Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a. het bevoegd gezag:
de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
- b. dienstauto:
een primair voor dienstgebruik voor langere tijd aan een
individuele medewerker beschikbaar gestelde auto;
- c. dienstreis:
een naar het oordeel van het bevoegde gezag noodzakelijke
verplaatsing van een betrokkene tot het verrichten van dienst buiten de plaats
van tewerkstelling, alsmede het hiermee verband houdende verblijf buiten deze
plaats;
- d. gezinsleden:
degenen met wie de medewerker een gezamenlijke huishouding
voert;
- e. kilometervergoeding:
de vergoeding voor dienstgebruik van de eigen auto zoals
bedoeld in het Reisbesluit Binnenland;
- f. de medewerker:
degene die bij het ministerie is aangesteld op grond van het
Algemeen Rijksambtenarenreglement of op een andere titel werkzaam is bij het
ministerie;
- g. het ministerie:
het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
- h. wagenparkbeheerder:
degene die in opdracht van het ministerie de aanschaf en het
beheer, zowel technisch als administratief, uitvoert.
Artikel 2. Beschikbaarstelling dienstauto
1. Het bevoegd gezag bepaalt welke medewerker dienstreizen met een
dienstauto dient uit te voeren, en welke dienstauto daarvoor wordt
gebruikt.
2. In afwijking van het eerste lid wordt aan de medewerker van de
Arbeidsinspectie die in aanmerking komt voor een dienstauto en die voor 1 april
2004 in dienst is getreden, toestemming gegeven om de privé-auto voor
dienstreizen te gebruiken.
3. Het tweede lid is niet van toepassing indien aan de medewerker,
bedoeld in het tweede lid, op diens verzoek een dienstauto beschikbaar is
gesteld.
Artikel 3. Privé-gebruik dienstauto
1. Een dienstauto mag ook voor privé-doeleinden worden gebruikt door
de medewerker en diens gezinsleden. De dienstauto mag in de privé-sfeer slechts
door anderen dan de medewerker of diens gezinsleden worden bereden indien de
medewerker of een gezinslid passagier is. Behoudens in situaties van overmacht
kan hiervan slechts worden afgeweken met voorafgaande toestemming van het
bevoegd gezag.
2. Zakelijk gebruik anders dan ten behoeve van het ministerie en
verhuur van de dienstauto is niet toegestaan.
3. Voor iedere met de dienstauto gereden privé-kilometer is de
medewerker een bedrag verschuldigd overeenkomstig artikel 3a, eerste lid, van
het Besluit betaling emolumenten burgerlijk rijkspersoneel.
Artikel 4. Privé-kilometers
Als privé-kilometers worden aangemerkt alle door de betrokkene met
de dienstauto verreden kilometers verminderd met:
Artikel 5. Beschikbare auto’s
1. De medewerker die in aanmerking komt voor een dienstauto krijgt
een door de dienst aan te wijzen auto ter beschikking.
2. De medewerker kan met de wagenparkbeheerder een overeenkomst
sluiten waarin aan de auto extra voorzieningen (accessoires) worden aangebracht
en/of een auto met een hogere km-kostprijs ter beschikking wordt gesteld. De
meerkosten die hieraan verbonden zijn komen volledig ten laste van de
desbetreffende medewerker.
Artikel 6. In rekening te brengen meerkosten
De meerkosten, bedoeld in artikel 5, tweede lid, worden in een
overeenkomst tussen de medewerker en het bevoegd gezag vastgelegd. In de in de
vorige volzin bedoelde overeenkomst wordt in ieder geval vastgelegd dat de
meerkosten voor accessoires en de meerkosten die verbonden zijn aan een auto
die afwijkt van de door SZW aangeboden uitvoering bij aankoop direct door de
medewerker aan de wagenparkbeheerder moeten worden betaald.
Artikel 7. Voorschot en afrekening
1. Voor alle ten laste van de medewerker komende kosten van gebruik
van de dienstauto wordt maandelijks een voorschot op het salaris ingehouden. De
hoogte van dit voorschot wordt vastgesteld op basis van de tussen het bevoegd
gezag en medewerker afgesloten overeenkomst.
2. Afrekening van alle ten laste van de medewerker komende kosten
vindt éénmaal per kalenderjaar plaats, onder aftrek van de voor het betrokken
kalenderjaar ingehouden voorschotten.
