Besluit mandaat, volmacht en machtiging en vertegenwoordiging Ctgb 2011

3 maart 2011

Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,

Besluit:

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. college:

het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden

b. secretaris:

de secretaris van het college

c. directeur:

de directeur van het secretariaat van het college

d. manager:

als zodanig aangestelde functionaris, belast met de leiding van een afdeling

e. teamleider:

funcionaris die is aangesteld in de functie van teamleider

f. projectleider:

functionaris die is aangesteld in de functie van projectleider A, dan wel in de functie van projectleider B

g. communicatieadviseur:

functionaris die is aangesteld in de functie van communicatiemedewerker

h. juridisch adviseur:

functionaris die is aangesteld in de functie van juridisch adviseur.

Artikel 2 (Door)verlening mandaten, volmachten, machtigingen en vertegenwoordigingsbevoegdheid

• a. De secretaris/directeur verleent, gebruikmakend van de hem in het ‘Besluit reglement Werkwijze College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden’ verleende bevoegdheden daartoe, bevoegdheden aan medewerkers van het secretariaat van het Ctgb conform de bijlage ‘Overzicht verleende bevoegdheden Secretariaat Ctgb 2011’.

• b. De medewerker aan wie bij dit besluit een bevoegdheid is verleend, is verantwoordelijk voor een adequate uitvoering daarvan en legt daaromtrent op gepaste wijze veranwoording af aan degene die deze heeft verleend.

Artikel 8 Ondertekening

• 1. Een document waarmee een besluit van het college wordt vastgelegd door een daartoe krachtens mandaat bevoegde functionaris, vermeldt aan het slot:

  Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,

  voor deze:

  de secretaris,

  voor deze,

  (handtekening functionaris

  naam functionaris,

  functieaanduiding)

• 2. Een document waarmee een privaatrechtelijke rechtshandeling wordt vastgelegd door een daartoe op grond van dit besluit bevoegde functionaris vermeldt aan het slot:

  Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,

  voor deze:

  de secretaris/directeur,

  voor deze,

  (handtekening functionaris,

  naam functionaris,

  functieaanduiding)

• 3. Een document waarin geen bestuursrechtelijke of privaatrechtelijke rechtshandeling wordt vastgelegd, vermeldt aan het slot de handtekening, de naam en de functieaanduiding van de betrokken functionaris.

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 1. Dit besluit treedt met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin dit besluit wordt geplaatst, in werking.

• 2. Het Besluit mandaat, volmacht en machtiging College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden 2010 wordt ingetrokken.

Artikel 10 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit mandaat, volmacht en machtiging en vertegenwoordiging Ctgb 2011

Wageningen, 3 maart 2011

Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,

voor deze:

de secretaris van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,

de directeur van het secretariaat van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,

A.T.C. Bosveld.

Overzicht verleende bevoegdheden Secretariaat Ctgb 2011

Onderwerp	Bevoegdheid	Verkrijger	Eventuele restrictie
Personeelsrechtelijk	Beslissen over/aangaan verplichtingen/fin. Afhandeling opleiding van medewerkers	Manager; Teamleider
	Verlenen van vakantie en kort buitengewoon verlof	Manager; Teamleider
	Accorderen van declaraties	Manager; Teamleider
Aanvragen/toelatingen	Ontvangstbevestiging aanvraag en betaling aanvraagkosten	Management Assistent T&A
	Ontvangstbevestiging aanvraag/herinnering aanvraagkosten	Medewerker financiën en control
	In behandeling nemen aanvraag en opgave beoordelingskosten	Projectleider planning en projecten
	Niet in behandeling nemen aanvraag	Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten
	Retourneren te laat ingediende gegevens	Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten
	Herinnering leveren aanvullende gegevens	Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten
	Beslissing omtrent verlenen nieuwe termijn voor het leveren van aanvullende gegevens	Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten
	Mededeling nieuwe termijn afronden besluitvorming	Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten
	Stellen aanvullende vragen	–
	Beslissing tot in behandeling nemen aanvullende gegevens en opgave beoordelingskosten	Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten
	Ondertekenen beslissing tot in behandeling nemen aanvullende gegevens en opgave beoordelingskosten	Management Assistent T&A	– In opdracht van Projectleider – Aan ondertekening toevoegen: ‘overeenkomstig het door [inhoudelijke mandataris] genomen besluit’
	Beslissing tot NIET in behandeling nemen aanvullende gegevens	Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten
	Afgeven exportverklaring	Projectleider planning en projecten B
	Wijziging tenaamstelling toelating	Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten
	Intrekking toelating op verzoek toelatinghouder	Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten
	Wijziging naam middel	Teamleider planning en projecten; Projectleider planning en projecten
	Besluiten tot openbaarmaking	Manager afdeling
	Behandeling helpdeskverzoeken	Medewerker Communicatie
Contractering	Opdrachtverlening aan evaluerende instanties in individuele gevallen	Teamleider; Projectleider
Algemeen	Algemene ontvangstbevestiging	Management-assistent
Volmacht	Algemeen	Manager/Teamleider	– Voorzover binnen werkterrein betreffende afdeling/team – Voorzover binnen functiebeschrijving van de manager/teamleider – Binnen door het College goedgekeurde begroting/vastgestelde budget – Tot een maximum van € 50.000,– excl. btw – Kan schriftelijk worden doorverleend met schriftelijke toestemming van de secretaris/directeur
	Algemeen	Communicatie Adviseur	– Voorzover binnen werkterrein betreffende afdeling – Voorzover binnen functiebeschrijving van de manager – Binnen door het College goedgekeurde begroting/vastgestelde budget – Tot een maximum van € 20.000,– excl. Btw
	Bestellingen doen van gangbare kantoor-, facilitaire en huishoudelijke artikelen	Medewerker Administratieve & Facilitaire ondersteuning A	– Tot een maximum van € 500,– excl. btw
Machtiging	Feitelijke handelingen	Manager	– Binnen het werkterrein zoals beschreven in functiebeschrijving, dan wel specifieke projectopdracht – Voorzover uit politieke of bestuurlijke aard niet voortvloeit dat de handeling door de secretaris/directeur dient te worden gepleegd – Deze machtiging kan worden doorverleend aan zijn ondergeschikten
	Feitelijke handelingen	Communicatie-adviseur; Projectleider A; Accountmanager	– Binnen het werkterrein zoals beschreven in functiebeschrijving, dan wel specifieke projectopdracht – Voorzover uit politieke of bestuurlijke aard niet voortvloeit dat de handeling door de secretaris/directeur dient te worden gepleegd
	Feitelijke handelingen in het kader van afdeling 9.1.3 Awb	Tot leden van de klachten-adviescommissie benoemde medewerkers
Vertegenwoordiging in rechte	Vertegenwoordigingsbevoegdheid in bezwaarzaken en gerechtelijke procedures	Juridisch Adviseur
Plaatsvervanging en waarneming	Waarneming taken en bevoegdheden secretaris/directeur	Manager T&A of – bij afwezigheid Manager T&A – een daartoe benoemde manager	– Voor de duur van de afwezigheid/verhindering van de Secretaris/Directeur, c.q. van de Secretaris/Directeur en de Manager T & A.
	Waarneming taken en bevoegdheden manager	Secretaris/Directeur, en bij zijn afwezigheid/verhinderdheid: een andere manager	– voor de duur van de afwezigheid/verhindering van de betreffende manager

