Besluit van de Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie van 5 november 2010, nr. WJZ/10145713, houdende aansluiting van alle ministeries op een centraal aanleverpunt voor elektronische facturen (Besluit Digipoort voor e-Facturen)

De Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie,

Handelende in overeenstemming met het gevoelen van de ministerraad;

Besluit:

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. elektronische factuur:

een factuur die volgens een door de Staat bepaalde specificatie elektronisch kan worden ontvangen en verwerkt;

b. Digipoort:

centraal aanleverpunt van de Staat voor ontvangst van elektronische berichten.

Artikel 2

  • 1. De ministers dragen er zorg voor dat hun ministerie uiterlijk 1 januari 2011 is aangesloten op Digipoort teneinde vanaf dat moment facturen elektronisch te kunnen ontvangen.

  • 2. Een vanaf 1 januari 2011 via Digipoort ontvangen elektronische factuur wordt in behandeling genomen door het ministerie dat het aangaat.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Artikel 4

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Digipoort voor e-Facturen.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 5 november 2010

De Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie,

M.J.M. Verhagen.

TOELICHTING

I. Algemeen

1. Doel en aanleiding

Het kabinet werkt aan het verbeteren van de inkoopprocessen van de (rijks)overheid. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vanuit E(lektronisch) B(estellen) en F(actureren) en het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie door stimulering van Elektronisch Factureren door bedrijven aan overheden. Dit leidt tot kostenbesparingen voor het Rijk, op termijn een efficiënter betaalproces en verlaging van administratieve lasten voor bedrijven. Ten aanzien van de kostenbesparing zal een deel van de financiële invulling van de ‘taakstelling bedrijfsvoering rijk’ bestaan uit versnelde invoering van elektronisch factureren met als doel 80% in 2014. Het gaat naar schatting om een netto jaarlijks besparingsbedrag van minimaal 5,5 miljoen euro in 2014 voor het Rijk.

In dit kader heeft het kabinet voor het Rijk het doel geformuleerd van 10% elektronische facturen in 2010. Dit doel dreigt niet gehaald te worden. De teller blijft door verschillende oorzaken steken op 5%. Extra maatregelen zijn nodig om de 10%-doelstelling in deze kabinetsperiode te halen en in het verlengde daarvan de doelstelling van 80% in 2014 te realiseren. Ook het bedrijfsleven – in de personen van de voorzitters van VNO-NCW, MKB Nederland, ICT~Office – heeft zich verbonden aan deze doelstelling door ondertekening op 7 april 2009 van het ‘Convenant van samenwerking tussen overheid en markt ter bevordering van het elektronisch factureren aan de overheid’.

Dit besluit is een duidelijke, zichtbare eerste stap in de realisatie van de Rijksbrede digitalisering van het inkoopproces, dat door het Rijksbrede EBF-systeem wordt voorgestaan. Indien het Rijk, met het bedrijfsleven, vooruitgang wil boeken en de beoogde kostenbesparingen wil realiseren, is standaardisatie van de departementale werkwijze, ondersteund door het Rijksbrede EBF-systeem, geboden.

Dit besluit is op 16 juli 2010 gemeld aan de Commissie van de Europese Gemeenschappen (notificatienummer 2010/0497/NL) ter voldoening aan artikel 8, eerste lid, van richtlijn nr. 98/34/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 22 juni 1998 betreffende een informatieprocedure op het gebied van normen en technische voorschriften en regels betreffende de diensten van de informatiemaatschappij (PbEG L 204), zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 98/48/EG van 20 juli 1998 (PbEG L 217).

2. De gekozen instrumenten

Dit besluit is op 16 juli 2010 gemeld aan de Commissie van de Europese Gemeenschappen (notificatienummer 2010/0497/NL) ter voldoening aan artikel 8, eerste lid, van richtlijn nr. 98/34/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 22 juni 1998 betreffende een informatieprocedure op het gebied van normen en technische voorschriften en regels betreffende de diensten van de informatiemaatschappij (PbEG L 204), zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 98/48/EG van 20 juli 1998 (PbEG L 217).

Het gekozen instrument geeft invulling aan het ACTAL-advies van 21 juli 2009 voor benutting van extra regeldrukverlichting door versnelde invoering van e-factureren bij het Rijk. Door als Rijk aan bedrijven te laten weten dat zij standaard facturen in digitale vorm zal accepteren en daarbij meteen aan te geven welke eisen daaraan gesteld worden, wordt het adoptieproces versneld.

Dit besluit zorgt er voor dat alle ministeries vanaf 1 januari 2011 zijn aangesloten op de Digipoort, zodat dit de centrale elektronische poort wordt van het Rijk om e-facturen te ontvangen en op termijn ook eveneens elektronische inkoopberichten (e-inkoop) te kunnen ontvangen en verzenden. Dit centrale punt is een eenduidig en herkenbaar elektronisch adres voor e-factuur- (en later ook e-inkoop-) berichten voor het bedrijfsleven. Door dit centrale adres te hanteren, treden de ministeries als eenheid naar buiten.

Door aansluiting op de Digipoort door alle ministeries kunnen facturen die elektronisch worden aangeboden, door hen worden ontvangen en in behandeling worden genomen. Dit besluit stelt elektronische verwerking nog niet verplicht. Totdat de EBF systemen binnen het Rijk, die de e-berichten elektronisch kunnen verwerken, zijn gerealiseerd, kunnen de ministeries de elektronische facturen voorlopig uitprinten.

