Besluit mandaat, volmacht en machtiging en vertegenwoordiging Ctgb 2011

3 maart 2011

Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,

Besluit:

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. college:

het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden

b. secretaris:

de secretaris van het college

c. directeur:

de directeur van het secretariaat van het college

d. manager:

als zodanig aangestelde functionaris, belast met de leiding van een afdeling

e. teamleider:

funcionaris die is aangesteld in de functie van teamleider

f. projectleider:

functionaris die is aangesteld in de functie van projectleider A, dan wel in de functie van projectleider B

g. communicatieadviseur:

functionaris die is aangesteld in de functie van communicatiemedewerker

h. juridisch adviseur:

functionaris die is aangesteld in de functie van juridisch adviseur.

Artikel 2 (Door)verlening mandaten, volmachten, machtigingen en vertegenwoordigingsbevoegdheid

  • a. De secretaris/directeur verleent, gebruikmakend van de hem in het ‘Besluit reglement Werkwijze College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden’ verleende bevoegdheden daartoe, bevoegdheden aan medewerkers van het secretariaat van het Ctgb conform de bijlage ‘Overzicht verleende bevoegdheden Secretariaat Ctgb 2011’.

  • b. De medewerker aan wie bij dit besluit een bevoegdheid is verleend, is verantwoordelijk voor een adequate uitvoering daarvan en legt daaromtrent op gepaste wijze veranwoording af aan degene die deze heeft verleend.

Artikel 8 Ondertekening

  • 1. Een document waarmee een besluit van het college wordt vastgelegd door een daartoe krachtens mandaat bevoegde functionaris, vermeldt aan het slot:

    Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,

    voor deze:

    de secretaris,

    voor deze,

    (handtekening functionaris

    naam functionaris,

    functieaanduiding)

  • 2. Een document waarmee een privaatrechtelijke rechtshandeling wordt vastgelegd door een daartoe op grond van dit besluit bevoegde functionaris vermeldt aan het slot:

    Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,

    voor deze:

    de secretaris/directeur,

    voor deze,

    (handtekening functionaris,

    naam functionaris,

    functieaanduiding)

  • 3. Een document waarin geen bestuursrechtelijke of privaatrechtelijke rechtshandeling wordt vastgelegd, vermeldt aan het slot de handtekening, de naam en de functieaanduiding van de betrokken functionaris.

Artikel 9 Inwerkingtreding

  • 1. Dit besluit treedt met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin dit besluit wordt geplaatst, in werking.

  • 2. Het Besluit mandaat, volmacht en machtiging College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden 2010 wordt ingetrokken.

Artikel 10 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit mandaat, volmacht en machtiging en vertegenwoordiging Ctgb 2011

Wageningen, 3 maart 2011

Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,

voor deze:

de secretaris van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,

de directeur van het secretariaat van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,

A.T.C. Bosveld.

Overzicht verleende bevoegdheden Secretariaat Ctgb 2011

Onderwerp

Bevoegdheid

Verkrijger

Eventuele restrictie

Personeelsrechtelijk

Beslissen over/aangaan verplichtingen/fin. Afhandeling opleiding van medewerkers

Manager; Teamleider

 
 

Verlenen van vakantie en kort buitengewoon verlof

Manager; Teamleider

 
 

Accorderen van declaraties

Manager; Teamleider

 
    

Aanvragen/toelatingen

Ontvangstbevestiging aanvraag en betaling aanvraagkosten

Management Assistent T&A

 
 

Ontvangstbevestiging aanvraag/herinnering aanvraagkosten

Medewerker financiën en control

 
 

In behandeling nemen aanvraag en opgave beoordelingskosten

Projectleider planning en projecten

 
 

Niet in behandeling nemen aanvraag

Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten

 
 

Retourneren te laat ingediende gegevens

Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten

 
 

Herinnering leveren aanvullende gegevens

Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten

 
 

Beslissing omtrent verlenen nieuwe termijn voor het leveren van aanvullende gegevens

Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten

 
 

Mededeling nieuwe termijn afronden besluitvorming

Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten

 
 

Stellen aanvullende vragen

 
 

Beslissing tot in behandeling nemen aanvullende gegevens en opgave beoordelingskosten

Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten

 
 

Ondertekenen beslissing tot in behandeling nemen aanvullende gegevens en opgave beoordelingskosten

Management Assistent T&A

– In opdracht van Projectleider

– Aan ondertekening toevoegen: ‘overeenkomstig het door [inhoudelijke mandataris] genomen besluit’

 

Beslissing tot NIET in behandeling nemen aanvullende gegevens

Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten

 
    
 

Afgeven exportverklaring

Projectleider planning en projecten B

 
    
 

Wijziging tenaamstelling toelating

Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten

 
 

Intrekking toelating op verzoek toelatinghouder

Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten

 
 

Wijziging naam middel

Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten

 
    
 

Besluiten tot openbaarmaking

Manager afdeling

 
    
 

Behandeling helpdeskverzoeken

Medewerker Communicatie

 
    

Contractering

Opdrachtverlening aan evaluerende instanties in individuele gevallen

Teamleider; Projectleider

 
    

Algemeen

Algemene ontvangstbevestiging

Management-assistent

 
    

Volmacht

Algemeen

Manager/Teamleider

– Voorzover binnen werkterrein betreffende afdeling/team

– Voorzover binnen functiebeschrijving van de manager/teamleider

– Binnen door het College goedgekeurde begroting/vastgestelde budget

– Tot een maximum van € 50.000,– excl. btw

– Kan schriftelijk worden doorverleend met schriftelijke toestemming van de secretaris/directeur

