Reglement voor het bestuur van het COA

9 december 2011

Bedrijfsonderdeel: Strategie & Bestuur

Reglement voor het bestuur van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers

Overwegende dat op grond van artikel 8, lid 6 van de Wet COA, laatstelijk gewijzigd bij Wet van 20 mei 2010, het bestuur een reglement vaststelt, dat in ieder geval voorziet in de vervanging van de voorzitter bij diens schorsing of ontstentenis, delegatie en mandaat van bevoegdheden van het bestuur en de wijze van besluitvorming van het bestuur;

overwegende dat in aanvulling op de bepalingen in de Wet van 2 november 2006 houdende regels betreffende zelfstandige bestuursorganen (Kaderwet zelfstandige bestuursorganen) en de Wet COA betreffende de taken en inrichting van het bestuur aanvullende bepalingen noodzakelijk zijn;

heeft het bestuur het volgende Reglement vastgesteld op 9 december 2011 en heeft de minister dit Reglement goedgekeurd op 24 december 2011:

Artikel 1 Taak en bevoegdheden

• 1. Het bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van het COA en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de bij het COA betrokkenen en het algemeen belang af.

• 2. Het bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving, het beheersen van de risico’s verbonden aan de activiteiten van het COA en het financieel beleid van het COA. Het bestuur rapporteert hierover aan en bespreekt de interne risicobeheersing- en controlesystemen met de raad van toezicht.

• 3. Het bestuur is er voor verantwoordelijk dat een op het COA toegesneden intern risicobeheersings- en controlesysteem aanwezig is. Als instrumenten van het interne risicobeheersings- en controlesysteem hanteert het COA in ieder geval:

  • risicoanalyses van de operationele, financiële, politieke en maatschappelijke doelstellingen van het COA;

  • handleidingen voor de inrichting van de financiële verslaggeving en de voor de opstelling daarvan te volgen procedures, waarvan de raad van toezicht kennis heeft genomen;

  • een systeem van monitoring en rapportering.

• 4. In het jaarverslag verklaart het bestuur dat de interne risicobeheersings- en controlesystemen adequaat en effectief zijn en wordt hiervan een duidelijke onderbouwing gegeven. Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de werking van het interne risicobeheersings- en controlesysteem in het boekjaar. Het bestuur geeft daarbij tevens aan welke eventuele significante wijzigingen zijn aangebracht, welke eventuele belangrijke verbeteringen zijn gepland en dat één en ander met de raad van toezicht is besproken.

• 5. Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de mate waarin de resultaten en prestaties van het COA als gevolg van interne en externe omstandigheden en variabelen zijn beïnvloed.

• 6. Het bestuur draagt er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheid hebben te rapporteren over vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard binnen het COA aan de voorzitter van het bestuur, aan een door hem aangewezen functionaris of de raad van toezicht. Vermeende onregelmatigheden die het functioneren van bestuurders betreffen worden gerapporteerd aan de voorzitter van de raad van toezicht.

• 7. De Procedure melden vermoeden van misstanden met behulp van de vertrouwenspersoon vermoede misstanden (klokkenluidersregeling) wordt in ieder geval op de website van het COA geplaatst.

Artikel 2 Mandaat, volmacht en machtiging van bevoegdheden van het bestuur

• 1. Het bestuur verleent voor de behandeling en afdoening van de in de Bevoegdhedenregeling COA nader te omschrijven aangelegenheden mandaat, volmacht of machtiging op de in de Bevoegdhedenregeling COA beschreven wijze. De Bevoegdhedenregeling COA maakt deel uit van dit Reglement voor het bestuur, wordt gelijktijdig met dit Reglement voor het bestuur bekendgemaakt in de Staatscourant en treedt gelijktijdig met het Reglement voor het bestuur in werking.

• 2. Besluiten en privaatrechtelijke rechtshandelingen die vanaf 1 januari 2011 zijn verricht in het kader van de uitoefening van de wettelijke taken van het COA worden beschouwd als besluiten en handelingen die krachtens mandaat of volmacht namens het bestuur zijn verricht. Het bestuur neemt deze besluiten en privaatrechtelijke rechtshandelingen voor zijn rekening en bekrachtigt deze, voor zover nodig.

Artikel 3 Voorzitter van het bestuur

• 1. De voorzitter roept de vergadering van het bestuur bijeen, bepaalt de agenda en leidt de vergaderingen van het bestuur, ziet toe op het goed functioneren van het bestuur, zorgt ervoor dat er voldoende tijd bestaat voor de besluitvorming en is het voornaamste aanspreekpunt voor de raad van toezicht en voor de minister.

