TOELICHTING
1. Inleiding
Met de inwerkingtreding van de Invoeringswet BES heeft de Eilandsverordening basisadministratie persoonsgegevens van Bonaire
de status van wet gekregen voor de nieuwe openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba. Aan het Eilandsbesluit basisadministratie
persoonsgegevens van Bonaire is de status van algemene maatregel van bestuur toegekend. Om de inhoud van de op deze wijze
ontstane Wet basisadministraties persoonsgegevens BES (hierna: de Wet) en van het Besluit basisadministraties persoonsgegevens
BES (hierna: het Besluit) in overeenstemming te brengen met de nieuwe staatkundige verhoudingen zijn daarin de nodige wijzigingen
aangebracht. Die wijzigingen zijn, overeenkomstig de uitgangspunten voor de transitie, grotendeels technische aanpassingen.
Als gevolg van de nieuwe staatkundige verhoudingen zijn op enkele onderdelen ook inhoudelijke wijzigingen aangebracht.
De Wet en het Besluit bevatten verschillende delegatiebepalingen, waarin voor de daarin genoemde onderwerpen wordt verwezen
naar nadere bij ministeriële regeling te stellen regels. De onderhavige Regeling basisadministraties persoonsgegevens BES
(hierna: de Regeling) vormt de uitwerking van deze delegatiebepalingen. Hieronder worden de belangrijkste bepalingen van de
Regeling toegelicht.
2. Het beheer, de technische en administratieve inrichting en werking en de beveiliging van de basisadministraties
Artikel 3 van de Wet bepaalt dat over het beheer, de technische en administratieve inrichting en werking en de beveiliging
van de basisadministraties nadere regels worden gesteld bij ministeriële regeling en dat het bestuurscollege van een openbaar
lichaam zorg draagt dat zijn basisadministratie functioneert in overeenstemming met die regels. De verplichtingen die in dit
kader aan de bestuurscolleges worden opgelegd, hebben betrekking op een aantal onderwerpen, die in dit hoofdstuk aan de orde
komen.
De bestuurscolleges dienen de hoofdlijnen van het beheer van de basisadministratie vast te leggen in een regeling die voor
een ieder ter inzage wordt gelegd. Alle betrokkenen, waaronder het bestuurscollege zelf, zijn verplicht om die regeling na
te leven (artikel 2 van de Regeling). Bij de hoofdlijnen van beheer valt onder andere te denken aan maatregelen die een ongestoorde
werking en beschikbaarheid van de basisadministratie moeten waarborgen. Het gaat dan bijvoorbeeld om de zorg voor de apparatuur,
de programmatuur en de fysieke ruimte waarin het geautomatiseerde systeem waarin de basisadministratie wordt bijgehouden,
is ondergebracht. Tot de hoofdlijnen van beheer kunnen ook worden gerekend beheermaatregelen die voortvloeien uit of verband
houden met de uitvoering van de systeembeschrijving basisadministraties BES en de technische en organisatorische voorzieningen
ter beveiliging van de in de basisadministratie opgenomen gegevens.
Een gedetailleerde beschrijving van de technische en administratieve inrichting en werking van de basisadministraties is opgenomen
in de zogenoemde systeembeschrijving basisadministraties BES (artikel 3 van de Regeling). De systeembeschrijving bevat de
regels ter uitvoering van de artikelen 3, tweede lid, 3a, derde lid, 10, tweede lid, en 11, derde lid, van de Wet.
