CBP Richtsnoeren Informatieplicht basisscholen met betrekking tot het onderwijskundig rapport

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) bevat regels voor de omgang met persoonsgegevens en hanteert als uitgangspunt dat persoonsgegevens door een verantwoordelijke, zoals een basisschool, in overeenstemming met de wet, behoorlijk en zorgvuldig worden verwerkt. Met ‘wet’ wordt hier niet alleen de Wbp bedoeld maar ook andere wettelijke regelingen die betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens waaronder leerlinggegevens.

Een belangrijke eis die gesteld wordt aan een rechtmatige verwerking van leerlinggegevens is het naleven van de informatieplicht. Voor basisscholen betekent dit onder meer dat zij verplicht zijn om bepaalde informatie op eigen initiatief te verstrekken aan de ouders of verzorgers (hierna: de ouders) van de basisschoolleerling (de betrokkene). De informatieplicht is geregeld in de artikelen 33 en 34 Wbp. De juiste naleving van de informatieplicht stelt de ouders van een leerling in staat om te volgen welke gegevens van de leerling worden verwerkt en op welke wijze. Op basis hiervan kan vervolgens gebruik worden gemaakt van de rechten die de betrokkene op grond van de Wbp toekomen, bijvoorbeeld het recht op inzage (artikel 35 Wbp).

Doel van dit richtsnoer

Het College bescherming persoonsgegevens heeft dit richtsnoer opgesteld ter verduidelijking en concretisering voor basisscholen van de wettelijke norm met betrekking tot de informatieplicht in de Wbp.

Informatieplicht met betrekking tot het onderwijskundig rapport

De basisschool is volgens artikel 42 Wet op het primair onderwijs verplicht een onderwijskundig rapport op te stellen over iedere leerling die de school verlaat, onder wie leerlingen die naar een school voor voortgezet onderwijs gaan, en een afschrift daarvan aan zijn/haar ouders te verstrekken. In het onderwijskundig rapport worden persoonsgegevens vastgelegd en ook zaken die van invloed kunnen zijn op de prestaties in het voortgezet onderwijs (bijvoorbeeld concentratie- en gezondheidsproblemen).

Op grond van de artikelen 33 en 34 Wbp is de basisschool verplicht ouders van een leerling te informeren over welke gegevens van de leerling worden gebruikt en aan wie deze gegevens worden verstrekt op welk moment en met welk doel. Twee punten zijn essentieel voor de nadere invulling van de informatieplicht door basisscholen:

• a) basisscholen dienen een actieve invulling te geven aan deze informatieplicht en

• b) naleving van de informatieplicht vastgelegd in het leerlingdossier.

Ad a) Actieve invulling van de informatieplicht

De informatieplicht (artikel 33 en 34 Wbp) vormt een uitwerking van het transparantiebeginsel en van het in artikel 6 Wbp neergelegde beginsel van rechtmatige verwerking. ‘De verplichting van de verantwoordelijke op eigen initiatief de betrokkene op de hoogte te stellen van het bestaan van de gegevensverwerking is een belangrijk instrument om de gegevensverwerking transparant te maken. De ratio van de informatieverplichting is dat de verwerkingen van de verantwoordelijke voor de betrokkene aanspreekbaar zijn in rechte. De betrokkene is in staat te volgen hoe gegevens over hem worden verwerkt en bepaalde vormen van verwerking of onrechtmatig gedrag van de verantwoordelijke in rechte aan te vechten.’ (Kamerstukken II, 1997–1998, 25 892, nr. 3, p. 149). Conform de Wbp moet de informatie zodanig worden verstrekt dat de betrokkene daarover daadwerkelijk beschikt.

Voor de naleving van de wet is het noodzakelijk dat de basisschool de ouders op individueel niveau informeert over het onderwijskundig rapport dat betrekking heeft op hun kind. De invulling van de informatieplicht door de basisschool op individueel niveau kan geschieden door middel van een gesprek tussen de leerkracht en de ouders van een leerling, waarin de ouders worden geïnformeerd over de gegevensverwerkingen in het kader van het onderwijskundig rapport, of door middel van aan de ouders gerichte correspondentie hierover. De basisschool dient de ouders te informeren uiterlijk op het moment dat het onderwijskundig rapport aan de ontvangende school voor voortgezet onderwijs wordt verstrekt (artikel 34, eerste lid onder b Wbp).

Ad b) Naleving van de informatieplicht vastgelegd in het leerlingdossier

Uit het leerlingdossier moet duidelijk blijken dat de betrokkene daadwerkelijk is geïnformeerd. Dit kan geschieden door een kopie van een brief aan de ouders van de leerling, een verslag van het gesprek tussen de leerkracht en de ouders van de leerling of andere relevante stukken toe te voegen aan het dossier van de leerling waarmee de verantwoordelijke vastlegt dat de informatie over het individuele onderwijskundig rapport aan de betrokkene is verstrekt.

Door het schriftelijk vastleggen van de naleving van de informatieplicht in het leerlingdossier maakt de verantwoordelijke zowel voor zichzelf als voor anderen, onder wie de betrokkene, controleerbaar dat de informatieplicht is nageleefd.

Toezicht

Het CBP zal dit richtsnoer hanteren bij zijn toezicht op de naleving van de informatieplicht door basisscholen.