Regeling van de Minister van Infrastructuur en Milieu, van 25 oktober 2011, nr. IENM/BSK-2011/143692, houdende regels met betrekking tot de periodieke controle basisregistraties adressen en gebouwen (Regeling periodieke controle basisregistraties adressen en gebouwen)

De Minister van Infrastructuur en Milieu,

Gelet op de artikelen 42, vierde lid, en 43, derde lid, van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen;

Besluit:

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

controle:

controle als bedoeld in artikel 42, eerste lid, van de wet;

controle-instelling:

bedrijf dat de controle, bedoeld in artikel 42, eerste lid, van de wet, uitvoert;

controleprotocol:

inspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet basisregistraties adressen en gebouwen, zoals gepubliceerd op www.bag.vrom.nl;

minister:

Minister van Infrastructuur en Milieu;

Raad voor Accreditatie:

Stichting Raad voor Accreditatie te Utrecht;

wet:

Wet basisregistraties adressen en gebouwen.

HOOFDSTUK 2. DE PERIODIEKE CONTROLE

Artikel 2

De controle-instelling beschikt over een accreditatie voor de uitvoering van de controle, bedoeld in artikel 42, eerste lid, van de wet, die is afgegeven op basis van NEN-EN-ISO/IEC 17020:2004 door de Raad voor Accreditatie of een andere accreditatie-instelling die erkend is in een lidstaat van de Europese Unie.

Artikel 3

De controle wordt uitgevoerd overeenkomstig het controleprotocol dat voldoet aan NEN-EN-ISO/IEC 17020:2004.

Artikel 4

De controle-instelling voert zelf de controle feitelijk uit.

Artikel 5

• 1. De resultaten van de controle worden neergelegd in een controlerapport.

• 2. Het controlerapport behandelt ten minste de bevindingen ten aanzien van de volgende onderdelen:

  • a. de kwaliteit van de in de basisregistraties adressen en gebouwen ingeschreven brondocumenten en opgenomen gegevens;

  • b. de kwaliteit van de processen ter uitvoering van het bij of krachtens de wet bepaalde;

  • c. de conformiteit en de continuïteit van het informatiesysteem.

• 3. Het controlerapport wordt opgesteld overeenkomstig de in het controleprotocol voorgeschreven vorm.

Artikel 6

• 1. Uiterlijk twee maanden na de controle wordt een concept van het controlerapport gezonden aan burgemeester en wethouders.

• 2. Burgemeester en wethouders worden in de gelegenheid gesteld om het concept van het controlerapport met de controle-instelling te bespreken.

• 3. Het controlerapport wordt uiterlijk drie maanden na de controle door de controle-instelling vastgesteld en aan burgemeester en wethouders gezonden.

• 4. Burgemeester en wethouders geven uitvoering aan de verplichting, bedoeld in artikel 42, tweede lid, van de wet, door binnen één maand na ontvangst van het controlerapport aan de minister een afschrift van het controlerapport te zenden.

Artikel 7

• 1. De vergoeding, bedoeld in artikel 42, vierde lid, onder b, van de wet bedraagt € 5.000,– per gehouden controle.

• 2. De vergoeding wordt aan de gemeente op verzoek uitbetaald na ontvangst van het afschrift van het controlerapport door de minister.

HOOFDSTUK 3. DE HERNIEUWDE CONTROLE

Artikel 8

• 1. De termijn voor uitvoering van de hernieuwde controle, bedoeld in artikel 43, eerste lid, van de wet, vangt aan op het moment dat het controlerapport door de controle-instelling is vastgesteld dan wel op het tijdstip dat deze op grond van artikel 6, derde lid, uiterlijk had moeten zijn vastgesteld.

• 2. Op de hernieuwde controle zijn de artikelen 3, 5, eerste en derde lid, en 6 van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat de hernieuwde controle respectievelijk het daarover vast te stellen controlerapport alleen betrekking heeft op de onderdelen, bedoeld in artikel 5, tweede lid, die bij de controle niet voldeden aan de eisen.

HOOFDSTUK 4. SLOTBEPALINGEN

Artikel 9

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2012.

Artikel 10

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling periodieke controle basisregistraties adressen en gebouwen.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 25 oktober 2011

De Minister van Infrastructuur en Milieu,

M.H. Schultz van Haegen-Maas Geesteranus.