Artikel 8. Fiscale consequenties
1. Fiscale consequenties van het privé-gebruik van de dienstauto
blijven voor rekening van de medewerker.
2. Indien het uitsluitend voor de dienst gebruiken van een
dienstauto leidt tot fiscale heffing op grond van de autokostenfictie, zal het
bevoegd gezag de medewerker ondersteunen bij het weerleggen daarvan. Indien de
ondersteuning niet tot het gewenste resultaat leidt, zullen de gevolgen voor
rekening van het ministerie komen in het geval de medewerker een sluitende
kilometerregistratie heeft overgelegd.
Artikel 9. Kilometerregistratie
1. Uit een zorgvuldige kilometerregistratie moet het aantal
dienstkilometers verantwoord kunnen worden. Het bevoegd gezag bepaalt hoe deze
registratie en verantwoording zal plaatsvinden.
2. Kilometers die niet als dienstkilometer verantwoord zijn, worden
ook niet als zodanig aangemerkt.
Artikel 10. Gebruik van de dienstauto
1. Bij het gebruik van een dienstauto moet de gebruikelijke
zorgvuldigheid in acht worden genomen. De bij aanvang van het gebruik terzake
gegeven richtlijnen dienen te worden opgevolgd.
2. Bij gebruik van de auto door anderen dan de medewerker blijft de
betrokken medewerker verantwoordelijk voor een zorgvuldig gebruik en het
opvolgen van de bedoelde richtlijnen.
3. Extra kosten, voortvloeiend uit het niet opvolgen van
richtlijnen, ook door anderen dan de medewerker, kunnen aan de betrokken
medewerker worden doorberekend.
Artikel 11. Bijkomende kosten
1. Bij dienstgebruik van de dienstauto worden onder meer betaalde
parkeer-, veer- en tolgelden op declaratiebasis vergoed.
2. Bij privé-gebruik blijven alle bijkomende kosten voor rekening
van de medewerker.
3. Boetes en bekeuringen worden niet vergoed.
Artikel 12. Einde beschikbaarstelling
1. De beschikbaarstelling van een dienstauto wordt beëindigd:
a. zodra de functionele noodzaak tot individuele beschikbaarheid
van een auto ophoudt te bestaan, zulks ter beoordeling van het bevoegd
gezag;
b. bij langdurige, onvoorwaardelijke ontzegging van de
rijbevoegdheid.
2. Bij beëindiging van de beschikbaarstelling van een dienstauto
dient de medewerker de dienstauto in te leveren op een moment en een wijze die
door het bevoegd gezag wordt bepaald.
Artikel 13. Kosten tussentijdse beëindiging
Eventuele kosten, verbonden aan tussentijdse beëindiging van
beschikbaarstelling van een dienstauto, kunnen op de betrokken medewerker
worden verhaald indien de beëindiging een gevolg is van aan oorzaken of
omstandigheden die de medewerker zijn toe te rekenen.
Artikel 14. Hardheidsclausule
Indien naleving van deze regeling leidt tot onbillijke situaties,
kan het bevoegd gezag in afwijking of in aanvulling van deze regeling
besluiten.
Artikel 15. Intrekking
De Regeling Dienstauto’s SZW 1994 wordt
ingetrokken.
Artikel 16. Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de
dagtekening van de Staatscourant waarin zij is geplaatst.
Artikel 17. Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling Dienstauto’s SZW
2009.
TOELICHTING
Algemeen
Inkoop van dienstauto’s evenals wagenparkbeheer vindt sinds 2006
via een rijksbrede aanbesteding plaats. Tot op dat moment zagen de regels bij
SZW ten aanzien van het ter beschikking stellen van dienstauto’s voor het maken
van dienstreizen vooral toe op het omgaan met wensen en verlangens van de
berijder van de dienstauto met betrekking tot de grootte ervan, accesoires, de
afrekening daarvan, en op de vergoeding voor het gebruik van de privé-auto voor
het maken van dienstreizen.
Met de rijksbrede ontwikkelingen groeide de behoefte van SZW om
in de regels voor het ter beschikking stellen van dienstauto’s het gebruik
ervan, in plaats van het inzetten van privé-voertuigen voor het maken van
dienstreizen, te benadrukken.
