Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 24 juni 2009, nr. BV/P&O/2009/13121, houdende vaststelling van een regeling inzake de verstrekking en het gebruik van dienstauto’s SZW (Regeling Dienstauto’s SZW 2009)

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op het Besluit betaling emolumenten burgerlijk rijkspersoneel en het Reisbesluit binnenland;

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. het bevoegd gezag:

de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

b. dienstauto:

een primair voor dienstgebruik voor langere tijd aan een individuele medewerker beschikbaar gestelde auto;

c. dienstreis:

een naar het oordeel van het bevoegde gezag noodzakelijke verplaatsing van een betrokkene tot het verrichten van dienst buiten de plaats van tewerkstelling, alsmede het hiermee verband houdende verblijf buiten deze plaats;

d. gezinsleden:

degenen met wie de medewerker een gezamenlijke huishouding voert;

e. kilometervergoeding:

de vergoeding voor dienstgebruik van de eigen auto zoals bedoeld in het Reisbesluit Binnenland;

f. de medewerker:

degene die bij het ministerie is aangesteld op grond van het Algemeen Rijksambtenarenreglement of op een andere titel werkzaam is bij het ministerie;

g. het ministerie:

het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

h. wagenparkbeheerder:

degene die in opdracht van het ministerie de aanschaf en het beheer, zowel technisch als administratief, uitvoert.

Artikel 2. Beschikbaarstelling dienstauto

• 1. Het bevoegd gezag bepaalt welke medewerker dienstreizen met een dienstauto dient uit te voeren, en welke dienstauto daarvoor wordt gebruikt.

• 2. In afwijking van het eerste lid wordt aan de medewerker van de Arbeidsinspectie die in aanmerking komt voor een dienstauto en die voor 1 april 2004 in dienst is getreden, toestemming gegeven om de privé-auto voor dienstreizen te gebruiken.

• 3. Het tweede lid is niet van toepassing indien aan de medewerker, bedoeld in het tweede lid, op diens verzoek een dienstauto beschikbaar is gesteld.

Artikel 3. Privé-gebruik dienstauto

• 1. Een dienstauto mag ook voor privé-doeleinden worden gebruikt door de medewerker en diens gezinsleden. De dienstauto mag in de privé-sfeer slechts door anderen dan de medewerker of diens gezinsleden worden bereden indien de medewerker of een gezinslid passagier is. Behoudens in situaties van overmacht kan hiervan slechts worden afgeweken met voorafgaande toestemming van het bevoegd gezag.

• 2. Zakelijk gebruik anders dan ten behoeve van het ministerie en verhuur van de dienstauto is niet toegestaan.

• 3. Voor iedere met de dienstauto gereden privé-kilometer is de medewerker een bedrag verschuldigd overeenkomstig artikel 3a, eerste lid, van het Besluit betaling emolumenten burgerlijk rijkspersoneel.

Artikel 4. Privé-kilometers

Als privé-kilometers worden aangemerkt alle door de betrokkene met de dienstauto verreden kilometers verminderd met:

• a. het aantal kilometers tijdens dienstreizen; en

• b. het aantal woon/werkkilometers.

Artikel 5. Beschikbare auto’s

• 1. De medewerker die in aanmerking komt voor een dienstauto krijgt een door de dienst aan te wijzen auto ter beschikking.

• 2. De medewerker kan met de wagenparkbeheerder een overeenkomst sluiten waarin aan de auto extra voorzieningen (accessoires) worden aangebracht en/of een auto met een hogere km-kostprijs ter beschikking wordt gesteld. De meerkosten die hieraan verbonden zijn komen volledig ten laste van de desbetreffende medewerker.

Artikel 6. In rekening te brengen meerkosten

De meerkosten, bedoeld in artikel 5, tweede lid, worden in een overeenkomst tussen de medewerker en het bevoegd gezag vastgelegd. In de in de vorige volzin bedoelde overeenkomst wordt in ieder geval vastgelegd dat de meerkosten voor accessoires en de meerkosten die verbonden zijn aan een auto die afwijkt van de door SZW aangeboden uitvoering bij aankoop direct door de medewerker aan de wagenparkbeheerder moeten worden betaald.