Deze systeembeschrijving basisadministraties BES wordt gevormd door de op de onderwerpen, genoemd in het eerste lid, betrekking
hebbende en als zodanig gemarkeerde hoofdstukken en bijlagen, of onderdelen daarvan, in het Logisch Ontwerp BES, versie 1.0,
dat als bijlage bij deze Regeling is gevoegd. De van toepassing zijnde onderdelen van het Logisch Ontwerp BES, die de systeembeschrijving
basisadministraties BES vormen, hebben onder andere betrekking op de inschrijving van personen in de basisadministratie, het
actualiseren van de opgenomen gegevens en privacyprocedures. Verder is een beschrijving opgenomen van de gevallen waarin algemene
gegevens, bijzondere gegevens, verwijsgegevens, administratieve gegevens en administratieve gegevens in verband met de verwijsgegevens
worden vernietigd, of worden verwijderd uit de basisadministraties. Ook omvatten de van toepassing zijnde onderdelen van het
Logisch Ontwerp BES een beschrijving van de verzending en de ontvangst van berichten door de basisadministraties. Deze beschrijving
is van toepassing op de berichtuitwisseling tussen een basisadministratie en de verstrekkingenvoorziening, waarin een kopie
moet worden bijgehouden van de persoonslijsten die in de afzonderlijke basisadministraties van de openbare lichamen zijn opgenomen.
Ten slotte bevat de systeembeschrijving de tabellen ten behoeve van de ordening en codering van de gegevens in de basisadministratie.
Daarbij kan onder meer worden gedacht aan de tabel, waarin de coderingen van alle nationaliteiten worden vastgelegd. Aangezien
de inhoud van deze tabellen regelmatig kan wijzigen (bijvoorbeeld door het ontstaan van nieuwe landen en daarbij behorende
nationaliteiten) is in artikel 4 van de Regeling bepaald dat de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de
inhoud van deze tabellen vaststelt.
De bestuurscolleges van de openbare lichamen dienen op grond van artikel 5 van de Regeling, in samenhang met artikel 3, derde
lid, van de Wet, de nodige voorzieningen te treffen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in hun
basisadministratie opgenomen gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde wijziging of verstrekking
van deze gegevens. Deze voorzieningen betreffen op grond van dit artikel onder meer maatregelen gericht op de voor het bestuurscollege
werkzame personen, de toegang tot gebouwen en ruimten, de deugdelijke werking en beveiliging van apparatuur en programmatuur
en maatregelen bij calamiteiten.
3. De systematische verstrekking van gegevens uit de basisadministraties
In de Wet is bepaald dat systematische verstrekking van gegevens uit de basisadministraties van de openbare lichamen kan plaatsvinden
aan overheidsorganen en derden, die beschikken over een daartoe strekkend autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties. Ten behoeve van deze systematische gegevensverstrekking is een zogenoemde verstrekkingenvoorziening
in het leven geroepen, waarin een kopie is opgeslagen van de persoonslijsten die in de basisadministraties zijn opgenomen.
De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op grond van artikel 3a, tweede lid, van de Wet verantwoordelijk
voor de verstrekkingenvoorziening.
Op grond van artikel 3a, derde lid, onder a, van de Wet worden bij ministeriële regeling nadere regels gesteld omtrent de
technische en administratieve inrichting en werking en de beveiliging van de verstrekkingenvoorziening. In deze Regeling is
aan deze wettelijke opdracht uitvoering gegeven in de artikelen 6, 7 en 8. Het eerste lid van artikel 6 bepaalt onder meer
dat de regels omtrent de technische en administratieve inrichting van de verstrekkingenvoorziening zijn neergelegd in de zogenoemde
systeembeschrijving verstrekkingenvoorziening BES. Deze systeembeschrijving bestaat, evenals de systeembeschrijving basisadministraties
BES, uit een aantal onderdelen van het Logisch Ontwerp BES 1.0, dat als bijlage bij de Regeling is gevoegd. Deels betreft
het dezelfde voorschriften, omdat de verstrekkingenvoorziening als kopiebestand van de basisadministraties functioneert. De
systeembeschrijving verstrekkingenvoorziening BES bevat voorts een beschrijving van twee wijzen van systematische verstrekking
van gegevens. In artikel 9 van de Regeling is bepaald dat de systematische verstrekking van gegevens aan overheidsorganen
en derden de wijzen van verstrekking zijn die in de systeembeschrijving zijn beschreven.
