Regeling van de Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie van 5 december 2011, nr. WJZ / 11144836, houdende de vaststelling van regels inzake de procedure omtrent reorganisaties bij het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (Regeling procedure bij reorganisaties EL&I)

De Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

Gelet op artikel 49a, tweede lid, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

In overeenstemming met het Departementaal Georganiseerd Overleg van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

Besluit:

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. ministerie:

Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

b. minister:

de Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

c. secretaris-generaal:

de secretaris-generaal van het ministerie;

d. hoofd van dienst:

hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1, onder c, van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EL&I 2011;

e. kernministerie:

hetgeen daaronder wordt verstaan in Hoofdstuk I, onder 2, van de bijlage bij het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EL&I 2011;

f. buitendienst:

hetgeen daaronder wordt verstaan in Hoofdstuk I, onder 3, van de bijlage bij het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EL&I 2011;

g. medewerker:

medewerker van het ministerie die op grond van het Algemeen Rijksambtenarenreglement in tijdelijke dienst voor een proeftijd of in vaste dienst is aangesteld;

h. reorganisatie:

reorganisatie als bedoeld in artikel 49b, tweede lid, onder a, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

i. nieuwe organisatie:

organisatie van het ministerie of een onderdeel daarvan na reorganisatie;

j. sleutelfunctie:

functie waaraan in het licht van het reorganisatieproces en tegen de achtergrond van de opbouw van de nieuwe organisatie specifieke eisen worden gesteld.

Artikel 2

• 1. Benoeming in een sleutelfunctie vindt plaats vooruitlopend op een reorganisatie.

• 2. Bij het benoemen van sleutelfunctionarissen wordt gebruik gemaakt van een selectieprocedure.

• 3. Selectiecriteria worden tijdig voor de selectieprocedure door de secretaris-generaal of het met de uitvoering belaste hoofd van een buitendienst bekend gemaakt.

Artikel 3

• 1. Voor het vervullen van functies in de nieuwe organisatie waarin geen functievolgers zijn geplaatst hebben medewerkers wier functie is opgeheven of die door vermindering van een aantal functies overtollig zijn geworden in de lopende reorganisatie voorrang op herplaatsingskandidaten die uit eerdere reorganisaties afkomstig zijn en op belangstellenden die functievolgend zijn voor andere dan de hier bedoelde, vacante functies.

• 2. In geval van een reeks van opeenvolgende, onderling samenhangende reorganisaties, doen medewerkers die in één van die reorganisaties herplaatsingskandidaat zijn geworden in de volgende reorganisatie mee in de plaatsingsprocedure, indien hun functie terugkomt in het reorganisatiebereik dat dan van toepassing is.

Artikel 4

• 1. Er is een centrale Adviescommissie bedenkingen voorgenomen (niet) plaatsing voor het kernministerie.

• 2. Het hoofd van een buitendienst kan een decentrale Adviescommissie bedenkingen voorgenomen (niet) plaatsing instellen.

• 3. De commissie bestaat uit drie leden en is als volgt samengesteld:

  • a. een niet onder het gezagsbereik van de minister ressorterende, onafhankelijke voorzitter;

  • b. een lid;

  • c. een lid, tevens secretaris, werkzaam onder verantwoordelijkheid van de directie Bedrijfsvoering (HRM).

• 4. De leden, onder wie de voorzitter, worden door of namens de minister benoemd.

• 5. De commissie adviseert de minister over tegen een voorgenomen (niet) plaatsing ingebrachte bedenkingen.

• 6. Advisering door de commissie is voor (onderdelen van) het kernministerie verplicht in geval van reorganisaties:

  • a. waarop de Regeling procedure bij reorganisatie van toepassing is;

  • b. die majeure standplaatswijzigingen ten gevolge hebben;

  • c. die veel niet-functievolgers ten gevolge hebben.

• 7. In alle overige gevallen is advisering door de commissie facultatief.

Artikel 5

• 1. De medewerker kan binnen twee weken nadat hem het voornemen om hem al dan niet te plaatsen op een passende functie schriftelijk bekend is gemaakt, zijn bedenkingen daartegen schriftelijk indienen.

• 2. De bedenkingen worden gericht aan de minister, ter attentie van het hoofd van dienst.

• 3. Binnen twee weken na ontvangst van de bedenkingen vraagt het hoofd van dienst advies aan de in artikel 4 bedoelde commissie. Hij zendt hiertoe alle op de zaak betrekking hebbende stukken en eventueel een schriftelijke reactie mee.