Artikel 7. Voorschot en afrekening

• 1. Voor alle ten laste van de medewerker komende kosten van gebruik van de dienstauto wordt maandelijks een voorschot op het salaris ingehouden. De hoogte van dit voorschot wordt vastgesteld op basis van de tussen het bevoegd gezag en medewerker afgesloten overeenkomst.

• 2. Afrekening van alle ten laste van de medewerker komende kosten vindt éénmaal per kalenderjaar plaats, onder aftrek van de voor het betrokken kalenderjaar ingehouden voorschotten.

Artikel 8. Fiscale consequenties

• 1. Fiscale consequenties van het privé-gebruik van de dienstauto blijven voor rekening van de medewerker.

• 2. Indien het uitsluitend voor de dienst gebruiken van een dienstauto leidt tot fiscale heffing op grond van de autokostenfictie, zal het bevoegd gezag de medewerker ondersteunen bij het weerleggen daarvan. Indien de ondersteuning niet tot het gewenste resultaat leidt, zullen de gevolgen voor rekening van het ministerie komen in het geval de medewerker een sluitende kilometerregistratie heeft overgelegd.

Artikel 9. Kilometerregistratie

• 1. Uit een zorgvuldige kilometerregistratie moet het aantal dienstkilometers verantwoord kunnen worden. Het bevoegd gezag bepaalt hoe deze registratie en verantwoording zal plaatsvinden.

• 2. Kilometers die niet als dienstkilometer verantwoord zijn, worden ook niet als zodanig aangemerkt.

Artikel 10. Gebruik van de dienstauto

• 1. Bij het gebruik van een dienstauto moet de gebruikelijke zorgvuldigheid in acht worden genomen. De bij aanvang van het gebruik terzake gegeven richtlijnen dienen te worden opgevolgd.

• 2. Bij gebruik van de auto door anderen dan de medewerker blijft de betrokken medewerker verantwoordelijk voor een zorgvuldig gebruik en het opvolgen van de bedoelde richtlijnen.

• 3. Extra kosten, voortvloeiend uit het niet opvolgen van richtlijnen, ook door anderen dan de medewerker, kunnen aan de betrokken medewerker worden doorberekend.

Artikel 11. Bijkomende kosten

• 1. Bij dienstgebruik van de dienstauto worden onder meer betaalde parkeer-, veer- en tolgelden op declaratiebasis vergoed.

• 2. Bij privé-gebruik blijven alle bijkomende kosten voor rekening van de medewerker.

• 3. Boetes en bekeuringen worden niet vergoed.

Artikel 12. Einde beschikbaarstelling

• 1. De beschikbaarstelling van een dienstauto wordt beëindigd:

  • a. zodra de functionele noodzaak tot individuele beschikbaarheid van een auto ophoudt te bestaan, zulks ter beoordeling van het bevoegd gezag;

  • b. bij langdurige, onvoorwaardelijke ontzegging van de rijbevoegdheid.

• 2. Bij beëindiging van de beschikbaarstelling van een dienstauto dient de medewerker de dienstauto in te leveren op een moment en een wijze die door het bevoegd gezag wordt bepaald.

Artikel 13. Kosten tussentijdse beëindiging

Eventuele kosten, verbonden aan tussentijdse beëindiging van beschikbaarstelling van een dienstauto, kunnen op de betrokken medewerker worden verhaald indien de beëindiging een gevolg is van aan oorzaken of omstandigheden die de medewerker zijn toe te rekenen.

Artikel 14. Hardheidsclausule

Indien naleving van deze regeling leidt tot onbillijke situaties, kan het bevoegd gezag in afwijking of in aanvulling van deze regeling besluiten.

Artikel 15. Intrekking

De Regeling Dienstauto’s SZW 1994 wordt ingetrokken.

Artikel 16. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij is geplaatst.

Artikel 17. Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling Dienstauto’s SZW 2009.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 24 juni 2009

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

namens deze:

de secretaris-generaal,

J.F. de Leeuw.

TOELICHTING

Algemeen

Inkoop van dienstauto’s evenals wagenparkbeheer vindt sinds 2006 via een rijksbrede aanbesteding plaats. Tot op dat moment zagen de regels bij SZW ten aanzien van het ter beschikking stellen van dienstauto’s voor het maken van dienstreizen vooral toe op het omgaan met wensen en verlangens van de berijder van de dienstauto met betrekking tot de grootte ervan, accesoires, de afrekening daarvan, en op de vergoeding voor het gebruik van de privé-auto voor het maken van dienstreizen.

