Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek | Datum ondertekening |
|---|---|---|---|---|
| Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap | Staatscourant 2010, 6444 | Besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 16 april 2010, nr. WJZ/204802 (8258), houdende regels voor de subsidiëring van cultuuruitingen (Regeling op het specifiek cultuurbeleid)
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
Gelet op artikel 4a van de Wet op het specifiek cultuurbeleid, artikel 4 van het Besluit op het specifiek cultuurbeleid en artikel 5 van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen;
Besluit:
HOOFDSTUK 1. BEGRIPSBEPALINGEN
Artikel 1.1. Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- aangewezen instelling:
instelling die door de minister is aangewezen als een instelling als bedoeld in artikel 4b van de wet;
- instelling:
privaatrechtelijke rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid dan wel krachtens publiekrecht ingestelde rechtspersoon;
- jaarlijkse instellingssubsidie:
subsidie als bedoeld in artikel 1, tweede lid, van het Besluit op het specifiek cultuurbeleid;
- minister:
Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
- projectsubsidie:
subsidie als bedoeld in artikel 1, derde lid, van het Besluit op het specifiek cultuurbeleid;
- vierjaarlijkse instellingssubsidie:
subsidie aan een instelling op grond van artikel 4a, 4b of 4c van de wet;
- wet:
Wet op het specifiek cultuurbeleid.
HOOFDSTUK 2. ALGEMENE BEPALINGEN VOOR VERSTREKKING VAN JAARLIJKSE INSTELLINGSSUBSIDIES EN VIERJAARLIJKSE INSTELLINGSSUBSIDIES
§ 2.1. Algemeen
Artikel 2.1 Reikwijdte
1. De artikelen van dit hoofdstuk zijn uitsluitend van toepassing op de verstrekking van jaarlijkse instellingssubsidies en vierjaarlijkse instellingssubsidies, tenzij in een artikel anders is bepaald.
2. Jaarlijkse instellingssubsidies worden niet verstrekt voor een subsidiebedrag dat minder dan € 25.000 bedraagt.
3. Vierjaarlijkse instellingssubsidies worden niet verstrekt voor een subsidiebedrag dat minder dan € 125.000 bedraagt.
§ 2.2. Subsidieaanvraag
Artikel 2.2. Aanvraagtermijnen
1. Om in aanmerking te komen voor een jaarlijkse instellingssubsidie, dient de instelling uiterlijk dertien weken voor de aanvang van het betreffende kalenderjaar een subsidieaanvraag in.
2. Om in aanmerking te komen voor een vierjaarlijkse instellingssubsidie, dient de instelling overeenkomstig de aanvraagtermijn in hoofdstuk 3 een subsidieaanvraag in.
3. De minister kan in bijzondere gevallen een te laat ingediende aanvraag voor een jaarlijkse instellingssubsidie in behandeling nemen.
Artikel 2.3. In te dienen documenten
De subsidieaanvraag gaat in ieder geval vergezeld van:
a. een activiteitenplan; en
b. een begroting.
Artikel 2.4. Activiteitenplan
Het activiteitenplan omvat een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd en de daarmee na te streven doelstellingen.
Artikel 2.5. Begroting
1. De begroting behelst een overzicht van de voor het kalenderjaar onderscheidenlijk de kalenderjaren geraamde baten en lasten van de aanvrager, voor zover deze betrekking hebben op de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd.
2. De begroting bevat een postgewijze toelichting.
3. De begroting bij de aanvraag voor een vierjaarlijkse instellingssubsidie omvat tevens een prestatieoverzicht dat in kort bestek een inzichtelijk kwantitatief overzicht bevat van de te verrichten activiteiten in ieder van de vier jaren van de periode waarvoor de subsidie wordt gevraagd.
4. De minister kan aangeven dat de begroting uitgaat van een prijspeil van een door hem bepaald jaar.
Artikel 2.6. Aanvullende bescheiden
1. De aanvraag gaat voorts vergezeld van een document waaruit de financiële positie van de aanvrager blijkt, tenzij de subsidieaanvraag wordt ingediend door een krachtens publiekrecht ingestelde rechtspersoon.
2. Een document als bedoeld in het eerste lid is de laatst opgemaakte jaarrekening als bedoeld in artikel 361 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek of, indien geen jaarrekening voor handen is, een verslag over de financiële positie van de aanvrager op het moment van de aanvraag.
3. Indien de minister hierom verzoekt, verstrekt de aanvrager tevens een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon dan wel van de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd.
4. Een document als bedoeld in het eerste lid gaat niet bij de aanvraag voor zover de aanvrager er redelijkerwijs van uit kan gaan dat dit document al in het bezit is van de minister.
§ 2.3. Subsidieverlening
Artikel 2.8. beslistermijn
1. De minister beslist op de aanvraag voor een jaarlijkse instellingssubsidie binnen 13 weken na de ontvangst van die aanvraag.
2. De termijn, genoemd in het eerste lid bedraagt 22 weken, indien de minister over de aanvraag advies inwint of een nader onderzoek naar de aanvraag instelt. Indien toepassing wordt gegeven aan de vorige volzin, doet de minister hiervan mededeling aan de aanvrager.
3. De minister beslist op de aanvraag voor een vierjaarlijkse instellingssubsidie binnen 40 weken na afloop van de periode waarin aanvragen kunnen worden ingediend en uiterlijk dertien weken voor de periode van vier kalenderjaren waarvoor subsidie wordt gevraagd.
Artikel 2.9. Weigeringsgronden
1. De subsidieverlening wordt geweigerd voor zover de minister van oordeel is dat het verstrekken daarvan het door hem openbaar gemaakte cultuurbeleid, mede gelet op de beschikbare financiële middelen, niet of onvoldoende ondersteunt.
2. Onverminderd artikel 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht wordt de subsidieverlening voorts in ieder geval geweigerd voor zover:
a. naar het oordeel van de minister mag worden verwacht dat de met subsidieverlening beoogde doeleinden niet zullen worden bereikt; of
b. de aanvrager naar het oordeel van de minister de behoefte aan subsidie niet heeft aangetoond, tenzij de aanvrager een krachtens publiekrecht ingestelde rechtspersoon is.
Artikel 2.10. Voorschotten
1. De minister betaalt als voorschot per kwartaal een gelijk deel van het subsidiebedrag dat aan een instelling is verleend.
2. Een kwartaal als bedoeld in het eerste lid is gelijk aan de periode van de eerste drie maanden, de tweede drie maanden, de derde drie maanden of de vierde drie maanden van een kalenderjaar.
3. Indien de liquiditeitsbehoefte van de subsidieontvanger om een ander betaalritme vraagt, kan de minister in afwijking van het eerste lid een groter of kleiner deel van de subsidie als voorschot betalen in door hem te bepalen termijnen.
4. De liquiditeitsbehoefte, bedoeld in het derde lid, volgt uit documenten van de aanvrager, dan wel wordt ambtshalve vastgesteld door de minister.
Artikel 2.11. Bijstelling subsidiebedrag vierjaarlijkse instellingssubsidie
1. Bij de verlening van een vierjaarlijkse instellingssubsidie kan de minister bepalen dat het subsidiebedrag jaarlijks door hem wordt bijgesteld, rekening houdend met de ontwikkeling van het prijspeil en met de ontwikkeling van de kosten in de arbeidsvoorwaarden.
2. Met het oog op de toepassing van het eerste lid kan de minister bij de verlening van de subsidie tevens bepalen welk deel van de subsidie in aanmerking zal worden genomen voor de bijstelling in verband met de ontwikkeling van het prijspeil onderscheidenlijk van de ontwikkeling van de kosten in de arbeidsvoorwaarden.
3. Als de subsidie met toepassing van het eerste lid wordt bijgesteld, kan de bevoorschotting overeenkomstig die bijstelling worden gewijzigd.
§ 2.4. Verplichtingen van de subsidieontvanger
Artikel 2.12. Besteding van de subsidie
De subsidieontvanger zorgt ervoor dat de werkzaamheden op een zodanige manier worden uitgevoerd dat de subsidie op doelmatige wijze wordt gebruikt voor de doeleinden waarvoor deze wordt verleend.
Artikel 2.13. Te voeren administratie
1. De subsidieontvanger stelt het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar.
2. De subsidieontvanger voert een zodanig ingerichte administratie dat daaruit te allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen evenals de baten en lasten kunnen worden nagegaan.
3. De administratie en de daartoe behorende documenten worden gedurende zeven jaren bewaard.
4. Dit artikel is niet van toepassing op een ontvanger van een subsidie die minder dan € 125.000 bedraagt.
Artikel 2.14. Meldingsplicht
1. Indien gedurende de subsidieperiode aanmerkelijke verschillen ontstaan of dreigen te ontstaan tussen de werkelijke baten en lasten en de begrote baten en lasten doet de subsidieontvanger daarvan onverwijld mededeling aan de minister onder vermelding van de oorzaak van de verschillen.
2. De subsidieontvanger doet onverwijld een melding aan de minister van feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor de subsidieverstrekking. Bij de melding worden de stukken overgelegd die betrekking hebben op de gemelde feiten en omstandigheden en wordt de oorzaak van de gemelde feiten en omstandigheden toegelicht.
3. Aan het tweede lid wordt in ieder geval toepassing gegeven indien het voor de subsidieontvanger aannemelijk is of had moeten zijn dat:
a. de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet, niet tijdig of niet geheel zijn verricht of zullen worden verricht, of
b. niet of niet geheel aan de subsidieverplichtingen wordt voldaan of zal worden voldaan.
4. Het eerste lid is niet van toepassing op de ontvanger van een subsidie die minder dan € 125.000 bedraagt.
Artikel 2.15. Periodieke verslaglegging bij vierjaarlijkse instellingssubsidie
1. De ontvanger van een vierjaarlijkse instellingssubsidie dient na het eerste, tweede en derde jaar van de vierjaarlijkse periode waarvoor subsidie is verleend, over het betreffende jaar, binnen dertien weken een bestuursverslag en een jaarrekening in.
2. Het bestuursverslag geeft in ieder geval toelichting op:
a. het exploitatieresultaat van de subsidieontvanger;
b. de financiële positie van de subsidieontvanger;
c. het al dan niet realiseren van de voorgenomen activiteiten;
d. de zaken die nu en in de toekomst van invloed kunnen zijn op het functioneren van de subsidieontvanger; en
e. de specifieke aandachtspunten die in de beschikking tot subsidieverlening zijn vermeld.
3. Voorts bevat het bestuursverslag een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving in kort bestek van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar.
4. Op het bestuursverslag is artikel 2.28 van toepassing. Het bestuur van de subsidieontvanger ondertekent het bestuursverslag.
5. Op de jaarrekening zijn de artikelen 2.26, 2.27 en 2.28 van toepassing.
Artikel 2.16. Bestemmingsfonds OCW
Voor zover na uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten overeenkomstig deze regeling, het verleendesubsidiebedrag van een subsidie die € 125.000 of meer bedraagt, niet is besteed aan de doeleinden waarvoor de subsidie is verstrekt, wordt het gereserveerd in een bestemmingsfonds OCW.
Artikel 2.17. Vergoeding voor vermogensvorming
1. In de gevallen, bedoeld in artikel 4:41, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht, is de subsidieontvanger aan de minister een door hem te bepalen vergoeding voor vermogensvorming verschuldigd.
2. Bij de bepaling van de hoogte van de vergoeding wordt uitgegaan van de waarde van goederenop het tijdstip waarop de vergoeding verschuldigd wordt, met dien verstande dat in geval van ontvangst van schadevergoeding voor verlies of beschadiging van zaken wordt uitgegaan van het bedrag dat als schadevergoeding door de subsidieontvanger wordt ontvangen. Indien het onroerende zaken betreft, geschiedt de waardebepaling door één of drie onafhankelijke deskundigen.
3. Toepassing van het eerste lid blijft achterwege als de activiteiten van de subsidieontvanger, na toestemming van de minister, door een andere rechtspersoon worden voortgezet en de activa tegen boekwaarde aan die rechtspersoon in eigendom zijn overgedragen.
Artikel 2.18. Vergoeding derden
1. De vergoeding die een subsidieontvanger betaalt aan een organisatie die zich de ondersteuning van één of meer instellingen die op grond van de wet subsidie ontvangen ten doel stelt, voor door die organisatie aan de subsidieontvanger ter beschikking gestelde goederen, is niet hoger dan het bedrag dat op grond van de historische kostprijs berekend wordt, rekening houdend met de geldende afschrijvingspercentages.
2. De vergoeding die een subsidieontvanger betaalt aan een organisatie als bedoeld in het eerste lid voor door die organisatie aan de subsidieontvanger geleverde diensten, is als het diensten betreft die in het algemeen door soortgelijke instellingen als de subsidieontvanger in eigen beheer worden verricht, niet hoger dan het bedrag dat gelijk is aan de kosten die de subsidieontvanger zou hebben gehad bij het verrichten van de diensten in eigen beheer.
3. De vergoeding die een subsidieontvanger betaalt aan een organisatie als bedoeld in het eerste lid voor door die organisatie aan de subsidieontvanger geleverde diensten, andere dan de in het tweede lid bedoelde diensten, is niet hoger dan het bedrag dat voor het doen verrichten van dergelijke diensten door andere organisaties gebruikelijk kan worden geacht.
Artikel 2.19. Vergoeding van derden
De subsidieontvanger die aan derden goederen ter beschikking stelt of voor derden diensten verricht, brengt daarvoor een vergoeding in rekening die ten minste kostendekkend is, tenzij het derden betreft voor wie de gesubsidieerde activiteiten bestemd zijn.
Artikel 2.20. Onderzoeken
1. De subsidieontvanger werkt mee aan door of namens de minister ingestelde onderzoeken die erop zijn gericht de minister inlichtingen te verschaffen ten behoeve van de ontwikkeling van zijn beleid.
2. Als bij de minister het vermoeden is gerezen dat artikel 2.18 niet is nageleefd, spant de subsidieontvanger zich desgevraagd in de jaarrekening van de desbetreffende organisatie te overleggen.
Artikel 2.21. Code
1. Indien subsidie wordt verstrekt voor activiteiten op een terrein van cultuur waarvoor een code is vastgesteld, kan de minister bij de subsidieverlening bepalen dat de subsidieontvanger zich dient aan te sluiten bij de betreffende code.
2. Onder een code als bedoeld in het eerste lid wordt verstaan een samenstel van afspraken opgesteld door of in samenwerking met vertegenwoordigers van instellingen op het betreffende terrein van cultuur.
§ 2.5. Subsidievaststelling
Artikel 2.22. Termijn aanvraag voor vaststelling
1. Tussen acht en dertien weken na afloop van de subsidieperiode dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in.
2. Aanvragen die worden ingediend voorafgaand aan de termijn, bedoeld in het eerste lid, worden geacht ontvangen te zijn op de eerste dag van die termijn.
Artikel 2.23. Aanvraag voor vaststelling van subsidie vanaf € 125.000
1. De aanvraag tot vaststelling van de subsidie die € 125.000 of meer bedraagt, gaat vergezeld van een activiteitenverslag en een jaarrekening.
2. In afwijking van het eerste lid gaat de aanvraag tot vaststelling van een vierjaarlijkse instellingssubsidie in plaats van een activiteitenverslag vergezeld van een bestuursverslag als bedoeld in artikel 2.15. Het bestuursverslag geeft een toelichting op het vierde jaar van de subsidie.
3. Op het bestuursverslag is artikel 2.15, tweede tot en met vierde lid, van overeenkomstige toepassing.
Artikel 2.24. Aanvraag voor vaststelling van subsidie onder € 125.000
De aanvraag tot vaststelling van een subsidie die minder dan € 125.000 bedraagt, gaat vergezeld van een activiteitenverslag.
Artikel 2.25. Activiteitenverslag
Het activiteitenverslag beschrijft de aard, duur en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend.
Artikel 2.26. Jaarrekening
1. Titel 9 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek is van toepassing op de jaarrekening met dien verstande dat de winst- en verliesrekening wordt vervangen door een exploitatierekening; op deze exploitatierekening zijn de bepalingen omtrent de winst- en verliesrekening van overeenkomstige toepassing. Bepalingen omtrent winst en verlies zijn van overeenkomstige toepassing op het exploitatiesaldo.
2. De minister kan bepalen dat bepalingen van titel 9 of onderdelen daarvan niet van toepassing zijn op bepaalde subsidieontvangers of categorieën van subsidieontvangers.
3. De jaarrekening omvat de balans en de exploitatierekening, en gaat vergezeld van een toelichting op beide.
4. In de jaarrekening van een ontvanger van vierjaarlijkse instellingssubsidie wordt tevens een prestatieverantwoording opgenomen die een inzichtelijk kwantitatief overzicht in kort bestek bevat van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft.
5. Een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is opgericht behoeft geen jaarrekening in te zenden.
Artikel 2.27. Accountantsverklaring en rapport van feitelijke bevindingen
1. De jaarrekening is voorzien van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
2. De jaarrekening van een ontvanger van vierjaarlijkse instellingssubsidie is tevens voorzien van een rapport van feitelijke bevindingen over de prestatieverantwoording.
3. In de verklaring, bedoeld in het eerste lid, doet de accountant een uitspraak over de naleving van de subsidiebepalingen door de subsidieontvanger overeenkomstig de controleprotocollen opgenomen in de bij deze regeling gevoegde bijlagen IIA onderscheidenlijk IIB met gebruikmaking van de bij die bijlagen opgenomen modellen voor accountantsverklaringen.
4. De verklaring, bedoeld in het eerste lid, heeft geen betrekking op een in de jaarrekening opgenomen prestatieverantwoording.
Artikel 2.28. Eisen aan de in te dienen documenten
Het bestuursverslag, het activiteitenverslag en de jaarrekening, waaronder de prestatieverantwoording, voldoen aan de eisen, genoemd in de bij deze regeling gevoegde bijlage IA.
Artikel 2.29. Vaststelling
1. Na ontvangst van de aanvraag tot vaststelling van de subsidie stelt de minister de subsidie binnen 22 weken vast.
2. Tegelijkertijd met de vaststelling van de subsidie neemt de minister een besluit over de besteding van het bedrag van het bestemmingsfonds OCW, bedoeld in artikel 2.16.
Artikel 2.30. Terugvordering
1. Onverminderd artikel 2.29, tweede lid, is de subsidieontvanger na de subsidievaststelling verplicht een teveel aan ontvangen voorschot onverwijld terug te betalen, tenzij de minister tot verrekening op andere wijze heeft besloten.
2. Bij terugvordering van onverschuldigd betaalde subsidiebedragen of voorschotten is de subsidieontvanger verplicht de met de terugvordering verband houdende kosten te voldoen. Tevens kan de minister in dat geval de verschuldigde wettelijke rente vorderen.
HOOFDSTUK 3. SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR VERSTREKKING VAN VIERJAARLIJKSE INSTELLINGSSUBSIDIES OP GROND VAN ARTIKEL 4A VAN DE WET
[Gereserveerd]
HOOFDSTUK 4. SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR VERSTREKKING VAN VIERJAARLIJKSE INSTELLINGSSUBSIDIES AAN AANGEWEZEN INSTELLINGEN EN FONDSEN OP GROND VAN ARTIKEL 4B EN 4C VAN DE WET
§ 4.1. Indiening van bescheiden
Artikel 4.1. Toepassing
Paragraaf 2.2 is niet van toepassing op de verstrekking van vierjaarlijkse instellingssubsidies aan aangewezen instellingen en fondsen.
Artikel 4.2. Indiening van de begroting
1. Aangewezen instellingen en fondsen dienen uiterlijk zes maanden voor aanvang van de subsidieperiode van vier kalenderjaren een begroting in.
2. Op de begroting is artikel 2.5 van overeenkomstige toepassing.
3. Indien de minister hier om verzoekt, verstrekt de aanvrager tevens een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon dan wel van de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd.
4. Artikel 2.7 is van overeenkomstige toepassing op de aangewezen instellingen en fondsen bij de indiening van de begroting.
§ 4.2. Verplichtingen van de subsidieontvanger
Artikel 4.3. Visitatie
1. Tijdens iedere periode waarin aan de aangewezen instellingen of fondsen subsidie is verleend, wordt bij ieder van die instellingen een visitatie uitgevoerd die ten doel heeft de wijze waarop die instelling haar taken verricht te beoordelen.
2. Met de visitatie zijn visitatiecommissies belast.
3. Een visitatiecommissie wordt door de minister ingesteld na overleg met de instelling of instellingen waarbij die visitatie wordt uitgevoerd. De minister stelt daarbij vast over welke instelling of instellingen de visitatiecommissie haar bemoeienis uitstrekt.
4. De leden van de visitatiecommissie worden benoemd, ontslagen en geschorst door de minister, gehoord de instelling of instellingen waartoe de visitatiecommissie haar bemoeienis zal uitstrekken.
5. Na afloop van iedere visitatie stelt de visitatiecommissie een visitatierapport vast. Het visitatierapport is openbaar.
6. De minister kan van het eerste lid in bijzondere gevallen ontheffing verlenen.
HOOFDSTUK 5. ALGEMENE BEPALINGEN VOOR VERSTREKKING VAN PROJECTSUBSIDIES
§ 5.2. Subsidie op aanvraag en ambtshalve
Artikel 5.2. Subsidieverstrekking
1. De minister kan op aanvraag een projectsubsidie verstrekken.
2. De minister kan ambtshalve aan een fonds een projectsubsidie verstrekken.
Artikel 5.3. In te dienen documenten
1. Een aanvraag gaat vergezeld van een activiteitenplan en een begroting.
2. Op het activiteitenplan is artikel 2.4 van overeenkomstige toepassing.
3. De begroting behelst een overzicht van de geraamde baten en lasten van de aanvrager, voor zover deze betrekking hebben op de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd.
4. De begroting bevat een postgewijze toelichting.
5. Indien de minister hierom verzoekt, verstrekt de aanvrager tevens een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon dan wel van de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd.
6. Artikel 2.7 is van overeenkomstige toepassing.
7. In afwijking van het eerste lid gaat een subsidieaanvraag voor reeds verrichte activiteiten vergezeld van een verslag van de aard, duur en omvang van de gerealiseerde activiteiten en een jaarrekening of financieel verslag. Op de jaarrekening of het financieel verslag zijn de artikelen 2.26, met uitzondering van het vierde lid, en 2.27, eerste en derde lid, onderscheidenlijk artikel 5.12 van overeenkomstige toepassing.
§ 5.3. Subsidieverlening
Artikel 5.4. Beslistermijn en de beschikking
1. De minister beslist binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag.
2. De termijn, genoemd in het eerste lid, bedraagt 22 weken, indien de minister over de aanvraag advies inwint of een nader onderzoek naar de aanvraag instelt. Indien toepassing wordt gegeven aan de vorige volzin, doet de minister hiervan mededeling aan de aanvrager.
3. Een beschikking tot subsidieverlening vermeldt de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend, het subsidiebedrag en de datum waarop de activiteiten uiterlijk zijn afgerond.
4. Indien de minister op een aanvraag als bedoeld in artikel 5.3, zevende lid, beslist tot subsidieverstrekking, stelt hij de subsidie zonder voorafgaande verlening vast.
5. In gevallen waarbij de minister besluit tot subsidieverstrekking zonder daarvoor een financiële of inhoudelijke verantwoording noodzakelijk te achten, kan hij, onverminderd het vierde lid, de subsidie zonder voorafgaande verlening vaststellen.
§ 5.4. Verplichtingen van de subsidieontvanger
Artikel 5.7. Overeenkomstige verplichtingen
1. De verplichtingen, bedoeld in de artikelen 2.12, 2.13, tweede tot en met vierde lid, 2.14 en 2.17 tot en met 2.20, zijn van overeenkomstige toepassing op de ontvanger van een verleende projectsubsidie die € 25.000 of meer bedraagt.
2. De minister kan bij de verlening van een projectsubsidie die € 25.000 of meer bedraagt, artikel 2.21 toepassen.
Artikel 5.8. Publicaties en auteursrecht
1. Indien een gesubsidieerd project leidt tot een publicatie, draagt de subsidieontvanger er zorg voor dat bij de publicatie wordt aangegeven wie de uitvoerder en de subsidieverstrekker van het project zijn geweest.
2. Indien de subsidie gericht is of mede gericht is op de totstandkoming van een werk als bedoeld in artikel 10, onder 1˚, van de Auteurswet, draagt de subsidieontvanger er zorg voor auteursrechthebbende te zijn ter zake van dat werk.
3. De subsidieontvanger vrijwaart de Staat der Nederlanden voor aanspraken van derden ter zake van alle schade die zij lijden ten gevolge van de door of vanwege de subsidieontvanger verrichte publicaties.
Artikel 5.9. Verplichtingen bij subsidies van minder dan € 25.000
1. Dit artikel is slechts van toepassing op een ontvanger van een subsidie die minder dan € 25.000 bedraagt.
2. Op verzoek van de minister toont de subsidieontvanger aan dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. De subsidieontvanger toont dit zoveel mogelijk aan de hand van concrete en meetbare eenheden aan.
3. De subsidieontvanger doet onverwijld een melding aan de minister, indien aannemelijk is dat:
a. de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, niet voor de datum, bedoeld in artikel 5.4, derde lid, zijn verricht; of
b. voor de datum, bedoeld in artikel 5.4, derde lid, niet of niet geheel aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen zal worden voldaan.
§ 5.5. Subsidievaststelling
Artikel 5.10. Aanvraag
1. De ontvanger van een subsidie die € 25.000 of meer bedraagt, dient binnen 13 weken na de datum, bedoeld in artikel 5.4, derde lid, een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in.
2. In afwijking van het eerste lid kan de aanvraag tot vaststelling door een subsidieontvanger die tevens een jaarlijkse of vierjaarlijkse instellingssubsidie ontvangt, geschieden door verantwoording van de subsidie met de:
a. bescheiden die vergezeld gaan van de aanvraag tot vaststelling van de jaarlijkse instellingssubsidie of vierjaarlijkse instellingssubsidie, of
b. periodieke verslaglegging, bedoeld in artikel 2.15,
voor zover de verantwoording van de subsidie daarin voldoende inzichtelijk is.
3. Indien toepassing wordt gegeven aan het tweede lid en de activiteiten van de projectsubsidie zijn afgerond in het eerste, tweede of derde jaar van de subsidieperiode van de vierjaarlijkse instellingssubsidie, geschiedt de aanvraag tot vaststelling uiterlijk met de periodieke verslaglegging, bedoeld in artikel 2.15, over het jaar waarin de activiteiten waarvoor de projectsubsidie is verleend, zijn afgerond.
4. In afwijking van het eerste lid en onverminderd het tweede en derde lid, kan de minister bij de subsidieverlening bepalen dat de ontvanger van een subsidie die twee of meer jaren bestrijkt, jaarlijks voor een in de beschikking tot verlening van de subsidie op te nemen datum een aanvraag tot vaststelling indient.
