Regeling van de Minister van Justitie van 19 april 2010, nr. DDS-nummer 5646604 inzake de vervanging van papieren door digitale personeelsdossiers (Regeling digitale vervanging personeelsdossiers Ministerie van Justitie 2010)

De Minister van Justitie,

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. selectielijst:

de selectielijst die op 16 augustus 2007 door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Minister van Justitie, kenmerk C/S&A/07/1516 is vastgesteld naar artikel 5, tweede lid onder b van de Archiefwet 1995 (Stcrt. 2007, 225);

b. digitale vervanging:

de vervanging van papieren personeelsdossiers, die op basis van de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, door digitale bestanden;

c. vervangingsbesluit:

een besluit tot digitale vervanging als bedoeld in artikel 7, eerste lid, van de Archiefwet 1995;

d. bewerkersovereenkomst:

een overeenkomst als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens;

e. P-Direkt:

de baten-lastendienst, ingesteld bij besluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Minister van Financiën van 11 februari 2009;

f. beheerorganisatie:

de organisatiedelen die krachtens de Organisatieregeling Ministerie van Justitie 2007 zijn belast met de uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken van het Ministerie van Justitie

Artikel 2. Reikwijdte

• 1. Deze regeling heeft betrekking op de wijze waarop de Minister van Justitie de bevoegdheid uitoefent tot het nemen van een vervangingsbesluit.

• 2. Een vervangingsbesluit heeft uitsluitend betrekking op:

  • a. de personeelsdossiers, genoemd in de selectielijst en waarvan het beheer bij P-Direkt berust;

  • b. de personeelsdossiers, genoemd in de selectielijst en waarvan het beheer aan P-Direkt zal worden overgedragen, en

  • c. de personeelsdossiers die bij P-Direkt zijn beheerd.

• 3. De geldingsduur van een vervangingsbesluit overschrijdt niet de geldingsduur van de selectielijst, vastgesteld krachtens artikel 2, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995.

Artikel 3

• 1. Het nemen van vervangingsbesluiten is opgedragen aan:

  • a. de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal;

  • b. de directeuren-generaal;

  • c. de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding;

  • d. de hoofden van baten-lasten diensten;

  • e. de hoofden van zelfstandige bestuursorganen;

  • f. de hoofden van rechtspersonen met een wettelijke taak;

  • g. de directeur bedrijfsvoering van de Hoge Raad;

  • h. het door het College van procureurs-generaal aan te wijzen lid van dat college;

  voor zover zij gebruik maken van de voorzieningen van P-Direkt en voor zover zij krachtens de Organisatieregeling Ministerie van Justitie 2007 zijn belast met bedrijfsvoeringstaken.

• 2. De Mandaatregeling Ministerie van Justitie 2005 en de daarop gebaseerde mandaatregelingen zijn van overeenkomstige toepassing op het nemen van een vervangingsbesluit.

Artikel 4. Besliscriteria Archiefwet 1995

• 1. Alvorens een vervangingsbesluit te nemen wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van het beheer vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:

  • a. dat onafhankelijk van de omvang, doelgroep of aard van de werkzaamheden wordt aangetoond dat de beheerorganisatie over langere tijd kan functioneren conform de doelstellingen;

  • b. dat er een vaste, omgevingsbewuste beheerorganisatie is, die over deskundige medewerkers beschikt die taken, verantwoordelijkheden en procedures duidelijk heeft vastgelegd;

  • c. dat transparant en expliciet is vastgelegd wat de beheerorganisatie nodig heeft, besluit, ontwikkelt en doet ten behoeve van lange termijn beheer;

  • d. dat de beheerorganisatie in staat is om zijn beheertaken te blijven uitvoeren. De hiervoor benodigde zekerheden moeten in de planning en toetsing zijn betrokken;

  • e. dat de beheerorganisatie alle voor het beheer noodzakelijke zaken heeft vastgelegd. Daarbij moeten onder andere functies, verantwoordelijkheden, looptijden en voorwaarden duidelijk en toegankelijk zijn beschreven.