Met de rijksbrede ontwikkelingen groeide de behoefte van SZW om in de regels voor het ter beschikking stellen van dienstauto’s het gebruik ervan, in plaats van het inzetten van privé-voertuigen voor het maken van dienstreizen, te benadrukken.

Uitgangspunt bij het ter beschikking stellen en gebruiken van dienstauto’s is dat SZW primair verantwoordelijk is voor het ter beschikking stellen van het noodzakelijke vervoer voor het maken van dienstreizen door SZW-medewerkers, bijvoorbeeld inspecteurs van de Arbeidsinspectie.

In 2008 leidde deze behoefte tot aanpassing van de regels in het departementaal overleg met de bonden tot een geschil, gevolgd door een uitspraak van de Arbitragecommissie. Op basis van deze uitspraak is in overleg met de bonden gekomen tot de onderhavige regeling, waarbij is voorzien in overgangsrecht.

Artikelsgewijs

Artikel 1. Begripsbepalingen

• b. Een auto die door de dienst beschikbaar wordt gesteld is een dienstauto; daarbij is niet relevant of de dienst die auto in eigendom heeft of least.

  De toevoeging ‘voor langere tijd’ is bedoeld om een dienstauto te kunnen onderscheiden van een incidenteel beschikbaar te stellen huurauto, die voor deze regeling niet als dienstauto wordt beschouwd.

• d. Een nadere definiëring van gezamenlijke huishouding wordt niet gegeven; daaronder wordt verstaan wat in het maatschappelijk verkeer gebruik is.

• e. Het gaat hier zowel om de ‘hoge’ kilometervergoeding ex artikel 7 van het Reisbesluit Binnenland als om de ‘lage’ kilometervergoeding ex artikel 8 van het Reisbesluit Binnenland.

Artikel 2. Beschikbaarstelling dienstauto

Het bevoegd gezag bepaalt of een medewerker op grond van zijn functie een dienstauto toegewezen moet krijgen. Een dienstauto zal pas worden toegewezen als niet op een andere manier in de functionele vervoersbehoefte kan worden voorzien. Daarbij kunnen alternatieven overwogen worden, zoals openbaar vervoer, incidenteel inzetten van een huurauto of de beschikbaarheid van een dienstauto voor algemeen gebruik bij een dienstonderdeel. In het algemeen zal een dienstauto pas worden toegewezen wanneer de functionele noodzaak daartoe structureel aanwezig is.

In het kader van een overgangsregeling is in lid 2 van artikel 2 bepaald dat medewerkers die voor 1 april 2004 in dienst zijn getreden en aan wie op grond van hun functie een dienstauto is toegewezen, toestemming kunnen vragen om in de privé-auto te blijven rijden. Deze medewerkers zetten in dat geval hun privé-auto in voor dienstreizen. Voor de inzet van hun privé-auto ontvangen de medewerkers de hoge kilometervergoeding zoals opgenomen in het Reisbesluit Binnenland. Het is onwenselijk voor de rechtsgelijkheid binnen de organisatie om de uitzonderingspositie van de medewerkers die voor 1 april 2004 in dienst zijn gekomen zonder meer te handhaven. Om die reden is in lid 3 van artikel 2 bepaald dat de mogelijkheid tot het inzetten van de privé-auto in plaats van de dienstauto vervalt op het moment dat aan de medewerker bedoeld in lid 2 op diens verzoek een dienstauto beschikbaar is gesteld.

Artikel 3. Privé-gebruik dienstauto

Wie de beschikking heeft gekregen over een dienstauto heeft de volledige vrijheid om die auto ook privé te gebruiken, zowel persoonlijk als door gezinsleden, zonder dat daarover vooraf afspraken worden gemaakt.

Er zijn aan gebruik voor privé-doeleinden door anderen dan gezinsleden en voor zakelijke doeleinden anders dan voor SZW beperkingen gesteld.

Bij situaties van overmacht kan bijvoorbeeld gedacht worden aan noodsituaties bij ongevallen tijdens vakanties in het buitenland.