TOELICHTING

1. Algemeen

Ten behoeve van de kwaliteitsborging van de basisregistraties adressen en gebouwen voorziet de Wet basisregistraties adressen en gebouwen (hierna: de wet) in een periodieke controle op de kwaliteit van het beheer van die basisregistraties door burgemeester en wethouders. Artikel 42, eerste lid, van de wet regelt in dat verband de verplichting voor gemeenten om eens per drie jaar de uitvoering van het bij of krachtens de wet bepaalde te laten controleren. In het Besluit basisregistraties adressen en gebouwen is nader geregeld op welke elementen die controle betrekking heeft. De wijze van uitvoering van de controle, waaronder de eisen die worden gesteld aan bedrijven die in aanmerking komen om de controle te verrichten en de vergoeding van kosten van de controle, wordt op grond van artikel 42, vierde lid, van de wet geregeld bij ministeriële regeling. Op basis van artikel 43, derde lid, van de wet worden bij ministeriële regeling eveneens regels gegeven omtrent de wijze van uitvoering van een hernieuwde controle, waartoe burgemeester en wethouders gehouden kunnen zijn op basis van artikel 43, eerste lid, van de wet. De onderhavige regeling geeft op deze onderdelen nadere uitwerking aan de controle op de basisregistraties adressen en gebouwen.

De verplichting voor burgemeester en wethouders om de controle op de basisregistraties adressen en gebouwen eens per drie jaar te laten uitvoeren, treedt in werking op 1 januari 2012. Gelet op deze datum van inwerkingtreding dienen alle gemeenten er zorg voor te dragen dat de controle voor 31 december 2014 is afgerond en dat een controlerapport in afschrift aan de minister is toegezonden. Om de uitvoering van de controles in de cyclus 2012–2014 voor de meer dan 400 gemeenten te stroomlijnen is een indicatieve planning opgesteld in het overleg tussen bronhouders, de beheerder van de landelijke voorziening en de afnemers, bedoeld in de artikelen 29 en 30 van de wet. Deze planning gaat ervan uit dat alle gemeenten hun controle laten uitvoeren in een kwartaal liggend tussen 1 juli 2012 en 31 december 2014. De gegeven planning biedt alle gemeenten voldoende gelegenheid voor een goede voorbereiding op de controle.

De onderhavige regeling heeft geen gevolgen voor de administratieve lasten en inhoudelijke nalevingkosten. Voor de kosten die gemeenten moeten maken voor het laten uitvoeren van de periodieke controle ontvangen de gemeenten een vergoeding. De hoogte van de vergoeding is gebaseerd op de verwachte kosten van een controle.

2. Artikelsgewijs

Artikel 2

Om te waarborgen dat de controle op de basisregistraties adressen en gebouwen wordt uitgevoerd door bedrijven die daarvoor voldoende gekwalificeerd zijn, voorziet artikel 42, vierde lid, onder c, van de wet in het stellen van kwaliteitseisen bij ministeriële regeling. Artikel 2 van de onderhavige regeling bepaalt dat gemeenten een opdracht voor controle op hun basisregistraties adressen en gebouwen alleen kunnen verlenen aan een bedrijf dat beschikt over een accreditatie voor het uitvoeren van een zodanige controle. Een zodanige accreditatie wordt afgegeven overeenkomstig de NEN-EN-ISO/IEC 17020:2004 door de Raad voor Accreditatie of een andere erkende accreditatie-instelling in een lidstaat van de Europese Unie. Met de accreditatie toont een bedrijf aan dat het onder meer voldoet aan de voor het uitvoeren van de controle vereiste onafhankelijkheid en inhoudelijke deskundigheid met betrekking tot de basisregistraties adressen en gebouwen.

De Raad voor Accreditatie publiceert de uitgifte van accreditaties voor controle op de basisregistraties adressen en gebouwen op de gebruikelijke wijze op de website van de raad.

