Regeling van de Staatssecretaris van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie van 26 oktober 2011, nr. WJZ / 11144976, tot wijziging van de Regeling EFRO doelstelling 2 programmaperiode 2007–2013 en van de Regeling EFRO doelstelling 3 programmaperiode 2007–2013

De Staatssecretaris van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie,

Gelet op artikel 57, eerste lid, van de Kaderverordening, artikel 19, vijfde lid, van de Uitvoeringsverordening en artikel 3 van het Besluit EFRO programmaperiode 2007–2013;

Besluit:

ARTIKEL I

De Regeling EFRO doelstelling 2 programmaperiode 2007–2013 wordt gewijzigd als volgt:

A

Onder vernummering van het derde lid tot vierde lid wordt in artikel 8 een derde lid ingevoegd, luidende:

• 3. De in artikel 57, eerste lid, van de Kaderverordening bedoelde termijn van vijf jaar wordt in geval van een MKB-ondernemer verkort tot drie jaar.

B

Na artikel 9 wordt een artikel ingevoegd, luidende:

Artikel 9a

Als procedure, bedoeld in artikel 19, vijfde lid, van de Uitvoeringsverordening, wordt vastgesteld de in de bij deze regeling behorende bijlage 1 opgenomen procedure.

C

Artikel 10 wordt gewijzigd als volgt:

a. In het eerste lid, onder a, wordt aan onderdeel 1˚, een onderdeel toegevoegd, luidende:

• forfaitaire kosten berekend door toepassing van van overheidswege gehanteerde standaardschalen van eenheidskosten;

b. In het eerste lid, onder a, onderdelen 5˚ en 6˚, wordt na de komma en voor de zinsnede ‘de objectief aangetoonde marktwaarde,’ ingevoegd: gebaseerd op.

D

Onder vernummering van het derde tot en met vijfde lid tot vierde tot en met zesde lid wordt in artikel 13 een derde lid ingevoegd, luidende:

• 3. Vooruitlopend op de vaststelling van de vergoeding, bedoeld in het tweede lid, wordt met ingang van 1 januari 2012 tot en met 31 december 2015 jaarlijks in januari een voorschot verleend van 25 procent van het saldo dat resteert na vermindering van 87,5 procent van het bedrag, genoemd in het vierde lid, met het totale tot en met 31 december 2011 als vergoeding betaalde bedrag.

ARTIKEL II

In artikel 7, eerste lid, onder e, van de Regeling EFRO doelstelling 3 programmaperiode 2007–2013 wordt na ‘prioriteit 1’ ingevoegd: , prioriteit 4.

ARTIKEL III

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatcourant waarin het wordt geplaatst, met uitzondering van artikel I, onderdeel D, dat met ingang van 1 januari 2012 in werking treedt.

Deze regeling zal met de toelichting en de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 26 oktober 2011

De Staatssecretaris van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie,

H. Bleker.

BIJLAGE, BEDOELD IN ARTIKEL 9A VAN DE REGELING EFRO DOESTELLING 2 PROGRAMMAPERIODE 2007–2013

Procedures voor authentiek gewaarmerkte versies van originele bewijsstukken en digitale bewijsstukken

In het kader van de verantwoording dient de subsidieontvanger de kosten te onderbouwen met originele bewijsstukken. Artikel 19 van de Uitvoeringsverordening maakt het mogelijk om gewaarmerkte kopieën of volledig digitale documenten te accepteren als bewijsstuk. Hiertoe moet door de lidstaat een waarmerkingsprocedure voor de vaststelling van de authenticiteit worden opgesteld.

De Europese Commissie accepteert op basis van bovengenoemd artikel ten minste de volgende documenten als bewijsstukken:

• a. fotokopieën van originelen;

• b. microfiches van originelen;

• c. elektronische versies van originelen;

• d. documenten die uitsluitend in elektronische versie bestaan, mits de gebruikte computersystemen voldoen aan aanvaarde beveiligingsnormen die waarborgen dat de bewaarde documenten voldoen aan de eraan te stellen wettelijke eisen en dat bij controles op deze documenten kan worden gesteund.