• 2. Alvorens een vervangingsbesluit te nemen wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van de opname van gedigitaliseerde archiefstukken vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:

  • a. dat er een juiste procedure is voor de opname van het gedigitaliseerde archiefstuk op een wijze als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en geordend op een wijze als bedoeld in artikel 3 van de Archiefwet 1995 onder toevoeging van de variabelen uit de selectielijst;

  • b. dat het gedigitaliseerde archiefstuk is aangepast voor lange termijn bewaring qua vorm, structuur en inhoud;

  • c. dat de beheerorganisatie beschikt over een bewaarstrategie en aantoont te willen inspelen op veranderende inzichten en nieuwe technische mogelijkheden bij de uitvoering van deze strategie;

  • d. dat de beheerorganisatie zaken als de toepassing van migratie, conversie, checksums, kopiëren, gescheiden opslag en procesgeschiedenis heeft vastgelegd als beheersmetadata, zodat de betrouwbaarheid van de opslag kan worden aangetoond en gecontroleerd;

  • e. dat de beheerorganisatie tevoren heeft vastgelegd welke minimumeisen aan metadata door de beheerder archiefbescheiden worden gesteld;

  • f. dat de beheerorganisatie voor het verspreiden van beschikbare gedigitaliseerde stukken regels heeft opgesteld, die recht doen aan de voor de beoogde gebruikersgroep gewenste openbaarheid en toegankelijkheid.

• 3. Alvorens een vervangingsbesluit te nemen wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van het beheer van de digitale en gedigitaliseerde archiefstukken vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:

  • a. dat de beheerorganisatie beschikt over een technische infrastructuur die voldoet aan eisen voor lange termijn beheer;

  • b. dat de beheerorganisatie beschikt over een adequate technologie afgestemd op de eisen van de gebruikersgroep en die voldoet aan eisen voor lange termijn beheer;

  • c. dat de beheerorganisatie beschikt over een informatiebeveiligingsplan dat voldoet aan eisen voor lange termijn beheer.

Artikel 5. Besliscriteria Wet bescherming persoonsgegevens

• 1. Alvorens een vervangingsbesluit te nemen, wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:

  • a. de wijze waarop de persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig de artikelen 6 tot en met 11 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • b. dat een opdracht is verleend en de geheimhouding is geregeld overeenkomstig artikel 12 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • c. dat passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen overeenkomstig artikel 13 van de Wet bescherming persoonsgegevens.

• 2. Alvorens een vervangingsbesluit te nemen, wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens door een bewerker in de zin van de Wet bescheming persooonsgegevens vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:

  • a. dat de bewerker, alsmede een ieder die handelt onder het gezag van de bewerker, handelt overeenkomstig artikel 14, eerste lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • b. dat de verwerking van persoonsgegevens die worden bestreken door het vervangingsbesluit uitsluitend plaatsvindt op grond van een bewerkersovereenkomst tussen de Minister van Justitie in diens hoedanigheid van verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens en de bewerker;

  • c. dat terzake overigens gehandeld is in overeenstemming met artikel 14, vijfde lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens.

• 3. Alvorens een vervangingsbesluit te nemen, wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:

  • a. op welke wijze naar artikel 16 van de Wet bescherming persoonsgegevens gehandeld wordt;

  • b. dat naar artikel 2a van de Archiefwet 1995 gehandeld wordt.

• 4. Alvorens een vervangingsbesluit te nemen, wordt door de in artikel 3, eerste lid, bedoelde ambtenaren vastgesteld en schriftelijk vastgelegd dat een melding conform artikel 27, eerste lid van de Wet bescherming persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.