Artikel 3

Voor de uitvoering van de controle op de basisregistraties adressen en gebouwen is een handboek opgesteld: het inspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet basisregistraties adressen en gebouwen (hierna: het controleprotocol). Het controleprotocol is in consensus tot stand gekomen in een samenwerkingsverband tussen de betrokkenen bij de basisregistraties adressen en gebouwen, te weten de bronhouders en de afnemers van de basisregistraties en de beheerder van de landelijke voorziening. Het controleprotocol beschrijft de wijze waarop de controle op de in artikel 13 van het Besluit basisregistraties adressen en gebouwen opgenomen onderdelen, wordt uitgevoerd. Om te kunnen beoordelen of de basisregistraties adressen en gebouwen en de gemeentelijke processen aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen voldoen, bevat het controleprotocol een lijst van verificatiepunten. De verificatiepunten hebben de vorm van concrete vragen. Ten behoeve van het vaststellen van verificatiepunten is vastgesteld wat mogelijke oorzaken kunnen zijn waardoor een gemeente niet zou voldoen aan de bij of krachtens de wet gestelde kwaliteitseisen. De beantwoording op de verificatiepunten door de controle-instelling geeft vervolgens inzicht in de mate waarin deze mogelijke oorzaken kunnen voorkomen en of daarmee het resultaat wordt behaald om aan de gestelde eisen te voldoen. Gelet op de functie van het controleprotocol – stroomlijnen van de uitvoering van de controle zodat de toets of aan de wettelijke eisen wordt voldaan voor alle gemeenten op dezelfde wijze verloopt en eenduidige resultaten worden verkregen – is toepassing van het protocol bij de uitvoering van een controle op de basisregistraties adressen en gebouwen niet vrijwillig. De controle-instellingen zijn derhalve verplicht om dit controleprotocol bij hun werkzaamheden te hanteren.

Via publicatie op www.bag.vrom.nl is het controleprotocol gratis beschikbaar zodat de inhoud voor eenieder voldoende kenbaar is. De versie zoals die op www.bag.vrom.nl is gepubliceerd, is steeds de versie die door de controle-instellingen dient te worden gehanteerd. Dit is met name van belang gelet op mogelijke wijzigingen die het controleprotocol in de loop van de tijd kan ondergaan. Voor de duidelijkheid wordt daarbij opgemerkt dat wijzigingen alleen betrekking kunnen hebben op de wijze waarop een controle wordt uitgevoerd en dat de elementen van de controle daarbij onveranderd blijven. Op de website zal steeds de laatste, en daarmee juiste, versie van het controleprotocol worden gepubliceerd.

Het controleprotocol wordt beheerd door de Stichting Nederlands Normalisatie-instituut (NEN). Voorstellen tot wijziging van het controleprotocol op basis van praktijkervaringen met de controle kunnen worden ingebracht door een toetsingscommissie waarin de controle-instellingen zijn vertegenwoordigd. Een college van deskundigen, samengesteld uit de vertegenwoordigers van de belanghebbende partijen bij de controle – gemeenten, het overleg bedoeld in de artikelen 29 en 30 van de wet, de afnemers van de basisregistraties adressen en gebouwen en het Ministerie van Infrastructuur en Milieu – kunnen wijzigingen doorvoeren en stellen het controleprotocol vast. Het overleg tussen bronhouders, de beheerder van de landelijke voorziening en afnemers, bedoeld in de artikelen 29 en 30 van de wet, heeft in het kader van het beheer en de vaststelling van het controleprotocol een zwaarwegende rol. Het controleprotocol wordt door de Raad voor Accreditatie getoetst op conformiteit met NEN-EN-ISO/IEC 17020:2004. Doordat het controleprotocol te allen tijde aan NEN-EN-ISO/IEC 17020:2004 dient te voldoen, is gewaarborgd – ook na een eventuele actualisering – dat de systematiek van de uitvoering van de controle en de kwaliteit van de controle ongewijzigd zijn.

Door de periodieke controle op de gemeentelijke registratie op deze wijze vorm te geven, wordt de in de markt aanwezige deskundigheid optimaal benut en worden waarborgen voor zorgvuldigheid gegeven. In dit verband wordt nog opgemerkt dat het protocol tevens een voorziening kent voor gevallen waarin een gemeente belangrijke bezwaren heeft tegen de wijze waarop een controle bij haar is uitgevoerd.

Om redenen van deskundigheid en zorgvuldigheid is niet gekozen voor gedetailleerde regeling in de ministeriële regeling. Dit zou voor de praktijk geen meerwaarde bieden, maar zou anderzijds wel verstarrend kunnen werken.

Artikel 4

De controle-instellingen die onder accreditatie hun werkzaamheden voor de controle op de basisregistraties adressen en gebouwen uitvoeren, dienen die werkzaamheden geheel en al in eigen beheer uit te voeren. Wanneer een geaccrediteerde instelling voor de uitvoering van een controle bij een gemeente deskundigheid van een derde wenst in te schakelen, is dit onder NEN-EN-ISO/IEC 17020:2004 onder voorwaarden echter mogelijk. Het is niet toegestaan dat controle-instellingen onder algemene condities samenwerkingsverbanden aangaan met derde-rechtspersonen teneinde voor de uitvoering van de controle bij gemeenten extra deskundigheid in te roepen. De in dit artikel gestelde eis dat een controle-instelling zelf de controle bij een gemeente dient uit te voeren, impliceert dat wanneer externe deskundigheid nodig is deze per controle en op persoonlijke titel aangetrokken kan worden. Deze derde deskundige functioneert in dat geval bij de controle als eigen personeel van de controle-instelling onder de gebruikelijke arbeidsvoorwaarden en onafhankelijkheidsvereisten.

