Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 29 november 2010, nr. DJZ/BR/0586-10, tot wijziging van de Beleidsregels Protocollaire Basisadministratie

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Gelet op de noodzaak tot actualisering van de Beleidsregels Protocollaire Basisadministratie;

Gelet op artikel 4:81, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht;

Besluit:

ARTIKEL I

De Beleidsregels Protocollaire Basisadministratie worden als volgt gewijzigd:

A

In artikel 1 wordt onderdeel e vervangen door:

e. afnemer:

een bestuursorgaan;

f. derde:

elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de geprivilegieerde.

B

Artikel 4, onder h, vervalt.

C

Artikel 5 vervalt.

D

Artikel 6 vervalt.

E

Artikel 7 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het eerste lid, derde volzin, wordt ‘verstrekt aan de afnemer, genoemd in het tweede lid, onder d’ vervangen door: verstrekt aan de afnemers, genoemd in het tweede lid, onder c en d.

2. Het tweede lid komt te luiden:

• 2. Een verzoek, bedoeld in het eerste lid, is niet nodig indien de verstrekking van persoonsgegevens tot doel heeft om een van de volgende afnemers op de hoogte te stellen van wijzigingen in de persoonsgegevens van geprivilegieerden:

  • a. De Belastingdienst Douane, ondernemingen en particulieren,

  • b. De gemeentelijke basisadministraties,

  • c. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (AIVD),

  • d. Het Ministerie van Defensie (MIVD),

  • e. De gemeenten in verband met gemeentelijke belastingen,

  • f. De staf van de Koninklijke Marechaussee,

  • g. De korpschef van de politie,

  • h. De politiediensten van Nederland,

  • i. De vreemdelingendiensten, en

  • j. De Sociale Verzekeringsbank.

3. Het derde lid komt te luiden:

• 3. Uit PROBAS kunnen op verzoek persoonsgegevens worden verstrekt aan derden indien zulks wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift of indien zulks geschiedt met toestemming van de geprivilegieerde. Vanaf 15 jaar na het overlijden van de geprivilegieerde kunnen slechts diens bloedverwanten tot en met de tweede graad en diens aanverwanten tot en met de eerste graad om persoonsgegevens verzoeken.

F

In artikel 10, tweede lid, wordt ‘aan DKP’ vervangen door: aan de Minister door tussenkomst van DKP.

G

In artikel 11, tweede lid, wordt ‘aan DKP’ vervangen door: aan de Minister door tussenkomst van DKP.

ARTIKEL II INWERKINGTREDING

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Buitenlandse Zaken,

namens deze:

de Secretaris-Generaal,

E. Kronenburg.

TOELICHTING

Algemeen

De gegevensverwerking, Protocollaire Basisadministratie (PROBAS) genaamd, bevat persoonsgegevens van geprivilegieerden in Nederland. PROBAS bevindt zich bij de Directie Kabinet en Protocol (DKP) van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

De voorgestelde wijzigingen hebben tot doel de Beleidsregels Protocollaire Basisadministratie te actualiseren. Zo blijkt uit de praktijk dat de bewaartermijn, geregeld in artikel 5 van voornoemde beleidsregels, te kort is en dat artikel 6 overbodig wordt door aanpassing van de definitiebepaling. Voorts kan de reeks afnemers worden aangepast. In de artikelsgewijze toelichting wordt nader ingegaan op de beweegredenen van de wijzigingen.

De wijze waarop DKP de gegevens verstrekt aan enkele afnemers is eveneens gewijzigd. Een aantal afnemers heeft via een beveiligde verbinding (een mobikey) toegang tot de noodzakelijke gegevens. Deze mobikey zorgt voor een hardwarematige versleuteling van gegevens. De verstrekking van gegevens door middel van een mobikey heeft als voordeel dat er op eenvoudige wijze via een beveiligde verbinding toegang verleend kan worden tot PROBAS. De andere afnemers ontvangen de gegevens nog door middel van uittreksels uit, en overzichten van, PROBAS.