• 5. Alvorens een vervangingsbesluit te nemen, wordt door de in artikel 3, eerste lid, bedoelde ambtenaren vastgesteld en schriftelijk vastgelegd op welke wijze uitvoering wordt gegeven aan:

  • a. verzoeken van betrokkenen om inzage op grond van artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • b. verzoeken van betrokkenen om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming op grond van artikel 36 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • c. de behandeling van bezwaarschriften, beroepschriften en verzoekschriften als bedoeld in de artikelen 45 tot en met 50 van de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 6. Besliscriteria Algemene wet inzake rijksbelastingen

Alvorens een vervangingsbesluit te nemen, wordt door de in artikel 3, eerste lid, bedoelde ambtenaren ten aanzien van de verwerking van declaraties en vergoedingen vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:

• a. dat de ontvangst van declaratiebescheiden door P-Direkt tot en met de digitalisering en opslag daarvan plaatsvindt overeenkomstig artikel 52, vijfde lid, van de Algemene wet inzake rijksbelastingen;

• b. dat de kwaliteit van de gedigitaliseerde bijgevoegde originele bewijsstukken die verband houden met de vrije vergoedingen en verstrekkingen voldoet aan de algemene eisen die gelden voor kleurrelevante scans als opgenomen in de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden.

Artikel 7. Handboek Substitutie

• 1. Als bijlage bij een vervangingsbesluit wordt een Handboek Substitutie vastgesteld.

• 2. Het Handboek Substitutie bevat de nadere voorschriften met betrekking tot de uitvoering van de artikelen 4, 5 en 6 van deze regeling.

• 3. In het Handboek Substitutie is de vastlegging ingericht op een wijze dat deze tevens kan dienen ter instructie voor de personen die binnen de betreffende organisatie zijn belast met de taken in het vervangingsproces.

• 4. De in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaar wijst voor het onder hem ressorterende organisatieonderdeel een ambtenaar aan, belast met interne controlewerkzaamheden, die zorgdraagt voor de naleving van de regeling.

Artikel 8. Vernietiging

• 1. Van de bevoegdheid de vervangen bescheiden te vernietigen wordt door de in artikel 3, eerste lid, bedoelde ambtenaren geen gebruik gemaakt:

  • a. voor zover naar artikel 2, eerste lid, onder c van het Archiefbesluit 1995 de waarde van het archiefstuk geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm, of het archiefstuk als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische belevingswaarde heeft, of kan gaan vertegenwoordigen;

  • b. voor zover naar artikel 2, eerste lid, onder c van het Archiefbesluit 1995, mede gelet op de selectielijst, sprake is van bijzondere dossiers met inachtneming van de daarin opgenomen criteria als bedoeld in artikel 5, onder e van het Archiefbesluit 1995;

  • c. voor zover naar artikel 2, eerste lid, onder d van het Archiefbesluit 1995, krachtens verdragen, of op grond van wettelijke bepalingen, de archiefstukken in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.

• 2. Van de bevoegdheid de vervangen bescheiden te vernietigen wordt gedurende en tot twee jaar na afloop van procedures geen gebruik gemaakt waar het archiefstukken betreft als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder d, van het Archiefbesluit 1995 en waar recht- en bewijszoekenden gebruik van kunnen of moeten maken.

• 3. Van de bevoegdheid de vervangen bescheiden te vernietigen wordt gedurende maximaal twee jaar geen gebruik gemaakt, waar het archiefstukken betreft waarvan de authenticiteit of integriteit na digitale vervanging niet meer is vast te stellen.

• 4. De vernietiging van de overige archiefbescheiden en de archiefbescheiden als bedoeld in het 3^e lid van dit artikel vindt telkens plaats nadat de interne controle van de betreffende organisatie zich heeft uitgesproken dat de tot op dat moment vervangen archiefbescheiden door steekproeven zijn gecontroleerd en dat de vervanging conform deze regeling heeft plaatsgevonden.

Artikel 9. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 10. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling digitale vervanging personeelsdossiers Ministerie van Justitie 2010.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Justitie,

E.M.H. Hirsch Ballin.

TOELICHTING

Algemeen

Na het kabinetsbesluit tot oprichting van een Shared Service Center HRM voor Personeelsregistratie en Salarisadministratie (P&S) van 4 juli 2003, heeft de rijksbrede vernieuwing van het HRM-stelsel niet stilgestaan.

De baten-lastendienst P-Direkt heeft de zorg voor de digitale en gedigitaliseerde personeelsdossiers op zich genomen. Hiermee heeft P-Direkt langs twee lijnen en in het verlengde van de ministeries zorgtaken waarvoor deze regeling de contouren aangeeft.

