Regeling van de hoofdofficieren van justitie Alkmaar en Haarlem houdende het verlenen van mandaat, volmacht en machtiging aan de regionaal directeur bedrijfsvoering

De hoofdofficier van Justitie van Alkmaar en de hoofdofficier van Justitie van Haarlem,

Overwegende dat bij besluit van 18 december 2009 , nummer PaG/14389 het mandaat, de volmacht en de machtiging verleend aan de voorzitter van het Bestuur, is geregeld;

Dat de regionaal directeur bedrijfsvoering specifieke taken en verantwoordelijkheden heeft ten aanzien van de bedrijfsvoering;

Dat er aanleiding is om de regionaal directeur bedrijfsvoering mandaat, volmacht en machtiging te verlenen om zijn bedrijfsvoering taken uit te kunnen oefenen;

Dat de regeling van mandaat, volmacht en machtiging ertoe dient om de (regionale) samenwerking te faciliteren en de voorzitter van het Bestuur en de regionaal directeur bedrijfsvoering – samen met de hoofdofficieren van justitie – de mogelijkheid te geven om aan die regionale samenwerking inhoud en vorm te geven;

Gelet op de Algemene Wet Bestuursrecht, het Algemeen Rijksambtenarenreglement, het Besluit Algemene Rechtspositie Politieambtenaren, de Wet rechtspositie rechterlijke ambtenaren, de Mandaatregeling niet-beheersaangelegenheden openbaar ministerie en de Mandaatregeling beheer openbaar ministerie en het Mandaatbesluit openbaar ministerie (arrondissementsparketten) 2009;

Besluit:

Paragraaf 1 Definities

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

1. Ambtenaren:

de rechterlijke en niet rechterlijke ambtenaren aangesteld bij de arrondissementsparketten Alkmaar en Haarlem;

2. Bedrijfsvoering:

de dienstverlening op het terrein van personeel, informatie, organisatie, formatie, administratie, aanschaffingen en huisvesting gericht op het realiseren van de taken en doelen van de organisatie, het signaleren en adviseren over de (interne) sturing en beheersing van de primaire en ondersteunende processen en het faciliteren van de planning en controll cyclus;

3. Bestuur:

het Bestuur van de Regio bestaande uit de hoofdofficieren van justitie en de directeur bedrijfsvoering;

4. College:

het College van procureurs-generaal;

5. Machtiging:

de bevoegdheid om in naam van de minister handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, die betrekking hebben op het openbaar ministerie;

6. Mandaat:

de bevoegdheid om in naam van de minister besluiten te nemen die betrekking hebben op het openbaar ministerie;

7. Minister:

de minister van justitie;

8. Niet rechterlijk ambtenaar:

de rijksambtenaren en de politieambtenaren;

9. Politieambtenaren:

de ambtenaren die werkzaam zijn bij de rijksrecherche krachtens een aanstelling op grond van het besluit algemene rechtspositie politie;

10. Rechterlijk ambtenaar:

de in de Wet op de rechterlijke organisatie als zodanig aangeduide ambtenaren;

11. Regionaal directeur bedrijfsvoering:

de directeur bedrijfsvoering van het arrondissementsparket te Haarlem;

12. (Regionaal) managementteam:

het managementteam bestaande uit de hoofdofficieren van justitie, de fungerend hoofdofficier van justitie, de directeur bedrijfsvoering en de regionale afdelingshoofden;

13. Rijksambtenaren:

de ambtenaren die zijn aangesteld bij de arrondissementsparketten Alkmaar en Haarlem op grond van het Algemeen rijksambtenarenreglement;

14. Volmacht:

de bevoegdheid om in naam van de minister privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten die betrekking hebben op het openbaar ministerie;

15. Voorzitter Bestuur:

de hoofdofficier van justitie van het arrondissementsparket te Haarlem.