Artikel 5.11. In te dienen bescheiden
1. De aanvraag tot vaststelling van de subsidie gaat vergezeld van een activiteitenverslag of bestuursverslag.
2. Indien de subsidie € 125.000 of meer bedraagt, gaat de aanvraag tot vaststelling van de subsidie tevens vergezeld van een jaarrekening of financieel verslag.
3. Op het activiteitenverslag is artikel 2.25 van overeenkomstige toepassing.
4. Op het bestuursverslag is artikel 2.15, tweede tot en met vierde lid, van overeenkomstige toepassing.
5. Op de jaarrekening zijn de artikelen 2.26, met uitzondering van het vierde lid, en 2.27, eerste en derde lid, van overeenkomstige toepassing.
Artikel 5.12. Financieel verslag
1. Het financieel verslag geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de besteding van de subsidie door de subsidieontvanger. Het financieel verslag sluit aan op de indeling van de begroting, die voorafgaand aan de subsidieverlening is overgelegd. Belangrijke verschillen tussen financieel verslag en begroting worden toegelicht.
2. Op het financieel verslag is artikel 2.27, eerste en derde lid, van overeenkomstige toepassing.
Artikel 5.13. Vaststelling
1. Na ontvangst van de aanvraag tot vaststelling van de subsidie stelt de minister de subsidie binnen 22 weken vast.
2. Indien het verleende subsidiebedrag minder dan € 25.000 bedraagt, stelt de minister de subsidie binnen 22 weken na de datum, bedoeld in artikel 5.4, derde lid, ambtshalve vast.
3. Met betrekking tot terugvordering van onverschuldigd betaalde subsidiebedragen en voorschotten is artikel 2.30 van overeenkomstige toepassing.
HOOFDSTUK 6. OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN
§ 6.2. Overgangsbepalingen
Artikel 6.2. Overgangsrecht
1. Aanvragen ingediend op grond van de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen waar nog niet op is beslist op het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling worden beschouwd als aanvragen ingediend op grond van deze regeling.
2. De bepalingen krachtens deze regeling die betrekking hebben op de vaststelling en de daarmee verbonden wettelijke verplichtingen zijn van toepassing op de subsidies verleend krachtens de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen, met dien verstande dat de minister binnen zes maanden beslist op de aanvraag tot vaststelling van een vierjaarlijkse instellingssubsidie die in 2008 is verleend. In afwijking van de artikelen 2.15, eerste lid, en 5.10, tweede lid, bedraagt de termijn, genoemd in die artikelen, vier maanden voor subsidies die zijn verleend voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling. In afwijking van artikel 2.22, eerste lid, dient de ontvanger van een subsidie die is verleend voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling binnen 4 maanden na afloop van de subsidieperiode een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in.
3. De bevoorschotting van besluiten genomen op grond van de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen, vindt plaats overeenkomstig die regeling.
4. Bezwaar- en beroepsprocedures met betrekking tot besluiten genomen op grond van de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen, vinden plaats overeenkomstig die regeling.
§ 6.3. Wijziging van andere regelingen
Artikel 6.3. Subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’
De Subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’ wordt als volgt gewijzigd:
A
Artikel 1, onderdeel g, komt als volgt te luiden:
g. Regeling: Regeling op het specifiek cultuurbeleid;
B
Na artikel 1 wordt een artikel ingevoegd dat luidt:
C
In artikel 7, tweede lid, en in artikel 8, derde lid, vervalt de zinsnede ‘in afwijking van artikel 11 van het Besluit,’.
D
Na artikel 9 wordt een artikel ingevoegd dat luidt:
E
In artikel 10, eerste lid, en artikel 11 vervalt de zinsnede ‘, onverminderd artikel 4, derde lid van het Besluit,’.
F
Artikel 15 wordt als volgt gewijzigd.
1. Het eerste lid komt als volgt te luiden:
1. Artikel 5.7, eerste lid, en artikel 5.8 van de Regeling zijn van overeenkomstige toepassing op de subsidieontvanger evenals de in de artikelen 16 tot en met 19 opgenomen verplichtingen.
2. Aan het artikel wordt een lid toegevoegd dat luidt:
3. Artikel 5.9 van de Regeling is van overeenkomstige toepassing op subsidies die op of na 1 juli 2010 zijn verleend.
G
Aan artikel 18 wordt een lid toegevoegd dat luidt:
3. Een subsidieontvanger aan wie een subsidie is verleend voor een ontwikkelingsproject op of na 1 juli 2010, brengt slechts een verslag als bedoeld in het eerste lid uit na afloop van een periode van twaalf maanden.
H
Artikel 20 wordt als volgt gewijzigd:
1. Voor de tekst wordt de aanduiding 1. geplaatst.
2. Er wordt een lid toegevoegd dat luidt:
2. Bij een subsidie verleend op of na 1 juli 2010 die minder dan € 25.000 bedraagt, wordt het subsidiebedrag in zijn geheel als voorschot bij de subsidieverlening betaald.
I
Aan artikel 21 worden twee leden toegevoegd die luiden:
4. Indien een subsidie is verleend op of na 1 juli 2010 en het verleende subsidiebedrag minder dan € 125.000 bedraagt, gaat de aanvraag tot vaststelling van de subsidie niet vergezeld van een financiële verantwoording.
5. In afwijking van het eerste lid dient de ontvanger van een subsidie die is verleend op of na 1 juli 2010 en waarvan het verleende subsidiebedrag minder dan € 25.000 bedraagt, geen aanvraag tot vaststelling in.
J
Artikel 22 wordt als volgt gewijzigd:
1. Voor de tekst wordt de aanduiding 1. geplaatst.
2. Er wordt een lid toegevoegd dat luidt:
2. Indien artikel 21, vijfde lid, van toepassing is, stelt de minister de subsidie binnen 22 weken na afronding van het project ingevolge artikel 16, tweede lid, vast.
Artikel 6.4. Subsidieregeling indemniteit bruiklenen 2008
De Subsidieregeling indemniteit bruiklenen 2008 wordt als volgt gewijzigd:
A
Artikel 1 wordt als volgt gewijzigd:
1. Onderdeel b vervalt.
2. De onderdelen c tot en met g worden geletterd b tot en met f.
B
Na artikel 1 wordt een artikel ingevoegd dat luidt:
C
Artikel 4, eerste lid, komt als volgt te luiden:
1. De aanvraag voor subsidie wordt uiterlijk dertien weken voor aanvang van de activiteiten ingediend en gaat vergezeld van ten minste een verzekeringsofferte. Tevens is artikel 5.3, eerste tot en met vierde lid, van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid van overeenkomstige toepassing op de aanvraag.
D
Artikel 5 wordt als volgt gewijzigd:
1. Voor de tekst wordt de aanduiding 1. geplaatst.
2. Er wordt een lid toegevoegd dat luidt:
2. De minister beslist binnen dertien weken na ontvangst van de aanvraag.
E
Artikel 7 wordt als volgt gewijzigd:
1. Voor de tekst wordt de aanduiding 2. geplaatst.
2. Voor het nieuwe tweede lid wordt een lid ingevoegd dat luidt:
1. De verplichtingen, bedoeld in artikel 5.7, eerste lid, van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid, zijn van overeenkomstige toepassing op een ontvanger van subsidie krachtens deze regeling.
3. In het nieuwe tweede lid wordt ‘Hoofdstuk IV van het besluit’ vervangen door: het eerste lid.
F
In artikel 8 wordt ‘als bedoeld in artikel 33, onder a, van het besluit’ vervangen door: waarop artikel 2.25 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid van overeenkomstige toepassing is.
Artikel 6.5. Tijdelijke regeling aanvulling eigen inkomsten cultuurinstellingen
De Tijdelijke regeling aanvulling eigen inkomsten cultuurinstellingen wordt als volgt gewijzigd:
A
Artikel 1 wordt als volgt gewijzigd:
1. Onderdeel b komt als volgt te luiden:
b. Regeling: Regeling op het specifiek cultuurbeleid,
2. In onderdeel d, onder a, wordt ‘de artikelen 9k, 9m en 9n van de regeling’ vervangen door: de artikelen 9k, 9m en 9n van de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen zoals die luiden op de dag voorafgaande aan de inwerkingtreding van het Besluit op het specifiek cultuurbeleid.
B
Na artikel 1 wordt een artikel ingevoegd dat luidt:
C
Na artikel 2 wordt een artikel ingevoegd dat luidt:
Artikel 2a. Te late indiening verantwoordingsbescheiden over 2009
In afwijking van artikel 2 komt een instelling in 2010 niet in aanmerking voor subsidie op grond van deze regeling, indien die instelling de bescheiden, bedoeld in de artikelen 24, onderscheidenlijk 33 van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen, indient later dan één maand na de termijn, genoemd in die artikelen.
D
In artikel 2a (nieuw) wordt ‘Bekostigingsbesluit cultuuruitingen’ vervangen door: Bekostigingsbesluit cultuuruitingen, zoals dat luidde op de dag voorafgaande aan de inwerkingtreding van het Besluit op het specifiek cultuurbeleid.
E
Na artikel 2a (nieuw) wordt een artikel ingevoegd dat luidt:
Artikel 2b. Te late indiening verantwoordingsbescheiden over 2010–2012
In afwijking van artikel 2 komt een instelling die in het jaar 2010, 2011 of 2012 de bescheiden, bedoeld in de artikelen 2.15 en 2.23 van de Regeling, indient na de termijn die daarvoor op de instelling van toepassing is, niet in aanmerking voor subsidie op grond van deze regeling voor het jaar 2011, 2012 onderscheidenlijk 2013.
F
In artikel 9 wordt ‘artikel 26 van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen’ vervangen door: artikel 2.16 van de Regeling.
Artikel 6.6. Subsidieregeling innovatie cultuuruitingen
De Subsidieregeling innovatie cultuuruitingen wordt als volgt gewijzigd:
A
In Artikel 1 vervalt het begrip en de begripsomschrijving ‘besluit’ en wordt alfabetisch een begrip met begripsomschrijving ingevoegd dat luidt:
- Regeling:
Regeling op het specifiek cultuurbeleid;
B
Na artikel 1 wordt een artikel ingevoegd dat luidt:
C
Aan artikel 2 wordt een lid toegevoegd dat luidt:
3. Subsidies worden niet verleend voor een subsidiebedrag dat minder dan € 25.000 bedraagt.
D
Artikel 14 wordt als volgt gewijzigd:
1. Voor de tekst wordt de aanduiding 1. geplaatst.
2. Aan het artikel wordt een lid toegevoegd dat luidt:
2. Indien de minister hierom verzoekt, verstrekt de aanvrager tevens een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon dan wel van de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd.
E
Artikel 15 vervalt.
F
Na Artikel 22 wordt een artikel ingevoegd dat luidt:
G
Artikel 23 komt als volgt te luiden:
H
Artikel 24 komt als volgt te luiden:
Artikel 6.7. Mandaatbesluit FCP
In artikel 2, tweede lid, van het Mandaatbesluit FCP wordt ‘het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen en de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen’ vervangen door: het Besluit op het specifiek cultuurbeleid en de Regeling op het specifiek cultuurbeleid.
Artikel 6.8. Mandaatbesluit NFPK
In artikel 2, tweede lid, van het Mandaatbesluit NFPK wordt ‘het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen en de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen’ vervangen door: het Besluit op het specifiek cultuurbeleid en de Regeling op het specifiek cultuurbeleid.
Artikel 6.9. Subsidieregeling Bibliotheekinnovatie
De Subsidieregeling Bibliotheekinnovatie wordt als volgt gewijzigd:
A
In Artikel 1 vervalt het begrip en de begripsomschrijving ‘Besluit’ en wordt alfabetisch een begrip met begripsomschrijving ingevoegd dat luidt:
- Regeling:
Regeling op het specifiek cultuurbeleid;
B
Na artikel 1 wordt een artikel ingevoegd dat luidt:
C
Na artikel 13 wordt een artikel ingevoegd dat luidt:
D
Artikel 14, tweede en derde lid, komt als volgt te luiden:
2. Artikel 5.11, derde en vijfde lid, en artikel 5.12, eerste lid, van de Regeling zijn van overeenkomstige toepassing.
3. Indien het verleende subsidiebedrag € 125.000 of meer bedraagt is artikel 2.27 van de Regeling van overeenkomstige toepassing op de jaarrekening en het financieel verslag.
Deze regeling zal met de bijlagen en toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart.
BIJLAGE IA, ALS BEDOELD IN ARTIKEL 2.28 VAN DE REGELING OP HET SPECIFIEK CULTUURBELEID
Handboek verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2009–2012 (inclusief musea en sectorinstituten)
Deze publicatie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap staat op de websites www.rijksoverheid.nl, www.cultuursubsidie.nl en www.wetten.nl.
Inleiding
Het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen (hierna: handboek) is bedoeld voor rechtspersonen (zowel aangewezen als niet aangewezen instellingen) die op grond van de artikelen 4, 4a en 4b van de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse instellingssubsidie of een jaarlijkse instellingssubsidie ontvangen. Daarnaast geldt dit handboek voor rechtspersonen die alleen een projectsubsidie vanaf € 125.000 ontvangen. Als uw instelling een van dergelijke subsidies ontvangt, dient u over de besteding van de subsidie jaarlijks verantwoording aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW) af te leggen. Dit is een verplichting die geldt voor ieder boekjaar waarvoor subsidie is verleend. Hoofdstuk 5 ‘wetgeving en richtlijnen’ van dit handboek verwijst naar de kaders waarbinnen deze verantwoordingsverplichting bestaat.
Rapportage van de besteding van ontvangen projectsubsidies vindt bij voorkeur plaats door middel van uw reguliere jaarverantwoording. Voor instellingen die op grond van artikel 4c van de Wet op het specifiek cultuurbeleid subsidie ontvangen geldt het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen.
Doel van de verantwoording
De verantwoording van uw instelling dient om na te gaan of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Ook wordt nagegaan of aan de eisen uit wetgeving is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd (rechtmatigheid). Daarnaast bieden de gegevens van instellingen belangrijke beleidsinformatie m.b.t. ontwikkelingen in de sector.
Uitgangspunten voor de verantwoording
Uitgangspunten voor de verantwoording van de subsidie(s) zijn uw geaccordeerde prestatieoverzicht en meerjarenbegroting en de door de minister van OCW verleende subsidie(s).
Verantwoording voor instellingen met een vierjaarlijkse subsidie
In het verantwoordingsproces wordt een onderscheid gemaakt tussen instellingen die een jaarlijkse instellingssubsidie ontvangen en instellingen die een vierjaarlijkse instellingssubsidie ontvangen (aangewezen- én niet aangewezen instellingen). Op de verantwoording van vierjaarlijkse instellingssubsidies wordt in dit hoofdstuk verder ingegaan. Voor de verantwoording door instellingen die een jaarlijkse instellingssubsidie ontvangen wordt verwezen naar hoofdstuk 3 van dit handboek.
U dient binnen dertien weken na het eerste, tweede en derde jaar van de vierjaarlijkse subsidieperiode, over het betreffende boekjaar de verantwoording digitaal aan te leveren. De verantwoording over het vierde jaar van de vierjaarlijkse subsidieperiode dient u tussen acht en dertien weken na afloop van het betreffende boekjaar digitaal aan te leveren.
Als u naast de vierjaarlijkse instellingssubsidie een (of meer) projectsubsidie(s) heeft ontvangen, dan dient u tevens rekening te houden met de aanwijzingen in hoofdstuk 4 ‘verantwoording projectsubsidie’.
De jaarlijkse verantwoording voor vierjaarlijkse instellingssubsidies bestaat uit twee onderdelen: de jaarrekening (inclusief prestatieverantwoording) en het bestuursverslag. Daarnaast voegt de accountant een aantal accountantsproducten toe.
Jaarrekening
De jaarrekening, als bedoeld in artikel 2.26 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid (hierna: Rsc), omvat de volgende onderdelen:
• Balans
De balans dient opgesteld te worden volgens model I. Alle balansposten dienen te worden toegelicht.
• Exploitatierekening
De exploitatierekening dient opgesteld te worden volgens model II (A t/m D). In de toelichting op de modellen wordt aangegeven welke variant op uw instelling van toepassing is. Op de exploitatierekening geeft u een toelichting.
• Prestatieverantwoording
De prestatieverantwoording geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, in relatie tot de voorgenomen activiteiten (zoals vermeld in het prestatieoverzicht bij uw begroting). De prestatieverantwoording dient opgesteld te worden volgens model III in dit handboek. U vermeldt in het model alleen de kwantitatieve gegevens. Wat betreft de musea kan voor een deel van de voorgenomen activiteiten volstaan worden met de rapportage van de stand van zaken.
Aandachtspunt: | Voor zover uw instelling nauwe banden onderhoudt met gelieerde rechtspersonen die een noemenswaardige invloed op uw resultaat en/of het functioneren van uw instelling hebben, is het in afwijking van de Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (hierna: RJ), voor de verantwoording aan de minister van OCW niet verplicht de jaarrekeningen te consolideren. Wel dient u dan de jaarrekeningen van deze gelieerde rechtspersonen mee te zenden, teneinde een goed en volledig inzicht te krijgen in de financiële positie van uw instelling. Er is sprake van noemenswaardige invloed wanneer een rechtspersoon feitelijk beleidsbepalende invloed kan uitoefenen in een andere rechtspersoon, bijvoorbeeld door middel van het benoemen van bestuursleden. |
Bestuursverslag
Het bestuursverslag is zakelijk van aard en wordt ondertekend door het bestuur. Al dan niet in aanvulling op elementen die zijn voorgeschreven in de RJ 640, bevat het bestuursverslag een toelichting op de volgende onderwerpen:
a. het exploitatieresultaat van de subsidieontvanger;
b. de financiële positie van de subsidieontvanger;
c. het al dan niet realiseren van de voorgenomen activiteiten;
d. de zaken die nu en in de toekomst van invloed kunnen zijn op het functioneren en de continuïteit van de subsidieontvanger of op de positie van de subsidieontvanger binnen het bestel; en
e. de specifieke aandachtspunten die in de beschikking tot subsidieverlening zijn vermeld.
Voorts bevat het bestuursverslag:
a. een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving in kort bestek van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar; en
b. de samenstelling van het bestuur, de directie en eventueel de Raad van Toezicht.
Accountantsproducten
De jaarlijkse verantwoording wordt conform artikel 2.27 van de Rsc door uw accountant voorzien van de volgende producten:
• De accountantsverklaring bij de jaarrekening;
• Het rapport van bevindingen (indien opgesteld);
• Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording (COS4400).
Bij de Rsc is in bijlage IIA het Controleprotocol Cultuursubsidies Instellingen opgenomen. Onderdeel van dit protocol is het verplichte model voor de accountantsverklaring. Indien de accountant een rapport van bevindingen heeft opgesteld omtrent de naleving van de subsidiebepalingen, voegt u dat bij uw jaarverantwoording. Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording dient altijd opgemaakt en bijgevoegd te worden.
Verantwoording voor instellingen met een jaarlijkse subsidie
Bij de verantwoording van jaarlijkse instellingssubsidies wordt onderscheid gemaakt tussen subsidies tot € 125.000 en subsidies vanaf € 125.000 (zie hierna).
De verantwoording van de jaarlijkse instellingssubsidie dient u tussen acht en dertien weken na afloop van het betreffende boekjaar digitaal aan te leveren.
Als u naast de jaarlijkse instellingssubsidie een (of meer) projectsubsidie(s) heeft ontvangen, dan dient u tevens rekening te houden met de aanwijzingen in hoofdstuk 4 ‘verantwoording projectsubsidie’.
Jaarlijkse subsidie OCW kleiner dan € 125.000
Als het van OCW ontvangen jaarlijkse subsidiebedrag (exclusief eventuele projectsubsidies) kleiner is dan € 125.000, dan voegt u bij de aanvraag tot subsidievaststelling enkel een activiteitenverslag. Voor een toelichting op de inhoud van het activiteitenverslag: zie volgende paragraaf.
Jaarlijkse subsidie OCW vanaf € 125.000
Als het van OCW ontvangen jaarlijkse subsidiebedrag (exclusief eventuele projectsubsidies) € 125.000 of meer bedraagt, dan voegt u bij de aanvraag tot subsidievaststelling de volgende verantwoordingsstukken:
• Jaarrekening
Voor een toelichting bij dit product: zie hoofdstuk 2 van dit handboek. In uitzondering op wat daar is vermeld hoeft de ontvanger van een jaarlijkse instellingssubsidie geen prestatieverantwoording in de jaarrekening op te nemen.
• Accountantsproducten
○ accountantsverklaring bij de jaarrekening;
○ rapport van bevindingen (indien opgesteld).
Voor een toelichting bij deze producten: zie hoofdstuk 2 van dit handboek. Omdat de jaarrekening van een ontvanger van een jaarlijkse instellingssubsidie geen prestatieverantwoording bevat hoeft in dit geval door de accountant ook geen rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording te worden opgemaakt.
• Activiteitenverslag
Het activiteitenverslag (artikel 2.25 Rsc) is vormvrij en beschrijft de aard, duur en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend.
Verantwoording projectsubsidie
Voor het indienen van een aanvraag tot vaststelling van een projectsubsidie geldt in beginsel de termijn genoemd in het eerste lid van artikel 5.10 van de Rsc. Het tweede lid van dit artikel geeft u, als ontvanger van een jaarlijkse of vierjaarlijkse instellingssubsidie, echter de mogelijkheid in plaats daarvan uw aanvraag tot subsidievaststelling voor een projectsubsidie tegelijk in te dienen met de aanvraag tot vaststelling van de jaarlijkse instellingssubsidie of met de jaarlijkse verantwoording over uw vierjaarlijkse instellingssubsidie. U doet dit bij de verantwoording over het jaar waarin de activiteiten van het project, volgens de beschikking waarmee de projectsubsidie is verleend, uiterlijk worden afgerond.
Door de invoering van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (het Uniform Subsidiekader) wordt voor wat betreft de verantwoordingseisen onderscheid gemaakt tussen subsidies kleiner dan € 25.000, subsidies vanaf € 25.000 tot € 125.000 en subsidies vanaf € 125.000. De bijzonderheden voor elk van deze categorieën zijn onder de volgende kopjes in dit handboek verder uitgewerkt.
Aandachtspunten:
• Bij het bepalen van de verantwoordingseisen die aan een subsidie worden gesteld gaat het niet om het subsidiebedrag per jaar, maar om het subsidiebedrag over de volledige looptijd van de subsidie. Voorbeeld: Een projectsubsidie van € 50.000 per jaar en een looptijd van vier jaar, bedraagt in totaal € 200.000 en valt dus wat betreft verantwoordingseisen in de categorie subsidies vanaf € 125.000.
• Subsidies worden niet opgeteld voor het bepalen van de verantwoordingseisen. Aan een instelling met een jaarlijkse instellingssubsidie onder de € 125.000 én een projectsubsidie onder de € 125.000 worden, als deze subsidies samen € 125.000 of meer bedragen, dus geen verantwoordingseisen gesteld die horen bij subsidies vanaf € 125.000.
• Over projecten vanaf € 25.000 met een looptijd over meerdere boekjaren, hoeft u pas na afloop van het project verantwoordingsstukken in te dienen.
• Over projecten vanaf € 125.000 met een looptijd over meerdere boekjaren dient u, indien u een jaarrekening opstelt, in de tussenliggende boekjaren een per balansdatum nog niet besteed deel van de subsidie, conform de RJ 221 op te nemen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de kortlopende schulden).
Projectsubsidie kleiner dan € 25.000
Als een projectsubsidie over de gehele looptijd kleiner is dan € 25.000 zal de minister de subsidie ambtshalve vaststellen binnen 22 weken na afloop van de (in de beschikking tot subsidieverlening vermelde) datum waarop de gesubsidieerde activiteiten uiterlijk zijn afgerond. Dit betekent dat u geen aanvraag tot subsidievaststelling hoeft in te dienen en over het project ook geen specifieke verantwoording of toelichting in uw jaarrekening, bestuursverslag of activiteitenverslag hoeft op te nemen. De minister kan u echter verzoeken aan te tonen dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden voorwaarden.
Projectsubsidie vanaf € 25.000 tot € 125.000
Als een projectsubsidie over de gehele looptijd € 25.000 of meer bedraagt, maar minder dan € 125.000, dan dient u een aanvraag tot subsidievaststelling in vergezeld van een activiteitenverslag. Zie voor de inhoud van het activiteitenverslag hoofdstuk 3 bij Jaarlijkse subsidie OCW vanaf € 125.000.
U kunt voor het project een afzonderlijk activiteitenverslag indienen, maar het is ook toegestaan deze op te nemen in:
• het bestuursverslag van uw instelling, als u een vierjaarlijkse instellingssubsidie ontvangt;
• het activiteitenverslag van uw instelling, als u een jaarlijkse instellingssubsidie ontvangt.
In beide gevallen geldt als voorwaarde dat de activiteiten van het project afzonderlijk herkenbaar moeten zijn.
Projectsubsidie vanaf € 125.000
U dient na afloop van het project een aanvraag tot subsidievaststelling in, voorzien van een eindverantwoording die bestaat uit een activiteitenverslag (zie hoofdstuk 3 bij Jaarlijkse subsidie OCW vanaf € 125.000) en een financieel verslag (artikel 5.12 Rsc). Het financieel verslag:
○ geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de besteding van de subsidie door de subsidieontvanger;
○ sluit aan op de indeling van de begroting die voorafgaand aan de subsidieverlening is ingediend;
○ geeft een toelichting bij belangrijke verschillen tussen financieel verslag en begroting.
Het financieel verslag gaat vergezeld van een accountantsverklaring.
In plaats van de hiervoor genoemde wijze van verantwoorden is het ook toegestaan om de verantwoording over de projectsubsidie op te nemen in de jaarlijkse verantwoording over uw instellingssubsidie. Dat betekent het volgende:
• De financiële eindverantwoording over het project neemt u op in de reguliere door een accountant gecertificeerde jaarrekening, op zodanige wijze dat de baten en lasten met betrekking tot het project afzonderlijk kunnen worden afgelezen;
• Het activiteitenverslag bij het project neemt u op in uw bestuursverslag (als u een vierjaarlijkse instellingssubsidie ontvangt) of (als u een jaarlijkse instellingssubsidie ontvangt) in het activiteitenverslag bij uw instellingssubsidie, op een zodanige wijze dat de projectactiviteiten afzonderlijk herkenbaar zijn.
Een afzonderlijke accountantsverklaring bij het project is in dit geval niet nodig.
Wetgeving en richtlijnen
De volgende wet- en regelgeving is van toepassing op de verantwoording:
• Burgerlijk Wetboek, Boek 2, Titel 9 (BW 2 Titel 9)
• Wet op het specifiek cultuurbeleid (Wsc)
• Besluit op het specifiek cultuurbeleid (Bsc)
• Regeling op het specifiek cultuurbeleid (Rsc)
• Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving
U vindt de eerste vier documenten op de websites www.rijksoverheid.nl, www.cultuursubsidie.nl of www.wetten.nl.
