Besluit van 23 mei 2012, met kenmerk RWS/SDG-2012/948 tot vervanging archiefbescheiden door zorgdrager

De Minister van Infrastructuur en Milieu,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995;

Na machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 9 maart 2012, NA/12/9318;

Besluit:

Artikel 1

De papieren archiefbescheiden, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die voor vernietiging in aanmerking komen, worden routinematig en digitaal vervangen:

• a. voor zover die:

  • 1°. deel uitmaken van zaken en werkprocessen van het directoraat-generaal Rijkswaterstaat, en

  • 2°. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding van dit besluit;

• b. volgens de specificaties, vastgelegd in de bijlage ‘Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Rijkswaterstaat’ van 9 februari 2012 behorende bij dit besluit;

• c. overeenkomstig de eisen, opgenomen in de bijlage van de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden (Stcrt. 2008, 21), en

• d. met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk d, van het Archiefbesluit 1995, alsmede wat daarover is bepaald in artikel 4, tweede en derde lid, van de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden (Stcrt. 2008, 21).

Artikel 2

• 1. Artikel 1 is niet van toepassing op archiefbescheiden waarvoor op het moment van inwerkingtreding van dit besluit geen kwaliteitsonderzoek overeenkomstig het ‘Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Rijkswaterstaat’ van 9 februari 2012 is afgerond.

• 2. Indien en voor zover ten aanzien van de in het eerste lid bedoelde archiefbescheiden een kwaliteitsonderzoek met positief resultaat is afgerond, kan artikel 1 bij besluit van toepassing worden verklaard op deze archiefbescheiden. Dit besluit wordt genomen door de Algemeen Directeur van de Corporate Dienst van Rijkswaterstaat.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 23 mei 2012

De Minister van Infrastructuur en Milieu, namens deze: de directeur-generaal Rijkswaterstaat, J.H. Dronkers.

Mededeling

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht kan tegen dit besluit binnen zes weken na de dag waarop dit is bekend gemaakt een bezwaarschrift worden ingediend bij Rijkswaterstaat, t.a.v. Staf DG, Postbus 20906, 2500 EX Den Haag. Het bezwaarschrift dient te zijn ondertekend en ten minste het volgende te bevatten:

• a. naam en adres van de indiener;

• b. de dagtekening;

• c. datum en nummer of kenmerk van het besluit waartegen het bezwaarschrift zich richt, en

• d. de opgave van de redenen waarom de indiener zich niet met het besluit kan verenigen.

TOELICHTING

Het voornemen is om papieren archiefbescheiden te vervangen door digitaal archief. Daarvoor is op grond van de Archiefwet een machtiging nodig van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Die machtiging heeft de Minister van OCW verleend aan de Minister van Infrastructuur en Milieu (IenM). Dit betekent dat de Minister van IenM een besluit tot vervanging van archiefbescheiden mag nemen. De DG neemt één vervangingsbesluit voor Rijkswaterstaat voor een generiek vervangingsproces. Dit besluit is direct van toepassing op de DIM-LSU (incl. de postkamerdiensten) binnen de Facilitaire Eenheid van de hoofdvestigingen van RWS op basis van een positief kwaliteitsonderzoek.

Het besluit is vooralsnog niet van toepassing op archiefbescheiden van organisatieonderdelen zoals programmadirecties, projectdirecties of projectorganisaties, die conform het besluit in de Voorbereidingsgroep Directeuren Bedrijfsvoering zelf archief voeren. Wanneer die organisatieonderdelen ook hun archieven conform het kwaliteitsonderzoek overeenkomstig het ‘Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Rijkswaterstaat’ behandelen, wordt door de Algemeen Directeur van de Corporate Dienst, in lijn met onderhavige besluit, het besluit genomen dat het onderhavige besluit tot vervanging dan ook op die archiefbescheiden van toepassing is.

De Minister van Infrastructuur en Milieu, namens deze: de directeur-generaal Rijkswaterstaat, J.H. Dronkers.