Huishoudelijk Reglement van het Nederlands Fonds voor de Film

Het Nederlands Fonds voor de Film publiceert een nieuw Huishoudelijk Reglement in opdracht van het Ministerie van OCW d.d. 6 oktober ’10.

Ter uitwerking van de statuten d.d. 3 oktober 2009 van de Stichting Nederlands Fonds voor de Film (hierna te noemen: ‘het Fonds’) geldt het volgende.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. de wet:

De Wet op het specifiek cultuurbeleid van 11 maart 1993, Stb, 1993, 193 in werking getreden 16 april 1993;

b. het Fonds:

Stichting Nederlands Fonds voor de Film;

c. raad van toezicht:

de raad van toezicht als bedoeld in artikel 1 sub c van de statuten;

d. het bestuur:

het bestuur als bedoeld in artikel 1 sub a van de Statuten;

e. bezwaarcommissie:

een commissie als bedoeld in artikel 7: 13 van de Algemene wet bestuursrecht;

f. bezwaarschrift:

een bezwaarschrift als bedoeld in artikel 6:5 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2 Inrichting van de organisatie

Het Fonds kent:

• a. een bestuur;

• b. een raad van toezicht;

• c. hoofden;

• d. intendanten;

• e. subsidiebureau;

• f. een secretariaat;

• g. adviseurs, adviescommissies;

• h. een bezwaarcommissie.

Artikel 3 Het bestuur

• 3.1 Het Fonds wordt bestuurd door het bestuur, bestaande uit een door de raad van toezicht vast te stellen aantal van ten minste één en ten hoogste twee natuurlijke personen, onder toezicht van de raad van toezicht.

• 3.2 Indien het bestuur uit één bestuurder bestaat is deze bestuurder met het gehele bestuur belast.

• 3.3 Ieder lid van het bestuur is bevoegd tot het uitbrengen van één stem.

• 3.4 Indien het bestuur uit twee bestuurders bestaat, zullen zij in overleg met de raad van toezicht een taakverdeling vaststellen welke schriftelijk in een bestuursreglement wordt vastgelegd.

• 3.5 In geval van ontstentenis of belet van één lid van het bestuur, zal het enig overgebleven lid van het bestuur met het gehele bestuur zijn belast.

• 3.6 De vergaderingen van het bestuur zijn niet openbaar. Al hetgeen daarin besproken en vastgelegd wordt is strikt vertrouwelijk.

• 3.7 In geval van ontstentenis of belet van alle leden of van het enige lid van het bestuur berust het bestuur tijdelijk bij de raad van toezicht. Indien het aantal leden van het bestuur daalt onder het door de raad van toezicht vast te stellen aantal is de raad van toezicht verplicht zo spoedig mogelijk in de vacatures te voorzien.

• 3.8 Het bestuur onderhoudt de contacten met de Personeelsvertegenwoordiging.

• 3.9 De raad van toezicht voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de leden van het bestuur.

• 3.10 In alle gevallen waarin de regelingen van het Fonds en het Algemeen reglement niet voorzien, beslist het bestuur.

• 3.11 Bestuurders doen aan de raad van toezicht opgave van al hun nevenfuncties, waaronder bestuursfuncties, commissariaten en adviseurschappen.

• 3.12 De functie van bestuurder is, behoudens ontheffing door de raad van toezicht, onverenigbaar met de functie van directeur dan wel bestuurder of het lidmaatschap van een raad van toezicht van instellingen in de filmwereld, met uitzondering van die functies die een bestuurder qualitate qua bekleedt.

Artikel 4 Raad van Toezicht

• 4.1 De raad van toezicht draagt zorg voor een jaarlijkse (zelf) evaluatie van zijn eigen functioneren, zowel onderling als ten opzichte van het bestuur.

• 4.2 De vergaderingen van de raad van toezicht zijn niet openbaar. Al hetgeen daarin besproken en vastgelegd wordt is strikt vertrouwelijk.

• 4.3 Ieder lid van de raad van toezicht heeft één stem.

• 4.4 De leden van de raad van toezicht bevorderen zoveel mogelijk dat de besluiten bij unanimiteit worden genomen.