Paragraaf 2 De bevoegdheden

Artikel 2 De bevoegdheden van de regionaal directeur bedrijfsvoering

• 1. Volmacht privaatrechtelijke rechtshandelingen

  Aan de regionaal directeur bedrijfsvoering wordt volmacht verleend om ten behoeve van de bedrijfsvoering van de arrondissementsparketten Alkmaar en Haarlem:

  • a) dienstverleningsovereenkomsten met de dienstverleningsorganisatie OM af te sluiten. De regionaal directeur bedrijfsvoering treedt als zodanig op als contractmanager, en;

  • b) externen in te huren.

• 2. Budgetverantwoordelijkheid

  Aan de regionaal directeur bedrijfsvoering wordt mandaat verleend om besluiten te nemen, stukken af te doen en brieven te ondertekenen voor zover deze de besteding en de uitputting van het budget betreffen met betrekking tot de arrondissementsparketten Alkmaar en Haarlem, een en ander met inachtneming van het – via het jaarplan – aan de arrondissementsparketten Alkmaar en Haarlem toegekende budget, de aanwijzingen die aan hem zijn gegeven door de voorzitter van het Bestuur, de nadere regelgeving als bedoeld in artikel 3, derde en vierde lid van Mandaatbesluit openbaar ministerie (arrondissementsparketten) 2009 en de voor het budgethouderschap geldende voorschriften.

• 3. Beheermandaat (dagelijkse gang van zaken)

  Aan de regionaal directeur bedrijfsvoering wordt mandaat verleend, tenzij bij wettelijke voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet, om besluiten te nemen, stukken af te doen en uitgaande brieven te ondertekenen die betrekking hebben op de bedrijfsvoering met uitzondering van de besluiten als bedoeld in artikel 3, tweede lid, aanhef, onderdeel a, b en c.

• 4. Personeelsmandaat

  Aan de regionaal directeur bedrijfsvoering wordt mandaat verleend om:

  • a) Besluiten te nemen, stukken af te doen en brieven te ondertekenen, al dan niet met rechtspositionele gevolgen, voor zover het de ambtenaren aangaat met uitzondering van de besluiten en/of handelingen bedoeld in artikel 3, tweede lid, aanhef, onderdeel a, b en c. Deze bevoegdheden worden uitgeoefend op basis van de geldende voorschriften, de vastgestelde formatie en het toegekende personele budget.

  • b) Besluiten te nemen waarmee aan ambtenaren een schadeloosstelling wordt toegekend tot het bedrag van € 5.000,– op jaarbasis.

  • c) Besluiten te nemen waarmee aan ambtenaren een eenmalige of periodieke toeslag wordt toegekend tot het bedrag van € 5.000,– op jaarbasis.

• 5. Mandaat arbeidsomstandigheden

  • a) Aan de regionaal directeur bedrijfsvoering wordt mandaat verleend om het arbeidsomstandighedenbeleid te coördineren en uit te voeren zoals dat geldt binnen het openbaar ministerie en hij volgt daarbij – voor zover het betreft de huisvesting en de materiële voorzieningen – het voor het openbaar ministerie geldende arbeidsomstandighedenbeleid.

  • b) Aan de regionaal directeur bedrijfsvoering wordt mandaat verleend de bevoegdheden uit te oefenen die op grond van de Arbeidsomstandighedenwet vereist zijn.

• 6. Klachtenafhandeling

  Aan de regionaal directeur bedrijfsvoering wordt mandaat verleend om klachten als bedoeld in artikel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht af te handelen, met uitzondering van klachten die gedragingen betreffen van de regionaal directeur bedrijfsvoering zelf.

• 7. Nationale Ombudsman

  Aan de regionaal directeur bedrijfsvoering wordt mandaat en machtiging verleend om besluiten te nemen en andere handelingen te verrichten, voortvloeiende uit aangelegenheden van de Nationale Ombudsman indien het gaat om:

  • d) het sturen van ontvangstbevestigingen;

  • e) het sturen van tussenberichten, waaronder uitstelberichten, of;

  • f) stukken naar aanleiding van pogingen van de nationale Ombudsman om ter vermijding van een volledig onderzoek te bevorderen dat alsnog aan de klacht tegemoet wordt gekomen (interventies).

