gevolg van de hoofdelijke stemming elkaars stemgedrag. De adviseurs kunnen bij de beraadslagingen in de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en bij de stemming over de aanbeveling aanwezig zijn. Anderen, zoals de overige leden van het college, zijn niet aanwezig. Tijdens een, bij voorkeur aansluitend aan de besloten raadsvergadering te houden, openbare raadsvergadering wordt vervolgens alleen de eerste naam op de aanbeveling openbaar gemaakt. Het besluit tot aanbeveling is in de besloten raadsvergadering al genomen. Het hoeft in het openbaar niet opnieuw te worden genomen.

Enkelvoudige aanbeveling

In gevallen waarin de tweede kandidaat op de – inmiddels vastgestelde – aanbeveling zich terugtrekt uit de procedure of door een andere gemeenteraad als eerste op de aanbeveling wordt geplaatst, blijft er sprake van een meervoudige aanbeveling. De minister van BZK toetst na binnenkomst of de aanbeveling aan alle wettelijke vereisten voldoet. Indien sprake is van een enkelvoudige aanbeveling zal de minister van BZK aan de hand van de motivering van de gemeenteraad en het advies hierover van de commissaris van de Koningin beoordelen of inderdaad sprake is van een bijzonder geval, dat een enkelvoudige aanbeveling rechtvaardigt. Is de minister van BZK van oordeel dat dit niet het geval is en slaat hij geen acht op de aanbeveling, dan wordt de vacature opnieuw opengesteld, tenzij de minister van BZK besluit zelf op basis van het dossier een voordracht te doen.

Bijlagen

In verband met de digitale verwerking van binnenkomende post bij het ministerie van BZK wordt het op prijs gesteld als (uitsluitend) de aangegeven stukken in de aangegeven volgorde worden verstrekt. Overige stukken, zoals bijvoorbeeld achtergrondinformatie over de gemeente en de laatste raadsverkiezingen, behoeven niet te worden meegezonden, tenzij deze voor beoordeling van het proces en de aanbeveling zelf relevant zijn. Als notulen van de raadsvergadering nog niet zijn vastgesteld, kunnen de concept-notulen worden meegestuurd. De raadsgriffier wordt in dat geval verzocht eventuele wijzigingen bij de vaststelling van de notulen zo spoedig mogelijk door te geven aan de afdeling Politieke Ambtsdragers van het ministerie van BZK.

Moment van informeren van de kandidaten

Het ligt voor de hand de kandidaten met wie tot in de laatste ronde door de vertrouwenscommissie is gesproken te informeren over hun positie na afloop van de besloten raadsvergadering, waarin de aanbeveling is vastgesteld en voor het begin van de openbare raadsvergadering en met hen van tevoren af te spreken, dat zij voor dat doel op die avond telefonisch bereikbaar zijn. Ingewikkelder is de vraag op welk moment de overige kandidaten wordt verteld dat zij zijn afgevallen. De gemeenteraad beslist uiteindelijk over de aanbeveling. Het is dan ook prematuur om voor vaststelling van de aanbeveling bepaalde kandidaten te laten weten dat zij definitief zijn afgevallen. Daarnaast geldt dat er sprake moet zijn van een meervoudige aanbeveling. Het is mogelijk, dat één van de kandidaten op de conceptaanbeveling uitvalt voor de vaststelling van de aanbeveling in de raad, waardoor, als de overige kandidaten inmiddels zijn afgebeld, sprake is van een enkelvoudige aanbeveling, die niet een bijzonder geval vormt, als bedoeld in artikel 61, zesde lid, van de Gemeentewet. Aan de andere kant is het onzorgvuldig als een kandidaat uit de media verneemt, dat hij of zij niet op de aanbeveling staat. De perfecte oplossing bestaat niet. Er kan voor worden gekozen de kandidaten in de eerste gespreksronde te laten weten, dat het mogelijk is, dat zij niets meer vernemen tot de aanbeveling openbaar is en dat dit inherent is aan de procedure. Hen kan ook worden verteld wanneer de kandidaten die doorgaan naar de tweede ronde dit horen, zodat ze op dat moment zelf hun conclusie kunnen trekken. Ook kan ervoor worden gekozen kandidaten die niet worden uitgenodigd voor een volgend gesprek met de vertrouwenscommissie daarover te informeren, maar tevens te laten weten dat zij niet definitief zijn afgevallen.

VII. De commissaris van de Koningin

• 1. Na ontvangst van de stukken van de gemeenteraad zendt de commissaris van de Koningin zijn bevindingen over de inhoud en het verloop van de procedure zo spoedig mogelijk naar de minister van BZK. Daarbij gaat hij onder meer in op zijn overleg met de gemeenteraad.

• 2. De justitiële antecedenten van de aanbevolen kandidaten worden meegezonden evenals de lijst van sollicitanten in alfabetische volgorde, waarop de namen van de door de commissaris van de Koningin geselecteerde kandidaten zijn gemarkeerd.

Bijlagen

In verband met de digitale verwerking van binnenkomende post bij het ministerie van BZK wordt het op prijs gesteld als (uitsluitend) de aangegeven stukken in de aangegeven volgorde worden verstrekt. Overige stukken, zoals bijvoorbeeld achtergrondinformatie over de gemeente en de laatste raadsverkiezingen, behoeven niet te worden meegezonden, tenzij deze voor beoordeling van het proces en de aanbeveling zelf relevant zijn.