Op grond van het Besluit Betaling Emolumenten Burgerlijk Rijkspersoneel berust de bevoegdheid tot het vaststellen van de privé-kilometerprijs bij de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Deze kilometerprijs is niet een vast bedrag voor de gehele looptijd van de auto; tussentijdse wijzigingen worden ook voor lopende gevallen doorgevoerd.

Het door BZK vast te stellen bedrag is een all-in-kilometerprijs. Er kunnen desondanks bijkomende kosten zijn, ingeval de medewerker heeft verzocht om een duurdere auto dan de dienst voor dienstgebruik beschikbaar wil stellen, zie verder de artikelen 5 en 6.

Artikel 4. Privé-kilometers

Deze bepaling is in overeenstemming met de bepaling in het ‘Besluit Betaling Emolumenten Burgerlijk Rijkspersoneel’.

Bij ambulante medewerkers komt woon/werkverkeer meestal niet voor; op grond van de woonplaats = standplaats-situatie zijn zij (uitzonderingen daargelaten) altijd op dienstreis.

Artikel 5. Beschikbare auto’s

De door de dienst ter beschikking te stellen auto’s zijn auto’s die in ieder geval vallen binnen het kader van de Rijksnormering waarbij de keuze tevens beperkt is tot de merken en modellen die via het rijksbrede mantelcontract kunnen worden aangeschaft.

Indien een medewerker een grotere (duurdere) auto tot zijn beschikking wil hebben, dan zal ook in dit geval de hierboven genoemde beperking overeenkomstig van toepassing zijn. Feitelijk betekent dit dat er alleen een keuze kan worden gemaakt uit de zogenoemde A-klasse (zie www.Rijksnormering.nl).

Artikel 6. In rekening te brengen meerkosten

De berijders van persoonsgebonden auto’s met gecombineerd zakelijk en privé gebruik is toegestaan een aanvullende overeenkomst af te sluiten over eventuele extra voorzieningen. Daarin wordt ondermeer geregeld op welke wijze de extra privé voorzieningen door de gebruiker zullen worden gefinancierd. Op basis daarvan zullen door het bevoegd gezag de financiële lasten voor de medewerker worden vastgesteld. De afspraken worden in een bilaterale overeenkomst tussen het bevoegd gezag en de berijder vastgelegd. De auto zelf blijft het juridisch en economisch eigendom van SZW.

De meerkosten voor een duurdere auto die wel voorkomt in de door SZW aangeboden ‘A’-klasse kunnen via betaling ineens door de ambtenaar of via een maandelijkse voorfinanciering door SZW worden betaald.

Door middel van nacalculatie zal een voor- of nadeel naar evenredigheid van het aantal dienst- en privé-kilometers worden verrekend.

Artikel 7. Voorschot en afrekening

Zowel de voorschotinhouding als afrekening hebben betrekking op beide componenten van de ten laste van de medewerker komende kosten, zowel de bedragen voor privé-kilometers als de meerkosten voor een duurdere auto dan de standaard ter beschikking te stellen auto.

Artikel 8. Fiscale consequenties

Privé-gebruik van een dienstauto kan fiscale consequenties hebben: bij meer dan 500 privé-kilometers (belastingwetgeving in 2005) privé-gebruik moet op grond van de fiscale autokostenfictie een percentage van de cataloguswaarde van de auto bij het belastbaar inkomen worden geteld, van welk bedrag mag worden afgetrokken wat aan de werkgever is betaald voor privé-gebruik.

Als aannemelijk kan worden gemaakt (d.m.v. een sluitende en door het bevoegd gezag geaccordeerde kilometerregistratie) dat de dienstauto uitsluitend voor dienstdoeleinden is gebruikt, danwel dat er niet meer dan 500 privé-kilometers per jaar zijn gereden, is de fiscale autokostenfictie niet van toepassing. Als er in dat geval toch een bijtelling zou plaatsvinden, zal het ministerie ondersteunen bij bezwarenprocedures en zo nodig de eruit voortvloeiende aanslag betalen.

De fiscus beschouwt woon/werkverkeer met een dienstauto niet als privé-gebruik.

Artikel 9. Kilometerregistratie

Kilometerregistratie is noodzakelijk voor toetsing door het bevoegd gezag van rechtmatigheid en doelmatigheid en om het onderscheid te kunnen maken tussen dienst- en privé-kilometers.