• 8. Wet openbaarheid van bestuur

  Aan de regionaal directeur bedrijfsvoering wordt mandaat en machtiging verleend om besluiten te nemen op verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur met uitzondering van de besluiten die belangrijke politieke, bestuurlijke of maatschappelijke gevolgen kunnen hebben.

Paragraaf 3 Voorwaarden verbonden aan het uitoefenen van de bevoegdheid

Artikel 3 Voorwaarden verbonden aan het uitoefenen van het mandaat, volmacht en machtiging

• 1. De regionaal directeur bedrijfsvoering is gehouden bij het uitoefenen van bevoegdheden de verplichting na te leven tot het vaststellen van de hoofdlijnen van arbeidsomstandighedenbeleid gericht op het bevorderen van een zo groot mogelijke veiligheid, een zo goed mogelijke bescherming van de veiligheid, een zo goed mogelijke bescherming van de gezondheid en het welzijn van de binnen zijn gezagsbereik werkzame ambtenaren in verband met de arbeid.

• 2. Van het beheer-, budget- en personeelsmandaat zijn uitgesloten:

  • a. Besluiten en/of handelingen die neer worden gelegd in een document gericht aan de Koningin, de Ministerraad, de Raad voor de Rijksdienst, de Voorzitter van Eerste Kamer, de Voorzitter van de Tweede Kamer, de Vice President van de Raad van State en de President van de Algemene Rekenkamer.

  • b. Het nemen van besluiten met rechtspositionele gevolgen ten aanzien van:

    • i) De rechterlijke ambtenaren, bezoldigd volgens salariscategorie 9 en hoger als bedoeld in artikel 7 van de Wet rechtspositie rechterlijke ambtenaren, en;

    • ii) De niet rechterlijke ambtenaren, bezoldigd volgens salarisschaal 14 en hoger van de bijlage B van het Bezoldigingsbesluit burgerlijke rijksambtenaren 1984, respectievelijk salarisschaal 14 en hoger van het Besluit bezoldiging politie;

  • c. Het verlenen van ontslag op grond van de artikelen 99 van het Algemeen rijksambtenarenreglement, artikel 95 van het Besluit algemene rechtspositie politie en artikel 36b van de Wet rechtspositie rechterlijke ambtenaren.

• 3. Van het beheer-, budget-, personeelsmandaat wordt gebruik gemaakt met inachtneming van:

  • a. de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht;

  • b. de Comptabiliteitswet;

  • c. de arbeidsvoorwaardelijke en rechtspositionele regels zoals die gelden in de sector rijk, de sector rechterlijke macht of de sector politie;

  • d. de algemeen geldende regels zoals die binnen het openbaar ministerie gelden, en;

  e.de specifieke beleidsregels zoals die gelden binnen de regio ‘naam’.

• 4. De regionaal directeur bedrijfsvoering legt over het gevoerde bedrijfsvoeringbeleid en het gevoerde beheer verantwoording af aan de voorzitter van het Bestuur.

• 5. De regionaal directeur bedrijfsvoering is gehouden schriftelijke beslissingen die op grond van zijn budgetmandaat, organisatie en formatiemandaat, beheermandaat, personeelsmandaat en mandaat arbeidsomstandigheden worden genomen, als volgt te ondertekenen:

  ‘De Minister van Justitie’

  ‘namens deze,’

  ‘naam ondertekenaar’

  ‘directeur bedrijfsvoering’.

Paragraaf 4 Beslissingen op bezwaar en beroep

Artikel 4 Beslissingen op bezwaar en beroep

• 1. De hoofdofficier van justitie van het arrondissementsparket te Haarlem beslist op een bezwaar of een beroep dat is gericht tegen een beslissing die is genomen door de regionaal directeur bedrijfsvoering, alsmede op een daarmee verband houdend verzoek als bedoeld in artikel 7:1a, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht.

• 2. De regionaal directeur bedrijfsvoering beslist op een bezwaar dat is gericht tegen een beslissing die is genomen op grond van een door hem verleend ondermandaat, alsmede op een daarmee verband houdend verzoek als bedoeld in artikel 7:1a, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht.