VIII. De voordracht door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

• 1. De minister van BZK volgt in zijn voordracht in beginsel de aanbeveling van de gemeenteraad, met inbegrip van de daarop gehanteerde volgorde, tenzij zwaarwegende gronden aanleiding tot afwijking gegeven. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61, zevende lid, van de Gemeentewet.

• 2. Voorafgaand aan de voordracht door de minister van BZK aan de Koningin wordt de als eerste door de gemeenteraad aanbevolen kandidaat door de minister van BZK gescreend. De screening bestaat uit naslag bij de AIVD en fiscaal onderzoek bij de Belastingdienst.

• 3. Als bij de benoeming van de burgemeester is afgeweken van de aanbeveling, informeert de minister van BZK de gemeenteraad over de motieven die aanleiding waren voor deze afwijking.

De screening

In de vacaturetekst wordt vermeld dat de eerste kandidaat op de aanbeveling zal worden gescreend.

De benoeming

De minister van BZK nodigt, indien mogelijk, de kandidaat die als eerste op de aanbeveling van de gemeenteraad staat uit voor een gesprek. De kandidaat wordt telefonisch en schriftelijk op de hoogte gesteld van de datum en tijd van het gesprek. Ook het kabinet van de commissaris van de Koningin wordt hierover geïnformeerd. Na het gesprek beslist de minister van BZK over zijn voordracht aan de Koningin. Na ondertekening van het Koninklijk besluit door de Koningin en contrasignering door de minister van BZK is de benoeming definitief. Met ingang van de benoemingsdatum is de burgemeester in functie, ook indien de installatie en/of de beëdiging nog niet heeft/hebben plaatsgevonden. De laatste formele stap is het afnemen van de eed of belofte door de commissaris van de Koningin. De commissaris van de Koningin streeft ernaar dit te doen in het openbaar ten overstaan van de gemeenteraad. De eedaflegging gebeurt in beginsel bij gelegenheid van de installatie van de burgemeester in de gemeente.

Kennisgeving van de benoeming

Zodra het benoemingsbesluit door de Koningin is getekend, informeert de afdeling Politieke Ambtsdragers van het ministerie van BZK de kabinetschef van de commissaris van de Koningin daarover. De (kabinetschef van de) commissaris van de Koningin deelt de benoeming mee aan de kandidaat en de gemeente. De kabinetschef van de commissaris van de Koningin informeert de afdeling Politieke Ambtsdragers van het ministerie van BZK, zodra dit is gebeurd. Daarna brengt BZK een persbericht uit. Nadat het persbericht door BZK is uitgebracht, kunnen de lokale media worden ingelicht. Afschriften van het Koninklijk besluit tot benoeming worden door tussenkomst van de commissaris van de Koningin aan de gemeente en de nieuwe burgemeester gezonden.

Ministerraadsbenoemingen

Bovenstaande procedure is anders bij gemeenten met meer dan 50.000 inwoners en provinciehoofdsteden. Dan wordt de voordracht, na het gesprek met de kandidaat, eerst in de Ministerraad behandeld. Na de behandeling in de Ministerraad informeert de afdeling Politieke Ambtsdragers van het ministerie van BZK de kabinetschef van de commissaris van de Koningin daarover. De (kabinetschef van de) commissaris van de Koningin informeert de kandidaat en de gemeente. Na het einde van de Ministerraad brengt de Rijksvoorlichtingsdienst een persbericht uit. Daarna kunnen de lokale media worden ingelicht. Na instemming van de Ministerraad draagt de minister van BZK de kandidaat voor bij de Koningin.

Procedure voor herbenoeming van de burgemeester

IX. Start van de herbenoemingsprocedure

• 1. Uiterlijk acht maanden voor het einde van de ambtstermijn van de burgemeester stelt de commissaris van de Koningin de gemeenteraad er schriftelijk in kennis van het feit dat herbenoeming aan de orde is. Voordat de commissaris van de Koningin de gemeenteraad op de hoogte stelt, heeft hij een gesprek met de burgemeester.

• 2. Bij het begin van de procedure overlegt de gemeenteraad met de commissaris van de Koningin over het voorgaande en verder gewenste functioneren van de burgemeester in het licht van de komende herbenoemingsprocedure. Dit gebeurt mede in het perspectief van de in voorgaande jaren gevoerde functioneringsgesprekken van de raad met de burgemeester. Het overleg met de commissaris van de Koningin vindt plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61a, derde lid, juncto artikel 61c, eerste lid, van de Gemeentewet.

• 3. De commissaris van de Koningin ziet toe op een ordelijk verloop van de procedure tot herbenoeming en informeert de gemeenteraad over het juridisch kader.