Primair omvat deze regeling de wijze waarop naar artikel 7 van de Archiefwet 1995 de vervanging van archiefstukken door een digitale reproductie kan plaatsvinden.

Hierbij is geen sprake van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, waarop de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Stcrt. nr. 21, 30 januari 2008) van toepassing is. Het gaat hier om archiefbescheiden die op grond van de selectielijst in aanmerking komen voor vernietiging op termijn.

Personeelsdossiers hebben – anders dan andere archiefstukken – een bijzonder karakter, aangezien de daarin opgenomen gegevens als persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens moeten worden aangemerkt.

De Minister van Justitie is zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995, verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens en administratieplichtige in de zin van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

Een correcte uitvoering van de taken voortvloeiend uit deze wetten vergt dat een aantal objectieve criteria wordt vastgesteld, met behulp waarvan binnen de organisatie van het Ministerie van Justitie op verantwoorde en zorgvuldige wijze het nemen van een vervangingsbesluit kan worden voorbereid.

De feitelijke uitvoering van deze taken wordt opgedragen aan een aantal in deze regeling genoemde ambtenaren. Deze regeling moet worden aangemerkt als een interne regeling. Derden kunnen aan deze regeling geen rechten ontlenen.

Artikel 7 Archiefwet 1995

Dit artikel geeft de minister als zorgdrager de ruimte tot een besluit te komen archiefbescheiden te vervangen door reproducties. Dat geeft hem vervolgens de gelegenheid bij besluit de originele archiefbescheiden te vernietigen.

De impact hiervan op de organisatie is groot. De digitalisering van de personeelsdossiers is een eerste stap geweest tot modernisering. De daardoor ontstane digitale werkkopie van de personeelsdossiers krijgt door het te nemen besluit de status van volledige reproductie van het origineel. Daarmee heeft de reproductie eenzelfde rechtskracht en waarde als voorheen het papieren dossier. Het bewaren van het papieren dossier is hierdoor niet meer nodig, wat een aanmerkelijk verschil maakt in de beheerslasten en beheerskosten.

Aangezien vanaf het moment van vernietiging van het originele papieren dossier ‘slechts’ wordt beschikt over een digitaal dossier stelt dit relatief hoge eisen aan de toegankelijkheid, bewaring en opslag.

Daaraan wordt binnen deze regeling aandacht besteed en invulling gegeven, in overeenstemming met het doel en de bewaartermijnen. De afweging van de verschillende belangen op grond waarvan kan worden besloten tot vervanging van de originele archiefstukken door reproducties, kan niet zonder meer aan gemandateerden worden overgelaten. De personeelsdossiers in gedigitaliseerde vorm behoren rijksbreed inhoudelijk en kwalitatief op eenzelfde manier te worden opgenomen zodat eenduidige toegang en raadpleging mogelijk is.

Artikel 15 Wet bescherming persoonsgegevens

Dit artikel geeft de minister als verantwoordelijke de zorg voor de naleving van de verplichtingen, waaronder de naleving van de verplichtingen in de eigen organisatie, evenals de naleving daarvan bij bewerkers en subbewerkers. Hoe deze zorg er uit moet zien kan niet zonder meer aan gemandateerden en gemachtigden worden overgelaten, maar vraagt om regulering. Daardoor weten de betrokkenen dat met de op hen betrekking hebbende personeelsdossiers ook in gedigitaliseerde vorm op een controleerbare en in overeenstemming met letter en geest van de Wet bescherming persoonsgegevens wordt omgegaan.

Artikelsgewijs

Artikel 1

In dit artikel zijn de begrippen gedefinieerd. Met betrekking tot de selectielijsten wordt opgemerkt dat het hier gaat om op termijn te vernietigen archiefbescheiden. Deze onderscheiden zich van de archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen en waarop de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van toepassing is.

Artikel 2

De beperking in reikwijdte van de regeling wordt bepaald door drie zaken.