Ook als de dienstauto niet voor privé-doeleinden wordt gebruikt is kilometerregistratie echter van cruciaal belang: om fiscale consequenties van de autokostenfictie te voorkomen moet naar genoegen van de fiscus aannemelijk worden gemaakt dat een beschikbaar gestelde dienstauto niet (of slechts in zeer geringe mate) voor privé-doeleinden is gebruikt. De bewijslast daarvoor berust bij de betrokken medewerker; slechts een sluitende kilometerregistratie wordt door de fiscus als bewijs geaccepteerd.

Artikel 10. Gebruik van de dienstauto

Gebruikelijke zorgvuldigheid is wat daaronder in normaal maatschappelijk verkeer wordt bedoeld. Er worden bij aanvang richtlijnen gegeven voor bijvoorbeeld de wijze van betalen van brandstof en voor procedures m.b.t. onderhoud en reparatie.

Het niet opvolgen van instructies kan extra kosten met zich meebrengen. Te denken valt aan het bij pech laten verslepen van de auto door een ander dan de ANWB; in dat geval zal de wagenparkbeheerder een deel van de sleepkosten aan SZW in rekening brengen. Doorberekening aan de veroorzakende medewerker ligt dan voor de hand.

In dit verband zij opgemerkt dat het Rijk in beginsel niet is verzekerd; het Rijk is eigenrisicodrager. Dat geldt ook voor dienstauto’s; er is vrijstelling van de verplichte WA verzekering.

Voor de gebruiker van een dienstauto heeft die vrijstelling geen consequenties: via het Ministerie van Financiën worden alle risico m.b.t. de auto en de door de dienst aangebrachte accessoires gedekt, zonder eigen risico.

Er is geen Ongevallenverzekering voor inzittenden. Voor dienstgebruik is die ook niet nodig: in dat geval zijn de ‘normale’ rechtsregels m.b.t. aansprakelijkheid van de werkgever voor schade toegebracht door een medewerker van toepassing.

Voor accessoires die voor eigen rekening zijn aangebracht geldt geen cascodekking. Wel kan aan het Ministerie van Financiën worden gevraagd bij schadeverhaal op derden de eventuele schade aan privé-accessoires mee te nemen.

Artikel 11. Bijkomende kosten

Vergoeding van bijkomende kosten bij dienstgebruik is belastingvrij.

Artikel 12. Einde beschikbaarstelling

Bij het ophouden van de functionele noodzaak tot individuele beschikbaarheid van een auto kan worden gedacht aan wijziging van aard van de functie, opdragen van een andere functie of ontslag. Ziekte van de medewerker wordt niet als zodanig aangemerkt. Bij ambtshalve, tussentijdse beëindiging van de beschikbaarstelling van een dienstauto die ook voor privé-doeleinden wordt gebruikt, kan het bevoegd gezag bij het bepalen van het moment van inlevering van de dienstauto een overgangstermijn aanhouden om de betrokkene in de gelegenheid te stellen in de privé-vervoersbehoefte te voorzien.

Artikel 13. Kosten tussentijdse beëindiging

Bij oorzaken of omstandigheden die de medewerker zijn toe te rekenen met als gevolg een tussentijdse beëindiging moet gedacht worden aan disciplinaire maatregelen of een ontslag op grond waarvan een werkloosheidsuitkering geweigerd zou kunnen worden. Met de laatste zinsnede wordt bedoeld de weigering van de toekenning van een werkloosheidsuitkering door het UWV omdat op grond van de toetsingsnormen van het UWV er sprake is van een verwijtbaar ontslag.

Functiewijziging of ontslag als gevolg van het met succes bestrijden van de passendheid van een bij reorganisatie opgedragen andere functie worden niet als zodanig (toe te rekenen oorzaken of omstandigheden) aangemerkt.

De kosten waar het om gaat zijn de kosten die het gevolg zijn van het voortijdig moetetn afvoeren van de dienstauto. De kosten vanwege het voortijdig moeten afvoeren van de dienstauto betreffen:

• de nog niet verrekende meerkosten, welke kosten het gevolg zijn van de keuze voor een niet-standaard type auto;

• het verlies dat het ministerie lijdt als gevolg van het niet volledig kunnen afschrijven van de auto over de termijn waarvoor de auto is verstrekt.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

namens deze:

de secretaris-generaal,

J.F. de Leeuw.