Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 30 juni 2011, nr. WJZ/293289 (2764), houdende wijziging van de Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC in verband met eisen aan de wijze van inrichting van de leerlingenadministratie

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 6, tweede lid, van het Besluit bekostiging WPO en artikel 5, tweede lid, van het Besluit bekostiging WEC;

Besluit:

ARTIKEL I. WIJZIGING REGELING STRUCTURELE GEGEVENSLEVERING WPO/WEC

De Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC wordt gewijzigd als volgt:

A

Na artikel 4 wordt een artikel ingevoegd, luidende:

Artikel 4a. Inzage leerlingenadministratie

In geval van een steekproefsgewijze controle door of namens de Minister geeft het bevoegd gezag inzage in de in bijlage 5 genoemde gegevens van leerlingen en hun ouders op basis waarvan de hoogte van de bekostiging is vastgesteld.

B

Na bijlage 4 wordt een bijlage toegevoegd, luidende overeenkomstig de bijlage bij deze regeling.

ARTIKEL II. INWERKINGTREDING

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 augustus 2011.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart.

BIJLAGE 5 BIJ DE REGELING STRUCTURELE GEGEVENSLEVERING WPO/WEC

Inrichting van de leerlingenadministratie

De leerlingenadministratie omvat per leerling de volgende gegevens:

• persoonsgegevens van de leerling, waaronder het persoonsgebonden nummer, inclusief alle mutaties;

• gegevens die nodig zijn om het leerlinggewicht vast te stellen;

• het leerlinggewicht van de leerling;

• de registratie van het verzuim.

Daartoe zijn vanaf het moment van inschrijving in de leerlingenadministratie de volgende documenten opgenomen:

1. Inschrijving

Voor iedere leerling:

• een volledig ingevuld en door de ouder(s) of verzorger(s) ondertekend inschrijfformulier.

Indien van toepassing:

• een bewijs van uitschrijving van de vorige school als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onderdeel a, van het Besluit bekostiging WPO, respectievelijk artikel 6, eerste lid, onderdeel a, van het Besluit bekostiging WEC;

• een verklaring als bedoeld in artikel 7, eerste lid onder b, van het Besluit bekostiging WPO respectievelijk artikel 6, eerste lid, onderdeel b of c, van het Besluit bekostiging WEC met betrekking tot het in de periode van 6 maanden voorafgaand aan de inschrijving niet eerder op een andere school, of een school of instelling voor ander onderwijs ingeschreven staan van de leerling. Een aparte verklaring is niet nodig wanneer de betreffende gegevens zijn opgenomen op het inschrijfformulier;

• een kopie van het bericht van inschrijving, bedoeld in artikel 7, derde lid, van het Besluit bekostiging WPO respectievelijk artikel 6, derde lid, van het Besluit bekostiging WEC, zoals gezonden aan de vorige school;

• een volledig ingevulde en door de ouder(s) of verzorger(s) ondertekende ouderverklaring waaruit duidelijk het opleidingsniveau van de ouder(s) of verzorger(s) blijkt. Op basis van deze opleidingsgegevens stelt de school het leerlinggewicht, bedoeld in artikel 27, eerste lid, van het Besluit bekostiging WPO vast. Een aparte ouderverklaring is niet nodig wanneer de betreffende opleidingsgegevens zijn opgenomen op het inschrijfformulier.

Voorbeelden van een inschrijfformulier en een ouderverklaring zijn beschikbaar op de website van DUO.

2. Uitschrijving

• Een kopie van het bewijs van uitschrijving, bedoeld in artikel 8, eerste lid, van het Besluit bekostiging WPO en artikel 7, eerste lid, van het Besluit bekostiging WEC;

• indien van toepassing het bericht van inschrijving, bedoeld in artikel 8, tweede lid, van het Besluit bekostiging WPO en artikel 7, tweede lid, van het Besluit bekostiging WEC, zoals ontvangen van de volgende school.

3. Verzuimregistratie

• De verzuimregistratie per leerling;

• kennisgevingen aan burgemeester en wethouders van verzuim zonder geldige reden.

Het verzuim dient per dagdeel geregistreerd te worden en bevat van iedere leerling de volgende gegevens:

• de naam en roepnaam;

• de groep of klas waarin de leerling is geplaatst;

• het ziekteverzuim;

• de afwezigheid anders dan vanwege ziekte;

• of de afwezigheid anders dan vanwege ziekte al dan niet geoorloofd is.

Bewaartermijn:

Voor alle genoemde basisdocumenten geldt een bewaartermijn van vijf jaar na de datum van uitschrijving van de leerling. De documenten mogen eventueel ook in gedigitaliseerde vorm worden opgeslagen. De documenten worden binnen 8 weken na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd (artikel 9 Besluit bekostiging WPO; artikel 8 Besluit bekostiging WEC).

TOELICHTING

Inleiding

Deze wijziging van de Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC geeft invulling aan de in artikel 6, tweede lid, van het Besluit bekostiging WPO en artikel 5, tweede lid, van het Besluit bekostiging WEC opgenomen grondslag tot het stellen van nadere eisen aan de inrichting van de leerlingenadministratie. De wijziging repareert hiermee een hiaat dat blijkt te zijn ontstaan door het intrekken van eerdere regelgeving in het kader van vermindering en vereenvoudiging van regelgeving. Ten behoeve van controles op de rechtmatigheid van de verkregen bekostiging dienen er in de leerlingenadministratie bewijsstukken opgenomen te zijn ter onderbouwing van de door de school aan de minister verstrekte bekostigingsgegevens. De regelgeving hieromtrent bleek niet geheel sluitend.