Krachtens artikel 2.26, eerste lid, van de Rsc, is BW 2 Titel 9 overeenkomstig van toepassing op deze verantwoording, met dien verstande dat de winst- en verliesrekening vervangen wordt door een exploitatierekening.
Artikel 2.26, tweede lid, van de Rsc, laat aan de minister ruimte om bepalingen van BW 2 Titel 9 of onderdelen daarvan buiten toepassing te verklaren op bepaalde instellingen of categorieën van instellingen. Op basis van deze bevoegdheid zijn de afdelingen 1, 10, 11, 12, 13, 14, 15 en 16 van Boek 2 Titel 9 BW niet van toepassing op de jaarlijkse verantwoording. Afdeling 7 is van toepassing met dien verstande dat het jaarverslag bij vierjaarlijkse instellingssubsidies wordt vervangen door een bestuursverslag conform artikel 2.15 van de Rsc.
SICA
Uw internationale activiteiten kunt u melden aan de Stichting Internationale Culturele Activiteiten (www.sica.nl) SICA is het instituut voor internationaal cultuurbeleid. Als netwerk- en expertisecentrum adviseert SICA over alle aspecten van internationale culturele activiteiten. SICA organiseert regelmatig publieksbijeenkomsten, bezoekersprogramma's voor buitenlandse cultuurdeskundigen en publiceert ieder kwartaal het SICAmag. Het Europees Cultureel ContactPunt (CCP) is onderdeel van de SICA en informeert over het Europese financieringsprogramma Kaderprogramma Cultuur. Daarnaast is SICA de uitvoerende organisatie voor de Netherlands China Arts Foundation. Ook voert SICA het secretariaat van EUNIC Netherlands, de Nederlandse afdeling van de overkoepelende organisatie voor nationale instituten voor cultuur van de Europese Unie. |
Modellen voor de verantwoording
Toelichting op de modellen
Toelichting op model I voor de balans
Algemeen
Het is niet toegestaan van model I af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften.
Vaste activa
Als u subsidie ontvangt voor investering in vaste activa, dan vindt verantwoording van de subsidie niet plaats in de exploitatierekening. U neemt de investering op in de balans. De ontvangen subsidie neemt u op onder de Langlopende schulden met als subpost ‘Investeringssubsidie’. Deze post ‘Investeringssubsidie’ valt vrij via de exploitatierekening, gelijk lopend met de afschrijvingstermijn van de investering.
U kunt activa verkregen uit sponsoring activeren. De daarvoor verkregen sponsoring neemt u, analoog aan de hierboven beschreven methode, op als subpost Sponsoring onder de Langlopende schulden. Het is voor musea niet toegestaan collectieonderdelen te activeren.
Vlottende activa
Alleen variabele voorbereidingslasten voor een activiteit (Onderhanden werk) die plaatsvindt in een op het verslagjaar volgend boekjaar, kunnen worden geactiveerd. Het is niet toegestaan personeelslasten en andere vaste lasten te activeren.
Eigen vermogen
Bij het maken van onderscheid tussen algemene reserve, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen volgt u de actuele Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving, RJ 640 (640.305–313). De resultaatbestemming, dit is de wijze waarop het exploitatieresultaat aan een bestemmingsreserve of bestemmingsfonds wordt toegerekend en/of op een andere wijze wordt aangewend, voorziet u van een toelichting.
Over de bestemming van de, aan het einde van de betreffende subsidieperiode resterende middelen in het ‘Bestemmingsfonds OCW’, zal bij de vaststelling van de subsidie van de betreffende subsidieperiode een beslissing worden genomen.
Aankoopfondsen (musea)
De aankoopfondsen krijgen een afzonderlijke vermelding en maken geen deel uit van het eigen vermogen.
Toelichting op de modellen IIA t/m D voor de categoriale en/of functionele exploitatierekening
Algemeen
Het is niet toegestaan van model IIA af te wijken behalve voor musea en sectorinstituten. Voor deze twee typen instellingen gelden specifieke varianten (model IIB, IIC en IID). Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften.
Opzet voor model IIC (voor musea)
Het voorgeschreven model IIC bestaat in grote lijnen uit een gecombineerde kostensoorten- en kostenplaatsen overzicht. De in model IIB opgenomen baten en lasten van het huidig boekjaar neemt u over in model IIC, in de kolom Totaal. U rekent vervolgens de baten en lasten uit de kolom Totaal toe aan de in het model opgenomen kostenplaatsen; de museale functies. Daarbij houdt u rekening met de omschrijvingen van de museale functies, zoals vermeld in de Toelichting op model IIC – definities van museale functies, hierna. Het saldo van de kolom Algemeen beheer rekent u ook toe aan de overige functies (zie de pijl in het model).
Voor de verdeling van baten en lasten over de museale functies gebruikt u verdeelsleutels. De controleerbaarheid ten aanzien van het gebruik van deze verdeelsleutels staat voorop. U formuleert uw eigen verdeelsleutels, beschrijft en onderbouwt ze in de jaarrekening en hanteert ze consistent over de jaren heen. Zoveel mogelijk kiest u voor objectieve gronden. Baten en lasten die niet zijn toe te rekenen aan de museale functies vermeldt u in de kolom Algemeen Beheer.
Opzet voor model IID (voor sectorinstituten)
Het voorgeschreven model IID bestaat in grote lijnen uit een gecombineerde kostensoorten- en kostenplaatsen overzicht. De in model IIA opgenomen baten en lasten van het huidig boekjaar neemt u over in model IID, in de kolom Totaal. U rekent vervolgens de baten en lasten uit de kolom Totaal toe aan de in het model opgenomen kostenplaatsen; de vijf hoofdfuncties.
Voor de verdeling van baten en lasten over de vijf hoofdfuncties gebruikt u verdeelsleutels. De controleerbaarheid ten aanzien van het gebruik van deze verdeelsleutels staat voorop. U formuleert uw eigen verdeelsleutels, beschrijft en onderbouwt ze in de jaarrekening en hanteert ze consistent over de jaren heen.
Begrotingskolom (model IIA en IIB)
Zorg ervoor dat cijfers in de kolom Begroting overeenstemmen met de meerjarenbegroting die de minister heeft goedgekeurd of in geval van andere dan trendmatige wijzigingen op die begroting, de meest recente begroting. In dat laatste geval geeft u een toelichting op de wijzigingen op de oorspronkelijke begroting.
Baten
Bij deze post wordt onderscheid gemaakt tussen Opbrengsten, Subsidies en Bijdragen. Onder Subsidies worden de subsidies van overheden en publieke fondsen begrepen. Onder Bijdragen verantwoordt u de inkomsten uit private fondsen.
• Directe Opbrengsten
Onder de directe opbrengsten verantwoordt u alle inkomsten die in enige relatie staan tot uw kernactiviteiten. U maakt onderscheid tussen Publieksinkomsten, Sponsorinkomsten en Overige inkomsten.
Publieksinkomsten zijn inkomsten die direct aan de publieksactiviteiten zijn gekoppeld, zoals kaartverkoop, horeca tijdens uitvoeringen, verkoop van programma’s, beeld- of geluiddragers, vergoedingen voor radio- of televisieoptredens, uitkoopsommen, auteursrecht en eventueel overige direct aan het publiek gerelateerde inkomsten.
Sponsorinkomsten betreffen alle inkomsten uit sponsoring door ondernemingen. Sponsoring wordt overeenkomstig de Code Cultuursponsoring gedefinieerd als de overeenkomst tussen een onderneming (de sponsor) die geld en/of op geld waardeerbare prestaties levert, en een culturele instelling of een organisator van een cultureel evenement (de gesponsorde), die communicatiemogelijkheden, toegangskaarten en/of overige faciliteiten als tegenprestatie levert in verband met de door de gesponsorde te verrichten culturele activiteit. Onder sponsoring wordt niet verstaan reclame.
Overige inkomsten betreffen alle overige inkomsten die een directe relatie hebben met uw kernactiviteiten.
• Indirecte Opbrengsten
Indirecte opbrengsten zijn opbrengsten die geen of slechts een indirecte relatie hebben met uw kernactiviteiten. U verantwoordt hier baten zoals verhuur onroerend goed, horeca los van voorstellingen of vergoedingen voor het uitlenen van personeel.
Zie ook de opmerking onder Saldo bijzondere baten/lasten.
• Subsidies OCW, provincie en gemeente
Vermeldt hier alle structurele subsidies die u uit deze bron ontvangt. Incidentele subsidies uit deze bron vermeldt u onder Overige subsidies/bijdragen, Subsidies uit publieke middelen.
• Overige subsidies/bijdragen
Onder Subsidies uit publieke middelen geeft u een opsomming van alle overige subsidies, zowel van binnenlandse als buitenlandse overheden als van fondsen die subsidie ontvangen van een overheid. Bepalend is of de subsidie is verstrekt door of namens een overheid. Van het laatste is sprake als de overheid invloed heeft op de verdeling van de subsidies. Het gaat om de volgende categorieën:
1. subsidies die rechtstreeks zijn verstrekt door het Rijk (ministeries, agentschappen, rijksdiensten), gemeenten, provincies of waterschappen;
2. subsidies die zijn verstrekt door een zelfstandig bestuursorgaan, zoals een cultuurfonds (NFPK+, Fonds BKVB, Mondriaan Stichting, Stimuleringsfonds voor Architectuur, Nederlands Letterenfonds, Fonds voor Cultuurparticipatie, Nederlands Fonds voor de Film), een gemeentelijk of provinciaal fonds (zoals het Amsterdams Fonds voor de Kunst);
3. subsidies die zijn verstrekt door (andere) organisaties met publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid (zoals de Taalunie);
4. subsidies die zijn verstrekt door de Europese Unie, buitenlandse overheden of buitenlandse publieke fondsen.
Subsidie van een publiek-privaat fonds wordt verantwoord als subsidie van een publiek fonds. N.B. Loonkostensubsidies saldeert u met de loonkosten.
Onder Bijdragen uit private middelen vermeldt u alle bijdragen van private fondsen, alsook contributies, schenkingen, donaties of legaten en bijdragen van vriendenstichtingen. Van de bijdrage die u ontvangt van het VSB-fonds maakt u een afzonderlijke vermelding onder Bijdragen van VSB-fonds.
Lasten
Onder de lasten maakt u onderscheid naar beheerslasten en activiteitenlasten.
• Beheerslasten (model IIA en IID)
Tot de Beheerslasten worden gerekend alle personele en materiële lasten die samenhangen met het beheer van uw organisatie (overheadlasten).
• Activiteitenlasten (model IIA en IID)
Tot de Activiteitenlasten behoren lasten die direct samenhangen met de activiteiten van uw instelling.
• Saldo bijzondere baten/lasten
Inkomsten die los staan van enig cultureel ondernemerschap zoals uitkeringen van verzekeringsmaatschappijen of het afboeken van een voorziening, verantwoordt u onder Saldo bijzondere baten/lasten.
Volg daarbij de actuele Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ 270).
Toelichting op model IIC – definities van museale functies
Naast het algemeen beheer worden er drie museale functies onderscheiden.
Deze functies zijn onderverdeeld in zes taakgebieden. Hieronder treft u daarvan een korte omschrijving ten behoeve van de toerekening van baten en lasten in model IIC.
• Publieksfunctie
Hieronder vallen alle werkzaamheden en uitgaven die rechtstreeks te maken hebben met de taak van musea om het in het museum aanwezige cultureel erfgoed voor publiek toegankelijk te maken. Betekenis geven is daarbij het kernbegrip.
a) Vaste opstelling
De vaste opstelling is dat deel van de collectie dat voor langere tijd1 wordt tentoongesteld en waarin binnen die termijn relatief weinig wijzigingen worden aangebracht. Alle kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan het vormgeven, onderhouden en beheren van de vaste tentoonstelling worden aan deze functie toegerekend. Dat geldt ook voor het onderzoek, de communicatie, marketing en educatieve programma’s die ten behoeve van de ontsluiting van de vaste opstelling worden uitgevoerd.
b) Tijdelijke presentaties
De tijdelijke presentaties zijn alle opstellingen die voor kortere tijd 2 worden geplaatst. Alle kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan het ontwerpen, vormgeven, opstellen, onderhouden en beheren van tijdelijke presentaties worden aan deze functie toegeschreven. Dit is inclusief de kosten die zijn verbonden aan de voor de presentatie verkregen bruiklenen. Dat geldt ook voor het onderzoek, de communicatie, marketing en educatieve programma’s die ten behoeve van de ontsluiting van een tijdelijke presentatie worden uitgevoerd.
• Collectiefunctie
Hieronder vallen alle kosten die gemaakt worden ten behoeve van het beheer van de museale collectie.
c) Registratie en onderzoek
Aan deze functie worden de werkzaamheden en de kosten toegerekend die gemaakt zijn in het kader van het onderzoek aan de eigen collectie ten behoeve van registratie, restauratie en conservering. Doel is dat op elk gewenst moment eenduidig en volledig inzicht kan worden verschaft in de collectie, inclusief de kwantitatieve en kwalitatieve staat daarvan.
d) Conserveren en restaureren
Aan de functie conserveren en restaureren worden al die kosten toegerekend die worden gemaakt voor het restaureren en conserveren van de collectie, zowel in de opstellingen als in depot of opslag. Ook alle kosten die worden gemaakt om de collectie kwalitatief op niveau te houden, worden toegerekend aan deze functie.
e) Verwerving en afstoten
De ten behoeve van verwerving en afstoting gemaakte kosten voor werkzaamheden, transport en eventueel de aankoopsom, worden aan deze functie toegerekend.
• Wetenschappelijke functie
Hieronder vallen alle kosten die gemaakt worden om de door het museum beheerde collectie in de brede context van het cultureel erfgoed te positioneren.
f) Onderzoek en documentatie
Aan deze functie worden de kosten toegerekend voor onderzoek dat de eigen collectie in breder verband plaatst, wetenschappelijk onderzoek in algemene zin en bijvoorbeeld de uitgave van bestandscatalogi. Ook de kosten en opbrengsten van documentatiecentrum en bibliotheek worden onder deze functie gevat.
• Lasten algemeen beheer
Tot de lasten in de kolom Algemeen beheer worden gerekend alle personele en materiële lasten die samenhangen met het beheer van uw organisatie (overhead).
Toelichting op model III voor de prestatieverantwoording
Algemeen
Om inzicht te verwerven in de aard, omvang en bereik van uw activiteiten, specificeert u de door uw instelling verrichte activiteiten en het bereik (bezoekers, gebruikers of deelnemers) in het boekjaar volgens het voor uw instelling relevante deel van model III voor de prestatieverantwoording.
Activiteitensoorten die niet in het overzicht staan vermeld, dient u toe te voegen onder Anders, nl. ....., zoals bijv. bij Overige activiteiten. Vermeld ook de resultaten uit het vorige boekjaar. In de kolom Voorgenomen activiteiten is het gemiddelde aantal activiteiten per jaar vermeld dat uw instelling in de periode 2009–2012 wil realiseren. Deze kolom komt overeen met het door de minister goedgekeurde prestatieoverzicht 2009–2012.
Wanneer de resultaten in het boekjaar naar soort en omvang afwijken van uw planning (= kolom Voorgenomen activiteiten), voorziet u de verschillen van een toelichting. In het bestuursverslag geeft u een reflectie op het resultaat en ziet u vooruit naar de mogelijke consequenties voor toekomstige activiteiten.
A. Podiumkunstinstellingen
(Toneelgezelschappen, dansgezelschappen, operagezelschappen en orkesten)
• Vermeld onder 1. Producties/programma’s het aantal verschillende producties of programma’s voor het betreffende boekjaar en maak daarbij een onderscheid naar nieuwe producties en reprises.
• Vermeld onder 2. Voorstellingen/concerten het totaal door uw instelling verrichte reguliere uitvoeringen.
• Vermeld onder 3. Schoolvoorstellingen/-concerten alle besloten uitvoeringen die specifiek op scholieren zijn gericht, ongeacht de speellocatie.
• Specifieke uitvoeringen, zoals orkestbegeleiding bij ballet-, opera- of kooruitvoeringen, cd-opnames, besloten uitvoeringen of educatieve activiteiten vermeldt u onder 4. Overige activiteiten.
• Onder eigen regio wordt verstaan het landsdeel van vestiging (Noord, Oost, Zuid, Midden of West).
B. Internationale Festivals
• Vermeld onder 1. Activiteiten voor algemeen publiek de door uw instelling georganiseerde activiteiten bedoeld voor een algemeen publiek, zoals tentoonstellingen of voorstellingen.
• Vermeld onder 2. Activiteiten specifiek voor vakgenoten de door uw instelling georganiseerde activiteiten (bijvoorbeeld workshops, seminars) specifiek bedoeld voor de internationale uitwisseling tussen makers.
• Filmscreenings voor professionals kunnen onder showcases worden opgenomen.
C. Productiehuizen
• Vermeld onder 1. Producties/projecten het aantal gerealiseerde producties, coproducties en onderzoeksprojecten.
• Vermeld ook het aantal beginnende makers of makers in begeleidingstrajecten, zoals regisseurs, choreografen, schrijvers, musici of componisten dat bij deze projecten is betrokken.
• Onder 2. Voorstellingen/concerten vermeldt u het aantal uitvoeringen dat met deze producties is gemoeid.
• Bij 3. Overige activiteiten vermeldt u ook het bereik (gebruikers, deelnemers of bezoekers).
• Onder eigen regio wordt verstaan het landsdeel van vestiging (Noord, Oost, Zuid, Midden of West).
D. Presentatie-instellingen
• Vermeld onder 1. Tentoonstellingen het aantal verschillende presentaties of tentoonstellingen.
• Onder 2. Bezoeken totaal vermeldt u het totale aantal bezoeken, inclusief het aantal bezoeken van scholieren.
• Vermeld onder 3. Bezoeken scholen het totale aantal bezoekers vanuit scholen dat uw instelling heeft bezocht.
E. Overige instellingen
Instellingen, zoals postacademiale en ontwikkelinstellingen, die niet tot een van de genoemde categorieën kunnen worden gerekend kunnen hun kwantitatieve gegevens verantwoorden onder categorie E. Overige instellingen. Voor zover niet in specifieke activiteitensoorten is voorzien voegt u deze toe onder 6. Anders, nl......
F. Sectorinstituten
Volg bij de kwantitatieve verantwoording van uw activiteiten de indeling volgens de eerder bij model IID genoemde vijf hoofdfuncties. Vermeld de specifieke activiteiten die binnen uw instituut worden verricht op de wijze zoals opgenomen in uw activiteitenplan of prestatieoverzicht. Vermeld indien mogelijk ook het bereik in termen van aantal bezoekers, gebruikers of deelnemers.
• Bij 3. Erfgoedtaken wordt met Verwervingsactiviteiten gedoeld op activiteiten die bijdragen aan een duurzaam behoud van relevant sectoraal erfgoed, waaronder (het bevorderen van) aankopen (door derden) en schenkingen (aan derden).
• Bij 3. Erfgoedtaken worden met Waardering en ontsluiting de activiteiten bedoeld die het sectorinstituut zelfstandig of met derden onderneemt om relevant sectoraal erfgoed te identificeren en voor publiek toegankelijk te maken (incl. digitalisering en het online aanbieden van collectie-informatie).
• Met 4. Documentaire activiteiten wordt gedoeld op het verzamelen van gegevens (statistische en inhoudelijke gegevens) die relevant zijn om inzicht te verwerven in het functioneren van de sector.
G. Musea
• Vermeld onder Openingsuren het aantal uren dat uw museum publiek toegankelijk is per week.
• Onder Bezoeken totaal vermeldt u het totale aantal bezoeken, inclusief het aantal bezoeken van scholieren.
• Vermeld onder Bezoeken scholen het aantal bezoeken vanuit scholen, gesplitst in primair en voortgezet onderwijs.
Rapporteer de stand van zaken met betrekking tot de volgende onderwerpen uit het prestatieoverzicht: registratiegraad, registratiekwaliteit, collectieplan, veiligheidsplan en uw eigen prestatieafspraken.
BIJLAGE IB, ALS BEDOELD IN ARTIKEL 4.4 VAN DE REGELING OP HET SPECIFIEK CULTUURBELEID
HANDBOEK VERANTWOORDING CULTUURSUBSIDIES FONDSEN 2009–2012
Deze publicatie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap staat op de websites www.rijksoverheid.nl, www.cultuursubsidie.nl en www.wetten.nl.
Inleiding
Het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen (hierna: handboek) is bedoeld voor de volgende fondsen die op grond van artikel 4c van de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse instellingssubsidie ontvangen:
• Fonds voor Beeldende Kunsten, Vormgeving en Bouwkunst
• Fonds voor Cultuurparticipatie
• Mondriaan Stichting
• Nederlands Fonds voor de Film
• Nederlands Fonds voor Podiumkunsten+
• Nederlands Letterenfonds
• Stimuleringsfonds voor Architectuur
Uw fonds dient jaarlijks verantwoording af te leggen aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW) over de besteding van de subsidie. Dit is een verplichting die geldt voor ieder boekjaar waarvoor subsidie is verleend.
Hoofdstuk 3 ‘wetgeving en richtlijnen’ van dit handboek verwijst naar de kaders waarbinnen deze verantwoordingsverplichting bestaat.
Rapportage van de besteding van ontvangen projectsubsidies vindt bij voorkeur plaats door middel van uw reguliere jaarverantwoording. Voor rechtspersonen die op grond van artikel 4, 4a en 4b van de Wet op het specifiek cultuurbeleid subsidie ontvangen geldt het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen.
Doel van de verantwoording
De verantwoording van uw fonds dient om na te gaan of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Ook wordt nagegaan of aan de eisen uit wetgeving is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd (rechtmatigheid).
Uitgangspunten voor de verantwoording
Uitgangspunten voor de verantwoording van de subsidie(s) zijn uw geaccordeerde prestatieoverzicht en meerjarenbegroting en de door de minister van OCW verleende subsidie(s).
Onderdelen van de verantwoording
De jaarlijkse verantwoording van het bestuur of Raad van Toezicht bestaat uit twee onderdelen: de jaarrekening (inclusief prestatieverantwoording) en het bestuursverslag. Daarnaast voegt de accountant een aantal accountantsproducten toe.
U dient binnen dertien weken na het eerste, tweede en derde jaar van de vierjaarlijkse subsidieperiode, over het betreffende boekjaar de verantwoording digitaal aan te leveren. De verantwoording over het vierde jaar van de vierjaarlijkse subsidieperiode dient u tussen acht en dertien weken na afloop van het betreffende boekjaar digitaal aan te leveren.
Als u naast de vierjaarlijkse instellingssubsidie een (of meer) projectsubsidie(s) heeft ontvangen, dan dient u tevens rekening te houden met de aanwijzingen bij Verantwoording projectsubsidie, hierna.
De jaarrekening
De jaarrekening, als bedoeld in artikel 2.26 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid (hierna: Rsc), omvat de volgende onderdelen:
• Balans
De balans dient opgesteld te worden volgens model I. Alle balansposten dienen te worden toegelicht.
• Exploitatierekening
De functionele exploitatierekening dient opgesteld te worden volgens model II. Op de functionele exploitatierekening geeft u een toelichting.
• Prestatieverantwoording
De prestatieverantwoording geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, in relatie tot de voorgenomen activiteiten (zoals vermeld in het prestatieoverzicht bij uw begroting). De prestatieverantwoording dient opgesteld te worden volgens model III in dit handboek. U vermeldt in de kolom Prestatie de met OCW overeengekomen prestatieafspraak en in de kolom Toelichting de in het boekjaar gerealiseerde prestatie.
Aandachtspunt: | Voor zover uw fonds nauwe banden onderhoudt met gelieerde rechtspersonen die een noemenswaardige invloed op uw resultaat en/of het functioneren van uw organisatie hebben, is het in afwijking van de Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (hierna: RJ), voor de verantwoording aan de minister van OCW niet verplicht de jaarrekeningen te consolideren. Wel dient u dan de jaarrekeningen van deze gelieerde rechtspersonen mee te zenden, teneinde een goed en volledig inzicht te krijgen in de financiële positie van uw fonds. Er is sprake van noemenswaardige invloed wanneer een rechtspersoon feitelijk beleidsbepalende invloed kan uitoefenen in een andere rechtspersoon, bijvoorbeeld door middel van het benoemen van bestuursleden. |
Bestuursverslag
Het bestuursverslag is zakelijk van aard en wordt ondertekend door het bestuur. Al dan niet in aanvulling op elementen die zijn voorgeschreven in de RJ 640, bevat het bestuursverslag een toelichting op de volgende onderwerpen:
a. het exploitatieresultaat van de subsidieontvanger;
b. de financiële positie van de subsidieontvanger;
c. het al dan niet realiseren van de voorgenomen activiteiten;
d. de zaken die nu en in de toekomst van invloed kunnen zijn op het functioneren en de continuïteit van de subsidieontvanger of op de positie van de subsidieontvanger binnen het bestel; en
e. de specifieke aandachtspunten die in de beschikking tot subsidieverlening zijn vermeld.
Voorts bevat het bestuursverslag:
a. een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving in kort bestek van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar;
b. de samenstelling van het bestuur, de directie en eventueel de Raad van Toezicht.
Accountantsproducten
De jaarlijkse verantwoording wordt conform artikel 2.27 van de Rsc door uw accountant voorzien van de volgende producten:
• De accountantsverklaring bij de jaarrekening;
• Het rapport van bevindingen (indien opgesteld);
• Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording (COS4400).
Bij de Rsc is in bijlage IIB het Controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen opgenomen. Onderdeel van dit protocol is het verplichte model voor de accountantsverklaring. Indien de accountant een rapport van bevindingen heeft opgesteld omtrent de naleving van de subsidiebepalingen, voegt u dat bij uw jaarverantwoording. Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording dient altijd opgemaakt en bijgevoegd te worden.
Verantwoording projectsubsidie
Voor het indienen van een aanvraag tot vaststelling van een projectsubsidie geldt in beginsel de termijn genoemd in het eerste lid van artikel 5.10 van de Rsc. Het tweede lid van dit artikel geeft u, als ontvanger van een vierjaarlijkse instellingssubsidie, echter de mogelijkheid in plaats daarvan uw aanvraag tot subsidievaststelling voor een projectsubsidie tegelijk in te dienen met de jaarlijkse verantwoording over uw vierjaarlijkse subsidie. U doet dit bij de verantwoording over het jaar waarin de activiteiten van het project, volgens de beschikking waarmee de projectsubsidie is verleend, uiterlijk worden afgerond.
Door de invoering van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (het Uniform Subsidiekader) wordt voor wat betreft de verantwoordingseisen onderscheid gemaakt tussen subsidies kleiner dan € 25.000, subsidies vanaf € 25.000 tot € 125.000 en subsidies vanaf € 125.000. De bijzonderheden voor elk van deze categorieën zijn onder de volgende kopjes in dit handboek verder uitgewerkt.