Allereerst dat het slechts betreft de substitutie van personeelsdossiers die voor vernietiging in aanmerking komen.

In de tweede plaats beschikt het Ministerie van Justitie mogelijk over personeelsdossiers die niet worden gedigitaliseerd en evenmin worden ondergebracht bij P-Direkt. Hier valt te denken aan afgesloten personeelsdossiers van medewerkers die niet meer in actieve dienst zijn van enig ministerie. Het besluit richt zich daarom uitsluitend op de personeelsdossiers die aan P-Direkt gerelateerd worden of zijn (geweest).

Tenslotte is het besluit beperkt tot de geldigheidsduur van de selectielijst, deze is immers leidend bij de bepaling welk dossier op termijn voor vernietiging in aanmerking komt. Dat is een langere periode dan de gebruiksperiode van de meeste hard- en software die in dit substitutieproces en navolgend beheer worden ingezet. Zolang er sprake is van conversie, kan het vervangingsbesluit in stand blijven, mits in dit proces het Handboek Substitutie wordt aangepast.

Artikel 3

De regeling richt zich tot hen die krachtens de Organisatieregeling Ministerie van Justitie 2007 aan het hoofd staan van dienstonderdelen, waarvan de hoogst leidinggevenden, in mandaat, integraal verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsvoering van de onder hen ressorterende dienstonderdelen.

In artikel 3 worden deze met name genoemd en aangewezen voor het nemen van de vervangingsbesluiten, het naleven van de voorwaarden en het uitvoeren van de instructies in deze regeling.

Artikel 4

De besliscriteria die in deze regeling van toepassing zijn, hebben betrekking op de drie hoedanigheden die de minister aanneemt krachtens de wet.

De eerste hoedanigheid is die van zorgdrager als bedoeld in de Archiefwet 1995.

De tweede is die van verantwoordelijke als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens.

De derde hoedanigheid is die van administratieplichtige als bedoeld in de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

In dit artikel staat de hoedanigheid van zorgdrager centraal.

Bij de scan van het P-dossier zijn twee organisatieonderdelen betrokken; de archiefvormende en scannende met daarnaast de archiefbeherende.

Lid 1. continuïteit

De hier genoemde criteria zijn ontleend aan de eisen van het Nationaal Archief met betrekking tot een duurzaam digitaal depot. Personeelsdossiers vragen om bewaartermijnen tot 75 jaar. Alvorens wordt besloten tot substitutie moet dan ook voldoende zekerheid verkregen zijn dat het beheer is geregeld en ingericht met voldoende oog voor de continuïteit, zowel organisatorisch, personeel als procesmatig.

Lid 2. archiefstukken

Het is van belang dat bij de substitutie de juiste metadata wordt toegevoegd en vervolgens het document op een toegankelijke manier digitaal wordt opgeslagen en beheerd. Ook de conversies naar opeenvolgende bewaarsystemen vragen om zorgvuldig handelen.

Lid 3. techniek

Datatransport, -opslag, -beheer en -back-up processen behoren goed beschreven te zijn en technisch op voldoende wijze te worden uitgevoerd.

Artikel 5

In de besliscriteria van artikel 5 staat de hoedanigheid van verantwoordelijke centraal.

Lid 1. verwerking

Hier ligt de nadruk op de verwerking van persoonsgegevens in het algemeen. Met afzonderlijk aandacht in het proces van substitutie voor de geheimhouding en de technische en organisatorische maatregelen daarvoor.

Lid 2. bewerker

De rol van P-Direkt (en subbewerkers) als bewerker vraagt op grond van de wet extra aandacht om specifieke technische en organisatorische maatregelen. Het vastleggen van de opdracht en uitvoering van verwerkingen in het algemeen, in een overeenkomst of andersoortige verbintenis en de bewijsvoering van de realisatie daarvan.

Lid 3. bijzondere persoonsgegevens

De hier genoemde handelingen met bijzondere persoonsgegevens hangen met elkaar samen. Het gaat erom dat de medewerkers zich bewust zijn van de aard van bijzondere persoonsgegevens en dat verwerking daarvan verantwoord en bewust geschiedt.