• 4.5 Indien unanimiteit niet haalbaar blijkt en de wet, de statuten van de stichting of dit Reglement geen grotere meerderheid voorschrijven, worden besluiten van de raad van toezicht genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen wordt de besluitvorming opgeschort, tenzij dit naar oordeel van de voorzitter niet in het belang van de organisatie is. In dat geval is de stem van de voorzitter doorslaggevend. De raad van toezicht kan slechts besluiten nemen indien een meerderheid van de in functie zijnde leden van de raad van toezicht aanwezig of vertegenwoordigd is. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger buiten de vergadering om besluiten nemen namens de raad. Deze besluiten worden later ter vergadering bekrachtigd.

• 4.6 Leden van de raad van toezicht genieten per vergadering een door het bestuur, met goedkeuring van de raad van toezicht, vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de reis- en verblijfskosten.

• 4.7 Leden van de raad van toezicht doen opgave van hun functies en nevenfuncties aan de raad van toezicht en het bestuur.

• 4.8 Leden van de raad van toezicht kunnen, behoudens ontheffing door de Minister, geen directeur of bestuurder zijn van of het lidmaatschap van een toezichthoudend orgaan bekleden van een instelling die eenzelfde of een gelijksoortig doel heeft als de stichting.

Artikel 5 Hoofden

• 5.1. Hoofden worden door het bestuur aangesteld als aanspreekpunt voor de instellingen in hun specifieke filmcategorie.

• 5.2. Hoofden beschikken over brede kennis van nationale en internationale ontwikkelingen in hun specifieke filmcategorie en hebben beleidsmatig overzicht.

• 5.3. Hoofden hebben in ieder geval tot taak:

  • In hun specifieke aandachtsgebied contact met het veld te onderhouden;

  • subsidieaanvragen te voorzien van een analyse waarin de aanvraag wordt getoetst aan de subsidiereglementen en beleidskaders van het Fonds;

  • het beheer van de subsidierelaties;

  • het voorzitten van de adviescommissie;

  • het bestuur te adviseren binnen hun specifieke aandachtsgebied en het algehele beleid van het Fonds.

Artikel 6 Intendanten

• 6.1 Het bestuur kan voor een bepaalde periode en opdracht een intendant aanstellen, zijnde iemand die tijdelijk een budget ter beschikking krijgt om een beleidsdoelstelling van het Fonds te ontwikkelen, onverlet de bevoegdheid van het bestuur tot goedkeuring c.q. vaststelling van de betreffende financiële verplichtingen.

• 6.2 De intendant wordt voor ten hoogste vier jaar benoemd.

• 6.3 De intendant brengt advies uit aan het bestuur.

• 6.4 Bij besluit kan het bestuur nadere regels stellen inzake de taak en werkwijze van de intendant.

• 6.5 Het is de intendant gedurende tenminste de eerste twee jaar van zijn aanstelling niet toegestaan om direct of indirect aanvragen voor subsidie in te dienen bij het Fonds.

Artikel 7 Subsidiebureau en secretariaat

• 7.1 Medewerkers van het subsidiebureau ondersteunen de hoofden, intendanten en de adviseurs.

• 7.2 Het secretariaat ondersteunt en adviseert het bestuur in de bedrijfsvoering.

Artikel 8 Integriteit

• 8.1 Werknemers van het Fonds vervullen geen nevenfuncties die strijdig zijn met het belang van het Fonds.

• 8.2 De werknemer die nevenfuncties wil vervullen, anders dan uit hoofde van zijn werk, bespreekt dit voornemen binnen het Fonds, waarna schriftelijk toestemming moet worden gegeven.

• 8.3 Werknemers onthouden zich van het vorderen van of verzoeken om geschenken, beloften, beloningen of provisie van personen met wie zij uit hoofde van hun functie in aanraking komen.

• 8.4 De werknemer is zowel tijdens als na beëindiging van de arbeidsovereenkomst jegens anderen dan werknemers, bestuursleden en toezichthouders van de werkgever verplicht tot geheimhouding omtrent alle bedrijfsaangelegenheden die hem ter kennis zijn gekomen.