Artikel 5

Na afronding van de controle stelt de controle-instelling een rapport op dat de resultaten van de controle weergeeft. Het model voor de rapportage is gestandaardiseerd en afgestemd op de onderdelen die op grond van artikel 13 van het Besluit basisregistraties adressen en gebouwen in de controle aan de orde komen.

Artikel 6

Dit artikel geeft een tijdsframe voor het opstellen van het rapport waarmee de controle wordt afgerond. Voordat de controle-instelling met het eindrapport komt, wordt de gemeente in de gelegenheid gesteld om op het concept van het rapport te reageren. De controle-instelling dient het rapport uiterlijk drie maanden na het afronden van de controle aan burgemeester en wethouders toe te zenden. Burgemeester en wethouders dienen op hun beurt binnen een maand na ontvangst van het controlerapport een afschrift van het rapport aan de Minister van Infrastructuur en Milieu toe te zenden. De door de Minister in afschrift ontvangen rapporten zullen op grond van artikel 42, tweede lid, van de wet openbaar worden gemaakt. Er zal in worden voorzien dat de rapporten integraal op de website van het ministerie worden gepubliceerd.

Artikel 7

De vergoeding voor een gehouden controle is bepaald op € 5.000,–. Deze vergoeding geldt in elk geval voor de controles die in de eerste cyclus van 2012–2014 worden uitgevoerd. Bij de toezending van het afschrift van het controlerapport aan de minister kan de gemeente een verzoek indienen voor het uitkeren van de vergoeding.

Artikel 8

Op grond van artikel 43, eerste lid, van de wet, zijn burgemeester en wethouders gehouden om een hernieuwde controle uit te laten voeren, indien uit de resultaten van de eerdere controle onverhoopt zou blijken dat de basisregistraties adressen en gebouwen of de daarmee verband houdende gemeentelijke processen op onderdelen niet voldoen aan de wettelijke eisen. Een hernieuwde controle dient te worden uitgevoerd binnen een termijn van een jaar na het moment dat de controle-instelling het resultaat van de eerdere controle definitief heeft vastgesteld in een controlerapport. De vaststelling van de definitieve versie van het controlerapport vindt uiterlijk drie maanden na de afronding van de reguliere controle plaats. De hernieuwde controle ziet alleen op de onderdelen waarvoor de gemeente in de eerdere controle niet is geslaagd. Als onderdeel wordt in dit verband aangemerkt een onderdeel van het controlerapport, bedoeld in artikel 5, tweede lid. Dat wil zeggen dat de hernieuwde controle zich kan richten op alleen de inhoudelijke kwaliteit van de basisregistraties adressen en gebouwen, op de registratieprocessen binnen de gemeente, op de informatiehuishouding van de basisregistraties adressen en gebouwen, of op een combinatie van deze onderdelen. De hernieuwde controle vindt plaats aan de hand van hetzelfde controleprotocol dat wordt gehanteerd bij het uitvoeren van de reguliere controle. Voor de rapportage over de hernieuwde controle gelden tevens dezelfde procedures en termijnen als die van toepassing zijn op de reguliere controle. Een hernieuwde controle komt volledig voor rekening van de gemeente.

Artikel 9

De onderhavige regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2012. Hiermee wordt aangesloten bij de vaste inwerkingtredingsdata van het kabinetsbeleid inzake Vaste Verandermomenten. Op grond van de Code Interbestuurlijke Verhoudingen geldt dat voor regelgeving met directe relevantie voor medeoverheden een invoeringstermijn wordt gehanteerd van minimaal drie maanden. De bekendmaking van de onderhavige regeling geschiedt echter minder dan drie maanden voor de datum van inwerkingtreding. De inhoud van het controleprotocol is echter reeds bekend bij gemeenten en het laten uitvoeren van de controle brengt voor gemeenten geen bijzondere lasten mee. De voor de uitvoering van de controles gehanteerde planning biedt de gemeenten voldoende gelegenheid tot het verlenen van een opdracht aan een controle-instelling.

De Minister van Infrastructuur en Milieu,

M.H. Schultz van Haegen-Maas Geesteranus.