Lid 4. melding

De verwerking kan in sommige gevallen leiden tot samenvoegen van personeelsdossiers van verschillende ministeries, waarbij de vorming per ministerie geschiedt, maar het beheer gezamenlijk. Daardoor lopen verantwoordelijkheden van de ministeries ook samen. In dat geval is het Vrijstellingsbesluit Wbp niet (meer) van toepassing en zal melding moeten hebben plaatsgevonden alvorens aan samenvoeging wordt begonnen. Melding aan de eigen functionaris voor de gegevensbescherming is eveneens onvoldoende, aangezien het een samengaan is van verwerkingen vanuit verschillende ministeries met elk een eigen functionaris voor gegevensbescherming.

Lid 5. privacybescherming

Rechtsbescherming is een belangrijk onderdeel in de Wet bescherming persoonsgegevens. Aangezien de vorming en het beheer van de personeelsdossiers verdeeld is over verschillende organisaties, is het een vereiste dit goed te regelen alvorens daadwerkelijk tot substitutie wordt overgegaan.

Artikel 6

In de Algemene wet inzake rijksbelastingen is in artikel 52 een eigen substitutiebepaling opgenomen. De daarbij behorende criteria zijn hier genoemd. Zo is betaling van een reiskostenvergoeding in voorkomende gevallen alleen rechtmatig indien de originele bescheiden voorhanden zijn. Het is daarom van belang het vervangingsproces zodanig in te richten dat geen verlies van declaratiebescheiden plaatsvindt.

Artikel 7

De uitwerking van de artikelen 4, 5 en 6 wordt vastgelegd in een Handboek Substitutie. Daarin is verwoord hoe de organisatie en organisatieonderdelen in samenhang de substitutie van de personeelsdossiers uitvoeren, opslaan, toegankelijk maken en bewaren. Omdat de invulling per organisatiedeel sterk verschilt, kan niet volstaan worden met een algemeen handboek. Daarom is gekozen voor een handboek per dienstonderdeel.

In de Beleidsregel digitale archiefbescheiden is als voorwaarde voor een vervangingsbesluit opgenomen dat met, of in, het vervangingsbesluit instructies worden geformuleerd voor het uitvoerend personeel. Een soortgelijke uitwerking daarvan is in dit artikel opgenomen.

Een audit uit te voeren door ten minste de interne controller geeft vervolgens aan of de naleving van al deze bepalingen correct plaatsvindt door de archiefvormende en scannende organisatie.

Een audit door de rijksauditdienst geeft vervolgens aan of de naleving van al deze bepalingen correct plaatsvindt door de archiefbeherende organisatie P-Direkt en de daarmee verbonden subbewerkers.

Artikel 8

De vervanging van originele archiefbescheiden door een reproductie kent twee stappen. Allereerst de digitalisering van het origineel en de controle of deze digitalisering voldoet aan de eisen van artikel 6 van het Archiefbesluit 1995. In de tweede plaats de vernietiging van het origineel.

Lid 1. uitzonderingen

Van vernietiging wordt een aantal documenten uitgezonderd. In het kader van het bewijsrecht kan de aanwezigheid van originele documenten een vereiste zijn.

Lid 2. Bewaren originele stukken

Er is ruimte om stukken na digitalisering in de oorspronkelijke staat te bewaren tot twee jaar na afloop van procedures.

Lid 3. Termijn

De vernietiging wordt opgeschort tot maximaal twee jaar na reproductie van originele stukken (bijvoorbeeld een verklaring omtrent het gedrag) waarvan door reproductie de echtheidskenmerken zodanig worden aangepast dat voor een effectieve audit er ruimte moet worden gegeven voor nacontrole met de originele documenten.

Lid 4. controle

De termijn van twee jaar is het maximum als geen gebruik wordt gemaakt van een interne controller en men de komst van de jaarlijkse audit afwacht; de tijd kan bekort worden tot minimaal een maand als gebruik wordt gemaakt van een interne controller van het betreffende dienstonderdeel.

De Minister van Justitie,

E.M.H. Hirsch Ballin.