Functioneringsgesprekken

Het is om verscheidene redenen van belang dat de gemeenteraad en de burgemeester periodiek stilstaan bij elkaars functioneren. Een functioneringsgesprek is in de eerste plaats een instrument binnen de relatie gemeenteraad - burgemeester. Naast het regelmatig bepalen van de onderlinge ‘dagkoersen’ worden zo op een vast moment wederzijdse verwachtingen uitgesproken. Zo nodig kan worden bijgestuurd. Wederzijdse afspraken en wensen worden verankerd in een verslag en kunnen zodoende worden gevolgd. De profielschets veroudert in de loop van de ambtsperiode door ontwikkelingen in de gemeente en de eisen die deze stellen aan het functioneren van de burgemeester. Een Kroonbenoeming stelt zijn eigen eisen. Het creëren van een met waarborgen omklede omgeving voor de burgemeester is van groot belang. Funtioneringsgesprekken zijn, hoe ze ook worden genoemd, onderdeel van zorgvuldig personeelsbeleid. Gemeenteraden kunnen zodoende bij herbenoeming terugvallen op een goed en geobjectiveerd beoordelingskader. In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure moet duidelijk worden gecommuniceerd of er op dat moment obstakels voor herbenoeming zijn. Indien dit het geval is, is het gewenst contact op te nemen met de commissaris van de Koningin. Om deze reden is het ook van belang dat verslagen van functioneringsgesprekken aan de commissaris van de Koningin ter beschikking worden gesteld.

Bij waarnemend burgemeesters speelt herbenoeming niet, maar ook bij hen verdient het aanbeveling regelmatig functioneringsgesprekken te voeren.

Praktische adviezen over het houden van functioneringsgesprekken staan in de ‘Handreiking functioneringsgesprek burgemeester’, te vinden op www.rijksoverheid.nl (intypen in de zoekfunctie: Handreiking functioneringsgesprek burgemeester). Bij deze circulaire gaat een modelverordening, die de voorbeeldverordening in de Handreiking functioneringsgesprek vervangt.

Een aanbeveling

Als de burgemeester heeft aangegeven voor herbenoeming in aanmerking te willen komen, wordt de herbenoemingsprocedure gestart. Dit culmineert in een aanbeveling. Niet kan worden volstaan met het eenvoudigweg laten aflopen van de ambtstermijn van de burgemeester.

Overleg tussen de commissaris van de Koningin en de gemeenteraad

In de Gemeentewet staat dat de gemeenteraad, voordat hij een aanbeveling opstelt, overlegt met de commissaris van de Koningin over het functioneren van de burgemeester. Dit overleg vindt in de praktijk plaats aan het begin van de procedure. Dan moet al duidelijk zijn of herbenoeming redelijkerwijs te verwachten is. Indien de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven vindt er meermaals overleg plaats met de commissaris van de Koningin. Formeel vindt er overleg plaats met de gemeenteraad. Dit kan, in goed overleg, verschillende vormen aannemen, waarbij overleg van de commissaris van de Koningin met de fractievoorzitters of de voorzitter van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt de minimumvariant is. Deze laatste variant ligt bij (verwachte) problemen natuurlijk minder voor de hand. Zie ook paragraaf XI onder 4.

Verkiezingen

Als een herbenoemingsprocedure valt in de periode waarin ook gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden, is het raadzaam dat de raadsgriffier met de kabinetschef van de commissaris van de Koningin overlegt over de planning van de procedure. Zonodig neemt de kabinetschef contact op met de afdeling Politieke Ambtsdragers van het ministerie van BZK. Denk bij gemeenteraadsverkiezingen aan kennisoverdracht over het functioneren van de burgemeester van de voormalige gemeenteraad aan de nieuwe gemeenteraad. Dit kan middels de verslagen van de gehouden functioneringsgesprekken. De raadsgriffier kan hier zorg voor dragen.

X. Instelling van een raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt

• 1. De gemeenteraad stelt uit zijn midden een raadscommissie in, die de aanbeveling voorbereidt.

• 2. De gemeenteraad regelt in een verordening op de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt de taak, samenstelling en werkwijze van deze commissie en stelt de commissaris van de Koningin daarvan in kennis.

• 3. In de verordening regelt de gemeenteraad de geheimhouding zodanig, dat de privacy van de burgemeester is gegarandeerd.

  De geheimhoudingsplicht geldt voor de leden van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en de ambtelijke bijstand en blijft ook na ontbinding van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt van kracht.

• 4. Besteedt de gemeenteraad of de commissie, die de aanbeveling voorbereidt naar het oordeel van de commissaris van de Koningin onvoldoende zorg aan de procedureregels of de geheimhoudingsplicht, dan informeert de commissaris van de Koningin de minister van BZK hierover. De minister van BZK bepaalt, na overleg met de commissaris van de Koningin, hoe verder wordt gehandeld.

• 5. De gemeenteraad kan criteria vaststellen waaraan de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt het functioneren van de burgemeester toetst, met inachtneming van het bepaalde in paragraaf XI.

De raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt

De bescherming van de privacy van de burgemeester is aanleiding om de aanbeveling in beperkte kring voor te bereiden. Daarom bepaalt de gemeenteraad wel het kader van de beoordeling door toetsingscriteria vast te stellen, maar is de daadwerkelijke voorbereiding in handen van een commissie uit de raad, TK 25 444, nr. 3.