• 8.5 Het bestuur zorgt ervoor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard.

• 8.6 Het bestuur draagt er zorg voor dat in het kader van kwaliteitszorg voorzieningen getroffen worden waardoor personen en instellingen die met het Fonds in aanraking komen in de gelegenheid worden gesteld om voorstellen te doen ter verbetering van de werkwijzen en procedures. In het jaarverslag wordt hier melding van gemaakt.

Artikel 9 Adviescommissies

• 9.1 Het bestuur kan voor de verschillende filmcategorieën adviescommissies instellen en opheffen.

• 9.2 Het bestuur kan daarnaast ad-hoc-commissies samenstellen of ad-hoc-adviseurs toevoegen aan een adviescommissie.

• 9.3 Adviescommissies worden door het hoofd met goedkeuring van het bestuur samengesteld en bestaan uit ten minste drie adviseurs inclusief de voorzitter. Bij samenwerkingsprojecten van het Fonds met andere financiers kan van dit aantal leden worden afgeweken.

• 9.4 Adviescommissies hebben de taak om op verzoek van het bestuur:

  • advies uit te brengen over de aan hen voorgelegde subsidieaanvragen met inachtneming van de subsidiereglementen en beleidskaders van het Fonds;

  • te adviseren over de hoofdlijnen of specifieke deelgebieden van het beleid.

• 9.5 Het betreffende hoofd is de voorzitter van de adviescommissie. Indien het betreffende hoofd verhinderd is wijst het bestuur een andere werknemer van het Fonds als voorzitter aan.

• 9.6 De voorzitter:

  • leidt de adviescommissievergadering;

  • is verantwoordelijk voor een evenwichtige besluitvorming;

  • ziet erop toe dat de adviescommissie zich houdt aan het beoordelingskader, zijnde de subsidiereglementen en de beleidskaders van het Fonds;

  • waarborgt een eerlijke en open besluitvorming;

  • bewaakt de kwaliteit van de voorbereiding door adviescommissieleden, en,

  • bewaakt de integriteit van het beoordelingsproces.

• 9.7 Adviescommissievergaderingen en het verslag daarvan zijn niet openbaar.

• 9.8 Leden zijn verplicht aan derden geen mededelingen te doen over de inhoud van de beraadslaging over de ingediende subsidieaanvragen, over de (uitkomsten van) de behandeling van de aanvragen en over de inhoud van de adviezen. Al hetgeen daarin besproken en vastgelegd wordt, is strikt vertrouwelijk en mag slechts ter kennis van derden worden gebracht bij besluit van het bestuur.

Artikel 10 Adviseurs

• 10.1 Adviseurs worden voor één jaar benoemd en zijn achtereenvolgens voor één jaar herbenoembaar tot een maximum van vier jaar voor eenzelfde commissie. Bij de benoeming bepaalt het bestuur in welke adviescommissie de adviseur zitting zal nemen.

• 10.2 Adviseurs beschikken over kennis van een of meer van de volgende gebieden:

  • a. de inhoudelijke nationale én internationale ontwikkelingen op gebied van film, of,

  • b. het filmproductieproces.

• 10.3 De (pre)selectie van adviseurs geschiedt via een periodiek te houden openbare oproep. Daartoe kan het bestuur advies inwinnen van organisaties van filmmakers en/of derden.

• 10.4 Het bestuur kan op grond van hun specifieke expertise ad-hoc-adviseurs benoemen ter ondersteuning van de adviescommissies.

  • a. Het bestuur kan een (ad hoc) adviseur tussentijds uit zijn functie ontslaan.

  • b. (Ad hoc) adviseurs genieten een door het bestuur nader vast te stellen vacatie- en reisvergoeding.

  • c. Adviseurs melden jaarlijks hun functies en nevenfuncties aan het Fonds.

  • d. Het Fonds maakt melding van de functies van adviseurs op de website.

