Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 22 april 2009, nr. FZ/BO/2009/8540, tot vervanging van archiefbescheiden

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op de artikelen 7 en 9, eerste lid, Archiefwet 1995, de artikelen 2, 6 en 8 Archiefbesluit 1995, artikel 3 van de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden en de machtiging afgegeven door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, d.d. 9 december 2008, kenmerk C/S&A/08/3031;

Besluit:

Artikel 1

De papieren dossiers verplichte aanmelding en afhandeling van een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) in het kader van het Besluit aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en het aanvragen van algemeen verbindend verklaren worden overeenkomstig de artikelen 2, 3 en 4 digitaal vervangen.

Artikel 2

De gegevens uit de papieren dossiers, bedoeld in artikel 1, worden op een juiste en volledige wijze opgenomen in het elektronisch systeem CAO Aanmelding Online.

Artikel 3

De oorspronkelijke papieren archiefbescheiden worden om redenen van efficiënt beheer vernietigd.

Artikel 4

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 22 april 2009

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

namens deze:

de plaatsvervangend Secretaris-Generaal,

P. Hennephof.

TOELICHTING

Sinds half juni 2004 is bij de directie Uitvoeringstaken Arbeidsvoorwaardenwetgeving van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid een elektronisch systeem operationeel, welke het mogelijk maakt dat de verplichte aanmelding en afhandeling van een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) in het kader van het Besluit aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en algemeen verbindend verklaring volledig elektronisch kan plaatsvinden.

Bij het nemen van het besluit tot vervanging heeft een afweging plaatsgevonden over het aspect culturele waarde en over het belang van de informatie die in de archiefbescheiden voorkomt voor overheidsorganen, voor personen die recht of bewijs zoeken en voor historici. Hierbij is vastgesteld dat de culturele waarde en het belang van de informatie die in de archiefbescheiden voorkomt, niet wordt geschaad.

De vervanging vindt plaats door scanning en verwerking in het elektronische systeem CAO Aanmelding Online, conform het handboek machtiging vervanging niet-elektronische aanmeldingen CAO’s bij SZW, versie 2.0, d.d. 8 april 2009. Dit handboek ligt ter inzage bij de bibliotheek van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en is raadpleegbaar via de website www.minszw.nl., onderwerp Arbeidsovereenkomst en CAO.