Algemeen

Op grond van artikel 172 van de Wet op het primair onderwijs (WPO) en artikel 158 van de Wet op de expertisecentra (WEC) dient het bevoegd gezag van een school reeds te beschikken over geordende gegevens die van belang zijn voor de berekening van de hoogte van de bekostiging. Volgens artikel 6, eerste lid, van het Besluit bekostiging WPO en artikel 5, eerste lid, van het Besluit bekostiging WEC draagt de directeur van een school er zorg voor dat een overzichtelijke administratie van de inschrijving, de uitschrijving en het verzuim van de leerlingen op de school beschikbaar is. Daarnaast is in de genoemde artikelen geregeld dat de gegevens van de leerlingen en hun ouders die noodzakelijk zijn voor de berekening van de bekostiging in de leerlingenadministratie opgenomen dienen te zijn.

Dit alles bleek echter onvoldoende basis te zijn om de regelgeving goed te kunnen handhaven. Bij controle op de leerlingentelling bleken scholen de benodigde bewijsvoeringstukken voor de bekostigingsinformatie niet altijd te kunnen overleggen. Bij het ontbreken van gegevens in de leerlingenadministratie moesten scholen in de gelegenheid worden gesteld om de gevraagde informatie alsnog te leveren dan wel opnieuw op te vragen. Het opnieuw opvragen van gegevens bij de ouders van de leerlingen leidt voor scholen tot veel extra lasten.

Deze wijziging van de Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC probeert daar verandering in te brengen door expliciet te bepalen welke gegevens per leerling in de leerlingenadministratie opgenomen dienen te zijn.

Om deze problemen te ondervangen is in de nieuwe bijlage 5 expliciet opgenomen welke documenten er per leerling ter onderbouwing als bewijsmateriaal voor de bekostiging vanaf het moment van inschrijving moeten zijn opgenomen in de leerlingenadministratie. Daarnaast is opgenomen aan welke vereisten de verzuimregistratie dient te voldoen. De gegevens kunnen eventueel ook in gedigitaliseerde vorm in de leerlingenadministratie opgenomen worden.

Met de invoering van het persoonsgebonden nummer slaan alle scholen de gegevens elektronisch op. Voor een deugdelijke controle zijn echter ook basisdocumenten nodig waarop de elektronische leerlingenadministratie gebaseerd is. Deze basisdocumenten moeten op de school worden bewaard.

Met deze regeling wordt vastgelegd welke documenten per leerling in de leerlingenadministratie, zoals die op de school aanwezig moet zijn, opgenomen dienen te zijn. Wat de in- en uitschrijving betreft zijn dat de documenten genoemd in de artikelen 7 en 8 van het Besluit bekostiging WPO respectievelijk de artikelen 6 en 7 van het Besluit bekostiging WEC. De ouderverklaring heeft betrekking op de in artikel 6, eerste lid, van het Besluit bekostiging WPO genoemde gegevens van de leerlingen en hun ouders die noodzakelijk zijn voor de berekening van de bekostiging van personeelslasten. De gegevens van de ouderverklaring zijn nodig voor het vaststellen van het leerlinggewicht, bedoeld in artikel 27, eerste lid, van het Besluit bekostiging WPO. De verzuimregistratie is van belang voor de leerlingentelling, bedoeld in artikel 10 van het Besluit bekostiging WPO en artikel 9 Besluit bekostiging WEC.

Op basis van artikel 164, eerste lid WPO en artikel 146, eerste lid WEC wordt, indien van toepassing, bij het ontbreken in de leerlingenadministratie van een getekende ouderverklaring op grond van die tekortkoming het eventueel ten onrechte toegekende leerlinggewicht direct ingetrokken. Bij een op basis van de tijdens de controle aanwezige documenten foutief vastgesteld leerlinggewicht wordt het leerlinggewicht direct gecorrigeerd. In beide gevallen wordt de bekostiging gecorrigeerd waarbij, passende binnen het beleid dienaangaande, aanvullende sancties mogelijk zijn.

Administratieve lasten

Deze wijziging van de Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC heeft geen gevolgen voor de administratieve lasten van besturen van scholen omdat hij niet tot een nieuwe informatieverplichting leidt. Ook op grond van de oude regelgeving dienden scholen al te beschikken over alle in de nieuwe bijlage genoemde gegevens. Deze zelfde gegevens moeten immers op grond van artikel 2 van de Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC al verstrekt worden. Het geven van inzage in de gegevens in de leerlingenadministratie is daarom geen verzwaring van administratieve lasten. De gegevens waarin inzage wordt gevraagd bij een steekproefsgewijze controle zouden al beschikbaar moeten zijn.

Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 augustus 2011, omdat de bekostiging en dus ook de controles op de rechtmatigheid van de verkregen bekostiging een relatie hebben met het schooljaar. Hiermee wordt afgeweken van de minimale termijn van twee maanden tussen publicatie en inwerkingtreding van regelgeving, in het kader van de ‘vaste verandermomenten’. Omdat deze regeling echter een reparatie van niet geheel eenduidige regelgeving betreft, wordt deze afwijking gerechtvaardigd geacht. De wijzigingsregeling heeft geen ingrijpende inhoudelijke gevolgen voor scholen.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart.