Besluit vervanging archiefbescheiden

Het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995;

Besluit:

Over te gaan tot vervanging van de op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

Bij de overweging om tot vervanging over te gaan is rekening gehouden met het feit dat de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed niet aanwezig wordt geacht nu sprake is van vervanging van op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

Bij de overweging om tot vervanging over te gaan is rekening gehouden met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

De voor vervanging in aanmerking komende archiefbescheiden worden opgenomen in een substitutieregister, die ondertekend wordt door de directeur Facilitair Bedrijf. Het substitutieregister bevat een specificatie van de te vervangen archiefbescheiden en de wijze van vervanging.

Wijzigingen in dit register worden getoetst door de directeur Facilitair Bedrijf.

Jaarlijks wordt een door het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening ondertekende verklaring van vervanging opgesteld. Deze verklaring bevat een specificatie van de wijzigingen in het substitutieregister.

Bij de vervanging wordt voldaan aan de voorwaarden behorende bij vervanging zoals gesteld in artikel 3 van de Archiefwet 1995, de artikelen 6, eerste lid, en 8 van het Archiefbesluit 1995.

De vervangen archiefbescheiden zullen gedurende de vastgestelde bewaartermijnen in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. In het geval van digitale archiefbescheiden geldt daarnaast dat indien door voortschrijding van de technologie, dan wel vervanging van de gebruikte technologie, dan wel door achteruitgang van de gegevensdrager, dan wel vermindering van de kwaliteit van het digitaal opgeslagen archiefbescheiden, conversie naar een nieuwe drager of migratie plaats zal vinden.

Dit besluit zal in de Staatscourant worden geplaatst.

Amsterdam, 13 mei 2009

Voorzitter Raad van Bestuur UWV,

J.M. Linthorst.