Convenant tussen de nieuwe Voedsel en Waren Autoriteit (nVWA) en Mattel Europa B.V.

De ondergetekenden:

De Directeur van de Divisie Productveiligheid, Import en Export van de nieuwe Voedsel en Waren Autoriteit, mevrouw W.M.A.H. Thien hierna te noemen: de nVWA en:

Mattel Europa B.V., gevestigd te Amstelveen, Gondel 1, in deze vertegenwoordigd door de heer E. van Woensel, Hoofd Quality en Compliance Europe en handelende namens Mattel Europa B.V., hierna te noemen Mattel;

gezamenlijk te noemen: ‘Partijen’.

Overwegende dat:

• Mattel verantwoordelijk is voor de verhandeling van uitsluitend veilige consumentenproducten en daarmee verantwoordelijk is voor naleving van alle daarop van toepassing zijnde Warenwettelijke eisen.

• De nVWA het houden van toezicht op de naleving van deze Warenwettelijke eisen tot taak heeft.

• Partijen er naar streven om op basis van wederzijds vertrouwen afspraken te maken om de naleving van genoemde wet- en regelgeving te optimaliseren, de toezichtlast te verminderen en de dienstverlening door de nVWA te vergroten.

• Een goede naleving van wet- en regelgeving, die een bedrijf borgt door een kwaliteitssysteem en een deugdelijk functioneren daarvan, de basis geeft voor vertrouwen waarbij toezicht tot het minimum beperkt kan blijven.

• Uit het vooronderzoek van de nVWA bestaande uit de op 31 mei 2011 uitgevoerde systeeminspectie/audit en product controles blijkt dat Mattel de risico’s op het gebied van de veiligheid van de door haar verhandelde consumentenproducten goed in beeld heeft en beheerst en werkt aan verdere vermindering van deze risico’s.

• Op de dag van de meest recente audit (31 mei 2011), Mattel beschikte over een volledige operationeel en adequaat conformiteitsysteem als bedoeld in Hoofdstuk V van de Richtlijn 2009/48/EU (Speelgoedrichtlijn) dat als doel heeft te borgen dat alle door Mattel in haar hoedanigheid als producent en EU importeur vervaardigde en in de handel gebrachte speelgoed voldoet aan de essentiële veiligheidseisen van Bijlage II van de genoemde richtlijn;

• Navraag bij overige rijksinspecties belast met het toezicht op Mattel geen aanleiding geeft het toezicht op de genoemde Warenwettelijke eisen niet te verminderen.

Artikel 1. Doel en uitgangspunten

• 1. Het doel van dit convenant is de afspraken vast te leggen die partijen vanuit hun eigen verantwoordelijkheid hebben gemaakt om een effectief en efficiënt toezicht te realiseren met een minimale toezichtintensiteit.

• 2. De nVWA sluit een convenant af met bedrijven waarvan is aangetoond dat zij hun wettelijke verplichtingen op het gebied van de productveiligheid goed naleven en die intrinsiek gemotiveerd zijn om hierbij de risico’s adequaat te beheersen.

• 3. Een goed resultaat bij een systeeminspectie is een voorwaarde.

• 4. Als een bedrijf hieraan voldoet maakt de nVWA door middel van een convenant afspraken over de wijze waarop zij toezicht houdt en stapt daarmee af van het reguliere toezicht.

• 5. In de nieuwe vorm van toezicht beoordeelt de nVWA de kwaliteit van de door Mattel getroffen beheersingsmaatregelen en borging om de Warenwettelijke eisen op het gebied van de productveiligheid na te leven en risico’s te minimaliseren. Deze beheersing moet zijn gestoeld op een plan-do-check-act methodiek.

• 6. Mattel neemt hiertoe haar eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van de naleving van meergenoemde Warenwettelijke eisen, brengt periodiek de risico’s van de door Mattel verhandelde producten in kaart en streeft aantoonbaar naar het ‘in control’ brengen van deze risico’s.

• 7. De partijen streven ieder vanuit hun eigen verantwoordelijkheid en rol door samenwerking naar een hoog beschermingsniveau van de consument door te streven naar optimale naleving van de Warenwettelijke eisen door Mattel en een minimale verstoring van haar bedrijfsprocessen als gevolg van toezicht.

Artikel 2. Afspraken Mattel

Mattel spreekt het volgende met de nVWA af,

Mattel:

• 1. Heeft de inspanningsverplichting om het aantal afwijkingen c.q. overtredingen van de Warenwettelijke eisen jaarlijks te reduceren en te streven naar nul procent afwijkingen c.q. overtredingen.

• 2. Zorgt voor, beheert en onderhoudt een bedrijfsvoering systeem dat de naleving van deze eisen beheerst. Bijlage A vat hiertoe de essentiële elementen van dat systeem samen.

• 3. Meldt significante wijzigingen in het bedrijfvoering systeem, in het bestuur en/of management van het bedrijf en overige voor dit convenant significante wijzigingen in de organisatie, tijdig aan de nVWA.

• 4. Stelt voor het onderhouden van de contacten met de nVWA een contactpersoon aan.

• 5. Laat toetsbaar zien hoe eventuele afwijkingen van producten en de daaruit voortvloeiende risico’s voor de consument worden gecorrigeerd en beheerst.

Artikel 3. Afspraken nVWA

De nVWA spreekt het volgende met Mattel af.