Uitgangspunt bij het ter beschikking stellen en gebruiken van
dienstauto’s is dat SZW primair verantwoordelijk is voor het ter beschikking
stellen van het noodzakelijke vervoer voor het maken van dienstreizen door
SZW-medewerkers, bijvoorbeeld inspecteurs van de Arbeidsinspectie.
In 2008 leidde deze behoefte tot aanpassing van de regels in het
departementaal overleg met de bonden tot een geschil, gevolgd door een
uitspraak van de Arbitragecommissie. Op basis van deze uitspraak is in overleg
met de bonden gekomen tot de onderhavige regeling, waarbij is voorzien in
overgangsrecht.
Artikelsgewijs
Artikel 1. Begripsbepalingen
b. Een auto die door de dienst beschikbaar wordt gesteld is een
dienstauto; daarbij is niet relevant of de dienst die auto in eigendom heeft of
least.
De toevoeging ‘voor langere tijd’ is bedoeld om een
dienstauto te kunnen onderscheiden van een incidenteel beschikbaar te stellen
huurauto, die voor deze regeling niet als dienstauto wordt beschouwd.
d. Een nadere definiëring van gezamenlijke huishouding wordt
niet gegeven; daaronder wordt verstaan wat in het maatschappelijk verkeer
gebruik is.
e. Het gaat hier zowel om de ‘hoge’ kilometervergoeding ex
artikel 7 van het Reisbesluit Binnenland als om de ‘lage’ kilometervergoeding
ex artikel 8 van het Reisbesluit Binnenland.
Artikel 2. Beschikbaarstelling dienstauto
Het bevoegd gezag bepaalt of een medewerker op grond van zijn
functie een dienstauto toegewezen moet krijgen. Een dienstauto zal pas worden
toegewezen als niet op een andere manier in de functionele vervoersbehoefte kan
worden voorzien. Daarbij kunnen alternatieven overwogen worden, zoals openbaar
vervoer, incidenteel inzetten van een huurauto of de beschikbaarheid van een
dienstauto voor algemeen gebruik bij een dienstonderdeel. In het algemeen zal
een dienstauto pas worden toegewezen wanneer de functionele noodzaak daartoe
structureel aanwezig is.
In het kader van een overgangsregeling is in lid 2 van artikel
2 bepaald dat medewerkers die voor 1 april 2004 in dienst zijn getreden en aan
wie op grond van hun functie een dienstauto is toegewezen, toestemming kunnen
vragen om in de privé-auto te blijven rijden. Deze medewerkers zetten in dat
geval hun privé-auto in voor dienstreizen. Voor de inzet van hun privé-auto
ontvangen de medewerkers de hoge kilometervergoeding zoals opgenomen in het
Reisbesluit Binnenland. Het is onwenselijk voor de rechtsgelijkheid binnen de
organisatie om de uitzonderingspositie van de medewerkers die voor 1 april 2004
in dienst zijn gekomen zonder meer te handhaven. Om die reden is in lid 3 van
artikel 2 bepaald dat de mogelijkheid tot het inzetten van de privé-auto in
plaats van de dienstauto vervalt op het moment dat aan de medewerker bedoeld in
lid 2 op diens verzoek een dienstauto beschikbaar is gesteld.
Artikel 3. Privé-gebruik dienstauto
Wie de beschikking heeft gekregen over een dienstauto heeft de
volledige vrijheid om die auto ook privé te gebruiken, zowel persoonlijk als
door gezinsleden, zonder dat daarover vooraf afspraken worden gemaakt.
Er zijn aan gebruik voor privé-doeleinden door anderen dan
gezinsleden en voor zakelijke doeleinden anders dan voor SZW beperkingen
gesteld.
Bij situaties van overmacht kan bijvoorbeeld gedacht worden aan
noodsituaties bij ongevallen tijdens vakanties in het buitenland.
Op grond van het Besluit Betaling Emolumenten Burgerlijk
Rijkspersoneel berust de bevoegdheid tot het vaststellen van de
privé-kilometerprijs bij de Minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties. Deze kilometerprijs is niet een vast bedrag voor de gehele
looptijd van de auto; tussentijdse wijzigingen worden ook voor lopende gevallen
doorgevoerd.