Geheimhouding

De privacy van de burgemeester moet in deze procedure worden gegarandeerd, zie TK 25 444, nr. 3. Dit brengt mee dat de werkzaamheden van de voorbereidende commissie geheim moeten blijven. Deze geheimhouding wordt in deze circulaire, in overeenstemming met de staande praktijk en staand beleid van BZK, uitgewerkt conform de (wettelijke) bepalingen over geheimhouding die gelden voor de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming voorbereidt. Dit benadrukt bovendien het verband tussen de benoeming van, de functioneringsgesprekken met, en de herbenoeming van de burgemeester.

Adviseur

Ingevolge artikel 61a, derde lid, van de Gemeentewet overlegt de gemeenteraad voorafgaand aan het opstellen van zijn aanbeveling met de commissaris van de Koningin over het functioneren van de burgemeester. Het ligt voor de hand dat de raad bij het opstellen van zijn uiteindelijke aanbeveling het gevoelen van de wethouders over het functioneren van de burgemeester meeweegt, aldus EK 25444, nr. 11b. Er bestaat geen bezwaar tegen als deze consultatie in die zin wordt vormgegeven, dat, conform de procedure bij benoeming van een burgemeester, één of meer wethouders als adviseur aan de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt, worden toegevoegd. Deze adviseur is geen lid van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en heeft geen stemrecht. De geheimhoudingsplicht geldt vanzelfsprekend ook voor de adviseur.

XI. De bevindingen van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt

• 1. De raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt, vormt zich een oordeel over het functioneren van de burgemeester. Het toetsingskader daarvoor wordt in de eerste plaats gevormd door de profielschets. De profielschets diende immers als basis voor de selectie van de burgemeester. Door allerlei ontwikkelingen binnen de gemeente kan het verwachtingspatroon ten aanzien van de specifieke rol en de functie van de burgemeester in de loop der tijd echter wijzigen. Voor een goede beoordeling is het zaak die nadere eisen duidelijk en bijtijds, dat wil zeggen niet pas in het laatste stadium, te formuleren. Deze nadere eisen kunnen vervolgens, mits duidelijk en tijdig gewisseld met de burgemeester, nadere criteria vormen waaraan het functioneren van de burgemeester wordt getoetst. Beoordeling van het functioneren van de burgemeester wordt mede gebaseerd op de verslagen van de in de afgelopen ambtsperiode met de burgemeester gevoerde functioneringsgesprekken.

• 2. De in het eerste lid genoemde nadere eisen kan de gemeenteraad op advies van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt, vaststellen in een aanvulling op de profielschets.

• 3. De beraadslagingen in de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt, vinden plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Ten aanzien van de beraadslagingen in de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en de stukken die door de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht.

• 4. Als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven, overlegt de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt al in een vroegtijdig stadium met de commissaris van de Koningin.

• 5. De raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt, bespreekt haar bevindingen met de burgemeester alvorens haar verslag van bevindingen uit te brengen aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koningin. Van het gesprek met de burgemeester wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. In het verslag van bevindingen kunnen leden van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt van minderheidsstandpunten blijk geven. Het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad gaat vergezeld van een conceptaanbeveling. Ieder commissielid heeft één stem.

• 6. Indien met de burgemeester afspraken worden gemaakt over zijn functioneren, worden deze in het verslag vermeld. Indien daartoe aanleiding is, wordt in het verslag tevens melding gemaakt van gesprekken die (een commissie uit) de gemeenteraad in een eerder stadium met de burgemeester over diens functioneren heeft gevoerd alsmede van eventuele afspraken, die daarbij zijn gemaakt.

Toetsingskader

In de herbenoemingsprocedure gaat het niet alleen om een terugblik. Het gaat ook over de vraag of er wensen zijn ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de nieuwe ambtstermijn, zowel inhoudelijk als voor de samenwerkingsrelaties die hij onderhoudt of bevordert. Als de raad en de burgemeester gedurende de aflopende ambtstermijn regelmatig met elkaar van gedachten hebben gewisseld over elkaars functioneren zullen deze wensen geen verrassingen opleveren. Zijn de wensen tijdig gewisseld, dan kunnen ze als toetsingskader bij herbenoeming dienen, zie TK 25 444, nr. 3 en EK 25 444, nr. 11b en d. Daarbij geldt wel de kanttekening dat de burgemeester geselecteerd is op grond van bepaalde persoonlijke kenmerken. In de loop van de ambtsperiode kunnen niet ineens diametraal daartegenover staande persoonskenmerken worden gevraagd. Daarom vindt in het herbenoemingsproces de beoordeling van het functioneren van de burgemeester mede plaats aan de hand van verslagen van functioneringsgesprekken tussen burgemeester en gemeenteraad. Zie TK 31 700 VII, nr 97. Zie ook de brief van staatssecretaris Bijleveld van 17 juni 2010 aan de gemeenteraden op www.rijksoverheid.nl.

Zijn de wensen niet tijdig gewisseld, dan kunnen met de burgemeester afspraken worden gemaakt over de manier waarop de burgemeester aan de nieuwe wensen kan gaan voldoen en de termijn waarbinnen redelijkerwijs van hem kan worden gevergd dat hij daaraan ook voldoet.