Paragraaf 5 Verlenen van ondermandaat

Artikel 5 Ondermandaat

• 1. De regionaal directeur bedrijfsvoering wordt toegestaan – met de nadrukkelijke instemming van het Bestuur – ondermandaat te verlenen en de aan hem toegekende volmacht en machtiging door te geven aan onder hem ressorterende functionarissen.

• 2. Het krachtens dit artikel verleende ondermandaat en de doorgegeven machtiging en volmacht kunnen één hiërarchisch niveau verder worden doorgegeven.

Paragraaf 6 Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot 20 november 2009.

Artikel 7

Dit besluit kan worden aangehaald als: Mandaatbesluit openbaar ministerie regionaal directeur bedrijfsvoering arrondissementsparketten te Alkmaar en Haarlem 2009.

Haarlem, 1 juli 2010

De Minister van Justitie,

namens deze:

De hoofdofficier van justitie,

B.W. Streefland.

De Minister van Justitie,

namens deze:

De hoofdofficier van justitie,

B.W.J. Steensma.

TOELICHTING

Regeling van de hoofdofficier van justitie van het arrondissementsparket te Alkmaar en Haarlem houdende het verlenen van mandaat, volmacht en machtiging aan de regionaal directeur bedrijfsvoering.

Algemeen

Inleiding

Met ingang van 1 januari 2009 zal de feitelijke werkwijze binnen van het openbaar ministerie wijzigen. De hoofdgedachte is dat het openbaar ministerie als concern moet gaan opereren.

Door de bedrijfsvoeringactiviteiten van de arrondissementsparketten regionaal te organiseren, kan de kwaliteit van het functioneren van het openbaar ministerie worden verhoogd en wordt de kwetsbaarheid van het openbaar ministerie verminderd. De parketten kunnen zich daarnaast beter focussen op het goed afdoen van strafzaken en zich meer richten op lokale initiatieven.

De hoofdgedachte om het openbaar ministerie als één concern te laten functioneren heeft gevolgen voor de aansturing (Bestuur en regionaal managementteam), de rol en positie van bedrijfsvoering en de wijze waarop de planning en controll cyclus wordt ingevuld.

Het college heeft aangegeven de bedrijfsvoeringfunctie in het kader van de regionalisering een kwaliteitsimpuls te willen geven. De belangrijkste reden hiervoor is de veranderende en steeds complexer wordende omgeving (bijvoorbeeld de relatie met het DVOM).

De mandaatregeling

Met deze mandaatregeling wordt aan de regionaal directeur bedrijfsvoering de bevoegdheid verleend om namens de minister van justitie besluiten te nemen (mandaat), privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten (volmacht) en andere handelingen te verrichten (machtiging). Daarnaast geeft deze regeling hem de mogelijkheid om deze bevoegdheden door te geven aan onder hen ressorterende functionarissen.

Op de mandaatverlening zijn de regels van 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. Deze regels zijn krachtens artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht van overeenkomstige toepassing op de verlening van volmacht en machtiging.

Het wezenskenmerk van mandaat is dat de mandaatgever bevoegd blijft de bevoegdheid uit te oefenen (artikel 10. 7 AWB). Een algemeen mandaat moet schriftelijk worden verleend en kan te allen tijde worden ingetrokken (artikel 10:5 en 10:8 AWB). Verder kan de mandaatgever per geval of in het algemeen instructies geven over de wijze waarop het mandaat moet worden uitgeoefend en is de functionaris aan wie de bevoegdheid is gemandateerd verplicht om aan de mandaatgever inlichtingen te verschaffen over de uitoefening van het mandaat.

Het Bestuur

Om ervoor te zorgen dat de regionale samenwerking inhoud en vorm krijgt is een Bestuur in het leven geroepen bestaande uit de hoofdofficieren van justitie en de directeur bedrijfsvoering. Één van de hoofdofficieren, is aangewezen als plaatsvervangend voorzitter van het Bestuur. De leden van het Bestuur zijn allen gelijkwaardig lid. De directeur bedrijfsvoering neemt daarin – gegeven zijn taken ten aanzien van de bedrijfsvoering – een bijzondere positie in.