Aandachtspunten:
• Bij het bepalen van de verantwoordingseisen die aan een subsidie worden gesteld gaat het niet om het subsidiebedrag per jaar, maar om het subsidiebedrag over de volledige looptijd van de subsidie. Voorbeeld: Een projectsubsidie van € 50.000 per jaar en een looptijd van vier jaar, bedraagt in totaal € 200.000 en valt dus wat betreft verantwoordingseisen in de categorie subsidies vanaf € 125.000.
• Subsidies worden niet opgeteld voor het bepalen van de verantwoordingseisen. Aan een fonds met twee projectsubsidies onder de € 125.000 worden, als deze subsidies samen € 125.000 of meer bedragen, geen verantwoordingseisen gesteld die horen bij subsidies vanaf € 125.000.
• Over projecten vanaf € 25.000 met een looptijd over meerdere boekjaren, hoeft u pas na afloop van het project verantwoordingsstukken in te dienen.
• Over projecten vanaf € 125.000 met een looptijd over meerdere boekjaren dient u, indien u een jaarrekening opstelt, in de tussenliggende boekjaren een per balansdatum nog niet besteed deel van de subsidie, conform de RJ 221 op te nemen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de kortlopende schulden).
Projectsubsidie kleiner dan € 25.000
Als een projectsubsidie over de gehele looptijd kleiner is dan € 25.000 zal de minister de subsidie ambtshalve vaststellen binnen 22 weken na afloop van de (in de beschikking tot subsidieverlening vermelde) datum waarop de gesubsidieerde activiteiten uiterlijk zijn afgerond. Dit betekent dat u geen aanvraag tot subsidievaststelling hoeft in te dienen en over het project ook geen specifieke verantwoording of toelichting in uw jaarrekening of bestuursverslag hoeft op te nemen. De minister kan u echter verzoeken aan te tonen dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden voorwaarden.
Projectsubsidie vanaf € 25.000 tot € 125.000
Als een projectsubsidie over de gehele looptijd € 25.000 of meer bedraagt, maar minder dan € 125.000, dan dient u een aanvraag tot subsidievaststelling in vergezeld van een activiteitenverslag.
Het activiteitenverslag (artikel 2.25 Rsc) is vormvrij en beschrijft de aard, duur en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend.
U kunt voor het project een afzonderlijk activiteitenverslag indienen, maar het is ook toegestaan deze op te nemen in het bestuursverslag van uw fonds onder voorwaarde dat de activiteiten van het project afzonderlijk herkenbaar zijn.
Projectsubsidie vanaf € 125.000
U dient na afloop van het project een aanvraag tot subsidievaststelling in, voorzien van een eindverantwoording die bestaat uit een activiteitenverslag (zie voor een toelichting op de inhoud van het activiteitenverslag de vorige paragraaf) en een financieel verslag (artikel 5.12 Rsc). Het financieel verslag:
○ geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de besteding van de subsidie door de subsidieontvanger;
○ sluit aan op de indeling van de begroting die voorafgaand aan de subsidieverlening is ingediend;
○ geeft een toelichting bij belangrijke verschillen tussen financieel verslag en begroting.
Het financieel verslag gaat vergezeld van een accountantsverklaring.
In plaats van de hiervoor genoemde wijze van verantwoorden is het ook toegestaan om de verantwoording over de projectsubsidie op te nemen in de jaarlijkse verantwoording over uw instellingssubsidie. Dat betekent het volgende:
• De financiële eindverantwoording over het project neemt u op in de reguliere door een accountant gecertificeerde jaarrekening, op zodanige wijze dat de baten en lasten met betrekking tot het project afzonderlijk kunnen worden afgelezen;
• Het activiteitenverslag bij het project neemt u op in uw bestuursverslag, op een zodanige wijze dat de projectactiviteiten afzonderlijk herkenbaar zijn.
Een afzonderlijke accountantsverklaring bij het project is in dit geval niet nodig.
Wetgeving en richtlijnen
De volgende wet- en regelgeving is van toepassing op de verantwoording:
• Burgerlijk Wetboek, Boek 2, Titel 9 (BW 2 Titel 9)
• Wet op het specifiek cultuurbeleid (Wsc)
• Besluit op het specifiek cultuurbeleid (Bsc)
• Regeling op het specifiek cultuurbeleid (Rsc)
• Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving
U vindt de eerste vier documenten op de websites www.rijksoverheid.nl, www.cultuursubsidie.nl of www.wetten.nl.
Krachtens artikel 2.26, eerste lid, van de Rsc, is BW 2 Titel 9 overeenkomstig van toepassing op deze verantwoording, met dien verstande dat de winst- en verliesrekening vervangen wordt door een exploitatierekening.
Artikel 2.26, tweede lid, van de Rsc, laat aan de minister ruimte om bepalingen van BW 2 Titel 9 of onderdelen daarvan buiten toepassing te verklaren op bepaalde instellingen of categorieën van instellingen. Op basis van deze bevoegdheid zijn de afdelingen 1, 10, 11, 12, 13, 14, 15 en 16 van Boek 2 Titel 9 BW niet van toepassing op de jaarlijkse verantwoording. Afdeling 7 is van toepassing met dien verstande dat het jaarverslag bij vierjaarlijkse instellingssubsidies wordt vervangen door een bestuursverslag conform artikel 2.15 van de Rsc.
Modellen voor de verantwoording
Toelichting op de modellen
Toelichting op model I voor de balans
Algemeen
Het is niet toegestaan van model I af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften.
Vaste activa
Als u subsidie ontvangt voor investering in vaste activa, dan vindt verantwoording van de subsidie niet plaats in de exploitatierekening. U neemt de investering op in de balans. De ontvangen subsidie neemt u op onder de Langlopende schulden met als subpost ‘Investeringssubsidie’. Deze post ‘Investeringssubsidie’ valt vrij via de exploitatierekening, gelijk lopend met de afschrijvingstermijn van de investering.
U kunt activa verkregen uit sponsoring activeren. De daarvoor verkregen sponsoring neemt u, analoog aan de hierboven beschreven methode, op als subpost ‘Sponsoring’ onder de Langlopende schulden.
Vlottende activa
U splitst de post ‘Totaal vorderingen’ in de posten ‘Vordering subsidie OCW’, ‘Voorwaardelijke vordering OCW’ en ‘Overige vorderingen’.
Voor de post ‘Vordering subsidie OCW’ geldt het volgende: u neemt afzonderlijk de toegezegde, nog niet ontvangen (meerjarige) subsidies van OCW op (inclusief toegezegd subsidies voor beheerslasten), zoals vermeld in de subsidiebeschikking en de wijzigingen (inclusief aanvullende subsidieverlening en loon- en prijsbijstellingen) daarop. Eventuele (beperkende) voorwaarden genoemd in de subsidiebeschikking, zoals bijvoorbeeld goedkeuring van de begroting van het ministerie van OCW door de wetgever, dient u te vermelden in de toelichting.
De post ‘Voorwaardelijke vordering OCW’ geeft de geclausuleerde vordering op OCW aan. Deze vordering vervangt de door OCW verstrekte garantie naar aanleiding van de liquiditeitsuitname in 2002 en kan worden ingeroepen als de continuïteit van de door OCW goedgekeurde activiteiten in gevaar komt.
Tegenover de ‘Vordering subsidie OCW’ verantwoordt u de posten ‘Nog te verlenen subsidies’ en ‘Nog te realiseren beheerslasten’, beiden over de gehele subsidieperiode. Dit betekent dat subsidieverplichtingen voor de volgende subsidieperiode niet mogen worden aangegaan ten laste van deze twee laatst genoemde posten. Verder maakt u bij deze posten een onderscheid in een kortlopend en een langlopend deel. Het bedrag van de ‘Nog te realiseren beheerslasten’ bepaalt u op basis van het verhoudingspercentage zoals opgenomen in uw meerjarenbegroting.
Van OCW ontvangen subsidievoorschotten komen in mindering op de post ‘Vordering subsidie OCW’. Als toelichting daarbij meldt u het kenmerk van de subsidiebeschikkingen.
Eigen vermogen
Bij het maken van onderscheid tussen algemene reserve, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen volgt u de actuele Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving, RJ 640 (640.305–313).
Tenzij hierover afwijkende afspraken zijn gemaakt, dient u jaarlijks de rentebaten minus rentelasten en/of de baten uit lager vastgestelde subsidies toe te voegen aan het ‘Bestemmingsfonds OCW’. De resultaatbestemming, dit is de wijze waarop het exploitatieresultaat aan een bestemmingsreserve of bestemmingsfonds wordt toegerekend en/of op een andere wijze wordt aangewend, voorziet u van een toelichting.
Aan het einde van de vierjaarlijkse periode wordt het restant van de balansposten ‘Nog te verlenen subsidies’ en ‘Nog te realiseren beheerslasten’ verantwoord in het ‘Bestemmingsfonds OCW’. Over de bestemming van de resterende middelen in het ‘Bestemmingsfonds OCW’ zal bij de vaststelling van de subsidie van de betreffende subsidieperiode een beslissing worden genomen. Dit betekent dat subsidieverplichtingen voor de volgende subsidieperiode niet mogen worden aangegaan ten laste van deze resterende middelen in het ‘Bestemmingsfonds OCW’.
Aandachtspunten:
• Als u naast de instellingssubsidie een projectsubsidie ontvangt, geldt het volgende: een per balansdatum nog niet besteed deel van een projectsubsidie dient u op de balans op te nemen als vooruitontvangen subsidie (onder de kortlopende schulden).
• Het verloop van de bestemmingsreserves en -fondsen dient te worden toegelicht. De relatie tussen lasten in de exploitatierekening en uitputting van de bestemmingsreserves en -fondsen dient u eveneens toe te lichten. Ook de relatie met de resultaatbestemming (dotaties en aanwending) dient u inzichtelijk te maken en nader toe te lichten.
Voorzieningen
Bij deze post staat het u vrij subposten te gebruiken naar eigen inzicht. Volg bij het treffen van voorzieningen de bepalingen in artikel 374 BW 2 Titel 9 en tevens de actuele Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving, RJ 252. Deze richtlijn geeft aan terughoudend te zijn in het treffen van voorzieningen, vooral waar het gaat om voorzieningen voor meer algemene bedrijfsrisico’s.
Subsidieverplichtingen
Onder ‘Subsidieverplichtingen’ neemt u de subsidies op die u in het boekjaar hebt verleend, voor zover deze subsidies nog niet zijn betaald. Van een subsidieverplichting is sprake indien u het besluit tot verlening van een (meerjarig) subsidie schriftelijk heeft meegedeeld aan de subsidieontvanger. Het betreft hier dus een in rechte afdwingbare subsidieverplichting.
In de toelichting geeft u het verloop aan tussen de beginstand en de eindstand van de subsidieverplichtingen aan subsidieontvangers. Hierbij wordt tenminste onderscheid gemaakt in de mutaties in verband met verleende subsidies, vastgestelde subsidies en betalingen op verleende subsidies.
Aandachtspunten:
• In de balans maakt u onderscheid tussen kortlopende (opeisbaar binnen een jaar) en langlopende subsidieverplichtingen. Het is ook toegestaan het onderscheid tussen kortlopende en langlopende subsidieverplichtingen op basis van een onderbouwde inschatting in de toelichting te vermelden. Met deze inschatting moet duidelijk worden wanneer de subsidieverplichtingen tot betalingen zullen leiden. De langlopende subsidieverplichtingen dienen in de toelichting te worden uitgesplitst naar de jaren waarin de betaalbaarstelling wordt verwacht.
• Indien u subsidieverplichtingen voor de volgende subsidieperiode wilt aangaan, dan wel subsidieverplichtingen voor de lopende subsidieperiode wilt aangaan boven het bedrag waarvoor u door het ministerie van OCW een (meerjarig) subsidie is verleend, dan dient u bij het verlenen van deze subsidies schriftelijk een voorbehoud te maken voor het verkrijgen van subsidie van het ministerie van OCW. Deze voorwaardelijke verplichtingen worden gespecificeerd zichtbaar gemaakt als ‘Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen’. Dit zal zich vooral voordoen aan het einde van de subsidieperiode. De voorwaardelijke verplichtingen zullen ten laste van de nog door het ministerie van OCW te verlenen subsidies van de volgende subsidieperiode worden gebracht.
Nog te verlenen subsidies en Nog te realiseren beheerslasten
Zie voor deze posten de toelichting bij de post ‘Vordering subsidie OCW’ in de paragraaf ‘Vlottende activa’, hiervoor. In de toelichting wordt het verloop van deze posten aangegeven in relatie tot de gematchte bijdrage OCW in de exploitatierekening. Zie verder ook de toelichting bij de post ‘Subsidie OCW’ in de paragraaf ‘Toelichting op model II voor de functionele exploitatierekening’, hierna.
Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen
Voorwaardelijke (subsidie)verplichtingen worden hier opgenomen (zie de toelichting in de paragraaf Subsidieverplichtingen, hiervoor), waaronder de verplichtingen aangegaan in het laatste jaar van de subsidieperiode met betrekking tot de jaren van de nieuwe subsidieperiode.
Toelichting op model II voor de functionele exploitatierekening
Algemeen
Het is niet toegestaan van model II af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften. Aan de batenkant wordt onderscheid gemaakt tussen opbrengsten en subsidies/bijdragen. Onder die laatste categorie worden de subsidies van andere overheden en/of bijdragen van particulieren begrepen. Opbrengsten kunnen worden beschouwd als eigen inkomsten. De lasten worden onderscheiden naar beheerslasten (overhead) en activiteitenlasten. Voor een nadere uitleg van genoemde posten, zie hieronder.
Begrotingskolom
Zorg ervoor dat cijfers in de kolom Begroting overeenstemmen met de meerjarenbegroting die de minister heeft goedgekeurd. Het kan voorkomen dat in de loop van de subsidieperiode substantiële wijzigingen in de jaarbegroting optreden ten opzichte van de meerjarenbegroting. In dat geval hanteert u de meest recente jaarbegroting als referentiepunt en licht u de belangrijkste afwijkingen van de door de minister goedgekeurde meerjarenbegroting toe. Kleine afwijkingen op de laatst goedgekeurde begroting als gevolg van inflatie behoeven niet te worden toegelicht. Voor een goed inzicht licht u de verschillen tussen uw begroting en de realisatie toe.
Baten
Bij deze post wordt onderscheid gemaakt tussen Opbrengsten, Subsidies en Bijdragen. De Opbrengsten worden gesplitst naar Directe en Indirecte opbrengsten.
• Directe opbrengsten
Onder de directe opbrengsten verantwoordt u alle inkomsten die in enige relatie staan tot uw kernactiviteiten. U maakt onderscheid tussen Lager vastgestelde subsidies, Ingetrokken subsidies en Overige inkomsten zoals sponsoring. Deze opbrengsten dienen afzonderlijk als opbrengsten te worden verantwoord en mogen niet gesaldeerd worden met de activiteitenlasten. Onder de opbrengsten uit Lager vastgestelde subsidies verantwoordt u alle bedragen die lager zijn vastgesteld dan het bedrag van de oorspronkelijk verleende subsidie. De Ingetrokken subsidies verantwoordt u afzonderlijk.
• Indirecte opbrengsten
Indirecte opbrengsten zijn opbrengsten die geen of slechts een indirecte relatie hebben met uw kernactiviteiten. U verantwoordt hier baten zoals verhuur onroerend goed of vergoedingen voor het uitlenen van personeel.
Zie ook de opmerking onder Saldo bijzondere baten/lasten.
• Subsidie OCW
Verantwoord de Subsidie OCW als bate voor het zelfde bedrag als bij Verleende subsidies onder de activiteitenlasten. Op deze wijze vindt een exacte matching van activiteitenlasten en subsidiebaten plaats. Voor het bedrag van de verantwoorde beheerslasten wordt eveneens eenzelfde bedrag aan subsidiebaten opgenomen.
De in een jaar verantwoorde Subsidie OCW brengt u in mindering op de ‘Nog te verlenen subsidies’, respectievelijk de ‘Nog te realiseren beheerslasten’ op de balans.
Onder 'Overige subsidies/bijdragen' geeft u een opsomming van alle subsidies van overige overheden, alle contributies, schenkingen, donaties of legaten, de bijdragen van vriendenstichtingen en incidentele subsidies van het ministerie van OCW.
Lasten
Onder de lasten maakt u onderscheid naar beheerslasten en activiteitenlasten.
• Beheerslasten
Tot de 'beheerslasten' worden gerekend alle personele en materiële lasten die samenhangen met het beheer van uw organisatie (overheadlasten). U specificeert de ‘beheerslasten personeel’ bijvoorbeeld naar directie, secretariaat, personeelszaken, financiële zaken en algemene zaken. De 'beheerslasten materieel' kunnen worden onderverdeeld in huisvestingslasten, kantoorlasten, algemene publiciteitslasten en afschrijvingslasten. Kosten die verbonden zijn aan de advisering over subsidieaanvragen, zoals kosten van adviseurs of leden van adviescommissies (vacatiegelden, etc.) vallen eveneens onder de beheerslasten.
• Activiteitenlasten
Alle subsidies die zonder voorbehoud zijn verleend, worden verantwoord onder ‘activiteitenlasten’ ten laste van het boekjaar waarin u de subsidie heeft verleend, ongeacht het jaar waarin de subsidie wordt betaald. Hierbij is bepalend of de subsidieontvangende partij recht kan doen gelden op een bepaald bedrag (juridisch afdwingbare verplichtingen). In de prestatieverantwoording (model III) geeft u vervolgens een overzicht van de nog vast te stellen en vastgestelde subsidies (zie ook RJ 640.418).
Bij de post ‘Overige activiteitenlasten’ verantwoordt u de kosten voor eigen activiteiten als tentoonstellingen en symposia.
Aandachtspunt:
• Bij het beoordelen van uw prestaties worden de beheerslasten en de overige activiteitenlasten getotaliseerd (Uitvoeringskosten in model III) en afgezet tegen de aan instellingen verleende subsidies.
Saldo bijzondere baten en lasten
Hier verantwoordt u baten en lasten uit gewone bedrijfsuitoefening, maar die door hun aard, omvang of incidentele karakter apart moeten worden gepresenteerd en toegelicht (bijvoorbeeld boekwinst of -verlies bij afstoting van materiële vaste activa, vrijval van voorziening, lasten uit reorganisatie). Volg daarbij de actuele Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ 270).
BIJLAGE IIA, ALS BEDOELD IN ARTIKEL 2.27, DERDE LID, VAN DE REGELING OP HET SPECIFIEK CULTUURBELEID
Controleprotocol cultuursubsidies instellingen
1 Algemene uitgangspunten
1.1 Doelstelling
Dit controleprotocol heeft betrekking op de accountantscontrole van de financiële verantwoording (jaarrekening of financieel verslag) van instellingen die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een jaarlijkse instellingssubsidie vanaf € 125.000, een vierjaarlijkse instellingssubsidie of een projectsubsidie vanaf € 125.000 ontvangen. De Minister van OCW verlangt van de accountant van de instelling een verklaring van getrouwheid en rechtmatigheid bij de financiële verantwoording. Daarnaast verlangt de Minister dat de werkzaamheden van de accountant zich uitstrekken tot de prestatieverantwoording van de instelling, die onderdeel is van de jaarrekening. Het controleprotocol is bedoeld om, aanvullend op de geldende beroepsvoorschriften van het Koninklijk NIVRA en de NOvAA, limitatief vast te leggen welke onderwerpen door de accountant moeten worden gecontroleerd. Het controleprotocol is als bijlage opgenomen bij de Regeling op het specifiek cultuurbeleid.
1.2 Uitgangspunten
Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het controleprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving, maar verduidelijkt voor zover nodig de in de oorspronkelijke wet- en regelgeving opgenomen criteria. Het controleprotocol geeft een limitatieve opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken, met aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de accountantscontrole.
De accountant moet controleren of de subsidie rechtmatig is besteed. Hiertoe stelt hij vast dat de in de financiële verantwoording van de instelling verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen en met de eventueel in de subsidiebeschikking opgenomen aanvullende verplichtingen.
Dit controleprotocol is opgesteld met de door het NIVRA uitgegeven ‘Handreiking Controleprotocollen’ (februari 2007) als basis en wordt afgestemd met de werkgroep COPRO van het NIVRA.
1.3 Accountantsproducten
De accountantscontrole op de financiële verantwoording mondt uit in een accountantsverklaring. De accountant maakt gebruik van de bij dit controleprotocol gevoegde modelteksten en betrekt de financiële rechtmatigheid in zijn oordeel. Bij een controle van een jaarrekening maakt de accountant gebruik van de als onderdeel 4 toegevoegde modeltekst. Bij de controle van een financieel verslag van een projectsubsidie maakt de accountant gebruik van de als onderdeel 5 toegevoegde modeltekst. De accountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde ‘WG-verklaring’ af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de accountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De origineel ondertekende verklaring/rapport met de persoonlijke handtekening van de accountant moet in het archief van de instelling worden opgenomen (zie ook Praktijkhandreiking 1103 van het NIVRA).
De prestatieverantwoording van de instelling geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft. De prestatieverantwoording maakt deel uit van de jaarrekening en wordt opgesteld volgens model III van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2009–2012. De accountant toetst de beheersingsmaatregelen van het proces van totstandkoming van de prestatiegegevens, zoals uitgewerkt in onderdeel 3 van dit controleprotocol. De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.
De rapportagetolerantie geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden. Het controleprotocol geeft per onderdeel aan welke rapportagetolerantie van toepassing is zodra dit afwijkt van het standaardpercentage van 0,1% van de totale subsidie van OCW. Indien de accountant, bij het uitvoeren van de aanwijzingen in dit controleprotocol, tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in een rapport van bevindingen. Dit rapport van bevindingen heeft het karakter van een uitzonderingsrapportage en is vormvrij.
De instelling stuurt het rapport van feitelijke bevindingen en het eventueel afgegeven rapport van bevindingen samen met de financiële verantwoording, inclusief de daarbij afgegeven accountantsverklaring, naar OCW. Daarbij kan worden aangegeven hoe het bestuur heeft gereageerd op de bevindingen van de accountant.
1.4 Procedure controleprotocol
Dit controleprotocol geldt voor de cultuursubsidies vanaf 2009 en zal tot en met het verantwoordingsjaar 2012 of tot nader order van toepassing zijn. Het controleprotocol is afgestemd met vertegenwoordigers uit het gesubsidieerde cultuurveld.
1.5 Wet- en regelgeving
Voor de accountantscontrole is de specifieke wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) relevant die in hoofdstuk 5 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2009–2012 op de verantwoording van de cultuurinstellingen van toepassing is verklaard.
In deze subsidierelatie is verder de volgende algemene regelgeving van toepassing:
• Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT),
• Europese aanbestedingsrichtlijnen,
• Besluit overheidsaanbestedingen.
1.6 Procedure ontoereikende accountantscontrole
Deze procedureregeling beschrijft de maatregelen vanuit OCW in het geval uit een onderzoek als bedoeld in artikel 43a van de Comptabiliteitswet tekortkomingen in de accountantscontrole blijken. De tekst van de procedureregeling is te vinden via cfi.nl/public/controleprotocol.
2 Controle op de verantwoording
2.1 Definities
2.1.1 De jaarlijkse verantwoording
De jaarlijkse verantwoording van de instelling voor het ministerie van OCW vindt zijn grondslag in de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. De verantwoording van een instelling die een aanvraag tot vaststelling van een jaarlijkse instellingssubsidie vanaf € 125.000 indient, bestaat uit een jaarrekening en een activiteitenverslag. De verantwoording van een instelling die een aanvraag tot vaststelling van een vierjaarlijkse instellingssubsidie indient, bestaat uit een jaarrekening en een bestuursverslag. De verantwoording van een instelling die een aanvraag tot vaststelling van een projectsubsidie vanaf € 125.000 indient, bestaat uit een activiteitenverslag of een bestuursverslag en een financieel verslag of een jaarrekening.
De jaarrekening omvat de balans en de exploitatierekening met de daarbij behorende toelichtingen, alsmede de prestatieverantwoording. Het bestuursverslag, de jaarrekening en het activiteitenverslag voldoen aan de eisen genoemd in bijlage 1A bij de Regeling op het specifiek cultuurbeleid.
2.1.2 Referentiekader
– De controlecriteria
De minister van OCW gaat er van uit dat de accountant zich bij zijn werkzaamheden laat leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de VGC (Verordening GedragsCode) en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS). De accountant betrekt de eventueel in de subsidiebeschikking aan de instelling opgenomen aanwijzingen en vereisten in zijn controle.
– De verslaggevingscriteria
Uitgangspunt zijn de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek (Boek 2 Titel 9), de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, in het bijzonder RJ 640, nader van toepassing verklaard in hoofdstuk 5 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2009–2012. RJ 660 geldt voor de onderwijssector van OCW en is hier niet van toepassing.
2.1.3 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid
De accountant richt zijn controle zodanig in, dat hij met een betrouwbaarheid van 95 procent de uitspraak kan doen dat in de financiële verantwoording geen onjuistheden en onzekerheden voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties. Voor de strekking van de accountantsverklaring gelden de volgende toleranties.
Onjuistheden (in de verantwoording | Onzekerheden (in de controle) | |||
|---|---|---|---|---|
Beperking | Afkeuring | Beperking | Oordeelonthouding | |
Rechtmatigheid | ||||
A Rechtmatigheid besteding (% van de totale subsidie van OCW) | > 1 en < 3 | ≥ 3 | > 3 en < 10 | ≥ 10 |
Getrouwheid | ||||
B Balans (% van de (geconsolideerde) balanstelling) | > 5 en < 10 | ≥ 10 | > 5 en < 10 | ≥ 10 |
C Exploitatierekening (% van de totale lasten) | > 2 en < 5 | ≥ 5 | > 5 en < 10 | ≥ 10 |
2.1.4 Omgaan met fouten (foutdefinities)
Voor het omgaan met geconstateerde fouten geldt de volgende gedragslijn. Er wordt onderscheid gemaakt tussen fouten die wel en fouten die geen invloed hebben op de financiële rechtmatigheid van de baten en de lasten. Geconstateerde fouten die wel invloed hebben, moeten voor zover mogelijk door de instelling worden gecorrigeerd. Het betreft hier fouten als gevolg van onrechtmatige besteding van de subsidie. Hierbij is het niet van belang of de tolerantiegrenzen worden overschreden. Voor het omgaan met geconstateerde fouten die geen invloed hebben op de financiële rechtmatigheid gelden de toleranties die in het schema staan. De instelling dient deze fouten te corrigeren indien de tolerantiegrens wordt overschreden. De accountant vermeldt alle fouten groter dan 0,1 % van de totale subsidie van OCW, die niet zijn gecorrigeerd, in het rapport van bevindingen. Hij vermeldt daarbij de aard en de omvang van de geconstateerde fouten. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de financiële rechtmatigheid betreft. Salderen van fouten is daarom niet toegestaan.