Hieronder vindt u de procedures om deze stukken te kunnen gebruiken als geaccepteerde bewijsstukken in het kader van de EFRO-administratie. Niet vergeten mag worden dat ook voor deze bewijsstukken de bewaarplicht van bewijsstukken van toepassing is (artikel 90 van de Kaderverordening). De subsidieontvanger dient derhalve te waarborgen dat ook deze bewijsstukken daaraan zullen voldoen.

Procedure voor het waarmerken van geconverteerde documenten (onderdelen a en b)

De Belastingdienst spreekt van conversie van gegevens op het moment dat gegevens vanaf de originele gegevensdrager worden overgezet naar een andere gegevensdrager. In de opsomming van de Europese Commissie (artikel 19 van Verordening (EG) 1828/2006) gaat het dan om de onderdelen a en b: fotokopieën van originelen, microfiches van originelen. Deze procedure kan bijvoorbeeld worden toegepast indien het project een samenwerkingsverband betreft en de penvoerder - het aanspreekpunt c.q. de eerstverantwoordelijke namens alle projectpartners - alle bewijsstukken wil of dient over te leggen.

U kunt deze geconverteerde gegevens onder voorwaarden gebruiken als bewijsstukken ter onderbouwing van de EFRO-administratie. Als dit op de juiste wijze gebeurt, is het, in het kader van de EFRO-verantwoording, niet meer noodzakelijk de bewijsstukken op de originele gegevensdrager over te leggen. Het geconverteerde bewijsstuk mag na conversie niet meer gewijzigd kunnen worden.

Voorwaarde hierbij is dat het document dat naar een nieuwe gegevensdrager wordt geconverteerd, vóór conversie wordt gewaarmerkt door de begunstigde c.q. de eigenaar van het document. Dit wordt als volgt bewerkstelligd: de betrokken functionaris zet op het origineel, voordat het wordt geconverteerd, een waarmerk door (1.) een handtekening, (2.) de datum van waarmerking en (3.) de mededeling dat het gaat om waarmerking ten behoeve van EFRO¹. Vervolgens is dat waarmerk ook zichtbaar op het geconverteerde document.

Procedure voor elektronische versies van originelen (onderdeel c)

In Nederland is de praktijk steeds vaker dat bij binnenkomst een document direct wordt gescand en met de gescande versie het verdere traject wordt doorlopen. In dat geval dient de betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van het omzettingsproces en van de elektronische versies te worden gewaarborgd. Het is aan de subsidieontvanger om aan te tonen dat het scanproces en het verdere verloop c.q. de verdere procesgang binnen de organisatie daaraan kan voldoen.

Indien de verdere procesgang volkomen elektronisch geschiedt, moet de subsidieontvanger kunnen aantonen dat:

• de originelen volgens een standaard procedure worden omgezet;

• de functiescheiding binnen het systeem wordt gewaarborgd en

• beoordelingen en vaststellingen door daartoe gerechtigden niet meer te wijzigen zijn.

Indien de verdere procesgang overeenkomt met die van een papieren bewijsstuk (de verdere afhandeling geschiedt met een print van de scan, welke aan het einde weer wordt gescand), moet de subsidieontvanger kunnen aantonen dat:

• documenten volgens een standaard procedure worden omgezet en

• het verdere verloop c.q. afhandeling blijkt uit de verschillende en/of laatste versie van de scans.

Procedure voor het bewaren van stukken die uitsluitend in elektronische versie bestaan (onderdeel d)

Indien een subsidieontvanger gebruik maakt van elektronische documenten waarvan uitsluitend een elektronische versie bestaat, dienen de geautomatiseerde systemen voorzien te zijn van beheers- en beveiligingsmaatregelen die de betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens waarborgen. Het is aan de subsidieontvanger om dit aan te tonen. Hierbij kan worden aangesloten op de voorschriften die de Belastingdienst stelt aan digitale administraties. Voor een tweetal veel voorkomende situaties zijn de voorschriften hieronder uitgewerkt.

• 1. Digitale urenadministratie

  Om aan de eisen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens te kunnen voldoen moet de subsidieontvanger kunnen aantonen dat:

  • de functiescheiding binnen het systeem wordt gewaarborgd;

  • de tijdigheid binnen het systeem wordt gewaarborgd;

  • vaststellingen na accorderen door de leidinggevende niet meer te wijzigen zijn.