De minister van BZK

De minister van BZK draagt de politieke verantwoordelijkheid voor de herbenoeming van burgemeesters. Een (dreigende) aanbeveling tot niet-herbenoeming zonder dat eerder signalen zijn gegeven en ontvangen dat het niet goed zou gaan (met andere woorden: zonder ‘dossier’) is zeer kwetsbaar. Een burgemeester mag niet vanuit een wolkenloze hemel worden ‘verrast’ met een (dreiging van) niet-herbenoeming, zie EK 25 444, nr. 11b. De minister van BZK kan op gronden ontleend aan het advies van de commissaris van de Koningin, dan wel op andere zwaarwegende gronden afwijken van een aanbeveling tot (niet-)herbenoeming. Niet-herbenoeming staat rechtspositioneel gelijk aan ontslag. De procedure voorafgaand aan vaststelling van een aanbeveling tot niet-herbenoeming moet daarom met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden doorlopen.

Het raadplegen van derden

De praktijk leert dat het een grote uitdaging is om in een gesprek over iemands functioneren de diepgang te bereiken die nodig is om dat functioneren ook daadwerkelijk kritisch te bespreken. Een ruime raadpleging van derden in de voorbereiding op dat gesprek, met veel signalen van verschillende zwaarte uit de omgeving, draagt het risico in zich dat het gesprek aan de oppervlakte blijft en dat wordt ingezoomd op incidenten. In verband met de vertrouwelijkheid en kwetsbaarheid van posities verdient het daarom aanbeveling de kring van te consulteren personen beperkt te houden.

Gewogen stemming

Zie de toelichting bij paragraaf V.

Opmerkingen van de burgemeester

De burgemeester kan opmerkingen plaatsen bij de bevindingen van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt. Indien deze niet leiden tot aanpassing van het verslag, kunnen deze daarin als kanttekeningen van de burgemeester worden meegenomen. Mocht dit niet haalbaar zijn, dan kan de burgemeester zijn kanttekeningen bij het verslag in een brief aan de raad of mondeling toelichten.

Verslag van bevindingen

Een voorbeeld van de mogelijke opbouw van het verslag van bevindingen staat in de toelichting bij artikel 11 van de modelverordening.

Verhouding gemeenteraad tot de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt

De gemeenteraad stelt de raadscommissie in, die de aanbeveling voorbereidt. De raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt, sluit het proces af met een verslag van bevindingen aan de gemeenteraad over de haar toevertrouwde werkzaamheden vergezeld van een onderbouwde conceptaanbeveling. De gemeenteraad stelt vaak op basis daarvan de uiteindelijke aanbeveling vast. Soms wordt er in de raad nog inhoudelijk beraadslaagd over het functioneren van de burgemeester, omdat ieder raadslid natuurlijk persoonlijke ervaring heeft met dat functioneren. De uiteindelijke aanbeveling is leidend voor de commissaris van de Koningin en de minister van BZK.

XII. De aanbeveling tot herbenoeming

• 1. De gemeenteraad beraadslaagt over de bevindingen van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en overlegt voorafgaand aan de vaststelling van de aanbeveling met de burgemeester over zijn gevoelen over diens functioneren.

• 2. De beraadslagingen in de gemeenteraad, het gesprek met de burgemeester over de bevindingen van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en de stemming over de aanbeveling vinden plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Er vindt hoofdelijke stemming plaats. De stemverhouding blijft geheim. Ten aanzien van de beraadslagingen in de gemeenteraad over het verslag van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en de stukken die door de gemeenteraad door tussenkomst van de commissaris van de Koningin aan de minister van BZK worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c, tweede lid, van de Gemeentewet.

• 3. Indien de gemeenteraad of de commissaris van de Koningin dat nodig oordeelt, overlegt de gemeenteraad met de commissaris van de Koningin. Dit overleg kan zowel plaatsvinden voorafgaand aan de beraadslagingen van de gemeenteraad over de bevindingen van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en/of het gesprek van de gemeenteraad daarover met de burgemeester als na afloop daarvan. Het overleg met de commissaris van de Koningin vindt plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

• 4. De gemeenteraad stuurt de aanbeveling tenminste vier maanden voor de eerste dag van de maand waarin de herbenoeming dient in te gaan aan de minister van BZK, door tussenkomst van de commissaris van de Koningin. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61a, tweede lid, van de Gemeentewet.

• 5. De gemeenteraad verstrekt bij zijn aanbeveling in onderstaande volgorde:

  • de verordening op de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt,

  • het verslag van bevindingen van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt, met daarachter in chronologische volgorde de verslagen van de beraadslagingen in de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en de verslagen van de gesprekken die zijn gevoerd door de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt, waaronder het verslag van het gesprek met de burgemeester over de bevindingen van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt,

  • het raadsvoorstel/raadsbesluit inzake de aanbeveling,

  • het verslag van de besloten raadsvergadering waarin de aanbeveling is vastgesteld,

  • het verslag van het openbare gedeelte van de raadsvergadering waarin van de aanbeveling is kennisgegeven,

  • eventuele overige voor de beoordeling van de aanbeveling relevante informatie.

• 6. De aanbeveling van de gemeenteraad is openbaar. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61c, derde lid, van de Gemeentewet.