Ook de beschrijving van de verzending en de ontvangst van berichten door de verstrekkingenvoorziening in verband met de uitvoering
van artikel 3a, derde lid, onder b, van de Wet maakt deel uit van de systeembeschrijving. Die beschrijving is zowel van toepassing
op de berichtuitwisseling tussen de verstrekkingenvoorziening en de basisadministraties van de openbare lichamen in verband
met het in de verstrekkingenvoorziening opslaan van een kopie van de persoonslijsten die in de basisadministraties zijn opgenomen,
als op de berichtuitwisseling tussen de verstrekkingenvoorziening en de overheidsorganen en derden aan wie op systematische
wijze gegevens worden verstrekt.
In de systeembeschrijving verstrekkingenvoorziening BES zijn tabellen beschreven voor de ordening en de codering van de gegevens
die in de verstrekkingenvoorziening zijn opgenomen. Omdat het om kopieën van de gegevens uit de basisadministraties gaat,
komen ook de tabellen grotendeels overeen met de tabellen voor de basisadministraties. Daarnaast zijn er voor de verstrekkingenvoorziening
tabellen nodig ten behoeve van de verstrekking van gegevens. In artikel 7 van de Regeling is vastgelegd dat de Minister van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de inhoud van deze beide soorten tabellen, die regelmatig moeten worden geactualiseerd,
vaststelt.
Evenals bij de basisadministraties van de openbare lichamen dienen ook bij de verstrekkingenvoorziening de nodige voorzieningen
van technische en organisatorische aard te zijn getroffen ter beveiliging van de daarin opgenomen gegevens tegen verlies of
aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde wijziging of verstrekking van deze gegevens. De voorzieningen dienen blijkens
artikel 8 van de Regeling dezelfde onderwerpen te bevatten als het geval is bij de voorzieningen die bij de basisadministraties
moeten worden getroffen.
Zoals hiervoor is uiteengezet, vindt er berichtuitwisseling plaats tussen de verstrekkingenvoorziening en de basisadministraties
in verband met het opslaan van een kopie van de persoonslijsten van degenen die in de basisadministraties zijn ingeschreven.
Artikel 10 van de Regeling bepaalt dat die berichtuitwisseling geschiedt overeenkomstig de systeembeschrijvingen die van toepassing
zijn op de basisadministraties en de verstrekkingenvoorziening. De uitwisseling van berichten tussen de verstrekkingenvoorziening
en de overheidsorganen en derden aan wie systematisch gegevens worden verstrekt, geschiedt ingevolge artikel 11 van de Regeling
overeenkomstig de systeembeschrijving verstrekkingenvoorziening BES.
In artikel 30, tweede lid, van het Besluit is de mogelijkheid opgenomen om bij ministeriële regeling te bepalen dat bij de
indiening van een verzoek aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties om een autorisatiebesluit te nemen,
waardoor systematische verstrekking van gegevens mogelijk wordt, door het overheidsorgaan of de derde gebruik moet worden
gemaakt van een door de minister vastgesteld formulier. Het bedoelde voorschrift is in artikel 12 van de Regeling opgenomen.
In dit artikel is bepaald dat het overheidsorgaan of de derde bij de indiening van een verzoek tot het nemen van een autorisatiebesluit
gebruik maakt van een door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vastgesteld formulier. Het is denkbaar
dat er uit doelmatigheidsoverwegingen verschillende formulieren worden vastgesteld, die toegesneden zijn op de inhoud van
de verzochte gegevensverstrekking.
4. De bijdragen in de kosten in verband met de uitvoering van de wet en het besluit
In artikel 14 van de Regeling zijn de categorieën van kosten opgesomd, waaraan overheidsorganen en derden krachtens artikel
4c, eerste lid, van de Wet bijdragen. Op basis van de in artikel 14, onder a, b en c, bedoelde kosten stelt de Minister van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties jaarlijks een prijs per bericht vast (artikel 16 van de Regeling). Voor de verstrekking
via optische schijf of magneetschijf worden extra kosten gemaakt (artikel 14, onder d), waaraan de overheidsorganen en derden
bijdragen, die van deze media gebruikmaken. Voor het gebruik van deze media wordt aan hen per keer € 400 in rekening gebracht
(artikel 16, vijfde lid).