2.2 Jaarrekening per post
2.2.1 Balans
– Kortlopende schulden/vooruit ontvangen projectsubsidies
De accountant stelt vast dat een aan het eind van een jaar nog niet besteed deel van een projectsubsidie op de balans is opgenomen als vooruit ontvangen subsidie, zoals aangegeven in RJ 221 ‘onderhanden projecten in opdracht van derden’, met name 221.304.
Indien de accountant tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.
2.2.2 Exploitatierekening
Opbrengsten
– Indirecte opbrengsten
De accountant stelt vast dat de instelling een kostendekkende vergoeding in rekening brengt in de situaties als bedoeld in artikel 2.19 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid .
Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur van de instelling om kostendekkende afspraken te maken. Van de accountant wordt geen marktonderzoek verlangd. De accountant beoordeelt wel of de instelling toereikende procedures hanteert en een bestendige gedragslijn hanteert om deze vergoedingen te berekenen.
Indien de accountant tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.
Lasten
– Activiteitenlasten
De accountant stelt vast dat de instelling geen hoger bedrag betaalt aan een organisatie in de situaties als bedoeld in artikel 2.18 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. De accountant beoordeelt of de instelling toereikende procedures hanteert en een bestendige gedragslijn volgt om deze vergoedingen te bepalen. Indien de accountant tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.
– Projectsubsidies vanaf € 125.000
Projectsubsidies vanaf € 125.000 worden bij voorkeur verantwoord in de jaarrekening. Indien in de subsidiebeschikking expliciete voorwaarden zijn gesteld aan de besteding van de subsidie is sprake van een geoormerkte subsidie. De accountant controleert de rechtmatigheid van de besteding van de geoormerkte subsidie. Voor de toepassing van de tabel in 2.1.3 geldt hier als omvangsbasis het totaalbedrag van de geoormerkte subsidies.
Indien de accountant tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen
– WOPT
De accountant stelt integraal vast of de opgave van de instelling op grond van de Wet openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT) juist en volledig is. De accountant neemt geconstateerde fouten op in zijn rapport van bevindingen. In aanvulling hierop neemt de accountant, ongeacht de materialiteit, indien niet voldaan is aan de WOPT de standaard tekstpassage hieromtrent op in de accountantsverklaring onder de ‘Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties’.
2.3 Het bestuursverslag
De accountant stelt vast dat het bestuursverslag verenigbaar is met de jaarrekening en alle elementen bevat die zijn voorgeschreven in artikel 2.15 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid en in hoofdstuk 2, onder ‘bestuursverslag’ van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2009–2012. Als de accountant tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.
3 Het onderzoek naar de verantwoording van de prestatiegegevens
Doelstelling
De prestatiegegevens dienen te voldoen aan de onderstaande eisen. Zij zijn:
(a) op een ordelijke, controleerbare en deugdelijke wijze tot stand gekomen:
− de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd;
− het totstandkomingsproces is achteraf reconstrueerbaar;
− de prestatiegegevens die als uitkomst van het proces worden opgeleverd stemmen overeen met die in de verantwoording zijn opgenomen.
(b) niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording.
Ordelijk wil zeggen opgezet in overeenstemming met de in de administratieve organisatie en interne controle vastgelegde procedures en functionerend in overeenstemming daarmee. Controleerbaar wil zeggen dat de beschikbare informatie de controlerende instanties van een organisatie in staat stelt om de besluitvorming en de administratieve verwerking hiervan te beoordelen en op werking te toetsen. Deugdelijk betreft de mate waarin de totstandkoming voldoet aan de daaraan te stellen technische en systeemgerichte eisen.
Uit te voeren specifieke werkzaamheden
Het onderzoek omvat de volgende specifieke werkzaamheden:
1. Vaststellen dat het proces van verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van de prestatiegegevens is beschreven.
2. Vaststellen dat in de beschrijving van het proces beheersingsmaatregelen, waaronder functiescheiding, zijn opgenomen om de juistheid en volledigheid van de prestatiegegevens te waarborgen.
3. Vaststellen door middel van deelwaarneming, waarvan de omvang afhankelijk is van het aantal malen per jaar dat het proces wordt uitgevoerd, dat het proces en de daarin opgenomen beheersingsmaatregelen bestaan conform de beschrijving.
4. Vaststellen dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot het proces zijn vastgelegd.
5. Vaststellen dat de in de verantwoording opgenomen prestatiegegevens overeenstemmen met de vastlegging daarvan in de desbetreffende onderdelen van de administratie.
6. Vaststellen in gevallen dat prestatiegegevens zijn geschat, dit in de verantwoording daarbij is vermeld inclusief de wijze van totstandkoming van de schatting (methodologie).
7. Vaststellen in gevallen dat prestatiegegevens zijn geschat, dat de schattingen zijn bepaald overeenkomstig de methodologie zoals uiteengezet in de verantwoording.
8. Vaststellen dat prestatiegegevens niet strijdig zijn met de financiële gegevens zoals opgenomen in de jaarrekening.
Het behoort niet tot de taak van de accountant om de prestatiegegevens opnieuw te meten en te onderzoeken, om daarmee ook een uitspraak te doen over de uitkomsten van het proces. Het beoordelen van deze uitkomsten vormt geen onderdeel van de taak van de accountant.
Rapportage
De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.
4 Model accountantsverklaring bij de jaarrekening over een (vier) jaarlijkse instellingssubsidie
Aan: het bestuur van de Stichting .....
Accountantsverklaring
Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Verklaring betreffende de jaarrekening
Wij hebben de in dit rapport op pagina ... tot en met pagina ... opgenomenjaarrekening 20xx van de Stichting ..... te ..... bestaande uit de balans per 31 december 20xx en de exploitatierekening over 20xx met de toelichting gecontroleerd.
Verantwoordelijkheid van het bestuur
Het bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag (alleen van toepassing bij vierjarige instellingssubsidies) beide in overeenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen.Tevens is het bestuur van de stichting verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn.
Verantwoordelijkheid van de accountant
Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het controleprotocol cultuursubsidies instellingen. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, alsmede het voor de naleving van de betreffende wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de stichting. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het bestuur van de stichting heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Oordeel
Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Stichting ..... per 31 december 20xx en van het resultaat over 20xx in overeenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen en voldoet aan de bepalingen van de subsidiebeschikking(en).
Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 20xx voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in de subsidiebeschikking en het controleprotocol cultuursubsidies instellingen zijn vermeld.
Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties
Verder melden wij dat het bestuursverslag voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening (alleen van toepassing bij vierjarige instellingssubsidies).
Voorts merken wij op dat niet is voldaan aan de wettelijke verplichting tot vermelding van de informatie over topinkomens (artikel 6 van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde Topinkomens).*
Plaats, datum
Naam accountantsorganisatie
Naam externe accountant en ondertekening met die naam
* indien van toepassing
5 Model accountantsverklaring bij het financieel verslag over een projectsubsidie
Aan: (naam opdrachtgever)
Accountantsverklaring
Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Verklaring betreffende het financieel verslag
Wij hebben het bijgevoegde financieel verslag over de besteding van de projectsubsidie voor (naam project) van (naam opdrachtgever) te (statutaire vestigingsplaats) over (tijdvak) gecontroleerd.
Verantwoordelijkheid van de opdrachtgever
(Naam opdrachtgever) is verantwoordelijk voor het opmaken van het financieel verslag dat de baten en lasten van het project getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het activiteitenverslag, beide in overeenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen. Tevens is (naam opdrachtgever) verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in het financieel verslag verantwoorde baten en lasten. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in het financieel verslag van baten en lasten, zodanig dat dit geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn.
Verantwoordelijkheid van de accountant
Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over het financieel verslag op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het controleprotocol cultuursubsidies instellingen. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat het financieel verslag geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in het financieel verslag. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in het financieel verslag van baten en lasten, alsmede het voor de naleving van de betreffende wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van (naam opdrachtgever). Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die (naam opdrachtgever) heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van het financieel verslag.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Oordeel
Naar ons oordeel geeft het financieel verslag een getrouw beeld van de baten en lasten van (naam project) in overeenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen.
Voorts zijn wij van oordeel dat de in dit financieel verslag verantwoorde baten en lasten voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in de subsidiebeschikking en het controleprotocol cultuursubsidies instellingen zijn vermeld.
Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties
Verder melden wij dat het activiteitenverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met het financieel verslag.
Overige aspecten- beperking in het gebruik (en verspreidingskring)
Het financieel verslag van (naam opdrachtgever) en onze verklaring daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor (naam opdrachtgever) ter verantwoording aan het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
Plaats, datum
Naam accountantsorganisatie
Naam externe accountant en ondertekening met die naam
BIJLAGE IIB, ALS BEDOELD IN ARTIKEL 2.27, DERDE LID, VAN DE REGELING OP HET SPECIFIEK CULTUURBELEID
Controleprotocol cultuursubsidies fondsen
1 Algemene uitgangspunten
1.1 Doelstelling
Dit controleprotocol heeft betrekking op de accountantscontrole van de financiële verantwoording (jaarrekening of financieel verslag) van de cultuurfondsen (hierna te noemen ‘fonds’) die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse instellingssubsidie of een projectsubsidie vanaf € 125.000 ontvangen. De Minister van OCW verlangt van de accountant van het fonds een verklaring van getrouwheid en rechtmatigheid bij de financiële verantwoording. Daarnaast verlangt de Minister dat de werkzaamheden van de accountant zich uitstrekken tot de prestatieverantwoording van het fonds, die onderdeel is van de jaarrekening. Het controleprotocol is bedoeld om, aanvullend op de geldende beroepsvoorschriften van het Koninklijk NIVRA en de NOvAA, limitatief vast te leggen welke onderwerpen door de accountant moeten worden gecontroleerd. Het controleprotocol is als bijlage opgenomen bij de Regeling op het specifiek cultuurbeleid.
1.2 Uitgangspunten
Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het controleprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving, maar verduidelijkt voor zover nodig de in de oorspronkelijke wet- en regelgeving opgenomen criteria. Het controleprotocol geeft een limitatieve opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken, met aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de accountantscontrole.
De accountant moet controleren of de subsidie rechtmatig is besteed. Hiertoe stelt hij vast dat de in de financiële verantwoording van het fonds verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen en met de eventueel in de subsidiebeschikking opgenomen aanvullende verplichtingen. Het rechtmatigheidsbegrip houdt bij een fonds in het bijzonder in, dat het fonds de door de minister goedgekeurde reglementen en regelingen juist toepast en daarover verantwoording aflegt.
Dit controleprotocol is opgesteld met de door het NIVRA uitgegeven ‘Handreiking Controleprotocollen’ (februari 2007) als basis en wordt afgestemd met de werkgroep COPRO van het NIVRA.
1.3 Accountantsproducten
De accountantscontrole op de financiële verantwoording mondt uit in een accountantsverklaring. De accountant maakt gebruik van de bij dit controleprotocol gevoegde modelteksten en betrekt de financiële rechtmatigheid in zijn oordeel. Bij een controle van een jaarrekening maakt de accountant gebruik van de als onderdeel 4 toegevoegde modeltekst. Bij de controle van een financieel verslag van een projectsubsidie maakt de accountant gebruik van de als onderdeel 5 toegevoegde modeltekst. De accountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde ‘WG-verklaring’ af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de accountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De origineel ondertekende verklaring/rapport met de persoonlijke handtekening van de accountant moet in het archief van het fonds worden opgenomen (zie ook Praktijkhandreiking 1103 van het NIVRA).
De prestatieverantwoording van het fonds geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft. De prestatieverantwoording maakt deel uit van de jaarrekening en wordt opgesteld volgens model III van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012. De accountant toetst de beheersingsmaatregelen van het proces van totstandkoming van de prestatiegegevens, zoals uitgewerkt in onderdeel 3 van dit controleprotocol. De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.
De rapportagetolerantie geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden. Het controleprotocol geeft per onderdeel aan welke rapportagetolerantie van toepassing is zodra dit afwijkt van het standaardpercentage van 0,1% van de totale subsidie van OCW. Indien de accountant, bij het uitvoeren van de aanwijzingen in dit controleprotocol, tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in een rapport van bevindingen. Dit rapport van bevindingen heeft het karakter van een uitzonderingsrapportage en is vormvrij.
Het fonds stuurt het rapport van feitelijke bevindingen en het eventueel afgegeven rapport van bevindingen samen met de financiële verantwoording, inclusief de daarbij afgegeven accountantsverklaring, naar OCW. Daarbij kan worden aangegeven hoe het bestuur heeft gereageerd op de bevindingen van de accountant.
1.4 Procedure controleprotocol
Dit controleprotocol geldt voor de cultuursubsidies vanaf 2009 en zal tot en met het verantwoordingsjaar 2012 of tot nader order van toepassing zijn. Het controleprotocol is afgestemd met vertegenwoordigers uit het gesubsidieerde cultuurveld.
1.5 Wet- en regelgeving
Voor de accountantscontrole is de specifieke wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) relevant die in hoofdstuk 3 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012 op de verantwoording van de cultuurinstellingen van toepassing is verklaard.
In deze subsidierelatie is verder de volgende algemene regelgeving van toepassing:
• Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT),
• Europese aanbestedingsrichtlijnen,
• Besluit overheidsaanbestedingen.
1.6 Procedure ontoereikende accountantscontrole
Deze procedureregeling beschrijft de maatregelen vanuit OCW in het geval uit een onderzoek als bedoeld in artikel 43a van de Comptabiliteitswet tekortkomingen in de accountantscontrole blijken. De tekst van de procedureregeling is te vinden via cfi.nl/public/controleprotocol.
2 Controle op de verantwoording
2.1 Definities
2.1.1 De jaarlijkse verantwoording
De jaarlijkse verantwoording van het fonds voor het ministerie van OCW vindt zijn grondslag in de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. De verantwoording van een fonds dat een aanvraag tot vaststelling van een vierjaarlijkse instellingssubsidie indient, bestaat uit een jaarrekening en een bestuursverslag. De verantwoording van een fonds dat een aanvraag tot vaststelling van een projectsubsidie vanaf € 125.000 indient, bestaat uit een activiteitenverslag of een bestuursverslag en een financieel verslag of een jaarrekening.
De jaarrekening omvat de balans en de exploitatierekening met de daarbij behorende toelichtingen, alsmede de prestatieverantwoording. Het bestuursverslag, de jaarrekening en het activiteitenverslag voldoen aan de eisen genoemd in bijlage 1B bij de Regeling op het specifiek cultuurbeleid.
2.1.2 Referentiekader
– De controlecriteria
De minister van OCW gaat er van uit dat de accountant zich bij zijn werkzaamheden laat leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de VGC (Verordening GedragsCode) en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS). De accountant betrekt de eventueel in de subsidiebeschikking aan het fonds opgenomen aanwijzingen en vereisten in zijn controle.
– De verslaggevingscriteria
Uitgangspunt zijn de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek (Boek 2 Titel 9), de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, in het bijzonder RJ 640, nader van toepassing verklaard in hoofdstuk 3 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012. RJ 660 geldt voor de onderwijssector van OCW en is hier niet van toepassing.
2.1.3 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid
De accountant richt zijn controle zodanig in, dat hij met een betrouwbaarheid van 95 procent de uitspraak kan doen dat in de financiële verantwoording geen onjuistheden en onzekerheden voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties. Voor de strekking van de accountantsverklaring gelden de volgende toleranties.
Onjuistheden (in de verantwoording | Onzekerheden (in de controle) | |||
|---|---|---|---|---|
Beperking | Afkeuring | Beperking | Oordeelonthouding | |
Rechtmatigheid | ||||
A Rechtmatigheid besteding (% van de totale subsidie van OCW) | > 1 en < 3 | ≥ 3 | > 3 en < 10 | ≥ 10 |
Getrouwheid | ||||
B Balans (% van de (geconsolideerde) balanstelling) | > 5 en < 10 | ≥ 10 | > 5 en < 10 | ≥ 10 |
C Exploitatierekening (% van de totale lasten) | > 2 en < 5 | ≥ 5 | > 5 en < 10 | ≥ 10 |
2.1.4 Omgaan met fouten (foutdefinities)
Voor het omgaan met geconstateerde fouten geldt de volgende gedragslijn. Er wordt onderscheid gemaakt tussen fouten die wel en fouten die geen invloed hebben op de financiële rechtmatigheid van de baten en de lasten. Geconstateerde fouten die wel invloed hebben, moeten voor zover mogelijk door het fonds worden gecorrigeerd. Het betreft hier fouten als gevolg van onrechtmatige besteding van de subsidie. Hierbij is het niet van belang of de tolerantiegrenzen worden overschreden. Voor het omgaan met geconstateerde fouten die geen invloed hebben op de financiële rechtmatigheid gelden de toleranties die in het schema staan. Het fonds dient deze fouten te corrigeren indien de tolerantiegrens wordt overschreden. De accountant vermeldt alle fouten groter dan 0,1 % van de totale subsidie van OCW, die niet zijn gecorrigeerd, in het rapport van bevindingen. Hij vermeldt daarbij de aard en de omvang van de geconstateerde fouten. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de financiële rechtmatigheid betreft. Salderen van fouten is daarom niet toegestaan.
2.2 Jaarrekening per post
2.2.1 Balans
– Kortlopende schulden/vooruit ontvangen projectsubsidies
De accountant stelt vast dat een aan het eind van een jaar nog niet besteed deel van een projectsubsidie op de balans is opgenomen als vooruit ontvangen subsidie, zoals aangegeven in RJ 221 ‘onderhanden projecten in opdracht van derden’, met name 221.304. Indien de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.
2.2.2 Exploitatierekening
Opbrengsten
– Indirecte opbrengsten
De accountant stelt vast dat het fonds een kostendekkende vergoeding in rekening brengt in de situaties als bedoeld in artikel 2.19 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid .
Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur van het fonds om kostendekkende afspraken te maken. Van de accountant wordt geen marktonderzoek verlangd. De accountant beoordeelt wel of het fonds toereikende procedures hanteert en een bestendige gedragslijn hanteert om deze vergoedingen te berekenen.
Indien de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.
Lasten
– Activiteitenlasten
De accountant stelt vast dat de door het fonds verantwoorde subsidies rechtmatig zijn, dat wil zeggen in overeenstemming met de door de minister goedgekeurde reglementen en regelingen. De essentie is dat de subsidieontvangers van een fonds zich houden aan deze reglementen en regelingen en dat het fonds die regels consequent toepast bij het subsidiëren van de activiteiten van de subsidieontvanger. Ook stelt de accountant vast dat het fonds in voorkomende gevallen het eigen sanctiebeleid ten uitvoer brengt, indien de subsidieontvanger zich niet houdt aan de gestelde voorwaarden. De controle van de accountant bevat op dit onderdeel van de financiële verantwoording van een fonds minimaal de volgende toetspunten:
• De rechtmatigheid van de subsidieaanvraag
• De rechtmatigheid van de aangegane subsidieverplichting
• De rechtmatigheid van de betaalde en verrekende subsidievoorschotten
• De rechtmatigheid van de subsidievaststelling
• De rechtmatigheid van de teruggevorderde subsidievoorschotten (lager vastgestelde en ingetrokken subsidies)
Voorts stelt de accountant vast dat indien het fonds subsidieverplichtingen voor de volgende vierjaarlijkse subsidieperiode heeft aangegaan, in de desbetreffende beschikkingen een voorbehoud is gemaakt voor het verkrijgen van subsidie van het ministerie van OCW. Daarnaast stelt hij vast dat deze subsidieverplichtingen niet ten laste van de exploitatierekening zijn gebracht maar in de toelichting zijn opgenomen als ‘Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen’.
De accountant werkt deze toetspunten uit in de opzet en de uitvoering van zijn controle.
– Overige lasten
De accountant stelt vast dat het fonds geen hoger bedrag betaalt aan een organisatie in de situaties als bedoeld in artikel 2.18 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. De accountant beoordeelt of het fonds toereikende procedures hanteert en een bestendige gedragslijn volgt om deze vergoedingen te bepalen. Indien de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.
– Projectsubsidies vanaf € 125.000
Projectsubsidies vanaf € 125.000 worden bij voorkeur verantwoord in de jaarrekening. Indien in de subsidiebeschikking expliciete voorwaarden zijn gesteld aan de besteding van de subsidie is sprake van een geoormerkte subsidie. De accountant controleert de rechtmatigheid van de besteding van de geoormerkte subsidie. Voor de toepassing van de tabel in 2.1.3 geldt hier als omvangsbasis het totaalbedrag van de geoormerkte subsidies.
Indien de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen
– WOPT
De accountant stelt integraal vast of de opgave van het fonds op grond van de Wet openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT) juist en volledig is. De accountant neemt geconstateerde fouten op in zijn rapport van bevindingen. In aanvulling hierop neemt de accountant, ongeacht de materialiteit, indien niet voldaan is aan de WOPT de standaard tekstpassage hieromtrent op in de accountantsverklaring onder de ‘Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties’.
2.3 Het bestuursverslag
De accountant stelt vast dat het bestuursverslag verenigbaar is met de jaarrekening en alle elementen bevat die zijn voorgeschreven in artikel 2.15 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid en in hoofdstuk 2, onder ‘bestuursverslag’ van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012. Als de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.
3 Het onderzoek naar de verantwoording van de prestatiegegevens
Doelstelling
De prestatiegegevens dienen te voldoen aan de onderstaande eisen. Zij zijn:
(a) op een ordelijke, controleerbare en deugdelijke wijze tot stand gekomen:
− de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd;
− het totstandkomingsproces is achteraf reconstrueerbaar;
− de prestatiegegevens die als uitkomst van het proces worden opgeleverd stemmen overeen met die in de verantwoording zijn opgenomen.
(b) niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording.
Ordelijk wil zeggen opgezet in overeenstemming met de in de administratieve organisatie en interne controle vastgelegde procedures en functionerend in overeenstemming daarmee. Controleerbaar wil zeggen dat de beschikbare informatie de controlerende instanties van een organisatie in staat stelt om de besluitvorming en de administratieve verwerking hiervan te beoordelen en op werking te toetsen. Deugdelijk betreft de mate waarin de totstandkoming voldoet aan de daaraan te stellen technische en systeemgerichte eisen.
Uit te voeren specifieke werkzaamheden
Het onderzoek omvat de volgende specifieke werkzaamheden:
1. Vaststellen dat het proces van verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van de prestatiegegevens is beschreven.
2. Vaststellen dat in de beschrijving van het proces beheersingsmaatregelen, waaronder functiescheiding, zijn opgenomen om de juistheid en volledigheid van de prestatiegegevens te waarborgen.
3. Vaststellen door middel van deelwaarneming, waarvan de omvang afhankelijk is van het aantal malen per jaar dat het proces wordt uitgevoerd, dat het proces en de daarin opgenomen beheersingsmaatregelen bestaan conform de beschrijving.
4. Vaststellen dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot het proces zijn vastgelegd.
5. Vaststellen dat de in de verantwoording opgenomen prestatiegegevens overeenstemmen met de vastlegging daarvan in de desbetreffende onderdelen van de administratie.
6. Vaststellen in gevallen dat prestatiegegevens zijn geschat, dit in de verantwoording daarbij is vermeld inclusief de wijze van totstandkoming van de schatting (methodologie).
7. Vaststellen in gevallen dat prestatiegegevens zijn geschat, dat de schattingen zijn bepaald overeenkomstig de methodologie zoals uiteengezet in de verantwoording.
8. Vaststellen dat prestatiegegevens niet strijdig zijn met de financiële gegevens zoals opgenomen in de jaarrekening.
Het behoort niet tot de taak van de accountant om de prestatiegegevens opnieuw te meten en te onderzoeken, om daarmee ook een uitspraak te doen over de uitkomsten van het proces. Het beoordelen van deze uitkomsten vormt geen onderdeel van de taak van de accountant.
Rapportage
De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.
4 Model accountantsverklaring bij de jaarrekening over een vierjaarlijkse instellingssubsidie
Aan: het bestuur van de Stichting .....
Accountantsverklaring
Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Verklaring betreffende de jaarrekening
Wij hebben de in dit rapport op pagina ... tot en met pagina ... opgenomenjaarrekening 20xx van de Stichting ..... te ..... bestaande uit de balans per 31 december 20xx en de exploitatierekening over 20xx met de toelichting gecontroleerd.
Verantwoordelijkheid van het bestuur
Het bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag beide in overeenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen.Tevens is het bestuur van de stichting verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn.
Verantwoordelijkheid van de accountant
Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het controleprotocol cultuursubsidies fondsen. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, alsmede het voor de naleving van de betreffende wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de stichting. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het bestuur van de stichting heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Oordeel
Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Stichting ..... per 31 december 20xx en van het resultaat over 20xx inovereenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen en voldoet aan de bepalingen van de subsidiebeschikking(en).
Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 20xx voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in de subsidiebeschikking en het controleprotocol cultuursubsidies fondsen zijn vermeld.
Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties
Verder melden wij dat het bestuursverslag voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.
Voorts merken wij op dat niet is voldaan aan de wettelijke verplichting tot vermelding van de informatie over topinkomens (artikel 6 van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde Topinkomens).*
Plaats, datum
Naam accountantsorganisatie
Naam externe accountant en ondertekening met die naam
* indien van toepassing
5 Model accountantsverklaring bij het financieel verslag over een projectsubsidie
Aan: (naam opdrachtgever)
Accountantsverklaring
Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Verklaring betreffende het financieel verslag
Wij hebben het bijgevoegde financieel verslag over de besteding van de projectsubsidie voor (naam project) van (naam opdrachtgever) te (statutaire vestigingsplaats) over (tijdvak) gecontroleerd.
Verantwoordelijkheid van de opdrachtgever
(Naam opdrachtgever) is verantwoordelijk voor het opmaken van het financieel verslag dat de baten en lasten van het project getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het activiteitenverslag, beide in overeenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen. Tevens is (naam opdrachtgever) verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in het financieel verslag verantwoorde baten en lasten. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in het financieel verslag van baten en lasten, zodanig dat dit geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn.
Verantwoordelijkheid van de accountant
Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over het financieel verslag op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het controleprotocol cultuursubsidies fondsen. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat het financieel verslag geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in het financieel verslag. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in het financieel verslag van baten en lasten, alsmede het voor de naleving van de betreffende wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van (naam opdrachtgever). Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die (naam opdrachtgever) heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van het financieel verslag.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Oordeel
Naar ons oordeel geeft het financieel verslag een getrouw beeld van de baten en lasten van (naam project) inovereenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen.
Voorts zijn wij van oordeel dat de in dit financieel verslag verantwoorde baten en lasten voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in de subsidiebeschikking en het controleprotocol cultuursubsidies fondsen zijn vermeld.
Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties
Verder melden wij dat het activiteitenverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met het financieel verslag.