  • e. Indien in een adviesronde kwesties aan de orde komen, waarbij een adviseur middellijk of onmiddellijk een eigen belang heeft of kan hebben, stelt deze adviseur voorafgaand aan de adviesronde het bestuur van dit belang op de hoogte. De betrokken adviseur neemt aan geen van de vergaderingen in deze adviesronde deel en onthoudt zich van de voorbereiding en totstandkoming van advisering in deze ronde.

Artikel 11 Beoordeling subsidieaanvragen

• 11.1 Subsidieaanvragen worden behandeld in subsidierondes.

• 11.2 het hoofd kan besluiten dat bij advisering het horen van een aanvrager onderdeel uitmaakt van de adviesprocedure.

• 11.3 In een adviescommissievergadering worden subsidieaanvragen door de adviescommissie beoordeeld aan de hand van de analyse van het hoofd, de subsidiereglementen en beleidsmatige richtlijnen.

• 11.4 Adviezen worden uitgebracht bij meerderheid van stemmen.

  • a. Het hoofd legt het advies ter besluitvorming voor aan het bestuur. Het bestuur neemt het besluit met inachtneming van dit advies.

  • b. Het besluit tot toekenning of afwijzing van de subsidieaanvraag omvat in ieder geval:

  • c. feitelijke informatie over de aanvraag;

  • d. indien de subsidieaanvraag is voorgelegd aan adviseurs: de namen van de adviseurs

  • e. die het advies hebben uitgebracht;

  • f. de gemotiveerde overwegingen die door de adviescommissie over de aanvraag aan

  • g. het Fonds zijn uitgebracht;

  • h. de gemotiveerde overwegingen van het bestuur.

  • i. Een overzicht van de gehonoreerde aanvragen wordt geplaatst op de website van het Fonds.

Artikel 12 Bezwaarcommissie

• 12.1 Bezwaarschriften worden behandeld door een door het bestuur aan te wijzen bezwaarcommissie.

• 12.2 Het secretariaat van de bezwaarcommissie wordt verzorgd door een functionaris van het Fonds.

• 12.3 De bezwaarcommissie bestaat uit minimaal drie en maximaal 6 leden. De voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en de overige leden van de bezwaarcommissie worden door het bestuur in functie benoemd.

• 12.4 Leden van de bezwaarcommissie maken geen deel uit van en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het Fonds.

• 12.5 Leden van de bezwaarcommissie worden benoemd voor ten hoogste twee jaar met de mogelijkheid tot herbenoeming van maximaal twee termijnen van ten hoogste twee jaar.

• 12.6 De leden van de bezwaarcommissie genieten per vergadering een door het bestuur, met goedkeuring van de raad van toezicht, vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de reis- en verblijfskosten.

• 12.7 Leden van de bezwaarcommissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarbij zij op enigerlei wijze direct of indirect persoonlijk zijn betrokken.

• 12.8 Het bestuur van het Fonds neemt het besluit op een bezwaarschrift met inachtneming van het advies van de van de bezwaarcommissie.

• 12.9 Het bestuur kan een reglement omtrent de werkwijze van de bezwaarcommissie vaststellen.

Artikel 13 Overgangsbepaling

Artikel 3, zevende lid, tweede volzin, treedt in werking zodra de Wet op het specifiek cultuurbeleid in die zin is gewijzigd dat de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap niet meer het wettelijk recht heeft om de bestuurders van de stichting te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

Artikel 14 Slotbepaling

• 1. Dit reglement wordt aangehaald als: Huishoudelijk reglement van het Nederlands Fonds voor de Film.

• 2. Dit Huishoudelijk reglement is vastgesteld door het bestuur met goedkeuring van de raad van toezicht op 21 april 2010 te Amsterdam.

• 3. Dit Huishoudelijk reglement treedt in werking 2 dagen na publicatie in de Staatscourant.

• 4. Het Huishoudelijk reglement zoals laatstelijk gewijzigd bij besluit van 15 december 2009 is hierbij ingetrokken.

• 5. Dit reglement wordt bekendgemaakt door kennisgeving ervan in de Staatscourant en op de internetsite van het Nederlands Fonds voor de Film (www.filmfonds.nl)