Omdat de kosten, zeker in de eerste jaren, nog niet door een acceptabele berichtprijs gedekt kunnen worden, mede omdat het
aantal overheidsorganen en derden dat in de beginfase gebruik maakt van systematische gegevensverstrekking nog gering zal
zijn, is in artikel 17 van de Regeling vastgelegd dat tot 2013 voor ad-hoc-verstrekkingen een vooraf vastgesteld bedrag per
bericht zal gelden van € 0,15. Dit bedrag valt lager uit dan indien de berichtprijs overeenkomstig artikel 16, eerste tot
en met derde lid, zou zijn berekend.
Voorts zijn in artikel 17 tarieven vastgesteld voor selectieverstrekkingen. Deze tarieven zijn gebaseerd op de berichtprijs
(€ 0,15), het gemiddelde aantal personen over wie gegevens in de verstrekkingenvoorziening zijn opgenomen (20.000) en het
gemiddelde aantal dagelijkse mutaties waarmee het gegevensbestand in de verstrekkingenvoorziening wordt bijgehouden (120).
Bij de berekening gelden voorts de volgende uitgangspunten:
– Bij de eerste verstrekking wordt het volledige bestand geleverd voor € 0,15 per bericht, plus een opslag van € 500 voor het
opstellen van de zoekopdracht (‘query’). Het tarief voor een eerste selectieverstrekking wordt dan (20.000 × € 0,15) + € 500
oftewel € 3.500.
– Bij volgende verstrekkingen die aan dezelfde voorwaarden voldoen als de eerste verstrekking wordt de opslag van € 500 niet
meer in rekening gebracht, omdat dan dezelfde query wordt gebruikt.
– Bij volgende verstrekkingen die aan dezelfde voorwaarden voldoen als de eerste verstrekking gelden verschillende tarieven
naar gelang de frequentie waarmee de volgende selectieverstrekkingen plaatsvinden.
– Bij de tariefopbouw is daarnaast rekening gehouden met het beslag dat het uitvoeren van een query op het geautomatiseerde
systeem van de verstrekkingenvoorziening legt. Bij dagelijkse selectieopdrachten ligt dit beslag het hoogst. Tevens speelt
het tijdsverloop tussen de vorige en de volgende verstrekking een rol. Hoe groter het tijdsverloop, hoe meer mutaties in het
gegevensbestand zijn verwerkt en dus hoe groter de rijkdom aan informatie is die een selectieverstrekking oplevert. Het is
logisch om het aantal mutaties in het tarief te laten meewegen. Indien iedere mutatie als spontane verstrekking zou zijn aangeleverd,
zou immers voor iedere verstrekking apart de berichtprijs in rekening zijn gebracht.
– Bij de tarieven wordt ook nog onderscheid gemaakt tussen selectieverstrekkingen die periodiek plaatsvinden en tussentijdse
selectieverstrekkingen. Laatstgenoemde selectieverstrekkingen verstoren een doelmatige planning van het gebruik van de verstrekkingenvoorziening
en veroorzaken daardoor aanzienlijk hogere kosten. Deze verstrekkingen worden in de tariefstructuur dan ook behandeld als
een eerste selectieverstrekking, waaraan het bedrag van € 3.000 is verbonden.
Op grond van artikel 18 van de Regeling worden de verschuldigde bedragen maandelijks bij de betrokkenen in rekening gebracht.
5. Slotbepalingen
De regeling treedt op hetzelfde tijdstip in werking als de Wet basisadministraties persoonsgegevens BES (artikel 19).
De bijlage bij de Regeling, die bestaat uit het Logisch Ontwerp BES, wordt bekendgemaakt door terinzagelegging bij het agentschap
Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het
Logisch Ontwerp BES zal tevens te raadplegen zijn via de internetsite van het agentschap (www.bprbzk.nl) en op de bestuurskantoren
van de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba.
De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
A.Th.B. Bijleveld-Schouten.