Het door BZK vast te stellen bedrag is een
all-in-kilometerprijs. Er kunnen desondanks bijkomende kosten zijn, ingeval de
medewerker heeft verzocht om een duurdere auto dan de dienst voor dienstgebruik
beschikbaar wil stellen, zie verder de artikelen 5 en 6.
Artikel 4. Privé-kilometers
Deze bepaling is in overeenstemming met de bepaling in het
‘Besluit Betaling Emolumenten Burgerlijk Rijkspersoneel’.
Bij ambulante medewerkers komt woon/werkverkeer meestal niet
voor; op grond van de woonplaats = standplaats-situatie zijn zij
(uitzonderingen daargelaten) altijd op dienstreis.
Artikel 5. Beschikbare auto’s
De door de dienst ter beschikking te stellen auto’s zijn auto’s
die in ieder geval vallen binnen het kader van de Rijksnormering waarbij de
keuze tevens beperkt is tot de merken en modellen die via het rijksbrede
mantelcontract kunnen worden aangeschaft.
Indien een medewerker een grotere (duurdere) auto tot zijn
beschikking wil hebben, dan zal ook in dit geval de hierboven genoemde
beperking overeenkomstig van toepassing zijn. Feitelijk betekent dit dat er
alleen een keuze kan worden gemaakt uit de zogenoemde A-klasse (zie
www.Rijksnormering.nl).
Artikel 6. In rekening te brengen meerkosten
De berijders van persoonsgebonden auto’s met gecombineerd
zakelijk en privé gebruik is toegestaan een aanvullende overeenkomst af te
sluiten over eventuele extra voorzieningen. Daarin wordt ondermeer geregeld op
welke wijze de extra privé voorzieningen door de gebruiker zullen worden
gefinancierd. Op basis daarvan zullen door het bevoegd gezag de financiële
lasten voor de medewerker worden vastgesteld. De afspraken worden in een
bilaterale overeenkomst tussen het bevoegd gezag en de berijder vastgelegd. De
auto zelf blijft het juridisch en economisch eigendom van SZW.
De meerkosten voor een duurdere auto die wel voorkomt in de
door SZW aangeboden ‘A’-klasse kunnen via betaling ineens door de ambtenaar of
via een maandelijkse voorfinanciering door SZW worden betaald.
Door middel van nacalculatie zal een voor- of nadeel naar
evenredigheid van het aantal dienst- en privé-kilometers worden verrekend.
Artikel 7. Voorschot en afrekening
Zowel de voorschotinhouding als afrekening hebben betrekking op
beide componenten van de ten laste van de medewerker komende kosten, zowel de
bedragen voor privé-kilometers als de meerkosten voor een duurdere auto dan de
standaard ter beschikking te stellen auto.
Artikel 8. Fiscale consequenties
Privé-gebruik van een dienstauto kan fiscale consequenties
hebben: bij meer dan 500 privé-kilometers (belastingwetgeving in 2005)
privé-gebruik moet op grond van de fiscale autokostenfictie een percentage van
de cataloguswaarde van de auto bij het belastbaar inkomen worden geteld, van
welk bedrag mag worden afgetrokken wat aan de werkgever is betaald voor
privé-gebruik.
Als aannemelijk kan worden gemaakt (d.m.v. een sluitende en
door het bevoegd gezag geaccordeerde kilometerregistratie) dat de dienstauto
uitsluitend voor dienstdoeleinden is gebruikt, danwel dat er niet meer dan 500
privé-kilometers per jaar zijn gereden, is de fiscale autokostenfictie niet van
toepassing. Als er in dat geval toch een bijtelling zou plaatsvinden, zal het
ministerie ondersteunen bij bezwarenprocedures en zo nodig de eruit
voortvloeiende aanslag betalen.
De fiscus beschouwt woon/werkverkeer met een dienstauto niet
als privé-gebruik.
Artikel 9. Kilometerregistratie
Kilometerregistratie is noodzakelijk voor toetsing door het
bevoegd gezag van rechtmatigheid en doelmatigheid en om het onderscheid te
kunnen maken tussen dienst- en privé-kilometers.