TOELICHTING

Algemeen

Inleiding

Hoofdstuk 7 van het ‘Besluit Reglement werkwijze Ctgb’ (verder: het Reglement) regelt de mandatering, volmachtverlening, machtiging en vertegenwoordiging van bevoegdheden aan de voorzitter en de secretaris van het college.

Het onderhavige besluit vervangt het ‘Besluit mandaat, volmacht en machtiging College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden 2010’ (verder: Mandaatbesluit 2010), dat een aantal bevoegdheden lager in de organisatie neerlegt ter vergroting van de effectiviteit en het verminderen van onnodige overdrachtsmomenten.

Aanleiding voor het herzien van het Mandaatbesluit 2010 is de reorganisatie van het Ctgb per 1 februari 2011.

Het besluit betreft met name bevoegdheden om bestuursrechtelijke, personeelsrechtelijke en feitelijke handelingen te plegen, alsmede de bevoegdheid om het college in rechte te vertegenwoordigen. Privaatrechtelijke bevoegdheden (zoals volmachten) worden separaat geregeld door neerlegging in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel (www.kvk.nl).

Onderwerpsgewijs

Goedkeuring

Voor zover het ondermandatering betreft van besluiten, genoemd in bijlage I bij het Reglement behoeft dit besluit de goedkeuring van het college. Deze goedkeuring is in de vergadering van verleend.

Machtiging

In hoofdstuk 7 van het Reglement wordt voorzien in een machtiging aan de secretaris voor het verrichten van handelingen, voor zover de inhoud daarvan binnen de normale bedrijfsvoering en het gangbare beleid van het college valt. Hier wordt onder meer gedoeld op feitelijke uitvoerende taken en bevoegdheden, zoals het geven van voorlichting en inlichtingen en het ondertekenen van brieven van informatieve aard. De secretaris/directeur kan medewerkers van het secretariaat machtigen om deze bevoegdheid uit te oefenen.

De verdere doorverlening van machtiging door de manager aan onder hem ressorterende functionarissen is in het onderhavige besluit mogelijk gemaakt voor wat betreft het werkterrein van de betreffende afdeling.

Hiermee wordt voorkomen dat lacunes ontstaan omdat een bevoegdheid niet expliciet is geregeld. Bijkomend voordeel is dat het besluit niet bij elke wijziging aangepast behoeft te worden.

Bevoegdheden inzake personele aangelegenheden zijn limitatief

Gelet op het feit dat alle besluiten en veel handelingen die de formele rechtspositie van medewerkers betreffen en voortvloeien uit het Algemeen Rijksambtenarenreglement, voorbehouden blijven aan de secretaris/directeur, is er voor personele aangelegenheden gekozen voor een limitatieve opsomming van (rechts)handelingen die de manager namens de directeur mag verrichten.

Verantwoording

Bij de uitoefening van het de verleende bevoegdheid moet rekening worden gehouden met wet- en regelgeving en de interne werkprocessen. De verkrijger van een bevoegdheid dient daarover naar behoren verantwoording af te leggen aan de verlener.

Ondertekening

Ter waarborging van de uniformiteit zullen medewerkers in een interne notitie over de wijze van ondertekening nader geïnformeerd worden.