Inkopen van defensiematerieel en daarmee samenhangende inkopen vanuit magazijnvoorraad- en onderhoudssystemen worden niet via Digipoort uitgevoerd, als er een eigen systeem beschikbaar is voor de ondersteuning van die inkopen. Dit betreft al het daarbij behorende berichtenverkeer inclusief de facturen.

Voor wat betreft de realisatie van de EBF systemen binnen het Rijk wordt de volgende strategie voorgestaan. Bezien vanuit een meerjaren perspectief dienen de inkoopprocessen van de ministeries op elektronische wijze te worden ondersteund door het Rijksbrede EBF systeem, het zogenaamde Rijksinkoopportaal. Dit Rijksinkoopportaal bestaat onder andere uit een elektronische berichtenverkeervoorziening (de Digipoort), een leveranciersportaal, een catalogivoorziening en een geautomatiseerde inkoopworkflow. Bij aanvang wordt van alle ministeries verwacht dat zij gebruik gaan maken van de elektronische berichtenverkeervoorziening (de Digipoort), het leveranciersportaal en de catalogivoorziening. Het gebruik van de geautomatiseerde inkoopworkflow, die door het Rijksinkoopportaal wordt geboden, is afhankelijk van inkoop ondersteunende automatisering waarover ministeries reeds beschikken.

3. Financiële aspecten

Logius, de dienst digitale overheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is de beheerder van Digipoort. Logius beheert overheidsbrede ICT-oplossingen en gemeenschappelijke standaarden, die de communicatie tussen overheden, burgers en bedrijven vereenvoudigen. Logius is nu een tijdelijke baten-lastendienst, welke status conform planning in 2013 wordt omgezet in een definitieve status als baten-lastendienst. Baten-lastendiensten (ook 'agentschappen' genoemd) zijn uitvoerende diensten binnen de rijksoverheid die met een resultaatgericht besturingsmodel werken, ondersteund met een baten-lastenstelsel. Het voordeel hiervan is dat Logius haar kosten (beter) kan koppelen aan haar producten. Daarvoor hanteert zij een kostprijsmodel.

De volgende financieringsafspraken gelden:

  • • Het versturen van e-facturen aan de Digipoort is gratis voor leveranciers van producten en diensten aan het Rijk;

  • • EZ en BZK zijn als ‘beleidseigenaren’ van EBF en e-Factureren verantwoordelijk voor de organisatie van de financiering van de eerste eenmalige kosten (projectkosten Logius en aanloopkosten in 2010 en 2011);

  • • Ministeries dragen (eenmalig) de kosten van aansluiting op de Digipoort. Dit zijn de eigen interne kosten en de kosten die Logius maakt bij de ondersteuning van deze aansluiting.

  • • Ministeries worden in beginsel volgens een 'prijs per bericht' doorbelast voor gebruik van de Digipoort. Om het gebruik van de Digipoort verder te stimuleren en ter voorkoming van hoge interne administratieve lasten wordt bezien of een verrekening op basis van een abonnementsprijs ('flat fee') de voorkeur geniet.

II. Artikelsgewijs

Artikel 1

Digipoort is per 1 januari 2010 de officiële nieuwe naam van de voorzieningen Overheidstransactiepoort (OTP) en Proces Infrastructuur (PI), die beheerd worden door Logius -Dienst Digitale Overheid, een baten-lastendienst van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Ministeries dienen één of meerdere koppelingen in te richten voor de ontvangst van elektronische facturen via Digipoort.

Artikel 2

Door de aansluiting van de ministeries op Digipoort wordt een noodzakelijke voorwaarde vervuld die bedrijven in staat zal stellen hun factuur elektronisch in te dienen, mits in een uitwisselingsformaat gebaseerd op een door de Staat bepaalde specificatie. Het elektronische postadres voor e-facturen via Digipoort zal zijn opgenomen in de (model)overeenkomst behorend bij de rijksbreed toegepaste algemene voorwaarden: de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten 2008 (Arvodi-2008), de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV-2008) en de Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (ARBIT).

De specificaties voor het uitwisselingsformaat zullen te vinden zijn op de website van Digipoort (www.logius.nl/digipoort). De specificaties zijn gebaseerd op de adviezen, besluiten en lijsten van open standaarden van het Forum Standaardisatie.

De definitie van een open standaard is zoals die door het Forum Standaardisatie gehanteerd wordt: http://www.open-standaarden.nl.

Dit besluit is een interne instructie voor de ministeries. De elektronische factuur zal worden afgehandeld conform de met de leveranciers overeengekomen financiële bepalingen uit de ARVODI-2008, de ARIV-2008, de ARBIT en de bijbehorende modelovereenkomsten.

Om er zeker van te zijn dat ministeries na ontvangst van een elektronische factuur niet overgaan tot het alsnog opvragen van een papieren versie, is in artikel 2, 2e lid opgenomen dat een elektronische factuur in behandeling dient te worden genomen. De elektronische factuur is overigens de originele factuur en valt onder de definitie van ‘archiefbescheiden’ in de Archiefwet 1995.

Zolang een ministerie nog niet de beschikking heeft over elektronische ondersteuning van het inkoopproces, zoals dat door het EBF-systeem wordt voorgestaan, kan de via Digipoort ontvangen elektronische factuur, als tijdelijke oplossing, op papier worden uitgedraaid en verwerkt. Dit is in lijn met het ACTAL-advies van 21 juli 2009.

De Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie,

M.J.M. Verhagen.

Naar boven