Overige aspecten- beperking in het gebruik (en verspreidingskring)
Het financieel verslag van (naam opdrachtgever) en onze verklaring daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor (naam opdrachtgever) ter verantwoording aan het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
Plaats, datum
Naam accountantsorganisatie
Naam externe accountant en ondertekening met die naam
TOELICHTING
I Algemeen
1. Inleiding
Deze regeling berust op het Besluit op het specifiek cultuurbeleid (verder: Bsc) en treedt tegelijk in werking met dit besluit. Het Bsc vervangt het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen (verder: Bekostigingsbesluit). In het Bsc is een delegatiegrondslag opgenomen om de regels voor de subsidieverstrekking voor cultuuruitingen bij ministeriële regeling vast te stellen. De onderhavige regeling bevat de bedoelde subsidiebepalingen en omvat daarmee het grootste deel van de bepalingen uit het Bekostigingsbesluit. Ook zijn in deze regeling de bepalingen uit de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen opgenomen, welke regeling bij deze regeling wordt ingetrokken.
2. Herstructurering
Een van de belangrijkste redenen om het Bekostigingsbesluit te vervangen en de subsidiebepalingen bij ministeriële regeling vast te stellen, was de ontoegankelijkheid van de systematiek van subsidieverstrekking ten behoeve van cultuuruitingen. Zie hiervoor ook de nota van toelichting bij het Bsc. Om de regels voor subsidieverstrekking toegankelijker te maken is voor een nieuwe structuur gekozen waarbij in de onderhavige regeling zowel de subsidiebepalingen uit het Bekostigingsbesluit als de subsidiebepalingen uit de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen zijn samengevoegd.
De hoofdstructuur van de subsidiebepalingen wordt niet meer gevormd door de momenten in het proces van subsidieverstrekking (aanvraag, verlening, verplichtingen en vaststelling), maar door twee verschillende vormen van subsidie. Deze twee vormen zijn de subsidies die per boekjaar worden verstrekt (hoofdstuk 2) en de projectsubsidies die niet per boekjaar worden verstrekt (hoofdstuk 5). Binnen deze hoofdstukken is via paragrafen het proces van subsidieverstrekking gevolgd. De hoofdstukken 2 en 5 geven algemene bepalingen voor subsidieverstrekking. Daarnaast geven de hoofdstukken 3 en 4 voor verschillende categorieën van per boekjaar verstrekte subsidies specifieke bepalingen en kunnen in aparte ministeriële regelingen specifieke projectsubsidies worden geregeld.
De hierboven beschreven structuur heeft als voordeel dat een subsidieaanvrager of subsidieontvanger niet de hele regeling maar slechts de hoofdstukken behoeft in te zien die op de betreffende subsidievorm van toepassing zijn. Daarnaast is het eenvoudiger en inzichtelijker om in deze structuur voor de verschillende vormen van subsidie specifieke regels van toepassing te verklaren die gerelateerd zijn aan de specifieke eigenschappen van de betreffende subsidie. Ook heeft de nieuwe structuur als voordeel dat bij wijziging van een bepaalde vorm van subsidie slechts artikelen binnen een hoofdstuk gewijzigd behoeven te worden of een hoofdstuk opnieuw vastgesteld kan worden. Dit laatste is bijvoorbeeld te voorzien bij hoofdstuk 3 (specifieke bepalingen voor vierjaarlijkse instellingssubsidies op grond van artikel 4a van de wet), aangezien deze artikelen elke vier jaar voor een nieuwe periode van vierjaarlijkse instellingssubsidies aangepast moeten worden. Hierdoor ontstaan geen gaten in de nummering.
Bij de opzet van hoofdstuk 2 is zoveel mogelijk afdeling 4.2.8 van de Algemene wet bestuursrecht (verder: Awb) betreffende per boekjaar verstrekte subsidies gevolgd. Deze afdeling is niet van toepassing verklaard omdat krachtens artikel 4:73 van de Awb de subsidies per boekjaar vastgesteld moeten worden. Voor de vierjaarlijkse instellingssubsidie past deze vaststelling niet bij het karakter van de instellingen die deze subsidie ontvangen. Bij culturele instellingen kunnen zich grote verschillen per boekjaar voordoen in inkomsten en uitgaven doordat voorbereiding en presentatie van de cultuuruitingen in afzonderlijke jaren kunnen plaatsvinden. Vaststelling van de subsidie over meerdere jaren past daarom beter bij de vierjaarlijkse instellingssubsidie.
Uiteraard zijn er bepalingen die op elke vorm van subsidie van toepassing zijn. Deze bepalingen zijn opgenomen in hoofdstuk 2 (algemene bepalingen voor boekjaarsubsidies) en de betreffende artikelen zijn van overeenkomstige toepassing verklaard in hoofdstuk 5 voor projectsubsidies. Hierdoor is hoofdstuk 5 aanmerkelijk korter dan hoofdstuk 2 en is inzichtelijk in welke opzichten de bepalingen voor projectsubsidies anders luiden dan de bepalingen voor per boekjaar verstrekte subsidies. Tot slot vormt hoofdstuk 5 het uitgangspunt voor de verstrekking van projectsubsidies. Bij aparte ministeriële regelingen kunnen voor specifieke projectsubsidies afwijkende bepalingen worden opgenomen. Indien bepalingen van hoofdstuk 5 van toepassing zijn op de specifieke projectsubsidie worden in de betreffende ministeriële regeling deze artikelen van overeenkomstige toepassing verklaard.
3. Vermindering lasten
Algemeen
Een flink aantal verplichtingen uit het Bekostigingsbesluit en de daarop gebaseerde Regeling, die slechts lasten voor de instellingen opleverden en geen meerwaarde voor de minister hadden, zijn geschrapt. De verlichting van de lasten geldt zowel voor per boekjaar verstrekte subsidies als de projectsubsidies en betreffende volgende onderwerpen.
Verkorting aanvraagtermijnen
De aanvraagtermijn voor een jaarlijkse instellingssubsidie is verkort van 6 maanden naar dertien weken voor het betreffende jaar. Aan de aanvraag van een projectsubsidie is helemaal geen vaste wettelijke termijn meer verbonden, omdat in het algemeen moeilijk is vast te stellen of activiteiten al zijn begonnen en dit criterium tot onredelijke resultaten zou kunnen leiden. Om de subsidiëring van cultuuruitingen exclusief bij of krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid te laten geschieden, bevat deze regeling ook de mogelijkheid om in bijzondere gevallen subsidie te verstrekken voor al verrichte activiteiten. Daarmee is nu dus sprake van een sluitend regelgevingscomplex voor subsidieverstrekking ten behoeve van cultuuruitingen.
Vermindering in te dienen bescheiden
Zowel gegevens die de minister kan halen uit het register van de Kamer van Koophandel als de oprichtingsakte of de laatstelijk gewijzigde statuten worden niet meer standaard bij een subsidieaanvraag gevraagd. De minister kan nog wel expliciet verzoeken de oprichtingsakte of de laatstelijk gewijzigde statuten bij de aanvraag voor subsidie te voegen. Tevens behoeft de aanvrager geen melding meer te maken van het feit dat hij geen document heeft bijgevoegd over de financiële positie van de instelling. In het Bekostigingsbesluit bestond de regel dat de aanvrager geen document over de financiële positie behoefde in te dienen als hij er redelijkerwijs van uit kon gaan dat de minister al in het bezit was van de gegevens. De aanvrager behoorde wel te melden welke gegevens niet waren bijgevoegd. Deze melding is overbodig omdat de minister uit zijn eigen administratie kan concluderen of de aanvrager alle gewenste documenten heeft ingediend.
Daarnaast dienen ontvangers van vierjaarlijkse instellingssubsidies geen activiteitenverslag meer in, maar slechts een bestuursverslag waarin al een inhoudelijke verantwoording van de subsidie is verwerkt.
Liquiditeitsprognose en bevoorschotting
Voor zowel per boekjaar verstrekte subsidies als projectsubsidies geldt een vast bevoorschottingsregime. Indien de subsidieaanvrager behoefte heeft aan een afwijkende bevoorschotting kan hij dit verzoeken en met een liquiditeitsprognose in documenten ondersteunen. De minister kan ook – bij een redelijk vermoeden dat een aanvrager behoefte heeft aan een afwijkende bevoorschotting – dit ambtshalve vaststellen. Een liquiditeitsprognose is dus niet in alle gevallen voor een afwijkende bevoorschotting noodzakelijk.
Aanvraag tot vaststelling van een projectsubsidie
De voorschriften over het meenemen van de verantwoording van een projectsubsidie met de aanvraag tot vaststelling van een jaarlijkse of vierjaarlijkse instellingssubsidie zijn minder rigide geworden. Voorheen bestond die mogelijkheid alleen, indien het einde van de looptijd van de projectsubsidie samenviel met het einde van het kalenderjaar. In deze regeling is dat vereiste losgelaten. Zo behoeft een instelling slechts op een moment in het jaar verantwoording af te leggen over de subsidies die zij van de minister ontvangt. De aanvraag tot vaststelling van een projectsubsidie kan dan uiterlijk bij de verantwoording van de boekjaarsubsidie over het jaar waarin de activiteiten van het project zijn afgerond, worden ingediend. Overigens zal het effect van deze wijziging op de vermindering van administratieve lasten van de subsidieontvanger verwaarloosbaar zijn. In de praktijk werd het eind van de looptijd van projectsubsidies die werden verstrekt naast instellingssubsidies namelijk over het algemeen bepaald op het eind van het kalenderjaar.
Overige aanpassingen
Naast bovenstaande wijzigingen is de mededelingsplicht voor subsidieontvangers specifieker gemaakt, is de verzekeringsplicht van subsidieontvangers voor hun roerende en onroerende goederen vervallen, zijn de beslistermijnen voor de minister verkort en is de overlapping van de periodieke verantwoording voor vierjaarlijkse instellingssubsidie en de eindverantwoording recht getrokken.
4. Aanwijzingen voor subsidieverstrekking
Met ingang van 1 januari 2010 moeten de door de Minister-President vastgestelde Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (Stcrt. 2009, nr. 20306) verwerkt worden in nieuwe subsidieregelgeving. Aan deze aanwijzingen is in deze regeling toepassing gegeven en dit vermindert de lasten voor instellingen verder.
Subsidies van minder dan € 25.000
Overeenkomstig de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking wordt geen verantwoording meer afgelegd over verleende subsidies met een subsidiebedrag van minder dan € 25.000. Voor per boekjaar verstrekte subsidies is bepaald dat geen subsidies worden verstrekt met een subsidiebedrag van minder dan € 25.000. Projectsubsidies van minder dan € 25.000 kan de minister wel verstrekken. Er is niet voor gekozen de subsidie onmiddellijk vast te stellen, maar om de subsidie te verlenen en ambtshalve na afronding van de activiteiten vast te stellen. De subsidieontvanger krijgt bij de verlening het gehele subsidiebedrag als voorschot betaald. Totdat de subsidie is vastgesteld heeft de subsidieontvanger wel de plicht om de minister te melden indien hij zich niet aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen houdt of indien hij de activiteiten niet voor de in de subsidiebeschikking vermelde datum zal verrichten. Verder zijn geen administratieve verplichtingen aan de subsidieontvanger opgelegd die tot doel hebben het bijhouden van inkomsten en uitgaven die zijn verbonden aan de activiteiten. Wel geldt de plicht dat de subsidieontvanger op verzoek van de minister aantoont dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat de subsidieontvanger heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.
De gekozen variant voor subsidies van minder dan € 25.000 is beter in te passen in de systematiek van subsidiëring van cultuuruitingen dan de variant waarin de subsidie onmiddellijk wordt vastgesteld.
Subsidies van € 25.000 tot € 125.000
Ook voor deze categorie is gekozen geen vierjaarlijkse instellingssubsidies te verstrekken, wel is het mogelijk om projectsubsidies en jaarlijkse instellingssubsidies van € 25.000 tot € 125.000 te verstrekken. Voor subsidies van € 25.000 tot € 125.000 wordt nog slechts een inhoudelijke verantwoording gevraagd bij de aanvraag tot vaststelling. Zowel de aanvraag tot vaststelling van een jaarlijkse instellingssubsidie als een projectsubsidie gaat dus slechts vergezeld van een activiteitenverslag. Hiermee houdt verband dat evenals bij de subsidies van minder dan € 25.000 voor de subsidieontvanger geen administratieve verplichtingen gelden die verband houden met het bijhouden van inkomsten en uitgaven.
Voor alle subsidies is voor een vaste bevoorschotting gekozen. Indien de liquiditeitsbehoefte van de aanvrager hierom vraagt, kan de minister wel in een andere bevoorschotting voorzien. Daarnaast zijn alle aanvraagtermijnen en beslistermijnen geüniformeerd.
Overzicht
Projectsubsidie | Jaarlijkse instellingssubsidie | Vierjaarlijkse instellingssubsidie | |
|---|---|---|---|
< € 25.000 | desgevraagd verantwoording | ||
€ 25.000–124.999 | Alleen inhoudelijke verantwoording | Alleen inhoudelijke verantwoording | |
€ 125.000 of meer | Inhoudelijke en financiële verantwoording | Inhoudelijke en financiële verantwoording | Inhoudelijke en financiële verantwoording |
5. Wijziging van andere regelingen
Op het Bekostigingsbesluit waren verschillende andere regelingen gebaseerd. Met de inwerkingtreding van het Bsc vinden zij hun grondslag in dit laatste besluit (artikel 15 Bsc). Een aantal van deze regelingen behoeft (technische) aanpassing omdat in de regeling verwezen werd naar het Bekostigingsbesluit of de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen of omdat verplichtingen golden op grond van het Bekostigingsbesluit, welke verplichtingen nu in de onderhavige regeling zijn opgenomen, waardoor zij van overeenkomstige toepassing moeten worden verklaard. Inhoudelijk vinden in deze regelingen geen aanpassingen plaats, zij worden slechts in overeenstemming gebracht met de onderhavige regeling.
6. Overgangsrecht
In deze regeling is dezelfde overgangsbepaling opgenomen als in het Bsc. Het overgangsrecht heeft betrekking op besluiten genomen en reeds ingediende aanvragen op grond van de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen. Deels vallen deze situaties onder het overgangsrecht van het Bsc, maar een deel van de bepalingen van de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen is direct gebaseerd op artikel 4a van de wet en valt zodoende niet onder het overgangsrecht van het Bsc. Omdat de onderhavige regeling het materiële subsidierecht voor cultuuruitingen bevat en instellingen deze regeling in het vervolg meer zullen inzien dan het Bsc, dient de herhaling ook de inzichtelijkheid van het overgangsrecht te bevorderen.
Voor een toelichting op het overgangsrecht wordt ook verwezen naar paragraaf 5 van het algemeen deel van de nota van toelichting van het Bsc. In het kort komt het overgangsrecht er op neer dat voor alle reeds verleende subsidies die nog niet zijn vastgesteld, de vaststelling overeenkomstig deze regeling zal plaatsvinden en ook de verplichtingen van deze regeling op de subsidieontvanger van toepassing zijn. Zowel voor de vaststelling als voor de verplichtingen geldt dat op grond van deze regeling sprake is van minder lasten dan onder de regels die golden krachtens het Bekostigingsbesluit en geen nieuwe verplichtingen in het leven zijn geroepen. Wel geldt voor de vierjaarlijkse instellingssubsidies die in 2008 zijn verleend voor de vaststelling door de minister de beslistermijn van het Bekostigingsbesluit (binnen zes maanden na ontvangst van de aanvraag tot vaststelling). Ook voorziet het overgangsrecht erin dat de termijnen voor het indienen van de verantwoordingsbescheiden (zie de artikelen 2.25, 2.22 en 5.10) niet van toepassing zijn op subsidies die zijn verleend vóór het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling. Met het oog op een adequate administratieve afhandeling en ter voorkoming van onwenselijke piekbelasting bij de uitvoering zijn deze termijnen voor toekomstige gevallen aangepast ten opzichte van de termijnen in het Bekostigingsbesluit.
Ook subsidieaanvragen die nog niet zijn behandeld op het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling zullen op grond van deze regeling worden behandeld, omdat deze regeling begunstigend is voor de subsidieaanvrager.
Voorschotten van reeds verleende subsidies zullen nog wel volgens het oude regime worden verstrekt en bezwaar- en beroepsprocedures tegen besluiten die voor de inwerkingtreding van deze regeling zijn genomen, worden overeenkomstig de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen behandeld.
7. Administratieve lasten
Deze regeling brengt een vermindering van administratieve lasten voor subsidieontvangers met zich. Besparingen worden behaald op de volgende onderdelen:
• Het schrappen van de standaardeis dat de oprichtingsakte of de laatstelijk gewijzigde statuten wordt overgelegd.
• Bij de aanvraag mag de subsidieontvanger een melding achterwege laten als geen document is bijgevoegd over diens financiële positie.
• Projectsubsidies mogen voortaan door alle aanvragers, dus ongeacht of zij een instellingssubsidie ontvangen, via de reguliere jaarrekening worden verantwoord.
• Ontvangers van een vierjaarlijkse instellingssubsidie hoeven geen activiteitenverslag meer in te dienen, maar kunnen volstaan met een bestuursverslag waarin al een inhoudelijke verantwoording van de subsidie is verwerkt.
• Gelet op de implementatie van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking in deze regeling zullen minder vaak activiteitenverslagen, financiële verantwoordingen en accountantsverklaringen worden ingediend voor jaarlijkse instellingssubsidies en projectsubsidies.
Bij dit laatste punt moet overigens worden opgemerkt dat die besparing om drie redenen redelijk beperkt blijft. In de eerste plaats vallen alle jaarlijkse instellingssubsidies die worden verstrekt, qua hoogte van het bedrag slechts in het tweede of derde arrangement van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (€ 25.000 tot € 125.000 en € 125.000 of meer) en alle vierjaarlijkse instellingssubsidies zelfs alleen in het derde arrangement (€ 125.000 of meer). Een lastenverlichting ten aanzien van de verantwoordingsvoorschriften valt in deze categorie slechts in beperkte mate te behalen met toepassing van het Uniform subsidiekader. De Aanwijzingen voor subsidieverstrekking staan voor het derde arrangement namelijk dezelfde wijze van verantwoording toe als nu al wordt gehanteerd. Voor de jaarlijkse instellingssubsidies die in het tweede arrangement vallen, geldt wel een lastenverlichting. Voor deze subsidies geldt namelijk alleen nog een inhoudelijke verantwoordingsplicht en geen financiële verplichtingen meer.
Ten tweede werd aan subsidieontvangers al niet meer dan één keer per jaar een tussenrapportage gevraagd, namelijk bij wijze van indiening van de jaarverslaggeving. Met de toepassing van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking, die nog maar één keer per jaar een tussenrapportage toestaan, is op dit punt dus ook geen aanzienlijke lastenverlichting te verwachten.
De belangrijkste reden is echter dat verreweg de meeste ontvangers van een verleende projectsubsidie op grond van de Wet op het specifiek cultuurbeleid instellingen zijn die ook al een eenjarige of vierjarige subsidie op grond van die wet ontvangen. Als de subsidieontvanger dit wenst, mag de verantwoording van de projectsubsidie in die gevallen ‘meeliften’ met de verantwoording van de instellingsubsidie.
Het schrappen van de verzekeringsplicht van subsidieontvangers voor hun roerende en onroerende goederen zal naar verwachting geen wezenlijke besparing opleveren, ervan uitgaande dat de instellingen ook zonder die verplichting al zullen voorzien in dergelijke verzekeringen.
De volgende aspecten hebben wel nog consequenties gehad voor de berekening van het totaal aan administratieve lasten. In de eerste plaats is een eerdere onjuistheid rechtgezet: waar er aanvankelijk vanuit is gegaan dat alle subsidieontvangers in de praktijk altijd een gewijzigd plan of begroting moeten opstellen – dus ook aan wie subsidie wordt geweigerd – zijn de daarop betrekking hebbende kosten nu alleen berekend voor diegenen aan wie daadwerkelijk subsidie wordt verleend. Verder is het aantal aanvragers en verleningen voor jaarlijkse instellingssubsidies en projecten in 2009 minder dan in het peiljaar 2008. Dat is weliswaar niet toe te schrijven aan een specifieke wijziging die met deze regeling samenhangt, maar het leidt er wel toe dat de totale lasten voor de regelgeving lager uitvallen dan voorheen.
Tot slot wordt op een onderdeel een correctie van de berekening van administratieve lasten voor de verstrekking van subsidies op grond van de Wet op het specifiek cultuurbeleid gemeld. In de eerdere lastenberekening was namelijk niet voorzien in het toekennen van kosten voor het opstellen van de jaarrekening. Dit vanuit de gedachte dat instellingen sowieso een jaarrekening op moeten stellen, ongeacht de subsidie vanwege het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Dit gaat uiteraard niet op voor wat betreft het opstellen van de prestatieverantwoording. De daarmee gemoeide kosten zijn meegenomen in de nieuwe administratievelastenberekening.
Per saldo bedraagt het geschatte totaal aan administratievelastenverlichting dat met deze regeling gepaard gaat een bedrag van € 272.616.
8. Uitvoering en handhaafbaarheid
Deze regeling is in het kader van de geïntegreerde uitvoerings- en handhaafbaarheidstoets voorgelegd aan de Auditdienst van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de afdeling Financiën & Control (F&C) van de directies Kunsten en Cultureel Erfgoed. Deze hebben geoordeeld dat de regeling uitvoerbaar en handhaafbaar is. Wel wijzen de AD en de afdeling F&C erop dat de uitvoering van de regelgeving niet zonder meer zal leiden tot een reductie van uitvoeringslasten voor de subsidieverstrekker. Dit heeft in de eerste plaats te maken met het in overeenstemming brengen van de regelgeving met de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking en de daarmee gepaard gaande differentiatie in subsidieregimes. Ook het toezicht en de handhaving zal daarop moeten zijn ingericht. Ten tweede geven de AD en de afdeling F&C aan dat, ingevolge het overgangsrecht van artikel 6.2, tijdelijk verschillende termijnen voor de verantwoording naast elkaar van toepassing zullen zijn: één voor subsidies die zijn verleend vóór het moment van inwerkingtreding van deze regeling en één voor subsidies die daarna worden verleend. Dit noopt voor die periode tot een overeenkomstige planning van uitvoeringswerkzaamheden. Tot slot is aandacht gevraagd voor het bieden van adequate voorlichting aan culturele instellingen over deze nieuwe regeling.
II Artikelsgewijs
Deze regeling vervangt samen met het Besluit op het specifiek cultuurbeleid het Bekostigingsbesluit en de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen. Een groot aantal artikelen is letterlijk overgenomen en behoeft daarom geen toelichting. Indien van toepassing is bij elk van de artikelen van deze regeling aangegeven met welk artikel dit overeenstemde in het Bekostigingsbesluit en de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen, en is aangegeven welke wijzigingen zijn aangebracht. Daarnaast is voor een overzicht aan het eind van deze toelichting een aantal transponeringstabellen opgenomen over hoe de nieuwe zich tot de oude wettelijke regelingen verhouden.
Artikel 1.1
In dit artikel zijn geen begrippen opgenomen die al in de Wet op het specifiek cultuurbeleid (verder: wet) zijn opgenomen. De wet bepaalt immers in artikel 1, eerste lid, aanhef, dat de aldaar gehanteerde begrippen ook gelden voor de op de wet berustende bepalingen, zoals deze regeling. Waar dus over cultuuruitingen, fonds of de Raad wordt gesproken moet de begripsbepaling uit de wet gelezen worden.
Van de begrippen in artikel 1.1 zijn ‘aangewezen instelling’, ‘instelling’ en ‘wet’ rechtstreeks overgenomen uit artikel 1, eerste lid, van het Bekostigingsbesluit. Daarnaast spreekt het begrip ‘minister’ voor zich. Bij de begrippen ‘jaarlijkse instellingssubsidie’ en ‘projectsubsidie’ wordt verwezen naar artikel 1 van het Bsc en de invulling die daar aan deze begrippen is gegeven. Het begrip dat enigszins afwijkt van het gebruikte begrip in het Bekostigingsbesluit is ‘vierjaarlijkse instellingssubsidie’. In het Bekostigingsbesluit werd hier alleen de subsidie op grond van artikel 4a van de wet onder verstaan. In verband met de herstructurering van het Bekostigingsbesluit in deze regeling wordt in deze regeling onder het begrip ‘vierjaarlijkse instellingssubsidie’ verstaan alle vierjaarlijkse instellingssubsidies die onderdeel uitmaken van de basisinfrastructuur, dus alle subsidies op grond van de artikelen 4a, 4b en 4c van de wet. Hiervoor is gekozen omdat zodoende met een eenvoudiger begrippenkader een algemeen hoofdstuk in deze regeling gemaakt kon worden voor per boekjaar verstrekte subsidies (hoofdstuk 2).
Artikel 2.1
Eerste lid. Hoofdstuk 2 is slechts van toepassing op de verstrekking van jaarlijkse instellingssubsidies en vierjaarlijkse instellingssubsidies, tenzij anders is bepaald. Dit hoofdstuk geeft de algemene regels voor per boekjaar verstrekte subsidies ten behoeve van cultuuruitingen. Indien in dit hoofdstuk specifiek wordt gesproken over jaarlijkse instellingssubsidie dan wel vierjaarlijkse instellingssubsidie is de bepaling slechts van toepassing op de betreffende subsidievorm, alle andere bepalingen in dit hoofdstuk zijn op beide vormen van toepassing. Slechts in een enkel geval is een bepaling van dit hoofdstuk alleen op een vorm van toepassing. De echt specifieke bepalingen voor de vierjaarlijkse instellingssubsidies zijn neergelegd in de hoofdstukken 3 en 4. In hoofdstuk 5 zijn enkele artikelen voor jaarlijkse en vierjaarlijkse instellingssubsidie van overeenkomstige toepassing verklaard op projectsubsidie.
Tweede en derde lid. In deze leden is rekening gehouden met de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking. Hier is bepaald dat geen jaarlijkse instellingssubsidies worden verstrekt die minder dan € 25.000 bedragen en dat geen vierjaarlijkse instellingssubsidies worden verstrekt die minder dan € 125.000 bedragen. Het gaat hierbij om het gehele subsidiebedrag en niet om het subsidiebedrag per jaar. Instellingssubsidies zijn doorgaans van substantiële aard en bedragen in de regel meer dan € 25.000 respectievelijk € 125.000. Deze bepaling legt dit nu dwingend op zodat geen subsidiearrangement voor instellingssubsidies die minder dan € 25.000 bedragen, behoeft te worden opgenomen in hoofdstuk 2. Verder geldt hiermee voor alle vierjaarlijkse instellingssubsidies hetzelfde arrangement. Aangezien de minister in de regel geen vierjaarlijkse instellingssubsidies voor minder dan € 125.000 verstrekt is hiertegen geen inhoudelijk bezwaar en maakt dit de uitvoering van de regeling eenvoudiger.