 

Algemeen

Communicatie Adviseur

– Voorzover binnen werkterrein betreffende afdeling

– Voorzover binnen functiebeschrijving van de manager

– Binnen door het College goedgekeurde begroting/vastgestelde budget

– Tot een maximum van € 20.000,– excl. Btw

 

Bestellingen doen van gangbare kantoor-, facilitaire en huishoudelijke artikelen

Medewerker Administratieve & Facilitaire ondersteuning A

– Tot een maximum van € 500,– excl. btw

    

Machtiging

Feitelijke handelingen

Manager

– Binnen het werkterrein zoals beschreven in functiebeschrijving, dan wel specifieke projectopdracht

– Voorzover uit politieke of bestuurlijke aard niet voortvloeit dat de handeling door de secretaris/directeur dient te worden gepleegd

– Deze machtiging kan worden doorverleend aan zijn ondergeschikten

 

Feitelijke handelingen

Communicatie-adviseur; Projectleider A; Accountmanager

– Binnen het werkterrein zoals beschreven in functiebeschrijving, dan wel specifieke projectopdracht

– Voorzover uit politieke of bestuurlijke aard niet voortvloeit dat de handeling door de secretaris/directeur dient te worden gepleegd

 

Feitelijke handelingen in het kader van afdeling 9.1.3 Awb

Tot leden van de klachten-adviescommissie benoemde medewerkers

 
    

Vertegenwoordiging in rechte

Vertegenwoordigingsbevoegdheid in bezwaarzaken en gerechtelijke procedures

Juridisch Adviseur

 
    

Plaatsvervanging en waarneming

Waarneming taken en bevoegdheden secretaris/directeur

Manager T&A of – bij afwezigheid Manager T&A – een daartoe benoemde manager

– Voor de duur van de afwezigheid/verhindering van de Secretaris/Directeur, c.q. van de Secretaris/Directeur en de Manager T & A.

 

Waarneming taken en bevoegdheden manager

Secretaris/Directeur, en bij zijn afwezigheid/verhinderdheid: een andere manager

– voor de duur van de afwezigheid/verhindering van de betreffende manager

TOELICHTING

Algemeen

Inleiding

Hoofdstuk 7 van het ‘Besluit Reglement werkwijze Ctgb’ (verder: het Reglement) regelt de mandatering, volmachtverlening, machtiging en vertegenwoordiging van bevoegdheden aan de voorzitter en de secretaris van het college.

Het onderhavige besluit vervangt het ‘Besluit mandaat, volmacht en machtiging College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden 2010’ (verder: Mandaatbesluit 2010), dat een aantal bevoegdheden lager in de organisatie neerlegt ter vergroting van de effectiviteit en het verminderen van onnodige overdrachtsmomenten.

Aanleiding voor het herzien van het Mandaatbesluit 2010 is de reorganisatie van het Ctgb per 1 februari 2011.

Het besluit betreft met name bevoegdheden om bestuursrechtelijke, personeelsrechtelijke en feitelijke handelingen te plegen, alsmede de bevoegdheid om het college in rechte te vertegenwoordigen. Privaatrechtelijke bevoegdheden (zoals volmachten) worden separaat geregeld door neerlegging in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel (www.kvk.nl).

Onderwerpsgewijs

Goedkeuring

Voor zover het ondermandatering betreft van besluiten, genoemd in bijlage I bij het Reglement behoeft dit besluit de goedkeuring van het college. Deze goedkeuring is in de vergadering van verleend.

Machtiging

In hoofdstuk 7 van het Reglement wordt voorzien in een machtiging aan de secretaris voor het verrichten van handelingen, voor zover de inhoud daarvan binnen de normale bedrijfsvoering en het gangbare beleid van het college valt. Hier wordt onder meer gedoeld op feitelijke uitvoerende taken en bevoegdheden, zoals het geven van voorlichting en inlichtingen en het ondertekenen van brieven van informatieve aard. De secretaris/directeur kan medewerkers van het secretariaat machtigen om deze bevoegdheid uit te oefenen.

De verdere doorverlening van machtiging door de manager aan onder hem ressorterende functionarissen is in het onderhavige besluit mogelijk gemaakt voor wat betreft het werkterrein van de betreffende afdeling.

Hiermee wordt voorkomen dat lacunes ontstaan omdat een bevoegdheid niet expliciet is geregeld. Bijkomend voordeel is dat het besluit niet bij elke wijziging aangepast behoeft te worden.

Bevoegdheden inzake personele aangelegenheden zijn limitatief

Gelet op het feit dat alle besluiten en veel handelingen die de formele rechtspositie van medewerkers betreffen en voortvloeien uit het Algemeen Rijksambtenarenreglement, voorbehouden blijven aan de secretaris/directeur, is er voor personele aangelegenheden gekozen voor een limitatieve opsomming van (rechts)handelingen die de manager namens de directeur mag verrichten.

Verantwoording

Bij de uitoefening van het de verleende bevoegdheid moet rekening worden gehouden met wet- en regelgeving en de interne werkprocessen. De verkrijger van een bevoegdheid dient daarover naar behoren verantwoording af te leggen aan de verlener.

Ondertekening

Ter waarborging van de uniformiteit zullen medewerkers in een interne notitie over de wijze van ondertekening nader geïnformeerd worden.

Naar boven