• 4. Ingeval van een schriftelijke reactie als bedoeld in het derde lid zendt het hoofd van dienst hiervan een afschrift aan de medewerker die zijn bedenkingen kenbaar heeft gemaakt.

• 5. De medewerker die zijn bedenkingen kenbaar heeft gemaakt wordt door de commissie in de gelegenheid gesteld te worden gehoord voordat een definitief besluit met betrekking tot het al dan niet plaatsen van die medewerker op een functie wordt genomen.

• 6. De commissie kan na het horen nog nadere informatie inwinnen bij het hoofd van dienst.

• 7. Binnen zes weken na ontvangst van de bedenkingen adviseert de commissie bij reorganisaties binnen het kernministerie aan de minister, ter attentie van de secretaris-generaal, en in de overige gevallen aan de minister, ter attentie van het hoofd van dienst. Een afschrift van dit advies wordt door de commissie aan de medewerker gezonden.

• 8. Uiterlijk twee weken na ontvangst van het advies neemt het hoofd van dienst namens de minister een definitief besluit over de (niet) plaatsing.

• 9. Ten aanzien van ambtenaren voor wie salarisschaal 15 of hoger van bijlage B van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984 geldt, respectievelijk kandidaten voor functies waarvoor die salarisschalen gelden, wordt voor “het hoofd van dienst” gelezen: de secretaris-generaal.

• 10. Een besluit tot plaatsing wordt niet genomen voor zover de uitkomst van een overeenkomstig de voorgaande leden in gang gezette bedenkingenprocedure gevolgen kan hebben voor die plaatsing.

Artikel 6

• 1. Er is een Toetsingscommissie herplaatsingskandidaten Economische Zaken, Landbouw en Innovatie.

• 2. De commissie bestaat uit vier leden en is als volgt samengesteld:

  • a. een niet onder het gezagsbereik van de minister ressorterende, onafhankelijke voorzitter;

  • b. twee leden, op voordracht van de centrales van overheidspersoneel, vertegenwoordigd in het Departementaal Georganiseerd Overleg van het ministerie;

  • c. een lid, tevens secretaris, werkzaam onder verantwoordelijkheid van de directie Bedrijfsvoering (HRM).

• 3. Voor de in het tweede lid, onder b, bedoelde leden kan tevens een plaatsvervanger worden benoemd, eveneens op voordracht van de centrales van overheidspersoneel.

• 4. De (plaatsvervangende) leden, onder wie de voorzitter, en de secretaris worden door of namens de minister benoemd.

Artikel 7

• 1. Een herplaatsingskandidaat kan binnen twee weken nadat hem het voornemen tot het verlenen van een reorganisatieontslag schriftelijk bekend is gemaakt, zijn bedenkingen daartegen schriftelijk indienen.

• 2. De bedenkingen worden gericht aan de minister, ter attentie van de directeur Bedrijfsvoering.

• 3. Binnen twee weken na ontvangst van de bedenkingen vraagt de directeur Bedrijfsvoering een toetsingsoordeel aan de in artikel 6 bedoelde commissie. Hij zendt hiertoe alle op de zaak betrekking hebbende stukken en eventueel een schriftelijke reactie mee.

• 4. Ingeval van een schriftelijke reactie als bedoeld in het derde lid zendt de directeur Bedrijfsvoering hiervan een afschrift aan de herplaatsingskandidaat die zijn bedenkingen kenbaar heeft gemaakt.

• 5. De herplaatsingskandidaat die zijn bedenkingen kenbaar heeft gemaakt wordt door de commissie in de gelegenheid gesteld te worden gehoord voordat een definitief besluit met betrekking tot het al dan niet verlenen van reorganisatieontslag wordt genomen.

• 6. De commissie kan na het horen nog nadere informatie inwinnen.

• 7. Binnen zes weken na ontvangst van de bedenkingen geeft de commissie haar toetsingsoordeel aan de directeur Bedrijfsvoering in de vorm van een rapport van bevindingen. Een afschrift van dit rapport wordt door de commissie aan de herplaatsingskandidaat gezonden.

• 8. Indien de commissie in haar rapport van bevindingen tot het oordeel komt dat meer inspanningen tot herplaatsing aangewezen zijn, geeft zij een termijn aan waarbinnen deze redelijkerwijs hun beslag moeten krijgen, zo mogelijk aangevuld met concrete activiteiten die binnen die termijn ondernomen dienen te worden.