De hoofdofficier van justitie in zijn rol van voorzitter van het Bestuur, is voor het beheer het aanspreekpunt voor het College. Indien beheerbeslissingen moeten worden genomen die een arrondissementsparket overstijgen heeft hij de bevoegdheid om deze beslissingen – na consultatie in het Bestuur – te nemen.

Het regionaal managementteam

Het regionaal managementteam bestaat uit het Bestuur, en de regionale afdelingshoofden. Voor wat de interne verantwoordelijkheid betreft is het uitgangspunt dat de kaders worden afgestemd en vastgelegd binnen het Bestuur en het Regionaal managementteam.

Het regionaal managementteam vertaalt landelijke beleidslijnen naar lokale beleidslijnen en stelt voor de regio een jaarplan vast op basis van de meerjarenplanningen. Op basis van het jaarplan zal ook de inzet van regionale specialismen worden toegedeeld wordt het budget en de capaciteit die nodig is om het jaarplan uit te voeren, bepaald.

Rol regionaal directeur bedrijfsvoering

De regionaal directeur bedrijfsvoering neemt in het regionale managementteam een bijzondere positie in.

Het College heeft besloten dat er regionaal een regionaal directeur bedrijfsvoering komt, die onder verantwoordelijkheid van de hoofdofficier van justitie, zijnde voorzitter van het Bestuur, de bedrijfsvoering aanstuurt ten behoeve van de betrokken arrondissementsparketten. De regionaal directeur bedrijfsvoering is in operationele zin verantwoordelijk voor het (regio)beleid op het gebied van de bedrijfsvoering, alsmede de realisatie ervan.

De functie van regionaal directeur bedrijfsvoering kent grofweg drie componenten, te weten:

• de beleidscomponent. Landelijk beleidskaders worden vertaald naar regionaal beleid. Hiertoe is er een relatie met het PaG. Tevens is de regionale directeur counterpart voor het PaG bij wijzigingen/aanvullingen van het landelijk beleid.

• De verantwoordelijk voor de (uitvoering van de) lokale bedrijfsvoering op een parket.

• Contractmanager in de relatie met de DVOM. Op basis van de het regionale beleid en lokale vertaling ervan zullen er afspraken met de DVOM worden gemaakt hoe de DVOM de regio en lokale parketten faciliteert.

De regionaal directeur bedrijfsvoering stuurt de de financial control(ler), de business controllers, de informatiebeveiliging(s functionaris) en (de medewerker) Bewaking, Beveiliging & Crisiscoördinatie. Daarnaast stuurt de regionaal directeur bedrijfsvoering de overige medewerkers aan die zijn belast met bedrijfsvoeringstaken.

Artikelsgewijs

Artikel 1

Bij de begripsomschrijvingen is uitgegaan van de inrichting van het openbaar ministerie zoals is opgenomen in de Wet op de rechterlijke organisatie, de Politiewet 1993 en andere wetten.

In dit besluit is ook specifiek een definitie van ‘bedrijfsvoering’ opgenomen. De definitie is gebaseerd op het memo van 14 juli 2008 ‘operationalisering bedrijfsvoering regio’s’ en op een rapportage van de Algemene Rekenkamer van 16 mei 2001 ‘achtergrondstudie bedrijfsvoering’.

De regionaal directeur bedrijfsvoering is primair verantwoordelijk voor de facilitaire ondersteuning van de voorzitter van het Bestuur, de overige hoofdofficier(en) van justitie en de fungerend hoofdofficier(en) van justitie op de PIOFAH taken. Daarnaast is de regionaal directeur bedrijfsvoering belast met het tot stand brengen van producten ten behoeve van de planning en controll cyclus. De taakgebieden zoals die in het memo van 14 juli 2008 zijn genoemd zijn bedrijfsvoeringbeleid, contractmanagement, controll, informatiebeveiliging, bewaking, beveiliging en crisisbeheersing,personeelscapaciteitsmanagement, personeelsadvies, bestuurlijke informatievoorziening, AO beheer en kwaliteitsmanagement, communicatie, huisvesting en facilities en functioneel beheer.