• 2. De bevoegdheden van de voorzitter van het bestuur komen bij diens schorsing of ontstentenis toe aan het enige andere lid van het bestuur of een door de raad van toezicht aangewezen ander lid van het bestuur. Ingeval het bestuur van COA bestaat uit één persoon zullen de bevoegdheden van de voorzitter van het bestuur bij diens schorsing of ontstentenis toekomen aan een door de minister op voordracht van de raad van toezicht daartoe benoemde persoon.

• 3. In geval het bestuur van het COA meer leden heeft, stelt het bestuur een regeling vast waarin wordt bepaald door wie, de voorzitter, onderscheidenlijk ieder van de andere leden van het bestuur bij reguliere afwezigheid, wordt vervangen. Deze vervangingsregeling wordt op dezelfde wijze bekend gemaakt als het onderhavige Reglement voor het bestuur.

Artikel 4 Wijze van besluitvorming

• 1. Het bestuur vergadert wekelijks. Van hetgeen ter vergadering besloten is, worden notulen gemaakt die bij de volgende vergadering worden vastgesteld.

• 2. Het voorstel is aangenomen, indien de meerderheid van de leden van het bestuur zich voor het voorstel uitspreekt. Bij het staken van stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

• 3. In voorkomende gevallen kan het bestuur buiten vergadering besluiten, mits alle leden van het bestuur in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk, per e-mail of telefonisch hun mening te uiten.

• 4. Het bestuur legt in ieder geval ter goedkeuring dan wel instemming aan de raad van toezicht voor de besluiten van het bestuur bedoeld in artikel 11, lid 2, onderdelen e. en f. van de Wet COA betreffende het doen van investeringen of desinvesteringen en het aangaan van meerjarige exploitatieovereenkomsten waarvan het geldelijk belang een bedrag van € 10 miljoen te boven gaat.

Artikel 5 Tegenstrijdige belangen

• 1. Er worden geen besluiten genomen waarbij tegenstrijdige belangen en/of voordelen van bestuurders spelen, die van materiële betekenis zijn voor het COA en/of voor de betreffende bestuurders.

• 2. Een lid van het bestuur handelt integer en zal niet in concurrentie met het COA treden, geen schenkingen van het COA vorderen of aannemen, ten laste van het COA geen ongerechtvaardigde voordelen verschaffen en geen zakelijke kansen die aan het COA toekomen benutten.

• 3. Een bestuurder meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor het COA en/of voor de betreffende bestuurder terstond aan de voorzitter van de raad van toezicht en aan de overige leden van het bestuur en verschaft daarover gevraagd en ongevraagd alle relevante informatie.

• 4. De raad van toezicht besluit buiten aanwezigheid van de betrokken bestuurder of sprake is van een tegenstrijdig belang. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer het COA voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon:

  • waarin een bestuurder persoonlijk een materieel financieel belang houdt;

  • waarvan een bestuurslid een familierechtelijke verhouding heeft met een bestuurder van het COA, of

  • waarbij een bestuurder van het COA een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult.

• 5. Een bestuurder neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp waarbij de bestuurder een tegenstrijdig belang heeft.

• 6. Besluiten waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders spelen die van materiële betekenis zijn voor het COA en/of voor de betreffende bestuurders behoeven goedkeuring van de raad van toezicht. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag, met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat bovenstaande uitwerking is nageleefd.

Artikel 6 Bezoldiging of schadeloosstelling

• 1. De minister stelt de hoogte van de bezoldiging of schadeloosstelling van de bestuurders vast. De bezoldiging of schadeloosstelling wordt ten laste gebracht van het COA, conform de geldende regels van de Belastingdienst.

• 2. De bezoldiging van de bestuurders zal niet liggen boven het in de publieke sector geldende maximum.

• 3. Het COA verstrekt aan haar bestuurders geen persoonlijke leningen.

Artikel 7 Governance

• 1. De relatie tussen de raad van toezicht en het bestuur wordt versterkt door regelmatig contact tussen de voorzitters van beide organen.

Artikel 8 Inwerkingtreding, publicatie, geldigheid

• 1. Dit Reglement treedt in werking op het tijdstip waarop het is gepubliceerd in de Staatscourant.

• 2. Dit Reglement vervangt – samen met het Reglement voor de raad van toezicht van het COA – het bestuursreglement Centraal Orgaan opvang asielzoekers uit 1994.

• 3. Bij verschillen tussen de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, de Wet COA, de Code Goed Bestuur Publieke Dienstverleners en dit Reglement gaat de wet voor. Het Reglement gaat voor de Code Goed Bestuur Publieke Dienstverleners.