Besloten raadsvergadering

Het geniet de voorkeur om in de besloten raadsvergadering, waarin over de bevindingen van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid, wordt beraadslaagd meteen de aanbeveling vast te stellen. Het ligt voor de hand dat de burgemeester bij de beraadslagingen in de gemeenteraad over de bevindingen van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en bij de stemming over de aanbeveling aanwezig is. De adviseur van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid vanzelfsprekend ook. Anderen, zoals de overige leden van het college, zijn niet aanwezig. Tijdens een, bij voorkeur aansluitend aan de besloten raadsvergadering te houden, openbare raadsvergadering wordt vervolgens alleen de aanbeveling openbaar gemaakt. In een eventueel persbericht staat dan ook niet meer dan dat een aanbeveling tot (niet-)herbenoeming is vastgesteld. Het besluit tot vaststelling van de aanbeveling is in de besloten raadsvergadering al genomen. Het hoeft in het openbaar niet opnieuw te worden genomen. Zie over het niet van toepassing zijn van artikel 31 van de Gemeentewet de toelichting op paragraaf VI onder Besloten raadsvergadering.

Bijlagen bij de aanbeveling

Zie de toelichting bij paragraaf VI.

XIII. De commissaris van de Koningin

• 1. Na ontvangst van de aanbeveling zendt de commissaris van de Koningin deze zo spoedig mogelijk door naar de minister van BZK vergezeld van zijn advies daarover. Tevens rapporteert de commissaris van de Koningin over zijn bevindingen over de inhoud en het verloop van de procedure. Daarbij gaat hij in op zijn overleg met de gemeenteraad en op het gesprek dat hij met de burgemeester heeft gehad. In zijn advies geeft de commissaris van de Koningin een weergave van de frequentie van, en de belangrijkste punten uit, de in de afgelopen ambtsperiode door de gemeenteraad met de burgemeester gevoerde functioneringsgesprekken.

• 2. De verslagen van de in de afgelopen ambtsperiode door de gemeenteraad met de burgemeester gevoerde functioneringsgesprekken worden toegezonden aan de commissaris van de Koningin, voorafgaand aan en ten behoeve van de klankbordgesprekken die de commissaris van de Koningin op gezette tijden met de burgemeester voert. De verslagen van de functioneringsgesprekken worden niet doorgezonden aan de minister van BZK.

Verslagen van functioneringsgesprekken

Over de aanbeveling inzake de herbenoeming brengt de commissaris van de Koningin advies uit aan de minister van BZK. Het advies van de commissaris van de Koningin bij herbenoeming weegt zwaar. De minister van BZK kan afwijken van de aanbeveling van de gemeenteraad op zwaarwegende gronden dan wel op gronden ontleend aan het advies van de commissaris van de Koningin. Dat betekent dat de commissaris van de Koningin vroegtijdig in het proces moet worden betrokken en moet kunnen beschikken over relevante stukken, zoals verslagen van functioneringsgesprekken. Zie ook de brief van minister Ter Horst van 4 februari 2010 aan de Vereniging Raadslid Nu, de Vereniging van Griffiers en de Vereniging van Gemeentesecretarissen op www.rijksoverheid.nl.

De verslagen van de functioneringsgesprekken en de gesprekken van de commissaris van de Koningin met de burgemeester geven de commissaris van de Koningin een goed en actueel beeld van de kwaliteit van dat deel van het openbaar bestuur in de provincie. Het kabinet van de commissaris van de Koningin bevestigt de goede ontvangst van de gespreksverslagen aan de toezender. Meestal is dit de raadsgriffier, die daarvoor toestemming heeft verkregen van de burgemeester. Sommige burgemeesters kiezen ervoor zelf het verslag aan de commissaris van de Koningin toe te zenden.

XIV. De voordracht door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

• 1. De minister van BZK volgt in zijn voordracht in beginsel de aanbeveling van de gemeenteraad, tenzij gronden ontleend aan het advies van de commissaris van de Koningin, dan wel andere zwaarwegende gronden aanleiding tot afwijking gegeven. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61a, vijfde lid, van de Gemeentewet.

• 2. Als bij de herbenoeming van de burgemeester is afgeweken van de aanbeveling, informeert de minister van BZK de gemeenteraad over de motieven die aanleiding waren voor deze afwijking.

De herbenoeming

De minister van BZK beslist over zijn voordracht aan de Koningin. Herbenoemingen worden niet behandeld in de Ministerraad. Na ondertekening van het Koninklijk besluit door de Koningin en contrasignering door de minister van BZK is de herbenoeming definitief. De laatste formele stap is het afnemen van de eed of belofte door de commissaris van de Koningin.

Kennisgeving van de herbenoeming

Afschriften van het Koninklijk besluit tot herbenoeming worden door tussenkomst van de commissaris van de Koningin aan de gemeenteraad en de burgemeester gezonden.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, J.W.E. Spies.