Artikel 2.2
Dit artikel komt overeen met artikel 7, eerste en tweede lid, van het Bekostigingsbesluit, met dien verstande dat de aanvraagtermijn voor een jaarlijkse instellingssubsidie is verkort van 6 maanden naar 13 weken voor aanvang van het jaar waarvoor subsidie wordt gevraagd. De aanvraagtermijn voor jaarlijkse instellingssubsidie sluit nu aan bij artikel 4:60 van de Awb en zorgt voor een sneller proces van subsidieverlening.
De aanvraagtermijn voor vierjaarlijkse instellingssubsidie is in de hoofdstukken 3 en 4 geregeld. Voor aangewezen instellingen en fondsen geldt dat zij formeel geen aanvraag indienen, maar slechts een begroting. De paragraaf over de subsidieaanvraag is dan ook niet van toepassing verklaard voor aangewezen instellingen en fondsen en daarom is ook geen verwijzing naar hoofdstuk 4 vermeld in artikel 2.2, tweede lid, in verband met de aanvraagtermijn. De aangewezen instellingen en fondsen dienen uiterlijk 6 maanden voorafgaand aan de vierjaarlijkse subsidieperiode de begroting in (artikel 4.2).
Voor vierjaarlijkse instellingssubsidies op grond van artikel 4a van de wet geldt dat de indieningstermijn voor elke nieuwe periode van vierjaarlijkse subsidies in hoofdstuk 3 wordt vastgesteld. Voor deze aanvragen worden bij elke nieuwe subsidieperiode namelijk afzonderlijke criteria vastgesteld en over de ingediende aanvragen adviseert de Raad voor cultuur.
Verder is artikel 7, derde en vierde lid, van het Bekostigingsbesluit vervallen. Het derde lid was een onnodige bepaling en zorgde voor een extra beslismoment in het subsidieproces. In plaats hiervan is voor de duidelijkheid opgenomen dat de minister een te laat ingediende aanvraag in behandeling kan nemen. Het vierde lid was van geen waarde voor de beoordeling van de aanvraag en deze informatie valt al op te maken uit andere gegevens van de aanvraag.
Derde lid. Dit lid bepaalt dat de minister in bijzondere gevallen te laat ingediende aanvragen voor jaarlijkse instellingssubsidie toch in behandeling kan nemen. Ook op deze aanvragen is de beslistermijn van 13 weken van artikel 2.8, eerste lid, van toepassing.
Artikelen 2.3 tot en met 2.5
Deze artikelen komen overeen met artikel 8, eerste, tweede, vierde en vijfde lid, van het Bekostigingsbesluit. De bepalingen over de in te dienen bescheiden zijn in meerdere artikelen vervat om de leesbaarheid te vergroten en om zoveel mogelijk afdeling 4.2.8 van de Awb (per boekjaar verstrekte subsidies) te volgen. Ook zijn de artikelen tekstueel zoveel mogelijk gelijkgetrokken met de artikelen 4:61 tot en met 4:63 van de Awb. Tot slot is de verplichting tot het gebruik van het prijspeil van 1 januari van het jaar voorafgaand aan de periode waarvoor subsidie wordt gevraagd bij het opstellen van de begroting, geschrapt. Deze verplichting is vervangen door een bevoegdheid van de minister om te verzoeken dat de begroting is opgemaakt aan de hand van een prijspeil van een door de minister opgegeven jaar. Reden voor deze wijziging is dat de instellingen de aanvraag voor een vierjaarlijkse instellingssubsidie al vroeg in het jaar indienen, waardoor gebruikmaking van het prijspeil van dat jaar tot onevenredige inspanningen leidt. In de regel zal de minister in het aanvraagformulier voor de vierjaarlijkse instellingssubsidies vragen om uit te gaan van het prijspeil van het jaar voor de aanvraag zodat de minister toepassing kan geven aan artikel 2.11.
De begroting gaat vergezeld van een postgewijze toelichting. Dit wil zeggen dat de posten van de begroting worden toegelicht indien niet direct duidelijk is wat de betreffende post behelst. Voorheen was bepaald dat iedere post afzonderlijk is toegelicht, maar een post waarvan het geheel duidelijk is wat deze inhoudt, behoeft geen toelichting. De toelichting moet in ieder geval zodanig zijn dat de minister een verantwoord oordeel kan geven over de begroting.
Artikel 2.6
Dit artikel komt overeen met artikel 10 van het Bekostigingsbesluit. Het artikel is echter grondig gewijzigd met vooral als doel de verlichting van de administratieve lasten van aanvragers. In het artikel wordt nog slechts de verplichting aan een aanvrager opgelegd om een document over te leggen waaruit de financiële positie van de aanvrager blijkt. Krachtens het tweede lid is een dergelijk document een jaarrekening of, indien een jaarrekening niet voorhanden is, kan een verslag van de financiële positie van de aanvrager op het moment van de aanvraag worden ingediend. Ten opzichte van het Bekostigingsbesluit is de mogelijkheid om een balans en staat van baten en lasten in te dienen verdwenen. Deze mogelijkheid voegt namelijk niets toe omdat een instelling die over dit laatste document beschikt ook over de jaarrekening beschikt en deze laatste in de regel inzendt. Op het indienen van een document over de financiële positie van de aanvrager bestaan twee uitzonderingen. Ten eerste wordt een dergelijk document niet ingediend door een publiekrechtelijke rechtspersoon en ten tweede behoeft een aanvrager geen document in te dienen als de aanvrager er redelijkerwijs van uit kan gaan dat de minister een dergelijk document al in zijn bezit heeft. Van dit laatste is in ieder geval sprake als de aanvrager een vierjaarlijkse instellingssubsidie ontvangt van ten minste € 125.000 of als de aanvrager uiterlijk twee jaar voorafgaande aan de aanvraag een jaarrekening of financieel verslag bij de minister heeft ingediend in het kader van de vaststelling van een jaarlijkse instellingssubsidie of een projectsubsidie of bij de aanvraag van een van laatst genoemde subsidies.
Ten opzichte van artikel 10 van het Bekostigingsbesluit is de verplichting tot indiening van een afschrift waaruit de inschrijving van de instelling in het geldende openbaar register blijkt, vervallen. In de meeste gevallen zal namelijk geen twijfel over de inschrijving bestaan en waar controle gevergd is, kan de minister het register van de Kamer van Koophandel raadplegen. Daarnaast is ook de verplichting tot het indienen van een afschrift van de oprichtingsakte of de statuten vervallen. In plaats daarvan wordt krachtens artikel 2.6,derde lid, een van laatst genoemde bescheiden slechts ingediend als de minister hier om verzoekt. De verplichting tot het indienen van een afschrift van de oprichtingsakte of de statuten ging namelijk zijn doel voorbij. Een groot aantal instellingen ontvangt reeds jarenlang subsidie van de minister en de minister hoeft niet bij elke nieuwe subsidieaanvraag dezelfde statuten te ontvangen. Bovendien is in onder andere de statuten van de voormalig rijksmusea zelfs geregeld dat een statutenwijziging slechts met goedkeuring van de minister kan plaatsvinden. In dit laatste geval ziet de minister alle wijzigingen van de statuten al en is toezending van de statuten bij een subsidieaanvraag overbodig. De minister wil de statuten slechts ontvangen als hij nog niet beschikt over de statuten of als deze gewijzigd zijn zonder dat hij hier kennis van heeft genomen. De vraag naar de (laatstelijk) gewijzigde statuten zal in het aanvraagformulier verwerkt worden zodat geen onnodige documenten bij de aanvraag meegestuurd behoeven te worden.
Artikel 2.7
Dit artikel komt overeen met artikel 8, zesde lid, van het Bekostigingsbesluit, zij het dat vereenvoudiging heeft plaatsgevonden, aangezien geen afzonderlijke mededeling meer hoeft te worden gedaan van een aanvraag tot subsidie bij een ander bestuursorgaan. De inzichtelijkheid kan bijvoorbeeld blijken uit de begroting van de aanvrager.
Artikel 2.8
Dit artikel stemt grotendeels overeen met artikel 13 van het Bekostigingsbesluit.
Eerste lid. De beslistermijn voor de aanvraag van een jaarlijkse instellingssubsidie is gewijzigd. Dit was dertien weken voor het jaar waarvoor subsidie wordt gevraagd en is nu binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag. Deze wijziging is het gevolg van de wijziging van de aanvraagtermijn van artikel 2.2, eerste lid. De termijn die de minister heeft voor een beslissing blijft gelijk.
De voorschriften in het tweede lid volgen uit de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking.
Derde lid. Wanneer sprake is van een subsidieaanvraag waarover advies wordt ingewonnen en waarover wordt besloten op basis van een tender, dient de verlening op grond van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking normaal gesproken plaats te vinden binnen 22 weken na afloop van de periode waarin aanvragen kunnen worden ingediend. Toepassing van deze termijn zou bezwaarlijk zijn bij de subsidieverstrekking aan cultuurinstellingen op grond van artikel 4a van de Wet op het specifiek cultuurbeleid. Deze subsidies worden eens in de vier jaar op basis van een integraal advies van de Raad voor cultuur verleend in de week volgend op de derde dinsdag in september. Gelet op de noodzaak van inwinning van een dergelijk onafhankelijk advies (Thorbecke-beginsel), het aanzienlijke aantal aanvragen waarover tegelijkertijd moet worden geadviseerd, het overleg met bestuurlijke partners en de omvang van het totale budget dat met de verstrekking van deze cultuursubsidies is gemoeid, is sprake van een uitvoerige en zorgvuldige procedure die naar haar aard en in praktische zin niet binnen 22 weken te doorlopen valt. Besloten is daarom om, met instemming van het Ministerie van Financiën, aan te sluiten bij de verleningstermijn die de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking voorschrijven met betrekking tot subsidies die mede op basis van internationale peer reviews worden verleend. Ook bij advisering door de Raad voor cultuur wordt immers een dergelijk beoordelingsinstrument gehanteerd. In deze regeling is voor de 4a-subsidies zodoende voorzien in een verleningtermijn van ten hoogste 40 weken.
Voor alle aanvragen voor vierjaarlijkse subsidies geldt dat uiterlijk dertien weken voor aanvang van de vierjaarlijkse periode waarvoor subsidie is gevraagd, door de minister een beslissing over de subsidieverlening wordt genomen, zodat voor de instellingen enige tijd voor de betreffende periode duidelijk is of de instelling recht heeft op subsidie.
Artikel 2.9
Dit artikel komt overeen met artikel 4, tweede en derde lid, van het Bekostigingsbesluit.
Eerste lid. Ondanks dat de cultuurnota niet meer bestaat, brengt de minister op verschillende deelterreinen van cultuur nog wel nota’s uit. Deze nota’s vormen op die terreinen het beleid van de minister. Met een beroep op de uitgebrachte nota behoeft de minister bij de weigering van een aanvraag niet zijn gehele beleid opnieuw te beschrijven in de weigeringsbeschikking.
Tweede lid. De weigeringsgrond van artikel 4, derde lid, onder c, van het Bekostigingsbesluit is niet overgenomen, omdat deze weigeringsgrond al kan worden verstaan onder de weigeringsgrond van artikel 4:35, eerste lid, onder a, van de Awb. Deze laatste weigeringsgrond bepaalt dat de minister de subsidie kan weigeren als een gegronde reden bestaat om aan te nemen dat de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd, niet of niet geheel zullen plaatsvinden. Hieronder valt ook de aanname dat de aanvrager niet over voldoende middelen zal beschikken om de activiteiten uit te voeren.
Artikel 2.10
Ten aanzien van artikel 14 van het Bekostigingsbesluit is het bevoorschottingsregime gewijzigd in een standaard bevoorschottingsregime. Het verleende subsidiebedrag wordt door het aantal kwartalen waarover de activiteiten zich uitstrekken gedeeld en het bedrag dat hier uit komt wordt per kwartaal als voorschot betaald. Deze wijze van bevoorschotting komt overeen met artikel 4 van de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen. Een liquiditeitsprognose is niet meer vereist om de voorschotten te verlenen, deze kan alleen nodig zijn indien een afwijkend bevoorschottingsregime is gewenst.
Tweede lid. Dit lid verduidelijkt wat een kwartaal inhoudt en is vooral van belang voor de verstrekking van voorschotten bij projectsubsidies. Een kwartaal is namelijk altijd een jaarkwartaal en niet drie maanden achter elkaar. De betaling van het voorschot gaat dus altijd over de maanden januari tot en met maart, april tot en met juni, juli tot en met september en oktober tot en met december. Bij subsidies die per boekjaar worden verstrekt zal de vraag niet snel spelen wat een kwartaal inhoudt, maar bij een projectsubsidie zal in de regel wel aan de orde zijn wanneer een kwartaal begint en de betalingen plaats moeten vinden. Met dit lid is dus duidelijk gemaakt dat de betaling van een voorschot altijd via de jaarkwartalen gaat.
Derde lid. Dit lid vormt een uitzondering op de standaard regel van bevoorschotting. Een subsidieontvanger komt alleen in aanmerking voor afwijkende bevoorschotting indien dit voor de liquiditeitsbehoefte wenselijk is. Indien dit laatste het geval is kan de minister voorschotten verschaffen in andere bedragen, maar ook in andere termijnen. De afwijkende bevoorschotting wordt in de beschikking tot subsidieverlening vermeld.
Vierde lid. De liquiditeitsbehoefte uit het derde lid volgt uit gegevens van de aanvrager, bijvoorbeeld een liquiditeitsprognose, of wordt door de minister ambtshalve vastgesteld. In principe geeft een aanvrager zelf duidelijk aan waarom een andere bevoorschotting wenselijk is dan de standaardregel uit het eerste lid. Echter, uit subsidierelaties uit het verleden is al bij de minister bekend dat bepaalde instellingen die al jarenlang subsidie ontvangen behoefte hebben aan een andere bevoorschotting. Zo besteden de voormalig rijksmusea een groot deel van de subsidie aan huisvestingskosten en deze kosten worden tweemaal per jaar voldaan. Om die reden ontvangen de voormalig rijksmusea andere voorschotten. In de regel stelt de minister de liquiditeitsbehoefte alleen ambtshalve vast bij instellingen waar hij een subsidierelatie mee heeft en hem bekend is dat die instellingen behoefte hebben aan een andere bevoorschotting.
Artikel 2.11
Dit artikel komt overeen met artikel 15 van het Bekostigingsbesluit. Er is geen bepaling meer opgenomen dat jaarlijks overleg plaats vindt tussen de minister en representatieve vertegenwoordigers van de subsidieontvangers over de ontwikkeling van de kosten van de arbeidsvoorwaarden in het daarop volgende jaar. Het overleg is namelijk niet meer nodig omdat bij het ‘Convenant systematiek voor bepaling van de OVA-cultuur voor de cultuursector’ is bepaald dat de door het kabinet vastgestelde overheidsbijdrage in de arbeidskostenontwikkeling onverkort wordt toegepast voor de cultuurinstellingen.
Artikel 2.12
Dit artikel was artikel 19 van het Bekostigingsbesluit. Dit laatste artikel bestond uit drie onderdelen. Deze onderdelen vertoonden echter overlap met elkaar en de bepaling van artikel 2.12 voldoet aan hetgeen van de subsidieontvanger wordt verwacht.
Artikel 2.13
Eerste lid. Dit lid is gelijk aan artikel 21 van het Bekostigingsbesluit. De mogelijkheid tot ontheffing is komen te vervallen omdat in de definitiebepaling van artikel 1, tweede lid, van het Bsc is bepaald dat jaarlijkse instellingssubsidies per boekjaar worden verstrekt. Overigens werd van de mogelijkheid tot het verlenen van ontheffing geen gebruik gemaakt.
Tweede en derde lid. Deze leden stemmen overeen met artikel 20 van het Bekostigingsbesluit. Dit artikel is gelijk getrokken aan artikel 4:69 van de Awb. De vier onderdelen van artikel 20 van het Bekostigingsbesluit worden gedekt door de twee leden. Het is van belang dat in verband met de vaststelling van de subsidie alle in dat verband benodigde financiële gegevens aanwezig en inzichtelijk zijn. Hieronder vallen onder meer de aanwezigheid van alle originele bewijsstukken van baten en lasten, waaruit de aard en omvang van de geleverde goederen of verrichte diensten duidelijk blijken.
Vierde lid. In overeenstemming met de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking wordt aan een ontvanger van een subsidie die minder dan € 125.000 bedraagt, geen financieel-administratieve verplichtingen meer opgelegd.
Artikel 2.14
Eerste tot en met derde lid. Deze leden komen overeen met artikel 22 van het Bekostigingsbesluit. De formulering van de mededelingsplicht van artikel 22 van het Bekostigingsbesluit was te ruim en abstract, daarom is in het eerste lid gekozen voor de formulering van artikel 4:70 van de Awb die de mededelingsplicht direct koppelt aan het verleende subsidiebedrag. Indien de werkelijke baten en lasten in de subsidieperiode aanmerkelijk verschillen of dreigen te verschillen ten opzichte van de begrote baten en lasten, meldt de subsidieontvanger dit onverwijld aan de minister met inbegrip van de oorzaak van de verschillen. Het tweede lid komt overeen met de mededelingsplicht uit de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking. Deze plicht relateert de melding aan het niet zullen verrichten van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend of het niet voldoen aan de verplichtingen die aan de subsidie zijn verbonden. De geformuleerde mededelingsplichten laten onverlet dat de minister bij beschikking nog om specifieke mededelingen kan verzoeken. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de plicht tot melding van een ingrijpende verandering in de artistieke leiding van een instelling.
Het is aan de minister om al dan niet consequenties te verbinden aan de melding. Als een melding wordt gedaan die geen consequenties heeft voor de subsidieverstrekking hoeft de minister daar uiteraard bij de vaststelling van de subsidie niet aan te refereren.
Vierde lid. Het eerste lid is niet van toepassing op een ontvanger van een subsidie die minder dan € 125.000 bedraagt. Aan deze subsidie is namelijk geen financiële verantwoording verbonden en dus is deze meldingsplicht niet nodig.
Artikel 2.15
Dit artikel over de periodieke verslaglegging van instellingen met vierjaarlijkse instellingssubsidie komt grotendeels overeen met artikel 24 van het Bekostigingsbesluit. Het tweede lid, onderdeel e, betreft geen nieuw voorschrift, maar was voorheen opgenomen in de handboeken. De ontvanger van een vierjaarlijkse instellingssubsidie dient na het eerste, tweede en derde jaar van de vierjarige periode een tussentijds verslag in. De verslaglegging over het vierde jaar vindt plaats bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie.
Artikelen 2.16 tot en met 2.20
Deze artikelen zijn vrijwel gelijk aan de artikelen 26 tot en met 30 van het Bekostigingsbesluit met dien verstande dat het tweede lid van artikel 26 van het Bekostigingsbesluit is opgenomen in artikel 2.29 bij de vaststelling van de subsidie. Daarnaast geldt de verplichting tot het vormen van een bestemmingsfonds OCW alleen nog voor ontvangers van subsidies die € 125.000 of meer bedragen. Dit houdt verband met de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking, die bepalen dat bij subsidies van minder dan € 125.000, waarbij de activiteiten volledig zijn verricht, maar voor minder dan het begrote bedrag, geen terugvordering plaatsvindt van de niet-bestede middelen.
Artikel 2.21
Dit artikel stemt overeen met artikel 32, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit, met dien verstande dat de bepaling niet meer specifiek ziet op sponsorcodes, maar op elke code die op het betreffende terrein van cultuur bestaat. Bij de subsidieverlening kan de minister bepalen dat de subsidieontvanger zich dient aan te sluiten bij de betreffende code indien de minister oordeelt dat het (achterliggende) doel van de subsidie dan beter wordt nagestreefd.
Tweede lid. De code waarvan de minister verlangt dat de subsidieontvanger zich bij aansluit, wordt gedragen onder instellingen op het betreffende terrein van cultuur. Daarom is in dit lid bepaald dat de code een samenstel van afspraken is dat is opgesteld door of in ieder geval in samenwerking met vertegenwoordigers van instellingen op het betreffende terrein van cultuur. Dit lid vormt zodoende de garantie dat de code onder de instellingen op het betreffende terrein van cultuur wordt gedragen en dat het begrip code niet te ruim en onbepaald is.
Artikel 2.22
Dit artikel regelt de termijn waarbinnen de subsidieontvanger een aanvraag tot subsidievaststelling moet indienen. Met het oog op een adequate administratieve afhandeling en ter voorkoming van onwenselijke piekbelasting bij de uitvoering is voorzien in één maand voor het indienen van de aanvraag tot vaststelling van de subsidie.
Artikel 2.23
Dit artikel komt overeen met de artikelen 33 en 34 van het Bekostigingsbesluit en heeft in overeenstemming met de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking slechts betrekking op subsidies van € 125.000 of meer. Voor vierjaarlijkse instellingssubsidies is de verplichting toegevoegd dat zij tevens een bestuursverslag indienen over het vierde jaar van de vierjarige periode. Deze verplichting was voorheen opgenomen bij de periodieke verslaglegging. Hierdoor is de verplichting tot het indienen van een activiteitenverslag door ontvangers van vierjaarlijkse instellingssubsidies vervallen. Het bestuursverslag geeft immers al een inhoudelijke verantwoording van de activiteiten. Een gehele beschouwing over de vier jaar van de subsidie wordt niet noodzakelijk geacht omdat dit reeds volgt uit de vier afzonderlijke bestuursverslagen.
Artikel 2.24
Dit artikel regelt de aanvraag tot vaststelling van een subsidie die minder dan € 125.000 bedraagt. In overeenstemming met de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking wordt van deze subsidieontvangers geen financiële verantwoording meer gevraagd.
Artikel 2.25
Dit artikel is gelijk aan artikel 34 van het Bekostigingsbesluit en is wat de formulering betreft aangepast aan artikel 4:80 van de Awb. Bij het activiteitenverslag hoeft geen vergelijking gemaakt te worden met het activiteitenplan. Deze vergelijking volgt immers al wanneer de minister zelf het verslag van de verrichte activiteiten naast het eerder ingediende activiteitenplan legt. Voor wat betreft de subsidies die per boekjaar worden verstrekt, is het activiteitenverslag alleen nog van belang voor jaarlijkse instellingssubsidies. Ontvangers van vierjaarlijkse instellingssubsidie dienen voor de inhoudelijke verantwoording van hun subsidie alleen nog een bestuursverslag in.
Artikel 2.26
Dit artikel is inhoudelijk gelijk aan artikel 35 van het Bekostigingsbesluit.
Artikel 2.27
Dit artikel komt overeen met artikel 37, eerste en tweede lid, van het Bekostigingsbesluit en artikel 7, tweede lid, Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen; de bijlagen zijn overeenkomstig deze regeling aangepast. Toegevoegd is het voorschrift dat de jaarrekening van een ontvanger van vierjaarlijkse instellingssubsidie is voorzien van een rapport van feitelijke bevindingen over de prestatieverantwoording. Een dergelijk rapport houdt een lichtere vorm in van controle door de accountant dan een accountantsverklaring.
Het derde lid van artikel 37 van het Bekostigingsbesluit is niet overgenomen omdat de plicht van de accountant tot medewerking aan onderzoeken door de minister al volgt uit artikel 43a Comptabiliteitswet 2001.
Artikel 2.28
Dit artikel is gelijk aan artikel 6 van de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen. de bijlage is overeenkomstig deze regeling aangepast.
Artikel 2.29
Dit artikel stemt overeen met artikel 38 en artikel 26, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit. In het artikel is de beslistermijn verkort van 6 maanden naar 22 weken overeenkomstig de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking. Aan de beslissing over de vaststelling van de subsidie is de beslissing over de besteding van het bedrag in het bestemmingsfonds OCW gekoppeld, omdat deze beslissingen in de praktijk toch al tegelijk werden genomen.
Artikel 2.30
Dit artikel betreft de terugvordering van onverschuldigd betaalde subsidiebedragen en voorschotten. Indien de subsidie lager wordt vastgesteld en de subsidieontvanger hierdoor een teveel aan voorschotten heeft ontvangen is de subsidieontvanger verplicht het teveel onverwijld terug te betalen aan de minister. Bij een terugvordering komen de kosten van de terugvordering ten laste van de subsidieontvanger. Hieronder valt tevens de wettelijke rente over het teveel aan ontvangen subsidie.
Hoofdstuk 3
Dit hoofdstuk is leeggelaten en wordt elke vier jaar ingevuld met de specifieke indieningscriteria voor de komende vierjaarlijkse subsidieperiode op grond van artikel 4a van de wet. Deze criteria stonden voor de subsidieperiode 2009–2012 in de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen (artikelen 9 tot en met 9q). Voor de periode 2013–2017 zal dit hoofdstuk nog worden ingevuld.
Artikel 4.1
Dit artikel komt overeen met artikel 6 van het Bekostigingsbesluit. De gewone aanvraagprocedure voor een vierjaarlijkse instellingssubsidie is niet van toepassing op aangewezen instellingen en fondsen.
Artikel 4.2
De eerste twee leden van dit artikel komen overeen met artikel 11 van het Bekostigingsbesluit en zijn slechts tekstueel aangepast in overeenstemming met artikel 2.5.
Het derde lid komt overeen met artikel 12 van het Bekostigingsbesluit. Het artikel is echter net als artikel 10 van het Bekostigingsbesluit geheel aangepast. Het lid heeft alleen nog maar betrekking op de overlegging van de oprichtingsakte of laatstelijk gewijzigde statuten en dan alleen indien de minister hierom verzoekt. Artikel 12 van het Bekostigingsbesluit had namelijk geen functie. Aangewezen instellingen zijn uit hun aard immers al bekend bij de minister; de minister wijst instellingen aan vanwege hun inhoudelijk belang en vervolgens verleent hij elke vier jaar subsidie op basis van een ingediende begroting. De mogelijkheid om statuten op te vragen is opgenomen omdat bij de wijziging van statuten de kenmerken van een instelling kunnen veranderen.
Artikel 4.3
Dit artikel komt overeen met artikel 31a van het Bekostigingsbesluit, met dien verstande dat het zesde lid is vervallen omdat het Vacatiegeldenbesluit 1988 is vervangen door de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies en onderliggende regelgeving. De leden van een visitatiecommissie ontvangen een door de minister krachtens de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies vastgestelde vergoeding.
Daarnaast is een nieuw zesde lid toegevoegd dat de minister de bevoegdheid geeft om aan een aangewezen instelling of fonds ontheffing te verlenen van de visitatie. In uitzonderlijke gevallen wordt ontheffing van de visitatie verleend doordat bijvoorbeeld sprake is van een fusie tussen twee instellingen.
Artikel 4.4
Dit artikel komt overeen met artikel 6 Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen.
Artikel 5.1
Hoofdstuk vijf is van toepassing op de verstrekking van projectsubsidies, tenzij er een specifieke ministeriële regeling bestaat voor de verstrekking van een categorie van projectsubsidies. Hoofdstuk 5 zal bij deze specifieke ministeriële regelingen wel het uitgangspunt vormen bij het opstellen van die regelingen.