Ook als de dienstauto niet voor privé-doeleinden wordt gebruikt
is kilometerregistratie echter van cruciaal belang: om fiscale consequenties
van de autokostenfictie te voorkomen moet naar genoegen van de fiscus
aannemelijk worden gemaakt dat een beschikbaar gestelde dienstauto niet (of
slechts in zeer geringe mate) voor privé-doeleinden is gebruikt. De bewijslast
daarvoor berust bij de betrokken medewerker; slechts een sluitende
kilometerregistratie wordt door de fiscus als bewijs geaccepteerd.
Artikel 10. Gebruik van de dienstauto
Gebruikelijke zorgvuldigheid is wat daaronder in normaal
maatschappelijk verkeer wordt bedoeld. Er worden bij aanvang richtlijnen
gegeven voor bijvoorbeeld de wijze van betalen van brandstof en voor procedures
m.b.t. onderhoud en reparatie.
Het niet opvolgen van instructies kan extra kosten met zich
meebrengen. Te denken valt aan het bij pech laten verslepen van de auto door
een ander dan de ANWB; in dat geval zal de wagenparkbeheerder een deel van de
sleepkosten aan SZW in rekening brengen. Doorberekening aan de veroorzakende
medewerker ligt dan voor de hand.
In dit verband zij opgemerkt dat het Rijk in beginsel niet is
verzekerd; het Rijk is eigenrisicodrager. Dat geldt ook voor dienstauto’s; er
is vrijstelling van de verplichte WA verzekering.
Voor de gebruiker van een dienstauto heeft die vrijstelling
geen consequenties: via het Ministerie van Financiën worden alle risico m.b.t.
de auto en de door de dienst aangebrachte accessoires gedekt, zonder eigen
risico.
Er is geen Ongevallenverzekering voor inzittenden. Voor
dienstgebruik is die ook niet nodig: in dat geval zijn de ‘normale’
rechtsregels m.b.t. aansprakelijkheid van de werkgever voor schade toegebracht
door een medewerker van toepassing.
Voor accessoires die voor eigen rekening zijn aangebracht geldt
geen cascodekking. Wel kan aan het Ministerie van Financiën worden gevraagd bij
schadeverhaal op derden de eventuele schade aan privé-accessoires mee te
nemen.
Artikel 11. Bijkomende kosten
Vergoeding van bijkomende kosten bij dienstgebruik is
belastingvrij.
Artikel 12. Einde beschikbaarstelling
Bij het ophouden van de functionele noodzaak tot individuele
beschikbaarheid van een auto kan worden gedacht aan wijziging van aard van de
functie, opdragen van een andere functie of ontslag. Ziekte van de medewerker
wordt niet als zodanig aangemerkt. Bij ambtshalve, tussentijdse beëindiging van
de beschikbaarstelling van een dienstauto die ook voor privé-doeleinden wordt
gebruikt, kan het bevoegd gezag bij het bepalen van het moment van inlevering
van de dienstauto een overgangstermijn aanhouden om de betrokkene in de
gelegenheid te stellen in de privé-vervoersbehoefte te voorzien.
Artikel 13. Kosten tussentijdse beëindiging
Bij oorzaken of omstandigheden die de medewerker zijn toe te
rekenen met als gevolg een tussentijdse beëindiging moet gedacht worden aan
disciplinaire maatregelen of een ontslag op grond waarvan een
werkloosheidsuitkering geweigerd zou kunnen worden. Met de laatste zinsnede
wordt bedoeld de weigering van de toekenning van een werkloosheidsuitkering
door het UWV omdat op grond van de toetsingsnormen van het UWV er sprake is van
een verwijtbaar ontslag.
Functiewijziging of ontslag als gevolg van het met succes
bestrijden van de passendheid van een bij reorganisatie opgedragen andere
functie worden niet als zodanig (toe te rekenen oorzaken of omstandigheden)
aangemerkt.
De kosten waar het om gaat zijn de kosten die het gevolg zijn van
het voortijdig moetetn afvoeren van de dienstauto. De kosten vanwege het
voortijdig moeten afvoeren van de dienstauto betreffen:
– de nog niet verrekende meerkosten, welke kosten het gevolg
zijn van de keuze voor een niet-standaard type auto;
– het verlies dat het ministerie lijdt als gevolg van het niet
volledig kunnen afschrijven van de auto over de termijn waarvoor de auto is
verstrekt.
De Minister van
Sociale Zaken en Werkgelegenheid,
namens deze:
de secretaris-generaal,
J.F. de Leeuw.