• 9. De directeur Bedrijfsvoering betrekt namens de minister het rapport van bevindingen van de commissie bij de verdere besluitvorming inzake het voorgenomen reorganisatieontslag.

• 10. Ten aanzien van ambtenaren voor wie salarisschaal 15 of hoger van bijlage B van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984 geldt, wordt voor “de directeur Bedrijfsvoering” gelezen: de secretaris-generaal.

Artikel 8

De Regeling reorganisaties LNV 2007 en de Regeling procedure bij reorganisaties EZ worden ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijven op de in 2011 vastgestelde organisatiebesluiten van de volgende dienstonderdelen:

• a. nieuwe Voedsel en Waren Autoriteit;

• b. Dienst Regelingen.

Artikel 9

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 september 2011.

Artikel 10

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling procedure bij reorganisaties EL&I.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 5 december 2011

De De Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie,

M.J.M. Verhagen.

TOELICHTING

Algemeen

Bij koninklijk besluit van 14 oktober 2010 (nr. 10.002840) zijn het Ministerie van Economische Zaken en het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit opgeheven en is het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) ingesteld. Beide voormalige ministeries beschikten, in aanvulling op de rijksbrede regels, over hun eigen procedurevoorschriften voor reorganisaties. In overeenstemming met het Departementaal Georganiseerd Overleg EL&I is de Leidraad reorganisaties EL&I vastgesteld. De leidraad beschrijft de spelregels en procedures die bij reorganisaties bij het Ministerie van EL&I van toepassing zijn. De Regeling procedure bij reorganisaties EL&I vormt het formele sluitstuk van de leidraad. De leidraad en de regeling vervangen samen de Leidraad reorganisaties LNV, de Regeling reorganisaties LNV 2007 en de Regeling procedure bij reorganisaties EZ. De regeling is daarom minder uitgebreid dan de Regeling procedure bij reorganisaties EZ.

Nieuw ten opzichte van de Regeling procedure bij reorganisaties EZ is de instelling van een (de)centrale adviescommissie voor de behandeling van bedenkingen tegen voorgenomen (niet) plaatsing. Deze commissie is qua werkwijze vergelijkbaar met de Vertrouwenscommissie LNV zoals beschreven in de Regeling reorganisaties LNV 2007. Ook nieuw ten opzichte van de Regeling procedure bij reorganisaties EZ is de instelling van een paritair samengestelde toetsingscommissie voor de behandeling van bedenkingen tegen een voorgenomen reorganisatieontslag. Deze commissie is vergelijkbaar met de Toetsingscommissie herplaatsingskandidaten LNV.

In de regeling is opgenomen dat benoeming van sleutelfunctionarissen plaatsvindt door middel van selectie. In de Regeling procedure bij reorganisaties EZ was dit, anders dan in de Regeling reorganisaties LNV 2007, niet expliciet vermeld.

Nieuw ten opzichte van beide oude regelingen is de bepaling dat, indien sprake is van een reeks opeenvolgende, onderling samenhangende reorganisaties (reorganiseren in tranches), medewerkers die in één van die reorganisaties herplaatsingskandidaat zijn geworden in de volgende reorganisatie meedoen in de plaatsingsprocedure, indien hun functie terugkomt in het reorganisatiebereik dat dan van toepassing is.

De sleutelfunctie

Een sleutelfunctie is een functie waarin benoeming kan plaatsvinden vooruitlopend op het reorganisatieproces. Er is dan sprake van een normale selectieprocedure. In het algemeen zal het functies betreffen als directeur, plaatsvervangend directeur of MT-lid; functies derhalve waaraan in het licht van het reorganisatieproces en tegen de achtergrond van de opbouw van de nieuwe organisatie specifieke eisen worden gesteld. Bij elke reorganisatie zal bepaald moeten worden of sleutelfuncties noodzakelijk zijn, en zo ja, welke functies daarvoor aangewezen worden. Sleutelfunctionarissen worden vooruitlopend op een reorganisatie benoemd omdat zij een cruciale rol vervullen bij de uitvoering van een reorganisatie. Uit de aard van de sleutelfunctie vloeit voort dat het bij sleutelfuncties niet om grote aantallen gaat en dat deze functies zich veelal aan de bovenkant van de organisatie bevinden. Of het hoofd van dienst bevoegd is tot de benoeming van sleutelfunctionarissen hangt af van zijn personeelsmandaat. Dit geldt ook voor hun benoeming in nieuwe functies bij de latere reorganisatie.