    Het is aan de subsidieontvanger om dit aan te tonen.

• 2. Facturen die digitaal worden ontvangen

  Om aan de eisen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens te kunnen voldoen kan de subsidieontvanger via de onderlinge relatie met andere documenten (zoals een offerte, opdracht en betaalbewijs) aantonen dat de voor de controle kan worden gesteund op de digitale factuur.

TOELICHTING

1. Algemeen

Deze regeling wijzigt de Regeling EFRO doelstelling 2 programmaperiode 2007–2013 en de Regeling EFRO doelstelling 3 programmaperiode 2007–2013. De regeling strekt tot vereenvoudiging van de administratieve verplichtingen uit hoofde van de Regeling EFRO doelstelling 2 programmaperiode 2007–2013 en tot toevoeging aan de Regeling EFRO doelstelling 3 programmaperiode 2007–2013 van een prioriteit als gevolg waarvan een ruimer scala aan projecten voor subsidie in aanmerking kan worden gebracht.

In de EFRO-verordening, zoals gewijzigd door Verordening nr. 397/2009, is in artikel 7, vierde lid, onderdeel ii, de volgende wijze van kostenberekening opgenomen: ‘forfaitaire kosten berekend door toepassing van door de lidstaten vastgestelde standaardschalen van eenheidskosten’, ook genoemd Standard Unit Costs (SUC’s). Deze wijziging van de verordening opent de mogelijkheid om voor delen of voor een geheel van een project gebruik te maken van standaardschalen van eenheidskosten, mits de subsidieontvanger voldoet aan de administratieve verplichtingen van artikel 9, eerste lid, van de regeling. Bij deze regeling is daarom het gebruik van SUC’s bij loonkosten als optie toegevoegd. Bij toepassing van SUC’s kunnen in individuele gevallen meer en minder kosten worden opgevoerd dan daadwerkelijk door de subsidieontvanger zijn gemaakt.

Voor de administratievoorschriften voor EFRO aangehaakt bij de inmiddels door de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid voor ESF-projecten vastgestelde, vereenvoudigde procedure voor waarmerking van overeenstemming met de originelen van op andere gegevensdragers bewaarde bewijsstukken.

Ten slotte is het vereiste van instandhouding van projecten voor het MKB verkort en is de uitbetaling van de rijkscofinanciering aangevuld met een voorschotregeling.

2. Instandhoudingsvereiste

Artikel 57, eerste lid, van de Kaderverordening beoogt het duurzame karakter van projecten te garanderen en te voorkomen dat middelen uit de structuurfondsen worden gebruikt voor het creëren van onrechtmatig voordeel. Investeringen moeten over een voldoende lange periode kunnen worden afgeschreven. Daarom is bepaald dat het met EFRO-subsidie tot stand gebrachte project gedurende ten minste vijf jaar behouden moet blijven. In de regeling is gebruik gemaakt van de mogelijkheid die de verordening biedt om deze instandhoudingsverplichting voor MKB-ondernemers te verkorten tot drie jaar.

3. Invoering waarmerkprocedure

Ter uitvoering van artikel 19 van de Uitvoeringsverordening heeft de Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid bij regeling van 26 november 2010 tot wijziging van de Subsidieregeling ESF 2007–2013 (herzien) de procedure voor authentiek gewaarmerkte versies van originele bewijsstukken en digitale bewijsstukken vastgesteld. Deze regeling beschrijft de procedures waarmee kopieën van originele documenten kunnen worden gewaarmerkt en de procedures en voorwaarden voor het werken met digitale documenten en administraties. Ter beperking van administratieve lasten wordt voor EFRO bij deze procedure aangesloten. De procedures kunnen per direct worden toegepast.