Bij de totstandkoming van de circulaire en modelverordening zijn geconsulteerd:

De kabinetschefs van de commissarissen van de Koningin

De heer R. van Bennekom, directeur van het Nederlands genootschap van burgemeesters

Mevrouw mr. G.E. Figge, raadsgriffier van de gemeente Barendrecht

De heer G.J.J.J. Heetman, senior beleidsmedewerker bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, tevens directeur van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, Raadslid.nu

De heer mr. drs. M. Huisman, raadsgriffier van de gemeente Den Helder

De heer drs. A. Oudbier, raadsgriffier van de gemeente Apeldoorn, tevens vice-voorzitter van de Vereniging van Griffiers (VvG)

De heer drs. W.N. Vulto, raadsgriffier van de gemeente Dongen

VOORBEELDVERORDENING OP DE VERTROUWENSCOMMISSIE, DIE DE AANBEVELING TOT BENOEMING VAN DE BURGEMEESTER VOORBEREIDT, OP DE RAADSCOMMISSIES, DIE FUNCTIONERINGSGESPREKKEN MET DE BURGEMEESTER HOUDEN EN OP DE RAADSCOMMISSIE, DIE DE AANBEVELING TOT HERBENOEMING VAN DE BURGEMEESTER VOORBEREIDT

Inleiding

Deze modelverordening betreft een voorbeeld. In de blokken is toelichting opgenomen, aanvullend op die in de circulaire. Deze verordening is tot stand gekomen door gebruikmaking van verordeningen die in de praktijk al zijn gebruikt.

De modelverordening regelt de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, van de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en van de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. De drie genoemde onderwerpen horen bij elkaar. Dat wordt in deze modelverordening tot uitdrukking gebracht. Er kan ook worden gekozen voor het regelen van de drie onderwerpen in afzonderlijke verordeningen.

De gemeenteraad van de gemeente ...

gelezen het voorstel van ...;

gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

besluit:

vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt (elk hierna: de commissie).

Artikel 1 Taak

De commissie heeft tot taak:

• a. de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden of

• b. een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.

Artikel 2 Samenstelling commissie

• 1. De commissie bestaat uit ... leden, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

• 2. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.

• 3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Samenstelling commissie

De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke fractie in de commissie is vertegenwoordigd. Veelal is de samenstelling van de commissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester voert anders, beperkter, van aard dan die van de commissie die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. Dit, om bij functioneringsgesprekken het ‘tribunaaleffect’ te vermijden. Het ‘tribunaaleffect’ kan bij grotere commissies overigens ook iets worden gemitigeerd door woordvoerders aan te wijzen. De verordening geeft daarom de mogelijkheid om de samenstelling van de commissie van taak tot taak – benoeming, functioneringsgesprek en herbenoeming – te laten variëren. De commissie wordt op grond van artikel 13 na afronding van haar taak ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te worden vastgesteld; alleen wordt bij elke nieuwe taak een nieuwe commissie ingesteld. Indien de voorkeur uitgaat naar een vaste commissie, die de functioneringsgesprekken met de burgemeester voert, kan de verordening daarop worden aangepast.

Raadslidmaatschap

De commissie bestaat uit raadsleden. Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap. Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid.

Geen plaatsvervangende leden

Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’ wordt. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

• 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

• 2. De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.

• 3. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 4. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 4 Adviseur

• 1. De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde taken.

• 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 3. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Adviseur

Zie de toelichting bij paragrafen II en X van de circulaire. Bij functioneringsgesprekken ligt het niet voor de hand een of meer wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen. Zie verder de toelichting bij artikel 9 onder Voorbereiding en informatiebronnen.

Artikel 5 Geheimhouding

• 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

• 2. De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

• 3. De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

• 4. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

• 5. De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 6. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.

• 7. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.

Wettelijke geheimhoudingsplicht

Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in een verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering uitdrukkelijk te laten wijzen, als die rechtstreeks voortvloeit uit de (in dit geval: Gemeente)wet. Dat dit toch gebeurt, is omdat de praktijk uitwijst dat de geheimhoudingsplicht niet vaak genoeg kan worden benadrukt.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste ... leden dit noodzakelijk achten.

• 2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.

• 3. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

• 4. De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Termijn van aankondiging/uitnodiging

Indien spoed niet is geboden, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging, bijvoorbeeld twee weken, voor de hand.

Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure

• 1. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

• 2. Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privé-adres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

• 3. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privé-adres van de secretaris verzonden.

Contactpersoon

Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden genomen. Sommige raadsgriffiers kiezen ervoor niets per post en per e-mail te versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging en, in het algemeen, zo min mogelijk op papier te zetten.

Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

• 1. De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koningin de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

• 2. De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.

Artikel 9 Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken

• 1. Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een functioneringsgesprek met de burgemeester.

• 2. Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een functioneringsgesprek met de burgemeester.

• 3. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

• 4. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het functioneringsgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien.

• 5. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige functioneringsgesprek.

• 6. Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft.

• 7. In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Functioneringsgesprekken

Het belang van functioneringsgesprekken staat buiten kijf. De houding waarin dergelijke gesprekken niet nodig worden bevonden, is vrijwel verdwenen. Elke nieuwe burgemeester krijgt bij het gesprek met de minister van BZK dan ook de brochure Functioneringsgesprekken uitgereikt. Het burgemeestersambt ontwikkelt zich steeds meer tot een politieke functie en de burgemeester ligt steeds vaker onder vuur. Aanbevelingen tot niet-herbenoeming brengen grote bestuurlijke en persoonlijke schade mee die koste wat kost moet worden voorkomen. Dit pleit voor het instigeren van een cultuur waarin regelmatige onderlinge reflectie op het functioneren van burgemeester en gemeenteraad culmineert in formele functioneringsgesprekken. Mocht na een aantal jaren blijken dat de samenwerking ondanks pogingen daartoe toch niet naar wens functioneert dan kan tijdig worden gesproken over de toekomst en kan de commissaris van de Koningin tijdig worden ingeseind.