Artikel 5.2
In beginsel verstrekt de minister alleen een projectsubsidie op grond van een aanvraag. Dit kan slechts anders zijn bij de verstrekking van projectsubsidies aan fondsen. Reden voor de uitzondering voor fondsen is dat de fondsen de door de minister verstrekte subsidies zelf ook weer als subsidie verstrekken en de minister een beleidsdoel beter behartigd kan achten als een fonds op het betreffende terrein de subsidies verstrekt dan de minister zelf. Ook dringt het parlement er wel eens op aan dat een fonds over middelen moet beschikken en de minister hoeft in een dergelijk geval niet te wachten op een aanvraag van het betreffende fonds, maar hij kan de middelen meteen verlenen.
Artikel 5.3
Dit artikel komt overeen met de artikelen 8 en 10 van het Bekostigingsbesluit voor zover deze artikelen betrekking hadden op projectsubsidies. Wat betreft de aanvullende bescheiden is er voor gekozen alleen nog maar een oprichtingsakte of de laatstelijk gewijzigde statuten te vragen van de aanvrager en alleen dan als de minister hier expliciet om verzoekt. Een verslag omtrent de financiële positie van de aanvrager wordt niet meer nodig geacht bij de verstrekking van projectsubsidies.
Zevende lid. Dit lid is toegevoegd om het mogelijk te maken voor de minister om ook subsidie te verstrekken voor reeds uitgevoerde activiteiten. Een activiteitenplan en een begroting zijn in een dergelijk geval uiteraard niet meer aan de orde. Om een goed oordeel te kunnen vellen over de aanvraag heeft de minister de beschikking nodig over een verslag van de gerealiseerde activiteiten en de financiële gegevens die hierop betrekking hadden. Op de jaarrekening en het financieel verslag zijn de artikelen 2.26, met uitzondering van het vierde lid, 2.27, eerste en derde lid, en 5.12 van overeenkomstige toepassing. In de jaarrekening en het financieel verslag behoeft uiteraard geen vergelijking te worden gemaakt met een begroting, omdat van een ingediende begroting in dit geval geen sprake is.
Artikel 5.4
Eerste en tweede lid. De minister beslist binnen 13 of 22 weken op een aanvraag. De beslistermijn van 22 weken kan nodig zijn omdat een aanvraag voor een projectsubsidie doorgaans onverwacht is en er middelen beschikbaar moeten worden gemaakt of een afweging met andere aanvragen plaats moet vinden. De minister kan het daarom nodig achten om eerst een onderzoek te doen voordat op de aanvraag wordt beslist. Ook kan een advies over de aanvraag nodig zijn. Voor beide gevallen is in de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking een termijn van 22 weken bepaald. Bij specifieke regelingen voor projectsubsidie zal de beslistermijn over het algemeen dertien weken zijn omdat voor de specifieke projectsubsidies al middelen vrij zijn gemaakt.
Derde lid. Het is van belang dat de beschikking tot subsidieverlening de activiteiten vermeldt waarvoor subsidie wordt verleend, evenals het subsidiebedrag en de datum waarop de activiteiten uiterlijk verricht zijn. Op grond van deze gegevens voldoet de subsidieontvanger aan de subsidieverplichtingen, betaalt de minister voorschotten en vindt verantwoording en vaststelling plaats.
Vierde lid. Indien de minister positief op een aanvraag voor subsidie voor reeds verrichte activiteiten beslist, kan geen sprake meer zijn van subsidieverlening en kent de minister de subsidie meteen toe. Het moment van subsidieverlening en subsidievaststelling vallen dan als het ware samen.
Artikel 5.5
De weigeringsgronden zijn gelijk aan de weigeringsgronden voor per boekjaar verstrekte subsidies.
Artikel 5.6
Voor projectsubsidie geldt hetzelfde standaard bevoorschottingsregime als voor per boekjaar verstrekte subsidies met de aldaar genoemde uitzonderingen. Indien een subsidie is verleend voor een bedrag van minder dan € 25.000 wordt het bedrag in zijn geheel bij de verlening van de subsidie betaald. Dit laatste volgt uit de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking.
Artikel 5.7
De verplichtingen voor subsidieontvangers die voortvloeiden uit het Bekostigingsbesluit zijn in grote mate wederom van toepassing op ontvangers van projectsubsidies van € 25.000 of meer. De wijzigingen die ten aanzien van deze verplichtingen zijn doorgevoerd in hoofdstuk 2 gelden ook voor de verplichtingen van ontvangers van projectsubsidies. Verder kan de minister bij de verlening van een projectsubsidie de voorwaarde stellen dat de aanvrager zich bij een code aansluit.
De verplichtingen gelden slechts voor ontvangers van subsidies van € 25.000 of meer, omdat voor kleine subsidies verplichtingen over administratieve handelingen, vermogensvorming, verrichting van diensten en levering van goederen aan derden niet proportioneel en relevant zijn. Wel gelden voor de ontvangers van subsidies van minder dan € 25.000 de verplichtingen van artikel 5.9. Daarnaast wordt er nog op gewezen dat artikel 2.13, tweede en derde lid, slechts van belang zijn voor ontvangers van een subsidie die € 125.000 of meer bedraagt. Dit volgt uit het vierde lid van artikel 2.13 dat tevens van overeenkomstige toepassing is verklaard. Financiële administratieverplichtingen kunnen op grond van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking slechts van toepassing zijn op ontvangers van een subsidie die € 125.000 of meer bedraagt.
Artikel 5.8
Dit artikel is gelijk aan artikel 25 van het Bekostigingsbesluit.
Artikel 5.9
Voor ontvangers van subsidies van minder dan € 25.000 gelden slechts de verplichtingen van dit artikel. Deze verplichtingen zijn specifiek opgenomen omdat het hier om kleine subsidies gaat en de minister de subsidies ambtshalve vaststelt.
Tweede lid. De minister kan steekproefsgewijs controleren of de activiteiten waarvoor hij subsidie verleend worden verricht en of de subsidieontvanger zich aan de aan de subsidieverbonden verplichtingen houdt. Indien de minister een subsidieontvanger verzoekt aan te tonen dat de activiteiten zijn verricht en of de subsidieontvanger aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen heeft voldaan, worden aan de minister zo concreet mogelijke bewijsstukken overlegd. De minister kan in de beschikking tot subsidieverlening al voorzien in een aanduiding van de bewijsstukken die hij op verzoek wil ontvangen. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een programmagids van een congres waarvoor subsidie is verleend.
Derde lid. Deze specifieke meldingsplicht is opgenomen omdat de minister aan de hand van de datum in de beschikking tot subsidieverlening, de subsidie ambtshalve vaststelt. Indien voor deze datum de activiteiten niet verricht kunnen worden, kan de minister zijn vaststelling hierop aanpassen.
Artikel 5.10
In dit artikel zijn de regels vervat voor de indiening van een aanvraag tot vaststelling van een projectsubsidie, overeenkomstig de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking.
Ten eerste behoeft een ontvanger van een subsidie die minder dan € 25.000 bedraagt, geen aanvraag tot vaststelling in te dienen. De minister stelt de subsidie namelijk op grond van artikel 5.13, tweede lid, ambtshalve vast.
Ten tweede is de termijn voor de indiening van de aanvraag tot vaststelling bepaald op 13 weken na de datum die in de beschikking is gegeven, waarop de activiteiten moeten zijn afgerond.
Ten derde kan de ontvanger van een projectsubsidie die tevens een per boekjaar verstrekte subsidie ontvangt de aanvraag tot vaststelling meenemen bij de verantwoording van de per boekjaar verstrekte subsidie. In dit laatste geval wordt de aanvraag tot vaststelling van de projectsubsidie uiterlijk meegenomen in de verantwoording van het boekjaar waarin de activiteiten van de projectsubsidie zijn afgerond. Dit kan de eindverantwoording van een per boekjaar verstrekte subsidie zijn of een periodieke verslaglegging als bedoeld in artikel 2.15. Hierdoor kan de subsidieontvanger de verantwoording van de subsidie meenemen in de jaarrekening, hetgeen aanzienlijke kosten en inspanningen scheelt. Als voorbeeld kan de situatie genomen worden dat een projectsubsidie in september is afgerond en de ontvanger de aanvraag tot vaststelling zou moeten indienen in januari. Echter, de subsidieontvanger ontvangt ook een vierjaarlijkse instellingssubsidie en binnen 13 weken na het kalenderjaar dient de instelling het periodiek verslag over het derde jaar van de subsidie in. De subsidieontvanger kan bij die periodieke verslaglegging de aanvraag tot vaststelling en de verantwoording van de projectsubsidie opnemen.
Ten vierde is de mogelijkheid opgenomen dat een meerjarige projectsubsidie jaarlijks wordt vastgesteld (vierde lid).
Artikel 5.11
Voor de verantwoording van een projectsubsidie wordt een activiteitenverslag of een bestuursverslag en een jaarrekening of financieel verslag ingediend. De financiële verantwoording kan achterwege blijven als de subsidie minder dan € 125.000 bedraagt. Op de verschillende documenten zijn de betreffende artikelen van hoofdstuk 2 van overeenkomstige toepassing, evenals artikel 5.12 met betrekking tot het financieel verslag.
Artikel 5.12
Dit artikel gaat over het financieel verslag en komt overeen met artikel 36 van het Bekostigingsbesluit. Het artikel over het financieel verslag is niet meer van toepassing op per boekjaar verstrekte subsidies. In het Bekostigingsbesluit werd voor subsidies per boekjaar onder € 125.000 voor de verantwoording aan de ontvanger de keuze gegeven om een jaarrekening of een financieel verslag in te dienen. Omdat geen financiële verantwoording meer wordt gevraagd over subsidies van minder dan € 125.000 en subsidies die per boekjaar worden verstrekt van € 125.000 of meer worden verantwoord met een jaarrekening, heeft alleen de ontvanger van een projectsubsidie nog de mogelijkheid om ervoor te kiezen om een financieel verslag in te dienen. Een financieel verslag kan namelijk de voorkeur hebben bij de verantwoording van een projectsubsidie, omdat de subsidieperiode van de projectsubsidie doorgaans niet overeenkomt met een kalenderjaar en vaak over meerdere kalenderjaren is gespreid.
Artikel 5.13
De minister stelt de subsidie binnen 22 weken na ontvangst van de aanvraag tot vaststelling vast. Deze beslistermijn was voorheen zes maanden. Bij subsidies van minder dan € 25.000 stelt de minister de subsidie ambtshalve binnen 22 weken vast nadat de activiteiten ingevolge de beschikking tot subsidieverlening zijn afgerond.
Artikel 6.1
Deze hardheidsclausule stond voorheen in artikel 49 van het Bekostigingsbesluit.
Artikel 6.2
Dit artikel geeft het overgangsrecht weer. De bepaling is grotendeels gelijk aan de overgangsbepaling in het Bsc. Zie voor een toelichting op het overgangsrecht paragraaf 6 van het algemeen deel van de toelichting.
Artikelen 6.3 tot en met 6.9
Deze artikelen wijzigen ministeriële regelingen waarin verwezen werd naar het Bekostigingsbesluit onderscheidenlijk de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen. De regelingen zijn in overeenstemming gebracht met het Besluit op het specifiek cultuurbeleid en deze regeling.
De artikelen 6.3 tot en met 6.6, en 6.9 wijzigen regelingen die specifieke projectsubsidies regelen. Op deze regelingen was het Bekostigingsbesluit van toepassing. De betreffende bepalingen, die uit het Bekostigingsbesluit in deze regeling zijn overgenomen, zijn in de specifieke projectsubsidieregelingen van overeenkomstige toepassing verklaard.
Alleen in de Subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’ zijn inhoudelijke wijzigingen aangebracht. Deze wijzigingen houden verband met de invoering van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking en gelden alleen voor subsidies die op of na inwerkingtreding van deze regeling worden verleend. Het betreft beperkter om periodieke verslaglegging vragen, om de voorschotverlening bij subsidies van minder dan € 25.000 en de verantwoording van subsidies die minder dan € 25.000 onderscheidenlijk € 125.000 bedragen. Deze wijzigingen zijn gelijk aan de wijzigingen die in hoofdstuk 5 van deze regeling zijn doorgevoerd.
In de Tijdelijke regeling aanvulling eigen inkomsten cultuurinstellingen heeft, tot slot, een technische reparatie plaatsgevonden. Met de invoeging van artikel 2b is voorzien in een weigeringsgrond voor subsidie voor die gevallen waarin een instelling die in aanmerking komt voor matchingssubsidie op grond van die regeling, verzuimt de verantwoordingsbescheiden voor de reguliere instellingssubsidie binnen de daarvoor geldende termijn in te dienen. Die bescheiden zijn immers nodig voor een integrale bepaling van de hoogte van de ambtshalve te verlenen matchingssubsidies.
Gelet op het tijdstip van inwerkingtreding van het Besluit op het specifiek cultuurbeleid was voor het jaar 2010 een afwijkende regeling nodig: in het nieuwe artikel 2a is geregeld dat instellingen voor dat jaar niet in aanmerking komen voor subsidie op grond van de Tijdelijke regeling aanvulling eigen inkomsten cultuurinstellingen, als zij de verantwoordingsbescheiden die betrekking hebben op 2009 later dan één maand indienen, gerekend vanaf de datum dat die bescheiden uiterlijk moeten worden ingediend op grond van het Bekostigingsbesluit. Met andere woorden: voor 2010 wordt geen matchingssubsidie verstrekt, indien de verantwoordingsbescheiden over 2009 ná de maand juni 2010 worden ingediend (voor de volledigheid zij opgemerkt dat in voorkomend tevens toepassing zal worden gegeven aan het bepaalde in artikel 8 van de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen). Met de reparatie waartoe het nieuwe artikel 2a strekt, kon logischerwijs niet worden gewacht tot het eerste vaste verandermoment van 1 juli 2010. Daarom is het tijdstip van inwerkingtreding van artikel 6.5, onderdeel C, bepaald op de eerste dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant. Aangezien het Besluit op het specifiek cultuurbeleid op die datum nog niet in werking is getreden, vormt het Bekostigingsbesluit de grondslag voor de wijziging. Dit is in de aanhef van deze regeling tot uitdrukking gebracht.
Transponeringstabel nieuw naar oud
Bbc = Bekostigingsbesluit cultuuruitingen
Rsuc = Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen
Nieuw | Oud | Wijzigingen |
|---|---|---|
1.1 | 1, eerste lid, Bbc | Aangepast aan nieuwe structuur |
2.1 | – | Nieuw |
2.2 | 7, eerste, tweede en vijfde lid, Bbc | – Aanvraagtermijn voor jaarlijkse is van 6 maanden naar 13 weken verlaagd – vierde lid van artikel 7 Bbc is vervallen. |
2.3 | 8, eerste lid, Bbc | |
2.4 | 8, tweede lid, Bbc | Tekstueel aangepast |
2.5 | 8, vierde en vijfde lid, Bbc | Tekstueel aangepast |
2.6 | 10 | – het eerste lid, onder b, van artikel 10 Bbc is vervallen; – onderdelen a en c van het eerste lid van artikel 10 Bbc zijn zo aangepast dat de lasten voor de aanvrager aanzienlijk zijn verlicht. |
2.7 | 8, zesde lid, Bbc | |
2.8 | 13 Bbc | Beslistermijn gewijzigd en tekstueel aangepast |
2.9 | 4, tweede en derde lid, Bbc | – tekstueel aangepast; – 4, derde lid, onder c, Bbc is vervallen |
2.10 | 14 Bbc | Geheel aangepast |
2.11 | 15 Bbc | |
2.12 | 19 Bbc | Tot een onderdeel teruggebracht. |
2.13 | 21, eerste lid, en 20 Bbc | – tekstueel aangepast in overeenstemming met artikel 4:69 Awb – geen administratieve verplichtingen voor ontvangers van een subsidie lager dan € 125.000 |
2.14 | 22 Bbc | – In overeenstemming gebracht met artikel 4:70 Awb – een inhoudelijke meldingsplicht opgenomen overeenkomstig de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking |
2.15 | 24 Bbc | – de verplichting van de periodieke verslaglegging geldt niet meer voor het vierde jaar |
2.16 | 26, eerste lid, Bbc | |
2.17 | 27 Bbc | |
2.18 | 28 Bbc | |
2.19 | 29 Bbc | |
2.20 | 30 Bbc | |
2.21 | 32, tweede lid, Bbc | – de minister kan ook andere codes opleggen dan sponsorcodes – er is een lid toegevoegd over wanneer een code in aanmerking komt voor toepassing |
2.22 | nieuw | |
2.23 | 33 en 34 Bbc | – Tekstueel aangepast – Bestuursverslag over het vierde jaar en over de vier jaren gezamenlijk gaan nu bij de aanvraag tot vaststelling en vervangen voor vierjaarlijkse instellingssubsidies het activiteitenverslag |
2.24 | 33 Bbc | geen financiële verantwoording voor subsidies lager dan € 125.000 |
2.25 | 34 Bbc | Tekstueel aangepast aan artikel 4:80 Awb |
2.26 | 35 Bbc | |
2.27 | 37, eerste en tweede lid Bbc en 7, tweede lid, Rsuc | tekstueel aangepast |
2.28 | 6 Rsuc | |
2.29 | 38 en 26, tweede lid, Bbc | Beslistermijn is aangepast in overeenstemming met de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking |
2.30 | nieuw | |
3.1 tot en met 3.18 | vervallen | |
4.1 | 6 Bbc | |
4.2 | 11 en 12 Bbc | – tekstueel aangepast – artikel 12 Bbc is overeenkomstig artikel 2.6 zo aangepast dat de minister alleen op verzoek de statuten van een instelling wenst te ontvangen |
4.3 | nieuw | |
4.4 | 31a Bbc | – zesde lid van artikel 31a Bbc is vervallen – toevoeging van een ontheffingsmogelijkheid |
4.5 | nieuw | |
4.6 | 6 Rsuc | |
5.1 | 10 Rsuc | tekstueel aangepast |
5.2 | Nieuw | |
5.3 | 8 en 10 Bbc | – tekstueel aangepast – slechts op verzoek nog statuten indienen – toevoeging van in te dienen bescheiden bij reeds verrichte activiteiten |
5.4 | Nieuw | |
5.5 | 4, tweede en derde lid, Bbc | |
5.6 | 14 Bbc | – Bevoorschottingsregime is geheel aangepast gelijk aan artikel 2.10 – subsidies lager dan € 25.000 worden geheel als voorschot betaald |
5.7 | Hoofdstuk IV Bbc | – niet van toepassing op subsidies van minder dan € 25.000 – de wijzigingen in de subsidieverplichtingen die in hoofdstuk 2 zijn doorgevoerd, gelden ook voor deze subsidieontvangers |
5.8 | 25 Bbc | |
5.9 | Nieuw | |
5.10 | Nieuw | |
5.11 | 33 en verder Bbc | – geen financiële verantwoording voor subsidies lager dan € 125.000 |
5.12 | 36 Bbc | Tekstueel aangepast |
5.13 | 38 Bbc | – beslistermijn is gewijzigd in 13 weken – ambtshalve vaststelling toegevoegd voor subsidies lager dan € 25.000 |
6.1 | 49 Bbc | |
6.2 | Overgangsrecht | |
6.3 | Wijzigt een andere regeling | |
6.4 | Wijzigt een andere regeling | |
6.5 | Wijzigt een andere regeling | |
6.6 | Wijzigt een andere regeling | |
6.7 | Wijzigt een andere regeling | |
6.8 | Wijzigt een andere regeling | |
6.9 | Wijzigt een andere regeling | |
6.10 | Trekt de Rsuc in | |
6.11 | Inwerkingtredingsbepaling | |
6.12 | Citeertitel |
Transponeringstabel oud naar nieuw
Bsc = Besluit op het specifiek cultuurbeleid
Rsc = Regeling op het specifiek cultuurbeleid
Oud | Nieuw | Opmerkingen |
|---|---|---|
1, eerste lid | 1.1 Rsc | Begripsbepalingen zijn aangepast |
1, tweede lid | Vervallen | Beperking is niet meer nodig |
2 | Vervallen | Heeft geen waarde meer nu de systematiek van de vierjaarlijkse subsidies is veranderd. |
2a | Vervallen | Onnodige beperking |
3 | 2 Bsc | |
4 | 8 Bsc en 2.9 Rsc | Derde lid, onder c, is vervallen |
5 | 9,eerste lid, Bsc | |
5a | 3 Bsc | |
5b | 3, tweede lid, Bsc en 3.2, tweede lid, Rsc | Een regeling bepaalt in het vervolg hoe het bedrag bij een plafond wordt verdeeld. Hier wordt geen algemene regel meer voor opgesteld. |
6 | 4.1 Rsc | |
7 | 2.2 en 4.2, eerste lid, Rsc | – derde, Vierde en zesde lid zijn vervallen – aanvraagtermijn voor jaarlijkse instellingssubsidies is van 6 maanden in 13 weken gewijzigd |
8, eerste lid | 2.3 Rsc | |
8, tweede lid | 2.4 Rsc | |
8, derde lid | Vervallen | Is al verwerkt in het feit dat een begroting alle kalenderjaren moet beschrijven |
8, vierde en vijfde lid | 2.5 Rsc | Tekstueel aangepast |
8, zesde lid | 2.7 Rsc | |
9 | Vervallen | Liquiditeitsprognose is niet nodig voor de bevoorschotting. Liquiditeitsprognose kan alleen nodig zijn als van het algemene bevoorschottingsregime wordt afgeweken. |
10 | 2.6 Rsc | – eerste lid, onder b, is vervallen. OCW kan dit zelf opzoeken; – de verplichting tot het indienen van statuten is vervangen door een verplichting tot indiening als de minister hierom verzoekt; – er is een uitzondering toegevoegd ten aanzien van documenten waarvan de aanvrager mag verwachten dat die al in het bezit van de minister zijn; – tekstueel aangepast in overeenstemming met boekjaarafdeling Awb |
11 | 4.2 Rsc | Tekstueel aangepast |
12 | Vervallen | Dit artikel is niet nodig. In het kader van de aanwijzing dient een instelling al de betreffende documenten in. Deze hoeft OCW dan niet nogmaals te ontvangen voor de eerste subsidieverlening. Ook het vragen van deze documenten aan de fondsen is niet nuttig. |
13 | 2.8 Rsc | – Beslistermijnen zijn gewijzigd; – het tweede lid is vervallen, omdat dit bij de specifieke subsidieregelingen wordt bepaald. |
14 | 2.10 Rsc | Totaal gewijzigd, er is voor een vast bevoorschottingsregime gekozen |
15 | 2.11 Rsc | |
19 | 2.12 Rsc | Tekstueel aangepast |
20 | 2.13, tweede en derde lid, Rsc | Aangepast in overeenstemming met artikel 4:69 Awb en de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking |
21 | 1,tweede lid, Bsc en 2.13, eerste lid, Rsc | Tweede lid is vervallen. Ontheffing werd nooit verleend. |
22 | 2.14 Rsc | Aangepast in overeenstemming met artikel 4:70 Awb en de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking |
23 | vervallen | De plicht tot het verzekeren van alle onroerende en roerende goederen is vervallen omdat deze verplichting van weinig waarde wordt geoordeeld in relatie tot het doel van de subsidie. Collecties van musea vielen al buiten deze plicht en ook voor goederen van publiekrechtelijke rechtspersonen heeft de verzekeringsplicht geen functie. |
24 | 2.15 Rsc | – geen periodieke verslaglegging na het vierde jaar, deze gegevens gaan bij de aanvraag tot vaststelling – bij subsidies lager dan € 125.000 wordt slechts een bestuursverklaring ingediend |
25 | 5.8 Rsc | |
26 | 2.16 en 2.29, tweede lid | Termijn aangepast en gekoppeld aan de indiening van de aanvraag tot vaststelling van de subsidie |
27 t/m 29 | 2.17 t/m 2.19 Rsc | Enkele artikelen zijn tekstueel aangepast aan de nieuwe structuur van de regeling |
31 | 2.20 Rsc | |
31a | 4.4 Rsc | Zesde lid is vervallen |
32 | 2.21 Rsc | – het eerste lid is vervallen – in het tweede lid is sponsorcode gewijzigd in code |
33 | 2.23, 2.24 en 5.10 Rsc | – tekstueel aangepast – aangepast aan de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking |
34 | 2.23, vijfde lid, en 2.25 Rsc | Tekstueel aangepast |
35 t/m 37 | 2.26 t/m 2.28 en 5.11 Rsc | – tekstueel aangepast; – uitzonderingsmogelijkheden voor niet indienen jaarrekening zijn verwerkt in de toepassing van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking – 37, derde lid, is vervallen, want staat al in artikel 43a Comptabiliteitswet |
38 | 2.29 en 5.12 Rsc | Termijn aan Aanwijzingen voor subsidieverstrekking aangepast |
40 | 5 Bsc | |
41 | 6 Bsc | |
42 | 7 Bsc | |
43 | 10 Bsc | |
44 | 11 Bsc | |
46 | 12 Bsc | |
47 | 13 Bsc | |
48 | Vervallen | Past niet meer in de structuur als zo veel mogelijk al bij ministeriële regeling gaat. |
49 | 14 Bsc en 6.1 Rsc | |
52 | Citeertitel |
Oud | Nieuw | Opmerkingen |
|---|---|---|
1 | 1.1 Rsc | |
2 | Vervallen | |
3 | Vervallen | Dit artikel is overbodig. Nergens volgt uit dat dit niet zou kunnen. |
4 | 2.10 Rsc | |
5 | Vervallen | Past niet in het vaste bevoorschottingsregime van artikel 2.10 Rsc |
6 | 4.6 Rsc | |
7, eerste lid | vervallen | Bij subsidies lager dan € 125.000 wordt helemaal geen financiële verantwoording meer gevraagd |
7, tweede lid | 2.28 Rsc | |
8 | vervallen | De sanctie bij te laat indienen wordt bij beleidsregel geregeld, maar blijft inhoudelijk wel dezelfde strekking houden |
9 | vervallen | |
9a tot en met 9q | vervallen | |
10 | 5.1 Rsc | Tekstueel aangepast |
10a | Vervallen | |
12a | Vervallen | |
14 | Vervallen | Past niet meer in de vaste bevoorschotting |
17 | Vervallen | Verwerkt in de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking |
18 | Vervallen | |
19 | 9, tweede lid, Bsc | |
20 | 9, derde lid, Bsc | |
21 | 10, tweede lid, Bsc | |
22 | Overgangsrecht | |
24 | Inwerkingtredingbepaling | Inwerkingtreding |
25 | Citeertitel | Citeertitel |
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart.
XNoot
1De begrippen langere en kortere tijd zijn gekozen omdat dit per museum kan verschillen. Voor sommige musea is een jaar relatief lang voor een opstelling. Andere gaan uit van de eeuwigheid, een tijdelijke tentoonstelling duurt dan ongeveer vijf jaar. Ieder museum definieert deze begrippen zelf.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2010-6444.html