4. Standard Unit Costs

In de EFRO-verordening is in artikel 7, vierde lid, onderdeel ii, de volgende methode van kostenberekening opgenomen: ‘forfaitaire kosten berekend door toepassing van door de lidstaten vastgestelde standaardschalen van eenheidskosten’. De Kamers van Koophandel kennen jaarlijks vastgestelde tarieven voor de berekening van kosten van door hen verrichte werkzaamheden en geleverde diensten. Ook de Rijksoverheid maakt gebruik van dergelijke vaste tarieven, zie de in het Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid (Hafir) opgenomen Handleiding Overheidstarieven. Door het ontbreken van een SUC’s-bepaling in de regeling was het voor die instanties echter niet mogelijk om die tarieven te hanteren voor EFRO-projecten. Door toevoeging van deze optie in artikel 10 kunnen projectuitvoerders die SUC’s hebben, deze tarieven nu ook bij EFRO-projecten toepassen.

5. Uitbetaling van de rijkscofinanciering

Artikel 13 is aangevuld met een bepaling die voorziet in de uitbetaling van voorschotten in vier gelijke termijnen.

6. Wijziging doelstelling 3-regeling

De Regeling EFRO doelstelling 3 programmaperiode 2007–2013 maakt het cofinancieren mogelijk van projecten die van innovatief economisch belang zijn. De regeling bleek een onnodige en onwenselijke beperking te bevatten. Projecten die van innovatief economisch belang zijn bevinden zich even goed onder prioriteit 1 als onder prioriteit 4. Voor prioriteit 1 bevatte de regeling de vereiste grondslag, voor prioriteit 4 echter niet. Deze omissie is nu hersteld.

7. Administratieve lasten

Een belangrijk beleidsdoel is verlichting van administratieve lasten. Als gevolg van de bij deze regeling ingevoerde wijzigingen in de Regeling EFRO doelstelling 2 programmaperiode 2007–2013 zullen de administratieve lasten van zowel de subsidieontvangers als van de bij de uitvoering betrokken autoriteiten afnemen.

Door de mogelijkheid van SUC’s op te nemen, kunnen bepaalde subsidieontvangers hun loonkosten, al dan niet inclusief overhead, eenvoudiger verantwoorden, omdat de loonstaten van de projectmedewerkers respectievelijk de bewijsstukken van die overhead, niet meer overgelegd dienen te worden. Het voordeel voor alle bij de uitvoering van de regeling betrokken autoriteiten is, dat zij minder hoeven te controleren

Door de toepassing van de SUC’s dalen de administratieve lasten bij de subsidieontvangers met € 144.000. Dit resulteert in een totaal aan administratieve lasten voor subsidieontvangers van ruim € 18,6 mln. Op een totaal subsidiebudget van ruim € 1,7 mld. blijven de administratieve lasten afgerond 1%.

De wijziging van de Regeling EFRO doelstelling 3 programmaperiode 2007–2013 heeft geen invloed op de administratieve lasten.

8. Onmiddellijke werking

Gebruikelijk is om wijzigingen van subsidieregelgeving in te laten gaan voor nieuwe aanvragen om subsidie. Bij deze wijziging is daar bewust niet voor gekozen nu de wijzigingen strekken tot verruiming van de mogelijkheden. Tegen onmiddellijke werking bestaat dan geen bezwaar omdat de wijziging aanspraken zoals die zijn neergelegd in bestaande subsidiebeschikkingen inhoudelijk onverlet laat. Aanvragen die op het moment van inwerkingtreding van deze regeling nog ter behandeling voorliggen kunnen zodanig worden aangepast dat nog geprofiteerd kan worden van de verruimde mogelijkheden.

Op grond van artikel 4:46, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht stelt het bestuursorgaan, indien een beschikking tot subsidieverlening is gegeven, de subsidie vast overeenkomstig de subsidieverlening. De door de subsidieverleningbeschikking ontstane aanspraak op financiële middelen wordt door de vaststellingsbeschikking onvoorwaardelijk. De door deze regeling doorgevoerde wijzigingen hebben dan ook geen zelfstandige betekenis voor de (aanvraag tot) vaststelling van bij de inwerkingtreding van de regeling reeds verleende subsidies. Wel kunnen bij de aanvragen om vaststelling deze verruimingen worden toegepast.

Van het beleid inzake Vaste Verandermomenten (VVM) is afgeweken vanwege uitzonderingsgrond 1: doelgroepen zijn gebaat met spoedige inwerkingtreding.

De Staatssecretaris van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie,

H. Bleker.

---

1 Voorzover dat niet al duidelijk blijkt.