Frequentie

Een keer per twee jaar met elkaar overleggen over het wederzijds functioneren is te weinig als er problemen zijn en – zo wordt wel eens ervaren – te veel als het goed gaat. Dit laatste blijkt in de praktijk niet juist te zijn. In goede tijden wordt door een regelmatig reflectiemoment een manier van communiceren ontwikkeld waarop in mindere tijden kan worden teruggegrepen. En ook als het goed gaat, mag daar natuurlijk bij stil worden gestaan.

Het advies is functioneringsgesprekken daarom periodiek, in elk geval jaarlijks, te laten plaatsvinden, maar het absolute minimum is tweejaarlijks. Waarom wordt er in deze verordening dan toch gesproken over tweejaarlijks? De ervaring leert dat hoe frequenter en formeler de procedurevoorschriften zijn, des te meer aan de raadsgriffier wordt overgelaten. Om de belasting daarom laag te houden, is gekozen voor een uitgebreide gesprekkenronde om het jaar. In het tussenliggende jaar kan als alles goed loopt elkaar kort de spiegel worden voorgehouden. Als het slecht loopt, kan jaarlijks een functioneringsgesprek plaatsvinden.

Voorbereiding en informatiebronnen

Een functioneringsgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier. De raadsgriffier vormt een spilfunctie in het proces. Aan het functioneringsgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. Het kan plaatsvinden met een delegatie uit de gemeenteraad, mits daarin coalitie en oppositie zijn vertegenwoordigd. Een goed functioneringsgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De burgemeester opereert niet in een vacuüm. De gesprekken kunnen bijvoorbeeld worden voorbereid in, en de resultaten daaruit teruggekoppeld via, het presidium. In de verordening is voor de terugkoppeling gekozen via terinzagelegging voor de hele gemeenteraad. In de voorbereiding kan worden gesproken met een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de gemeentesecretaris en de raadsgriffier. Van al deze gesprekken worden verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het gesprek. Het verdient aanbeveling de kring van geraadpleegden niet groter te maken dan hier aangegeven.

Zachte heelmeesters

Het is van belang in en buiten het gesprek kritiek te organiseren en ook daadwerkelijk te geven. Zelfs als dat niet in de traditie ligt. De praktijk leert dat te laat – of niet – gegeven kritiek tot grote problemen kan leiden in de onderlinge samenwerking en – uiteindelijk – bij de herbenoemingsprocedure. Het is de taak van de raadsgriffier om hem bekende kritiek op het functioneren van de burgemeester en/of de gemeenteraad zichtbaar en bespreekbaar te maken.

De commissaris van de Koningin

Het is te adviseren om bij serieuze kritiek op het functioneren dit vroegtijdig met de commissaris van de Koningin te bespreken.

Artikel 10 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

• 1. De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin.

• 2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koningin te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

• 3. Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

Problematische herbenoeming

Mocht een door de burgemeester gewenste herbenoeming op obstakels stuiten, raadpleeg dan tijdig de kabinetchef van de commissaris van de Koningin. Deze heeft ervaring met de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in een dergelijke situatie en legt zo nodig contact met het ministerie van BZK. De praktijk leert dat de bestuurlijke schade, die een aanbeveling tot niet-herbenoeming voor alle betrokkenen met zich meebrengt, vaak kan worden beperkt.

Artikel 11 Verslag

• 1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

  • a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,

  • b. een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,

  • c. aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie,

    En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

  • d. bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,

  • e. bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

• 2. Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.

• 3. Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koningin.

Voorbeeldopbouw van het verslag van bevindingen

Op verzoek volgt hier een voorbeeld van de mogelijke opbouw van het verslag van bevindingen. Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Zie ook de toelichting bij de paragrafen V en XI van de circulaire onder De verhouding gemeenteraad-vertrouwenscommissie, respectievelijk De verhouding gemeenteraad tot de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt.

Bij benoeming

1. Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de Koningin kan het onderdeel Proces worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele informatie.

2. Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten kunnen desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het verslag.

3. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.

Bij herbenoeming

Sommige herbenoemingsprocedures lopen vlekkeloos. Soms gaat het moeilijker. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van het verslag van bevindingen kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

1. Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de functioneringsgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.

2. Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van de Koningin wordt vermeld.

3. Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit functioneringsgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie.

4. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.

Verslag bij functioneringsgesprekken

Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de commissie die het volgende functioneringsgesprek voert en de commissaris van de Koningin zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond.

Artikel 12 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 13 Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:

• bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;

• bij een functioneringsgesprek: het verslag van het functioneringsgesprek is vastgesteld;

• bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.

Artikel 14 Archivering

• 1. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

• 2. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

• 3. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

• 4. De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.

Digitale bestanden in de benoemings- en herbenoemingsprocedure

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.

Artikel 15 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van ....

De voorzitter.

De raadsgriffier.