Plaatsing van niet-functievolgers

Voor beschikbare functies in de nieuwe organisatie hebben niet-functievolgers voorrang op herplaatsingskandidaten die uit eerdere reorganisaties afkomstig zijn.

De niet-functievolgers hebben ook voorrang op belangstellenden die functievolger zijn voor andere dan de hier bedoelde beschikbare functies. Wanneer echter sprake is van een reeks opeenvolgende, onderling samenhangende reorganisaties (reorganiseren in tranches) doen medewerkers die in één van die reorganisaties herplaatsingskandidaat zijn geworden, in de volgende reorganisatie mee in de plaatsingsprocedure als hun functie terugkomt in het reorganisatiebereik dat dan van toepassing is.

Bedenkingenprocedure voorgenomen (niet) plaatsing

Binnen twee weken na de mededeling van een voorgenomen plaatsing of niet-plaatsing kunnen hiertegen bedenkingen worden ingediend. Hierbij kan datgene naar voren worden gebracht waarvan betrokkene van oordeel is dat dit niet of niet voldoende bij de gemaakte afwegingen aan de orde is gekomen. Ten behoeve van de behandeling van bedenkingen tegen de voorgenomen (niet) plaatsing is een centrale commissie ingesteld, de Adviescommissie bedenkingen voorgenomen (niet) plaatsing, de Abp-commissie. Deze commissie bestaat uit een onafhankelijke voorzitter, een lid en een inhoudelijke secretaris, werkzaam onder verantwoordelijkheid van de directie Bedrijfsvoering (HRM).

Bij het kernministerie wordt verplicht gebruik gemaakt van de diensten van de centrale Abp-commissie. Buitendiensten kunnen gebruik maken van de centrale Abp-commissie, zij kunnen ook gebruik maken van een decentrale Abp-commissie. Zeker bij reorganisaties waar grote aantallen medewerkers bij zijn betrokken kan een decentrale commissie de snelheid bevorderen.

De bedenkingenprocedure heeft opschortende werking voor de reorganisatie. Niet uit te sluiten is immers dat de (voorgenomen) besluitvorming over degene die bedenkingen heeft, in verband staat met de (voorgenomen) plaatsing van anderen. Zou de plaatsing van die anderen direct doorgang vinden, dan komt mogelijk de rechtspositie in gevaar van degene die bedenkingen heeft. Omdat dit beginsel de voltooiing van de gehele reorganisatie soms kan vertragen, terwijl de bedenking de rechtspositie van anderen niet raakt, kan in het organisatiebesluit worden bepaald dat de plaatsing wordt voltooid bij organisatieonderdelen waar geen bedenkingen zijn ingediend. Ook kan de aard van de bedenking zodanig zijn dat dit niet de plaatsing van anderen kan raken. In dat geval kan ook worden bepaald dat het plaatsingsproces niet wordt opgehouden (bijvoorbeeld als de bedenking is gericht tegen de functiebenaming of tegen de afwijzing van een van de maatregelen van sociaal flankerend beleid).

Toetsingscommissie herplaatsingskandidaten EL&I

Tegen een voorgenomen reorganisatieontslag kan de medewerker zijn bedenkingen indienen. Ten behoeve van de behandeling van deze bedenkingen vraagt het bevoegd gezag (de SG of de directeur Bedrijfsvoering) een toetsingsoordeel aan de paritair samengestelde Toetsingscommissie herplaatsingskandidaten EL&I. De Toetsingscommissie herplaatsingskandidaten EL&I toetst onder andere of de juiste procedures zijn gevolgd en of het ministerie voldoende inspanningen heeft verricht om te kunnen concluderen dat het niet mogelijk is gebleken de herplaatsingskandidaat in een passende functie te herplaatsen.

In het Departementaal Georganiseerd Overleg EL&I is overeengekomen dat zowel de Leidraad reorganisaties EL&I als de Regeling procedure bij reorganisaties EL&I in werking treden op 1 september 2011. Om die reden is aan de regeling terugwerkende kracht verleend. De regeling heeft geen relevantie voor de doelgroep van het kabinetsbeleid inzake vaste verandermomenten.

De Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie,

M.J.M. Verhagen.