Artikelsgewijs

Artikel I, onderdeel A (artikel 1)

De begripsomschrijving van het begrip ‘afnemer’ (artikel 1, onder e) is gewijzigd in die van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA). Iedere afnemer, genoemd in artikel 7 van de Beleidsregels Protocollaire Basisadministratie, is bestuursorgaan in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. De ruime definitieomschrijving kan derhalve vervallen. Gekozen is voor het, conform de Wet GBA opgenomen, duidelijker onderscheid tussen ‘afnemer’ en ‘derde’.

Artikel I, onderdelen C en D (artikelen 5 en 6)

De artikelen 5 en 6 kunnen vervallen. Artikel 5 regelde een bewaartermijn van 5 jaar. In de praktijk bleek deze termijn toch onvoldoende lang. DKP krijgt regelmatig verzoeken om gegevens van uitkeringsinstanties of van erven ten aanzien van ouderdomsvoorzieningen van (ex)geprivilegieerden. In artikel 7, derde lid, wordt voorzien in een termijn van 15 jaar waarbinnen verzoeken van derden kunnen worden gehonoreerd. Daarna kunnen slechts de kinderen, de broers of zusters, en de echtenoot of geregistreerde partner verzoeken om gegevens ten behoeve van ouderdomsvoorzieningen, uitkeringen dan wel erfrechtelijke kwesties.

Artikel 6 is overbodig geworden door de specificatie, zijnde bestuursorgaan, van een ‘afnemer’ (artikel 1, onder e).

Het recht van de afnemer op gegevens uit PROBAS beperkt zich tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor de vervulling van vorenbedoelde publieke taak of noodzakelijk zijn voor de naleving van de verdragsverplichtingen. Er worden dus geen andere gegevens verstrekt dan de gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel.

Artikel I, onderdeel E (artikel 7)

In dit artikel worden de reeks afnemers geactualiseerd die vanwege hun publieke of faciliterende taak op de hoogte gehouden worden van wijzigingen van de gegevens in PROBAS zonder daartoe een verzoek te doen. De redenen van deze automatische verstrekking zijn uiteraard verenigbaar met de doelen waarvoor de gegevens zijn verzameld. Hierna worden deze vaste afnemers genoemd met daarbij in de tweede kolom – kort omschreven – de reden van verstrekking van de persoonsgegevens.

vaste afnemers:	reden:
– Belastingdienst/douane	belastingvrijstelling van o.a. auto’s en verhuisgoederen
– Belastingdienst ondernemingen	belastingvrijstelling van o.a. auto’s en verhuisgoederen
– Belastingdienst particulieren	belastingaanslagen, toeslagen etc.
– Gemeentelijke basisadministraties	gemeenten dienen i.v.m. calamiteiten op de hoogte te zijn van de inwoners
– Ministerie van BZK (AIVD)	reden van staatsveiligheid
– Ministerie van Defensie (MIVD)	reden van staatsveiligheid alsmede de aanwezigheid Defensie attachés
– Gemeente i.v.m. belastingen	gemeentelijke belastingheffingen bijv. rioolrecht
– Staf Koninklijke Marechaussee	veiligheid
– Korpschef van de Politie	openbare orde en veiligheid
– Politiediensten Nederland	vreemdelingenbeleid, openbare orde en veiligheid
– Vreemdelingendiensten	registratie toelating en verblijf
– Sociale Verzekeringsbank	uitvoering artikelen 13 en 14 van Besluit uitbreiding en beperking kring verzekerden volksverzekeringen 1999

Zie voor de wijze van verstrekking van de persoonsgegevens het algemeen deel van de toelichting en de artikelsgewijze toelichting bij de artikelen 5 en 6.

De Minister van Buitenlandse Zaken,

namens deze:

de Secretaris-Generaal,

E. Kronenburg.