Artikel 2

De voorzitter van het Bestuur is eindverantwoordelijk voor het gevoerde bedrijfsvoeringbeleid. De regionaal directeur bedrijfsvoering heeft daarbij een van hem afgeleide bevoegdheid. De regionaal directeur bedrijfsvoering legt over het bedrijfsvoeringbeleid, de uitvoering daarvan en het gevoerde beheer verantwoording af aan de voorzitter van het Bestuur. Daartoe is hij gehouden om de benodigde management- en verantwoordingsinformatie te leveren aan de voorzitter van het Bestuur en het regionaal managementteam.

De regionaal directeur bedrijfsvoering is contractmanager in de relatie met DVOM en is bevoegd externen in te huren ten behoeve van de bedrijfsvoering. Daarnaast is hij bevoegd binnen het geformuleerde bedrijfsvoeringbeleid en binnen de financiële kaders van het jaarplan van het onderdeel bedrijfsvoering brieven te beantwoorden, besluiten te nemen en stukken af te doen met betrekking tot het toegekende budget en de dagelijkse gang van zaken binnen het onderdeel bedrijfsvoering.

De overige bevoegdheden (personeelsmandaat, mandaat arbeidsomstandigheden en klachtenafhandeling) worden eveneens gemandateerd aan de regionaal directeur bedrijfsvoering. Het spreekt voor zich dat van deze bevoegdheden gebruik kan worden gemaakt voor zover het toegewezen budget en de organisatie en formatie het gebruik toelaten. De regionaal directeur bedrijfsvoering legt daarover verantwoording af via de planning en controll cyclus die hij intern overeenkomt met de hoofdofficier van justitie.

Ten aanzien van de schadeloosstelling geldt een maximum van € 5.000 op jaarbasis. Indien de schadeloosstelling een hoger bedrag bedraagt, geldt dat het College of de SG van het ministerie van Justitie daartoe bevoegd is.

Artikel 3

In dit artikel worden de voorwaarden geformuleerd die aan het mandaat en het ondermandaat zijn verbonden. Bij het uitoefenen van het mandaat is de regionaal directeur bedrijfsvoering gehouden aan een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden zijn gelijkwaardig aan de voorwaarden zoals die reeds bestonden in de oude Mandaatregeling onderdelen openbaar ministerie. Daarnaast geldt dat de regionaal directeur bedrijfsvoering zich – via het jaarplan van de regio – dient te houden aan aanvullende voorwaarden. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de wijze waarop binnen de regio wordt omgegaan met onder- en over uitputting van het budget en de vrijvallende vacatureruimte.

Besluiten ten aanzien van de aanstelling, bevordering en het ontslag alsmede ten aanzien van disciplinaire maatregelen van functionarissen op managementfuncties van schaal 14 en hoger BBRA 1984 die direct ressorteren onder het College van procureurs-generaal, worden door het tot aanstellen bevoegde gezag en het College niet genomen dan nadat het Centraal Loopbaanberaad (CLB), dat onder voorzitterschap staat van de secretaris-generaal, daarmee heeft ingestemd.

Artikel 4

Beslissingen op bezwaar en na een beroep worden niet genomen door het gezag dat de bestreden beslissing heeft genomen. Indien tegen een beslissing van de regionaal directeur bedrijfsvoering bezwaar wordt gemaakt of indien daartegen beroep wordt ingesteld, is de hoofdofficier van justitie van het arrondissementsparket Haarlem bevoegd om de beslissing op bezwaar of beroep te nemen. Indien het gaat om een beslissing die via een ondermandaat is genomen, geldt dat de regionaal directeur bedrijfsvoering in eerste instantie de beslissing op bezwaar mag nemen.

Artikel 5

Dit artikel voorziet in de mogelijkheid om bevoegdheden over te dragen. De inhoud van de bevoegdheden die wordt overgedragen is afhankelijk van de wijze waarop daarmee in de regio wordt omgegaan. Voordat de regionaal directeur bedrijfsvoering de bevoegdheden overdraagt dient hij om de instemming van de hoofdofficier van justitie van het arrondissementsparket Haarlem te vragen.

De Minister van Justitie,

namens deze:

De hoofdofficier van justitie,

B.W.J. Steensma.