De nVWA:

Toezicht

• 1. Kan productmonsters nemen in het kader van de monitoring (verificatie) van de nakoming van dit convenant.

• 2. Voert niet eerder dan drie jaar na de ondertekening van dit convenant en in overleg met Mattel, een nieuwe systeeminspectie uit , tenzij de monitoring /verificatie resultaten of wijzigingen in het bedrijfsvoering systeem aanleiding geven eerder tot een nieuwe systeeminspectie over te gaan.

• 3. Voert indien en zolang de uitkomsten van systeeminspecties daartoe geen aanleiding geven, geen productcontroles uit bij Mattel, noch in het kader van markttoezicht noch in het kader van buitengrenscontroles.

• 4. Het bepaalde in het derde lid is niet van toepassing indien EU besluiten verplichten tot het uitvoeren van geharmoniseerde buitengrenscontroles met betrekking tot bepaalde risico’s, bedrijven of productgroepen.

Dienstverlening

• 5. Stelt voor het onderhouden van de contacten met Mattel een contactpersoon (bedrijvenbeheerder) aan.

• 6. De contactpersonen van partijen hebben periodiek overleg en in ieder geval 1 keer per jaar over de uitvoering van dit convenant.

• 7. Plant een systeeminspectie tijdig en in afstemming met Mattel en verstrekt vooraf informatie over de scope ervan.

Artikel 4. Aanvullende afspraken

• 1. Dit convenant geldt alleen tussen partijen onderling en heeft geen externe werking.

• 2. Wanneer één van de partijen constateert dat de inspanningsverplichtingen door de ander redelijkerwijs niet voldoende worden nagekomen, streven partijen ernaar dit in onderling overleg te herstellen met tijdsgebonden afspraken over acties en/of maatregelen.

• 3. Bij het vaststellen van overtredingen van de regelgeving zal dit tussen partijen worden besproken. Indien overtredingen vastgesteld worden, al dan niet door Mattel zelf, dan is handhaving en/of opsporing en uitwisseling van informatie met het Openbaar Ministerie niet uitgesloten.

• 4. Partijen gaan vertrouwelijk om met de informatie die op grond van dit convenant tussen partijen wordt uitgewisseld, tenzij wettelijk anders is voorgeschreven.

• 5. De nVWA publiceert de bedrijfsnaam van Mattel op haar internetsite in een lijst van bedrijfsnamen met wie de nVWA een convenant heeft afgesloten. Het convenant zelf wordt eveneens op de site gepubliceerd.

Artikel 5. Geschilbeslechting

Ingeval van een geschil in verband met dit convenant, waaronder tevens begrepen de interpretatie en uitvoering van het convenant, streven partijen er naar om het geschil in onderling overleg in der minne te regelen. Van een geschil is sprake zodra ten minste één van de partijen dat stelt.

Artikel 6. Looptijd

Dit convenant treedt in werking op de dag van ondertekening door partijen en wordt voor onbepaalde duur aangegaan.

Artikel 7. Wijziging

• 1. Indien zich omstandigheden voordoen die aanleiding kunnen geven dit convenant te wijzigen, zullen partijen hiertoe in onderling overleg treden.

• 2. Elke partij kan de andere partij verzoeken het convenant te wijzigen. De wijzigingen worden pas effectief na instemming van partijen.

Artikel 8. Opzegging en beëindiging

• 1. Partijen kunnen dit convenant met onmiddellijke ingang opzeggen en beëindigen.

• 2. De opzegging dient schriftelijk te geschieden door of namens een beslissingsbevoegde persoon. Partijen zijn gehouden de reden(en) voor opzegging te motiveren.

• 3. Indien het convenant wordt opgezegd of eindigt vervallen de afspraken van dit convenant per direct en is het reguliere toezicht wederom van toepassing.

Utrecht, 22 september 2011

De Directeur Productveiligheid, Import en Export nieuwe Voedsel en Waren Autoriteit (nVWA), w.g. W.M.A.H. Thien.

Mattel Europa B.V.Hoofd Quality en Compliance Europe, w.g. E. van Woensel.

BIJLAGE A. ESSENTIËLE ELEMENTEN MANAGEMENTSYSTEEM

Tekortkomingen

producten

Minder dan 25% tekortkomingen.

Correcte afhandeling van o.m. Rapex

meldingen in de afgelopen 2 jaar.

Het systeem borgt dat

productspecificaties voldoen aan de

wettelijke veiligheidseisen. (inkoop- en

ontwerpprocedure: o.a

leveranciercheck, technische dossiers,

EG verklaring van overeenstemming,

tests en metingen).

Beheersing

Productrisico’s

Het systeem borgt dat de geleverde

producten voldoen aan de

productspecificaties. (o.a.

productieproces, ingangscontrole,

magazijnmanagement,

vrijgaveprocedure).

Klachten worden geregistreerd.

Klachten en andere signalen worden

onderzocht en geanalyseerd.

Signalering

gevaarlijke

producten

Procedure voor het nemen en

afhandelen van steekproeven van

producten voldoet.

Producten zijn traceerbaar.

Procedure aanwezig voor passende

corrigerende acties (waarschuwen,

terugroepen, uit de markt nemen).

Corrigerende

acties

Systeem heeft een verbetercyclus

waarmee herhaling wordt voorkomen.